Hướng dẫn sử dụng nhanh phần mềm Mendeley Desktop
Trần Thanh Page 1
Hướng dẫn sử dụng nhanh
phần mềm tiện ích Mendeley Desktop
Chào các bạn,
Sau một thời gian làm quen và sử dụng phần mềm tiện ích Mendeley Desktop, tôi thấy nó có nhiều
tính năng ưu việt trong cách tổ chức và quản lý Danh mục tài liệu tham khảo. Vì vậy, hôm nay tôi viết
ra một số kinh nghiệm sử dụng để chia sẻ với mọi người, mong nó sẽ có ích cho các bạn, đặc biệt là
các bạn đang làm nghiên cứu, cần tổ chức, quản lý và sử dụng tài liệu tham khảo một cách thông
minh, khoa học, chính xác và tiết kiệm thời gian.
1. Giới thiệu phần mềm
Mendeley Desktop là một phần mềm hay nói đúng hơn là một trình tiện ích để tổ chức, quản lý và
trích dẫn các tài liệu tham khảo trong khi viết các bài báo khoa học hoặc luận án, luận văn tốt nghiệp
một cách “thông minh, khoa học, chính xác và tiết kiệm thời gian”.
Ưu điểm của trình tiện ích này có thể kể ra như sau:
a. Đây là một phần mềm miễn phí được hãng cập nhập thường xuyên.
b. Mendeley Desktop ứng dụng công nghệ điện toán đám mây để quản lý và lưu trữ dữ liệu, vì vậy
những gì bạn làm trên Mendeley Desktop sẽ được đồng bộ và lưu trữ online trên server của
Mendeley Ltd. Dung lượng lưu trữ cho một Account lên đến 2GB.
c. Tự động nhập thông tin: Tên bài báo, tạp chí; Tên tác giả; Tên hội nghị; Năm xuất bản; Số
xuất bản; Số trang… từ file PDF khi đưa vào cơ sở dữ liệu.
d. Plug-in trực tiếp vào Microsoft Word 2003, 2007, 2010.
e. Có thể gõ dấu tiếng Việt.
f. Có thể mở(Open), thêm ghi chú(Add note), đánh dấu(highlight text),…file PDF một cách trực
tiếp từ cửa sổ Mendeley Desktop.
g. Có thể import các citation từ IEEE Explore, Springer,.. một cách dễ dàng.
2. Cài đặt và sử dụng phần mềm
2.1.Cài đặt phần mềm
Các bạn vào http://www.mendeley.com/ để đăng ký và tải Mendeley Desktop về máy và cài đặt
như hình sau:
Điền họ tên và địa chỉ Email,
sau đó kích chọn Sign up &
Download để tải phần mềm
Hướng dẫn sử dụng nhanh phần mềm Mendeley Desktop
Trần Thanh Page 2
Lúc này màn hình sẽ xuất hiện một bảng check list để các bạn nhập mật khẩu truy cập và khai báo
một số thông tin, sau khi điền đầy đủ thông tin hãy nhấn chuột vào Download Mendeley để tải
chương trình cài đặt.
Khi đã tải về máy, các bạn cài đặt bình thường, bạn sẽ thấy một Shortcut của Mendelay Desktop
trên màn hình Desktop của mình.
Cách khác, bạn có thể tải Mendeley Desktop về trước, link download tại đây
http://www.mendeley.com/download-mendeley-desktop/ , chạy chương trình cài đặt và đăng ký sử
dụng để hoàn tất công việc đầu tiên.
Như vậy các bạn đã xong phần cài đặt. Phần tiếp theo chúng ta bắt đầu làm quen cách sử dụng
trình tiện ích thú vị và hữu ích này.
2.2. Sử dụng phần mềm
Kích đúp chuột vào Shortcut của Mendelay Desktop để mở chương trình, ta sẽ thấy giao diện
chương trình như sau:
Hướng dẫn sử dụng nhanh phần mềm Mendeley Desktop
Trần Thanh Page 3
Cách sử dụng phần mềm này khá đơn giản, chúng ta sẽ lần lượt thử qua. Trước tiên chúng ta phải
tổ chức các folder như thế nào đó cho hợp lý, phù hợp với mục đích sử dụng của mình. Tôi thì làm
như sau:
2.2.1. Tổ chức các folder
Từ cửa sổ My Library ở bên trái màn hình (như
hình bên), chọn Create Folder (dấu +) để tạo các
folder của mình. Ví dụ: Read là folder chứa các bài
báo đã đọc, Unread là folder chứa các bài báo chưa
đọc, Paper1_??? Là folder chứa các tài liệu tham
khảo cho bài báo số 1, Paper2_??? là folder chứa các
tài liệu tham khảo cho bài báo số 2,.vv.
Vì kho tài liệu tham khảo của chúng ta đôi lúc rất
nhiều nhưng mỗi bài báo, luận văn chúng ta chỉ sử
dụng một số ít trong kho tài liệu đó thôi để đưa vào
mục References, nên việc tổ chức folder cho từng bài
báo là rất thuận lợi cho việc tham chiếu khi viết bài.
Điều đặc biệt là khi có một vài bài báo nào đó được
sử dụng làm tài liệu tham khảo cho nhiều bài báo
khác nhau, các folder Paper1_???, Paper2_???,… đều chứa thông tin về bài báo đó, nhưng file được
lưu trên máy và trên server của Mendeley chỉ là một file thôi - không tăng dung lượng lưu trữ - có
nghĩa là các folder trong Mendeley Desktop chỉ lưu trữ thông tin về file.
2.2.2. Đưa dữ liệu vào Mendeley Desktop
Để đưa dữ liệu (bài báo, tạp chí…), file PDF, vào Mendelay Desktop đơn giản là kéo và thả (drag-
and-drop). Trên máy tính, bạn tìm đến folder nơi chứa tài liệu tham khảo của mình, chọn tài liệu thích
hợp rồi kéo và thả vào folder thích hợp trong Mendeley Desktop.
Lưu ý, các bạn có thể kéo và thả cả folder chứ không phải từng file đơn lẻ.
Hướng dẫn sử dụng nhanh phần mềm Mendeley Desktop
Trần Thanh Page 4
2.2.3. Kiểm tra, chỉnh sửa thông tin về bài báo, tạp chí.
Đây là điều thú vị mà tôi thấy Mendeley Desktop đáng được
khen ngợi và đáng được sử dụng nhất. Nó gần như hoàn toàn tự động,
cho các thông tin chính xác, đặc biệt là các bài báo được đăng trên
IEEE Explore trong những năm gần đây.
Khi bạn kéo và thả một bài báo (file PDF) vào Mendeley
Desktop, bạn sẽ thấy một cửa sổ bên phải (như hình bên) hiện lên các
thông tin về bài báo đó. Tất cả được cập nhật một cách tự động: Tên
bài báo, Tên các tác giả, Tên hội nghị, Năm phát hành, Số phát hành,
Số trang, Link tham chiếu của bài báo,….
Các mục này các bạn có thể chỉnh sửa nếu thấy cần thiết.
Có một số bài báo cũ, hoặc các thông tin không đầy đủ, lúc này
Mendeley Desktop hiện lên một thông báo như hình dưới để các bạn
tìm kiếm và cập nhật lại.
Các bạn bấm vào Search by Title, Mendeley Desktop sẽ tìm kiếm
trong kho dữ liệu trên mạng và sẽ cho các bạn một số thông tin hữu
ích. Từ đây kích vào link để tìm
đến nơi bài báo đang hiện hữu
trên mạng và cập nhật lại thông
tin cho chính xác. Xong các bạn chọn Details are Correct để hoàn tất
công việc.
2.2.2. Đồng bộ hóa dữ liệu.
Đến đây các bạn cần phải đồng bộ hóa dữ liệu để Mendeley Desktop chuyển dữ liệu từ máy
tính của bạn lên Mendeley Server. Tất cả những gì bạn làm trên Mendeley Desktop bây giờ sẽ được
lưu trữ trên mạng. “Quẳng gánh lo đi mà vui sống”, bây giờ dù máy tính của bạn xảy ra sự cố (hỏng ổ
cứng, mất trộm...) hoặc bạn làm việc từ một máy khác, bạn online là bạn sẽ có “References” của mình.
Để làm điều này, các bạn vào menu File, chọn Synchrozine, hoặc nhấn phím F5, hoặc nhấn chuột
vào biểu tượng (icon) Sync Library trên thanh công cụ của Mendeley Desktop.
Hướng dẫn sử dụng nhanh phần mềm Mendeley Desktop
Trần Thanh Page 5
Đến đây mọi việc tổ chức, quản lý dữ liệu coi như đã hoàn tất. Sau này nếu có sự cập nhật, thay
đổi tài liệu gì, khi xong xuôi thì bạn cứ F5 mà nhấn hoặc nhấn chuột vào biểu tượng (icon) Sync
Library trên thanh công cụ của Mendeley Desktop là xong.
Bây giờ chúng ta có thể vào trang web của Mendeley http://www.mendeley.com/library/ để kiểm
tra xem dữ liệu của mình trên đó. Các bạn nhớ Email và Pass của mình đã đăng ký trong quá trình cài
đặt Mendeley Desktop để đăng nhập vào thì mới xem được nhé.
3. Ứng dụng Mendeley vào việc trích dẫn tài liệu tham khảo trong Microsoft Word 2010.
Việc làm trích dẫn Tài liệu tham khảo đôi khi cũng làm chúng ta mất rất nhiều thời gian và mệt
mỏi, đặc biệt khi một bài báo hoặc luận văn có rất nhiều tài liệu tham khảo hoặc có rất nhiều trang thì
làm việc này bằng thủ công là một cực hình.
Bây giờ có Mendeley Desktop rồi, “References” là chuyện nhỏ!!!
Để sử dụng được trong Microsoft Word 2010, từ cửa sổ màn hình Mendeley Desktop, các bạn vào
menu Tools, chọn Install MS Word Plugin.
Mendeley Desktop sẽ tự động plug-in vào trong menu References của Microsoft Word 2010 như
ta thấy trong hình sau.