Bài thuyết trình đầy
tính thuyết phục
(HocKynang.com) - ”Anh có thể trình bày rõ hơn cho chúng tôi
biết về công ty của mình không ?”. Đó là những lời mà bạn vừa
sợ vừa muốn nghe: một lời mời bạn đến thuyết trình cho một
thân chủ, một khách hàng hay một nhà tài trợ đầy tiềm năng.
Điều khẳng định chắc chắn ở đây rằng là bạn vừa vui mừng vì cơ
hội đến vừa lo lắng rằng mình sẽ làm hỏng cơ hội này.
Những buổi thuyết trình quan trọng thường khiến bạn lo lắng. Mặc
dù đó chỉ là một lời mời đi ăn trưa thân mật hay một cuộc họp với
đầy đủ nhân vật quan trọng của giới kinh doanh nhưng bạn biết rằng
mình phải nắm vững những gì định nói và nói như thế nào.
Tôi vẫn nhớ rõ một cuộc họp quan trọng trong những ngày tôi mới
bước vào giới kinh doanh. Tôi đã gửi một loạt thư đến danh sách
các khách hành tiềm năng và một người rất quan trọng trong số đó
đã mời tôi đi ăn trưa. Tôi đã đến sớm - một việc mà trước đây tôi
hiếm khi thực hiện rồi ngồi trong xe ô tô xem lại những ghi chú mà
tôi đã viết trên những tờ giấy nhắc việc. Tôi cũng kiểm tra lại đầu
tóc cũng như cách trang điểm của mình, sau đó tôi nhìn đồng hồ, rồi
lại nhìn lại những tờ giấy nhắc việc, xem lại đầu tóc và cách trang
điểm … cứ liên tục như vậy.
Tôi rất vui sướng vì hợp đồng đã được kí kết. Trên thực tế vị khách
hàng đó đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong những năm đầu khi tôi mới
chập chững bước vào công việc kinh doanh. Kể từ đó tôi đã thực
hiện hàng trăm cuộc thuyết trình và tôi đã học được một số kĩ năng
quan trọng sau đây :
• Tạo dựng mối quan hệ tốt : Để mọi chuyện diễn ra tốt đẹp nhất thì
điều quan trọng nhất chính là BẠN. Trong khi bạn tập trung vào bản
thuyết trình của mình thì mọi người cũng chăm chú phán đoán xem
bạn có phải là kiểu người mà họ có thể tin tưởng và cùng hợp tác
được không. Do đó hãy thoải mái một chút và gây dựng các mối
quan hệ cá nhân .
• Đề cập ngay đến những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình :
Ngay cả khi bạn không chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc thuyết trình
trang trọng, thì cũng đừng đi lạc chủ đề Hãy xác định rõ những điểm
quan trọng nhất và trình bày chúng. Bạn không hề muốn mình rời
cuộc họp và chỉ trích bản thân rằng mình đã quên một điểm quan
trọng có thể đem lại cơ hội cho mình chứ ?
• Chuẩn bị kĩ càng : Không chỉ chuẩn bị những gì bạn định trình bày
mà bạn còn phải hiểu thính giả muốn gì nữa . Tri thức là sức mạnh !
• Chuẩn bị chương trình diễn thuyết POWERPOINT nổi tiếng : Đặc
biệt đối với những buổi thuyết trình trang trọng thì tôi gợi ý bạn nên
sử dụng chương trình này . Nó khiến bạn làm chủ mình và nhắc bạn
đề cập đến những điểm quan trọng . Chuẩn bị chương trình
POWERPOINT là một thói quen tốt để vạch rõ những điểm mà bạn
muốn trình bày ngay cả khi bạn không hề kết thúc bản diễn thuyết
bằng cách chỉ sử dụng mỗi chương trình đó.
• Thực hành : Không những bạn phải thực hành bài diễn thuyết của
mình nhiều lần trước khi bạn trình bày nó trực tiếp mà ít nhất bạn
cũng phải vạch ra các viễn cảnh có thể xảy ra . Hãy sử dụng những
bài thuyết trình này như là cách để làm cho ngôn từ và khả năng
trình bày của bạn sắc bén hơn .
• Đừng cho rằng các thính giả đã biết gì đó về bài diễn thuyết của
bạn : Ngay cả khi bạn đã gửi cho mọi người bản thảo của bài thuyết
trình , thì một điều hầu như có thể chắc chắn là hầu như họ chưa đọc
nó hoặc là không hiểu rõ nó lắm . Tôi đã từng gửi cho một số khách
hàng tiềm năng của mình bản copy những quyển sách của tôi nhưng
một số người thậm chí đã rất ngạc nhiên khi tôi nói rằng tôi là tác
giả!
• Chuẩn bị sẵn các câu trả lời : Trước khi bạn đi diễn thuyết hãy đặt
ra càng nhiều câu hỏi có thể càng tốt và hãy chuẩn bị sẵn những câu
trả lời ngắn gọn súc tích cho chúng . Bằng cách này bạn sẽ không bị
bối rối và có thể trả lời “ Tôi rất vui khi ngài hỏi tôi vậy “ rồi trả lời
những câu trả lời đã chuẩn bị sẵn của mình .
• Biết những câu hỏi nào mà bạn sẽ không trả lời : Có những vấn đề
không nên đem ra thảo luận ngay trong cuộc họp dầu tiên hay những
chỗ đông người . Bạn cần có những câu trả lời đánh lạc hướng
những câu hỏi đó . Ví dụ như “ có thể là đó chưa phải là lúc thích
hợp để bàn luận về những vấn đề chuyên môn “. Cũng nên chuẩn bị
nhưng câu trả lời thích hợp như “ Có lẽ hơi sớm để bàn về vấn đề
này bởi vì tôi cũng chưa hoàn toàn nắm rõ về dự án này “