13 m o qu n lý th iẹ ả ờ
gian
Th t , 11 Tháng t 2007, 08:00 GMT+7 ứ ư ư
B n mu n t n d ng t t h n qu th i gian dành cho công vi c c a b n? N uạ ố ậ ụ ố ơ ỹ ờ ệ ủ ạ ế
th , b n không ph i là ng i duy nh t có mong mu n này. T t c chúng taế ạ ả ườ ấ ố ấ ả
đ u mu n làm vi c đ t năng su t và hi u qu cao nh t nh ng t t nhiên cũngề ố ệ ạ ấ ệ ả ấ ư ấ
ch ng ai mu n dành toàn b th i gian quý báu vào công vi c.ẳ ố ộ ờ ệ
Qu n lý th i gian cũng là cách đ qu n lý chính b n thân b n. Vì v y, trong ph n ti pả ờ ể ả ả ạ ậ ầ ế
sau c a bài vi t, chúng ta s cùng nhau tìm hi u v cách th c làm vi c có t ch c h n,ủ ế ẽ ể ề ứ ệ ổ ứ ơ
bi t duy trì đ t p trung và t n d ng t t nh t có th qu th i gian c a b n.ế ộ ậ ậ ụ ố ấ ể ỹ ờ ủ ạ
Tuân th k ho ch đã đ t raủ ế ạ ặ
1. Lên danh sách vi c c n làmệ ầ
C n có m t danh sách vi c c n làm và t o thói quen b sung th ng xuyên. V i danhầ ộ ệ ầ ạ ổ ườ ớ
sách nh c vi c đó, b n s không quên ho c b l b t c vi c gì. Luôn mang theo danhắ ệ ạ ẽ ặ ỏ ỡ ấ ứ ệ
sách này bên mình, có th l u trong thi t b c m tay (nh di đ ng, PDA, v.v.) ho c sể ư ế ị ầ ư ộ ặ ổ
k ho ch làm vi c. Đi u quan tr ng là b n nên c th hoá các d án, ch ng trình dàiế ạ ệ ề ọ ạ ụ ể ự ươ
h i hay tr c m t thành t ng b c chi ti t, tránh ghi chung chung, đ i khái.ơ ướ ắ ừ ướ ế ạ
2. c tính th i gian th c hi n các công vi cƯớ ờ ự ệ ệ
C n xác l p khung th i gian c n thi t dành cho t ng công vi c và c ngày đáo h n đầ ậ ờ ầ ế ừ ệ ả ạ ể
hoàn thành. Trong th i gian làm nh ng vi c không quan tr ng l m, b n có th tranhờ ữ ệ ọ ắ ạ ể
th lúc r nh r i đ làm m t s vi c khác, ch ng h n, b n có th l t net tìm ki mủ ả ỗ ể ộ ố ệ ẳ ạ ạ ể ướ ế
thông tin trong khi ch cu c h p s p di n ra.ờ ộ ọ ắ ễ
3. T mình đ t kỳ h n cho mình và nghiêm túc tuân thự ặ ạ ủ
Khi đ t ra các đi m đáo h n cho công vi c c a mình, b n c n tính toán h t s c th cặ ể ạ ệ ủ ạ ầ ế ứ ự
ti n và n l c b ng m i giá đ hoàn thành đúng kỳ h n. B t c vi c gì cũng ph iễ ỗ ự ằ ọ ể ạ ấ ứ ệ ả
dành cho m t kho ng th i gian nh t đ nh đ hoàn thành. Đã bao gi b n th y mìnhộ ả ờ ấ ị ể ờ ạ ấ
ph i đ c báo c p t c, đ a ra các quy t đ nh công vi c ngay tr c kỳ ngh hay v i vàngả ọ ấ ố ư ế ị ệ ướ ỉ ộ
hoàn thành nh ng nhi m v đ c giao?ữ ệ ụ ượ
Dù r ng ai trong chúng ta cũng đ u có trăm công nghìn vi c ph i làm và ch u chung ápằ ề ệ ả ị
l c nh ng cách t t nh t đ gi m căng th ng và chuyên nghi p hoá h n trong côngự ư ố ấ ể ả ẳ ệ ơ
vi c là xây d ng và tuân th các k ho ch làm vi c c a mình.ệ ự ủ ế ạ ệ ủ
Tránh lãng phí th i gianờ
4. T n d ng th i gian thông minhậ ụ ờ
Ch checkmail vào nh ng gi nh t đ nh trong ngày và dùng h p th voice mail đ nh nỉ ữ ờ ấ ị ộ ư ể ậ
các cu c g i khác thay vì m t t i vài ti ng b gián đo n khi đang làm vi c. N u có th ,ộ ọ ấ ớ ế ị ạ ệ ế ể
đ ng bao gi xem t i hai l n m t m u gi y hay m t đo n email b t kỳ. Đ ng bao giừ ờ ớ ầ ộ ẩ ấ ộ ạ ấ ừ ờ
m mail tr khi b n có th i gian đ đ c hay th c hi n các thao tác khác nh tr l i,ở ừ ạ ờ ể ọ ự ệ ư ả ờ
xoá, l u l i hay chuy n ti p cho ai...ư ạ ể ế
5. T ch c ch làm vi c ngăn n pổ ứ ỗ ệ ắ
Không ch ngăn n p v i bàn làm vi c mà còn ph i ngăn n p ngay v i các file, các thỉ ắ ớ ệ ả ắ ớ ư
m c l u tr d li u trong máy tính, trong tài kho n email đ b n có th l y ngay m iụ ư ữ ữ ệ ả ể ạ ể ấ ọ
th khi c n. R t nhi u ng i m t th i gian đ tìm ki m nh ng thông tin đã không cònứ ầ ấ ề ườ ấ ờ ể ế ữ
t n t i trong kho d li u máy tính c a h . V đi u này, b n có th h c h i m t câuồ ạ ữ ệ ủ ọ ề ề ạ ể ọ ỏ ộ
nói r t n i ti ng c a Benjamin Franklin: “M t ch cho t t c m i th nh ng t t cấ ổ ế ủ ộ ỗ ấ ả ọ ứ ư ấ ả
m i th ph i có ch riêng c a nó”.ọ ứ ả ỗ ủ
6. Tránh b ng t quãng công vi cị ắ ệ
N u phòng làm vi c có c a, th nh tho ng b n nên đóng c a l i. N u c thi hànhế ệ ử ỉ ả ạ ử ạ ế ứ
“chính sách” m c a v i t t c m i ng i thì s có lúc b n không còn đ th i gian đở ử ớ ấ ả ọ ườ ẽ ạ ủ ờ ể