217
ÁP DỤNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG VẬN HÀNH
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TINH GỌN
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở BÌNH DƯƠNG
Ngô Linh Ly1
1. Trường Đại học Thủ Dầu Một; email: lynl@tdmu.edu.vn
TÓM TẮT
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể vấp phải sức
cạnh tranh khốc liệt không chỉ ở thương trường quốc tế mà ngay cả trên sân nhà. Để tăng
cường sức cạnh tranh thì chất lượng sản phẩm được đảm bảo ổn định và liên tục cải tiến để
đáp ứng thị hiếu của khách hàng thuộc phân khúc mục tiêu là điều mang tính ý nghĩa sống còn
đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các SME thì việc xây dựng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn thường rất khó khăn vì hạn chế về nguồn lực. Do đó, bài viết đã hướng
đến mục tiêu tìm hiểu thực trạng vận hành hệ thống chất lượng tại các SME và đề xuất các giải
pháp dựa trên nền tảng chuyển đổi số để giúp nâng cao hiệu quả quản lý. Nghiên cứu đã tiến
hành xem xét các ấn phẩm đã xuất bản trước đó để phân tích thực trạng vận hành hệ thống
chất lượng và chuyển đổi số các trong doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp. Kết quả, nghiên
cứu đề xuất sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn tại các SME dựa
trên quan điểm thuyết ràng buộc (TOC) và cần thiết áp dụng chuyển đổi số (digital
transformation) để giúp họ vận hành hệ thống tinh gọn này được thuận tiện và hiệu quả hơn
Từ khóa: Chuyển đổi số, hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn, tập trung quá trình
Abstract
APPLICATION OF DIGITAL TRANSFORMATION IN THE OPERATION
OF FOCUSED QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS
AT SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES IN BINH DUONG
In the context of globalization, small and medium enterprises (SMEs) may face fierce
competition in the international market and at home. To enhance competitiveness, product
quality is guaranteed to be stable, and continuous improvement to meet the customers' tastes in
the segment is vital for businesses. However, it is often challenging for SMEs to build a standard
quality management system because of limited resources. Therefore, the article aims to
understand the status of quality system operation in SMEs and propose solutions to improve
management efficiency. The study conducted a literature review to analyze the current situation
of quality management and digital transformation, then propose solutions. As a result, the study
suggests that it is necessary to build a focused quality management system for SMEs based on
the theory of constraint (TOC) perspective, and it is necessary to apply digital transformation
to help them operate the focused system more conveniently and efficiently.
Keywords: Digital transformation, focused quality management system, process focus
218
1. GIỚI THIỆU
Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) luôn được đánh giá là lực lượng năng động và tích cực
trong việc góp phần thúc đẩy sự phát triển của các nền kinh tế đang phát triển, trong đó có Việt
Nam (Trần Văn Thọ, 2022). Tuy nhiên, trước sự thay đổi của môi trường vĩ mô đã tạo ra không
ít thách thức. (1) Hiệp định thương mại tự do với chính sách kêu gọi đầu tư nước ngoài, các
SME gặp muôn vàn khó khăn trước làn sóng đầu tư mạnh mẽ của các công ty và tập đoàn lớn
vào Việt Nam. (2) Sự thay đổi về công nghệ, giúp lợi thế về lao động rẻ dần bị suy giảm, đòi
hỏi SMEs cần chuyển mình tiếp nhận tận dụng lợi thế công nghệ hay bị thay thế bởi những đối
thủ có năng lực phân tích và hấp thu công nghệ tốt hơn.
Tỉnh Bình Dương là một trong những khu vực phát triển kinh tế mạnh mẽ tại miền Nam
Việt Nam và đóng góp rất nhiều vào nền kinh tế của cả nước. Tuy nhiên, làn sóng Covid-19 đã
gây tổn thất lớn đến hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp tại đây. Theo thống kê, chỉ
số sản xuất công nghiệp của tỉnh giảm mạnh trong năm qua, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất
may mặc, giày dép và gỗ. Những công ty hoạt động trong các lĩnh vực này đều ghi nhận sự
giảm giá trị sản xuất và doanh số bán hàng của họ (Mai Xuân, 2023)
Để ổn định và phát triển hoạt động kinh doanh, bên cạnh sự hỗ trợ của chính phủ thì các
SMEs tại tỉnh Bình Dương cần tiếp tục áp dụng các chiến lược tiết kiệm chi phí, nâng cao năng
suất lao động và dồn sự tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm cũng như nâng cao
chất lượng sản phẩm và dịch vụ của họ. Một vấn đề quan trọng trong việc tạo lợi thế cạnh tranh
cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đó là chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm và dịch vụ của
SMEs thường được gán cho mác là chất lượng vừa phải và thường rất khó cung ứng vào thị
trường các nước phát triển. Ở thị trường trong nước cũng vậy, các doanh nghiệp trong lĩnh vực
sản xuất vệ tinh rất khó cạnh tranh để trở thành nhà cung cấp chính thức cho các tập đoàn lớn
thuộc sở hữu nước ngoài như SamSung, Panasonic. Một phần nguyên nhân là các doanh nghiệp
này đòi hỏi các nhà cung cấp của họ phải có hệ thống quản lý chất lượng (QMS) chặt chẽ. Trước
đòi hỏi đó, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã phải bỏ cuộc vì chi phí xây dựng và vận hành hệ
thống này là quá cao, và quá nhiều lãng phí (iRTC, 2021).
Trên tinh thần đó, hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn có thể được xem là một giải pháp
giúp các SMEs nâng cao chất lượng và lợi thế cạnh tranh với các công ty và tập đoàn lớn
(Nguyn Đăng Minh, 2015). Tinh thần của quản lý chất lượng tinh gọn là xác định và tập trung
vào các vấn đề trọng yếu để quản lý. Tuy nhiên, một vấn đề nữa giúp hệ thống càng tinh gọn
và tiết kiệm nhiều chi phí vận hành và nâng cao tinh thần làm việc và ý chí tuân thủ hệ thống
mà hiện nay ở các SMEs và cả nhiều nhà máy lớn cũng chưa được chú ý đáng kể đó là vấn đề
chuyển đổi số (Song Hà, 2022; Nguyn Đình Quyết, 2022). Do đó, mục tiêu của nghiên cứu
này là giới thiệu cách thức áp dụng chuyển đổi số vào hệ thống quản lý chất lượng để được sự
tinh gọn dựa trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Mục đích của nghiên cứu này là để đánh giá lại những tình hình chuyển đổi số và vận
hành hệ thống quản lý chất lượng tại các SME ở tỉnh Bình Dương. Từ đó, đề xuất phương pháp
xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn dựa trên nền tảng số hóa cho các SME ở Bình
Dương nói riêng và ở Việt Nam nói chung.
Nguồn gốc của chuyển đổi số có thể tìm thấy trong khái niệm số hóa (digitization), tức
là chuyển thể các dữ liệu vật lý sang các dữ liệu kỹ thuật số (Henriette và nnk., 2015) và quá
trình áp dụng các công nghệ kỹ thuật số (Legner và nnk., 2017). Với tác động của chuyển đổi
số, các xu hướng về kết nối vạn vật (IoT), dữ liệu lớn (bigdata) và bảo mật dữ liệu (data security)
219
được trổi dậy mạnh mẽ để tạo ra các nguồn lực cạnh tranh của doanh nghiệp (Schrauf và nnk.,
2016). Trong bài viết này, tác giả để cập khái niệm chuyển đổi số cho các SMEs trong lĩnh vực
sản xuất ở mức độ số hóa trong việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu, hồ sơ.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam vẫn còn hạn chế trong việc triển khai và ứng dụng
giải pháp số. Hiện tại, chỉ có số ít doanh nghiệp sử dụng giải pháp số cho hệ thống phê duyệt
nội bộ trực tuyến và phần mềm quản lý văn bản, điều hành trực tuyến. Sự chuyển đổi số của
các doanh nghiệp từng lĩnh vực cũng ở mức khác nhau. Ở lĩnh vực dệt may đã ứng dụng công
nghệ số nhiều hơn trong công đoạn thiết kế (63% doanh nghiệp có máy cắt hiện đại). Theo khảo
sát của CISCO năm 2021, đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, chỉ có 18% đã
nâng cấp hệ thống phần cứng công nghệ thông tin, 18% đầu tư vào điện toán đám mây và 11%
đầu tư vào hệ thống an toàn, an ninh mạng (Song Hà, 2022). Ngoài ra, một số doanh nghiệp
cũng gặp khó khăn về việc chuyển đổi số như thiếu sự thích nghi với môi trường số, không biết
bắt đầu từ đâu hoặc thiếu công nghệ hỗ trợ (xem bảng 1). Có đến 70% doanh nghiệp còn nghi
ngờ liệu chuyển đổi số có mang lại lợi ích cho họ hay không (Song Hà, 2022).
Bên cạnh đó, sức mạnh của doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ số tương đối
hạn chế, chỉ mới áp dụng ở những lĩnh vực như bán hàng, quản trị kinh doanh, thanh toán, còn
quản lý chuỗi cung ứng, cung cấp dịch vụ vẫn còn ở mức thấp. Đặc biệt, trong lĩnh vực sản
xuất, vẫn còn rất khiêm tốn trong việc ứng dụng chuyển đổi số vào mảng quản trị chất lượng,
mặc dù đây là xu hướng tương lai nhằm giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và tiết giảm chi
phí sản xuất (Ralea và nnk., 2019).
Bảng 1: Rào cản trong chuyển đổi số của doanh nghiệp vừa và nhỏ
STT
Rào cản
Tỉ lệ doanh nghiệp mắc phải
1
Thiếu nguồn lực tài chính
60,1%
2
Thiếu thói quen, thiếu nhân lực
52,3%
3
Thiếu cơ sở hạ tầng
45,4%
4
Thiếu thông tin về công nghệ số
40,4%
5
Khó khăn trong tích hợp các giải pháp công nghệ số
38,5%
6
Thiếu cam kết của lãnh đạo
>32%
Nguồn: Kết quả khảo sát của Cục Phát triển doanh nghiệp (Song Hà, 2022)
Hiện tại, đa phần doanh nghiệp SMEs trong lĩnh vực sản xuất ở Bình Dương thường sử
dụng cách kiểm soát chất lượng truyền thống bằng cách theo dõi và quản lý dữ liệu chất lượng
bằng giấy hoặc/và chỉ một số ít tài liệu, hồ sơ được lưu trên các máy tính, ứng dụng riêng lẻ
(chủ yếu là các báo cáo được tạo ra). Có thể thấy việc chậm chuyển đổi số dường như là nguyên
nhân chính của việc gia tăng chi phí vận hành hệ thống, thiếu tính thuận tiện, và tạo ra sự khó
chịu cho người thực hiện, từ đó dẫn đến việc áp dụng hệ thống chất lượng không hiệu quả. Bên
cạnh đó, việc vận hành hệ thống theo kiểu truyền thống còn gây chậm tr trong việc cung cấp
thông tin để giải quyết các vấn đề chất lượng do phải mất quá nhiều thời gian cho quá trình thu
thập dữ liệu, phân tích dữ liệu, làm báo cáo, họp hành để có đủ thông tin cho việc ra quyết định
cải tiến. Kết quả là việc cải tiến thường chậm và bị lệch pha so với tình hình sản xuất mới của
doanh nghiệp, gây ra các sự cố chất lượng và giảm tốc độ gia tăng chất lượng cho khách hàng,
dẫn đến thiếu tính cạnh tranh.
3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU & THẢO LUẬN
3.1 Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng, điển hình là ISO 9001 được bắt đầu phổ biến ở
Việt Nam từ năm 1995 và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất điện tử, chế biến
220
thực phẩm, xây dựng, may mặc và nhà hàng khách sạn (ISOCUS, 2020). Việc áp dụng này đã
giúp các SME nâng cao được uy tín, hình ảnh, hội nhập vào thị trường quốc tế, tuân thủ các yêu
cầu pháp luật, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, qua đó giúp gia tăng lợi nhuận. Tuy
nhiên, bên cạnh những mặt thuận lợi đó, thì vẫn còn nhiều khó khăn khi xây dựng và vận hành
hệ thống do các nguyên nhân chính yếu sau: (1) Thói quen: tâm lý ngại đổi mới; (2) Tốn kém
thời gian để lập kế hoạch và tuân thủ; (3) Thiếu sự cam kết của lãnh đạo; (4) Thiếu phân quyền
và phối hợp (iRTC, 2021).
Khi thực hiện phỏng vấn nhanh với một số chủ doanh nghiệp SME tại Bình Dương, họ cho
rằng nguyên nhân sâu xa của những vấn đề trên là yêu cầu của một hệ thống chất lượng quá phức
tạp. Trước hết chúng ta cần xem lại các yêu cầu của hệ thống để đánh giá nhận định này.
Một hệ thống quản lý chất lượng đầy đủ theo tiêu chuẩn ISO (International Organization
for Standardization) 9001:2015, nhìn chung bao gồm các tiêu chuẩn cơ bản sau: (1) Tập trung
vào khách hàng: tức là năng lực đáp ứng yêu cầu của khách hàng. (2) Lãnh đạo: thiết lập sứ mệnh,
tầm nhìn và mục tiêu chất lượng để toàn thể nhân viên hướng đến. (3) Sự tham gia của toàn bộ
nhân viên: Phản ánh năng lực của nhân viên, sự tuân thủ các quy định và thiết lập hệ thống trao
quyền hiệu quả. (4) Tiếp cận quy trình: Tổ chức phải xây dựng và thực hiện chính sách và các
quy trình liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp. (5) Cải tiến không
ngừng: Tổ chức cần liên tục cải tiến các quy trình, sản phẩm và dịch vụ để đảm bảo chất lượng
được cải thiện dần dần. (6) Đưa ra các quyết định dựa trên bằng chứng: tức là tiếp cận sự kiện,
tìm hiểu vấn đề và dữ liệu để đưa ra quyết định, chứ không thể dựa vào cảm nhận hay ý kiến chủ
quan. (7) Quản lý các mối quan hệ: Tổ chức phải thực hiện các quy trình và giám sát để đảm bảo
chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ từ các bên thứ ba (ISOCERT, 2023).
Rõ ràng để thực hiện đầy đủ tất cả yêu cầu của các tiêu chuẩn trên, thì sự xây dựng và
vận hành một hệ thống quản trị chất lượng đầy đủ quả thật rất khó khăn đối với các doanh
nghiệp vừa và nhỏ. Dẫn đến nhiều doanh nghiệp thường hay bỏ cuộc hoặc chỉ thực hiện thuân
thủ theo kiểu cầm chừng cho có. Để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng và luật định, một số doanh
nghiệp thường chỉ thuê người xây dựng hệ thống để đối phó lấy chứng chỉ, chứ không thực sự
áp dụng để nâng cao chất lượng quy trình sản xuất. Vô tình hệ thống quản lý chất lượng trở nên
không chất lượng. Người vận hành thì cảm thấy rất vất vả vì phải thêm công việc khi tuân thủ
các yêu cầu của hệ thống, đặc biệt là yêu cầu về hồ sơ. Hồ sơ vốn dĩ là yêu cầu đòi hỏi tốn nhiều
công sức, thời gian đối với hệ thống quản lý chất lượng.
Thực sự vậy, nếu nhìn vào bốn cấp độ hệ thống thông tin của doanh nghiệp theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2015, gồm (1): sổ tay chất lượng; (2) quy trình và hướng dẫn; (3): Hệ thống
biểu mẫu; và (4): hồ sơ. Cấp độ hồ sơ thường gây nhiều phiền tốn, và tốn kém chi phí (thời gian,
tiền bạc, nơi chốn, sự trì trệ) cho doanh nghiệp. Hồ sơ cũng là từ khóa được nhắc đến nhiều
nhất trong cuộc phỏng vấn với các doanh nghiệp. Hầu như các SME đều đang lưu trữ hồ sơ liên
quan đến hiện trường sản xuất bằng giấy. Điều này làm tốn kém tiền của và công sức, đặc biệt
là khi hồ sơ lưu trữ thiếu khoa học thì việc tìm kiếm rất khó khăn và gây chậm trtrong việc
cung cấp thông tin. Đây có thể được hiểu là một thách thức trong chuẩn hóa quy trình, quản lý
trực quan và thiếu đầu tư vào công nghệ (Nguyn Đình Quyết, 2022).
3.2. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn trên nền tảng chuyển đổi số
3.2.1. Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn
Theo quan điểm của lý thuyết về sự ràng buộc, theory of Constraints (TOC) (Goldratt,
1990), việc tập trung vào toàn bộ hệ thống là một sự lãng phí và không thể tạo ra sự tối ưu tổng
thể được. Thay vào đó, các nhà quản trị cần xác định được nút cổ chai (bottle neck, điểm nghẽn
của hệ thống) của doanh nghiệp là gì để tập trung nguồn lực vào nâng cao năng lực của nút cổ
221
chai đó, từ đó sẽ giúp nâng cao thông lượng (throughput) và giúp doanh nghiệp có được lợi
nhuận tốt nhất có thể. Trong lĩnh vực quản lý chất lượng, việc áp dụng TOC vào cải tiến chất
lượng có trọng điểm cũng được quan tâm nhiều trong các nghiên cứu (Demchuk và nnk., 2015).
Theo nghiên cứu này thì hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn cần đi liền với hệ thống sản xuất
tinh gọn (Lean Manufacturing) và tư duy giải quyết vấn dựa trên nút cổ chai của TOC. Hệ thống
sản xuất tinh gọn hướng đến giảm một cách đáng kể hay thậm chí là loại bỏ các công đoạn
không mang lại giá trị. Tư duy giải quyết vấn đề dựa nút cổ chai của thuyết TOC giúp nhận
diện được vấn đề gây cản trở áp dụng hệ thống quản lý.
Trên tất cả, có một vấn đề rất quan trọng và cần lưu ý khi khi xây dựng hệ thống quản
lý chất lượng (QMS) trên quan điểm tinh gọn và có tập trung là QMS không nhất thiết phải
hướng đến việc cải tiến toàn bộ quy trình làm việc hoặc cải tiến toàn bộ sản phẩm và dịch vụ.
Vì vậy, tiếp cận QMS theo hướng mong muốn nó có thể giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả các
vấn đề của họ là không thể. QMS nên vốn chỉ được coi là một phương tiện để các doanh nghiệp
có cách tiếp cận một cách hệ thống hơn để hoàn thành các mục tiêu của mình, và đạt được
những cải tiến hiệu quả hơn (iRTC, 2021).
Mục tiêu cuối cùng của các hệ thống tiêu chuẩn hướng đến là đưa sản phẩm đạt chất
lượng đến tay khách hàng bằng cách thiết lập các cách thức quản lý ngăn ngừa. Vì vậy, việc
vận hành hệ thống dựa nên chú trọng vào quá trình PDCA (Plan - Hoạch định, Do- triển khai,
Check - kiểm soát và Act - cải tiến) và nhấn mạnh vào việc ra quyết định dựa trên bằng chứng,
tức là vận hành theo nguyên tắc quan hệ nhân quả, nhấn mạnh tìm hiểu nguyên nhân cốt lõi và
các rủi ro tiềm ẩn để đề biện pháp khắc phục và phòng ngừa hiệu quả.
Vì thế, thay vì cố gắng nỗ lực để đáp ứng tất cả yêu cầu của hệ thống, tức là các doanh
nghiệp đã cố gắng làm quá nhiều, dẫn đến có suy nghĩ hệ thống quá phức tạp. Các doanh nghiệp
nên hiểu rằng bất kì hệ thống nào cũng chỉ là phương tiện để giúp tổ chức đáp ứng yêu cầu của
khách hàng. Nói một cách khác, thay vì lấy hệ thống làm mục tiêu, tổ chức nên lấy khách hàng
làm mục tiêu. Do đó, khi nhìn vào vần đề mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc xây dựng
và vận hành hệ thống nằm ở hai điểm mấu chốt:
- Chưa xác định được nút cổ chai – điều gì là quan trọng nhất cho khách hàng.
- Quá trình áp dụng hệ thống bị rườm rà do vấn đề hồ sơ giấy tờ và lưu trữ thông tin.
Về vấn đề thứ nhất, hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn dựa trên quan điểm TOC có
thể giúp tổ chức nhìn nhận được điều quan trọng cho khách hàng là sản phẩm đạt chất lượng
tốt. Vì thế, việc xây dựng hệ thống cần chú trọng vào vấn đề cốt yếu là tiêu chuẩn thứ 4 của
ISO, “tiếp cận quá trình”. Bởi lẻ, bằng cách chủ động tiếp cận, phân tích, nhận thấy các tiềm
năng của sự cố để xử lý nhanh nhằm hướng đến mục tiêu cuối cùng của QMS chính là giao
hàng đạt chất lượng (Ralea và nnk., 2019). Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết vấn đề dựa
trên tiếp cận quá trình, dựa vào dữ kiện và thực hiện PDCA, các SME có thể phát sinh vấn đề
thứ hai – sự rườm rà của hồ sơ. Do đó, ở phần tiếp theo, đề tài sẽ trình bày về tình hình chuyển
đổi tại các SME ở Bình Dương và đề xuất một giải pháp hướng đến áp dụng chuyển đổi số
trong hệ thống quản lý chất lượng giúp tinh gọn hệ thống dựa trên tiếp cận vào quả trình cho
các doanh nghiệp này ở mức độ nhất định.
3.2.2. Áp dụng chuyển đổi số vào vận hành hệ thống chất lượng tinh gọn
Tận dụng xu hướng chuyển đổi số, khu vực sản xuất có thể áp dụng để đạt được sự vận
hành tối ưu, không chỉ là phục vụ quản lý chất lượng mà còn giúp gia tăng tốc độ xử lý thông
tin nói chung. Từ những vấn đề chưa tối ưu chuyển đổi số trong việc hỗ trợ sự hiệu quả của
quản lý hệ thống chất lượng tinh gọn, tác giả đề xuất các bước tiến hành và lợi ích của chuyển
đổi số như sau: