Bài giảng Chương 16: Nhóm và làm việc nhóm

Chương 16 Nhóm và làm việc nhóm

(cid:190) Câu hỏi nghiên cứu

(cid:131) Nhóm đóng góp cho tổ chức như thế nào?

Chương 16

(cid:131) Hiện nay có những xu hướng sử dụng nhóm nào?

Nhóm và Làm việc Nhóm

(cid:131) Các nhóm vận hành như thế nào? (cid:131) Các nhóm ra quyết định như thế nào? (cid:131) Lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao có những

TS. Lê Hiếu Học

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

thách thức nào?

Vai trò của nhóm với tổ chức

(cid:190) Nhóm (Team)

(cid:190) Vai trò của người quản lý trong Nhóm và làm việc

(cid:131) Một nhóm nhỏ nhân viên với các kỹ năng bổ

nhóm (cid:131) Giám sát viên (Supervisor) – người được

(cid:190) Làm việc nhóm (Teamwork )

sung lẫn nhau, cùng làm việc để đạt được các mụng đích chung và hoàn toàn chịu trách nhiệm về thành tựu của nhóm.

(cid:131) Quá trình nhân viên làm việc với nhau một cách tích cực để đạt được các mục tiêu chung.

(cid:131) Huấn luyện viên bên ngoài (External coach) –

phân công đứng đâof một bộ phận làm việc (cid:131) Điều phối mạng lưới (Network facilitator) - giữ vai trò là người lãnh đạo ngang hàng (cid:131) Thành viên tham gia hữu ích – là một thành viên đóng góp hữu ích cho nhóm

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

hướng dẫn và bảo trợ cho các thành viên nhóm.

Vai trò của nhóm với tổ chức

Hình 16.2 Hàm ý cho tổ chức và quản lý của các nhóm làm việc tự quản

(cid:190) Những vấn đề có thể xảy ra trong nhóm

Quản lý cấp cao

(cid:131) Trốn tránh trách nhiệm (Social loafing) • Những người tự do, trốn tránh trách

Quản lý trung gian

Giám sát viên

Nhóm

nhiệm trong khi những người khác nỗ lực làm việc

Quản lý trung gian

Thực hiện bởi

Giám sát viên

Trưởng nhóm

Bộ phận chức năng

Nhóm tự quản

• Lập kế hoạch và lên lịch trình công việc • Phân công các nhiệm vụ • Đào tạo công nhân • Đánh giá kết quả công việc • Kiểm soát chất lượng

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

(cid:131) Các vấn đề chung: • Xung đột cá tính • Khác biệt trong cách làm việc • Nhiệm vụ không rõ ràng • Không sẵn sàng làm việc

1

Vai trò của nhóm với tổ chức

(cid:190) Lợi ích của nhóm

(cid:190) Cộng hưởng (synergy)

(cid:131) Tạo thành một tổng thể lớn hơn tổng từng bộ phận thành phần.

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

(cid:131) Có nhiều nguồn lực để giải quyết vấn đề hơn (cid:131) Sáng tạo và đổi mới được cải thiện (cid:131) Chất lượng ra quyết định được nâng cao (cid:131) Cam kết với nhiệm vụ cao hơn (cid:131) Động cơ làm việc cao hơn thông qua hoạt động tập thể (cid:131) Một nhóm sử dụng các nguồn lực của thành viên ở mức độ tối đa và do đó đạt được kết quả thông qua hành động tập thể vượt hơn nhiều. (cid:131) 1 + 1 >2 (cid:131) Kiểm soát và kỷ luật lao động tốt hơn (cid:131) Nhu cầu cá nhân được thỏa mãn nhiều hơn

Vai trò của nhóm với tổ chức

(cid:190) Các nhóm chính thức (formal groups)

(cid:190) Các nhóm không chính thức (Informal groups)

(cid:131) Các nhóm được công nhận chính thực và (cid:131) Không được ghi nhận trên các sơ đồ tổ chức (cid:131) Không được lập ra để phục vụ một mục đích được tổ chức hỗ trợ cho những mục đích cụ thể của tổ chức (cid:131) Hình thành như một phần của cấu trúc không

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

chính thức hoặc các mối quan hệ tự phát giữa nhân viên. (cid:131) Có thể xuất hiện trên sơ đồ cơ cấu tổ chức (cid:131) Một nhóm chức năng là một nhóm làm việc được thiết lập chính tắc với một người quản lý hoặc một trưởng nhóm.

Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay

(cid:190) Các nhóm có sự tham gia của nhân viên

(cid:190) Nhóm quốc tế

(cid:131) Các nhóm bao gồm thành viên đến từ ít nhất 2 quốc gia khác nhau

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

(cid:131) Những vấn đề về sự khác biệt văn hóa có thể làm các nhóm quốc tế gặp khó khăn trong hoạt động (cid:131) Các nhóm nhân viên họp nhau thường xuyên bên cạnh các nhiệm vụ chính thức của họ (cid:131) Có mục tiêu áp dụng chuyên môn của họ và lưu ý đến các vấn đề quan trọng trong công việc • Hướng đến sự cải tiến liên tục (cid:131) Việc sử dụng các điều phối viên có kỹ năng có thể tối đa hiệu quả của các nhóm quốc tế. (cid:131) Vòng tròn chất lượng (Quality circles) là một hình thức phổ biến về loại hình nhóm này

2

Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay

Hình 16.3 Mô hình hệ thống mở về hiệu quả nhóm làm việc

(cid:190) Các nhóm làm việc tự quản (Self-managing work

Đầu vào

Tính chất công việc: • Rõ ràng •Phức tạp

Quá trình làm việc

Đầu ra

Hiệu quả của nhóm

Quá trình nhóm

Hoàn thành các kết quả mong muốn

Môi trường tổ chức: • Các nguồn lực • Công nghệ • Cấu trúc • Khen thưởng • Thông tin

Cách thức các thành viên tương tác và cùng làm việc để chuyển hóa đầu vào thành đầu ra

teams) (cid:131) Nhóm các nhân viên có công việc được thiết kế lại để tạo ra mức độ nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau cao và được trao quyền để ra nhiều quyết định về cách thức thực hiện các công việc được yêu cầu

Quy mô nhóm: • Số lượng thành viên • Số lẻ/chẵn

(cid:131) Cũng có thể được gọi là nhóm tự trị

• Kết quả nhiệm vụ • Sự hài lòng của thành viên • Sự vững vàng của nhóm

• Giao tiếp • Ra quyết định • Qui định • Kết dính • Xung đột

(autonomous work groups).

Đặc điểm của thành viên : • Khả năng • Giá trị • Tính cách • Sự đa dạng

Phản hồi

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

Các nhóm làm việc như thế nào?

(cid:190) Hiệu quả của nhóm có thể được tóm tắt bằng

(cid:190) Các giai đoạn phát triển nhóm

công thức sau:

Hiệu quả Nhóm =

Chất lượng đầu vào + (Những gì đạt được trong quá trình − Những thiệt hại trong quá trình)

1. Lập nhóm – định hướng ban đầu và thử nghiệm quan hệ giữa các thành viên 2. Xung đột – mâu thuẫn nhiệm vụ và ách thức vận hành như một nhóm 3. Xây dựng qui ước – củng cố xung quanh

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

nhiệm vụ và các kế hoạch vận hành 4. Thự hiện – làm việc nhóm và chú trọng kết quả nhiệm vụ 5. Chuyển nhóm – hoàn thành nhiệm vụ và giải thể nhóm

Các nhóm làm việc như thế nào?

(cid:190) Tác động của sự kết dính và qui ước nhóm

(cid:190) Sự kết dính

(cid:131) Các qui ước tích cực + sự kết dính cao ⇒

hiệu quả công việc cao và cam kết mạnh đối với các qui ước mang tính hỗ trợ. (cid:131) Mức độ các thành viên gắn kết với nhóm và có động cơ duy trì như một phần của nhóm (cid:131) Có thể có lợi nếu gắn liền với các qui định về hiệu quả công việc tích cực. (cid:131) Các qui ước tích cực + sự kết dính thấp ⇒

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

hiệu quả công việc trung bình và mức độ cam kết đối với các qui ước hỗ trợ yếu.

3

Các nhóm làm việc như thế nào?

(cid:190) Tác động của sự kết dính và qui ước nhóm

(cid:131) Qui ước tiêu cực + sự kết dính thấp ⇒ hiệu

quả từ thấp đến trung bình và cam kết yếu đối với các qui ước có hại.

(cid:190) Hướng dẫn để nâng cao sự kết dính của nhóm (cid:131) Tạo ra sự nhất trí với mục tiêu của nhóm (cid:131) Tăng sự đồng nhất giữa các thành viên (cid:131) Tăng sự tương tác giữa các thành viên (cid:131) Giảm qui mô nhóm (cid:131) Đưa ra sự cạnh tranh với các nhóm khác (cid:131) Khen thưởng nhóm hơn là kết quả cá nhân (cid:131) Chỉ ra những sự cách ly hữu hình với các

(cid:131) Qui ước tiêu cực + sự kết dính cao ⇒ hiệu quả thấp và cam kết mạnh đối với các qui ước có hại.

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

nhóm khác

Các nhóm làm việc như thế nào?

Hình 16.5 Ảnh hưởng của sự kết dính và qui ước đối với hiệu quả của nhóm

(cid:153)Nhu cầu nhiệm vụ và duy trì

Cao

Hiệu quả công việc thấp Cam kết mạnh với các qui ước có hại

Hiệu quả công việc cao Cam kết mạnh với các qui ước mang tính hỗ trợ

(cid:131) Các hoạt động nhiệm vụ (Task activities) là những hành động do thành viên của nhóm thực hiện, có những đóng góp trực tiếp cho mục đích công việc của nhóm.

í

(cid:131) Cách hoạt động duy trì (Maintenance

m ó h n g n o r t h n d t ế K

Thấp

Hiệu quả công việc thấp/trung bình Cam kết yếu đối với các qui ước có hại

Hiệu quả công việc trung bình Cam kết yếu đối với các qui ước mang tính hỗ trợ

Tiêu cực

Tích cực

activities) – các hoạt động do thành viên của nhóm thực hiện ủng hộ cuộc sống tình cảm của nhóm

Qui định thực hiện

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

Các nhóm làm việc như thế nào?

Hình 16.6 Phong cách lãnh đạo giúp nhóm thỏa mãn nhu cầu nhiệm vụ và duy trì

(cid:190) Vai trò lãnh đạo

Vai trò lãnh đạo trong nhóm

Trưởng nhóm thực hiện các hành động nhiệm vụ

Trưởng nhóm thực hiện các hành động duy trì

(cid:153)Chi tiết

(cid:153)Giữ cửa (cid:153)Khích lệ

(cid:131) Làm cho mọi thành viên có trách nhiệm nhận biết khi nào các hoạt động nhiệm vụ hoặc/và các hoạt động duy trì là cần thiết và sẵn sàng thực hiện các hành động

hành động (cid:153)Chia sẻ suy

(cid:153)Theo đuổi (cid:153)Điều hòa (cid:153)Giảm sự căng

(cid:153)Khởi xưởng (cid:153)Chi sẻ thông tin (cid:153)Tóm tắt

nghĩ

thẳng

Trưởng nhóm tránh các hành động phá vỡ

(cid:153)Gây gổ, hung

(cid:131) Lãnh đạo thông qua các hoạt động nhiệm vụ chú trọng vào việc giải quyết vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ.

hăng

(cid:153)Ganh đua (cid:153)Rút lui (cid:153)Horsing around

(cid:153)Tìm kiếm sự

(cid:131) Lãnh đạo qua các hoạt động duy trì giúp củng cố và kéo dài nhóm như một thực thể xã hội.

ghi nhận

(cid:153)Gây trở ngại (cid:153)Tự nhận (cid:153)Tìm kiếm sự cảm thông

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

4

Các nhóm làm việc như thế nào?

Cách thức nhóm ra quyết định?

(cid:190) Những biểu hiện của tư duy nhóm

(cid:190) Các hành động không phù hợp làm xấu đi những

(cid:131) Ảo tưởng về khả năng không thể bị tổn thương của

nhóm

• Các thành viên của nhóm giả định rằng nhóm quá tốt để

không bị phê phán hoặc nằm ngoài sự tấn công

(cid:131) Giải thích duy lý các dữ liệu khó chịu và không nhất

quán

• Các thành viên nhóm từ chối chấp nhâtnj các dữ liệu trái ngược hoặc xem xét các phương án một cách kỹ lưỡng

(cid:131) Tin tưởng vào đạo đức vốn có của nhóm

• Các thành viên nhóm hành động như thể nhóm võn dĩ luôn

đúng và vượt qua mọi phê phán

hiệu quả của nhóm (cid:131) Gây gổ, hung hăng (cid:131) Gây trở ngại (cid:131) Tự nhận (cid:131) Tìm kiếm sự cảm thông (cid:131) Ganh đua (cid:131) Rút lui (cid:131) Horsing around (cid:131) Tìm kiếm sự ghi nhận

(cid:131) Rập khuôn đối thủ cạnh tranh là yếu đuối, tội lỗi và ngu

ngốc

• Các thành viên từ chối xem xét một cách thực tiễn các nhóm

khác.

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

Cách thức nhóm ra quyết định?

(cid:190) Những biểu hiện của tư duy nhóm

(cid:190) Các phương pháp làm việc với tư duy nhóm (cid:131) Mỗi thành viên cần phải là một đánh giá viên có

(cid:131) Gây áp lực trực tiếp đối với những người lạc lối để

tính phê phán.

nất quán với mong ước của nhóm

(cid:131) Đừng thể hiện sự ưu ái với một nhóm hành động

• Các thành viên từ chối tha thứ cho bất cứ ai cho rằng

nhóm có thể sai

nào đó

(cid:131) Tự kiểm duyệt

• Các thành viên từ chối giao tiếp về các mối quan tâm cá

(cid:131) Tạo ra các nhóm nhỏ cùng làm việc về một vấn đề. (cid:131) Tạo điều kiện cho thanh viên nhóm trao đổi vấn đề

với người bên ngoài

nhân đối với cả nhóm (cid:131) Ảo tưởng về sự nhất trí

• Thành viên chấp nhận sự nhất trí một cách vội vàng,

không cần kiểm chứng sự trọn vẹn của nó

(cid:131) Bảo vệ bằng lý trí

(cid:131) Tạo điều kiện cho chuyên gia bên ngoài quan sát và đưa ra các nhận xét với hoạt động của nhóm. (cid:131) Phân công một thành viên giữ vai trò người phản

đối kịch kiệt.

• Các thành viên bảo vệ nhóm khỏi việc lắng nghe các ý kiến gây xáo trộn từ bên ngoài hoặc các quan điểm từ nguời ngoài

(cid:131) Tổ chức buổi họp xem xét lại quyết định.

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

Cách thức nhóm ra quyết định?

(cid:190) Sáng tạo trong việc ra quyết định nhóm – Hướng dẫn huy động trí tuệ tập thể:

(cid:190) Sáng tạo trong việc ra quyết định nhóm – Các bước trong kỹ thuật nhóm danh nghĩa (nominal group technique): 1. Các thành viên làm việc một mình, xác định

các giải pháp có thể.

• Tất cả ý kiến phê phán phải được loại bỏ.

2. Các ý kiến được chia sẻ theo hình thức vòng

• Các ý kiến tự do được hoan nghênh.

tròn và không có sự phê phán hoặc tranh luận nào.

• Số lượng ý kiến là quan trọng.

3. Các ý tưởng được thảo luận và làm rõ theo

trình tự vòng tròn.

4. Các thành viên thực hiện qui trinh fbor phiếu

viết yên lặng và từng người một

5. Lặp lại 2 bước cuối cùng nếu cần thiết

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

• Phát triển trên ý kiến của người khác được khuyến khích.

5

Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao

(cid:190) Các bước trong quá trình tuần hoàn xây dựng

(cid:190) Xây dựng nhóm

nhóm:

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

1. Nhận thức vấn đề 2. Thu thập dữ liệu 3. Phân tích dữ liệu và chẩn đoán (cid:131) Trình tự các hoạt động được hoạch định để thu thập và phân tích các dữ liệu về chức năng của một nhóm và thực hiện các thay đổi mang tính xây dựng để nâng cao hiệu quả vận hành của nhóm. 4. Lập kế hoạch hành động 5. Triển khai hành động 6. Đánh giá.

Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao

(cid:190) Đặc điểm của các nhóm có kết quả cao

(cid:190) Lãnh đạo trong nhóm hiệu quả hành động để:

(cid:131) Thiết lập tầm nhìn rõ ràng (cid:131) Mục tiêu rõ ràng và khích lệ (cid:131) Có cấu trúc định hướng nhiệm vụ, định hướng kết quả (cid:131) Tạo ra sự thay đổi (cid:131) Có các thành viên có năng lực, cam kết và làm việc chăm chỉ (cid:131) Tạo điều kiện cho những người tài năng.

Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học

(cid:131) Môi trường làm việc hợp tác (cid:131) Tiêu chuẩn về sự xuất sắc cao (cid:131) Nhận được sự hỗ trợ và ghi nhận từ bên ngoài (cid:131) Lãnh đạo mạnh mẽ và nguyên tắc.