Bài giảng hệ thống thông tin kế toán: Tổng quan chương 1

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Mục tiêu

• Nắm được cái khái niệm cơ bản về HTTT,

HTTTKT

• Biết được các thành phần của HTTT • Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp • Vai trò của HTTTKT trong HTTT Doanh nghiệp

Nội dung

– Hệ thống (System) – Tổ chức (Organization) – Nguồn lực (Resource) – Quản lý (Management) – Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Các khái niệm

• Hệ thống thông tin: khái niệm, các thành phần,

phân loại

• Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống

• Khái niệm

Mục tiêu

– Là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định

Ví dụ - Câu hỏi??????

Dùng khái niệm hệ thống để phát biểu về các hệ

thống sau:

• Hệ thống giao thông • Hệ thống khuyếch đại âm thanh • Hệ thống điện trong phòng học • Hệ thống kế toán • Hệ thống thông tin kế tóan

– Mục tiêu của hệ thống – Cấu trúc của hệ thống : là sự sắp xếp các thành phần

bộ phận bên trong của hệ thống

– Các yếu tố đầu vào, đầu ra – Môi trường của hệ thống : là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả của hệ thống đó

• Một hệ thống bất kỳ đều có 4 yếu tố cơ bản sau :

Interface Interface

Component Component

Boundary Boundary

Input Input

Output Output

Environment Environment

relationship Inter--relationship Inter

Đường biên và nơi giao tiếp

• Đường biên : nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống con trong tổ chức

• Nơi giao tiếp : Là nơi gặp nhau giữa các đường biên của các hệ thống con. Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.

Hệ thống cha và hệ thống con

• Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và

được gọi là hệ thống con.

• Một hệ thống con cũng có đầy đủ tính chất của một hệ thống

Mục tiêu

Ví dụ - Câu hỏi????

1010

Xác định hệ thống con của các hệ thống sau:  Hệ thống giao thông  Hệ thống kế toán  Hệ thống thông tin kế tóan • Các hệ thống con có phương thức hoạt động khác nhau, thậm chí mục tiêu cũng có thể khác nhau nhưng đều vận động để đạt được mục tiêu chung của hệ thống cha

Tổ chức (Organization)

• Tổ chức là một cấu trúc xã hội ổn định sử

dụng các nguồn lực từ môi trường và xử lý chúng để sản xuất đầu ra.

Tổ chức có phải là hệ thống hay không???

1111

Tổ chức (Organization)

• Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ

các cá thể, đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.

• Giá trị của tổ chức nằm ở các hoạt động của nó. Mỗi hoạt động của tổ chức được khái quát hóa thành một tiến trình

1212

Tiến trình (process)

• Tiến trình là một (hoặc một chuỗi) hành động

tạo ra sự thay đổi đúng như mong muốn.

• Trong tổ chức có 2 loại tiến trình:

– Tiến trình sản xuất là các tiến trình trực tiếp tạo

ra sản phẩm/dịch vụ

– Tiến trình quản lý là các tiến trình hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường tất cả các công việc sản xuất

1313

Nguồn lực (Resource)

• Nhân lực: kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng

và sức lao động

• Công cụ: phương tiện được sử dụng trực

tiếp để thực hiện công việc

Nguồn lực hữu hình (physical resource)

• Phương pháp: quy tắc, quy trình kỹ thuật,

công nghệ

• Thông tin: nội dung mô tả các loại nguồn

lực

• Tiền: mua các loại nguồn lực cần thiết

thông qua thị trường

Nguồn lực ý niệm (conceptual resource)

• Cơ hội: những thời điểm có nhiều thuận lợi

1414

Quản lý (Management)

• Khái niệm:

Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trong việc hoạch định và điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết các vấn đề trong tổ chức

1515

Quản lý (Management)

• Quản lý có 4 yếu tố cơ bản:

1616

– Hướng tới mục tiêu – Thông qua con người – Sử dụng các kỹ thuật, các nguồn lực – Bên trong một tổ chức

Hoạt động quản lý

• Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra

– Vấn đề có cấu trúc :Là các vấn đề thường gặp phải ở cấp kiểm soát hoạt động. Ở cấp này người quản lý được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những chỉ dẫn rõ ràng về cách thực hiện

– Vấn đề bán cấu trúc : Nhiều vấn đề người quản lý cần giải quyết có thể là vấn đề vừa có cấu trúc vừa không có cấu trúc, đó là vấn đề bán cấu trúc

1717

quyết định, nhận thông tin phản hồi, điều chỉnh quyết định… – Vấn đề không có cấu trúc : Là các vấn đề có thể được giải quyết bởi nhiều cách khác nhau nhưng chỉ có rất ít các lựa chọn được cho là tốt nhất

Quản lý (Management)

• Vai trò của người quản lý trong tổ chức

– Vai trò phối hợp: đại diện cho tổ chức (hoặc một bộ phận trong tổ chức) chịu trách nhiệm về sản phẩm, dịch vụ và hoạt động của tổ chức; thuê mướn, huấn luyện, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên; làm cầu nối liên kết các cấp quản lý trong tổ chức; và đại diện cho tổ chức để làm việc với các tổ chức bên ngoài. – Vai trò thông tin: tiếp nhận thông tin, xử lý, và phổ

biến thông tin cho những người cộng sự.

– Vai trò ra quyết định: xác định mục tiêu, hoạch định công việc thực hiện mục tiêu, cấp phát nguồn lực cho công việc và chọn giải pháp thực hiện để hiện thực hóa mục đích của tổ chức

1818

Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Dữ liệu : Mô tả trung thực, khách quan về

đặc tính vốn có của một đối tượng trong thế giới thực (không phụ thuộc vào vấn đề nào) • Thông tin: Dữ liệu đã qua xử lý, có ý nghĩa thiết thực đối với việc giải quyết một hoặc một số vấn đề nào đó

1919

Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

Thế giới thực

Dữ liệu

Thông tin

Nhận biết, đo lường

Suy diễn, trích lọc

“chủ quan”

“trung thực”

Ngữ cảnh

2020

Ví dụ - Câu hỏi????

Dữ liệu hay là thông tin? • Nguyễn Văn A có tổng số điểm thi đại học

là 20

• File Excel tổng hợp điểm của sinh viên • Báo cáo tài chính công ty A năm 2011

2121

Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Đặc điểm của thông tin tốt: – Thông tin phải thích hợp – Thông tin phải kịp thời – Thông tin phải chính xác – Thông tin làm giảm điều chưa rõ – Thông tin chứa yếu tố gây bất ngờ

2222

Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Tầm quan trọng của thông tin đối với tổ

chức – Sự xuất hiện nền kinh tế toàn cầu – Sự chuyển dịch từ nền kinh tế công nghiệp

sang nền kinh tế dịch vụ dựa trên thông tin và tri thức

– Sự chuyển đổi sang cấu trúc quản lý linh hoạt – Sự xuất hiện của các doanh nghiệp số (digital

2323

firm)

Thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức

(James A. Hall, 2007)

2424

Hệ thống thông tin Các khái niệm

• Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và phương thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin trong một tổ chức

• HTTT là tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý và truyền tải dữ liệu và thông tin để đạt mục tiêu. (Ralph M. Stair, 2003)

• Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên máy tính (CBIS – Computer-Based Information Systems)

2525

Hệ thống thông tin Các khái niệm

• Hệ thống thông tin quản lý là một chuyên

ngành đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng, điều hành và phát triển hệ thống thông tin của tổ chức

• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi chung

của tất cả hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc quản lý tổ chức

• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi của một loại hệ thống thông tin chuyên phục vụ cho các nhà quản lý cấp trung

2626

Vai trò của Hệ thống thông tin

• Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh

doanh, sản xuất chính.

• Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh

nghiệp

2727

• Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến

Hệ thống thông tin

• Các thành phần nhìn theo chức năng:

2828

– Bộ phận thu thập thông tin, – Bộ phận kết xuất thông tin, – Bộ phận xử lý – Bộ phận lưu trữ – Bộ phận truyền nhận tin

Hệ thống thông tin

sở vật chất CơCơ sở vật chất Phần cứng máy tính Phần cứng máy tính Viễn thông và mạng Viễn thông và mạng

Phần mềm máy tính Phần mềm máy tính Hệ điều hành Hệ điều hành Phần mềm ứng dụng Phần mềm ứng dụng dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở

ISIS

Quy trình nghiệp vụ Quy trình nghiệp vụ Giao dịch Giao dịch

Môi trường Môi trường

Con Người Con Người

2929

• Các thành phần nhìn theo cấu trúc vật lý:

Hệ thống thông tin Phân loại

Sự phân loại HTTT không có nghĩa là 1 HTTT trong thực tế thuộc về 1 loại duy nhất

3030

Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý

ESS

DSS

MIS

TPS

Cung cấp thông tin toàn diện về tổ chức, phản ánh môi trường bên ngoài cho CEO

Trợ giúp giải quyết vấn đề, mà phần lớn phải dựa vào kinh nghiệm phán đoán của chuyên gia

Thực hiện tự động và ghi vết các giao dịch

Gồm nhiều các kênh thông tin cung cấp thông tin cho người quản lý cấp trung

3131

Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý

3232

Phân loại HTT theo chức năng

HTTT quản lý Nhân lực

HTTT quản lý Sản xuất

HTTT Tài chính – Kế toán

HTTT Tiếp thị - Bán hàng

Phản ánh mọi diễn biến của nguồn vốn/tài sản do quá trình hoạt động

Quản lý dây chuyền sản xuất: Mua sắm vật tư nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân phối

Giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức

XĐ khách hàng cho sản phẩm, cách phát triển sản, khuyến mãi, bán sản phẩm, và duy trì quan hệ với KH

3333

Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin

Tầm hoạch định Tầm hoạch định

Chiến lược Chiến lược

Chiến thuật Chiến thuật

ý ý l l n n ả ả u u q q c c ứ ứ M M

Tác nghiệp Tác nghiệp

Số năm hoạch định cho tương lai: Số năm hoạch định cho tương lai:

3434

ESS: Executive Support System- HT hỗ trợ điều hành MIS: Management Information System-HT thông tin quản lý

DSS: Decision Support - HT hỗ trợ quyết định TPS: Transaction Processing System-HT xử lý nghiệp vụ

Cấp điều hành (cấp cao)

Kế hoạch hoạt động 5 năm

Dự báo ngân sách 5 năm Lập kế hoạch lợi nhuận

Lập kế hoạch nguồn nhân lực

ESS

Dự báo khuynh hướng bán hàng- 5 năm

Cấp độ quản lý (cấp trung)

DSS

Kiển soát hàng tồn kho Lập kế hoạch sản xuất

Phân tích sự phân bố lao động Phân tích chi phí hợp đồng LĐ

Quản lý bán hàng Phân tích bán hàng

Lập ngân sách hàng năm Kế hoạch Đầu tư vốn Phân tích lợi nhuận- giá cả Phân tích chi phí

Cấp độ hoạt động

TPSï

KT tài chính Lập BC thuế  Kiểm toán v.v

Xử lýđ.hàng X.định giá bán Ngh.cứu TT, khuyến mãi

Sử dụng máy móc Sử dụng VL XN kho VL v.v

Thu, chi Chính sách thanh toán cụ thể v.v

Tuyển dụng Huấn luyện Chính sách lương, thưởng v.v

HT TT Sản xuất

HT TT tài chính

HT TT kế toán

HT TT nhân lực

HT TT b.hàng & T.trường

3535

Hệ thống thông tin kế toán

 Hệ

tin thông thống toán kế

3636

(Accounting Information Systerm – AIS) là hệ thống thông tin thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính

Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – AIS)

Doanh nghiệp

Kế toán

HTTT Kế toán

Thực hiện các hoạt động cung cấp hàng hóa dịch vụ có giá trị cho khách hàng

Cung cấp các thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động của DN

Là 1 hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng

3737

Chức năng của HTTT kế toán

• Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt

động hàng ngày của doanh nghiệp

• Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối

tượng bên ngoài

• Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh

nghiệp

3838

• Hoạch định và kiểm soát • Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

Phân loại HTTTKT

1 1

Phân loại theo mục tiêu và đối tượng sử dụng

22 2

3939

Phân loại theo phương thức xử lý

Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Mục tiêu và đối tượng sử dụng

4040

Hệ thống thông tin kế toán tài chính Hệ thống thông tin kế toán quản trị

HTTT kế toán tài chính

1. Mục tiêu

Cung cấp thông tin tài chính bên ngoài DN theo luật định

Phạm vi hệ thống

2. Đầu vào

Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh tế phát sinh

3. Quy trình xử lý

4. Cấu trúc

4141

HTTT kế toán tài chính

Quỹ

Chu trình taøi chính

Dữ liệu

Chu trình doanh thu

TPhẩm

Quỹ

Ch.trình Bc t.chính: soå caùi vaø baùo caùo taøi chính

Dữ liệu

Chu trình chi phí

Chu trình chuyeån ñoåi

Vật liệu

4242

HTTT kế toán quản trị

1. Mục tiêu Cung cấp thông tin bên trong DN theo yêu

cầu quản lý của ban quản lý

Phạm vi hệ thống

2. Đầu vào Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh tế phát

sinh và các thông tin liên quan khác

3. Cấu trúc

4343

So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

 Cả hai

loại kế tóan đều có mối quan hệ chặt chẽ với thông tin kế tóan, đều nhằm vào việc phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đều quan tam tới doanh thu, chi phí và sự vận động của tài sản, tiền vốn

 Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ về số liệu thông tin. Các số liệu của kế toán tài chính và kế toán quản trị đều xuất phát từ chứng từ gốc. Một bên phản ánh thông tin tổng quát, một bên phản ánh thông tin chi tiết

 Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ trách nhiệm của

nhà quản lý

4444

 Cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính

 Cung cấp thông tin phục vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

 Đối

 Đối tượng sử dụng thông tin về kế toán quản trị là : Các nhà quản lý doanh nghiệp( hội đồng quản trị, ban giám đốc_

tượng sử dụng thông tin về kế tóan tài chính là: các nhà quản lý doanh nghiệp và các tượng bên ngòai đối doanh nghiệp (nhà đầu tư,ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê

4545

 Kế tóan tài chính phản ánh thông tin xảy ra trong quá khứ đòi hỏi có tính khách quan và có thể kiểm tra được. Thông tin chỉ được theo dõi dưới hình thái giá trị

 Kế toán quản trị nhấn mạnh đến sự thích hợp và tính linh hoạt của số liệu, thông tin được tổng hợp phân tích theo nhiều góc độ khác nhau. Thông tin ít chú trọng đến sự chính xác mà mang tính chất phản ánh xu hướng biến động, có tính dự báo vì vậy thông tin kế tóan quản trị phục vụ cho việc đánh giá và xây dựng các kế hoạch kinh doanh, thông tin được theo dõi dưới hình thái giá trị và hình thái hiện vật

4646

 Kế tóan tài chính phải

 Kế tóan quản trị không có tính bắt buộc, các nhà quản lý đuợc toàn quyền quyết định và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu và khả năng quản lý của doanh nghiệp

tôn trọng các nguyên tắc kế toán được thừa nhận và sử dụng phổ biến, nói cách khác KTTC phải đảm bảo tính thống nhất theo các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán nhất định để mọi người có cách hiểu giống nhau về thông tin kế toán đặc biệt là báo cáo TC và KTTC phải tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành đặc biệt là những yêu cầu quản lý tài chính và các yêu cầu của xã hội thông qua việc công bố những số liệu mang tính bắt buộc

4747

 Phạm vi

từng

trên

lý

thông tin của Kế tóan tài chính liên quan đến việc quản lý tài chính trên qui mô tòan doanh nghiệp

xưởng

 Phạm vi thông tin Kế tóan liên quan đến việc quản trị bộ quản phòng phận(phân ban) cho đến từng cá nhân có liên quan

 Kế tóan tài chính có kỳ lập báo cáo thông thường là : quí, năm

tháng,

 Kế tóan quản trị có thể lập báo cáo từng thời điểm, không có qui định bắt buộc, có kỳ lập báo cáo nhiều hơn tuần, : quí, năm , ngày

4848

Phân loại HTTTKT

Phương thức xử lý

Hệ thống thông tin kế toán thủ công

4949

Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính

Yêu cầu của thông tin kế toán

• Phù hợp: phù hợp với việc ra quyết định

• Tin cậy: Có khả năng xác nhận, không sai sót,

chính xác, trung lập,

• Đầy đủ: không bỏ sót các khía cạnh quan trọng

• Đúng thời điểm: Được cung cấp khi cần thiết

5050

• Có thể hiểu: Được trình bày có thể hiểu được

AIS thủ công và AIS trên nền máy tính

• AIS thủ công

Chứng từ

Sổ nhật ký

Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài chính

Ghi sổ nhật ký

Quá trình SXKD

Sổ cái

Chuyển sổ cái

Báo cáo tài chính

Lập báo cáo

5151

AIS thủ công và AIS trên nền máy tính

• AIS trên nền máy tính

Chứng từ

Nhập liệu

Sự kiện của quá trình SXKD

Cácdữ liệu liên quan đến hoạt động

Truy xuất thông tin theo yêu cầu

Các tập tin lưu trữ dữ liệu

Thông tin theo yêu cầu

5252

Các đối tượng sử dụng HTTTKT

• Người sử dụng trực tiếp • Nhà quản lý • Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán • Kiểm toán viên • Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế (Theo IFAC, Guideline 11, “Information Technology

5353

in the Accounting Curriculum, 1995)

Tương lai của HTTT Kế toán

• HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý

nghiệp vụ

• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các

dữ liệu phi tài chính

• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế

toán

• HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning) trong doanh nghiệp

5454

• Đối phó nhiều rủi ro phát sinh