Bài giảng chuyên đề: Kỹ năng quản lí theo quá trình - MBP

ể

ỹ K  năng ki m soát quá trình­ MBP

Part 1 Dành cho nhà qu n lýả

ờ ớ

ệ

L i gi

i thi u

2

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ụ

M c đích

ứ

ẽ

ạ

ệ Khi nghiên c u tài li u này, s  giúp b n:

ế ậ

ượ

ươ

ể

 Thi

t l p đ

c ph

ng pháp ki m soát theo quá trình.

ư ổ

ủ ụ

ạ

ả

 Ph

ướ

ẫ

ẫ

ươ ng pháp setup các lo i tài li u qu n lý nh  s  tay, th  t c,  ị quy đ nh, h

ệ ể ng d n, bi u m u…

Ự

Ệ

XÂY D NG CÔNG NGH  SETUP QUÁ TRÌNH

ồ

ề ị

ứ

ầ

ầ

ệ ể

 Tài li u g m 2 ph n: Ph n 1 v  đ nh nghĩa.., cách th c thi ầ

ệ

ủ

ệ

ể

ệ

ể

ậ

ộ

ế ậ t l p  ệ và ki m soát quá trình. Ph n 2 dành cho các tài li u khác (h   ồ ố th ng tài li u c a DN, ki m soát tài li u b  ph n, ki m soát h   s )./.ơ

3

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

Ề

1/ KHÁI QUÁT CHUNG V  MBP

1.1 Khái ni m:ệ

1.1.1Quá trình:

ẩ

ị ậ

ệ ẫ

ươ

ợ

ể ng tác đ

ạ ộ ầ

ế

ầ

+ Đ nh nghĩa 1: Theo tiêu chu n ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình  là t p h p các ho t đ ng có quan h  l n nhau và t bi n đ u vào thành đ u ra.

ị

ắ

ậ

ơ

ợ

ạ ộ ầ

ử ụ

ầ

ộ ể

ọ ạ ọ + Đ nh nghĩa 2: Ng n g n h n, m i ho t đ ng hay t p h p ho t  ể ế ồ ự đ ng s  d ng các ngu n l c đ  bi n đ u vào thành đ u ra có  ư ộ th  xem nh  m t quá trình.

4

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ươ

ả

1.1.2 Ph

ng pháp qu n lý MBP

ả

ươ

ng pháp qu n lý theo quá trình

ươ

ng pháp  ạ ộ

ệ

ả

Ph (management by process) là ph ạ ự qu n lý d a trên vi c phân lo i các ho t đ ng  theo các quá trình.

5

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ầ

ả

ổ

1.1.3 Yêu c u qu n lý quá trình trong t ch c:ứ

ả ạ

ỗ

 M i quá trình ph i t o ra GTGT.

ế

 Cách ti p c n theo quá trình. ậ

ứ

ả

ỗ

 Qu n lý chu i cung  ng n i b . ộ ộ

ệ ố

ế

ậ

 Cách ti p c n theo h  th ng các quá trình

6

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ệ

1.2 Phân bi

t MBP và MBO

ế

ả

ậ

ả

 Hi n nay các nhà qu n lý đang ti p c n qu n lý theo hai

ệ ướ

h

ng chính là:

ụ

ả

+ Qu n lý theo m c tiêu (management by object – MBO).

ả

+ Qu n lý theo quá trình – MBP.

ư

ấ ề ử ụ

ố

ng pháp

 V n ch a có quan đi m th ng nh t v  s  d ng ph ể ả ơ

ươ ể ế

ệ

ậ

ươ

ẫ ư ả qu n lý nào hi u qu  h n, nh ng chúng ta có th  ti p c n  ả ng pháp này qua b ng so sánh sau đây. hai ph

7

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ả

B ng so sánh MBO – MBP.

Tiêu chí so sánh

MBO

MBP

ế

ả

ả

ụ

ệ K t qu  công vi c

ả + Đ m b o theo m c tiêu  đ  ra.ề

ượ ư ả

ụ

ệ

ả

ể c công  + Ki m soát đ ệ ư ế t, nh ng ch a  vi c chi ti ả ắ ch c đã đ m b o m c  tiêu. + Hi u năng ệ + Làm vi c đúng.

ườ

ấ

ườ ử ụ

ấ

ả

ả ng là qu n lý c p

Ng

i s  d ng

ng là qu n lý c p cao

ấ

ấ

ườ ấ

Th trung và c p th p

ệ + Hi u qu + Làm đúng vi c.ệ Th và c p trung

Ư ể

ậ ợ

u đi m

i cho công vi c  ặ

i cho công vi c  ụ ị

ệ Thu n l khó xác đ nh m c tiêu.

ệ ậ ợ Thu n l ể khó ki m soát ho c đo  ườ ng. l

8

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ủ

ụ

1.3 Ý nghĩa c a áp d ng MBP:

ệ ố

ự

ụ

ệ

ố

ộ

ụ 1.3.1 Xây d ng các tài li u ph c v  cho DN m t cách h  th ng, th ng

nh t. ấ

ượ

ự

ệ

ế

ệ

ệ t vi c th c hi n công vi c thông qua vi c xây

c chi ti

ể 1.3.2Ki m soát đ ồ ự

ư

ể

ể

ị

ệ d ng l u đ  quy trình, xác đ nh các đi m ki m soát…

ả

ố

ụ

ệ

ị

1.3.3 Qu n lý t

t các công vi c khó xác đ nh m c tiêu.

ị

ế

ủ

ầ

1.3.4 Xác đ nh chi ti

t nhu c u c a khách hàng, phân tích quy trình hành

vi.

ự

ư

ả

ẩ

ẩ

1.3.5 Xây d ng, chu n hoá dòng l u thông s n ph m hay thông tin trong

DN.

9

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ủ

1.3 Ý nghĩa c a MBP (tt)

ộ

ữ

ụ

ệ 1.3.6 M t trong nh ng nhi m v  quan tr ng nh t c a  ữ

ấ ủ ữ

ỏ

ộ

ọ  nh ng “giao l ” thông tin gi a các

ậ

ộ

ớ

MBP là làm sáng t b  ph n hay nhân viên v i nhau.

ả

ộ

ụ ấ ượ

ắ 1.3.7 Áp d ng MBP là m t trong 8 nguyên t c qu n lý  ng theo mô hình ISO 9001:2000:

ch t l

ướ

 H ng vào khách hàng – Customer Focus.

ự

 S  lãnh đ o – Leadership. ạ

10

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ủ

1.3 Ý nghĩa c a MBP (tt)

ự

ủ

ọ

ườ

Có s  tham gia c a m i ng

i – Involvement of people.

ế

ậ

Cách ti p c n theo quá trình – Proces approach.

ế

Cách ti p c n theo h  th ng ­ System approach to  ệ ố ậ management.

ả ế

ụ

C i ti n liên t c – Continual improment.

ự ệ

ế ị

ự

Quy t đ nh d a trên s  ki n – Fatual approach to decision  making.

ợ ớ

ứ

i v i nhà cung  ng – Mutually beneficial

Quan h  h p tác có l ệ ợ supplier relationship.

11

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ệ ố

ủ

ệ

ầ

1.4 Yêu c u c a h  th ng tài li u

ệ

ượ

ệ

ẩ c chu n hoá. ừ

ệ ố ượ

quá trình

ử

ữ

c h  th ng tài li u hi n hành thông t ỉ

 T o thành h  th ng tài li u cho DN đ ạ  Ki m soát đ ệ ể ạ

ệ

ệ ố ố ư so n th o, phân ph i, l u tr , ch nh s a.. ướ

c khi ban hành.

ế

ậ ự

ệ

ơ ử ụ

ả ả ả

t.

ệ

t.

ừ

ả  Phê duy t tài li u tr ệ  Xem xét, c p nh t l ậ ạ ầ i khi c n thi t.  Đ m b o s  nh n bi ậ ả ổ ủ ế t các thay đ i c a tài li u.  Đ m b o tài li u có s n n i s  d ng. ệ ẵ ả  Đ m b o tài li u luôn rõ ràng, d  nh n bi ậ ế ễ ệ ả  Tài li u có ngu n g c bên ngoài đ ế ậ ượ ố ồ c nh n bi  Ngăn ng a s  d ng vô tình các tài li u l ờ ệ ỗ ử ụ i th i.

12

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ụ

ệ

1.5 Khó khăn trong vi c áp d ng MBP:

ệ

ổ

 H  th ng tài li u không đ  đ  ki m soát (SL). Ch  y u là do t ủ ể ể

ệ ố ứ

ư

ệ

ệ

ủ ế ch c ch a có kinh nghi p trong vi c set up quy trình.

ệ ố

ệ

ơ

 N i dung c a h  th ng tài li u quá s  sài. Các tài li u không  ệ

ạ ộ

ự

ễ

ễ

ộ ả

ủ ủ

ph n ánh đ  các ho t đ ng th c ti n đang di n ra.

ẫ

ể

ể

ủ

 Quá ít bi u m u. Bi u m u s  là h  s  ph n ánh các ho t đ ng  ẽ ẫ

ồ ơ ẽ ẫ ả

ả ế ế

ườ ấ

ệ

ạ ộ ng và  i quy t tranh ch p hay vi

ẫ ể c a nhân viên. Quá ít bi u m u s  d n đ n khó đo l ệ ả đánh giá hi u qu  công vi c, khó gi ph m.ạ

13

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ụ

ệ

1.5 Khó khăn trong vi c áp d ng (tt):

ự ế

ạ ộ

ư

ệ

ụ  ho t đ ng không áp d ng nh  tài li u đã quy

 Th c t ị đ nh.

ể ể

ớ ỗ

ượ

 H  th ng tài li u quá nhi u. Công ty không th  ki m  ề ờ i th i.

ệ ệ c tài li u m i, l

ệ ố soát đ

ả ế

ạ ệ ố

ệ

 Không ti n hành c i ti n, xem xét l

i h  th ng tài li u

ộ

ờ

ế sau m t th i gian.

ạ ệ

ệ

 B nh gi y t

ấ ờ  ngo i l ?

14

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LI UỆ

ệ

ệ ả

ọ

ồ ơ ệ ệ t tài li u – h  s : 2.1 Khái ni m và phân bi ượ ữ c ban hành  + Tài li u là nh ng văn b n đ ả ứ ổ  ch c ph i tuân  mà m i thành viên trong t theo.

ề ệ

ứ

ự

ệ

ằ

+ H  s  là b ng ch ng v  vi c th c hi n theo

ồ ơ tài li u.ệ

15

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ồ ơ

ệ

ệ

2.1 Khái ni m tài li u h  s  (tt):

ồ

ạ

ệ

ẫ

 Các lo i tài li u bao g m: ổ + S  tay. ủ ụ + Th  t c. ị + Quy đ nh. ẫ ướ + H ng d n. ể + Bi u m u…

ụ ồ ơ

ạ

ả

 Ví d  h  s : biên b n vi ph m.

ệ

ỉ

 Trong ph n I, ch  xem xét đ n quy trình setup các tài li u là  ế

ầ ủ ụ

các th  t c.

16

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ướ

ế ậ

Ủ Ụ

2.2 Các b

c thi

t l p TH  T C

ầ

ệ

ệ

ệ

c công vi c.

ệ ệ

ể

ả

ẫ

ị

 Xác đ nh nhu c u. ị  Xác đ nh m c đích. ụ ị  Xác đ nh ph m vi. ạ ị  Xác đ nh s  b ố ướ ị c công vi c.  Xác đ nh các đi m ki m soát. ể ể ị  Xác đ nh ng ườ ị ự i th c hi n.  Xác đ nh tài li u ph i tuân theo và h  s . ồ ơ ả ệ ị  Xác đ nh ph ướ ị ươ ể ng pháp ki m soát các b  Xác đ nh các đi m c n ki m tra th  nghi m. ử ệ ể ầ ị ể  Mô t ướ ả ả ễ i các b /di n gi c công vi c.  Hoàn thi n ph n đ nh nghĩa, tài li u tham kh o, bi u m u kèm  ầ ệ

theo.

17

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ầ

ị 2.2.1 Xác đ nh nhu c u

ẩ

ệ ố ủ

ấ

ả

 Áp d ng tiêu chu n m i. ớ ụ  Tái c u trúc. ấ  Nâng c p h  th ng. ấ  Do yêu c u c a các c p qu n lý… ầ

18

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ụ

ị 2.2.2 Xác đ nh m c đích:

ị

ườ

 Xác đ nh b n ch t c a quy trình là gì? Thông th

ng là

ủ

ấ ủ ả GTGT c a quy trình.

ủ ổ

ụ

ủ

ầ

 Quy trình c n tuân th  các m c tiêu/chính sách c a t

ứ  ch c

ntn?

ộ

ướ

ệ

ươ

ể

ng pháp ki m

 Ý nghĩa: toàn b  các b ờ ạ

ấ

ầ

c công vi c, ph ẽ ự

ụ

soát, t n su t, th i h n s  d a trên m c đích setup quy trình.

ụ

ủ

ị

 VD: Xác đ nh m c đích c a quy trình book xe?

19

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ủ ụ

ủ

ạ

2.2.3 Ph m vi c a th  t c:

ượ

ư  nh

 Ph m vi th  t c đ ỉ

ự ng t ả

ủ ụ ề

ạ ể ươ c hi u t ộ ủ ạ ph m vi đi u ch nh c a m t văn b n pháp  lu t.ậ

ề

ể

 Ph m vi đi u ch nh có th  là toàn b  t ỉ ậ

ộ

ạ ứ ờ

ự

ộ ổ   ch c, theo b  ph n, theo cá nhân, theo  th i gian, không gian, lĩnh v c…

20

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ủ ụ

ủ

ạ

2.2.3 Ph m vi c a th  t c: tt

Ví d :ụ

ụ I/ M c đích: ………

ụ

ệ

ế

ế

ả

i quy t khi u n i c a khách

ộ ệ ố

ố ớ

ủ

ạ II/ Ph m vi: ạ ủ ủ ụ Th  t c này áp d ng cho vi c gi hàng đ i v i toàn b  h  th ng nhà hàng c a công ty.

ị

III/ Đ nh nghĩa: ………………..

21

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ị

ố ướ

ệ c công vi c trong

2.2.4 Xác đ nh s  b quy trình:

ệ ệ ẩ ị  Hi n nay không có quy chu n cho vi c xác đ nh

ướ ợ bao nhiêu b ệ c công vi c là h p lý.

ướ  Th c t , m t quy trình có th  t c, tuy

ộ ừ 5 – 20 b ợ ướ ự ế nhiên nên t ể ừ c là phù h p. 8­15 b

ề

ế ế ắ ố ẽ ẫ ướ c s  d n đ n r c r i  ẽ ẫ ượ ạ i thì s  d n đ n  c l

22

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

 Quy trình có quá nhi u b ể ệ trong vi c ki m soát, ng ủ ể ể không đ  đ  ki m soát.

ố ướ

ệ c công vi c trong

ị 2.2.4 Xác đ nh s  b quy trình:(tt)

ướ

ự

ế

ầ

ộ

c trong m t quy trình, c n d a vào các y u

ể Đ  phân tích các b ố  sau: t

ế ố

ủ

ữ

ầ

ồ

Input: đ u vào c a quy trình g m nh ng y u t

nào?

ế ố

ủ

ủ

ầ

ấ

ồ

Output: đ u ra c a quy trình g m c u thành c a các y u t nào? GTGT là gì?

ế

ươ

ể

ấ

Ti p theo dùng ph

ề ng pháp 5W1H và 5M đ  làm rõ v n đ .

23

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ố ướ

ệ c công vi c trong

ị 2.2.4 Xác đ nh s  b quy trình:(tt)

ươ

ị

ươ

Ph

ng pháp 5W1H:

ng pháp 5M (xác đ nh

ồ ự

i.ườ

ự

ươ

ng pháp

ự

 What? Là gì?  Why? T i sao? ạ  Who? Ai th c hi n… ệ  When? Khi nào?  Where?  Ở  đâu?  How? Làm th  nào th c  ế

Ph các ngu n l c): Man: con ng Money: Tài chính. Machine: Máy móc. Material: Nguyên v t ậ li u.ệ Method: Ph làm vi c.ệ

hi n.ệ

24

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ố ướ

ệ c công vi c trong

ị 2.2.4 Xác đ nh s  b quy trình:(tt) – case study

ố ướ

ụ

ị

ủ

 Ví d  xác đ nh s  b

ệ c công vi c c a quy

trình book xe.

25

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ị

ể

ể

ự ị

ể ủ ệ ệ ứ ể ả

2.2.5 Xác đ nh đi m ki m soát:  Vi c xác đ nh các đi m ki m soát chính là th c  ể ị hi n ch c năng ki m tra c a nhà qu n tr .

ề ướ ệ  V  nguyên t c có bao nhiêu b ắ

ể

ủ ẽ c công vi c, s   ư ứ ế ậ ỉ ch c ch  thi t l p

ấ ồ ự ể ể ọ ể có b y nhiêu đi m ki m soát, nh ng do các  ậ ổ ngu n l c không đ , do v y t ế các đi m ki m soát tr ng y u.

ế ắ  Các đi m ki m soát tr ng y u tuân theo quy t c  ọ

26

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ể ể Pareto 80/20.

ị

ườ

ự

ệ

2.2.6 Xác đ nh ng

i th c hi n.

ả

ệ ậ

ị ự

ộ

ầ c công vi c, c n ph i xác đ nh  c đó do b  ph n/cá nhân nào th c

 M i b ỗ ướ ướ b hi n.ệ

ề

ầ

ị

 Có nhi u quy trình, c n xác đ nh ch t ch   ẽ

ặ ườ

i

ườ ụ

ơ ự

ệ

h n qua: ng th c hi n ph , ng

ệ ự i th c hi n chính, ng ườ ỗ ợ i h  tr .

27

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ể

ị

ả 2.2.7 Xác đ nh b ng ki m soát quá  trình.

ả

ể

 B ng ki m soát quá trình là m t tài li u

ụ

ụ

ệ

ễ

ộ ả riêng, ph c v  cho vi c di n gi

ệ i quá trình.

ứ

ề ổ

 Nhi u t

ể ệ ố

ư ệ ỉ

ả  ch c đ a b ng ki m soát quá  ư ủ ộ trình là m t tài li u c a h  th ng, nh ng  ụ ỗ ợ ứ ề ổ nhi u t  ch c ch  coi nó là công c  h  tr   ệ cho vi c setup quá trình.

28

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ể

ả

ị

2.2.7 Xác đ nh b ng ki m soát quá trình.  (tt)

ể

ể Đi m ki m soát

Thi

i ườ

H  sồ ơ

Stt Công  đo nạ

ế ị ử t b  s   d ngụ

T n ầ su tấ

ng

Ng th c ự hi nệ

ứ M c qui  đ nhị

Đo  ngườ l

Công  nghệ

Tài  li u ệ ướ h d nẫ

Đ c ặ tính/ thông  số

29

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ị

ươ

ử ng pháp th

2.2.8 Xác đ nh ph nghi mệ

ụ ủ ị

ử ự ẩ

 M c đích c a th  nghi m là xác đ nh xem các  ệ ề ệ ệ công vi c có th c hi n đúng theo tiêu chu n đ   ra hay không?

ạ

ử ả ấ ủ ấ ươ ộ  Pre – test. Đây là giai đo n làm th , s n xu t th ,  ử ng

ệ ể m t trong các đi m quan trong nh t c a ph ử pháp th  nghi m.

30

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ự ệ  Test trong quá trình th c hi n.

ươ

ử ng pháp th

ị 2.2.8 Xác đ nh ph ệ nghi m (tt).

ể

Stt Công đo nạ

ể Đi m ki m soát

T n ầ su tấ

H  ồ sơ

t ế Thi ị ử b  s   d ngụ

ng

Đ c ặ tính/ thông số

M c ứ qui  đ nhị

Tài  li u ệ ướ h d nẫ

Ngườ i  ki m ể tra

31

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ả

2.2.9 Mô t

quy trình:

ả ụ ể ướ  Là mô t c  th  các b c trong quy trình.

ứ ự ệ ướ  Cách th c th c hi n các b ệ c công vi c ntn?

ợ ự ễ i cách th c (how) th c

ứ ộ ệ ầ

32

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ệ ng h p vi c di n gi ứ ạ ẫ ự ệ  Tr ườ ả ệ hi n quá ph c t p, dài…thì c n m t tài li u riêng  ể ướ đ  h ng d n th c hi n.

ệ

ể

ẫ

ị 2.2.10 Hoàn thi n đ nh nghĩa, bi u m u  kèm theo.

ị

ả

 Đ nh nghĩa (ph n III): gi

i thích ý nghĩa các  ả

ữ

ừ

ễ

i các t

ầ thu t ng  trong quy trình, di n gi vi

ậ ế ắ t t

t.

ẫ

ễ

ị

ầ ể

ẫ

ồ

 Bi u m u kèm theo (ph n VI): xác đ nh  ữ quy trình g m nh ng bi u m u nào kèm  theo, mã s ???ố

33

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ủ ụ

ủ

ấ

2.3 C u trúc c a th  t c:

ủ ụ

ủ

ấ

ồ

C u trúc c a th  t c g m:

ổ

ệ

ộ

ầ

ủ

ệ

ồ

ị ộ

ệ

ả

ể

2.3.1 Header – Footer. 2.3.2 Trang bìa. ể 2.3.3 Trang theo dõi ki m soát thay đ i tài li u. 2.3.4 Ph n n i dung chính c a tài li u g m: ụ + M c đích. ạ + Ph m vi: + Đ nh nghĩa: + N i dung: + Tài li u tham kh o. ẫ + Bi u m u kèm theo.

34

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

2.3.1 Header – Footer:

ầ

 Ph n Header: Logo cty

Mã s :ố Ngày ban hành:

ầ ố

L n soát xét: S  trang:

ầ

 Ph n Footer:

35

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

Tên tài li uệ

2.3.2 Trang bìa

Tên tài li uệ

36

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ạ ả Phê duy tệ Xem xét So n th o

ử

ệ

ầ

ỉ

2.3.3 Ph n theo dõi ch nh s a tài li u:

ộ

ộ

ỉ

N i dung cũ

ớ N i dung m i

Stt

ỉ

ụ M c ch nh  ử s a/Trang  ử ch nh s a

37

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ầ

ộ 2.3.4 Ph n n i dung chính:

ụ ầ ị  Ghi ph n m c đích, ph m vi, đ nh nghĩa vào tài  ạ

li u.ệ

ủ ế ệ ẽ ộ  Xây d ng n i dung cho tài li u (ch  y u là v  và

ư ồ ự ả ư ễ di n gi i l u đ ) nh  sau:

ễ ả ư ệ ( ghi chú: các ký hi u di n gi

ủ ệ ẫ ồ ự i l u đ  th c hi n  ạ ng d n biên so n tài li u c a

38

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ệ ướ ủ ụ theo th  t c và h công ty)

ễ

ể

ộ

ồ

ầ 2.3.4 Ph n n i dung chính (tt): Bi u di n  ư l u đ  quá trình

ồ

ứ

ộ

ồ

ệ ễ

ướ

ư c trong quy

 Hình th c 1: g m có 03 c t: trách nhi m,  ệ ồ ẽ ồ ơ ư l u đ , tài li u/h  s . Sau trang l u đ  s   ả ấ ế đ n ph n di n gi i các b trình.

ả

 Hình th c 2: Thêm ph n mô t ả

ầ ướ

ứ ễ

ằ

nh m di n gi

quy trình  c trong quy trình.

i các b

39

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ứ

ể

ế ợ ồ ơ

ệ

ộ

 Hình th c 3: K t h p các ki u trên, có th   ể tách tài li u/h  s  thành hai c t riêng.

ầ

ộ

ứ

2.3.4 Ph n n i dung chính (tt): Hình  th c #1:

ồ ồ ơ L u đư ệ Tài li u/h  s

Diễn giải lưu đồ

40

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ự ệ Trách nhi m ệ th c hi n

ầ

ộ

ứ

2.3.4 Ph n n i dung chính (tt): Hình  th c #2:

ồ ả L u đư quy

ự Mô t trình

41

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

Trách  ệ nhi m th c  hi nệ Tài  ồ ệ li u/h   sơ

ộ

ệ

ả

ầ 2.3.4 Ph n n i dung chính (tt):  Tài li u tham kh o

ệ

 Ghi rõ tên tài li u mã tài li u mà nó tham

ế ớ

ủ

ầ

ệ i/ph i tuân th  theo trong ph n tài

ả ả

chi u t ệ li u tham kh o.

ệ

ả

 Các tài li u tham kh o th

ơ

ườ ệ ự  c p cao h n, hi u l c cao h n ho c

ậ ủ

ướ

ệ ở ấ li u  ả là văn b n pháp lu t c a nhà n

ng là các tài  ặ ơ c.

42

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ầ

ộ

ệ

ả

2.3.4 Ph n n i dung chính (tt):  Tài li u tham kh o (tt)

Ví d :ụ ộ IV/ N i dung: ……………………………………………….

ả

ệ

ợ

, 1989.

ộ ưở

ướ

ẫ

ng 1989 h

ng d n

ủ ệ

V/ Tài li u tham kh o:  Pháp l nh h p đ ng kinh t ệ ồ ế  Ngh  đ nh 17/HDBT c a h i đ ng b  tr ộ ồ ị t thi hành pháp l nh kinh t

ế .

ố

ị ế chi ti ổ

 S  tay kinh doanh mã s : HB/ST­02.

ồ ơ VI/ H  s :

43

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ầ

ể

ẫ

ộ 2.3.4 Ph n n i dung chính (tt): Bi u  m u kèm theo

ệ ọ

 Bi u m u là m t trong nh ng tài li u quan tr ng  ả ẫ ể ấ ủ ữ ộ ệ ố nh t c a h  th ng qu n lý.

ể ẫ ệ  Khi bi u m u ch a đ c s  d ng, nó là tài li u,

ư ư ượ ượ ử ụ nh ng khi đã đ ử ụ ồ ơ c s  d ng, nó là h  s .

ồ ơ  Theo ISO 9000:2000 (2.7.2) thì h  s  là nh ng

ứ

ệ ạ ộ ượ ự ế ệ ữ ề ả ạ ằ c th c hi n hay k t qu  đ t

44

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ấ tài li u cung c p b ng ch ng khách quan v  các  ho t đ ng đã đ đ c.ượ

ầ

ể

ộ

ụ

ẫ

2.3.4 Ph n n i dung chính (tt): Bi u  m u kèm theo (tt) – Ví d

ệ

ả

V/ Tài li u tham kh o: …….

ể ế

ạ

ậ

ế ổ

ợ

ẫ VI/ Bi u m u kèm theo:  Phi u ghi nh n khi u n i khách hàng mã  ế ố s : HB/TT­02/BM01.  Phi u t ng h p ý ki n khách hàng, mã s :  ố ế

HB/TT­02/BM02.

45

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ủ ụ

ệ

ể 2.4 Th  t c ki m soát tài li u

ệ

ủ ụ ủ ụ

ộ ẩ

ộ

 Th  t c ki m soát tài li u là m t trong 6  ể ắ th  t c b t bu c theo tiêu chu n ISO  9001:2000.

ụ

ủ

ự

ệ ệ

ẩ

ươ

 Ngoài ra, m c đích c a vi c xây d ng th   ủ ệ ụ ể t c ki m soát tài li u là vi c chu n hoá  ng pháp MBP. ph

46

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ủ

ể

ầ

2.4.1 Các yêu c u c a ki m soát tài  li u:ệ

ệ ệ ấ ả ướ  Lãnh đ o cao nh t ph i phê duy t tài li u tr c

ạ khi ban hành.

ệ ậ ầ ế  Xem xét, c p nh t tài li u khi c n thi ậ t.

ự ế ượ t đ

 Đ m b o nh n bi ả ệ ử c s  thay đ i và tình  ệ ậ ổ ả ạ ủ ổ tr ng s a đ i hi n hành c a tài li u.

ẵ ạ ệ ả ợ  Đ m b o tài li u thích h p có s n t ơ ử i các n i s

47

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ả d ng.ụ

ủ

ể

ầ

2.4.1 Các yêu c u c a ki m soát tài  ệ li u: (tt)

ễ ệ ậ ả ả ế  Đ m b o tài li u luôn rõ ràng, d  nh n bi t.

c

 Đ m b o tài li u có ngu n g c bên ngoài đ ượ ố ố ủ ệ ệ ồ t và vi c phân ph i c a chúng đ ượ c

ả ả ế ậ nh n bi ể ki m soát.

ừ ệ

i  ế ế ờ

48

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ệ ụ ượ  Ngăn ng a vi c s  d ng vô tình các tài li u l ệ ỗ ử ụ ấ ợ ậ th i và áp d ng d u hi u nh n bi t thích h p n u  ữ ạ i vì m c đích nào đó.  l chúng đ ụ c gi

ệ

ể

ể

ẫ

2.4.2 Các bi u m u ki m soát tài li u:

ệ

ế

ề

ấ

ả

  Phi u đ  xu t so n th o tài li u m i. ớ ạ

ệ

ề

ế

ổ

  Phi u  đ  xu t thay đ i tài li u. ấ

ụ

ệ

  Danh m c tài li u.

ệ

ố

  Danh sách phân ph i tài li u .

ệ

ả

ổ

  B ng theo dõi thay đ i tài li u.

ụ

ệ

ế

ề

ấ

  Phi u đ  xu t áp d ng tài li u bên ngoài.

49

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ướ

ệ

ạ

ẫ

ả

2.4.3 h

ng d n so n th o tài li u.

ủ ụ ể ệ ệ  Là tài li u kèm theo th  t c ki m soát tài li u.

ướ ẫ ế ệ ả  H ng d n chi ti ạ t quá trình so n th o tài li u.

ể ơ  N i dung quy đ nh: c  ch , fonts, l ị , các bi u

ề ứ ệ ồ

ệ ề ấ ữ ộ ố ư ượ ng trong l u đ , mã s , hình th c tài li u, quy  t ị đ nh v  đóng d u tài li u…

50

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

Ầ Ế ­­­­­H T PH N I­­­­­

MANAGEMENT BY PROCESS

ủ

ệ

ệ

ậ

ể ể

Bu i 2:ổ ộ ệ ố II ­  Các tài li u thu c h  th ng tài li u c a công ty. ộ ủ ệ III ­ Ki m soát tài li u c a b  ph n. ồ ơ IV ­ Ki m soát h  s .

Ố

Ủ

Ầ

Ệ

PH N II: H  TH NG TÀI LI U C A DN

Ệ S  tayổ

 C p 1ấ

Th  t củ ụ

 C p 2ấ

ẫ

ị

ệ ướ H ng d n công vi c, ẩ Quy đ nh, tiêu chu n

 C p 3ấ

ồ ơ

ể

ẫ Bi u m u/h  s

 C p 4ấ

52

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ệ

ả ệ ố

ệ ố B ng so sánh h  th ng tài li u DN và  ậ h  th ng pháp lu t

ệ

ậ Hi n pháp/lu t

S  tayổ

ị

ị Ngh  đ nh

Th  t củ ụ

ẫ

ư

ẫ

ỉ

Thông t

ị ướ /Ch  th /H ng d n

ị

ệ ướ H ng d n công vi c, ẩ Quy đ nh, tiêu chu n

ả

ẫ

ồ ơ

ể

M u văn b n

ẫ Bi u m u/h  s

ả

ấ

ự

ệ

ự ệ ố

ậ

ệ ố B n ch t xây d ng h  th ng tài li u là xây d ng  h  th ng pháp lu t cho DN.

53

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ễ Di n gi

ả i

ệ ự ẽ ệ ơ  Tài li u c p cao s  có hi u l c cao h n tài li u

ấ ấ ệ ấ c p th p.

ả ổ ị ướ i s  tay là các quy trình, quy đ nh, h ng

 Di n gi ễ d n.ẫ

ệ ẫ ộ ớ  Bi u m u luôn ph i đi kèm v i m t tài li u nh :  ư

ể ủ ụ ị ướ ả th  t c, quy đ nh, h ẫ ng d n…

54

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ạ ệ ớ ệ ố ậ  Ngo i l so v i h  th ng pháp lu t.

1. S  tayổ

ổ ấ ượ 1.1 Khái ni m:ệ + Theo ISO 9000:2000, s  tay ch t l

ấ ữ ấ

ấ ượ ả

ệ ng là tài li u  ả ộ cung c p nh ng thông tin nh t quán, cho c  n i  ề ệ ố ộ b  và bên ngoài, v  h  th ng qu n lý ch t l ng  ủ ổ c a t ứ  ch c.

ể ổ ẩ + Theo cách hi u thông th

55

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ạ ộ ườ ng s  tay là c m nang  ự ộ ho t đ ng cho m t lĩnh v c nào đó.

ụ

ủ

ổ

1.2 M c đích c a s  tay:

ệ

i thi u cho các bên liên quan: khách

ố

 Cung c p thông tin gi ớ ấ ế ượ ổ hàng, c  đông chi n l

c, Ban Giám đ c…

ế

ứ ạ

ụ

 Gi

ệ i thi u tri

t lý kinh doanh, s  m ng, m c tiêu, văn hoá

ớ DN…

ề ệ ố

ủ

ấ

ả

 Cung c p các thông tin c  b n v  h  th ng qu n lý c a DN. ơ ả

ạ ổ

ừ

ụ

ộ

ỳ

 Các m c đích khác còn tu  thu c vào t ng lo i s  tay.

56

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

1.3 Phân lo i:ạ

ấ ượ

ổ

1.3.1 S  tay ch t l

ng:

ệ ố

ả

 Đây là lo i s  tay c a h  th ng qu n lý ISO 9000

ạ ổ ớ ả

ủ ấ (phiên b n m i nh t là ISO 9001:2000).

ộ ộ

ủ

 V  n i dung, h u nh  toàn b  n i dung c a s  tay

ớ ộ

ứ

ổ ủ

ầ

ng  ng v i n i dung c a tiêu

ư ầ ư ươ ng g n nh  t

ề ộ ấ ượ ch t l ẩ chu n ISO 9001:2000.

57

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ấ ượ

ổ

1.3.1 S  tay ch t l

ng: (tt)

ươ

ả

ấ ượ

ng IV: H  th ng qu n lý ch t l

ng.

ứ

ầ

ệ ố Ch 4.1 Đáp  ng các yêu c u chung.

ệ

ệ ố

ệ ố

ủ

ạ

ớ i thi u các lo i tài li u c a h  th ng. ủ ụ ủ ụ

4.2 Tài li u h  th ng. ệ ệ +  Gi ể ệ +  Th  t c ki m soát tài li u. ồ ơ ể +  Th  t c ki m soát h  s .

ệ

4.3 Tài li u liên quan.

58

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ấ ượ

ổ

1.3.1 S  tay ch t l

ng: (tt)

ươ

ạ

ủ

ạ

ng V: Lãnh đ o Ch 5.1 Cam kêt c a lãnh đ o.

ướ

5.2 H ng vào khách hàng.

ấ ượ

5.3 Chính sách ch t l

ng.

ị

ạ 5.4 Ho ch đ nh.

ệ

ề

ạ

ổ

5.5 Trách nhi m quy n h n và trao đ i thông tin.

5.6 Xem xét lãnh đ o.ạ

59

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ấ ượ

ổ

1.3.1 S  tay ch t l

ng: (tt)

ồ ự

ả

ươ

ng VI: qu n lý ngu n l c.

ệ

Ch ồ ự ấ 6.1 Cung c p ngu n l c. ự ồ 6.2 Ngu n nhân l c. ơ ở ạ ầ 6.3 C  s  h  t ng. ườ 6.4 Môi tr

ng làm vi c.

60

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ấ ượ

ổ

1.3.1 S  tay ch t l

ng: (tt)

ị

ự

ươ

ị

ẩ ẩ

ệ ệ ạ

ụ ả ng VII: Th c hi n s n ph m và d ch v . ả ạ

ế

ế ế

t k  và phát tri n.

ấ

ấ

ị

ả ể

ế ị

ườ

Ch 7.1 Ho ch đ nh vi c t o s n ph m. 7.2 Các quá trình liên quan đ n khách hàng. ể 7.3 Thi 7.4 Mua hàng. ụ 7.5 S n xu t và cung c p d ch v . 7.6 Ki m soát thi

t b  theo dõi và đo l

ng.

61

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ấ ượ

ổ

1.3.1 S  tay ch t l

ng: (tt)

ươ ườ ả ế ng VIII: Đo l ng, phân tích, c i ti n

Ch 8.1 Khái quát.

ườ 8.2 Theo dõi và đo l ng.

ể ả ẩ ợ 8.3 Ki m soát s n ph m không phù h p.

ữ ệ 8.4 Phân tích d  li u.

62

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ả ế 8.5 C i ti n.

ạ ổ

1.3.2 Các lo i s  tay khác:

ổ

ổ ổ ổ

 S  tay ch c năng. Ví d : ụ ứ ự ậ ộ + s  tay b  ph n nhân s . + s  tay kinh doanh. ế + s  tay k  toán…

ổ

 S  tay HACCP, SA 8000, ISO 14000.

ệ ố

ổ

ượ

ề

 S  tay ho t đ ng (h  th ng nh ạ ộ

ng quy n). Operation

manual.

ổ

 S  tay nhân viên.

63

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ủ

ạ

ổ

ự ệ 1.4 Hi n tr ng xây d ng s  tay c a các  ệ DN hi n nay.

ạ ở ệ

ể

ầ

ổ

 M i d ng l ớ ừ

i

vi c phát tri n s  tay theo yêu c u c a các  ư

ủ ượ

ụ

ẩ

c

ủ

ộ

tiêu chu n mà DN đang áp d ng. Ch a bao quát đ ạ ộ toàn b  ho t đ ng c a DN.

ứ

ủ

 N i dung c a các s  tay quá khô c ng, áp d ng c ng  ủ

ứ ẩ ươ

ộ ắ

ổ nh c theo nguyên văn c a tiêu chu n t

ụ ứ ng  ng.

ứ

ớ

ể

 Theo quan đi m m i, c n xây d ng s  tay đáp  ng đ ầ

ệ

ặ

ổ

ổ ả ễ ể

ượ ả

c  t ph i d  hi u và đ m

ụ ả

ầ

ự ự m c đích xây d ng s  tay, đ c bi ủ b o yêu c u c a các bên quan tâm.

64

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ự

ổ

1.5 Xây d ng s  tay công ty.

ớ

ể

ệ

ổ ầ

ử

ỉ

ướ

ẫ

ầ 1.5.1 Các thay đ i so v i yêu c u ki m soát tài li u:  Trang bìa, ph n Header và Footer, trang ch nh s a tài li u  ệ ạ ể ng d n biên so n

ủ ụ tuân theo đúng Th  t c ki m soát và h tài li u.ệ

ệ

ể

ầ

ả

ầ

 Ph n bi u m u (tài li u di n gi ẫ

i không ghi vào ph n VI mà

ự

ế

ễ ầ

ừ ghi tr c ti p trong t ng ph n liên quan).

ụ

ể

ệ

ầ

ạ

 Có th  phát tri n thêm ph n m c đích, ph m vi, tài li u tham

ể kh o.ả

65

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ơ ấ

ổ

ộ 1.5.2 C  c u n i dung s  tay

ở ầ

ầ

ươ

1.5.2.1 Ph n m  đ u (ch

ng I).

ớ

ệ ị

ử

 Gi

i thi u l ch s  hình thành công ty.

ạ

 Ban lãnh đ o công ty.

ơ ấ ổ

 C  c u t

ứ  ch c.

ự

 Lĩnh v c kinh doanh.

ế

 K t qu  kinh doanh. ả

ướ

ể

 Đ nh h ị

ng phát tri n.

66

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ươ

ệ ố

ệ

1.5.2.2 Ch

ng II: H  th ng tài li u:

ớ

ệ

ệ

 Gi

i thi u mô hình tài li u.

ể

ệ

 Ki m soát tài li u.

ể

 Ki m soát h  s . ồ ơ

67

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ươ

ả

ị

1.5.2.3 Ch

ng III: Qu n tr

ơ ấ ổ

 C  c u t

ứ  ch c.

ề

ỷ

 U  quy n.

ả

 Qu n lý thông tin n i b . ộ ộ

ệ ố

 H  th ng báo cáo n i b . ộ ộ

68

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ả

ị

ự 1.5.2.4 Qu n tr  nhân s :

ụ

 Tuy n d ng. ể

 Đào t o.ạ

 Đánh giá công vi c .ệ

ươ

ưở

 L

ng th

ng.

ế ộ

ợ

 Các ch  đ  phúc l

i.

 K  lu t…ỷ ậ

69

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ự

ả

ị

1.5.2.4 Qu n tr  nhân s : (tt)

ị ả ự ng 3 Qu n tr  nhân s

ệ ị

ệ Ví d :ụ ươ Ch ……. ỷ ậ 3.7 K  lu t: ỷ ậ ủ Vi c k  lu t c a công ty tuân theo các quy đ nh  ộ ậ pháp lu t lao đ ng hi n hành.

ệ ự

ạ ề ỷ ậ ỷ ậ ướ ế ng d n xem xét k  lu t và

70

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ế ạ ử ệ Vi c th c hi n, xem xét, x  lý, khi u n i v  k  lu t  ẫ ủ ụ tuân theo th  t c h ố khi u n i mã s : KV/PR­12

ươ

1.5.2.5 Các ch

ng khác

 Marketing.

 Bán hàng

 D ch v . ụ ị

 Hành chánh.

71

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

 K  toán… ế

2. Th  t củ ụ

ượ

ự

ầ

 (Đã đ

c xây d ng trong ph n Part I)

72

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

3. Quy đ nhị

ủ

ứ

ệ

ầ

ộ

ộ

3.1 Khái ni m:ệ  Toàn b  ph n n i dung và hình th c c a tài li u tuân theo th   ủ

ệ

ể

ụ t c ki m soát tài li u.

ệ

ườ

ệ

t khái ni m quy đ nh thông th

ng và khái ni m quy

 Phân bi ị

ệ

ị ệ ệ ố đ nh trong h  th ng tài li u.

ể

ị

t c  nh ng gì mà

ộ

ả

+   Theo cách hi u thông th ổ ư ổ

ử ư ậ ề

ả ủ ụ

ướ

ệ

ẫ

ấ ả ườ ng, quy đ nh là t ệ ứ  ch c ph i th c hi n. Nh  v y, b n thân  ng d n đ u là các quy

ự m t thành viên trong t các tài li u khác nh  s  tay, th  t c, h ị đ nh.

ủ

ệ

ị

ị

+   Theo đ nh nghĩa c a ISO 9000: 2000, thì quy đ nh là tài li u công

ầ

ố

b  các yêu c u (documents stating requirements).

73

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ạ

ị

3.2 Các lo i quy đ nh trong DN:

ế ộ ế

ủ

ệ

ị

 Th c hi n ch  đ  k  toán tài chính theo quy đ nh c a pháp

ự lu t.ậ

ự

ề

ệ

ộ

ị

 Th c hi n quy đ nh v  lao đ ng.

ề

ệ

 Th c hi n các chính sách c a DN v  kinh doanh, nhân s   ự ủ

ự nh :ư

ề ưở

ố ng doanh s .

ị

ử ự

ủ

ế

ị +   Quy đ nh v  th ộ +   N i quy. ề +   Quy đ nh v  các hành vi, ph

ng pháp x  s , giao ti p c a

ươ các thành viên trong tô ch c…ứ

74

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ứ

ụ

ệ

ả

công

3.3 Ch c năng nhi m v , mô t vi cệ

ụ ộ

ứ ạ ệ ặ ị 3.3.1 Khái quát: +  Ch c năng, nhi m v  và mô t ủ ổ lo i quy đ nh đ c thù c a t ả ệ  công vi c là m t  ứ  ch c.

ệ ệ ệ +  C n phân bi ứ t hai khái ni m ch c năng và nhi m

ầ v :ụ ứ ụ ọ ệ ứ _   Ch c năng là gì? Ch c năng là nhi m v  tr ng

ủ ậ ộ tâm c a b  ph n.

75

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ự ụ ệ ệ ạ ả _   Nhi m v  là gì? Cái mà b n ph i th c hi n.

3.3.2 Mô hình CN­NV­MTCV

ứ

Ch c năng 1

Quy trình 1

Quy trình 2…

ụ

ệ

ụ

ệ

ụ

ệ

Nhi m v  1.1

Nhi m v  1.2

Nhi m v  1.3

ủ

ủ

ủ NV c a TP

NV c a Staff1

NV c a Staff2

76

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

3.3.2 Mô hình CN­NV­MTCV (tt)

ướ

ứ

ị

 B c 1: Xác đ nh các ch c năng chính.

ướ

ứ

ự

ỗ

 B c 2: Xây d ng các quy trình cho m i ch c năng.

ậ

ầ ị ậ

ứ

ế

ả

ụ ủ ể

ứ

ổ

 B c 3: L p list các nhi m v . Trong các ph n này  ướ ệ ế ầ ư c n l u ý đ n 4 ch c năng c a nhà qu n tr : l p k   ạ ho ch, t

ạ  ch c, lãnh đ o, ki m tra.

ướ

ể

ả

 B c 4: Chuy n các NV cho các Staff hay qu n lý

thích h p.ợ

77

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ả

ộ

3.3.3 N i dung chính b n MTCV:

ụ

ệ

 M c tiêu công vi c:

ổ

ứ

ỉ ệ

ủ

 Nhi m v :  ụ ệ ế +   H u h t các t ể ệ

ầ th  hi n trong đó r ng NV đó th c hi n nh  th  nào. ộ ầ

t kê các NV c a nhân viên mà không  ư ế ề

ệ ụ

ự ệ

ư

ể

ệ

ch c ch  li ằ ế ế t k  ph n nhi m v  làm nhi u c t nh  nhi m  +   Chúng ta có th  thi ầ

ụ

ệ

v , tài li u, yêu c u..

ạ

 Quy n h n. ề

ề

ỷ

 Báo cáo và u  quy n.

ề ổ

ứ

ệ

ẩ

ợ

 Nhi u t

ầ  ch c tích h p thêm ph n tiêu chu n công vi c.

78

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

4. Tiêu chu n:ẩ

ồ ạ

ệ

 Hi n nay trong DN t n t

ạ i hai lo i tiêu

ẩ

ệ ẩ

ả

chu n chính là: ẩ + Tiêu chu n công vi c. ẩ + Tiêu chu n s n ph m.

ộ

ự

ẩ

 N i dung và hình th c xây d ng tiêu chu n  ứ ể

ệ

tuân theo quy trình ki m soát tài li u.

79

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ướ

ệ

ẫ 5. H ng d n công vi c:

ế

ặ

ộ

 HDCV th ị

ng chi ti ỗ

ườ ố ớ

ủ ụ ẽ

ệ

ầ

ữ

ế

ắ

ắ

ổ t các n i dung trong s  tay, th  t c ho c quy  ạ đ nh. Đ i v i m i yêu c u trong các lo i tài li u này, s  phát sinh  t ch  How trong quy t c này. quy t c: 5W1H. HDCV chính là chi ti

ệ

ạ

ạ

 HDCV phân làm hai lo i chính: theo lo i công vi c và theo ng

ườ ử i s

d ng.ụ

ạ

ng HDCV đ ườ ử ụ

ệ ươ c dùng cho m t lo i công vi c t ế

ộ ậ ợ ơ

ứ ng  ng  ậ

ẽ

ệ

 Thông th ườ ộ ớ v i m t ng

ượ i s  d ng thì s  thu n l

i h n trong vi c ti p c n.

ủ ụ

ủ

ướ

ễ

ướ

ệ

 N i dung và hình th c c a HDCV tuân theo th  t c ki m soát tài  ể ứ ề c phân thành nhi u b c khác nhau, có di n  c công vi c.

ộ ệ ườ ượ ng đ li u, và th ừ ế ả t cho t ng b i chi ti gi

80

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ướ

ậ

ẫ 6. H ng d n v n hành:

ố ượ ạ

ử ụ 6.1 Đ i t ng s  d ng: + Các lo i máy móc. + Máy vi tính, server…

81

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ơ ấ

ủ

ệ

ộ

6.2 C  c u n i dung c a tài li u:

ẩ

ệ ị 6.2.1 Chu n b : + Nhiên li u.ệ ệ ố + H  th ng đi n.

ở 6.2.2 Thao tác m  máy.

82

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ướ ị ể ậ 6.2.3 Thao tác v n hành. ể ậ c đ  v n hành máy. + Các b ờ + Quy đ nh th i gian ki m tra.

ơ ấ

ủ

ệ

ộ

6.2 C  c u n i dung c a tài li u:

ắ t máy. ắ ọ ế ạ ơ ệ ắ 6.2.4 T t máy. + Thao tác t + Thu d n, s p x p l i n i làm vi c.

ử 6.2.5 Các s  c  th

ụ

ự ố ườ ạ ự ố ườ hành các s  c  th ầ ế ti p mà không c n s  h  tr  t ặ ng g p và cách x  lý. ự ướ ườ ậ ẫ M c đích là t o ra s  h i v n  ng d n cho ng ự ể ử ể ọ ặ ng g p đ  h  có th  x  lý tr c  ự ỗ ợ ừ  bên ngoài.

83

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ả 6.2.6 B o trì.

ẫ

ể 7. Bi u m u

ể ệ ư ủ ầ  H u nh  toàn b  ho t đ ng c a công ty th  hi n  ạ ộ

ể ộ ẫ qua các bi u m u.

ể ẫ ẽ ằ  Bi u m u khi đ c ghi chép s  là b ng ch ng

ự ệ ệ ượ ề ệ ứ ủ khách quan v  vi c th c hi n công vi c c a NV.

 Vì t m quan tr ng c a BM, m t s  công ty  ủ ấ ả ộ ố ả ể ậ ng l p m t danh sách đ  qu n lý t t c  các

84

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ầ ườ ạ ẫ ọ ộ th ể lo i bi u m u.

ẫ

ẫ

ể 7. Bi u m u  Danh sách bi u m u th

ể ẽ ệ

ụ ả ườ ng do phòng HC qu n  ế ử ấ lý. Lý do, nó s  liên quan đ n vi c c p phát, s   ứ d ng cho các phòng ban ch c năng..

 BM không bao gi

đ ng đ c l p mà luôn đi kèm  ư ủ i cho nó, nh  th

ờ ứ ị ướ ị ộ ậ ả ễ ệ các tài li u quy đ nh và di n gi ẫ ụ ng d n… t c, quy đ nh, h

ườ ệ ẫ ố

 Mã s  bi u m u th ố ể ớ ụ ặ

85

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ng đi kèm mã s  tài li u đi  kèm v i nó, ví d : 04/KV/TT­11/BM ho c KV/TT­ 11/BM04

Ầ PH N III:

Ộ

Ủ

Ậ

Ể

Ệ KI M SOÁT TÀI LI U C A B  PH N

ủ ụ

ệ

ề

ấ

ả

ạ

ẫ

ớ

ị

ớ ệ 1. Phát sinh tài li u m i.  L p gi y đ  ngh  so n th o tài li u m i (theo m u th  t c

ậ ể

ệ

ki m soát tài li u).

ệ

ả

ạ

ướ

ệ

ả

ạ

ẫ

 So n th o tài li u theo h

ng d n so n th o tài li u.

ế

ế

ệ

ậ

ể

 Chuy n tài li u cho các b  ph n có ý ki n (n u tài li u liên

ế

ộ ệ quan đ n phòng ban khác).

ệ ộ

ệ

ậ

ố

 Liên h  b  ph n HC xin mã s  tài li u.

 Trình GĐ xem xét và phê duy t.ệ

ệ

ậ

ố

ộ

 B  ph n HC photo và phân ph i tài li u.

87

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ệ

ổ 2. Thay đ i tài li u:

ề ệ ấ ậ ổ ị  L p gi y đ  ngh  thay đ i tài li u.

ể ế ậ ợ  Chuy n phòng ban khác cho ý ki n, t p h p.

 Trình GD xem xét và phê duy t.ệ

ệ ố ử ệ ỉ  Phòng HC ch nh s a tài li u h  th ng và phân

88

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ph i.ố

ệ

ấ

ố

ộ ộ ả ẽ ậ

3. Phân ph i và hu n luy n:  B  ph n liên quan s  nh n đ

c m t b n copy  ấ ả ả ượ  phòng HC. B n copy ph i có đóng d u

ể ậ ệ ừ tài li u t ki m soát.

ậ ệ  Khi nh n đ

ệ ượ c tài li u, tr ệ ấ ưở ng BP có trách nhi m  ề i thích, hu n luy n cho nhân viên v  quy trình

ả gi m i.ớ

ộ ậ ậ  Tr

ệ ệ ấ ấ

89

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ữ ả ưở ng b  ph n l p biên b n hu n luy n, có ch   ả ủ ư ể ả ký c a NV tham gia, biên b n hu n luy n chính  ề ph i chuy n v  phòng NS l u.

ụ

ệ

ộ ộ 4. Danh m c tài li u n i b .

ộ ộ

 Danh m c tài li u n i b  bao g m t ệ

ồ ộ ộ

ụ ệ

ấ ả t c   các tài li u phát sinh trong n i b  công ty.

ậ

ộ

 M i b  ph n ph i l p m t danh m c tài  ả ậ ậ ộ

ụ ậ

ụ

ệ

ỗ ộ ậ ộ ộ ủ ệ li u n i b  c a b  ph n mình và c p nh t  ườ danh m c tài li u th

ng xuyên.

90

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ộ ộ

ụ

ệ

4. Danh m c tài li u n i b . (tt)

ờ

ộ

ậ

Mã số

Phân lo iạ

Ch  đủ ề

Ghi chú

Tên tài  li uệ

Th i gian  ban hành

B  ph n  ban hành

ầ L n ban  hành

91

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ệ

5. Tài li u bên ngoài:

ố ừ

ệ

ệ

ệ

ồ

5.1 Khái ni m: Tài li u bên ngoài là tài li u có ngu n g c t

bên

ngoài.

5.2 Phân lo i:ạ

 Văn b n pháp lu t. ậ ả

ậ ủ

ệ

ỹ

 Tài li u k  thu t c a khách hàng.

ướ

ẫ

 Sách h

ng d n chuyên môn.

ủ

ệ

 Tài li u c a công ty khác…

92

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ạ

ượ ạ c phân làm lo i có tính

5.2 Phân lo i: (tt)  Tài li u bên ngoài còn đ ệ

ệ ấ ắ ộ ả ch t b t bu c và tài li u tham kh o.

ệ ụ ư

ấ ắ ỹ ệ

ậ ẫ ộ ậ ủ ng d n cho t ng đ n hàng c  th . Nh ng tài

ươ ể ữ ư  nh  tài ụ ể ự ng t

 Tài li u có tính ch t b t bu c ví d  nh  văn b n  ả ể pháp lu t, tài li u k  thu t c a khách hàng đ   ừ ơ ướ h ả ượ ệ c ki m soát t li u này ph i đ ộ ộ ủ ệ li u n i b  c a công ty.

ệ ắ ể c đóng d u ki m soát và tài

93

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ả ả ấ  Tài li u b t bu c đ ộ ượ ệ li u tham kh o đ ấ ượ c đóng d u tham kh o.

ệ

ể

5.3 Ki m soát tài li u bên ngoài.

ộ

ụ

ậ

 B  ph n ph i duy trì m t danh m c tài li u  ẫ ươ

ả ớ

ự

ụ

ệ  danh m c tài

ộ ng t

bên ngoài v i m u t ộ ộ ệ li u n i b .

ộ

ụ

ệ

ề

ế

ị

ặ

ệ

ề

 Khi phát sinh tài li u bên ngoài, b  ph n  ậ ệ ậ l p phi u đ  ngh  áp d ng tài li u bên  ể ỷ ệ ngoài, trình GD phê duy t (ho c có th  u   quy n phê duy t cho TP).

94

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

Ồ Ơ

Ầ

Ể

PH N IV: KI M SOÁT H  S

95

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ứ ự ề ệ

1. Yêu c u:ầ  Xác đ nh b ng ch ng v  quá trình th c hi n h   ệ

ằ ệ ố ị th ng tài li u.

ễ ả ả ậ ế  Đ m b o tính rõ ràng, d  nh n bi ễ ử ụ t, d  s  d ng.

ị ươ ả ả ả  Xác đ nh ph ệ ng pháp b o qu n, b o v .

ữ ờ ị  Xác đ nh th i gian l u tr  và hu  b  h  s . ỷ ỏ ồ ơ ư

96

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ử ụ  Cách th c s  d ng. ứ

2. Ý nghĩa:

ỉ ệ

 Gi m r i ro khi nhân viên ngh  vi c, ngh   ỉ

ả ộ

ủ ấ đ t xu t.

ậ ợ

i cho quá trình bàn giao công

 Thu n l vi c.ệ

ồ ơ

ấ

 Truy xu t nhanh h  s …

97

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ạ ồ ơ 3. Phân lo i h  s :

ồ ơ

ổ ứ

 H  s  trong máy/

c ng/server.

ồ ơ ấ

 H  s  gi y.

ồ ơ

ạ

 H  s  trên m ng/email.

ồ ơ ư

 H  s  l u trên các đĩa CD.

98

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ụ

ồ ơ 4. Danh m c h  s .

ồ ơ

ạ

Stt

Tên h  sồ ơ Ng

D ng h  s

ng

i ườ qu n ả lý

ị V  trí  ể ồ đ  h   sơ

Ngày  phát sinh  h  sồ ơ

Ngày  ấ ồ c t h   sơ

Th i ờ gian  l uư

ươ Ph pháp  hu  bỷ ỏ

CD

i ườ Ng c ượ đ ồ ọ đ c h   sơ

Cách  phân  ạ ắ lo i s p  x pế

Văn  b nả

Trong  ổ ứ  c ng

99

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ả

ậ

ộ

ồ ơ ủ 5. Qu n lý h  s  c a b  ph n.

ồ ơ  Công ty ph i có danh m c h  s  chung. Danh

ả ủ ế ả ắ

ụ ụ m c này ch  y u nêu ra nguyên t c qu n lý các  ạ ồ ơ lo i h  s .

ồ ơ ủ ụ ậ ậ ộ  Danh m c h  s  c a b  ph n nào thì b  ph n đó  ộ

ự t ả  qu n lý.

ệ ả  Trong các lo i h  s , hi n nay vi c qu n lý h  s   ồ ơ ệ

ề ạ ồ ơ ủ

100

Management by Process Docs Part I by  Ngo Quang Thuat

ắ trong máy vi tính c a các công ty còn nhi u  ướ v ng m c.

Ả Ơ Ự

Ủ

Ị C M  N S  THAM GIA C A QUÝ V