Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

ỹ

ả K năng qu n lý th i gian ả

ờ ệ hi u qu

ễ

PGS.TS. Nguy n Văn Nhã nhanv@vnu.edu.vn

ề ả Đôi nét v gi ng viên

ề

ộ

▶ Nguyên lính xe tăng Mi n Đông Nam b

ưở

ậ

▶ Nguyên Tr

ng khoa V t Lý ĐHSPHN (19901995)

ưở

▶ Nguyên P. Tr

ng Ban KHCN ĐHQGHN (19962004)

ưở

ạ

▶ Nguyên Tr

ng Ban Đào t o ĐHQGHN (20042012)

ệ

ưở

ạ ọ

▶ Nguyên Hi u tr

ễ ng Đ i h c Nguy n Trãi (20122016)

ư

ự

ố

ể

▶ Nguyên th ký d án Phát tri n nhân tài Qu c gia

ễ

ệ

ưở

ứ

ụ

ệ

ề

ạ

▶ Vi n tr

ng Vi n Đào t o&NCKH ng d ng mi n Nam

PGS.TS. Nguy n Văn Nhã

ố ấ

ả

▶ Gi ng viên, c v n Khoa QT&KD, ĐHQGHN

1. Lập kế hoạch theo thời gian

•.

Hiểu đúng về thời gian Những công cụ lập chương trình làm việc Xây dựng lịch trình làm việc Danh sách việc phải làm hằng ngày Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc

ượ ử ề

ờ

L

c s v Th i gian

ưỡ

ộ

• Chúng ta ng

ng m Stephen

ị ự

ườ

ng c a v giáo s trên hành

ố

ư ệ

ủ ị ạ

ơ ứ ấ

ả ấ ẳ

ồ ệ

ề

ữ

ớ ọ ể ườ ng đ tìm ụ ậ ủ

ỉ Hawking (19422018) không ch là tài năng mà còn là ngh l c phi th i căn b nh x c ng trình ch ng l ầ ổ ơ c vùng. 21 tu i, ông d n m t đi ậ ế ộ kh năng v n đ ng tay chân, đ n ọ m t h n gi ng nói và r i li ậ ẫ toàn thân. D u v y, v i đam mê ấ ậ b t t n v thiên văn h c, ông ẫ v n gi ý chí kiên c ữ ể hi u nh ng bí m t c a vũ tr bao la.

Thời gian là một nguồn lực khan hiếm

Nếu mỗi phú lãng phí, bạn phải nộp 100 000 đ; nếu mỗi phút làm việc hiệu quả, bạn lại thu được 100 000 đ. Bạn sẽ giàu hay nghèo sau một năm?

ứ

ề

ử ứ

ỏ

ờ ạ ậ ộ Th s c m t bài t p nh

ổ

Trong th i đ i VUCA nhi u th đang thay đ i…..

ạ ừ ộ ế ả Hà N i đ n H i phòng, quãng

• Quãng đ

ằ ầ

ế

ờ

ng không đo b ng km, t

ườ Có ba b n đi t đ ng dài 100km

• B n An đi xe đ p t

ọ

ạ ớ ố ộ 3gi sáng v i t c đ

ươ

ườ ằ ế ệ ng ti n nào t

mà “đo” b ng th i gian c n thi ấ ể đ đi và đ n, v n đ là ch n ph

ề ố ư i u.

ạ ừ ư ả ươ ế ế

ắ ượ

ượ

ằ

c tính b ng

ả ớ ố ộ ế

ả • Kho ng cách đ “quăng dao”

• B n Hòa đi xe máy lúc 5 gi v i t c đ 50km/h,

ỉ 10km/h. Đ n H ng Yên cách HN 40 km ngh ạ 30 phút; đ n H i D ng cách HN 60 km l i ọ ỉ c chú h cho đi ngh 30 phút. May m n đ ả ẳ ờ i v i t c đ 40km/h đ n th ng H i nh xe t Phòng.

ấ ượ

ừ

• Ch t l

ng đ ng c xe t

ộ ằ

ơ 100km/h tính b ng s

ạ ư ớ ố ộ ữ

• …v.v..

ế ồ ề ỏ ượ nh ng đi đ c 20 km thì h ng xe, ch a 15 ỉ ả ươ phút, đ n H i D ng Hòa ngh 45 phút ăn sáng, r i phóng 60 km/h v HP

ạ ỗ ỉ ở ớ • B n Liên đi xe buýt lúc 6 gi, xe luôn ch y v i ỗ HY và HD m i ch

ể ạ ố ộ t c đ 40 km/h; có ngh 15 phút đ đón khách.

ụ

ạ

Xin các b n nêu thêm ví d khác

ọ ặ ế ố

• H i ai đ n HP đ u tiên, ai cu i cùng? H g p ng?

ở ầ ọ ườ đâu d c đ ỏ nhau

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là sắp xếp, lên kế hoạch những việc cần làm một cách khoa học.

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm

ấ

ờ

ả

ả ệ ủ ả

ả ự Th c ch t qu n lý th i gian ệ hi u qu là qu n lý cách ố s ng và làm vi c c a b n thân

Hiểu đúng về thời gian

ờ ự ố

Thời gian quý hơn vàng

• Th t v y, th i gian là s s ng. B n vào b nh i b nh n ng, n u k p th i

ệ ờ ặ

ậ ậ ệ ạ ạ ế ị ế ể ậ ườ ệ vi n mà xem, ng ố ữ ch y ch a thì s ng, đ ch m là ch t.

Sao bạn lãng phí thời gian?

• Th i gian là th ng l ế

ờ ợ ắ ộ ộ ạ

ờ

ạ

ữ

i. B n h i các anh b đ i ấ

ắ ỏ ờ ơ ế ắ t n m th i c , ờ ơ ể ấ ợ i, đ m t th i c

ượ

ượ c mà ế c. Th

ị ấ ạ mà xem, trong chi n đ u, bi đánh đ ch đúng lúc là th ng l là th t b i.

ờ

t vàng có giá mà th i gian

ờ ề ả

Ng n ng có câu: Th i gian là vàng. Nh ng vàng thì mua đ ờ th i gian không mua đ ế ớ m i bi là vô giá.

ấ • Th i gian là ti n. Trong kinh doanh, s n xu t .ỗ hàng hóa đúng lúc là lãi, không đúng lúc là l

• Th i gian là tri th c. Ph i th ỏ

ờ ả

ọ ữ ự ứ ọ ạ ớ

ấ ọ

ườ ng xuyên h c ữ ậ t p thì m i gi i. H c ngo i ng mà b a đ c, ữ ế b a cái, thi u kiên trì, thì h c m y cũng không ỏ ượ i đ gi c.

ế ế ậ ụ ờ ế t, n u bi

ế ớ • Th m i bi ượ

ả ạ ề ờ

t t n d ng th i gian thì ề c bao nhiêu đi u cho b n thân và cho làm đ ộ ỏ xã h i. B phí th i gian thì có h i và v sau ị ố ế h i ti c cũng không k p.

Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower

“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng”

Dwight Eisenhower

Bạn cần trả lời 2 câu hỏi

• Tôi đang làm việc này vì mục đích

gì?

• Các giá trị cốt lõi định hướng

cuộc sống của tôi là gì?

ụ ậ

ữ

ươ

Nh ng công c l p ch

ệ ng trình làm vi c

• Todoist

• TickTick

• Microsoft To-Do

• nTask

• Any.do

• Có nhiều người chỉ cần sử dụng bút và giấy. Tuy nhiên trong thời đại ngày nay khi bạn là người dành khá nhiều thời gian cho máy tính, điện thoại hay các thiết bị nào khác, bạn sẽ thấy rất tiện ích khi có một phần mềm giúp ghi lại các nhiệm vụ

ề

ươ

ệ

ế

ả

…và còn nhi u ph n m m khác giúp b n ạ ầ ệ ng trình làm vi c hi u qu

ạ ậ l p k ho ch và ch

• Evernote

• Due

“Chúng ta đều muốn có thời gian, nhưng lại không biết cách sử dụng nó”

• Wunderlist

William Penn

• Trello

Xây dựng lịch trình làm việc

ầ ủ ộ ị ệ Yêu c u c a m t l ch trình làm vi c ả ả ả ệ ự

ự ế ị ừ • Đ m b o tính hi u qu khi th c hi n: ngay t u ả ự ị

t đ u tiên b trí ả ệ ờ ự ự ệ ệ

• Đ m b o tính chính xác khi xây d ng l ch làm vi c: chính xác tên công vi c; chính xác ngày, gi th c hi n; chính xác đ a đi m th c hi n; chính xác tên ng

•

ệ ế ườ ị ệ ế ố ư ầ khi xây d ng l ch c n tính đ n các y u t ọ ọ tiên: vi c quan tr ng hay không quan tr ng, ố ế ể ư ầ ầ t hay không c n thi c n thi ờ ể i, đ a đi m và th i gian, … con ng ườ ự ệ ệ ể ị i th c hi n…

ả ả

ự ể ờ i khi th c

ệ ệ ặ ự Đ m b o không có s trùng l p: không trùng ườ ị ặ l p th i gian, đ a đi m, con ng hi n các công vi c.

• Đ m b o không b sót: không b sót vi c;

ả ỏ

ả ỏ ờ ệ : th i gian,

ể ầ ị ỏ ế ố ộ không b sót m t trong các y u t đ a đi m, thành ph n…

ả ả ả

• Đ m b o tính kh thi: khi xây d ng l ch ph i ả ậ ố i ỉ

ị . Tránh t

ự ự ự ự ế tính toán, d phòng th t sát th c t ề ổ đa s thay đ i, đi u ch nh

Quy trình lập kế hoạch công tác, lịch trình làm việc

ướ ọ ự ứ ự ộ

• B c 4: Xây d ng ph ệ ố

ự ế ạ ư ạ ể ự ệ

ắ ơ ộ ế ắ ướ ự ụ ộ • B c 1: Nghiên c u, ch n l a và d ki n n i ế dung đ a vào k ho ch. Đây là giai đo n tìm ki m thông tin, n m b t c h i. ươ ng án hành đ ng: Xây ạ ộ d ng h th ng các ho t đ ng đ th c hi n các m c tiêu.

ầ ả ị ả ụ • B c 2: Xác đ nh m c tiêu C n ph i xác

ướ ị ụ ể ế ế • B c 5: So n th o k ho ch; thông qua k ự ướ ạ ạ ư ạ ệ đ nh c th và chính xác. ho ch và đ a vào th c hi n.

ướ ồ ự • B c 3: Phân tích ngu n l c

ị ủ ươ c p trên (ch tr

ủ ả ị

ướ ự ỗ ợ ừ ấ ng, Xác đ nh s h tr t ệ chính sách, quy đ nh hi n hành c a Đ ng và Nhà n c);

ả

ươ ờ ủ ơ Phân tích kh năng c a c quan, t ự th i gian, kinh phí, nhân l c, ph ổ ứ ề ch c v ệ ng ti n…

ế ố ề

ệ khách quan khác: đi u ườ ộ - Phân tích các y u t ế ki n kinh t , văn hóa xã h i, môi tr ng…

ấ

ả

ụ ơ

ậ

ả

ơ ồ

ộ

ể

• Công c đ n gi n nh t là l p b ng • (S đ Gantt) N i dung công ST vi cệ T

Ai ph i ố h pợ

Ai ch ủ trì

ả ế K t qu ự ế d ki n

ờ Th i đi m ắ ầ b t đ u và ế k t thúc

Đi u ề ệ ầ ki n c n tế thi (5M)

ệ

ằ

ả Danh sách vi c ph i làm h ng ngày (to-do list)

ộ

ệ ạ ễ ộ

• M t danh sách vi c c n làm hi u qu s đ nh hình m t ngày c a b n, giúp b n d dàng t p trung vào công vi c hay nh ng đi u quan tr ng nh tấ

ả ẽ ị ậ ọ ệ ầ ủ ạ ệ ữ ề

• Thông th

ườ ấ

ụ

ớ ờ

ắ

ứ ể i nh c, báo th c đ

ạ ể ệ ấ ớ ớ ể ạ ẽ ử ụ ng b n s s d ng gi y nh đ ề ầ ghi chép, nên dùng ph n m m trên máy tính, ế đi n tho i đ thay th cho dùng gi y nh Vì:

ử

ễ

ớ

ỉ

+ D dàng ch nh s a danh sách v i các thao tác đ n gi nả

ữ

ể

ạ

ấ

ế + L u tr đám mây khi n giúp b n không th nào đánh m t danh sách

ế

ệ

ắ

ứ ộ ư ữ

ụ ứ ự ả

ặ

+ S p x p nhi m v theo m c đ u tiên, ngày đáo ạ h n (deadline) ho c th t

b ng ch cái

ể

ệ

ồ

ộ

ệ + Có th dùng đ giao vi c cho đ ng nghi p và ki m tra ti n đế

+ ng d ng th ườ Ứ ng đi kèm v i l ụ ệ ạ là nhi m v b n không l

Kỹ năng tạo danh sách việc làm hàng ngày

ầ

ỗ ầ ừ

ử ụ ứ

ặ

ấ

ớ ụ • S d ng ng d ng (ho c gi y nh )

ộ ệ ể ắ ầ ộ ế

ụ ủ ặ ấ ị

ề ơ

ệ ầ

ộ

ạ

• T o nhi u h n m t danh sách vi c c n làm

ớ ạ ả ể ỉ ế ạ

ụ ớ

ệ

ậ ứ • Thêm nhi m v m i ngay l p t c

• Hãy ki m tra danh sách này vào m i đ u tu n, ớ khi b t đ u m t ngày m i và khi v a m i hoàn thành m t nhi m v c a mình. N u b n c m th y l ch quá dày đ c và mình không th nào ử hoàn thành h t. Đây chính là lúc b n ch nh s a ạ i danh sách vi c c n làm và dành thêm cho l ơ mình th i gian ngh ng i.

ệ ầ ỉ ờ

ạ ụ ể

ỉ

ị

• Ch đ nh ngày đáo h n c th

ệ ầ

ử

ớ

ạ

ỉ

• T o, ch nh s a danh sách vi c c n làm vào ngày m i

ớ ạ ủ ả

• Tìm ra gi

i h n c a b n thân

ệ ữ

ệ ầ

ụ

ớ

ố

• Phân bi

t gi a vi c c n làm v i mong mu n và m c tiêu

ệ ầ

ể

ườ

• Ki m tra danh sách vi c c n làm th

ng xuyên

ượ

ế ạ

ệ ố

ủ

ể

ệ c đi m c a các h th ng k ho ch làm vi c

• Đi m khác bi

ể ề ấ ố

ệ ạ ơ

• Mỗi ngày mang đến những khó khăn và cơ hội khác nhau, gây trở ngại cho những công cụ lập kế hoạch hàng ngày

ữ ể ệ ế ạ ạ t duy nh t là giám đ c đi u ụ hành linh ho t h n khi dùng nh ng công c ư ậ l p k ho ch. Tính linh ho t th hi n nh sau:

• Dành nhi u th i gian tr ng h n trong l ch

ơ ố ị ờ

ế

• Làm th nào đ h th ng

ệ ề làm vi c hàng ngày

• Ch nh ng nhi m v chính quan tr ng

ụ

ọ ớ ờ ị ệ c đ a vào l ch trình v i th i

ị

ỉ ữ ấ nh t m i đ ượ l ớ ượ ư ở ầ ng hai tu n tr lên

ể ể

ậ ế • S n sàng g t b nh ng vi c đã l p k

ể ệ ố l p ậ ứ ộ ị ế ạ và xác đ nh m c đ k ho ch ữ ư có th theo k p nh ng u tiên ờ ạ ướ b c phát tri n trong th i đ i VUCA?

ẵ ạ ệ ạ ỏ ữ ệ ấ ơ ộ ho ch khi c h i xu t hi n

ạ ơ

ả

• Linh ho t h n không làm cho m t ngày làm vi c nhàn r i h n, mà đ m b o r ng s có th i gian cho nh ng vi c quan tr ng nh t.

ộ ả ằ ọ ỗ ơ ữ ẻ ấ ệ ờ ệ

2. Giao việc hiệu quả • Lợi ích của giao việc hiệu quả • Vận dụng công thức RACI trong giao phó công việc • Giao việc hiệu quả bằng phân công phân nhiệm • Giao việc hiệu quả bằng ủy thác công việc • Kiểm soát và đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm trong giao việc, phân công phân nhiệm, ủy thác công việc

ủ

ợ

ệ

ả

L i ích c a giao vi c hi u qu

ệ

ể

ả

ạ

ủ ắ ầ ữ ng nhãn viên c a i này nên b t đ u giao

ự

ạ

i i ích th c s cho b n, cho

ữ

ệ • Giao vi c hi u qu có th đem l ự ợ ữ nh ng l nhân viên, và cho công ty, ngân hàng.

• “Tôi thích công vi c đ

ộ

ưở ự ự ầ ưở • “Tôi không tin t ườ tôi”: Nh ng ng ọ ệ nh ng công vi c nh ; đi u này cho phép h xây d ng s tin t ề ỏ ầ ng d n d n.

ế ữ

ự • Đó cũng là m t cách đ xây d ng s t v ng ch c v i c p d

ự ể ắ ớ ấ ướ i

ể hi u bi

ồ

ả

ườ ệ ủ ệ ượ c làm theo cách c a ể ợ ệ tôi”: Đây là bao bi n cho ki u “ôm đ m, s ỏ i khác làm h ng vi c”. ng

• “Nhân viên tôi s không b ng lòng v i công

ẽ

ệ ự ể

ệ : Có th là nh v y.

ưở ượ ự c s tin t ưở

ạ

c h t b n ph i tin t

ư ườ i mà

ạ

ấ ể

ộ ệ

ố

ữ ạ • Nó c i thi n s tin t ng gi a b n và ấ ưở ng này, c p trên. Đ có đ ườ ả ế ướ i tr ng ng ữ khác, và giao phó là m t trong nh ng cách t

t nh t đ làm vi c này

ớ ằ ể ư ậ ữ ố t – nh ng ng ng đánh giá cao ệ i – th ậ

ữ ệ vi c giao thêm này” ữ Nh ng nh ng nhân viên t ố ữ ạ ườ l b n mu n gi ơ ộ ể nh ng c h i đ nh n trách nhi m cho công ọ vi c quan tr ng.

ạ

ượ

ệ

c công vi c

ế i quy t i gi

“Tôi tin b n làm đ này”.

ề ườ • “Nhân viên mong đ i tôi là ng ề ợ ế ị ả : Đi u này đúng trong

ừ ự ự ư ấ

ắ v n đ và ra quy t đ nh” ộ m t ch ng m c nào đó; nh ng th c ch t là ộ “đ c đoán”

ộ ỹ

ệ

ậ

ả

ậ Ma tr n RACI, m t k thu t phân công công vi c hi u qu Phương pháp

ộ

ị

ườ • R = Responsible: Ng ệ

ự

ệ

ể

lập ma trận RACI

ậ i hay b ph n ch u trách ự nhi m chính trong vi c th c thi và tri n khai d án.

ẽ ị

ệ

i này s ch u trách nhi m

• A = Accountable: Ng

ự

ệ

ạ

ườ ế

phê duy t các d án, k ho ch trong d án.

• Bước 1. Xác định công việc

c coi là ng

• Bước 2. Xác định đơn vị

tham gia

ế c khi trình k

• Bước 3. Hoàn thành các ô

ệ ạ

ườ ượ • C = Consulted: Đây đ i đóng vai ườ ệ ị ư i ch u trách nhi m trong trò tham m u cho ng ướ ẽ ạ ế C s giúp R tr vi c lên k ho ch. ho ch cho A ký.

của RACI

ườ

ề

ị

ặ ộ i ho c b ph n ế ắ ấ ứ

ọ ẫ ầ ể ỏ ế

ố ợ ể

ậ ữ • I = Informed: Đây là nh ng ng ế ự không liên quan nhi u đ n d án hay chi n d ch mà là ph i h p, Tuy nhiên h v n c n n m rõ các thông tin đ khách hàng có th h i đ n b t c lúc nào.

ậ ụ

ậ

ệ V n d ng ma tr n RACI trong giao phó công vi c

ả

ể ồ

ậ

i thích bi u đ ma tr n RACI

ạ ộ

ầ ư

ể

• Ví d

b ng trên và

thì

Ho t đ ng CC

ữ C n l u ý nh ng đi m sau

ụ ở ả ọ cách đ c là:

ể

đ tránh sai sót:

ự

ệ

• Ms Lan ch u trách nhi m th c thi công

ườ ề

ọ

ể

ệ

ả • Đ m b o m i ng

i đ u hi u rõ nhi m

ệ

ị ạ ộ

vi c ho t đ ng CC [Responsible];

ủ

ả ụ v và vai trò c a mình

ể ự

• Đ th c hi n đ

ộ

ầ

ệ ệ ượ c công vi c này thì ế ủ ấ

ỗ ị

ườ • M i m t nhi m v c n có m t ng ự

ể

ườ

ề

ệ ụ ầ ệ ch u trách nhi m R và không có d án nào i A. có quá nhi u ng

ế

ọ

Ms Lan c n tham v n ý ki n c a Mr Nam và Mr Khang (có th đây là 2 ng ặ có chuyên môn ho c có ý ki n quan tr ng) [Consult]; C

ạ

ể

ầ

ậ

ộ ố ậ

ế

ệ

ặ

ệ

c Ms Lan thông báo

ề ả ấ • Hi u su t, k t qu ho c thông tin v ẽ ượ công vi c này s đ cho Ms An [Inform]; I

ư ế

• B n có th thêm vào m t s yêu c u và ư ế ả thông tin khi l p ma tr n nh : k t qu ả ự ệ công vi c, các quy trình ph i th c hi n ượ ẩ c hoàn chính xác, tiêu chu n KPI đ thành nh th nào?

ườ

ố

ạ

ả

ạ

i thích l

ụ ậ i Ma tr n ví d

ệ ị i ch u tránh nhi m cu i cùng đ i ạ ộ

ố ọ

Xin b n gi trên

• Ng ớ v i Ho t đ ng CC là Mr Tr ng [Accountable] A

ả ằ

ệ

Giao vi c hi u qu b ng phân công phân nhi m

ệ

ườ

ế ố ự ỳ

ị i” vào “đúng v trí” là y u t

ự ỗ ự ủ

ườ

ặ

i, n u ta “không đ t đúng ng

ệ c đ t”; Ng

ế ẽ ấ ạ

ượ ạ c l ệ

ề

ẽ ị ụ

ẽ

ổ

ặ ọ , nó quy t ế Vi c “đ t đúng ng c c k quan tr ng ị ộ ạ ẽ ụ đ nh 50% thành công trong công vi c, 50% thành công còn l i s ph thu c vào “cách ườ ượ ặ ặ i” i đ đ t” và s n l c c a “ng ự ệ ặ ho c “không giao đúng vi c” thì 99% là công vi c đó s th t b i, ti m năng nhân s ả ề đó s hao t n, ý chí & ni m tin s b s t gi m!

ể ặ

ế

ậ

ườ

ị

ể • V y, làm th nào đ có th “đ t đúng ng

i” vào “đúng v trí” và “đúng cách”?

ườ ượ ặ

ỗ ự ế

ụ

ấ

• Làm th nào đ “ng

c đ t” luôn ph n đ u và n l c h t mình cho m c tiêu

i đ

ế ệ ượ

ể c giao?...

công vi c đ

ệ

ạ

• Làm sao đ không r i vào tình tr ng lúc nào cũng quá t

ả ẫ

ự

ề

ế

ồ

ế i công vi c, trong khi k t ứ i ch a nhi u, ngu n nhân l c trong team v n ch a phát huy đ n m c

ể ạ ả qu mang l ố i đa? t

ể ả

ữ

ấ

ổ

ướ

ữ

ả

ể • Làm sao đ gi m thi u nh ng t n th t do v

ầ ng ph i nh ng sai l m trong công tác

ổ ứ

ệ

ch c công vi c?

Một số bí kíp giao việc hiệu quả

• 4.Không nên ch dành vi c d dàng cho

ệ ễ ỉ

• 1.Không c u toàn

ầ ỉ ằ ữ ế ẽ

ườ ườ i và con ng ạ ệ ỉ

ậ ạ ẹ ạ

ướ ườ ợ ng tr ữ ộ mình ừ ế N u b n ngh r ng t nay s giao h t nh ng công vi c khó khăn cho nhân viên và ch làm nh ng công vi c nh nhàng. Thì b n đúng là m t ông s p t ệ ế ồ i

ề ằ

• 5.Đ ng nên cho r ng ch có b n m i làm

ỉ ạ ớ ệ ạ ẽ ộ i Nhân viên cũng là m t con ng ả ế thì không ai là hoàn h o h t. Do v y, b n cũng ệ ọ ườ ng h p khi giao vi c c m i tr nên l ả ạ ầ cho nhân viên. B n c n ph i có ni m tin r ng ố nhân viên s làm t t công vi c b n giao

ọ ệ ượ

ả c cho nhân viên ọ ớ ằ ố

ấ • 2.Xác đ nh vi c gì là quan tr ng nh t ệ t đ ấ ố ớ ệ ỉ t c công vi c đó. Nguyên nhân khác cũng có

ự ả ở ượ ể ọ ấ ề ạ ừ ằ ệ ố ượ c vi c này t đ t ề ế Nhi u s p không giao vi c đ ọ b i vì h luôn cho r ng ch có h m i làm t đ ứ ạ th là do b n luôn ph c t p hóa m i v n đ .

ệ ị ế ượ ằ ạ ầ b n c n ph i bi c r ng công vi c nào là ệ ủ ả ọ quan tr ng nh t đ i v i công vi c c a c ậ nhóm và năng l c nhân viên nào đ m nh n c.ượ đ

• 6.Ngh ng i m t th i gian

ờ

ạ ắ ỉ ơ ộ ạ ế ự ự ẫ ệ

ể ế ặ ắ ố ộ ơ ờ

ủ ể ườ ế i s p tài ba và có t m nhìn là ng ả ạ

ườ i ộ ủ ế ự ầ ể ế ớ

ụ • 3.Khai thác đi m m nh và kh c ph c ữ nh ng đi m y u kém c a nhân viên ộ M t ng luôn quan tâm đ n s phát tri n và ti n b c a nhân viên

ệ ấ N u b n th c s v n g p r c r i khi giao vi c ỉ cho nhân viên, hãy ngh ng i m t th i gian ầ ở ạ i trong kho ng1 2 tu n. Khi b n quay tr l ấ ượ ể ạ ẽ ệ c v i công vi c, có th b n s tìm th y đ ự ự ớ ợ ố nhân viên th c s đã làm t t và phù h p v i ặ ạ công vi c mà b n đang g p khó khăn đ y.

Những lưu ý quan trọng

ệ ề

ạ

ồ ệ

ể

ụ ̣ ́ ́ ̀ ̀

ệ ặ ơ

B n không th giao vi c, r i k nhân viên chìm ho c b i!

ố • Khi nói v i nhân viên v nhi m v ban mu n ọ ọ h làm, đi u quan tr ng la câ n no i ly do ạ “t ớ ề i sao?”

• Trách nhi m nhà qu n lý là đ m b o nhân viên

• Nhà qu n lý th

ệ ả ả ả ả ườ ầ ng quên ph n này. ồ ự ầ ế ể t đ

• Gi

ự ỗ ợ ệ ự ạ có s h tr và các ngu n l c c n thi ệ th c hi n công vi c mà b n giao phó. ́ ́ i thích lý do “T i sao?” đo ng go p quan

́ ơ ̣ ̣ ̉ ̣ ả trong t ạ i hiêu qua giao viêc. ́ ̉ ̉ ̣ ̣

ỗ ợ ướ ẫ

ứ ẵ • T c là, đam bao ban hoăc có ai đó kha c s n ọ sàng h ng d n và h tr nhân viên khi h ụ ầ c n. Ví d :

• Ai s ph i h p v i nhân viên t

Bài t pậ ớ ạ ờ ộ ẽ i m t th i

ử ệ ạ Nào, xin các b n hãy th giao vi c ể ố ợ đi m nào đó?

• Ai s h

ụ ộ ệ cho nhân viên làm ví d m t công vi c nào đó ẽ ướ ẫ ặ ấ ề ng d n nhân viên khi g p v n đ ?

• Ai s cung c p các ngu n l c ho c thi

ồ ự ẽ ặ ấ ế ị t b

ế ầ c n thi t?

ủ

ữ

ườ

ạ

ả

ầ Nh ng sai l m c a ng

i lãnh đ o, qu n lý

• H u h t các nguyên nhân d n đ n tình tr ng nhà qu n lý không hoàn thành m c tiêu đ m trách, là

ụ ế ế ả ạ ẫ ả

ầ do:

• Th nh t,

ủ ệ . T ừ ứ ấ không tuân th đúng các nguyên t c n n t ng trong công tác t

ch c công vi c ề ờ ệ ố ề ấ ổ ứ t, gia tăng thêm lãng phí v th i gian và các

ắ ề ả ế ầ đó, làm phát sinh thêm r t nhi u vi c v n không c n thi ồ ự ngu n l c;

ố ệ ả ừ b trí phân nhi m theo tr c giác & c m tính.

T đó, vô tình nhà qu n lý r i vào tình ả ắ ả ả ơ ầ

ự ạ ế ụ ể ử ự ủ ứ ọ ướ ụ ắ ậ i ti p t c th – sai. Chính vì v y, nhà qu n lý c n ph i n m ệ c khi giao nhi m v cho nhân

ứ • Th hai, ạ ử tr ng phân công th – sai và sau đó l ữ v ng nguyên t c & cách th c đ c hi u năng l c c a nhân viên tr viên;

ệ ượ ư ế ứ • Th ba, “b th ả c đo” đánh giá k t qu hoàn thành công vi c đ ố c phân công v n ch a th t

ủ ừ ừ ạ ả ả ỉ ộ ướ ậ ọ . Và nhà qu n lý, hàng ngày, ph i ch y theo t ng ch tiêu đánh giá c a t ng nhân viên; ự s khoa h c

ượ ư ắ ươ ụ ề ặ ị ể ề ả ỉ , ứ ư ch a n m đ c các công c và ph

ồ

ư ẫ ư ượ ứ ủ ả ề ạ ộ ng pháp v m t qu n tr đ đi u ch nh thái đ ệ (cũng nh trong quá trình đ ng hành cùng c s c m nh ti m năng c a b n thân

ệ ượ

• Th t ủ c a nhân viên trong quá trình phân công phân nhi m ế ộ ấ ủ thu c c p c a mình). Vì th , nhân viên v n ch a phát huy đ trong công vi c đ

c giao;

ế ể ầ ứ • Th năm, ả T đó, nhà qu n lý d n d n ư ch a bi t cách phát tri n nhân viên thông qua “ y thác”.

ủ ộ ấ ừ ư ượ ầ ế ồ ự ệ ẫ c phát huy đ n

•

ị ấ b nh n chìm trong “núi công vi c”, trong khi ngu n l c thu c c p v n ch a đ ứ ố ư m c t i u,…

ả ằ ủ

ệ

Giao vi c hi u qu b ng y thác

ớ ằ

ể ủ

ạ

Hãy nh r ng, b n không th y thác

ạ ầ

ữ

ắ

B n c n n m v ng

ấ ả

ệ

ụ t c các nhi m v !

ệ

t ph i y thác công vi c

ả ủ ế ự ầ • S c n thi ả ố ớ đ i v i nhà qu n lý;

• Ca c nhi m v ma ban co thê uy tha c bao

̀ ́ ́ ụ ệ ̣ ̉ ̉

́ ̀ gô m:

ườ

ấ ữ • B n ch t c a y thác và nh ng th t ng doanh

môi tr

̃ ̀ ư ̣ ̣ ̣

ấ ủ ủ ả ự ế ạ b i trong th c t nghi p;ệ

• Nh ng nhiêm vu đinh ky (l p l ấ ờ ờ , t ế

ặ

ặ ạ – báo cáo i) ậ ữ khai, ho c thu th p d ộ ụ ư ệ ạ

ủ

ệ

ả • Quy trình y thác công vi c hi u qu ;

ị ỳ đ nh k , gi y t ầ ệ li u. H u h t các nhi m v văn th thu c lo i này.

ệ ủ

ữ

ầ

ọ

• Ch n vi c y thác và nh ng sai l m

́ ượ ca c quy

đáng ti c;ế

ụ ẩ ượ ệ • Các nhi m v đã đ ắ t c và tiêu chu n đ ẩ c chu n hoá – ị c xác đ nh rõ ràng.

• Nh ng nhiêm vu giu p phát tri n con

ọ

ườ ủ

• Tiêu chí ch n ng

i y thác;

̃ ể ̣ ̣

ế ạ ợ

ủ

ệ

• Th c hi n công tác y thác và mô hình

ấ ị ụ ể ể ả

ủ

ự y thác.

ọ ơ ộ ể ệ ạ ề

ế

ả

• Ki m soát và đánh giá k t qu trong

ệ

ủ

ể y thác công vi c.

́ ư i –ườ n u b n mong đ i ai đó hoàn thành ng ộ m t nhi m v nh t đ nh, đ phát tri n b n thân, b n nên cho h c h i đ làm đi u đó ngay bây gi .ờ

3. Tăng năng suất làm việc của bản thân

• Tạo động lực làm việc cho bản thân • Cân bằng giữa công việc và cuộc sống • Vượt qua sự trì hoãn và những “kẻ

đánh cắp” thời gian

ạ ộ

ự

ệ

ả

T o đ ng l c làm vi c cho b n thân

ế ộ ấ ả ệ C m th y ti n b trong công vi c

ố

• T nh c b n thân vì sao b n mu n

ự ắ ả ệ ự

ộ ệ

ạ th c hi n m t vi c nào đó

ế ế ộ ỗ ữ ậ Vi t nh t ký nh ng ti n b m i ngày

ữ

ệ

ướ

ữ ọ ỏ

ụ • Chia nhi m v thành nh ng b

Coi tr ng nh ng thành công nh

ỏ ơ nh h n

ể ườ ệ ấ i khác đánh giá hi u su t công

Đ ng vi cệ

ạ ự

ệ ị • T o s thú v trong công vi c.

ạ ớ ử T o ra th thách m i

ặ

ưở

ỏ ạ ư ế

ượ

6. H i “t

i sao” thay vì “nh th nào”

ả ng cho b n thân ộ ệ c m t vi c

ầ • Đ t ra ph n th ạ khi b n hoàn thành đ nào đó.

ỉ

• Th nh tho ng cho phép b n thân

ỉ ơ ể

ả ngh ng i đ tránh ki

ả ệ ứ t s c

ẫ

ộ

Đ ng viên nhau

ế ươ ườ ế ạ • Năm 195 sau Công nguyên, Tào Tháo d n đ i ng đ n ng Tú. Trên đ

ụ ể

ỏ

c u ng đ n ỏ ượ ố ườ ậ quân ti n đánh Tr Uy n Thành, các binh sĩ liên t c ba ngày không ệ đ c. Mi ng khát khô b ng, có ng ủ ướ ra oán h n. i đã t

ườ ồ

ắ

i đ ng hành nh c

ồ ự ộ ỉ ề • Tào Tháo ng i trên l ng ng a đ t nhiên ch v

ộ • Tìm m t ng ở ạ

ệ

nh b n có trách nhi m

ướ ướ

ụ ư

ộ

ệ

• L p m t danh sách các nhi m v u

c đây ta đã đi qua ướ ộ c có m t ừ ế

ậ tiên

ể ơ c, mà m cũng có th giúp

ư c mà nói: “Tr phía tr ồ ớ ằ ỗ ch này, nh r ng h i đó phía tr ả ơ ừ r ng m . Ta ph i đi nhanh lên, đ n đó v a có ể ượ ướ th tìm đ c n ả gi i khát”.

ậ

• Tham gia m t nhóm t p trung vào

ộ

ộ ạ ộ

cùng m t ho t đ ng

ầ ừ ứ

ộ

ạ

ố

• T o m t thói quen t

t hàng ngày

ế ả

ồ ế ỗ • Quân sĩ nghe nói th b ng nhiên tinh th n h ở ẳ ệ h i h n lên, trong mi ng không ng ng a ra ơ ướ ọ n c b t làm gi m c n khát và hăng hái ti n lên phía tr c.ướ

ị

• Xác đ nh tr

ắ c cách kh c ph c ạ ẽ

ụ ả ố

ướ ở ạ

ữ nh ng tr ng i mà b n s ph i đ i m t.ặ

ẫ ạ ộ

ữ

• Dán nh ng câu trích d n t o đ ng

ấ

ự ở ơ ễ l c

n i d nhìn th y

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Ọ Ữ

Ệ LÀM NH NG VI C QUAN TR NG TR CƯỚ

2. ĐỪNG CHI TIỀN CHO NHỮNG THỨ

NGOÀI TẦM KIỂM SOÁT

3.

• Thời gian thật ra là không thể quản lý được, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân và thời gian ta sử dụng. Như vậy quản lý thời gian thực chất là quản lý bản thân chúng ta.

SỐNG CÂN BẰNG LÀ CÁCH BIẾT TỪ CHỐI THỨ KHÁC

4. ĐỪNG QUAN TÂM NGƯỜI KHÁC NGHĨ

GÌ VỀ MÌNH

5. HÃY HỌC CÁCH THA THỨ

6. ĐỪNG QUAN TRỌNG HÓA MỌI VẤN

ĐỀ

7. DÀNH CHO MÌNH KHÔNG GIAN RIÊNG

• Thời hiện đại nhiều việc cuốn chúng ta ko dừng lại được. Để giảm căng thẳng (stress) bạn phải biết cân bằng công việc và cuộc sống

Bạn sống vì điều gì và điều gì quan trọng nhất đối với bạn? ượ

ể ằ

ệ

Chuy n k r ng

• Ti n có th mua đ

ề ư

c m t ngôi nhà, ộ ổ ấ

ượ

ể nh ng không mua đ

ộ c m t t

•

ố

ườ

ấ

ủ

ườ

ủ

ậ

ư ả ờ

ớ ệ

ủ

ằ

ườ ộ i Trung Qu c qua M t ông trùm ng ỉ ợ ể ạ ờ i cho v 1,9 t đô trong ngân đ i, đ l ợ hàng. Bà v ông sau đó đã l y ng i i lái xe nói: lái xe c a chính ông. Ng ệ ả Tôi đã nghĩ tôi ph i làm vi c cho ông ờ đây tôi m i nh n ch mình. Nh ng gi ra r ng c đ i ông ch làm vi c cho tôi.

• Ai nói câu: “Gia đình là thứ tồn tại duy nhất. Những thứ khác có hay không, không quan trọng”

Vượt qua sự trì hoãn và những “kẻ đánh cắp” thời gian

Những kẻ đánh cắp thời gian

ờ

ủ ạ

ẻ ắ

ữ

ờ

Nh ng “k c p” th i gian c a b n?

ả

ị

ữ

ệ u tiên công vi c do

ổ Thay đ i th t ả ả ph i gi ứ ự ư ế ủ i quy t r i ro

ướ ố ả ể c t th i gian, tr • Đ qu n lý t ượ ế ạ ầ c h t b n c n ph i xác đ nh đ ị ườ ờ ng b lãng nh ng th i gian th ượ ị c các phí. Qua đó xác đ nh đ ả ượ ả ầ ố yêu t nào c n ph i đ c c i thi nệ

ệ ạ Đi n tho i “rác”

ứ ự ư ụ ế Thi u m c tiêu và th t u tiên

4.

Cố gắng quá nhiều

5.

Khách đến thăm quá nhiều

6.

Phân quyền không hiệu quả

7.

Bàn làm việc lộn xộn

ả ơ

Chân thành c m n!

ạ

ỏ Chúc các b n luôn m nh kh e, thành công và h nh phúc!

THANK YOU

The future is all about Emotion (Patrick Dixon)

Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả - PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã

ỹ