Bài giảng Giới thiệu hệ thống thông tin

Bài 1 : Giới thiệu hệ thống thông tin

1- Hệ thống thông tin (Information System)

• Hệ thống thông tin là tập hợp các phần tử dùng thu nhận,

quản lý, phổ biến thông tin và cung cấp cơ chế phản hồi nhằm đáp ứng một mục tiêu nào đó. Hằng ngày chúng ta tiếp xúc và làm việc với các hệ thống thông tin cá nhân hoặc chuyên nghiệp. Chúng ta sử dụng hệ thống chi đổi tiền tự động ATM ở các ngân hàng, quầy tính tiền ở siêu thị sử dụng hệ thống mã vạch và máy quét, chúng ta truy cập thông tin trên Internet hay nhận thông tin từ các trạm thông qua các màn hình cảm ứng (touch screen) Trên 500 công ty công nghệ thông tin vượt qua mức 1 tỉ USD/ năm.

1- Hệ thống thông tin (Information System)

•

Trong tương lai, chúng ta còn lệ thuộc vào hệ thống thông tin nhiều hơn nửa. Một ví dụ là hãng General Motors đã hợp sức với hãng Fidelity Investments để tạo ra hệ thống cho phép người dùng nhận được thông tin về đầu tư và mua bán chứng khoán ngay trên xe hơi bằng cách dùng giọng nói.

•

Biết được vị thế của hệ thống thông tin và vận dụng được kiến thức nầy vào công việc làm sẽ tạo cho người dùng cơ hội thành công trong nghề nghiệp. Cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu, và xã hội có chất lượng cuộc sống cao hơn.

1- Hệ thống thông tin - Vai trò của máy tính

• Máy tính và hệ thống thông tin liên tục thay đổi

cách thức tổ chức điều khiển kinh doanh.

• Máy tính giúp rút ngắn thời gian xử lý, đạt được kết

quả cao, lợi nhuận cao.

• Ngày nay, chúng ta đang sống trong nền kinh tế

thông tin. Thông tin tự bản thân nó cũng có giá trị, và các thương vụ thường trao đổi thông tin nhiều hơn là trao đổi hàng hoá cụ thể

1- Hệ thống thông tin - Vai trò của máy tính

• Hệ thống đặt nền tảng trên máy tính, càng ngày máy tính càng được dùng nhiều hơn để tạo ra, lưu trữ, và truyền thông tin.

• Các nhà đầu tư sử dụng hệ thống thông tin để ra các quyết định đáng giá nhiều triệu USD, các cơ quan tài chính dùng hệ thống thông tin và phương tiện điện tử để chuyển hàng tỉ USD đi khắp thế giới, các hãng sản xuất dùng hệ thống thông tin để đặt nguyên liệu và phân phối hàng hoá mà trước đây chưa bao giờ nhanh đến như vậy. Máy tính và hệ thống thông tin sẽ còn tiếp tục thay đổi xã hội , công cuộc kinh doanh, và cuộc sống của chúng ta

1- Hệ thống thông tin - Vai trò của máy tính

• Chương nầy phác hoạ các nét để hiểu được máy tính, hệ

thống thông tin, cũng như mức độ quan trọng của việc học hệ thống thông tin. Các hiểu biết nầy giúp ta áp dụng đúng các khái niệm về hệ thống thông tin.

• Thông tin là khái niệm trung tâm của giáo trình nầy. Để là nhà quản lý hiệu quả trong mọi lĩnh vực kinh doanh , bạn cần biết rằng thông tin là một trong những nguồn có giá trị và quan trọng của tổ chức.

• Nhưng coi chừng, thông tin thường hay bị nhầm với dữ

liệu.

2. Dữ liệu và thông tin

 Dữ liệu

Bao gồm các sự việc thô như là tên công nhân viên, hay số giờ làm việc trong tuần, mã vật tư tồn kho, hay là đơn đặt hàng.

Bảng liệt kê một số kiểu dữ liệu thường được dùng

Theå hieän döôùi hình thöùc Con soá, chöõ caùi, caùc kyù töï

Hình aûnh, ñoà hoaï

AÂm thanh, tieáng oàn, tín hieäu soá

AÛnh tænh hoaëc ñoäng

Döõ lieäu Kieåu chöõ soá Alphanumeric data Kieåu aûnh Image data Kieåu aâm thanh Audio data Kieåu nhìn Video data

2. Dữ liệu và thông tin

 Thông tin • Khi các sự việc được tổ chức, sắp xếp lại theo một cách đặc biệt

nào đó để có nghĩa, các sự việc nầy trở thành thông tin.

• Thông tin là tập hợp các sự việc được tổ chức theo cách sao cho

có giá trị tăng thêm ngoài giá trị bản thân của sự việc.

• Ví dụ như một nhà quản lý có thể có thông tin về số lượng hàng bán ra theo một cách sắp xếp riêng để phục vụ cho việc quản lý của mình, khác với thông tin bán hàng từ bộ phận kinh doanh. • Cung cấp thông tin cho khách hàng cũng giúp cho công ty tăng

tổng thu nhập và lợi nhuận

2. Dữ liệu và thông tin

 Kiểu của thông tin được tạo ra tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa các dữ liệu sẵn có. Thêm dữ liệu mới vào, hoặc thay đổi dữ liệu khác có nghĩa là phải xác định lại các mối quan hệ và tạo ra thông tin mới.

 Biến đổi dữ liệu thành ra thông tin là một tiến trình, hoặc là một tập hợp các công tác luận lý có liên quan nhau để đạt được kết quả nào đó

2. Dữ liệu và thông tin



Trong moät soá tröôøng hôïp, döõ lieäu ñöôïc toå chöùc, xöû lyù baèng thuû coâng hoaëc tính nhaãm. Trong moät soá tröôøng hôïp khaùc caàn söû duïng maùy tính. Ñieàu quan troïng khoâng naèm ôû xuaát xöù cuûa döõ lieäu, hay döõ lieäu ñöôïc xöû lyù theo caùch naøo, maø naèm ôû choã keát quaû coù giaù trò vaø coù höõu duïng hay khoâng.

Tieán trình xöû lyù döõ lieäu

Döõ lieäu

Thoâng tin

Xöû lyù (aùp duïng caùc kieán thöùc baèng caùch choïn löïa,toå chöùc, vaø vaän duïng)

3- Đặc trưng của thông tin có giá trị

Ñaëc tính

Ñònh nghóa

Chính xaùc (Accurate)

Thoâng tin chính xaùc laø thoâng tin khoâng chöùa caùc nhaàm laãn, thoâng tin khoâng chính xaùc ñöôïc taïo ra do quaù trình xöû lyù (thöôøng goïi laø GIGO , garbage in, garbage out).

Hoaøn chænh (Complete)

Thoâng tin hoaøn chænh coù chöùa taát caû caùc söï vieäc quan troïng, ví duï moät baùo caùo ñaàu tö khoâng hoaøn chænh khi baùo caùo naày khoâng chöùa taát caû caùc chi phí quan troïng.

Kinh teá (Economical)

Thoâng tin phaûi xeùt ñeán lieân heä giöõa kinh teá vaø giaù thaønh. Caùc nhaø quaûn lyù luoân luoân phaûi caân ñoái giöõa giaù thaønh ñeå taïo ra thoâng tin vaø giaù trò do thoâng tin cung caáp.

Thoâng tin meàm deûo laø thoâng tin coù theå ñöôïc duøng cho nhieàu muïc ñích khaùc nhau.

Meàm deûo (Flexible)

Tin caäy (Reliable)

Möùc ñoä tin caäy maø nguoàn thoâng tin tuyø thuoäc vaøo. Ñoâi khi ñoä tin caäy cuûa thoâng tin tuyø thuoäc vaøo phöông phaùp thu thaäp thoâng tin, hay tuyø laø nguoàn thuoäc vaøo nguoàn cung caáp thoâng tin. Lôøi ñoàn khoâng phaûi thoâng tin ñaùng tin caäy.

3- Đặc trưng của thông tin có giá trị

Thích ñaùng (Relevant)

Thoâng tin thích ñaùng raát quan troïng ñoái vôùi ngöôøi coù thaåm quyeàn ra quyeát ñònh. Ví duï thoâng tin goã xeû saép leân giaù khoâng coù lieân quan ñeán haõng saûn xuaát vi maïch maùy tính.

trí vì khoâng theå xaùc

Ñôn giaûn (Simple)

Thoâng tin phaûi ñôn giaûn, khoâng ñöôïc phöùc taïp thaùi quaù. Thoâng tin ñöa ñeán quaù nhieàu vaø phöùc taïp laøm cho ngöôøi ra quyeát ñònh bò roái ñònh nguoàn tin naøo thaät söï quan troïng.

Ñuùng luùc (Timely)

Thoâng tin phaûi ñöôïïc cung caáp ñuùng thôøi ñieåm caàn thieát. Ví duï thoâng tin döï baùo thôøi tieát trong tuaàn roài khoâng giuùp ích cho ngöôøi noâng daân quyeát ñònh ngaøy mai coù phôi luùa hay khoâng.

Kieåm chöùng ñöôïc (Verifiable)

Thoâng tin phaûi kieåm chöùng ñöôïc. Nghóa laø ta phaûi kieåm tra ñöôïc ñeå chaéc chaén raèng thoâng tin ñuùng, ta coù theå kieåm chöùng baèng nhieàu nguoàn khaùc nhau cuûa cuøng moät thoâng tin.

Nhöõng ngöôøi duøng coù thaåm quyeàn phaûi deã daøng truy caäp ñöôïc thoâng tin caàn thieát theo ñuùng ñònh daïng vaø thôøi ñieåm söû duïng.

Deã truy caäp (Accessible)

Thoâng tin phaûi ñöôïc an toaøn, baûo maät, khoâng cho nhöõng ngöôøi khoâng coù thaåm quyeàn truy caäp thoâng tin.

An toaøn (Secure)

3- Đặc trưng của thông tin có giá trị

• Nếu thông tin của cơ quan không chính xác hoặc không đầy đủ, người quản lý có thể đưa ra các quyết định không thích hợp, gây thiệt hại cá nhân và tổ chức hàng nghìn, thậm chí hàng triệu đồng.

• Sự sụp đổ của công ty kinh doanh năng lượng Enron vào năm

2001 là hậu quả của việc báo cáo thông tin sai và kế toán không

chính xác, khiến cho các chủ đầu tư phán đoán sai tình trạng tài

chính thực sự của công ty và công ty phải chịu tổn thất lớn về

nhân sự

• Các thông tin cung cấp không thích hợp với tình huống, hoặc

không đúng thời điểm, hay quá phức tạp, khó hiểu sẽ không có

giá trị đối với tổ chức.

3- Đặc trưng của thông tin có giá trị

• Thông tin hữu dụng có thể rất khác nhau về giá trị đối với

mỗi thuộc tính kể trên.

• Ví dụ đối với dữ liệu về thị trường tri thức, người ta có thể chấp nhận một mức độ kém chính xác, và không đầy đủ, nhưng chủ yếu là phải kịp lúc. Thị trường tri thức có thể báo động cho ta là đối thủ của ta sắp có một đợt giảm giá lớn. Chi tiết chính xác và thời điểm giảm giá có thể không quan trọng bằng vạch ra kế hoạch để đối phó. Độ chính xác, tính kiểm chứng được và mức độ hoàn chỉnh là các đặc tính phải có của dữ liệu được dùng trong kế toán của một công ty như là quỉ tiền mặt, hàng tồn kho, và thiết bị.

3- Trị giá của thông tin

• Trị giá thông tin = Lợi nhuận tăng thêm - chi phí tt

• Ví dụ : Lắp mới hệ thống đặt hàng qua máy tính • Tiêu tốn : 30.000 $ • Tăng doanh số : 50.000 $ • Giá trị gia tăng do hệ thống mới làm ra : 50.000 – 30.000 = 20.000 $

4- Hệ thống và khái niệm mô hình

Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác với nhau để đạt được mục tiêu của tổ chức. Chính các phần tử nầy và mối quan hệ giữa các phần tử xác định cách thức làm việc của hệ thống. Hệ thống phải gồm đầu vào (input), cơ chế xử lý (processing mechanisms), đầu ra (output), và phản hồi (feedback).

Ví dụ: Hệ thống rửa xe tự động Đầu vào : Xe dơ, nước, chất tẩy rửa,năng lượng, tay

nghề, kiến thức, thời gian.

Đầu ra : Xe sạch, bóng. Hồi tiếp : Giá cả, sự hài lòng của khách hàng

4- Hệ thống và khái niệm mô hình

Cách tổ chức, sắp xếp các phần tử trong hệ thống được gọi là cấu hình (configuration).

Rất giống với dữ liệu, mối liên hệ giữa các phần tử trong hệ thống được xác định thông qua tri thức.

Trong hầu hết các trường hợp, nắm được mục tiêu hay đầu ra của hệ thống là bước đầu để xác định cấu hình của các phần tử

4- Hệ thống và khái niệm mô hình - Kiểu hệ thống

Kiểu hệ thống (system types)

Có rất nhiều kích cỡ hệ thống như : đơn giản (simple), hay phức tạp (complex), mở (open), hay đóng (close), bền (stable), hay động (dynamic), có khả năng thích ứng (adaptive) không khả năng thích ứng (nonadaptive), thường trực (permanent) hay tạm thời (temporary)

Bảng đặc trưng của hệ thống

Heä thoáng

Ñaëc tröng

Ñôn giaûn

Coù ít phaàn töû, moái lieân heä hoaëc töông taùc giöõa caùc phaàn töû khoâng phöùc taïp vaø deã hieåu.

Phöùc taïp

Coù nhieàu phaàn töû, caùc phaàn töû naày coù möùc ñoä lieân heä, lieân keát cao.

Töông taùc vôùi moâi tröôøng.

Môû

Khoâng töông taùc vôùi moâi tröôøng.

Ñoùng

Chòu raát ít thay ñoåi theo thôøi gian

Beàn

Chòu söï thay ñoåi nhanh vaø ñeàu ñaën theo thôøi gian

Ñoäng

Coù theå ñaùp öùng vôùi söï thay ñoåi cuûa moâi tröôøng.

Thích öùng

Khoâng thích öùng Khoâng theå ñaùp öùng vôùi söï thay ñoåi cuûa moâi tröôøng.

Hieän höõu trong khoaûng thôøi gian töông ñoái laâu.

Thöôøng tröïc

Chæ hieän höõu trong khoaûng thôøi gian töông ñoái ngaén

Taïm thôøi

4. Xếp loại tổ chức theo kiểu hệ thống

Hầu hết các công ty đều có thể định rõ nhờ vào bảng đặc trưng Ví dụ  Công ty giúp việc nhà lau chùi công sở sau giờ làm việc là một hệ

thống bền, vì đây là công việc tương đối đều đặn.

 Công ty sản xuất máy tính thành đạt là một kiểu mẫu phức tạp,

và động bởi vì công ty vận hành trong môi trường thay đổi.

 Công ty thuộc loại không thích ứng thì công ty nầy khó mà tồn

tại lâu. Một số các công ty máy tính trước đây như Osborne Computer là một trong những công ty đầu tiên sản xuất máy tính xách tay, hay VisiCorp là công ty đầu tiên sáng tạo ra chương trình bảng tính (spreadsheet) đã không nhanh chóng thích ứng kịp với thị trường máy tính và phần mềm. Kết quả là các công ty nầy không còn tồn tại. Công ty IBM ngược lại, phát minh ra các máy tính lớn, và sản xuất đủ các hạng loại máy tính, các phần mềm và cung cấp các dịch vụ nên đã tồn tại được.

5- Hiệu suất hệ thống và chuẩn

Người ta có thể đo hiệu suất của hệ thống bằng nhiều cách khác nhau. Hiệu suất (efficiency) được tính bằng cách lấy lượng sản xuất ra chia cho lượng tiêu thụ. Hiệu suất nằm trong khoảng từ 0 đến 100 phần trăm. Ví dụ hiệu suất của một động cơ bằng năng lượng do động cơ tạo ra chia cho năng lượng do động cơ tiêu thụ (năng lượng nầy có thể là điện , hay là nhiên liệu), hiệu suất của động cơ thường dưới 50% Hiệu suất được dùng để so sánh các hệ thống Ví dụ máy xăng có hiệu suất cao hơn máy hơi nước, bởi vì cùng năng lượng đưa vào, máy xăng tạo ra năng lượng đầu ra nhiều hơn.

5- Hiệu suất hệ thống và chuẩn

Hiệu lực (effectiveness) Là thước đo giới hạn mà hệ thống đạt được mục tiêu. Hiệu lực tính được bằng cách lấy mục tiêu đạt được thực sự chia cho tổng số các mục tiêu.

Ví dụ một công ty có mục tiêu đề ra là giảm thiểu số sản phẩm hư hỏng đến 100 chiếc. Một hệ thống điều khiển được thiết trí để giúp đạt mục tiêu nầy. Tuy nhiên trong thực tế, số sản phẩm hư chỉ giảm được 85 chiếc. Như vậy hiệu lực của hệ thống điều khiển là 85 % (85/100=85%). Hiệu lực cũng được dùng để so sánh các hệ thống, giống như hiệu suất. Đánh giá hiệu suất của hệ thống còn cần phải dùng đến tiêu chuẩn hiệu suất (performance standards).

Mô hình hoá hệ thống (Modeling a system)

Thế giới thực rất phức tạp và biến động, vì vậy nếu muốn thể nghiệm các mối quan hệ khác nhau và tác động của các mối quan hệ nầy, chúng ta dùng mô hình hệ thống đã được đơn giản hoá, thay vì sử dụng hệ thống thực.

Mô hình là một sự trừu tượng hoá hoặc là sự xấp xỉ được dùng để thể thiện thực tại. Mô hình giúp chúng ta có thêm sự hiểu biết về các tình huống của thế giới thực.

Mô hình hoá hệ thống- Các kiểu mô hình

Có rất nhiều kiểu mô hình khác nhau. Một số kiểu chính như : narrative (mô hình kiểu tường thuật), physical (mô hình vật lý), schematic (mô hình kiểu sơ đồ), và mathematical (sơ đồ toán học).

1- Mô hình tường thuật: gồm toàn từ ngữ, diễn tả

bằng lời nói, văn mô tả, báo cáo, tư liệu, đàm luận

2- Mô hình vật lý: sự thể hiện hửu hình, tạo ra từ máy tính

hoặc xây dựng nên.

3- Mô hình sơ đồ: thể hiện thực tại bằng đồ hoạ, biểu đồ, hình

vẽ, sơ đồ, tranh minh hoạ, hình ảnh.

4- Mô hình toán: thể hiện thực tế bằng toán học. Máy tính

giải quyết mô hình toán vượt trội hơn các phương tiện khác.

Mô hình hoá hệ thống- Các kiểu mô hình

Khi phát triển bất cứ mô hình nào thì độ chính xác cũng giữ vai trò then chốt. Một mô hình không chính xác thường dẫn đến việc giải quyết vấn đề không chính xác.

Hầu hết các mô hình đều có một số giả định, điều quan trọng là các giả định nầy càng sát thực tế chừng nào càng tốt chừng ấy.

Người dùng mô hình có tiềm năng (potential users) phải có kiến thức về các giả định trong mô hình đang được phát triển.

6 - Hệ thống thông tin là gì ?

Hệ thống thông tin là một dạng đặc biệt của hệ thống, hệ thống thông tin có thể được định nghĩa theo nhiều cách. Như đã nói ở trên, hệ thống thông tin là tập hợp các phần tử tương tác chặt chẽ với nhau, dùng thu nhận, quản lý, phổ biến thông tin và cung cấp cơ chế phản hồi nhằm đáp ứng một mục tiêu nào đó.

Phản hồi

Nhaäp

Xöû lyù

Xuaát

Hệ thống thông tin

Nhập (Đầu vào)

Trong hệ thống thông tin, nhập là hoạt động thu nhận dữ liệu thô (raw data). Trong hoạt động trả lương của một xí nghiệp, trước khi tính toán và in được bảng lương thì số ngày (hoặc giờ) làm việc của công nhân phải được ghi nhận.

Có nhiều hình thức đầu vào, Ví dụ trong một hệ thống thông tin dùng để phục vụ cho việc trả lương, phiếu chấm công của công nhân sẽ là dữ liệu nhập ban đầu. Trong hệ thống điện thoại khẩn cấp (113 chẳng hạn), số gọi đến có thể xem như là dữ liệu đầu vào, trong hoạt động tiếp thị, các giải đáp thắc mắc cho khách hàng cũng được xem là một trong những dữ liệu đầu vào

Hệ thống thông tin

Xử lý

Trong hệ thống thông tin, xử lý là biến đổi dữ liệu để có được dữ liệu đầu ra hữu dụng. Xử lý bao gồm tính toán, so sánh và các hoạt động khác, rồi lưu trữ để dùng về sau. Xử lý dữ liệu để có được thông tin hủu ích là hoạt động mang tính quyết định của doanh nghiệp.

Người ta có thể xử lý thủ công hay xử lý với sự trợ giúp của máy tính. Ví dụ như khi tính lương, tiền lương phải được qua các bước xử lý như lấy tiền lương một giờ nhân với số giờ làm việc,

Hệ thống thông tin

Đầu ra

Trong hệ thống thông tin, đầu ra là thông tin hữu dụng, thông thường là dưới dạng tư liệu hay báo cáo. Đầu ra có thể là bảng lương, báo cáo cho nhà quản lý, thông tin cung cấp cho người mua cổ phiếu, ngân hàng, cơ quan nhà nước … Trong một số trường hợp, đầu ra của hệ thống nầy có thể trở thành đầu vào của hệ thống khác. Ví dụ đầu ra của hệ thống xử lý đơn đặt hàng có thể được dùng để làm đầu vào của hệ thống quảng cáo. Thông thường, đầu ra của một hệ thống được dùng làm đầu vào để điều khiển hệ thống hoặc thiết bị khác. Đầu ra có thể được tạo ra theo nhiều cách. Trên máy tính, màn hình hoặc máy in là các thiết bị đầu ra chính. Ta cũng có thể tạo ra đầu ra bằng thủ công như viết tay một báo cáo, hoặc tư liệu.

Hệ thống thông tin

Phản hồi

Trong hệ thống thông tin, phản hồi là dữ liệu đầu ra được dùng để làm thay đổi các hoạt động đầu vào hoặc hoạt động xử lý.

Ví dụ lỗi và các sự cố rất cần để điều chỉnh dữ liệu nhập vào và thay đổi tiến trình xử lý Trong ví dụ về trả lương. Nếu số giờ làm việc trong tuần là 40 giờ, nhưng dữ liệu nhập lầm là 400 giờ. Hệ thống thông tin đã giới hạn số giờ làm việc trong tuần nằm trong khoảng 0 đến 100 giờ, và đưa ra thông báo lỗi. Như vậy hệ thống phản hồi đã được dùng để kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu nhập, trong trường hợp nầy là giờ công.

HTTT thủ công và HTTT máy tính

Thông tin phản hồi cũng rất quan trọng đối với nhà quản lý và người phải ra quyết định.

Ví dụ doanh nghiệp dùng hệ thống thông tin để nắm được số lượng tồn kho của các mặt hàng, từ đó biết được mặt hàng nào đang bán chạy và đặt hàng trước với nhà cung cấp để tránh thiếu hụt. Các đơn đặt hàng nầy trở thành dữ liệu đầu vào của hệ thống. Nhờ vào hệ thống máy tính, người ta có thể dự báo được các sự cố trong tương lai để ngăn chặn trước.

Hệ thống thông tin Nhân sự và Thủ tục

Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất trong tất các các hệ thống thông tin dùng máy tính. Nhân sự của một hệ thống thông tin bao gồm tất cả những người quản lý, chạy chương trình, bảo trì hệ thống. Người dùng là bất kỳ người nào dùng hệ thống thông tin để có được kết quả. Người dùng bao gồm người làm tài chính, người tiếp thị, người điều khiển hãng sản xuất,… Một số người quản lý hệ thống cũng là người dùng.

Thủ tục bao gồm vạch chiến lược, chính sách, phương thức và các nguyên tắc sử dụng hệ thống thông tin dùng máy tính (CBIS).

Hệ thống thông tin Thủ công và máy tính

Hệ thống thông tin có thể dùng thủ công hoặc máy tính

Dùng thủ công Ví dụ như các nhà phân tích đầu tư vẽ bằng tay các đồ thị và đường dẫn hướng (trend line) để giúp ra các quyết định về đầu tư. Theo dõi dữ liệu giá cổ phiếu ở vài tháng hoặc năm cuối, sau đó vẽ đồ thị ra giấy kẻ ô (graph paper) để dự đoán được sự hoạt động của giá cổ phiếu trong vài ngày hoặc tuần tới. Một số nhà đầu tư đã kiếm được hàng triệu USD nhờ vào hệ thống thông tin chứng khoán thủ công Một số hệ thống thông tin lúc bắt đầu là hệ thống thủ công, sau đó trở thành hệ thống thông tin sử dụng máy tính, ví dụ như cách sắp xếp thứ tự thư tín của bưu điện

Hệ thống thông tin thủ công và máy tính

Hệ thống thông tin có thể dùng thủ công hoặc máy tính

Dùng máy tính (Computer-based information system) Hệ thống thông tin dùng máy tính bao gồm phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, viễn thông, nhân sự, và các thủ tục được cấu hình để để thu nhận, vận dụng, lưu trữ, và xử lý dữ liệu để có được thông tin.

Hệ thống thông tin Cơ sở dữ liệu (database)

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các sự kiện và thông tin được tổ chức theo một cách đặc biệt nào đó.

Cơ sở dữ liệu của một tổ chức có thể chứa các sự kiện và thông tin về khách hàng, nhân viên, hàng tồn kho, thông tin bán hàng của đối thủ, mua sắm trực tuyến…

Hầu hết các nhà quản lý, nhà điều hành đều tin rằng cơ sở dữ liệu là một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin dùng máy tính.

Hệ thống thông tin Viễn thông

Viễn thông là truyền thông nhờ vào truyền tín hiệu điện tử, nhờ vào viễn thông mà tổ chức có thể xử lý được công việc qua mạng máy tính.

Một ví dụ là nông trại Bob Evan Farms sử dụng hệ thống vệ tinh viễn thông để kết nối 459 nhà hàng với nông trại và cơ quan đầu não tại Columbus, Ohio để xác minh thẻ tín dụng cũng như dữ liệu báo cáo bán hàng và trả lương

Hệ thống thông tin Mạng

Mạng được dùng để kết nối các máy tính và các thiết bị máy tính khác trong một toà nhà, hay giữa các thành phố, hoặc toàn thế giới để thực hiện truyền thông bằng điện tử viễn thông.

Internet là mạng nối tất cả các mạng trên thế giới, đây là

mạng lớn nhất, ta có thể trao đổi tất cả các thông tin trên Internet miễn phí. Các nhà nghiên cứu, doanh nghiệp, trường đại học, cao đẳng,.. là các tổ chức thường sử dụng Internet.

Mạng thông tin toàn cầu (World Wide Web-WWW) là mạng liên kết tất cả các tư liệu, hình ảnh, đồ hoạ, âm thanh với Internet. Thông tin về các tư liệu và nội dung của các tư liệu nầy được chứa trong các máy tính đặc biệt được gọi là Web Server .

7- Hệ thống thông tin Kinh doanh Các hệ thống thông tin dùng trong tổ chức kinh doanh:  Hệ thống thương mại điện tử (electronic commerce system),  Hệ thống xử lý giao dịch (transaction processing system),  Hệ thống thông tin quản lý (management information system),  Hệ thống trợ giúp ra quyết định (decision support system). Ngoài ra có một số tổ chức còn dùng một số hệ thống đặc biệt như  Hệ trí thông minh nhân tạo (artificial intelligence system),  Hệ chuyên gia (expert system),  Hệ thống thực tế ảo (virtual reality system).

Các hệ thống nầy giúp hoàn thành các công việc thường ngày cũng như các nhiệm vụ đặc biệt, từ ghi nhận các thương vụ, đến xử lý tiền lương, hay hỗ trợ ra quyết định cho các bộ phận, cung cấp nhiều chọn lựa cho các phương án và cơ hội lớn.

8- Phát triển Hệ thống thông tin Phát triển hệ thống là hoạt động tạo ra tạo mới hoặc sửa đổi hệ thống kinh doanh có sẵn.

Phát triển hệ thống thông tin để đáp ứng được nhu cầu kinh doanh là điều rất khó khăn, phức tạp nên các dự án về hệ thống thông tin thường vượt quá ngân sách và trễ hạn. Các nhà quản lý kinh doanh luôn muốn quản lý tốt tiến trình phát triển, đặc biệt là các dự báo về chi phí và thời hạn, một trong các chiến lược giúp quản lý tốt các dự án là chia nhỏ dự án ra thành nhiều bước, xác định mục tiêu rõ ràng và ấn định công việc phải hoàn thành cho từng bước như sau đây

Phát triển HTTT – 1- Điều tra và phân tích hệ thống Hai bước đầu tiên khi phát triển hệ thống là điều tra và phân tích.

Mục đích của việc điều tra là để hiểu được một cách rõ ràng vấn đề cần được giải quyết, khi đã hiểu được các vấn đề thì điều kế tiếp cần làm là trả lời câu hỏi “ Các vấn đề nầy đã được giải quyết tốt chưa ?” Trả lời tốt câu hỏi nầy giúp cho tổ chức tiết kiệm được nhân lực và tiền bạc.

Nếu tổ chức quyết định tiếp tục phương án, thì bước kế tiếp là phân tích hệ thống, bước nầy xác định các vấn đề còn tồn tại cũng như cơ hội của hệ thống hiện thời.

Phát triển HTTT Thiết kế, thực hiện, bảo trì, rà soát hệ thống

Thiết kế hệ thống để xác định hệ thống mới sẽ hoạt động như thế nào để đáp ứng các yêu cầu đã được vạch ra khi phân tích hệ thống.

là tạo mới và kết hợp các thành

Thực hiện hệ thống phần khác nhau của hệ thống (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu…),các thành phần nầy đã được xác định trong bước thiết kế, sau đó đưa hệ thống vào hoạt động.

Bảo trì hệ thống và xem xét lại hệ thống là kiểm tra và sửa đổi hệ thống sao cho hệ thống tiếp tục đáp ứng được các thay đổi về nhu cầu kinh doanh.

Các cuộc khảo sát đã cho thấy sự thông suốt hệ thống thông tin của các nhà quản lý và người ra quyết định là thông số chính quyết định sự thành công của một tổ chức, nhờ vào sự hiểu biết nầy mà tổ chức tăng lợi nhuận và giảm giá thành. Các kiến thức về hệ thống thông tin cung cấp các đóng góp đáng kể vào công việc của nhà quản lý, các hiểu biết nầy còn giúp nhà quản lý nâng cao nghề nghiệp của mình. Hệ thống thông tin giữ vai trò cơ bản và liên tục mở rộng trong mọi doanh nghiệp. Đưa ra các quyết định trong kinh doanh là việc làm ngày càng phức tạp và đòi hỏi tốc độ phải nhanh hơn . Sự hiểu biết về hệ thống thông tin sẽ giúp nhà quản lý đối phó và thích ứng được trong môi trường nhiều thách thức nầy.

9- Tại sao phải học hệ thống thông tin