Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Chương 5 - TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ------------------

BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH

1

CHƢƠNG 5

Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

- Mục tiêu và các chức năng chính của chu trình doanh thu.

- Tổ chức thông tin cho các hệ thống chức năng trong chu trình

doanh thu là hệ thống bán hàng, hệ thống giao hàng, hệ thống

lập hóa đơn và hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền.

- Mô hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình doanh thu.

- Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu

GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU

Phân hệ Nhận đơn hàng/ Bán hàng

CHU TRÌNH

DOANH THU

Phân hệ Quản lý kho hàng/ Giao hàng/ Vận chuyển

Phân hệ Phát hành hóa đơn/ Theo dõi thanh toán/ Nhận Tiền

Phân hệ Tổng hợp

Các phân hệ chức năng liên quan đến chu trình doanh thu

GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU

Mục tiêu chu trình doanh thu

- Ghi nhận đặt hàng nhanh chóng và chính xác

Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng

- sẵn có

- Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn

-

Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời

- Ghi nhận doanh thu một cách chính xác

-

-

Theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của khách hàng Thu tiền (tiền mặt hoặc tiền gởi ngân hàng)

GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU

Chức năng của chu trình doanh thu

Giao hàng

Nhận đặt hàng

Lập lệnh bán hàng

Chuẩn bị hàng

Xuất hóa đơn

Nhận tiền

Lập báo cáo

Kiểm tra tín dụng & tồn kho

Cung ứng dịch vụ

Theo dõi phải thu

CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU

1. Nhận đơn đặt hàng

- Thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh

- Ghi nhận đơn hàng dưới nhiều hình thức khác nhau

- Đơn hàng phải ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin đặt hàng

2. Kiểm tra tín dụng và tồn kho

- Kiểm tra số dư công nợ trước khi chấp nhận bán chịu

- Kiểm tra lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ

có đủ tại thời điểm giao hàng cho khách.

CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU

3. Lập lệnh bán hàng

- Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng

- Chuyển lệnh bán hàng đến khách hàng và các bộ phận liên quan

4. Chuẩn bị hàng

- Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và làm thủ tục xuất

5. Giao hàng

- Giao hàng tại doanh nghiệp hoặc theo địa điểm theo yêu cầu.

CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU

6. Xuất hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng

chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua

- Là cơ sở ghi nhận doanh thu, thuế GTGT, theo dõi công nợ

7. Theo dõi phải thu

+ Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn

+ Phương pháp kết chuyển số dự

8. Nhận tiền thanh toán

CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU

9. Các chức năng khác

- Giải quyết hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán:

+ Biên bản ghi nhận các thỏa thuận

+ Ghi giảm trừ doanh thu và số dư TK 131

- Xử lý các khoản nợ quá hạn:

+ Thông báo đến khách hàng

+ Thủ tục xử lý và hạch toán các khoản nợ không đòi được

- Xử lý đơn đặt hàng lại

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG CHU TRÌNH

Phòng kinh doanh

Phòng Kế toán

Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

Chăm sóc khách hàng

Kế toán hàng tồn kho

Theo dõi p. thu

Quảng cáo & cổ động

Nghiên cứu thị trường

Bán hàng

Thu tiền

Hóa đơn

Phát triển s. phẩm

Giao hàng & vận chuyển

(1)

(7)

(10)

(4)

(8)

(9)

(6)

(2)

(3)

(5)

Nhận đặt hàng

Lập báo cáo

Giao hàng

Lập hóa đơn

Thu tiền

Kiểm tra tín dụng

Lệnh bán hàng

Chuẩn bị hàng

Cung ứng dịch vụ

Theo dõi phải thu

CÁC CÔNG CỤ KỸ THUẬT

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU LOGIC (Logical Data-Flow Diagram)

Xử lý Dữ liệu nguồn hoặc đích

Lưu trữ dữ liệu Dòng dữ liệu

CÁC CÔNG CỤ KỸ THUẬT

LƯU ĐỒ (Data Flowchart)

Dòng dữ liệu Đầu vào/ đầu ra Xử lý Lưu trữ

Lưu trữ hồ sơ Chứng từ hoặc báo cáo Xử lý thủ công Điểm bắt đầu hay kết thúc lưu đồ

Thiết bị nhập liệu Xử lý bằng máy Lưu trữ trên ổ đĩa Dòng dữ liệu hoặc thông tin

Màn hình hiển thị Nút ra quyết định Dữ liệu hoặc thông tin Kết nối 2 điểm trên cùng 1 lưu đồ

TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

Dữ liệu khách hàng

Khách hàng

Đặt

hàng

Chấp

Mã khách hàng

thuận

và

1.0

đặt hàng

các dữ liệu

Lệnh

4 nút xử lý – 4 chức năng:

khác

bán

hàng

Kiểm tra

1. Tiếp nhận, xử lý đơn

tín dụng

Dữ liệu đặt hàng

Dữ liệu về công nợ

hàng và lập lệnh bán hàng

2.0

Giao

hàng

2. Chuẩn bị hàng, vận

Chứng

Hàng hóa

Dữ liệu

từ

& phiếu gửi

hàng tồn kho

gửi

hàng

chuyển hàng và giao hàng

Dữ liệu gửi hàng

hàng

3.0

Lập

3. Lập hóa đơn, theo dõi

Hóa

Khách hàng

Hóa đơn

đơn

bán hàng

thanh toán và thu tiền

Dữ liệu bán hàng

4. Phân tích tình hình tiêu

4.0

Phân

Dữ liệu giá bán

tích

thụ

Sổ cái TK

Các nhà

quản lí

HỆ THỐNG BÁN HÀNG

Khách hàng

Đơn

đặt hàng

Hiển thị

kết quả

Nhập dữ liệu

kiểm tra

đặt hàng

Kiểm tra

Dữ liệu

tín dụng &

Dữ liệu

công nợ

tồn kho

tồn kho

khách hàng

hàng hóa

Dữ liệu

đặt hàng

Đơn

Quy trình xử lý bán hàng

đặt hàng

In các

chứng từ

N

bán hàng

Lệnh bán hàng

Lệnh bán

Lệnh bán hàng

(Chấp thuận

hàng

(Thông báo

Lệnh bán hàng

đặt hàng)

(Phiếu X. kho)

bán hàng)

N

Kho hàng

Phòng kế toán

Khách hàng

HỆ THỐNG BÁN HÀNG

1. Đơn đặt hàng được nhập vào hệ thống

 Kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có

Danh mục hàng hóa

 Kiểm tra tín dụng

ĐVT Thuế suất thuế GTGT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Giá bán Số lƣợng tồn kho tối thiểu Số lƣợng đặt hàng tối ƣu Số lƣợng tồn kho hiện tại

Danh mục khách hàng

Địa chỉ Email Mã số thuế Mã khách hang Tên khách hàng Số điện thoại Hạn mức tín dụng Số dư công nợ hiện tại

HỆ THỐNG BÁN HÀNG

2. Dữ liệu đơn đặt hàng được lưu vào các tập tin

 Các thông tin chung trên mỗi đơn hàng được ghi nhận bằng 1

mẫu tin trên tập tin Đơn đặt hàng

Tập tin Đơn đặt hàng

Số đơn đặt hàng

Mã khách hàng

Ngày đặt hàng

Ngày giao hàng

Điều kiện thanh toán

Mã nhân viên bán hàng

 Các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa được ghi nhận

trên tập tin Chi tiết đơn đặt hàng

Tập tin Chi tiết Đơn đặt hàng

Mã hàng hóa Số lượng

Số đơn đặt hàng

HỆ THỐNG GIAO HÀNG

Kho hàng

Lệnh bán hàng (Phiếu xuất kho)

Quy trình xử lý giao hàng

Hiển thị kết quả

Truy cập dữ liệu

Đối chiếu & kiểm tra dữ liệu

Lệnh bán hàng (Phiếu xuất kho)

Dữ liệu xuất kho hàng hóa

Tập tin Nhật kí

Dữ liệu giao hàng

Dữ liệu tồn kho hiện tại

Tập tin Chi tiết Nhật kí

In Phiếu giao hàng

Vận đơn

Phiếu giao hàng (Giấy báo gởi hàng)

Phiếu giao hàng (Thông báo gởi hàng)

N

Khách hàng

Hàng hóa & chứng từ

Bộ phận lập Hóa đơn

HỆ THỐNG GIAO HÀNG

Lập phiếu giao hàng, cập nhập dữ liệu trên Phiếu xuất kho

 Dữ liệu chung và chi tiết chung trên PXK cập nhật vào tập tin

Nhật ký và Chi tiết nhật ký để phục vụ hạch toán tổng hợp

 Dữ liệu chi tiết về xuất kho từng loại hàng hóa cập nhật vào

tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu xuất kho

Tập tin Phiếu xuất kho

Số phiếu xuất Ngày Số phiếu gửi hàng Mã kho hàng Mã nhân viên xuất hàng

Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho

Số phiếu xuất Số lượng Đơn giá Mã hàng hóa

Từ bộ phận giao hàng

HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN

Thông báo gửi hàng

Hiển thị kết quả

Truy cập dữ liệu

Dữ liệu Khách hàng

N

Thông báo gửi hàng

Quy trình lập hóa đơn

Đối chiếu, kiểm tra, cập nhật dữ liệu giá bán và thuế suất GTGT

Dữ liệu giao hàng

Dữ liệu giá bán và thuế suất GTGT

Dữ liệu đặt hàng

Dữ liệu Hóa đơn

Tập tin Nhật kí

Xử lí cập nhật dữ liệu vào các tập tin & in hóa đơn

Tập tin Chi tiết Nhật kí

ơDữ liệu công nợ khách hàng

Hóa đơn bán hàng

Báo cáo bán hàng

Hóa đơn bán hàng

In vào cuối ngày hoặc định kì

Khách hàng

Kế toán công nợ

Trƣởng phòng kinh doanh

N

HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN

Kiểm tra số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng, đơn đặt

hàng để lập Hóa đơn bán hàng

 Dữ liệu chung và chi tiết chung trên HĐBH cập nhật vào tập

tin Nhật ký và Chi tiết nhật ký để phục vụ hạch toán tổng hợp

 Dữ liệu về tổng doanh thu, thuế GTGT phải nộp cập nhật vào

tập tin Hóa đơn bán hàng

 Dữ liệu chi tiết về số lượng, giá bán từng loại hàng hóa cập

nhật vào tập tin Chi tiết hóa đơn bán hàng

Ngày Mã khách hàng Số hóa đơn bán hàng Thuế GTGT Số phiếu xuất Doanh thu Ngày đáo hạn thanh toán

Tập tin Chi tiết Hóa đơn bán hàng

Số lượng Giá bán Số hóa đơn bán hàng Mã hàng hóa

HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN

 Thông tin về công nợ lũy kế của khách hàng được cập nhật

trên Tập tin Danh mục khách hàng

 Biến động công nợ phải thu khách hàng được theo dõi trên

tập tin Chi tiết Nhật ký thông qua việc cập nhật mà khách hàng

vào trường Chi tiết TK Nợ và Chi tiết TK Có

 Để tính toán, cập nhật SPS và Số dư công nợ của từng khách

hàng phục vụ cho việc lập Bảng tổng hợp chi tiết, có thể tổ chức

Ngày Số tiền Tài khoản Có Mã chứng từ Số chứng từ Tài khoản Nợ Chi tiết tài khoản Nợ Chi tiết tài khoản Có

Tập tin Tổng hợp phải thu

MAKH DUNODAU DUCODAU PSNO_01 PSCO_01 DUNO_01 DUCO_01 …

HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN

Bắt đầu

Quy trình xử lý công nợ phải thu

Về đầu tập tin

TH_PHAITHUnn

Cộng trường SOTIEN trên tập tin CHITIETNKnn thỏa điều kiện CT_TKNO = MAKH và cập nhật giá trị này vào PSNO

Cộng trường SOTIEN trên tập tin CHITIETNKnn thỏa điều kiện CT_TKCO = MAKH và cập nhật giá trị này vào PSCO

Cuối tập tin

S

Xuống record

TH_PHAITHUnn

tiếp theo trên tập tin

TH_PHAITHUnn

Đ

Kết thúc

HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN

Tập tin Chi tiết Nhật ký

SOTIEN TKCO CT_TKNO

50.000.000 5.000.000

35.000.000 3.500.000

NGAY 10/01/nn 10/01/nn 19/01/nn 19/01/nn

09/01/nn 100.000.000

MACT … HĐ HĐ … HĐ HĐ … PT SOCT 223 223 314 314 122 TKNO 131 131 131 131 111

511 333 511 333 131

ABC ABC ABC ABC

CT_TKCO ABC

Tập tin Tổng hợp phải thu

MAKH DUNODAU DUCODAU PSNO_01 PSCO_01 DUNO_01 DUCO_01 …

…

ABC 25.000.000 93.500.000 100.000.000 18.500.000 0

…

HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN

Ví dụ: Muốn biết chi tiết thông tin về từng lần phát sinh công nợ và thanh

toán của khách hàng ABC trong tháng 01/NN):

Thực hiện kết xuất từ tập tin Chi tiết Nhật kí dựa vào mã tài khoản trên

các trường Tài khoản Nợ (TKNO), Tài khoản Có (TKCO) kết hợp với mã

khách hàng trên các trường Chi tiết tài khoản Nợ (CT_TKNO), Chi tiết tài

khoản Có (CT_TKCO).

 Lọc trên tập tin Chi tiết Nhật kí những mẫu tin có thỏa mãn các điều

kiện: (1) TKNO hoặc TKCO có giá trị bằng 131.

(2) CT_TKNO hoặc CT_TKCO có giá trị bằng mã KH ABC

(3) Giá trị ngày (NGAY) nằm trong tháng 01/NN.

HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN

?

Xử lý thông tin trên các tập tin nào để có thông tin tình hình công nợ của khách hàng theo ngày đáo hạn, thông tin về doanh thu, thuế GTGT (tổng và từng mặt hàng), doanh thu theo từng khách hàng, tình hình xuất kho hàng hóa tiêu thụ???

26

HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN

Khách hàng

Ngân hàng

D

Tiền mặt

Giấy báo có

Thủ quỹ

Nhập dữ liệu

Báo cáo quỹ

Hiển thị kết quả

Dữ liệu hóa đơn

Tập tin Nhật kí

Quy trình thu tiền bán hàng

Kiểm tra và Hiệu chỉnh dữ liệu

Tập tin Chi tiết Nhật kí

Dữ liệu công nợ khách hàng

Phiếu thu

Phiếu thu

Báo cáo Thu tiền bán hàng

In vào cuối ngày

K.toán công nợ

Khách hàng

Kế toán trƣởng

N

MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU

Mối quan hệ một-nhiều (1:n):

 Một (khách hàng) và nhiều (Đơn đặt hàng).

 Một (khách hàng) và nhiều (lần bán hàng)

 Một (đơn hàng) và nhiều (lần giao hàng)

Mối quan hệ nhiều-nhiều (m:n):

- Mỗi đơn đặt hàng/lần bán hàng liên quan đến nhiều sản phẩm

- Mỗi sản phẩm được mua bởi nhiều đơn hàng

MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU

MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU

Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình doanh thu

Tên tập tin (bảng)

Thuộc tính

Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại,

Danh mục khách hàng

Email, Mã số thuế, Hạn mức tín dụng, Số dư công nợ hiện tại

Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, ĐVT, Giá bán, Thuế suất thuế

Danh mục hàng hóa

GTGT, Số lượng tồn kho tối thiểu, Số lượng đặt hàng tối ưu,

Số lượng tồn kho hiện tại

Số đơn đặt hàng, Mã khách hàng, Ngày đặt hàng, Ngày giao

Đơn đặt hàng

hàng, Điều khoản thanh toán, Mã nhân viên bán hàng

Chi tiết đơn đặt hàng

Số đơn đặt hàng, Mã hàng hóa, Số lượng

Lệnh bán hàng

Số lệnh bán hàng, Số đơn đặt hàng, Ngày lập lệnh bán hàng

Chi tiết lệnh bán hàng

Số lệnh bán hàng, Mã hàng hóa, Số lượng

MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU

Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình doanh thu

Tên tập tin (bảng)

Thuộc tính

Số phiếu gửi hàng, Số lệnh bán hàng, Ngày gửi, Nơi nhận,

Gửi hàng

Mã đơn vị vận tải, Mã nhân viên giao hàng

Chi tiết gởi hàng

Số phiếu gửi hàng, Mã hàng hóa, Số lượng

Phiếu xuất kho

Số phiếu xuất, Ngày, Mã kho hàng, Mã nhân viên xuất hàng

Chi tiết Phiếu xuất kho

Số phiếu xuất, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá

Số hóa đơn bán hàng, Ngày, Số phiếu xuất, Mã khách hàng,

Hóa đơn bán hàng

Doanh thu, Thuế GTGT, Ngày đáo hạn thanh toán

Chi tiết hóa đơn bán hàng Số hóa đơn bán hàng, Mã hàng hóa, Số lượng, Giá bán

Nhật kí

Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị, Diễn giải

Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản Nợ, Tài

Chi tiết nhật kí

khoản Có, Chi tiết tài khoản Nợ, Chi tiết tài khoản Có

MÔ HÌNH GIỮA CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG TRONG CHU TRÌNH

MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL

MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU

Yêu cầu đối với nghiệp vụ bán hàng:

-

(1) bán đúng (đúng khách hàng / đúng giá / đúng hàng)

-

(2) bán đủ (đủ số lượng đã thỏa thuận)

-

(3) bán kịp thời (kịp thời hạn đã cam kết).

Yêu cầu đối với nghiệp vụ thu tiền:

-

(1) thu đúng (đúng người / đúng lô hàng)

-

(2) thu đủ (thu đủ số tiền cần phải thu)

-

(3) thu kịp thời (không để khách hàng nợ quá hạn).

Yêu cầu ghi nhận, đối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ: đảm

bảo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa

bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán.

MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU

- Hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm, số

lượng và chất lượng được đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên.

- Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền.

- Hóa đơn lập chính xác và doanh thu ghi nhận trong kì kế toán thích hợp.

- Khách hàng mua chịu được phê duyệt đúng đối tượng.

- Hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán,

chiết khấu thương mại được phê duyệt và ghi chép chính xác.

- Các khoản thu tiền bán hàng được ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ.

- Các khoản nợ phải thu khách hàng cần được phản ánh vào các tài

khoản chi tiết về khách hàng.

- Chứng từ, sổ kế toán (các tập tin CSDL), hàng tồn kho và tiền được bảo

quản an toàn.

- Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu giữa các bộ phận tham gia

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU

Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát

Chấp nhận đơn đặt hàng cho các khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không đáng tin cậy. Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả).

- Cung cấp kịp thời, chính xác thông tin về tình hình công nợ - Đánh giá và xếp hạng uy tín khách hàng. - Xây dựng hạn mức tín dụng cho từng KH. - Phân tích công nợ theo thời hạn, kiểm soát các khoản công nợ quá hạn, khó đòi.

Không có hàng để giao, giao hàng không đúng tiến độ, mất uy tín với khách hàng.

Chấp nhận đặt hàng đ/v hàng hóa không có sẵn hoặc không thể sản xuất và cung ứng kịp thời theo yêu cầu KH. Cung cấp kịp thời, chính xác số lượng tồn kho của từng loại hàng hóa, thành phẩm cho bộ phận xử lí đơn đặt hàng để thực hiện bước kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng.

Mất doanh thu, mất uy tín đối với khách hàng

Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết khấu

- Ứng dụng phần mềm kế toán tự động cập nhật đơn giá và tỉ lệ chiết khấu khi lập hóa đơn, giảm thiểu sai sót do người lập hóa đơn nhớ sai đơn giá, tỉ lệ chiết khấu.

Mất hàng hóa, mất doanh thu, mất uy tín đối với khách hàng.

- Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình - Ứng dụng CNTT và quản lí theo chu trình cho phép hệ thống tự động kiểm soát hoạt động của toàn bộ chu trình, giảm thiểu trường hợp nhầm lẫn, bỏ sót nghiệp vụ.

Hàng gửi đi không ghi lại hoặc ghi không đúng Giao hàng không xuất hóa đơn hoặc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập hóa đơn bán hàng.

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU

Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát

- Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình - Kiểm tra kĩ trước khi giao hàng cho khách.

Giao hàng sai số lượng, nhầm KH, hoặc quên giao các hàng đặt lại. Phản ánh doanh thu sai kì kế toán

- Tuân thủ nguyên tắc phù hợp. - Có hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp ghi nhận doanh thu. - Kiểm soát tự động bằng phần mềm.

Tăng chi phí, giảm lợi nhuận và mất KH Ghi nhận doanh thu quá nhiều trong năm nay và thấp hơn trong năm tiếp theo.

Chấp nhận hàng trả lại và chiết khấu quá mức. Mất mát doanh thu và các khoản phải thu.

- Phân chia trách nhiệm rõ ràng. - Báo cáo chi tiết, kịp thời tình hình hàng bán bị trả lại và chiết khấu

thấp hơn về các - Phân chia trách nhiệm rõ ràng

Tự ý xóa nợ được thực hiện bởi những người không có quyền hạn. Ghi khoản phải thu.

Mất tiền.

Tiền bán hàng bị lạm dụng.

- Không để lượng tiền mặt tại quỹ cao - Định kì đối chiếu công nợ - Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng - Bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt.

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU

Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát

- Phân quyền trách nhiệm.

- Mật khẩu.

- Thiết kế hệ thống. Dữ liệu không được bảo mật có thể dẫn đến việc sửa chữa, xóa bỏ số liệu để biển thủ tài sản.

- An ninh bảo mật. Việc truy cập vào các tài khoản phải thu, hàng tồn kho và các sổ kế toán khác bởi những người không có quyền hạn.

Mất dữ liệu. - Tăng cường an ninh cho hệ thống thông tin.

Nhiễm vi rút do nhân viên giả mạo để phá hủy dữ liệu trên các đĩa từ.

Số liệu không chính xác. - Kiểm soát quá trình nhập liệu.

- Đối chiếu số liệu giữa các bộ phận. - Số liệu báo cáo phản ánh không chính xác, mất mát hàng hóa, tiền bạc.

- Đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. - Thông tin được cung cấp không đáng tin cậy.

- Đối chiếu số liệu giữa kiểm kê hàng hóa thực tế trong kho và sổ kế toán.

- Đối chiếu công nợ khách hàng và đối chiếu số dư ngân hàng theo định kì.