Bài giảng Hệ thống thông tin quản trị - Chương 2: Giới thiệu và hệ thống thông tin

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Chương 2 Giới thiệu và Hệ thống thông tin

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: • Nhận diện hệ thống, các thành phần của hệ thống. • Mô tả các hành vi của hệ thống. • Phân loại được các hệ thống thông tin.

• Nhận diện mối quan hệ giữa Hệ thống kinh doanh điện tử, Thương mại điện tử, Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems) và đánh giá vai trò của chúng với tổ chức. • Nhận diện các chiến lược căn bản tạo lợi thế cạnh tranh khi sử dụng hệ thống thông tin.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ

• Cách dùng lý thuyết hệ thống như là một phương tiện để định rõ các vấn đề và tình trạng để có thể hiểu chúng dễ dàng hơn và hệ thống thông tin kinh doanh có thể phát triển để hỗ trợ chúng.

• Cách các nhà quản lý có thể tối đa hóa việc sử dụng công nghệ trong một tổ chức bằng cách hiểu hệ thống thông tin kinh doanh.

• Vai trò của Hệ thống kinh doanh điện tử, thương mại điện tử, hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems) trong doanh nghiệp.

• Cách để hệ thống thông tin kinh doanh có thể giúp đạt được

lợi thế cạnh tranh.

1 2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH

1. Tổng quan về hệ thống.

2. Hệ thống thông tin.

3. Phân loại hệ thống thông tin.

4. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh.

5. Hệ kinh doanh điện tử.

1. Tổng quan về hệ thống

1.1 Khái niệm Hệ thống

1.2 Mô hình Hệ thống

1.3 Tính chất của Hệ thống

1.1 Khái niệm Hệ thống

• Lý thuyết hệ thống: nghiên cứu về các ứng xử và tương tác bên trong và giữa các hệ thống với nhau. • Hệ thống: là tập hợp các thành phần có liên quan tương tác với nhau nhằm đạt được một mục đích. • Chức năng của hệ thống là nhận các yếu tố đầu vào (input) và tạo ra các yếu tố đầu ra (output).

2 2011-2012

1.2 Mô hình Hệ thống

Mô hình cơ bản của hệ thống

• Dữ liệu thô

• Tài liệu đã xử lý

• Không được định dạng

• Thông tin có định dạng

• Dữ liệu chung chung

• Dữ liệu trong ngữ cảnh

Dữ liệu Thông tin

Ví dụ về mô hình cơ bản của hệ thống xử lí trong kế toán

Tổng hợp, tính toán, định khoản

Ví dụ: Hệ thống kế toán của doanh nghiệp

Bảng cân đối kế toán

KẾT QUẢ

Hóa đơn Phiếu thu Phiếu chi Hợp đồng …

≠

TỔNG TÀI SẢN

TỔNG NGUỒN VỐN

1.2 Mô hình Hệ thống (tt)

Mô hình chung của hệ thống

3 2011-2012

Ví dụ về mô hình chung của hệ thống xử lí trong kế toán

Ví dụ: Hệ thống kế toán của doanh nghiệp

• Đầu vào: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng, … • Xử lý: Phần mềm kế toán, Bảng tính bằng Excel, Quy trình hạch toán, Nghiệp vụ định khoản …

• Đầu ra: Bảng cân đối kế toán. • Phản hồi: Tổng Tài sản # Tổng Nguồn vốn. • Điều khiển: Thực hiện các nghiệp vụ hiệu chỉnh.

1.3 Tính chất của Hệ thống

– Tính chất 1: Các thành phần của một hệ thống có cùng mục đích.

– Tính chất 2: Các hệ thống không hoạt động hoàn toàn độc lập.

– Tính chất 3: Hệ thống có thể phức tạp và được tạo ra bởi các hệ

thống khác nhỏ hơn.

– Tính chất 4: Các hệ thống con tương tác với nhau bằng cách trao

đổi thông tin.

– Tính chất 5: Sự gắn kết giữa các hệ thống không đồng nhất.

– Tính chất 6: Các hệ thống có tính thứ bậc.

Tính chất 1

o Các thành phần của một hệ thống có cùng mục đích hay còn gọi là mục tiêu của hệ thống.

o Mục tiêu của hệ thống thường rất cụ thể và

thường được thể hiện bằng một câu đơn.

4 2011-2012

Tính chất 2

o Các hệ thống không hoạt động hoàn toàn độc lập. Chúng được chứa trong một môi trường (environment) có chứa các hệ thống khác và các trung gian bên ngoài.

o Phạm vi của hệ thống được xác định bởi đường ranh giới (boundary). Tất cả những cái bên ngoài đường ranh giới là một phần trong môi trường của hệ thống, tất cả những cái bên trong đường ranh giới tạo thành các bộ phận của hệ thống.

o Đường ranh giới cũng đánh dấu giao diện (interface) giữa hệ thống và môi trường. Giao diện này mô tả các trao đổi giữa hệ thống với môi trường hoặc các hệ thống khác.

Tính chất 3

là được gọi hệ o Hệ thống có thể phức tạp và được tạo ra bởi các hệ là hệ thống con thống khác nhỏ hơn gọi (subsystems). Hệ thống hình thành từ một hay nhiều hệ thống cha con thống (suprasystems).

o Mục tiêu của hệ thống con là hỗ trợ cho mục tiêu lớn hơn của hệ thống cha.

o Một hệ thống có sự tương tác với các thành phần bên ngoài đường ranh giới được gọi là hệ thống mở (open system). Trong trường hợp ngược lại được gọi là hệ thống khép kín (closed systems).

Tính chất 4

o Các hệ thống con tương tác với nhau bằng cách trao đổi thông tin thông qua phần giao diện giữa các hệ thống. Trong hệ thống thông tin và hệ thống kinh doanh, việc định nghĩa một cách rõ ràng phần giao diện này là rất quan trọng đối với hiệu quả làm việc của các tổ chức.

5 2011-2012

Tính chất 5

o Sự gắn kết giữa các hệ thống không đồng nhất. o Hệ thống/hệ thống con có sự gắn kết cao với các hệ thống/hệ thống con khác được gọi là hệ thống có tính gắn kết cao (close-coupled systems). Trong trường hợp này, đầu ra của hệ thống này là đầu vào trực tiếp của hệ thống khác.

o Hệ thống có tính tách biệt (decoupled systems) là hệ thống/hệ thống con ít phụ thuộc với các hệ thống/hệ thống con khác

Tính chất 6

o Các hệ thống có tính thứ bậc. Hệ thống được tạo từ các hệ thống con và các hệ thống con này cũng có thể được tạo từ các hệ thống con nhỏ hơn nữa. Từ đó, các hệ thống con có thể phụ thuộc vào nhau. o Sự phụ thuộc này có nghĩa là một sự thay đổi tại một bộ phận của hệ thống có thể dẫn đến sự thay đổi ở các bộ phận khác.

2. Hệ thống thông tin

2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin

2.2 Các nguồn lực hỗ trợ HTTT

2.3 HTTT dựa trên máy tính

2.4 Hệ thống thông tin kinh doanh

6 2011-2012

2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin

• Hệ thống thông tin là một nhóm các thành

phần có liên quan với nhau.

• Hệ thống thông tin được con người xây dựng và sử dụng nhằm tập hợp, tạo, và phân phối dữ liệu một cách hữu dụng.

2.2 Các nguồn lực hỗ trợ HTTT

PHẦN MỀM

PHẦN CỨNG TRUYỀN THÔNG

DỮ LIỆU CON NGƯỜI

Hệ thống thông tin

2.3 HTTT dựa trên máy tính

HTTT dựa trên máy tính là HTTT được xây dựng, và triển khai dựa trên nền tảng kỹ thuật và công nghệ của công nghệ thông tin

Thuận lợi

Hạn chế

• Tốc độ • Chính xác • Tin cậy • Có thể lập trình được • Các công việc lặp lại • Phán xét/kinh nghiệm • Tính linh hoạt/ứng biến • Tính sáng tạo • Trực giác • Định tính thông tin

7 2011-2012

2.4 Hệ thống thông tin kinh doanh

Hệ thống thông tin kinh doanh là một tập hợp các thành phần liên quan với nhau dùng để xử lý, lưu trữ, điều khiển các hoạt động nhằm biến dữ liệu đầu vào thành thông tin phục vụ cho việc tiên đoán, hoạch định, điều khiển, điều phối, tạo ra quyết định và phối hợp các hoạt động trong tổ chức.

Cơ chế kiểm soát của Hệ thống thông tin kinh doanh

Môi trường

Quản trị

Hệ thống thông tin

3. Phân loại Hệ thống thông tin

3.1 Phân loại theo cấp độ tổ chức

3.2 Phân loại theo chức năng

3.3 Phân loại theo hệ thống doanh nghiệp

8 2011-2012

3.1 Phân loại theo cấp độ tổ chức

Hệ thống thông tin quản lí

Hệ thống thông tin điều hành

Phân tích đối thủ cạnh tranh

Hệ hỗ trợ ra quyết định

Hệ thống thông tin báo cáo

Dự đoán dòng tiền mặt

Hệ thống thông tin tác nghiệp

Lập hóa đơn bán hàng

Hệ thống tự động văn phòng

Hệ thống xử lí giao dịch

Hệ thống kiểm soát tiến trình

3.2 Phân loại theo chức năng

• Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Human resource management information systems)

• Hệ thống thông tin tiếp thị (Marketing information systems)

• Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS)

3.3 Phân loại theo hệ thống doanh nghiệp

o Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(Enterprise Resource Planning - ERP)

o Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng / nhà cung cấp

(Customer / Supplier Relationship Management – CRM / SRM)

o Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng

(Supply Chain Management - SCM)

• Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise System) hỗ trợ cho các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức với các chức năng như sản xuất, phân phối, bán hàng, kế toán, tài chính và nhân sự. • Có ba hệ thống chính trong hệ thống doanh nghiệp: