Bài giảng Kỹ năng đàm phán - thương lượng trong hoạt động doanh nghiệp

HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ & XÂY DỰNG ðÔ THỊ

KỸ NĂNG ÑAØM PHAÙN-THƯƠNG LƯỢNG TRONG HOẠT ðỘNG DOANH NGHIỆP

Taøi lieäu löu haønh noäi boä dành cho Học viên lớp CEO của Tập ñoàn dầu khí Việt Nam

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 1

• Hoï vaø teân: LÖU TRÖÔØNG VAÊN • Naêm sinh: 1965 • Giaùo duïc:

(cid:1) Toát nghieäp Kyõ sö xaây döïng, Ñaïi hoïc Baùch Khoa, 1991. (cid:1) Toát nghieäp chöông trình ñaøo taïo kinh teá Fulbright (FETP) “Kinh

teá hoïc öùng duïng cho phaân tích chính saùch”, 1998.

(cid:1) Toát nghieäp Master of Engineering in Construction Management,

Asian Institute of Technology (AIT), Thailand, 2002. (cid:1) Tiến sỹ chuyeân ngaønh Kỹ thuật & Quản lý xây dựng taïi

Pukyong National University (PKNU),Busan, Korea, 2-2009

• Cơ quan công tác hiện nay: Bộ môn Kỹ thuật và Quản lý xây dựng • Lónh vöïc nghieân cöùu: Quaûn lyù döï aùn, Phaân tích & thẩm ñịnh ñaàu

tö XD - baát ñoäng saûn, Quản lý rủi ro, Kinh teá xaây döïng • Email: ltvan@hcmut.edu.vn or luutruongvan@yahoo.com • Website: http://sites.google.com/site/luutruongvan/

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2

KHÁI NIỆM ðÀM PHÁN

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 3

Khaùi nieäm: Ñaøm phaùn ñöôïc xem nhö laø ngheä

thuaät cuûa vieäc ñaït ñeán hieåu bieát chung thoâng qua söï maëc caû treân nhöõng yeáu toá caàn thieát cuûa hôïp ñoàng nhö laø caùc ñaëc ñieåm kyõ thuaät, giaù caû, thôøi gian thi coâng…v.v

Ñaøm phaùn xuaát hieän khi hai beân vôùi caùc quan

ñieåm vaø muïc tieâu khaùc nhau tìm kieám moät thoûa thuaän haøi loøng laãn nhau

Ñaøm phaùn laø moät quaù trình giao tieáp trong ñoù ngöôøi ta muoán ñieàu hoøa lôïi ích giöõa hai beân thoâng qua thaûo luaän maø ñi tôùi yù kieán thoáng nhaát

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 4

KHÁI NIỆM ÑAØM PHAÙN

Quaù trình ñaøm phaùn bao goàm: • Trình baøy laäp tröôøng cuûa moãi beân • Phaân tích vaø ñaùnh giaù laäp tröôøng cuûa beân kia • Moãi beân coá gaéng töï hieäu chænh laäp tröôøng

cuûa beân mình caøng theo quan ñieåm cuûa beân kia (hieåu theo nghóa heïp laø nhöôïng boä beân kia) (cid:2) Ñieàu naøy noùi deå nhöng khoù laøm!

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 5

CAÙC YEÁU TOÁ AÛNH HÖÔÛNG TÔÙI ÑAØM PHAÙN

a. Boái caûnh cuûa ñoái taùc: bao goàm: • Tình hình kinh teá cuûa ñoái taùc, nhö khaû naêng taøi chính. • Caùc moái quan heä trong kinh doanh, ñieåm maïnh, ñieåm

yeáu cuûa hoï.

• Tình traïng phaùp lyù cuûa hoï: Coù tö caùch phaùp nhaân

khoâng, coù coù vöôùng maéc vaøo vuï aùn naøo khoâng, coù bò tranh chaáp vôùi ai khoâng..

• Yeâu caàu cuûa hoï trong cuoäc ñàm phán laø gì, yeâu caàu

naøo laø öu tieân haøng ñaàu cuûa hoï: giaù caû, chaát löôïng hay thôøi haïn mua baùn…

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 6

CAÙC YEÁU TOÁ AÛNH HÖÔÛNG TÔÙI ÑAØM PHAÙN

b. Thôøi gian: Caàn tìm hieåu veà “ñieåm cheát” cuûa ñoái taùc, töùc laø khi naøo thì hoï caàn keát thuùc cuoäc ñàm phán, khi naøo thì hoï caàn phaûi quyeát ñònh xong vaán ñeà mua baùn. – Chuù yù: Nguyeân taéc chung trong ñàm phán laø caàn

tìm hieåu boái caûnh vaø thôøi gian cuûa ñoái taùc caøng kyõ caøng toát, nhöng caàn giaáu kín boái caûnh vaø thôøi gian cuûa mình.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 7

CAÙC YEÁU TOÁ AÛNH HÖÔÛNG TÔÙI ÑAØM PHAÙN

c. Quyeàn löïc: Laø söùc maïnh cuûa nhaø thöông thuyeát trong ñàm phán vôùi ñoái taùc. Quyeàn löïc trong ñàm phán cuûa beân naøy ñoái vôùi beân kia ñöôïc taïo bôûi 2 yeáu toá: • Quyeàn löïc tieàm aån: laø quyền lực ñöôïc taïo bôûi taøi naêng uy tín cuûa nhaø thöông thuyeát theå hieän ôû khaû naêng giao tieáp, kyõ naêng xöû lyù tình huoáng, trình ñoä chuyeân moân, vieäc naém roõ thò tröôøng mua baùn.

• Quyeàn löïc thöïc teá: laø quyền lực ñöôïc taïo bôûi uy tín

ñoái vôùi khaùch haøng, tính trung thöïc trong kinh doanh, saûn phaåm chaát löôïng cao cuøng nhöõng moái quan heä maïnh chi phoái trong kinh doanh.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 8

CAÙC THAØNH PHAÀN CUÛA CUOÄC ÑAØM PHAÙN

• Söï hôïp taùc: tìm kieám giaûi phaùp win-win; ñaøm phaùn

khoâng phaûi laø moät tieán trình caïnh tranh

• Moät ñieàu gì ñoù cho moïi ngöôøi: moãi beân phaûi chuaån bò saún saøng nhöôïng boä ñeå beân kia nhaän ñöôïc moät caùi gì ñoù.

• Caùc moái quan taâm chung: Ñaøm phaùn ñòi hoûi hai beân

phaûi cuøng tìm kieám caùc moái quan taâm chung

• Moät söï tieán trieån cuûa haønh vi: Moãi beân neân caûm thaáy raèng söï nhöôïng boä maø hoï ñang ñaùnh ñoåi laø caân baèng xaáp xæ vôùi lôïi ích maø hoï ñaït ñöôïc, khoâng phaûi nhöôïng boä laø maát maùt. Nhöôïng boä laø vì lôïi ích cuûa hai beân.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 9

Các hình thức & phương pháp ñàm phán

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 10

Các phương pháp ñàm phán

Vấn ñề

ðàm phán mềm

ðàm phán cứng

ðàm phán nguyên tắc

ðối tác

Bè bạn

ðịch thủ

Người cộng tác

Giành ñược thắng

Giải quyết công việc

Mục tiêu

ðạt ñược thỏa thuận

lợi

hiệu quả

Nhượng bộ

Nhượng bộ ñể tăng tiến quan hệ

Yêu cầu bên kia nhượng bộ

Phân tích công việc và quan hệ ñể trao ñổi nhượng bộ

Sự tín nhiệm không

Không tín nhiệm

Tín nhiệm ñối tác

Mức ñộ tín nhiệm

ñối tác

liên quan ñến ñàm phán

Trọng ñiểm ñặt ở lợi

Lập trường

Dễ thay ñổi lập trường

Giữ vững lập trường

ích chứ không ở lập trường

Cùng tìm kiếm lợi ích

Cách làm

chung

ðề xuất kiến nghị

Uy hiếp bên kia

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 11

Các phương pháp ñàm phán

Vấn ñề

ðàm phán mềm

ðàm phán cứng

ðàm phán nguyên tắc

Nhượng bộ ñể ñạt

Cả 2 bên cùng có lợi

ñược thỏa thuận

ðiều kiện ñể thỏa thuận

Chịu thỏa thuận khi ñạt ñược cái muốn có

Vạch ra nhiều phương

Phương án

Tìm ra phương án ñối tác có thể chấp thuận

Tìm ra phương án mà mình chấp thuận

án cho 2 bên lựa chọn

Kiên trì tiêu chuẩn

Kiên trì

Kiên trì giữ vững lập trường

khách quan

Kiên trì muốn ñạt ñược thỏa thuận

Biểu hiện

Hết sức tránh tính nóng nảy

Thi ñua sức mạnh ý chí giữa ñôi bên

Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan ñể ñạt ñược thỏa thuận

Khuất phục trước sức

Kết quả

ép của ñối tác

Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép

Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc ñổ vỡ Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

Các hình thức ñàm phán

• ðàm phán bằng văn bản, • ðàm phán bằng gặp mặt và • ðàm phán qua ñiện thoại

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 13

Các hình thức ñàm phán: ðàm phán bằng văn bản

Các dạng ñàm phán bằng văn bản thường thấy

trong hoạt ñộng kinh doanh là:

• Hỏi giá: Do người mua ñưa ra và không

ràng buộc người hỏi phải mua

• Chào hàng

– Chào hàng cố ñịnh: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình trong thời hạn hiệu lực của chào hàng

– Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị

ràng buộc với chào hàng của mình

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 14

Các hình thức ñàm phán: ðàm phán bằng gặp mặt

Những nội dung cần chú ý khi ñàm phán bằng gặp mặt: • Bắt tay

– Cần tránh: ñeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc

quá mạnh, giữ quá lâu.

– Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ

• Khi trao danh thiếp cần: – ðưa mặt có chữ dễ ñọc – ðưa bằng hai tay – Vừa ñưa vừa tự giới thiệu họ tên mình – Trao cho tất cả những người có mặt

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 15

Các hình thức ñàm phán: ðàm phán bằng gặp mặt

Những nội dung cần chú ý khi ñàm phán bằng gặp

mặt:

• Khi nhận danh thiếp cần:

– Nhận bằng 2 tay với thái ñộ trân trọng – Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới

cất ñi

– Trao danh thiếp của mình. Nếu không có thì phải xin

lỗi, hẹn lần sau

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 16

Các hình thức ñàm phán: ðàm phán bằng ñiện thoại

Những nội dung cần chú ý khi ñàm phán bằng gặp

mặt:

• ðiện thoại:

– Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở ñâu? Lý do gọi? – Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe – Hãy mỉm cười khi nói chuyện ñiện thoại – Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn ñang cầm máy. Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không?

– Sẵn sàng ghi chép khi ñiện thoại – ðể người gọi kết thúc cuộc nói chuyện

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 17

CHUAÅN BÒ CHO MOÄT CUOÄC ÑAØM PHAÙN

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 18

1. Chuaån bò

A. Phaân tích cô hoäi thöông löôïng (S,W, O, T).

– Phaân tích baûn thaân: – Phaân tích ñoái taùc:

• Mục tiêu, lĩnh vực hoạt ñộng và những khả năng • Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người

có quyền quyết ñịnh

• Lịch làm việc: Nếu nắm ñược lịch làm việc của bên kia,

có thể sử dụng yếu tố thời gian ñể gây sức ép

• Xác ñịnh nhu cầu, mong muốn của ñối tác. Sơ bộ ñịnh

dạng ñối tác

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 19

1. Chuaån bò

A. Phaân tích cô hoäi ñàm phán (S,W, O, T).

– Sau ñoù so saùnh (cid:2) ruùt ra S,W. – Phaân tích tình hình trong ñoù dieãn ra cuoäc ñàm phán

ñeå phaùt hieän O, T

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 20

1. Chuaån bò

B. Laäp muïc tieâu vaø keá hoaïch ñàm phán döïa vaøo ma

traän SWOT.

C. Laäp ñoäi nguõ ñàm phán döïa vaøo qui moâ ñaøm phaùn. Laäp theo 4 chöùc naêng: • Chöùc naêng ñàm phán do tröôûng ñoaøn ñaûm nhaän. • Chöùc naêng phaân tích do caùc chuyeân vieân thöông

löôïng.

• Chöùc naêng quan saùt do caùc quan saùt vieân. • Chöùc naêng thoâng dòch do thoâng dòch vieân ñaûm nhaän. • Tuyø vaøo quy moâ ñaøm phaùn maø seõ toå chöùc ñoäi nguõ

ñàm phán nhö theá naøo.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 21

1. Chuaån bò

• Caùc phaåm chaát caàn thieát cuûa chuyeân gia ñàm phán:

– Veà kieán thöùc vaø naêng löïc: haàu nhö toaøn dieän. – Veà phaåm chaát taâm lyù: Tö duy nhaïy beùn, daùm chaáp nhaän

maïo hieåm, kieân nhaãn, khoâng noùng voäi.

– Caùc kyõ naêng: Kyõ naêng ngoân ngöõ vaø kyõ naêng thuyeát phuïc.

D. Thöông löôïng thöû.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 22

2. Giai ñoaïn tieáp xuùc: 3. Giai ñoaïn thöïc chaát. • Hai beân ra yeâu caàu: • Hai beân ñieàu chænh yeâu caàu:

– Neáâu hai beân chaáp nhaän yeâu caàu cuûa nhau laø hôïp lyù thì kết thúc ñàm

phán

– Neáu ñoái taùc hôïp lyù, ta voâ lyù thì caàn nhöôïng boä – Neáu ñoái taùc laø voâ lyù coøn ta laø hôïp lyù thì caàn thuyeát phuïc hoï – TUY NHIEÂN TRONG THÖÏC TEÁ COÙ THEÅ DAÃN TÔÙI THEÁ GAÊNG.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 23

Nguyên nhân gây ra bế tắc

• Chưa hiểu biết lẫn nhau • Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau • Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc về quan ñiểm lập trường và sẽ không nhượng bộ ngay cả ñể giữ cho một cuộc ñàm phán tồn tại. • Vì một chiến thuật thận trọng trong ñàm phán ñể bắt ép phía bên kia xem xét lại quan ñiểm của họ và nhượng bộ

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 24

Xử lý bế tắc

• Quay trở lại những thông tin thu ñược và tạo sự hiểu

biết ñể tạo thêm những lựa chọn bổ sung

• Tìm ra phương án khác ñề cùng ñạt ñược mục ñích • Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không ñạt

ñược một giải pháp nào cả

• Chuyển sang thảo luận một vấn ñề khác ít quan trọng

hơn cả 2 bên có thể thỏa thuận

• Nhượng bộ một ñiểm nào ñó không quan trọng • Tạo ra thời gian ngừng ñàm phán ñể suy nghĩ vấn ñề và ñàm phán lại sau ñó. ðưa ra yêu cầu nếu cần những thông tin bổ xung

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 25

Xử lý bế tắc

• Chuyển từ ñàm phán song phương sang ñàm phán ña phương và thông báo cho ñối tác biết về việc này • Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngoài hành ñộng như là một người hòa giải, người dàn xếp hay người trọng tài

• Bỏ bàn ñàm phán ñể bên kia liên hệ lại. Sử dụng khi:

– Phía bên kia không muốn ký kết thỏa thuận – Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta không chấp nhận nổi. – Bên kia ñưa ra những thỏa thuận mà ta không hề dự kiến – Khi có những số liệu ñược cung cấp khiến cho việc ñi ñến

thỏa thuận không còn có lợi với ta nữa

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 26

Bài tập: ðột phá thế găng

• Tình huoáng mua baùn. Coâng ty coå phaàn Bình Minh coù keá hoaïch

xaây döïng ôû ngoaïi oâ moät nhaø maùy deät, choïn ñòa ñieåm ñaát thuoäc aáp Myõ Tho sôû höõu. Coâng ty baèng loøng boû ra 800 trieäu ñeå mua quyeàn söû duïng, maø aáp Myõ Tho laïi kieân trì ñoøi 900 trieäu. Qua maáy voøng ñaøm phaùn, giaù coâng ty Bình Minh ra leân tôùi 820 trieäu, coøn giaù aáp Myõ Tho chòu haï xuoáng 880 trieäu. Hai beân cuõng laïi khoâng theå nhöôïng boä nöõa, ñaøm phaùn sa vaøo theá gaêng. AÁp Myõ Tho kieân trì laäp tröôøng baûo veä lôïi ích cho noâng daân, bôûi vì noâng daân laáy ruoäng ñaát laøm goác, maát ñi quyeàn söû duïng maûnh ñaát canh taùc, hoï khoâng coù quaù nhieàu löïa choïn, chæ muoán baùn nhieàu tieàn hôn moät chuùt ñeå toå chöùc moät xöôûng cô khí, hay moät cô sôû saûn xuaát gì ñoù ñeå noâng daân coù coâng aên vieäc laøm. Maø coâng ty Bình Minh ñöùng treân laäp tröôøng cuûa mình, nhöôïng boä ñeán 820 trieäu laø cuøng, hoï muoán trong chuyeän mua baùn ñaát, tieát kieäm ñöôïc moät ít tieàn, duøng ñeå tuyeån moä theâm coâng nhaân, môû roäng quy moâ thöông tröôøng.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 27

Bài tập: ðột phá thế găng

• Yeâu caàu: Baïn haõy phaân tích laäp tröôøng cuûa hai beân? Lôïi ích cuûa hai beân laø gì? Baïn haõy ñöa ra phöông aùn maø coù theå laøm cho hai beân haøi loøng ñeå ñoät phaù theá gaêng

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 28

KYÕ THUAÄT ÑAØM PHAÙN

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 29

CAÙC NGUYEÂN TAÉC CHÆ ÑAÏO CUÛA ÑAØM PHAÙN

Ñeåñaïtñöôïcmoätlôïitheáchieánlöôïctreân ñoái taùc trong moïi cuoäc

ñaøm phaùn, neân quan taâm ñeán caùc nguyeân lyù sau:

• Kieânñònhvôùi muïc tieâu ñaõ döï ñònh • Hieâu chænh söï keát thuùc cuûa baïn ñeå thích hôïp vôùi caùi trung bình maø baïn

coù theå ñaït ñöôïc.

• Khaithaùchöôùngñitoáithieåuhoùacaùcchoángñoáitöøñoáitaùc • Haõy laáy moät phöông phaùp maø coù theå cung caáp caùc giaûi phaùp thay theá. • Duy trì moät keá hoaïch cuûa baïn coù theå thích nghi ñeán söï thay ñoåi cuûa

hoaøn caûnh.

• Khoângñaëtnaëngcaùigìcaûñaèngsaucaùchtieápcaäntrong khi maø ñoái

taùc ñang ñeà phoøng

• Tieáptuïc“moät söï coâng kích” theocaùchöôùngnhönhauhoaëc trong

daïng thöùc gioáng nhau neáuñaõthaátbaïimoätlaàn

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 30

CAÙC KYÕ THUAÄT ÑAØM PHAÙN

Kyõthuaätñaømphaùnlaø nhöõng kyõ thuaät maø giuùp ngöôøi ñaøm phaùn ñaït ñöôïc muïc tieâu ñaøm phaùn vaø traùnh nhöõng nhöôïng boä khoâng mong ñôïi

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 31

KYÕ THUAÄT ÑAØM PHAÙN ÑEÅ GIAÛM GIAÙ DÖÏ THAÀU • Baïn ñang muoán choïn nhaø thaàu coù giaù cao nhaát nhöng laïi

muoán nhaø thaàu naøy giaûm giaù (leõ taát nhieân laø trong phaïm vi cho pheùp), haõy thöû laøm theo quy trình nhö sau:

(cid:3) Böôùc 1: Choïn ra töø 2 ñeán 3 nhaø thaàu tieàm naêng ñeå ñaøm phaùn

giaù caû.

(cid:3) Böôùc 2: Môøi nhaø thaàu coù giaù thaáp nhaát ñeán ñeå ñaøm phaùn vaø kheùo leùo ñeà nghò hoï giaûm giaù. Baïn neân coá yù cho nhaø thaàu coù giaù cao hôn thaáy raèng baïn vöøa laøm vieäc xong vôùi nhaø thaàu coù giaù thaáp hôn

(cid:3) Böôùc 3: Môøi nhaø thaàu coù giaù cao nhaát ñeán ñeå ñaøm phaùn vaø

kheùo leùo ñeà nghò hoï giaûm giaù.

(cid:3) Böôùc 4: Neáu nhaø thaàu (maø baïn muoán choïn) vaãn chöa giaûm giaù ñeán möùc maø baïn mong muoán, haõy coâng boá giaù cuûa nhaø thaàu thaáp nhaát vaø noùi roõ neáu cao hôn giaù naøy hoï seõ bò loaïi vaø nhaø thaàu kia seõ truùng thaàu

(cid:2) Chuùcbaïnthaønhcoâng

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 32

NHÖÕNG KYÛ XAÛO BAÈNG LÔØI NOÙI (cid:3) “Cheâ bai”: Söû duïng khi muoán giaûm yeâu caàu cuûa ñoái taùc (cid:3) “Gæa vôø ruùt lui”: Söû duïng khi ñoái taùc ñöa ra yeâu caàu quaù

cao

(cid:3) “Hoûi yù kieán caáp treân”: Khi caàn chuùng ta muoán ruùt lui,

hoaëc baïn luùng tuùng trong ra quyeát ñònh

(cid:3) “Yeâu caàu theâm”: Söû duïng khi yeâu caàu cuûa chuùng ta

ñaõñöôïc thoûa maõn

(cid:3) “Chia ñoâi cheânh leäch”: Khi yeâu caàu cuûa hai beân khaùc bieät nhau maø neáu khoâng chia ñoâi thì coù theå daãn ñeán beá taéc. (cid:3) “Sieát oác”: Söû duïng ñoái taùc coù khuyeát ñieåm nhoû & chuùng ta

gaàn ñaït yeâu caàu

(cid:3) “Duøng caùc thoâng leä”: Ñöa ra nhöõng thoâng leä (leõ taát nhieân

laø coù lôïi cho baïn) ñeå thuyeát phuïc ñoái taùc

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 33

NHÖÕNG KYÛ XAÛO BAÈNG LÔØI NOÙI (tieáp)

(cid:3) Ñöa ra ñeà nghò ban ñaàu: Thöôøng caùc ñeà nghò naøy laø raát

haáp daãn trong töông lai ñeå ñoái taùc nhöïng boä chuùng ta trong hieän taïi

(cid:3) “Chia reõ ñoái taùc”: Söû duïng khi khoâng thuyeát phuïc ñöôïc

toaøn boä ñoái taùc

(cid:3) “Gæa vôø noùng giaän”: Coù theå söû duïng khi ñoái taùc ñöa ra yeâu

caàu baát hôïp lyù, nhöng phaûi caån thaän khi aùp duïng

(cid:3) “Söï ñaõ roài”: Cöù im laëng maø laøm, khi bò phaùt hieän thì giaû

vôøi khoâng bieát vaø nhaän loãi

(cid:3) “Ñaùnh troáng laõng”: Söû duïng khi bò ñoái taùc ñöa ra ñuùng

yeáu ñieåm cuûa ta

(cid:3) “Ping pong”: Duøng caùch hoûi laïi ñoái taùc vôùi nhöõng vaán ñeà

maø chuùng ta khoâng tieän traû lời

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 34

NHÖÕNG KYÛ XAÛO BAÈNG LÔØI NOÙI (tieáp)

(cid:3) Ñöa ra ñeà nghò ban ñaàu (cid:3) Nhöõng lôøi höùa (cid:3) Nhöõng lôøi ñe doïa (cid:3) Nhöõng lôøi khuyeân (cid:3) Nhöõng lôøi caûnh baùo (cid:3) Nhöõng lôøi thænh caàu truyeàn thoáng (cid:3) Thöôûng vaø phaït (cid:3) Nhöõng cam keát (cid:3) Töï phôi baøy (cid:3) Caùc caâu hoûi (cid:3) Caùc meänh leänh

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 35

NHÖÕNG KYÛ XAÛO KHOÂNG BAÈNG LÔØI NOÙI

(cid:3) Im laëng (cid:3) Nhìn chaèm chaèm vaøo maët (cid:3) Tieáp xuùc, va chaïm (cid:3) “Ngoân ngöõ cô theå”

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 36

ÑEÅ TRÔÛ NEÂN MOÄT NHAØ ÑAØM PHAÙN TOÁT

o Hieåu roõ hôn veà ngöôøi ñaøm phaùn cuûa ñoái taùc

o Caân nhaéc caùc chi tieát cuï theå cuûa tình huoáng

o Quyeát ñònh laøm theá naøo ñeå vöôït qua nhöõng khoù

khaên thöïc teá

o Coù hieåu bieát veà tính ñoäng cuûa quaù trình ñaøm phaùn

vaø aûnh höôûng cuûa vaên hoùa

o Söï “töï hieäu chænh” vöøa phaûi coù theå seõ hieäu quaû

nhaát

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 37

ÑEÅ TRÔÛ NEÂN MOÄT NHAØ ÑAØM PHAÙN TOÁT

• Những người ñàm phán trung bình chỉ nghĩ ñến hiện tại, nhưng những người ñàm phán giỏi thì bao giờ cũng cân nhắc ñến mục ñích lâu dài. Họ ñưa ra nhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải pháp hai lần – Những người ñàm phán trung bình ñặt ra các mục tiêu của

họ một cách ñơn lẻ - ví dụ "chúng tôi hy vọng sẽ nhận ñược giá là 2 ñô la“

– Những người ñàm phán giỏi ñặt ra các mục tiêu của họ

trong một phạm vi nhất ñịnh, ñiều này có thể hiểu như là "chúng tôi hy vọng nhận ñược 2 ñô la, nhưng nếu chúng tôi chỉ nhận ñược có 1.50 ñô la thì cũng ñược".ðiều này có nghĩa là người ñàm phán giỏi rất linh hoạt

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 38

Những lỗi thông thường trong ñàm phán

• Bước vào ñàm phán với ñầu óc thiếu minh mẫn • Không biết bên ñối tác ai là người có quyền quyết ñịnh • Không biết ñiểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó

như thế nào

• Bước vào ñàm phán với mục ñích chung chung • Không ñề xuất những quan ñiểm và lý lẽ có giá trị • Không ñể cho bên kia ñưa ra ñề nghị trước • Bỏ qua thời gian và ñịa ñiểm như là 1 vũ khí trong ñàm

phán

• Từ bỏ khi cuộc ñàm phán dường như ñi ñến chỗ bế tắc • Không biết kết thúc ñúng lúc

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 39

ðể tránh những lỗi thông thường trong ñàm phán

• Không ngắt lời bên kia. Nói ít và tích cực nghe • ðặt các câu hỏi mở có mục ñích ñể tạo sự hiểu biết • Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước • Sử dụng viêc ngừng ñàm phán ñể kiểm soát ñược nội bộ • Lập 1 mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi ñàm phán • Tóm tắt thường xuyên • Liệt kê những ñiểm cần giải thích và những ñiểm ñã hiểu • Không chỉ trích bên kia. Tìm ra những ñiểm chung của cả 2 bên

ñể ñi ñến thỏa thuận

• Tránh chọc tức • Tránh ñưa ra quá nhiều lý do cho ñề nghị của mình • Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, công kích hay chế

nhạo cá nhân

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 40

Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán

• Ấn tượng ban ñầu

– Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái ñộ vui vẻ, dễ chịu.

– Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai ñể

gây ấn tượng ban ñầu.

– Sau ñó bạn sẽ bắt ñầu nói về chủ ñề nội dung mà bạn ñịnh

ñàm phán, thương thuyết với ñối tác

• Chú ý tới các cử chỉ, thái ñộ và ñộng tác của cơ thể

trong khi ñàm phán – Một gương mặt hồ hởi, thái ñộ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên

thiện cảm từ phía ñối tác ñàm phán.

– Ý thức ñánh giá cao, coi trọng ñối tác của người ñám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng ñiệu và cách nói.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 41

Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán

• Phải xác ñịnh rõ mục tiêu ñàm phán và luôn luôn bám sát theo ñuổi mục tiêu này trong suốt quá trình ñàm phán – Trước khi vào cuộc ñàm phán thương thuyết, người ñàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao ñổi với ñối tác và ñạt ñược kết quả.

– Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo ñuổi các mục tiêu này trong quá trình ñàm phám thì kết quả cuối cùng của ñàm phán càng nhanh chóng ñạt ñược

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 42

Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán

• Người ñàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả

năng lắng nghe ñối tác nói – Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe ñối tác ñàm phán

với mình nói gì, muốn gì thì người ñó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình.

– Khi nghe ñối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng,

thái ñộ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc ñồng, ức chế hay bực bội không.

– Cũng có thể ñối tác ñàm phán ñang muốn lôi kéo, cuốn hút về

một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin • Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn

khéo, linh hoạt

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 43

Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán

• Người ñàm phán kinh doanh phải biết hỏi

nhiều thay vì nói nhiều – Người nào hỏi nhiều thì người ñó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ ñộng trong ñàm phán.

– Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho ñối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm ñến ñiều họ ñang nói.

– Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu cácñộng cơ, ý muốn của ñối tác ñàm phán

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 44

Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán

• Người ñàm phán cần phải biết mình có thể ñược phép ñi tới ñâu, tự do ñàm phán tới giới hạn nào – Người ñàm phán cần biết cái gì là ñiểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận ñược, cái gì là ñiểm mình không bao giờ ñược thay ñổi theo hướng có lợi cho ñối tác.

– Biết ñược giới hạn ñàm phán, tức là sẽ biết ñược thời ñiểm phải ngừng hay chấm dứt ñàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác.

– Không phải cuộc ñàm phán thương thuyết thương mại nào

cũng dẫn ñến ký kết hợp ñồng thương mại.

– Người có khả năng ñàm phán tốt phải là người có ñủ dũng cảm và quyết ñoán không chịu ký kết một hợp ñồng kinh doanh nếu nhận thấy có thể gây bất lợi cho mình

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 45

Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán

• Người ñàm phán cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng

thoả hiệp nếu cần thiết – Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải

chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ ñợi.

– ðừng nên ñể xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và

người thua sau cuộc ñàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn muốn tiếp tục kinh doanh với ñối tác ñó

• Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và ñể tránh nội dung ñàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà ñàm phán phải biết nhắc lại kết luận những ñiểm ñã trao ñổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung ñàm phán mới

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 46

Người ñàm phán cần tránh

• Nói quá nhỏ • Không nhìn vào mắt ñối tác ñàm phán • Không có kế hoạch cụ thể • Không thông báo trước nội dung ñàm phán khi thỏa

thuận lịch ñàm phán với ñối tác

• Ðể cho ñối tác quá nhiều tự do, quyền chủ ñộng khi ñàm

phán

• Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra

ngay từ ñầu buổi ñàm phán

• Lảng tránh ý kiến phản ñối hay nghi ngờ từ phía ñối tác • Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi ñàm

phán

• Người ñàm phán tìm cách áp ñảo ñối tác

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 47

HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ & XÂY DỰNG ðÔ THỊ

KKỸỸ NĂNG THUY

NĂNG THUYẾẾT PHT PHỤỤCC

Taøi lieäu löu haønh noäi boä dành cho Học viên lớp CEO của Tập ñoàn dầu khí Việt Nam

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 48

Khái niệm thuyết phục

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 49

Cách hay nhất buộc người khác làm bất cứ

việc gì là khiến cho họ thích làm ñiều ñó

Dale Carnegie

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 50

Khái niệm thuyết phục

• Khả năng dùng các công cụ gây ảnh hưởng

• Làm cho người khác làm một việc gì ñó

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 51

Chiến lược thuyết phục

• Uy tín:

– Trình ñộ

– Chú tâm

– Danh tiếng

– Nhân cách

• Lập luận logic

• Thể hiện tình cảm

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 52

Các nhân tố trong thuyết phục

• Thái ñộ

• Giá trị cá nhân

• Vai trò bản ngã

• Uy tín

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 53

CÁC BÍ QUYẾT THUYẾT PHỤC

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 54

Quy nạp và diễn dịch

• Diễn dịch

– ðưa ra lập luận

– Giải thích nguyên nhân tại sao

• Quy nạp

– Giải thích các nguyên nhân lý lẽ

– ðưa ra lập luận, kết luận

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 55

Lựa chọn thay thế rõ ràng

• Chỉ ra nguyên nhân tại sao

• ðưa ra giải pháp thay thế

– Rõ ràng

– Có lợi

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 56

Bên thứ ba

• Không nói trực tiếp về chính ñối tác

• Hãy tìm bên thứ ba có ý nghĩa

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 57

Chỉ ra xung ñột

• Phân tích ñể ñối tác thấy sự xung ñột

• ðề xuất cách giải quyết xung ñột

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 58

Trình bày những thông tin mới

• Những thông tin/ chủ ñề/ vấn ñề mới

• Những thông tin mới cho chủ ñề/ vấn ñề cũ

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 59

Cho ñối tác biết mình muốn gì

• Nói rõ mục ñích của cuộc giao tiếp

– Rất ñơn giản

– Hay bị bỏ quên

• ðừng giả ñịnh họ biết ta muốn họ làm gì

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 60

Lường trước chống ñối

• Lường trước các chống ñối của ñối tác

• Chủ ñộng tìm cách xử lý chúng

• Thực hiện các phương án khi xuất hiện

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 61

Bắt ñầu bằng một sự ñồng ý

• Cho họ thấy những gì bạn ñồng ý với họ

– Xây dựng một môi trường tích cực

– Giảm khả năng không ñồng ý

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 62

Sử dụng các cách thuyết phục

• Các cách khác nhau cho các phần

• Chuẩn bị các loại dẫn chứng khác nhau

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 63

Các bước nhỏ và cụ thể

• Suy nghĩ thực tế với những gì mình nói

• Thành công nhiều hơn với từng bước nhỏ

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 64

Thành công lớn với các bước nhỏ hơn

là thành công nhỏ với một bước lớn

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 65

Minh họa

• Chia lý lẽ phức tạp thành các phần nhỏ

• Giải thích các phần ñó bằng các minh họa

• Yêu cầu ñối với minh hoạ:

– ðơn giản

– Dễ hiểu

– Gần gũi

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 66

Trích dẫn

• Gói lập luận phức tạp vào một trích dẫn

– ðơn giản

– Dễ hiểu

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 67

Luôn có bước tiếp theo

• Giống chơi cờ

• Thành công khi nghĩ trước các nước ñi

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 68

Mặc cảm tội lỗi

• ðưa ra các chứng cứ

• Nếu không làm sẽ có cảm giác mình có tội

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 69

Chiến thuật kéo dài thời gian trong ñàm phán

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 70

Khái niệm

• Thủ thuật kéo dài thời gian trong ñàm phán thương mại có rất nhiều hình thức ña dạng và phong phú, mục ñích sử dụng cũng không giống nhau.

• Thủ thuật kéo dài thời gian, tuỳ theo mục ñich, ñược

phân ra làm bốn kiểu khác nhau sau ñây: – Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại – Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương – Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ – Chiến thuật 4: Giành ñược cảm tình

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 71

Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại

• ðây là một trong những mục ñích thường gặp

nhất khi áp dụng phương pháp này.

• Khi hai bên ñàm phán gặp trục trặc, tạo ra một khoảng cách nhất ñịnh giữa hai bên, ñó là lúc cần phải làm chậm tiến trình của buổi ñàm phán lại, ñể có thêm thời gian xem xét vấn ñề, phán ñoán xem rốt cuộc các trở ngại nằm ở ñiểm nào, từ ñó có thể nghĩ ra biện pháp thích ứng ñể giải quyết trở ngại ñang gặp phải

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 72

Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại

VÍ DỤ: • Trong một lần tham gia ñàm phán với công ty BBB, khi cuộc

ñàm phán giữa bên công ty AAA với Công ty BBB hầu như ñã ñi vào giai ñoạn cuối, tự nhiên công ty ñối tác tham gia ñàm phán lại thay ñổi thái ñộ, trở nên rất cương quyết, muốn phá ngang không ký kết những ñiều khoản ñã thoả hiệp xong giữa hai bên, ñồng thời ñưa ra một loạt yêu cầu bất hợp lý.

• Khi ñó trưởng ñoàn ñàm phán của công ty AAA cảm thấy rất

khó hiểu, vì ông biết rằng ñại diện tham gia ñàm phán của công ty BBB không phải là một người không hiểu lí lẽ, hơn thế, các ñiều khoản ñã thoả thuận ñều có lợi cho cả hai bên. Vậy thì, lí do nào ñã ngăn cản công ty BBB nọ không tham gia ký kết hợp ñồng?

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 73

Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại

• Lúc ñó trưởng ñoàn ñàm phán của công ty AAA ñã ñưa ra ý kiến kéo dài thêm thời gian ñàm phán một cách hợp lý, sau ñó tích cực thu thập tin tức từ nhiều nguồn khác nhau, cuối cùng, ông cũng rút ra ñược ñiểm mấu chốt của sự việc.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 74

Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại

• Nguyên nhân: Bên ñối tác nghĩ rằng giá công ty AAA ñưa ra quá rẻ, vì vậy, cho dù bề ngoài họ có thể chấp nhận giá cả công ty AAA ñưa ra, nhưng về mặt tâm lý bên phía công ty BBB vẫn cho rằng các ñiều khoản ký kết là không công bằng, ñiều ñó ñã dẫn ñến việc họ chần chừ khi tham gia ký kết.

• Nắm rõ ñiều ñó, buổi ñầu tiên ngay sau khi cuộc ñàm phán ñược nối lại, trưởng ñoàn ñàm phán của công ty AAA ñã lật ra và tính lại toàn bộ giá cả, làm cho phía ñối tác hiểu rõ rằng lợi ích thu ñược của hai bên là tương ñương nhau. Kết quả hợp ñồng ñược ký chỉ sau một tiếng ñồng hồ ñàm phán.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 75

Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại

• Kinh nghiệm: Trong các cuộc ñàm phán, các nguyên nhân tiềm ẩn gây ra trục trặc trong ñàm phán còn rất nhiều, ñể ñối phó với những nguyên nhân tương tự như thế, chiến thuật kéo dài thời gian là một chiến thuật rất hiệu quả.

• Chú ý: Kéo dài thời gian nên áp dụng với thái ñộ tích

cực, tức là cần phải tận dụng triệt ñể thời gian ñược "kéo dài" ñể thu thập ñầy ñủ các tin tức, phân tích vấn ñề, tháo dỡ khúc mắc. – Chỉ biết chờ ñợi với thái ñộ tiêu cực (cid:2) thất bại.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 76

Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương

• ðột nhiên dừng cuộc ñàm phán lại, không hề trả

lời (hoặc trả lời rất mơ hồ, không cụ thể) sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc lớn tiếng tranh cãi hoặc khiến cho mọi việc tung toé ñến mức cả hai bên ñều không thể nhẫn nhịn thêm ñược nữa. – Cuối thập niên 80, một công ty ñiện tử nọ ñã phát minh ra ñược một bản mạch ñiện tử theo kiểu mới, nhưng những tính năng tiên tiến, hiện ñại mới của bản mạch ñiện tử này lại chưa ñược công chúng công nhận. Trong khi ñó, công ty lại ñang phải ñối mặt với việc sắp bị phá sản, nên việc bản mạch ñiện tử kiểu mới này có ñược giới tiêu dùng chào ñón hay không trở thành một hy vọng cuối cùng ñối với sự sống còn của công ty.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 77

Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương

• May mắn lúc ñó, một công ty ở châu Á với con mắt ñánh giá

khá tinh tường ñã phát hiện ra tiềm năng rất lớn của sản phẩm mới này. Chính vì vậy phía công ty châu Á nọ ñã phái ba người ñại diện của công ty, bay hàng nghìn dặm sang ñàm phán về việc chuyển nhượng sản phẩm. Công ty ñó rất có thành ý hợp tác, nhưng họ chỉ ñưa ra giá mua sản phẩm ñúng bằng 2/3 chi phí nghiên cứu. ðại diện tham gia ñàm phán của bên công ty ñiện tử nọ liền ñứng dậy nói:"Thưa các quý ngài, cuộc ñàm phán của chúng ta sẽ dừng ở ñây!". Từ khi bắt ñầu ñàm phán cho ñến thời ñiểm ñó, cuộc ñàm phán chỉ mới diễn ra ñúng ba phút ñồng hồ. Việc ngoài dự ñịnh là ngay buổi chiều hôm ñó, phía ñối tác bên Châu Á chủ ñộng nối lại ñàm phán, thái ñộ thể hiện rất rõ thành ý muốn hợp tác, thậm chí còn trả ra một cái giá khá cao ñể chuyển nhượng lại sản phẩm bản mạch ñiện tử mới.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 78

Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương

• ðại diện tham gia ñàm phán của công ty ñiện tử nọ có thể tự tin cắt ñứt cuộc ñàm phán vì bản thân ông ta nắm rất rõ, trong trường hợp ñó, kéo dài thời gian sẽ mang lại cho công ty họ hai lợi thế lớn: một là, sẽ tạo ra áp lực cho phía ñối tác, khiến cho họ hiểu rằng thái ñộ của bạn rất cương quyết và không thể thay ñổi; hai là, áp lực tạo ra sẽ vừa ñủ với khả năng nhẫn nhịn của công ty ñối tác.

• ðại diện của công ty ñiện tử nọ nhẩm tính rằng, nếu công ty Châu Á ñã bay hàng nghìn dặm sang ñàm phán thì họ sẽ không vì ba phút ñồng hồ ñàm phán ngắn ngủi ñó mà bay trở về nước. Việc kéo dài buổi ñàm phán chỉ trong ba phút ñồng hồ giống như một việc phá bỏ thông lệ ñàm phán bình thường, ñúng nơi và ñúng thời ñiểm, sẽ là một trong những biện pháp tốt nhất ñể gạt bỏ ñi những hoang tưởng của bên tham gia ñàm phán.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 79

Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương

• Ví dụ một công ty của Nhật thường xuyên sử dụng

phương pháp như sau: – Lấy một nhân viên có chức vụ thấp nhất trong ban tham gia ñàm phán làm người tiên phong, ñứng ra trả lời cầm chừng các vấn ñề mang tính chi tiết cho phía bên ñối tác, hoặc có thể nhượng bộ, những mỗi lần ñồng ý nhượng bộ ñều khiến cho công ty ñối tác phải bỏ vào ñó không ít công sức.

– ðến bước cuối cùng, khi hai bên ñã ñi ñến thống nhất những nội dung chung quan trọng trong bản thoả thuận, nhưng vẫn còn một số ñiểm quan trọng chưa ñàm phán xong thì công ty ñó vẫn tìm cách kéo dài thời gian ñến mức công ty ñối tác ñã sức cùng lực kiệt mới dừng lại.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 80

Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương

• ðến lúc ñó, người có quyền lực nhất của công ty mới ra mặt, và nói mấy câu: "Tôi thấy chúng ta kéo dài thêm thời gian của cuộc ñàm phán là không ñáng, vì vậy cả hai bên chúng ta hãy cùng nhượng bộ một chút, coi như vì sự thành công của cuộc ñàm phán". Khi ñó, công ty ñối tác hầu như ñã mỏi mệt, nên chỉ cần phương án của bên phía công ty Nhật Bản nọ ñưa ra nằm trong phạm vi có thể chấp nhận ñược của họ, họ sẽ ñồng ý ngay lập tức.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 81

Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ

• Có hai phương thức chúng ta thường gặp trong

trường hợp này. – Một là, kéo dài thời gian ñàm phán, nắm thóp ñối

phương.

– Ví dụ, năm 1968, một khách hàng tại Hồng Kông tham gia ñàm phán mua bán mặt hàng len dạ với một công ty thương mại nằm ở phía ðông Bắc của ñặc khu này. ðến khi ký kết, phía khách hàng nọ lại có ý kéo dài không quyết ñịnh các ñiều khoản ưu ñãi ñược ñưa ra trong hợp ñồng.

– Chẳng mấy chốc mà bản hợp ñồng ñó ñã dừng lại hơn hai

tháng chưa ký, bởi hoá ra thị thường len dạ quốc tế vốn luôn giữ trạng thái sôi ñộng trong một thời gian dài, ñã dần dần trở nên cung vượt quá cầu, dẫn ñến giá cả có sự biến ñộng lớn. Khi ñó thương nhân Hồng Kông nọ mới ñổ ra mua hàng vào với giá rất rẻ, khiến cho công ty cung cấp sản phẩm chịu thiệt hại lớn.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 82

Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ

• Có hai phương thức chúng ta thường gặp

trong trường hợp này. – Hai là, ñể lại những lỗ hổng trong quá trình ñàm phán, kéo dài thời gian giao hàng hoặc thời gian trả tiền. • Năm 1920, Vũ Xương là ông chủ một xưởng sản xuất, ñã ñặt mua thiết bị của Anh với giá 20 vạn bảng Anh. Khi ñó, giá trị trao ñổi của bảng Anh với bạc trắng ñang giữ ở mức 1:2; 20 vạn bảng Anh sẽ tương ñương với 40 vạn lạng bạc trắng.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 83

Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ

– Thương nhân người Anh thấy giá ngoại tệ ñang có xu hướng

ngày càng lên cao, liền lấy cớ ñể kéo dài thời gian giao hàng.

– ðến cuối năm 1921, thị trường tiền tệ quốc tế lâm vào

khủng hoảng, tỉ lệ trao ñổi mua bán giữa ñồng bảng Anh và bạc trắng tăng ñến mức báo ñộng giữ ở mức giá 1:7.

– Lúc ñó công ty Anh quốc nọ mới nhân cơ hội thúc giục bên phía Vũ Xương trả toàn bộ khoản tiền hàng. Khi ñó, khoản tiền hàng từ 40 vạn lạng bạc trắng, chẳng mấy chốc biến thành 140 lạng bạc trắng, khiến cho xưởng của Vũ Xương bị thiệt hại nặng nề.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 84

Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ

Do vậy, ñể tránh ñược các chiến thuật kéo dài thời gian có ác ý

ñó, chúng ta cần phải làm tốt những công việc sau ñây:

• Cần phải có sự hiểu biết nhất ñịnh về uy tín, thực lực thậm chí ñến cả các thủ ñoạn của bên tham gia ñàm phán hay dùng, và liệu trước các vấn ñề trên thực tế có thể xảy ra.

• Cần phải có hiểu biết chắc chắn về pháp luật, thị trường, hiện trạng và xu hướng phát triển của tình hình tài chính tiền tệ. • Cho thêm các ñiều khoản ñề phòng cần thiết ñể giúp bản thân thoát khỏi tình thế khó khăn như: phải theo mức giá trao ñổi ngoại tệ cụ thể tại thời ñiểm tương ứng, cần phải có sự ñảm bảo về uy tín khi thực hiện hợp ñồng, hay phải có những ñiều khoản thanh toán giới hạn cụ thể về mặt thời gian.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 85

Chiến thuật 4: Giành ñược cảm tình

• ðàm phán luôn có tính ñối kháng rất lớn. • Tất nhiên khi cả hai bên ñã ñồng ý ngồi vào bàn ñàm phán,

muốn cùng ñi ñến những thoả thuận chung về vấn ñề cả hai bên cùng quan tâm, thi ñiều cơ bản nhất vẫn là thuyết phục ñể cùng hợp tác.

• Những chuyên gia ñàm phán ưu tú hầu như ñều rất xem

trọng ñến việc lấy ñược cảm tình và sự tín nhiệm của ñối tác.

• Có người, ñợi khi hai bên ñều ñã ngồi vào bàn ñàm phán, các thao tác tuyên bố tiến hành xong xuôi, không khí giữa hai bên vẫn còn khá xa lạ, thì bên ñối tác mới ñưa ra lời ñề nghị khá hiếu khách: "Hôm nay các ngài cứ nghỉ ngơi ñi ñã, tạm gác chuyện ñàm phán lại, ở ñây chúng tôi có rất nhiều danh lam thắng cảnh ñấy".

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 86

Chiến thuật 4: Giành ñược cảm tình

• Khi ñi vào ñàm phán cụ thể, thấy không thể kéo dài

thêm thời gian ñàm phán, nếu tiếp tục sẽ có xu hướng tạo ra khoảng trống ngăn cách giữa hai bên, bên ñối tác ñó lại ñưa ra một lời ñề nghị khác rất có nhã ý: "Thôi, không bàn tiếp nữa, hôm nay chúng ta ñi hát, tôi mời".

• Trong không khí hát hò vui vẻ, hai bên sẽ có

khoảng thời giao ñổi giao tiếp khá cởi mở, tâm trạng thoải mái sẽ khiến cho cảm tình giữa hai bên ñược nâng lên rất nhiều, khiến cho cục diện bế tắc trong ñàm phán ñược giải toả. Cuối cùng hai bên còn ký thêm ñược một số hợp ñồng khác.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 87

Chiến thuật 4: Giành ñược cảm tình

• Chiến thuật giao tiếp ngoài công việc là một hình thức khá ñặc biệt của chiến thuật kéo dài thời gian, nó có tính chất quyết ñịnh ñến sự thành công của cuộc ñàm phán.

• Tâm lý trên bàn ñàm phán tất nhiên sẽ khác rất nhiều so với tâm lý khi ñang nâng chén chúc tụng trên bàn tiệc, cũng như cách ñối xử với ñối thủ ñang chĩa mũi nhọn về phía mình và cách ñối xử với bạn bè sẽ hoàn toàn khác nhau. Nhưng khi cả hai bên biết cách kết hợp hai mối quan hệ này ñể ñưa vào môi trường ñàm phán thì cả hai bên có thể tránh ñược rất nhiều hiểu lầm ñáng tiếc cũng như loại bỏ ñược rất nhiều khúc quanh thường gặp trên bàn ñàm phán.

• Nhưng, bất kỳỳỳỳ hình thức tiếp xúc gia tăng sự thân thiện nào giữa hai bên ñều cần phải tuân theo một nguyên tắc chung nhất ñịnh: nới lỏng là nhân tố bổ sung cho việc chung, nhưng không làm hại ñến lợi ích của công ty.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 88

Kinh nghiệm ñàm phán với các ñối tác nước ngoài

Nguồn: Bài viết của GS. Phan Văn Trường, Chủ tịch, Tổng giám ñốc Lyonnaise - des - EauxSEA(Malaysia), Công ty Lyonnaise - VietNam BOT - Co và Lyonnaise - des - Eaux Thailand (1997-2004) http://www.saigontimes.com.vn/tbktsg/detail.asp?muc=97&Sobao=870&sott=16

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 89

• Thương thuyết với người nước này có giống với người nước kia, người Pháp khác gì với người Thụy ðiển? Người Hàn Quốc thì sao? Người Nga thì như thế nào?

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 90

Kinh nghiệm 1: Không tỏ ra vui vẻ quá mức khi kết thúc ñàm phán với các công ty Trung Quốc

• Từ Châu Á Phái ñoàn ñi ñàm phán của công ty X ñã

từng gặp phải một chuyện rủi ro bất ngờ tại Trung Quốc.

• Sau gần hai năm thương thuyết ròng rã với ñối tác

Trung Quốc, hôm ñó cả hai bên ñã thỏa thuận ñược tất cả các ñiều khoản ñể có thể ñi tới việc ký hợp ñồng. • ðúng lúc phía ñối tác Trung Quốc ñứng dậy bắt tay, ghi dấu kết quả quá trình ñàm phán thì một kỹ sư trẻ tuổi người Pháp trong phái ñoàn của công ty X hồn nhiên vỗ tay chúc mừng. ðang vui vẻ, phía ñối tác Trung Quốc bỗng xầm mặt xuống. Họ xin phép rút lui và ñề nghị hôm sau trở lại…

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 91

Kinh nghiệm 1: Không tỏ ra vui vẻ quá mức khi kết thúc ñàm phán với các công ty Trung Quốc

• Sáng hôm sau công ty X gặp một ñội thương thuyết

hoàn toàn mới. ðội này xin thương thuyết lại từ ñầu. • Do ñâu? ðiều tra mới biết vì anh chàng kỹ sư trẻ vỗ tay vui vẻ quá ñã làm phía ñối tác Trung Quốc chột dạ sợ hớ. Mà có không hớ chăng nữa họ cũng không dám ký hợp ñồng vì sợ nội bộ nghi ngờ làm việc không thấu ñáo.

(cid:2) Một tiếng cười vui vội vã ñã làm cho 30 người trong

công ty X phải ngồi lại thêm hai năm nữa

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 92

Kinh nghiệm 2: ðàm phán với người TQ, trưởng phái ñoàn ñôi bên cũng phải biết ñấu rượu, hát karaoke hoặc cá ñộ chơi golf

• Người Á ðông trông hiền hòa tươi cười

nhưng hễ ñánh ngã ñược ñối tác thì họ rất vui. Vì thế, ñôi khi có hai cuộc chơi trong một cuộc thương thuyết.

• ðạt ñược kết quả ñã ñành, nhưng trưởng phái ñoàn ñôi bên cũng phải biết ñấu rượu, hát karaoke hoặc cá ñộ chơi golf. ðôi khi trong cuộc thi thố tài năng ñã lộ ra là một bên có manh tâm. Từ ñó cuộc thương thuyết sẽ găng và khó chịu dài dài.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 93

Kinh nghiệm 2: ðàm phán với người TQ: ñòi hạ giá nhiều lần

• Người Trung Quốc rất lạ, họ ñòi ñủ mọi ñiều kiện sau

ñó lại ñòi hạ giá, và cứ như thế nhiều lần

• Còn nhớ có một khách hàng ở Trung Quốc khi mua của công ty X 300 toa xe lửa, họ ñòi xuống giá hơn 20 lần với lý lẽ “chúng tôi phải nể tình bạn trăm năm”.

• Tuy họ khó như vậy, nhưng thương thuyết với họ bao

giờ cũng vui, vì ăn uống ñề huề, ñược tiếp ñãi nồng hậu và ngày ký hợp ñồng bao giờ cũng nhộn nhịp hơn các xứ khác, ít nhất cũng có năm sáu trăm quan khách tham dự.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 94

Kinh nghiệm 3: Nắm vững thông tin về cầu của ñối tác

• Một câu chuyện khác xảy ra tại Seoul, Hàn Quốc. • Năm ấy Công ty ðiện lực muốn mua của công ty X

một chiếc turbine 100MW. Khi ñội ñàm phán của công ty X tới nơi thì ñược tin “mật báo” cho biết là công ty này cần chiếc turbine ñó gấp, và có thể mua với bất cứ giá nào miễn là ñừng thách giá quá cao.

• Ngồi vào bàn ñàm phán, ñội thương thuyết Hàn Quốc không biết chúng tôi ñã có thông tin từ trước nên cứ tìm cách vặn vẹo ñòi xuống giá thật nhiều. Trong khi ñó thì chúng tôi biết không cần phải bán ngay.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 95

Kinh nghiệm 3: Nắm vững thông tin về cầu của ñối tác

• Một bên cứ kéo dài cuộc thương thuyết, một bên muốn chấm dứt cho sớm. ðội ñàm phán của công ty X bèn ñưa ra một kế ñể thắng thế. ðại diện ñội ñàm phán của công ty X gọi ñiện về cho chủ tịch công ty, giải thích mọi chuyện rồi xin ông gửi fax gọi ngay ñoàn ñàm phán về. Phía Hàn Quốc vốn ñã cho người kiểm tra thông tin của chúng tôi ở khách sạn, thấy ñược bản fax họ ñành chịu ñiều kiện của chúng tôi.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 96

Kinh nghiệm 4: ðàm phán với người Nhật

• Người Nhật rất êm ñềm, lắng tai nghe và luôn luôn hỏi ñi hỏi lại

xem họ có hiểu ñúng nghĩa và sát nghĩa không.

• Người Nhật chăm chú theo dõi từng chi tiết, khi họ cần về nước ñể bổ túc hồ sơ, họ hẹn hò rõ ràng và không bao giờ thất hẹn. ðúng giờ, ñúng hồ sơ, ñúng mọi thứ…

• ðiểm ñặc biệt của Người Nhật là trong phái ñoàn dù có nhiều công ty, nhiều bộ ñại diện, bao giờ cũng có một thái ñộ thuần nhất. Không bao giờ chúng ta thấy Người Nhật cãi nhau. • Và trưởng phái ñoàn ñàm phán của Nhật lúc nào cũng tạo

cho ñối tác cảm tưởng ông là người phát ngôn chính thức của một “ñoàn Nhật Bản thống nhất”, tất cả những thành viên khác trong phái ñoàn, mọi người như một.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 97

Kinh nghiệm 4: ðàm phán với người Nhật

• Nhưng kinh nghiệm cho thấy sự thật không như vậy. Khi

ñóng kín cửa, người Nhật mới phát biểu sự bất ñồng với nhau. • Người Nhật cứ ñể cho ñối tác nói, xong ñâu ñó họ lại quay về với ñề nghị ban ñầu, không thay ñổi nội dung. Hàng tháng, hàng năm trôi qua, người Nhật vẫn kiên trì, không xê dịch.

• Lý do dễ hiểu là giữa Người Nhật với nhau, họ ñã tối ưu hóa hàm số của cuộc thương thuyết. Vậy còn có gì ñể thay ñổi, nhất là mọi thứ chủ tịch phía bên họ ñã duyệt hồ sơ!

• Người Nhật rất uyển chuyển trong cuộc thương thuyết, lúc nói

trắng lúc nói ñen, lúc nào cũng hòa nhã. Song, xét lại những gì họ ñề nghị thì rốt cuộc họ chỉ ñổi bình, rượu vẫn cũ y nguyên

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 98

Kinh nghiệm 5: ðàm phán với người ðức, …

• Người ðức thường ñể lộ chủ ñích của họ nhiều

hơn theo kiểu “mua thì mua ñi, còn không mua thì cứ nói thẳng ra” vì họ cho rằng ñiều này sẽ giúp kết thúc sớm việc thương thuyết.

• Họ hơi mạnh bạo nên khi ñối thoại có thể chúng

ta có cảm tưởng mình bị ăn hiếp!

• Nhưng thực sự không phải vậy, người ðức chỉ

hơi nóng tính thôi.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 99

Kinh nghiệm 5: ðàm phán với người Trung ðông

• Thương thuyết với người Trung ðông là khó nhất. Vì họ ña nghi, nói với họ cái gì cũng có thể làm cho họ phật lòng, cho rằng phía bên này có ý lừa họ.

• ðã từng có một phái ñoàn châu Âu xin về nước không trở lại Trung ðông vì cứ bị nghi ngờ trong khi ñó thực sự họ ñã “phơi ruột ngựa” ñể ñạt kết quả cho nhanh. Trong trường hợp này, vội vã là thất bại.

• Thương thuyết là phải có thời gian và không vội vàng.

ðám phán với người Trung ðông: Vội là thua.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 100

Kinh nghiệm 6: ðàm phán với người Nam Mỹ

• Brazil và Argentina: ðã vào ñến phòng họp nhiều khi họ còn chưa mở hồ sơ ra xem, và trong cuộc thương thuyết họ không phân ñịnh rõ ñâu là quyền lợi tập thể và ñâu là quyền lợi cá nhân.

• Chilê hay Venezuela: Họ rất coi trọng hồ sơ và làm việc rất chỉnh. Ở Venezuela còn ñược thêm một ưu ñiểm nữa là họ rất vui vẻ và nhẹ nhàng.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 101

Kinh nghiệm 6: ðàm phán với người Nam Mỹ

GS. Phan Văn Trường: • Tôi có một kỷ niệm khi ñến Mexico ñàm phán. Trước buổi họp vài hôm, ông trưởng phái ñoàn dẫn tôi về trang trại của ông. Lúc ñầu tôi tưởng ông bày kế giam mình vào bẫy ñể dễ bề thao túng khi cuộc thương thuyết mở màn. Sau nhiều ngày săn bắn ông không hề hỏi han về công việc, mà chỉ nói rằng ở ñời, sống mới là quan trọng, còn thương thuyết về một dự án, cho dù dự án to ñến ñâu chăng nữa, cũng chỉ là một chi tiết trong cuộc ñời. Từ ngày hôm ñó, tôi nhìn cuộc ñời khác hẳn, không thấy cái gì là tuyệt ñối nữa. Tất nhiên cuộc thương thuyết của chúng tôi sau ñó rất dễ dàng và dễ chịu, dù không phe nào nhượng bộ phe nào, nhưng vì ñã hiểu biết nhau nên dễ thông cảm. Nghệ thuật thương thuyết cũng là nghệ thuật làm cho nhân sinh quan ñôi bên hài hòa

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 102

Triết lý

• Trong thương thuyết nhiều khi bạn thắng trong tương lai ngắn hạn nhưng không ngờ lại thua lỗ nặng nề trong tương lai dài hạn.

• GS. Phan Văn Trường: Tôi xin dành hai câu chuyện

nhỏ ñể kết luận. – Năm 1994, tập ñoàn của chúng tôi ñã nắm chắc ñược chiến thắng trong dự án metro ñô thị Istanbul - Thổ Nhĩ Kỳ cũng như dự án metro Bangkok - Thái Lan vào năm 1995. Nhưng cuối cùng cuộc ñàm phán không thành.

– Ngược lại, vào năm 1991 chúng tôi tưởng không còn hy vọng nữa trong dự án nhà máy ñiện Epon tại Hà Lan, trị giá 2 tỉ USD (1991), một dự án ñiện lớn nhất thế giới thời ñó. Nhưng ñến phút cuối hợp ñồng lại về phe chúng tôi vì ñối thủ ðức không kết thúc ñược thương thuyết. Thật trên ñời không bao giờ học hết ñược chữ ngờ!

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 103

Vài ñiều cần chuẩn bị trước khi bước vào cuộc thương thuyết

1. Chúng ta muốn gì trong cuộc thương thuyết? Chúng ta ñánh giá nó như thế nào? Sẵn sàng trả giá ñến bao nhiêu?

2. Phe chúng ta có thống nhất không? (Nếu chưa thì nên trì hoãn. Nếu có thì mỗi bộ ngành phải thống nhất trên việc lựa chọn một thành viên ñại diện duy nhất, một chiến thuật chung).

3.Tìm hiểu thật sát ñối tượng. Họ thực sự muốn gì? Họ chịu trả giá ñến bao nhiêu? Văn hóa của họ như thế nào? Truyền thống thương thuyết của họ ra sao? Cách ăn nói của họ khác chúng ta như thế nào?

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 104

Vài ñiều cần chuẩn bị trước khi bước vào cuộc thương thuyết

4. Giữ sự kính trọng với ñối tượng dù ta ñang ở thế

mạnh. ðối tượng vừa là tập thể, vừa là mỗi cá nhân trong ñội trước mặt. Nếu là một cuộc thương thuyết dài, nên tìm hiểu cả nguồn gốc gia ñình của các ñối tượng.

5. Phải hiểu “win-win” nằm ở ñâu, và làm sao ñể ñi tới ñó. Phải uyển chuyển và cố gắng có óc sáng tạo. 6. Lắng nghe và chỉ phát biểu khi ñã hiểu chắc chắn.

Khi phát biểu phải tìm ñủ mọi cách làm cho phía bên kia hiểu ñúng như ý mình muốn họ hiểu.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 105

Vài ñiều cần chuẩn bị trước khi bước vào cuộc thương thuyết

7. Thương thuyết là ñể ñi ñến kết quả chứ không phải

ñể khoe tài.

8. Gìn giữ tính cách vui vẻ. ðối phương không phải là kẻ thù mà là người sẽ cộng tác với mình khi thực hiện hợp ñồng.

9. ðừng bao giờ nghĩ thương thuyết nhanh có thể hớ! (Nếu biết trước ñược thế thắng cho cả ñôi bên ở ñâu thì không bao giờ hớ cả. Trái lại nếu không biết ñiều này thì bao giờ cũng hớ, hay mang tiếng hớ! Kết thúc thương thuyết sớm bao giờ cũng tốt hơn).

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 106

Vài ñiều cần chuẩn bị trước khi bước vào cuộc thương thuyết

10. Khi ñến lúc kết thúc, công ty trúng thầu nên có một cử chỉ ñẹp ñối với khách hàng. Một cách nói lên khách hàng là ông chủ. (Chịu thua ông chủ không tổn hại gì, mà còn có lợi nữa: sau này họ sẽ trả tiền công chu ñáo hơn). 11. Hiểu biết tập quán của ñối tượng và thạo

ngoại ngữ là một ñiểm lợi không lường ñược

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 107

Nên và không nên khi ñàm phán với các ñối tác nước ngoài

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 108

ðàm phán với một số ñối tác ở châu Âu

• Cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc, ñặc tính văn

hóa;

• Nắm nhiều thông tin về các dân tộc châu Âu

nhưng không theo mẫu rập khuôn bởi hiện tại ñây là một cộng ñồng các dân tộc ña dạng hơn bao giờ hết;

• Chuẩn bị tốt và tự tin; • Linh hoạt khi trao ñổi và không ngại ñưa ra các

câu hỏi ñơn giản

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 109

ðàm phán với ñối tác ở Anh

• Hẹn làm việc trước, hãy ñến ñúng giờ nhưng ñừng

ñến sớm.

• Người Anh ít hỏi những vấn ñề liên quan ñến cá

nhân.

• Là một xã hội phân biệt giai cấp, mặc dù hiện nay

vấn ñề này ñang dần thay ñổi.

• Các doanh nhân Anh không giữ một tốc ñộ làm

việc ñiên rồ như người Mỹ.

• ðừng nên lẫn lộn phong cách Anh và Mỹ

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 110

ðàm phán với ñối tác ở Pháp

• Họ làm việc trong môi trường cạnh tranh cao. • Thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hóa và khả

năng hùng biện của dân tộc mình.

• Thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của

vấn ñề mình ñưa ra.

• Trong ñàm phán "Vâng" tức là "Có thể", "Không" tức

là chúng ta hãy cùng thỏa thuận.

• Hệ thống lãnh ñạo trong các doanh nghiệp Pháp rất tập

trung từ cao xuống thấp.

• Hãy luôn ñến ñúng giờ, ñừng làm hỏng bữa ăn vì có ý

bàn chuyện kinh doanh trong khi dùng bữa.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 111

ðàm phán với ñối tác ở ðức

• Phong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ. • Hẹn ñúng giờ là yêu cầu rất quan trọng • Tập trung vào thỏa thuận hợp ñồng hơn là giữ mối

quan hệ giữa các bên ñối tác

• Thích các hợp ñồng thật chi tiết và thực hiện chính xác

các hợp ñồng ñó.

• Không thích thay ñổi hợp ñồng khi ñã soạn thảo xong. • Rất chú ý ñến các chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư

Welker.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 112

ðàm phán với ñối tác ở Nhật

• Doanh nhân Nhật rất coi trọng ứng xử qua ñiện

thoại.

• Khi ñiện thoại cho ñối tác, cần xưng hô rõ ràng:

– tên cá nhân và tên công ty, – cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc ñể không làm mất thời gian người mình ñối thoại khi họ ñang bận.

– Cần ghi trước ra giấy những ñiểm cần nói.

• Giữ ñúng hẹn • Coi trọng hình thức

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 113

ðàm phán với ñối tác ở Nhật

• Khi chào hỏi làm quen lần ñầu tiên bao giờ người Nhật

cũng trao ñổi danh thiếp, từ ñó bắt ñầu quan hệ.

• Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn danh thiếp ñó cẩn thận ñể thể hiện sự tôn trọng ñối với người mình gặp. • Không ñược nhét vào túi mà phải cẩn thận cho vào sổ ñể danh thiếp, trong trường hợp ñang nói chuyện thì người ta ñặt danh thiếp ñó lên bàn.

• Người Nhật nhìn danh thiếp, nhận biết tên công ty và chức vụ của người ñối thoại ñề qua ñó thể hiện thái ñộ phù hợp với ñịa vị của người ñó.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 114

ðàm phán với ñối tác ở Nhật

• Việc trao ñổi kinh doanh không nhất thiết phải

tiến hành ở văn phòng.

• Tất nhiên, phần nhiều thoả thuận tại văn phòng, song có không ít những cuộc thoả thuận ñược tiến hành dưới hình thức những bữa ăn tối. • Có khi người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc

chuyện kinh doanh ñến tận những chi tiết cụ thể, bữa ăn tối cũng còn là dịp ñể trao ñổi thông tin.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 115

Nghệ thuật lắng nghe

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 116

Nghệ thuật lắng nghe: Kỹ năng quan trọng nhất

• Lắng nghe ñể phát hiện những gì là quan trọng và

những gì là không quan trọng.

• Trong trường hợp tiền ñã ñược thanh toán trước, hai bên cần thỏa thuận về những vấn ñề khác. – Ví dụ, ñó có thể là hệ thống phân phối, hay kho chứa

hàng, hoặc bất cứ ñiều gì ñó…,

– ñàm phán ñể ñạt ñược những ñiều kiện có lợi hơn

chẳng hạn.

• Trong mọi trường hợp, hãy lắng nghe ngữ ñiệu

của giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, nó có thể ñem lại cho bạn những thông tin quan trọng

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 117

Một số vấn ñề bạn cần phải nắm vững khi lắng nghe

• Vừa lắng nghe vừa suy nghĩ: ðây là một

việc quan trọng. Bạn hãy suy nghĩ ñể lường trước những phản ứng của ñối tác trước những gì mà bạn sẽ nói sau ñó. Lắng nghe một cách cẩn thận ñể hiểu chính xác những thông tin mà người ñối thoại ñưa ra ñể xem xét cách ñối ñáp lại.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 118

Một số vấn ñề bạn cần phải nắm vững khi lắng nghe

• Vừa lắng nghe vừa biết cách thể hiện sự bất ñồng quan ñiểm: Cố gắng ñể không bị quá kích ñộng trong lúc ñàm phán. Nếu như không ñồng ý chấp nhận ñiều khoản nào ñó, bạn phải tìm cách diễn ñạt một cách nhẹ nhàng, hợp lý và thuyết phục. Hãy tập trung vào kết quả mà bạn muốn ñạt ñược.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 119

Một số vấn ñề bạn cần phải nắm vững khi lắng nghe

• Có người trong ñàm phán luôn thích phản bác quan

ñiểm của khách hàng.

• Dù khách hàng nói gì, anh ta ñều ñưa ra ý kiến trái

ngược, làm ra vẻ mình hiểu biết hơn, mà không nghe khách hàng muốn nói gì.

• Họ cho rằng, quan ñiểm của khách hàng là không chính xác, hoặc có cách nhìn phiến diện ñối với sản phẩm mình ñang chào bán.

• Do vậy, anh ta không những không lắng nghe khách hàng mà ngược lại còn áp ñảo ñối phương. Nếu bạn hành xử như thế khách hàng sẽ cảm thấy chán nản và bỏ ñi.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 120

Một số vấn ñề bạn cần phải nắm vững khi lắng nghe

• Vừa lắng nghe vừa dự ñoán: Hãy cố gắng dự ñoán

trước những gì mà ñối phương sẽ nói.

• ðể làm ñược ñiều này, bạn hãy lắng nghe một cách cẩn thận những từ ngữ mà họ dùng và âm ñiệu của giọng nói. Nếu cảm thấy có một ñiều gì ñó không ổn, rất có thể bạn ñã suy nghĩ ñúng.

• Nếu câu chuyện và ngôn ngữ cơ thể của họ trái

ngược nhau, có thể họ có ñiều gì muốn lừa dối bạn. • Hãy kiểm tra lại bằng các câu hỏi ñể phân loại và phán

ñoán.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 121

Một số vấn ñề bạn cần phải nắm vững khi lắng nghe

• Vừa lắng nghe vừa biết cách ngắt lời: ðừng cho rằng bạn biết tất cả những gì mà ñối phương sẽ nói. • Thỉnh thoảng, hãy ngắt lời ñể tạo ra những khoảng trống. Bạn rất ngạc nhiên khi thấy rằng với những khoảng ngừng ñó, rất nhiều thông tin ñược sáng tỏ.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 122

Một số vấn ñề bạn cần phải nắm vững khi lắng nghe

• Lắng nghe và cởi mở tấm lòng: ðiều này không có nghĩa là nói với ñối tác toàn bộ chiến lược của bạn, nhưng bạn không ñược lừa dối.

• Nếu ñối tác hỏi một câu hỏi mà bạn không muốn trả lời ngay vào lúc này, thì hãy nói: “Tôi không muốn trả lời câu hỏi ñó vào thời ñiểm này”. • ðây là cách trả lời khôn ngoan và hợp lý nhất và nó không ñi ngược lại với những giá trị mà bạn ñặt ra trong kinh doanh

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 123

10 mẹo trong ñàm phán

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 124

1. Nêu rõ quan ñiểm

• ðể ñạt ñược hiệu quả trong ñàm phán ñiều quan trọng là mọi thứ ñều phải rõ ràng. Vì thế bạn nên nói rõ ra ñược những yêu cầu của mình một cách dứt khoát.

• ðồng thời, cũng nên khuyến khích phía ñối

phương nhận rõ yêu cầu của bạn, mà qua ñó bất cứ sự không nhất quán nào cũng sẽ ñược giải quyết

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 125

2. Trao ñổi thẳng thắn

• Trong khi ñàm phán kinh doanh, việc trao

ñổi thẳng thắn ñể ñạt ñược những ñiều mình muốn là một ñiều khuyến khích.

• Thêm ñó, những cử chỉ tỏ ý thiện chí trong ñàm phán cũng rất cần thiết và bạn không nên bỏ qua

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 126

3. Hiểu rõ giá trị vấn ñề

• ðiều không thể tránh khỏi trong ñàm phán là sự bất ñồng về ý kiến ñánh giá của bạn và của ñối phương nhưng ñiều quan trọng hơn cả là bạn nên hiểu ñược giá trị của từng vấn ñề mà bạn ñang trao

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 127

4. Chuẩn bị kỹ càng

• Cổ nhân ñã có câu: “Biết người biết ta, trăm

trận trăm thắng”, mọi bước chuẩn bị cho cuộc ñàm phán như: nắm rõ ñược những vấn ñề sắp trao ñổi, biết ñược những gì mình ñã trang bị ñược và hiểu rõ những hạn chế của mình, ñều không thừa một chút nào.

• Vì vậy, việc chuẩn bị càng nên sớm ñược

tiến hành

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 128

5. Thận trọng trước yêu sách của ñối phương

• Chấp nhận nhanh chóng những yêu sách từ

phía ñối phương chưa bao giờ là ý kiến hay vì nó có thể dẫn tới việc ñi chệch hướng.

• Bạn nên cân nhắc xem có chấp nhận ñược hay không bằng cách ñặt ra những câu hỏi phù hợp.

• Việc này sẽ làm ñối phương thành thực bày tỏ

những ñiều quan tâm của họ

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 129

6. Làm chủ ñược mình

• ðiều chắc chắn vô cùng cần thiết trong ñàm phán

là làm chủ ñược hành vi của mình.

• Cho dù hành vi của ñối phương như thế nào ñi nữa thì bạn cũng nên cố gắng tập trung vào lý do bạn ñang ñàm phán. Cố gắng không ñể hành vi ñối phương làm bạn xao nhãng càng nhiều càng tốt.

• Bởi lẽ các mối quan hệ ñều cần thiết cho những mối

làm ăn dài lâu, vì thế cố gắng duy trì thái ñộ thân thiện và thông cảm từ ñầu ñến cuối

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 130

7. ðừng nên lùi bước

• Ngay dù trong khi ñàm phán bạn có vẻ yếu thế thì bạn cũng ñừng nên biểu hiện ra cho ñối phương biết vì rất có thể sẽ làm cho ñối phương ñòi hỏi thêm.

• Hãy tin rằng ñối phương không phải lúc nào

cũng mạnh như vẻ bề ngoài của họ.

• Vì thế bạn ñừng lùi bước mà hãy khéo léo xem xét lại những yếu tố mà ñối phương tác ñộng tiêu cực ñến quan ñiểm của bạn

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 131

8. Tìm hiểu văn hoá

• Cách biệt về văn hoá thường dẫn ñến những khác biệt dễ gây hiểu nhầm trong hành vi ứng xử.

• ðể thu hẹp khoảng cách ñó trong ñàm phán, bạn nên chuẩn bị cho mình thật nhiều kiến thức về văn hoá.

• ðiều này ñòi hỏi ở bạn tinh thần học hỏi và sự

kiên nhẫn cần thiết

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 132

9. Tiếp cận vấn ñề rộng hơn

• Trên thực tế trong quá trình ñàm phán, bạn có thể nhận thấy có nhiều cơ hội ñể ñề cập ñến vấn ñề khác hơn là cứ mãi tranh luận về những quan ñiểm ñã chắc chắn.

• Những nhà ñàm phán cần sáng tạo trong việc nhận ra những giải pháp thay thế ñể tái giải quyết vấn ñề

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 133

10. Không ngừng sáng tạo

• Luôn luôn sáng tạo và cân nhắc những hướng giải quyết khác nhau vì rất có thể ý kiến của bạn không hoàn toàn ñược ñối phương chấp thuận.

• Cố gắng phát huy dựa trên những ý kiến có sức thu hút sự quan tâm từ phía ñối phương, ñồng thời bạn cũng nên loại bỏ những vấn ñề không thật cần thiết và ñừng ngại ñề xuất ý kiến mà dường như có thể không ăn nhập với vấn ñề tranh luận

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 134

Những lời khuyên khi thương lượng với ñối tác Hàn Quốc

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 135

• Trong các cuộc họp, nên dành một ít thời gian ñàm

ñạo thân tình với ñối tác người Hàn. Lần gặp gỡ ñầu tiên nên dành hết cho việc này vì ñây là cách ñể tìm hiểu nhau. ðừng ñi ngay vào công việc.

• ðừng bao giờ lầm tưởng về vẻ ngoài hiện ñại của Hàn Quốc mà cho rằng họ ñã Tây phương hóa. Các giá trị truyền thống ñã ăn sâu vào tâm tưởng người Hàn nên họ vẫn còn giữ nhiều nề nếp cũ. Giới lãnh ñạo trẻ thì tuân theo xu thế toàn cầu nhiều hơn. • Tìm hiểu thật kỹ về ñịa vị, tuổi tác của nhóm ñối

tác Hàn ñể ñối xử cho ñúng mực với từng người. Sự nhầm lẫn về ñịa vị sẽ gây bối rối và trở ngại cho cả hai bên. ðừng bao giờ quên rằng: ñịa vị là vô cùng quan trọng ñối với người Hàn.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 136

• Thương lượng ở Hàn Quốc mang nhiều dấu ấn

cảm xúc hơn là lôgic theo kiểu phương Tây, do vậy, ñừng nhấn mạnh quá ñáng ñến lời lỗ, thời hạn phải dứt ñiểm… Sự tin cậy và tương thích với nhau mới là quan trọng. Cũng cần chuẩn bị ñón nhận cả tình huống có sự "bùng nổ" cảm xúc, như: nóng giận hoặc thất vọng ra mặt của ñối tác người Hàn. Giữ trầm tĩĩĩĩnh lúc này là hữu ích nhất.

• Khi ñối tác im lặng thường là do họ chưa hiểu câu nói của bạn, ñừng bao giờ hỏi họ có hiểu không, mà hãy nói lại một lần nữa ý ñó với một cấu trúc ñơn giản hơn.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 137

• Người Hàn thường cúi chào khi gặp và khi chia tay. Nếu lần cúi chào khi chia tay dài hơn lần gặp thì ñó là dấu hiệu của một cuộc gặp thành công.

• ðừng bao giờ ký một hợp ñồng hay ghi tên một ai ñó bằng mực ñỏ. Mực ñỏ chỉ dùng ñể viết tên người ñã quá cố.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 138

• Trong thương lư(cid:1)ng, ñi(cid:2)u gì ñư(cid:1)c ngư(cid:3)i Hàn xem là quan tr(cid:4)ng? Ngay từ khi bắt ñầu, cần chú ý gây ảnh hưởng tâm lý nơi ñối tác Hàn Quốc, bởi người Hàn thường rất xem trọng trực cảm của họ về một ai ñó hay một vấn ñề gì ñó. Dân tộc tính rất cao của người Hàn cũng là một yếu tố cần chú ý. Tuy vậy, ñừng vì các yếu tố tâm lý ñó mà quên trưng ra ñầy ñủ các số liệu, dữ kiện khách quan ñể dẫn chứng cho vấn ñề cần thương lượng.

• H(cid:4) x(cid:5) s(cid:6) theo chu(cid:7)n m(cid:6)c nào? Khổng giáo có ảnh hưởng sâu nặng trong xã hội này. Chính danh, ñịnh phận, tôn ti trật tự… là những chuẩn mực không ñược quên.

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 139