TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH CÔNG NGHỆ HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
MICROSOFT ACCESS 2010
1
ƯỜ
Ạ Ọ
Ệ
TR
Ộ NG Đ I H C KINH DOANH VÀ CÔNG NGH HÀ N I Ệ
KHOA CÔNG NGH THÔNG TIN
ươ
Ch
ng 6
ế ế
Thi
t k báo cáo ( Report)
ạ 6.1 Cách t o Report
ứ
ụ ạ
ễ
ườ
ữ
Ch c năng
ể ạ ng dùng đ t o nh ng
ệ ằ ạ 6.1.1 T o b ng l nh Report
Report là công c t o Report nhanh và d dàng, th
ữ ệ
ả
ơ
ứ
ằ
ặ
Report đ n gi n có d li u ngu n t
ho c m t
ồ ừ ộ b ngả m t
ể ạ ộ query. Đ t o b ng ch c
ữ ệ
ả
ọ
ồ
năng Report ta ph i ch n d li u ngu n cho Report
v Click nút Report trong nhóm l nh Report
ệ
trên thanh Ribbon.
v Xu t hi n report d ng Tabular
ệ ấ ạ ở ế ộ ch đ
Layout.
3
ứ ạ ằ 6.1.2 T o b ng ch c năng Wizard:
Ø Ch n
ọ tab Create trên thanh
Ribbon, trong nhóm l nh ệ
Reports, click nút Report
Wizard.
Ø Ch n ọ Table/Query làm d li u
ữ ệ
ồ ngu n cho Report.
ể ọ ị ể Ø Ch n các field hi n th trên Report trong khung Available Field click nút đ
ể ề ọ ọ ộ ch n m t field và click nút đ ch n nhi u field. Click Next.
Ø N u report l y d li u ngu n t
ữ ệ ồ ừ ộ ả ế ấ ỏ ướ ượ ạ ế m t b ng thì b qua b c này, ng i n u c l
ữ ệ ấ ừ ề ế ả ọ d li u l y t nhi u b ng thì ch n field k t nhóm. Click
Next. 4
ứ ạ ằ 6.1.2 T o b ng ch c năng Wizard:
Ø Ch n
ọ ạ ố field mà b n mu n
ữ ệ Nhóm(Grouping) d li u cho
report.
Ø Sau khi ch n field c n Nhóm
ầ ọ
ọ ch n Next
Ø Ch n field mà b n mu n s p
ắ ạ ọ ố
ữ ệ ế x p d li u cho report.
ể ắ ế ả ế Ø Có th s p x p k t qu trong
ế ợ ố ằ report b ng cách k t h p t i đa
là 4 field
5
ứ ạ ằ 6.1.2 T o b ng ch c năng Wizard:
ạ ọ Ch n d ng Report.
ạ ồ Layout: g m 3 d ng:
+ Columnar. + Tabular. + Justified.
ạ ồ Orentation: g m 2 d ng
+ Portrait: trang d cọ + Landscape: trang ngang
6
ứ ằ ạ 6.1.2 T o b ng ch c năng Wizard:
ậ ề Nh p tiêu đ cho report
ọ ự Ch n l a:
- Preview: xem tr
ướ c báo
cáo
- Modify: s a và thi
ử ế ế t k
báo cáo
- Nh p ấ Finish đ t o báo
ể ạ
cáo
7
ứ ằ ạ 6.1.3 T o b ng ch c năng Design:
Cách t o:ạ
Ø Ch n ọ Table/Query làm d li u ngu n cho report.
ữ ệ ồ
Ø Ch n
ọ tab thanh Ribbon, trong nhóm ệ l nh Reports, click Create trên
nút Report Design.
Ø Xu t hi n c a s thi
ử ệ ấ ổ ế ữ ệ ế ứ t k report và field list ch a các field trong d li u
ồ ủ ngu n c a report.
ầ ượ L n l ộ t drag chu t kéo các
ặ field trong field list ho c các
control trong nhóm
thanh l nh ệ Controls trên
ả Ribbon th vào Report
8
ứ ằ ạ 6.1.3 T o b ng ch c năng Design:
ử ổ ầ ế ế Các thành ph n trong c a s thi t k Report:
1. Page Header/Footer
2. Report Header/Footer
3. Detail
4. Group Header
5. Footer
ồ ộ ầ M t Report g m các thành ph n:
9
ứ ằ ạ 6.1.3 T o b ng ch c năng Design:
ề ầ ứ ộ ố Page Header/Footer: Ch a tiêu đ đ u trang và cu i trang. N i dung
ệ ở ầ ỗ ố ẽ ấ ặ ầ đ t trong ph n Page Header/Footer s xu t hi n đ u và cu i m i
trang.
ộ ườ ặ Các n i dung th ng đ t trong Page Header/Footer.
Page Numbers, logo, Title, Date and Time…
10
ứ ạ ằ 6.1.3 T o b ng ch c năng Design:
ề ầ ứ ộ ố Page Header/Footer: Ch a tiêu đ đ u trang và cu i trang. N i dung
ệ ở ầ ỗ ố ẽ ấ ặ ầ đ t trong ph n Page Header/Footer s xu t hi n đ u và cu i m i
trang.
ố
ộ ườ ặ Các n i dung th ng đ t trong Page Header/Footer:
Page Numbers: chèn s trang
Logo: chèn logo báo cáo
ề
Title: tiêu đ cho trang báo cáo
ờ
11
Date and Time: ngày và th i gian
ứ ạ ằ 6.1.3 T o b ng ch c năng Design:
ề ầ ặ ộ ố Report Header/Footer: Tiêu đ đ u và cu i report, n i dung đ t trong
ệ ở ấ ỉ ủ ầ ầ ầ Report Header/Footer ch xu t hi n ph n đ u c a trang đ u tiên và
ầ ố ố ủ ph n cu i trang c a trang cu i cùng.
ườ ặ th ng đ t trong Report Header/Footer. ộ Các n i dung
ữ ệ ứ ố Công th c tính toán, th ng kê d li u.
12
ứ ạ ằ 6.1.3 T o b ng ch c năng Design:
ị ữ ệ ữ ệ ủ ứ ể ồ ộ Detail: ch a n i dung chính c a report, hi n th d li u trong d li u ngu n
ướ ạ ữ ệ ặ ộ d ỗ i d ng các textbox bound control, m i textbox là m t field d li u ho c
ể ạ ạ ớ các textbox d ng unbound control dùng đ t o thêm field m i.
ố ớ Group Header/Footer (Các report có phân nhóm): đ i v i các report có
ơ ả ư ạ ầ ố phân nhóm gi ng nh form d ng mainsub thì ngoài các ph n c b n còn
ế ầ có thêm ph n k t nhóm là group header/Footer.
ộ ầ Ø N i dung trong ph n group header/Footer
ề ủ là tiêu đ c a nhóm.
ố ữ ệ Ø Th ng kê d li u theo nhóm. 13
ứ ạ ằ 6.1.3 T o b ng ch c năng Design:
ệ ỉ Hi u ch nh Report
Ø Đ hi u ch nh report, ta m report
ể ệ ở ỉ ở ế ộ ch đ design view.
Ø Ch n các control mu n hi u ch nh.
ệ ọ ố ỉ
ệ ộ ỉ ọ Ø M ở Properties Sheet, ch n thu c tính đê hi u ch nh
ỉ ươ ự ư ố ớ ệ Ø Cách hi u ch nh t ng t nh đ i v i form.
14
ạ
6.2 T o Report có phân nhóm
ử ụ ử ụ ử ụ
1. S d ng Total Query 2. S d ng Report Grouping 3. S d ng Sub Report
ử ụ 6.2.1 S d ng Total Query
ườ ứ ầ ợ ế ứ Trong tr ng h p này, report không ch a ph n chi ti ỉ t mà ch ch a
ủ ầ ố các ô th ng kê d li u: ữ ệ Sum, Avg, Min, Max trong ph n Detail c a
report.
ự ư ệ Cách th c hi n nh sau:
Ø T o Total Query, trong query ch n field làm tiêu chu n th ng kê,
ạ ẩ ố ọ
ữ ệ ứ ố ố ọ field ch a d li u th ng kê và ch n phép th ng kê
Ø T o Report, s d ng Total query đã t o
ử ụ ạ ở ạ trên.
15
ố ượ
ạ
ổ
ủ ừ
ề
ả
ẩ
ổ
Ví d :ụ T o report tính t ng s l
ng và t ng ti n đã bán c a t ng s n ph m
ử ụ 6.2.1 S d ng Total Query
ử ụ ạ ở ạ T o report, s d ng Total query đã t o trên.
16
6.2.2 Report Grouping
ể ổ ạ ố ượ ứ ớ ch c kh i l ng l n các thông tin Report grouping giúp b n có th t
ẽ ể ệ ữ ệ ớ ế ừ vào các nhóm. V i cách này report s th hi n d li u chi ti t trong t ng
ể ề ấ ộ nhóm và có th thêm nhi u c p đ nhóm theo các tiêu chí khác nhau.
ư ạ Cách t o nh sau:
Ø Trên thanh Ribbon, ch n tab
ọ ệ Create, trong nhóm l nh Reports,
click nút Report Design.
Ø Xu t hi n c a s thi
ử ệ ấ ổ ế ế ể t k Report, thanh Ribbon chuy n sang
tab Design
17
Ø Trong
6.2.2 Report Grouping
Properties Sheet,
ạ ộ i thu c tính ch n ọ Tab Data, t
Record source,
d ữ ch n ọ Table/Query làm
Ø Click nút Group& Sort trong nhóm
ồ ệ li u ngu n cho Report.
l nh ệ Grouping & Totals.
18
6.2.2 Report Grouping
ổ ế ế ệ ấ ử Trong c a s thi t k xu t hi n khung Group, i ướ Sort and Total bên d
ổ ử c a s thi ế ế t k .
ế ể ọ Click nút Add a group đ ch n field k t
ế ọ nhóm, ch n field k t nhóm trong field list,
ử ổ ế ệ ế ấ trên c a s thi t k xu t hi n thanh
Group header.
19
6.2.2 Report Grouping
ư ạ Khung Group, Sort and Total có d ng nh hình:
ự ằ ở ố ệ M thanh group footer và th c hi n các phép th ng kê b ng cách
ử ạ ổ click nút More, c a s Group, Sort and Total có d ng:
20
6.2.2 Report Grouping
ể ở Click nút with no Total đ m menu Totals:
ữ ệ ứ ố ọ Total On: ch n field ch a d li u th ng kê.
ọ ố Type: Ch n phép th ng kê.
ọ ố ặ ằ ị Ch n v trí đ t các ô th ng kê b ng cách check vào các ô:
Ø Show Grand Total: Đ t ô th ng kê trong
ặ ố
ầ ph n report header/footer.
ầ ặ ố
Ø Show group subtotal as % of Grand Total: Đ t ô th ng kê trong ph n report header/footer.
Ø Show subtotal in group header: Đ t ô
ặ
ố ầ th ng kê trong ph n group header.
Ø Show subtotal in group footer: Đ t ô
ặ
ầ ố th ng kê trong ph n group footer.
21
6.2.3 Sub Report
ụ ươ ự ự ng t nh Subreport có tác d ng t ư Report grouping. S khác
ệ ầ ạ ấ ệ bi t duy nh t là t o các report trong hai ph n riêng bi t:
Main Report và SubReport.
22
6.2.3 Sub Report
Cách t o:ạ
Ø T o ạ Main Report, d li u ngu n th
ữ ệ ồ ườ ả ng là b ng cha.
ế ớ ữ ệ ứ ồ ả Ø T o ạ Sub Report, d li u ngu n ph i ch a field liên k t v i Main Report.
Ø Đ a Sub Report vào Main Report có
ư ể ụ th dùng công c
SubForm/SubReport trong nhóm l nh ệ Controls.
Ø Thi
ế ậ ộ t l p thu c tính Link child Fields và Link master Fields.
23
