1
MỤC LỤC
Trang
LỜI NÓI ĐẦU
2
PHẦN NỘI DUNG
Chuyên đề 1: Những vấn đề chung về tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ và tổ
chức quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
4
1. Tài liệu lưu trữ
4
2. Phông lưu trữ
12
3. Công tác lưu trữ
13
4. Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
13
Chuyên đề 2: Thu thập và xác định giá trị tài liệu
22
1. Thu thập tài liệu
22
2. Xác định giá trị tài liệu
24
Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
37
1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ
37
2. Quy trình chỉnh lý tài liệu
38
Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ
56
1. Khái niệm, mục đích ý nghĩa của việc bảo quản tài liệu lưu trữ
57
2. Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ
57
3. Các biện pháp kỹ thuật cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ
61
Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
75
1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
75
2. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến tại lưu trữ cơ
quan, tổ chức
76
Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
84
1. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
84
2. Nội dung và quy trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
84
PHẦN PHỤ LỤC
98
TÀI LIỆU THAM KHẢO
116
2
LỜI NÓI ĐẦU
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều sản sinh ra tài liệu để phục vụ
hoạt động quản lý, điều hành của mình. Tài liệu đó không chỉ có giá trị phục vụ cho hoạt
động hiện tại mà còn phục vụ cả tương lai của chính các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội.
Vấn đề đặt ra là làm thế nào để quản lý tập trung thống nhất tài liệu, làm thế nào để tổ
chức khoa học, bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu, phục vụ tốt nhất nhu cầu
chia sẻ thông tin… Do vậy, mỗi cơ quan, tổ chức đều phải bố trí bộ máy và nhân sự phụ
trách công tác lưu trữ.
Trong nhiều năm qua, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã liên tục tổ chức các lớp
bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ lưu trữ để đáp ứng nhu cầu bồi dưỡng kiến thức và kỹ
năng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ quản lý và những người trực tiếp phụ trách công tác
lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Nhằm phục vụ công tác giảng dạy và học tập của lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
ngắn hạn, năm 2009, trên cơ sở được nhà trường giao, khoa Văn thư Lưu trữ đã biên soạn
tập bài giảng “Nghiệp vụ lưu trữ” do Tiến sĩ Chu Thị Hậu chủ biên. Tuy nhiên, cho đến
nay, thực tiễn công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đã có nhiều thay đổi, đặc biệt là
việc Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ năm 2011, hàng loạt các văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đã được ban hành để cụ thể hóa Luật
Lưu trữ. Trên tinh thần tiếp thu những ưu điểm, khắc phục những hạn chế của tập bài
giảng “Nghiệp vụ lưu trữ” được biên soạn năm 2009, nhóm biên soạn đã đặt ra mục tiêu
đối với tập bài giảng là trong thời gian ngắn (45 tiết) vẫn có thể cung cấp được kiến thức
cơ bản về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và kiến thức, kỹ năng thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật hiện hành. Mỗi thông tin đều
có ví dụ minh họa để người học dễ tiếp thu. Hạn chế đến mức thấp nhất các thông tin
nặng về lý thuyết hàn lâm.
Xuất phát từ mục tiêu và yêu cầu nêu trên, tập bài giảng được biên soạn gồm 6
chuyên đề:
Chuyên đề 1: Những vấn đề chung về tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ và tổ chức
quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trần Văn Quang biên soạn).
3
Chuyên đề 2: Thu thập và xác định giá trị tài liệu (Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh
biên soạn)
Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trịnh Thị
Kim Oanh biên soạn)
Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn)
Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng
Quyên biên soạn)
Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ (Thạc sĩ
Dương Mạnh Hùng biên soạn)
Hy vọng đây sẽ là tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo hữu ích cho hoạt động dạy
và học cũng như hoạt động quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Mặc dù nhóm tác giả đã có nhiều cố gắng nhưng chắc chắn tập bài giảng Nghiệp
vụ lưu trữ vẫn còn những hạn chế, rất mong nhận được sự góp ý của độc giả.
Xin chân thành cảm ơn!
Thay mặt nhóm biên soạn
Chủ biên
Th.s Trịnh Thị Kim Oanh
4
CHUYÊN ĐỀ 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ VÀ TỔ
CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Tài liệu lưu trữ
1.1. Khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu và tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với toàn thể đời sống xã hội.
Thông qua tài liệu và tài liệu lưu trữ chúng ta có thể nghiên cứu, tìm hiểu được sự phát
triển của loài người. Thế giới ngày càng phát triển, cùng với đó là sự phát triển mạnh mẽ
của khoa học công nghệ thì vị trí, ý nghĩa, tác dụng của việc nghiên cứu tài liệu và tài liệu
lưu trữ là rất cần thiết.
Khi xã hội phát triển, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động
sản xuất đòi hỏi phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người,
cho thế hệ sau hoặc ghi chép lại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con
người. Để đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật mang tin, phương tiện ghi
tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài.
Trong việc ghi tin và truyền đạt thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách
khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan
trọng nhất.
Theo cách hiểu thông thường, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu
lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Khi xã hội
ngày phát triển thì quan điểm về tài liệu lưu trữ, đặc điểm tài liệu lưu trữ càng có nhiều
thay đổi phù hợp với sự phát triển của xã hội loài người. Ở mỗi góc độ, cách tiếp cận khác
khau do đó có nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu:
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu và tài liệu lưu trữ được quy định
như sau:
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ
sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình;
5
tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút
tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
Khái niệm tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ ban hành năm 2011 giải thích: Tài liệu
lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc,
bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Thậm chí, bản thảo có nội dung quan
trọng cũng được lựa chọn để lưu trữ.
Như vậy, theo khái niệm trên, không phải toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đều là tài liệu lưu trữ. Tài liệu chỉ được coi là
tài liệu lưu trữ khi chúng là những bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp hoặc bản thảo
của những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các
giá trị khác. Sau khi công việc kết thúc những tài liệu đó được lựa chọn để bảo quản trong
các lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tổ chức và
toàn xã hội.
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có các đặc điểm cơ bản sau đây:
1.1.2.1. Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, có giá trị về nhiều phương diện
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ. Nó phản ánh các sự kiện, hiện
tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả lao động và sáng tạo của nhân dân; ghi lại
những hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân, những cống hiến to lớn của các anh
hùng dân tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi tiếng trong các thời kỳ lịch sử khác nhau.
Tài liệu lưu trữ có giá trị về nhiều mặt và giá trị của chúng chủ yếu là giá trị thông
tin chứa đựng trong tài liệu, phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử xã hội của
loài người. Giá trị của chúng được biểu hiện chủ yếu chủ yếu qua các nội dung thông tin
mà chúng phản ánh, các nội dung thông tin đó phục cho các hoạt động chính trị, kinh tế,
nghiên cứu khoa học, quân sự và các hoạt động khác…
Xét trong phạm vi cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ,
là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tài liệu lưu trữ là bộ