intTypePromotion=1

Bài giảng Quản lý dự án: Chương 5 - TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Chia sẻ: Dxfgbfcvbc Dxfgbfcvbc | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:27

0
153
lượt xem
59
download

Bài giảng Quản lý dự án: Chương 5 - TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 5 Kiểm soát dự án thuộc bài giảng quản lý dự án nhằm trình bày các nội dung chính như: kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống, kiểm soát chi phí theo phương giá trị thu được.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án: Chương 5 - TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

  1. Chương 5 Kiểm soát dự án GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN 03/09/2008 1
  2. Nội dung 1. Giới thiệu 1. Giới thiệu 2. Kiểm soát chi phí theo phương 2. Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống pháp truyền thống 3. Kiểm soát chi phí theo phương 3. Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được pháp giá trị thu được TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 2
  3. GIỚI THIỆU (1) • Sự cần thiết việc kiểm soát dự án – Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra – Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể có những hành động xử lý chúng – Trao đổi thông tin với các nên liên quan của DA – Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu DA – Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án khác (hiện tại và tương lai) TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 3
  4. GIỚI THIỆU (2) % hoàn thành Không đúng thời hạn Công tác được 100% hoạch định 80% Tiến triển 60% được báo cáo Tiến triển đạt được 40% 20% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thời gian TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 4
  5. GIỚI THIỆU (3) – Các khái niệm • Kiểm soát dự án (Project Control) là quá trình: – Thu thập số liệu và thông tin về việc thực hiện dự án và những thay đổi của môi trường – So sánh số liệu thu thập được với kế hoạch dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn. – Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra. • Giám sát dự án (Project Monitoring)là quá trình: – Kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng như các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết định quản lý TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 5
  6. GIỚI THIỆU (4) Ñaùnh giaù giöõa kyø Ñaùnh giaù Ñaùnh giaù Ñaùnh giaù c.kyø, Ñaùnh giaù nhu caàu pheâ chuaån baùo caùo c. kyø tieáp theo Kieåm soaùt Xaùc Xaùc Hoaïch Hoaïch Thöïc Thöïc Keátt Keá 2 - 5 - 10 ñònh ñònh ñònh ñònh hieän hieän thuùc thuùc naêm sau... - Muïc ñích - WBS - Caùc hoaït ñoäng - Chuyeån giao/ - Ñaùnh giaù - Muïc tieâu - Laäp KH taøi chính vaø keát quaû baøn giao taùc ñoäng - Thieát keá DA - Thôøi gian bieåu DA - ÑG tieán ñoä vaø - Khoùa soå - Baøi hoïc - Nhaân söï vaø toå chöùc vieäc thöïc hieän - Thanh toaùn ruùt ra - Kyõ thuaät/ haäu caàn - Giaûi quyeát vaán ñeà - Giaùmsaùt/ kieåm tra - Giao tieáp TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 6
  7. GIỚI THIỆU (5) – Đánh giá dự án (Project Evaluation) là quá trình nhận định về dự án một cách hệ thống và khách quan: • Việc thực hiện dự án trên tổng thể • Tính hiệu quả và tính hợp lý liên tục của chiến lược và thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt và dài hạn • Những ảnh hưởng và tính bền vững trong tương lai của kết quả dự án • Đánh giá dự án luôn luôn bao gồm cả việc rút ra những bài học và kinh nghiệm cần thiết – Tại sao cần đánh giá DA (giữa và cuối DA) • Để có 1 cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng nhằm đưa ra những quyết định quan trọng có tính chiến lược về DA • Để có sự đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện DA • Để thêm vào những kinh nghiệm của DA tương tự nhằm cho phép các đề nghị có thể có trên một diện rộng hơn • Để đánh giá hiệu quả của Ban QLDA và hệ thống kiểm soát dự án • Để có những bài học trao đổi – So với kiểm soát, việc đánh giá DA được thực hiện không thường xuyên bằng nhưng toàn diện hơn, thông thường có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 7
  8. GIỚI THIỆU (6) – Khung đánh giá cơ bản • Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án – Mục tiêu DA có còn phù hợp không? – Các giả định trong thiết kế DA còn đúng hay không? • Việc thực hiện dự án – Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? ảnh hưởng của dự án? – Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không? – Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí? • Khả năng bền vững của dự án • Tính hiệu quả của hệ thống giám sát DA đang thực hiện • Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án • Những bài học kinh nghiệm TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 8
  9. GIỚI THIỆU (7) Baét ñaàu Coâng boá keá hoaïch ñaàu tieân Thu thaäp thoâng tin veà döï aùn Quy trình Coâng boá keá hoaïch kiểm soát hieäu chænh So saùnh tieán trieån vaø muïc tieâu và đánh giá dự án Khoâng Thöïc hieän haønh Thoûa maõn? ñoäng hieäu chænh Coù Khoâng Döï aùn ñöôïc hoaøn thaønh? Coù Keát thuùc döï aùn Ñaùnh giaù döï aùn Keát luaän Keát thuùc TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 9
  10. GIỚI THIỆU (8) • Chúng ta kiểm soát cho ai? – Chính Ban QLDA – Cơ quan thực hiện (chủ dự án) – UBND và các bộ phận chức năng liên quan – Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong Chính phủ – Các nhà tài trợ – Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp – Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương,.. – Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Thường xuyên như thế nào? – Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào? TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10
  11. GIỚI THIỆU (9) • Thu thập thông tin – Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công trình – Thời gian và nguồn lực đã sử dụng – Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch • Trễ tiến độ • Vượt chi phí • Nguồn lực thay đổi – Những khó khăn có thể xảy ra TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 11
  12. GIỚI THIỆU (10) BAÛNG THÔØI GIAN Nhaân vieân: John Smith Ngaøy baùo caùo haøng tuaàn (cuoái tuaàn): 26/03/99 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc ñöôïc phaân coâng theo keá hoaïch Döï aùn MS Moâ taû Soá % Ngaøy hoaøn Ngaøy hoaøn c.vieäc giôø/ hoaøn thaønh theo thaønh döï tuaàn thaønh keá hoaïch baùo P21 A243 Maõ hoùa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soaïn thaûo taøi lieäu 20 90 1/4/99 29/3/99 Toång soá giôø 32 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc khoâng phaân coâng theo keá hoaïch MS coâng vieäc Moâ taû Soá giôø/ tuaàn Ñöôïc ñeà nghò bôûi Z99 Thieát keá module X 8 Giaùm ñoác döï aùn Toång soá giôø 8 TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 12
  13. GIỚI THIỆU (11) Bieåu maãu xaùc ñònh ruûi ro Soá hieäu döï aùn:______ Soá hieäu ruûi ro: ______ Ngaøy: _____________ Khaû naêng xaûy ra Thôøi gian Möùc aûnh höôûng Coù khaû naêng (p > 50%) Gaàn Nghieâm troïng Ít coù khaû naêng (p < 50%) Xa Ñaùng keå Khoâng ñaùng keå Phaùt bieåu ruûi ro AÛnh höôûng tieàm aån Ñeà xuaát giaûi quyeát caùc ruûi ro TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 13
  14. GIỚI THIỆU (12) Trễ tiến độ Trễ tiến độ Vượt chi phí Vượt chi phí Thời tiết xấu Vượt quá thời gian Thiết bị hư hỏng Sử dụng nhiều nhân lực hơn Thiếu vốn Sử dụng nhiều thiết bị hơn Khan hiếm nguyên vật liệu Chi phí nhân lực cao hơn Ước tính thời gian quá ngắn Chi phí nguyên vật liệu cao hơn Các công việc bị chểnh mảng Các công việc bị chểnh mảng Thiết bị hư hỏng Nhân viên bị bệnh Nhân viên nghỉ việc Nguồn lực thay đổi Nguồn lực thay đổi Chi phí nhân lực cao hơn Ước tính nguồn lực quá thấp TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 14
  15. GIỚI THIỆU (13) • So sánh tiến triển và mục tiêu – Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được – Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian thực tế – Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế • Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống • Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí) • Các vấn đề thường gặp trong KS DA – Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó – Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay không được đồng ý. – Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ – Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch – Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi – Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 15
  16. GIỚI THIỆU (14) • Anh/ chị được phân công nhiệm vụ xây dựng hệ thống kiểm soát cho dự án. Hãy thảo luận các khía cạnh sau đây: – Thông số nào nên được dùng để đo lường kết quả? – Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho việc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án? – Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án? – Dữ liệu nên được phân tích như thế nào? – Các kết quả được báo cáo như thế nào? TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 16
  17. KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (1) • Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc. • Mỗi báo cáo gồm: – Mô tả công việc – Tiến độ theo thời gian – Người chịu trách nhiệm – Ngân sách theo thời gian – Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu là gì? TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 17
  18. KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (2) • Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng như sau: Chi phí theo kế Chi phí thực tế trong Sự khác biệt cuối hoạch trong tuần 2 tuần 2 là: 14.000$ tuần 2 là: 2.000$ là: 12.000$ Chi phí tích luỹ theo Chi phí tích luỹ thực Sự khác biệt tích luỹ kế hoạch đến cuối tế đến cuối tuần 2 là: đến cuối tuần 2 là: tuần 2 là: 25.000$ 29.000$ 4.000$ • Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù. • Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí mà chưa cho biết khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng như chưa cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án. TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 18
  19. KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (1) Chi phí/ giaù trò hoaïch ñònh Khoaûng thôøi gian Chi phí/ giaù trò tích luõy tröôùc tieán ñoä Giaù trò laøm ra Khoaûn ñoùng goùp theâm Chi phí tích luõy thöïc teá Ngaøy hieän taïi Thôøi gian Ñöôøng cong kieåm soaùt tieán trình vaø so saùnh chi phi/ giaù trò TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 19
  20. KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (2) • Tình huống thảo luận Một dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000 USD. Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày và chi phí phải làm là 200 USD/1m. Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m và thực chi là 80.000 USD. Hãy đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại cuối ngày 18. TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 20
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2