Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Phần 2 (ThS. Trần Văn Thọ)

QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM

Giảng viên : ThS. Trần Văn Thọ E-mail

: tvtho2000@yahoo.com

QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM ThS. Trần Văn Thọ

Phần 2: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN PM

Khoa Công nghệ Thông tin

Lập kế hoạch dự án

Mục tiêu:

– Biết được cách liệt kê công việc.

– Biết được cách ước lượng thời gian.

– Biết được cách lập lịch biểu.

– Biết được cách quản lý rủi ro.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

Nội dung:

– Bảng công việc.

– Ước lượng thời gian.

– Lập lịch biểu.

– Quản lý rủi ro.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Các mục tiêu của phần này:

– Giải thích mối quan hệ giữa Sản phẩm và

Công việc.

– Cung cấp phương pháp lập lịch biểu.

– Cung cấp kỹ năng thực hiện được phân

tích đánh giá rủi ro dự án.

– Cung cấp kỹ năng quản lý rủi ro hiệu quả.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Bảng công việc (Cấu trúc phân rã công việc: WBS - Work Breakdown Structure)

Là danh sách chi tiết những gì cần làm để hoàn thành dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 WBS (tt)

– Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác

các bước để hoàn thành dự án.

– Tham gia xây dựng WBS: Ban quản lý dự án, Thành viên tổ/đội dự án, Khách hàng, Nhà tài trợ.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 WBS (tt)

– WBS là cơ sở để ước lượng tổng quát chi phí dự án. Từ WBS sẽ có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án.

– WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm các cá

nhân.

– WBS là cơ sở để xây dựng lịch biểu dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Có chiều hướng trên xuống.  Ví dụ: Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn.  Chú ý: Quan hệ giữa mô tả sản phẩm và mô tả

công việc.

 Sản phẩm: danh từ (tính từ)

– Đầu vào, – Đầu ra, – Động tác xử lý

 Công việc: Động từ (bổ ngữ), mô tả một quá

trình hoạt động, xử lý.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Các tính chất của WBS

– WBS có thể được chia thành nhiều mức.

– Các công việc lần lượt được chia nhỏ theo nhu cầu, không phải mọi nhánh của WBS đều cần chi tiết. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó.

– WBS chỉ mô tả (viết) “cái gì”, chứ không mô tả

(viết) “như thế nào”.

– Trình tự công việc không quan trọng, nó sẽ

được xác định ở giai đoạn lập lịch biểu.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Nguồn thông tin để xây dựng WBS

– Tài liệu:

 Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi.

 Tài liệu không liên quan tới dự án: cho các thông tin phụ trợ. Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc, ...

– Con người: Những người có mối quan hệ

trực tiếp, hay gián tiếp với dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Cấu trúc của WBS (tt)

Thường mô tả theo trình tự từ trên xuống, bao gồm 2 thành phần chính:

– Danh sách sản phẩm: DSSP (PBS - Product

Breakdown Structure).

– Danh sách công việc: DSCV (TBS - Task

Breakdown Structure).

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Danh sách sản phẩm

– Mô tả theo trình tự từ trên xuống.

– Mức độ phân cấp tùy theo độ phức tạp của sản phẩm. Nói chung, sản phẩm càng phức tạp thì số các mức càng lớn hơn.

– Sản phẩm tổng và các sản phẩm con

được mô tả bằng danh từ và tính từ.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Danh sách sản phẩm (tt)

Sản phẩm

Sản phẩm con A

Sản phẩm con B

Sản phẩm con C

Sản phẩm con C2

Sản phẩm con C1

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Danh sách công việc:

– Xác định các công việc cần thực hiện.

– DSCV được chia thành nhiều mức và mô tả từ

trên xuống dưới.

– DSCV có thể được chia thành các mức khác nhau, mức độ phân cấp tùy thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm tổng hay sản phẩm con.

– Công việc tổng và các công việc con được mô tả

bằng động từ (hành động) và bổ ngữ.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Danh sách công việc (tt)

Xác định B-1 Cái vào

Xác định B-1 Xử lí

Xác định B-1 Cái ra

Xác định Xử lí 1

Xác định Xử lí 2

Xác định Xử lí 3

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Danh sách công việc (tt)

Làm công việc C

Làm công việc con C1

Làm công việc con C2 Làm công việc con C3

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Xây dựng WBS

Các mục tiêu dự án

Xác định các kết quả bàn giao

Các mục tiêu dự án được nhỏ chia thành các phần có thể quản lý cho việc chuyển giao.

Sản phẩm bàn giao

Thể hiện việc chuyển giao một phần hữu ích của mục tiêu dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Xây dựng WBS

Mục tiêu dự án

Xác định kết quả bàn giao

Sản phẩm bàn giao

Các công việc cần đạt được các kết quả bàn giao mốc đã được xác định trong WBS.

Định nghĩa kế hoạch

Kế hoạch công việc

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Kết hợp 2 danh sách:

– Cả 2 phần DSSP và DSCV đều được đánh mã duy nhất. Mã số xác định vị trí, hay mức, của phần tử trong WBS.

– Nửa trên của WBS gồm các mô tả sản phẩm.

– Nửa dưới của WBS gồm các mô tả công việc

(để ra được sản phẩm tương ứng).

ThS. Trần Văn Thọ

Kết hợp cả 2 danh sách

• Kết hợp 2 danh sách (tt) Sản phẩm (0.0)

Sản phẩm con A (1.0)

Sản phẩm con B (2.0)

Sản phẩm con C (3.0)

Sản phẩm con B.1 (2.1)

Sản phẩm con B.2 (2.2)

Mô tả B-1 Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu ra

Mô tả Xử lí 1 (2.1.2.1)

Mô tả Xử lí 2 (2.1.2.2)

Mô tả Xử lí 3 (2.1.2.3)

Ví dụ WBS chi tiết

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Kết hợp 2 danh sách (tt)

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

Các cách dàn dựng khác nhau trên một WBS:

a/ Dàn dựng theo sản phẩm.

b/ Dàn dựng theo trình tự.

c/ Dàn dựng theo trách nhiệm.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

a/ Dàn dựng theo sản phẩm

Nhà mới

0.0 Phòng ngủ

Phòng khách 2.0

3.0 Phòng bếp 1.0

Bàn ăn

Ánh sáng

Trang trí

Salon

Tủ bếp

1.1

2.1

2.2

2.3

1.2

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

b/ Dàn dựng theo giai đoạn

Nhà mới

0.0 Tầng 1

Tầng 2

2.0 Móng bê tông 1.0

3.0 Tường

Cửa

Trần

Đổ móng

2.1

2.2

2.3 Ghép sắt 1.1

1.2 Xây gạch

Trát (tô)

2.1.1

2.1.2 Lập kế hoạch dự án

c/ Dàn dựng theo trách nhiệm

Nhà mới

0.0 Nề

Đồ gỗ

Điện

2.0

1.0

3.0 Tường

Trần

Bể nước

Cửa

Cầu thang 1.2

2.1

2.2

2.3

1.1 Xây gạch

Trát (tô)

2.1.1

2.1.2 Lập kế hoạch dự án

Phân chia công việc theo giai đoạn

Giai đoạn

Mức 1

Sản phẩm

Mức 2

Mức 3….

Công việc

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

Phân chia công việc theo giai đoạn

Dự án

Mức WBS

Giai đoạn

1

2

Giai đoạn

Sản phẩm

3

 Các công việc đưa ra kết quả bàn giao góp

phần vào các mục tiêu của dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Phân chia công việc theo giai đoạn

Dù ¸n

Møc WBS

Giai đoạn

1

Giai đoạn

2

Sản phẩm

3

Công việc

4

Các bước

5

ThS. Trần Văn Thọ

Làm thế nào để đưa ra một bảng công việc

 Tách các giai đoạn thành từng sản phẩm.  Tách các sản phẩm thành từng công việc.  Các công việc nhỏ dễ dàng ước tính và quản

lý hơn từng giai đoạn lớn.

 Các công việc cần:

– Thường không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việc. – Thường không nhiều hơn 70 người/giờ làm việc. – Thường không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn lực. – Thường xuyên có một văn bản công việc xác

định.

ThS. Trần Văn Thọ

Các nội dung cần thiết cho mô tả công việc

 Định hướng kết quả bàn giao.  Trách nhiệm của một cá nhân.  Có hạn đối với việc bắt đầu và kết thúc.  Đơn vị công việc có thể quản lý được.  Dễ hiểu.  Có thể đo lường được.

ThS. Trần Văn Thọ

Các cách trình bày khác nhau đối với WBS

 Trình bày trên bảng trắng to, giấy dính màu vàng.

 Vẽ WBS trên bảng trắng to, vẽ cho đến khi nào

xong thì thôi, chép ra giấy.

 Vẽ trên giấy. Không thích hợp đối với các dự án

lớn.

 Vẽ trên máy tính (Dễ sửa đổi và lưu lại các phiên

bản).

 Trong mọi cách trình bày, cuối cùng WBS bắt buộc

phải in ra giấy.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Xác nhận sự đồng thuận

– Chuẩn bị bản thảo của WBS, gửi cho mọi

người đọc trước.

– Họp thảo luận, đi đến nhất trí và ký tên.

– Lấy chữ ký của những người có liên quan

(trực tiếp hoặc gián tiếp).

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Các tiêu chuẩn cho WBS tốt

– Mọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức

thấp nhất, theo quy tắc 80 giờ.

– Mọi ô của WBS được đánh mã duy nhất.

– Mọi ô của Danh sách sản phẩm được thể hiện bằng danh từ (và tính từ nếu cần).

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Các tiêu chuẩn cho WBS tốt (tt)

– Mọi ô của Danh sách công việc được thể

hiện bằng động từ và bổ ngữ.

– Mọi công việc được xác định đầy đủ trong

WBS.

– Đã được phản hồi và chấp thuận từ những

người liên quan đến WBS.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập kế hoạch dự án

 Kiểm soát các phiên bản WBS

– Nguyên tắc: là không được hủy các phiên bản trước để quản lý được các vấn đề nảy sinh do sự thay đổi.

– Đôi khi có thể quyết định trở lại kế hoạch

gốc của mình.

– Các phiên bản cần có số hiệu và ngày

tháng.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng:

Dự đoán thời gian cần thiết để hoàn thành (các công việc) dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Các tính chất của ước lượng:

– Ước lượng là một quá trình lặp.

– Ở giai đoạn xác định dự án, ước lượng lần đầu được tiến hành (sai số 50%-100%).

– Ở giai đoạn phân tích, ước lượng được điều chỉnh (sai số giảm còn 25%-50%).

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Các tính chất của ước lượng (tt):

– Sau khi hoàn thành thiết kế mức trung gian, các ước lượng được điều chỉnh lần nữa (sai số giảm còn 10%).

– Dù không nói rõ, song ở giai đoạn bất kỳ, các ước lượng cần được điều chỉnh nếu có thêm hiểu biết mới về dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Các tính chất của ước lượng (tt):

– Ước lượng thời gian cho từng công việc chi tiết để tính được thời gian cho công việc tổng.

– Kết quả ước lượng thời gian là cơ sở để đánh

giá tiến độ dự án và hiệu năng công việc.

– Ước lượng thời gian giúp xác định mức độ tài

nguyên chi tiết và tổng thể dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Các tính chất của ước lượng (tt):

– Xác định công việc quan trọng, công việc nào phải làm trước, công việc nào sẽ làm sau.

– Ước lượng thời gian là cơ sở để xây dựng

lịch biểu.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Những trở ngại khi ước lượng:

– Thiếu thông tin, thiếu tri thức.

– Không lường được sự phức tạp về kỹ thuật.

– Không lường được sự bất hòa của các thành

viên trong dự án.

– Khi ước lượng thời gian được đưa ra, nó có thể gặp những góp ý điều chỉnh: cố tình thu ngắn lại hoặc dãn dài ra.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Những trở ngại khi ước lượng: (tt)

– Sức ép của cấp trên: thường muốn rút ngắn

thời gian ước lượng cho công việc.

– Thiếu thời gian để cân nhắc, tính toán. Thiếu thời gian gặp gỡ, trao đổi với các thành viên, với khách hàng.

– Thiếu kinh phí (hạn hẹp kinh phí).

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Những trở ngại khi ước lượng (tt):

– Khách hàng, thành viên dự án không cung

cấp đủ (hoặc che giấu) thông tin.

– Phát biểu không rõ ràng về mục đích, mục

tiêu, kết quả.

– Ước lượng theo cảm tính mà thiếu kinh nghiệm, không dựa trên những căn cứ chính xác.

– Xây dựng WBS không tốt.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Những lưu ý khi ước lượng:

– Trước khi ước lượng thời gian cho công việc, WBS nên được viết đủ rõ ràng, chi tiết.

– Với các công việc gần giống nhau, ước

lượng thời gian cũng gần giống nhau.

– Phân chia chi

tiết công việc sẽ cho ước

lượng chính xác hơn.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Những lưu ý khi ước lượng (tt):

– Mỗi ước lượng chi tiết không nên quá 8

giờ.

– Không bao giờ có ước lượng chính xác

hoàn toàn.

– Việc ước lượng mang tính chủ quan.

– Nên viết tài liệu khi ước lượng.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Các kỹ thuật ước lượng (dựa theo):

– Kinh nghiệm. – Lịch sử. – Công thức PERT (Program Evaluation and

Review Technique).

toàn cục GEF (Global Efficiency

– Năng suất Factor).

– Mô hình COCOMO (Construction Cost Model). – Công sức.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo kinh nghiệm:

– Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính.

– Nhanh và dễ dùng, chất lượng phụ thuộc trình độ chuyên gia (kết quả thiếu tin cậy).

– Chỉ nên dùng trong các trường hợp:

 Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có

kĩ năng cao, đội hình cố định.

 Dự án đã quy định, bắt buộc phải theo

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo lịch sử:

– Ước lượng dựa trên những công việc tương tự đã thực hiện trong dự án trước.

– Thường không được xem là cách ước

lượng chính thống.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo công thức PERT:

Dựa trên các yếu tố:

– Ước lượng khả dĩ nhất (ML: Most Likely).

– Ước lượng lạc quan nhất (MO: Most Optimistic).

– Ước lượng bi quan nhất (MP: Most Pessimistic).

– Ước lượng cuối cùng tính theo công thức:

(MO + 4*ML + MP)/6

ThS. Trần Văn Thọ

Ví dụ: ước lượng lắp LAN

• Ước lượng theo công thức PERT(tt)

Tên công việc

Vẽ sơ đồ và khoan tường

MO ML MP EST 3.2

Lắp các ống gen

2.2

Đi dây

2.2

Lắp các hộp nối

0.5

Lắp các máy tính, máy chủ, Hub

2.8

2.2

Kết nối các máy tính, máy chủ vào hệ thống dây mạng

Thử xem mạng đã thông chưa

0.5

2.4

Tổng thời gian

8

14

32

16 Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo công thức PERT (tt)

– Khuyến khích sự trao đổi giữa các thành

viên tổ dự án.

– Người ước lượng phải xem xét tất cả các yếu tố, mất nhiều thời gian và bị ảnh hưởng tâm lý.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Theo năng suất toàn cục GEF:

– Liệt kê các khiếm khuyết của nguồn lực dự

án (theo %).

– Tính tổng % các khiếm khuyết.

– Tính GEF = 100% - tổng % các khiếm

khuyết.

– Ước lượng cuối cùng = 100% (thời gian

trong điều kiện lý tưởng)/GEF

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

Khiếm khuyết

Phần trăm

 Ước lượng theo GEF:

Tinh thần thấp

15%

– Năng suất

toàn cục:

Kỹ năng chưa cao

100% - 45% = 55%

10%

– Thời gian lý tưởng T

Chưa quen làm trong dự án

giờ: 100%

Trang thiết bị không tốt

– Thời gian ước lượng x

10%

Mô tả công việc mơ hồ

giờ cuối cùng: 55%

Tổng cộng

45%

– x= T / 0.55 giờ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo công thức COCOMO:

Hai nhân tố ảnh hưởng tới thời gian công việc:

– Độ phức tạp công việc (C)

– Hiệu năng của người thực hiện. Hiệu năng của người thực hiện phụ thuộc số năm kinh nghiệm nói chung (G) và tri thức về một công việc đã cho (J)

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo công thức COCOMO (tt)

Công thức: D = C x (G + J)

Với:

– D là độ dài thời gian thực hiện công việc.

– C là nhân tố độ phức tạp.

– G là nhân tố kinh nghiệm nói chung.

– J là nhân tố tri thức về một công việc đang

xét.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo công thức COCOMO (tt)

Ví dụ: Ước lượng thời gian viết chương trình C/C++ với các chức năng sau:

(1) Nhắc người dùng.

(2) Ghi nhận thông tin từ người dùng.

(3) Kiểm chứng thông tin.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo công thức COCOMO (tt)

(4) Đọc bản ghi từ đĩa.

(5) Ghi bản ghi lên đĩa.

(6) …

(7) Lập trình viên 2 năm kinh nghiệm.

thức khá về ứng dụng nhưng (8) Có tri không có tri thức về các ứng dụng liên quan.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

Chức năng

Nhân tố

Nhắc người dùng

 Ước lượng theo công thức COCOMO (tt)

Ghi nhận thông tin

 Người

Kiểm chứng thông tin

Đọc bản ghi từ đĩa

lập trình 2 năm kinh nghiệm G = 1.00

Ghi bản ghi lên đĩa

…

23 Tổng độ phức tạp (C)

 Tri thức khá về ứng dụng, không có tri thức về ứng dụng liên quan J = 0.75

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo công thức COCOMO (tt)

– Vận dụng công thức, ta được:

Thời gian = 23 x (1.00 + 0.75) = 40.25

– Như vậy, nếu dùng người này, cần 40 ngày để hoàn thành các công việc đã liệt kê.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo công thức COCOMO (tt)

– Tính toán hiệu suất của con người khó hơn tính toán độ phức tạp công việc, vì hiệu suất có thể thay đổi tùy mức độ quan tâm, thái độ làm việc,…

– Hiệu suất này còn bị chi phối bởi kinh nghiệm đã có và sự hiểu biết về công việc.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Ước lượng theo công sức

– Ước lượng công sức là kỹ thuật

thông thường để xác định chi phí (thời gian) cho dự án.

– Số người-tháng (man-month) được áp dụng cho từng nhiệm vụ. Tổng chi phí dự án tính dựa vào mức chi phí cho từng nhiệm vụ.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Các bước làm ước lượng

Có WBS tốt

Lập ước lượng

Lập danh sách những người liên quan

Họp riêng

Thực hiện tính toán

Không

Cần sửa?

Họp chung

Các bên ký và ra biên bản

Có

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Những lưu ý khi ước lượng:

– Khi ước lượng quá chênh lệch so với dự kiến: Kiểm chứng bằng cách tham khảo ý kiến khác hoặc dựa vào lịch sử các dự án.

– Khi ước lượng quá thấp so với dự kiến: Thường do sự lạc quan của người ước lượng, cần tăng thêm một số % nào đó hoặc yêu cầu người ước lượng ký cam kết.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

 Những lưu ý khi ước lượng (tt)

– Khi ước lượng quá cao so với dự kiến: Thu hẹp phạm vi dự án bằng cách phát triển phiên bản nhỏ hơn thiết kế gốc (với sự chấp thuận của khách hàng).

– Ước lượng là một quá trình lặp, cần được hiệu chỉnh dần: Do đó cần có các sự kiện mốc để dừng lại, tính toán thời gian để đạt tới mốc đó và ước lượng lại ngày tháng cho các mốc tiếp theo nếu cần, dựa trên kinh nghiệm đã có.

ThS. Trần Văn Thọ

Ước lượng thời gian dự án

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

Lập tiến độ thực hiện (Scheduling)

Bảng Công Việc chưa có đủ thông tin để giúp PM lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả. Công cụ chính để giúp bạn hoàn thành điều này là Lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Mục đích của lịch biểu:

– Cho biết thứ tự thực hiện công việc.

– Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc công việc.

– Cho phép xác định những công việc bắt buộc phải đúng

tiến độ.

– Tăng cường ý thức tập thể.

– Thể hiện tài nguyên dùng trong từng giai đoạn.

– Cho phép xác định công việc chủ chốt / không chủ chốt.

– Để quản lý và kiểm soát tiến độ dự án.

– Áp đặt một kỷ luật lên dự án (đưa dự án vào kỷ luật).

ThS. Trần Văn Thọ

Tại sao một số PM lại không xây dựng lịch biểu

 Lười biếng  Cách khắc phục: Bắt phải làm.

 Thiếu kỹ năng, không được huấn luyện  Cách

khắc phục: bắt đi học.

 Thiếu thời gian  Cách khắc phục: nhận thức

được tất yếu.

 Thiếu sự hợp tác, không lấy được thông tin từ người khác  Cách khắc phục: thuyết phục,...

 Không nắm được mục đích, mục tiêu và các

yêu cầu của dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Thêm lịch trình vào WBS

• Danh mục công việc

Mục tiêu dự án

được thêm với: các công việc phụ thuộc

liên quan.

Xác định kết quả bàn giao

ước tính sự nỗ lực & thời

Sản phẩm bàn giao

hạn. Nguồn.

Định nghĩa kế hoạch

Kế hoạch công việc

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

Xác định các nhiệm vụ phụ thuộc:

– Công việc gì cần hoàn thành trước khi nhiệm vụ này có

thể bắt đầu?

– Những nhiệm vụ gì có thể được thực hiện khi công việc

này kết thúc?

– Giảm tối đa một chuỗi dài các nhiệm vụ phụ thuộc. – Thực hiện các nhiệm vụ song song với nhau khi có thể. – Xem xét những khoảng cách (khoảng trống thời gian). – Xem xét sự chồng chéo. – Chuyển các thông tin phụ thuộc vào một công cụ lập kế

hoạch.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

Lên lịch biểu cần:  Giảm tối đa thời gian bỏ phí.  Tận dụng tối đa các nguồn.  Dàn xếp chỗ thừa và chỗ thiếu của các nguồn.  Xem xét các hạn chế của: – Các nhiệm vụ phụ thuộc. – Các nguồn sẵn có.

 Là một quy trình lặp lại. – Thời gian biểu của quy trình. – Rà xét thời gian biểu. – Sửa thời gian biểu. – Lập lại thời gian biểu.

 Hoàn thành với một công cụ lên lịch trình tự động.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

Rà xét lịch trình:  Rà xét lại sự hỗ trợ

– Sơ đồ Gantt – Biểu đồ mạng – Tóm tắt sử dụng nguồn – Báo cáo phê bình nhiệm vụ

 Xem xét

– Thời gian lãng phí – Nguồn lao động cao nhất và thấp nhất – Các nhiệm vụ phê bình – Gần các nhiệm vụ phê bình – Những nguồn quá cũ

 Giảm thời gian lãng phí bằng cách

– Tăng các mức nguồn – Giảm bớt các nhiệm vụ phụ thuộc, tức là tiến hành đồng thời nhiều

hơn các nhiệm vụ

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

Đánh giá lịch trình:  Một kế hoạch làm việc tốt xác định được các mục tiêu

và phạm vi của công việc.

 Nó xác định sự nỗ lực, nguồn và lịch trình sẽ đáp ứng

nhu cầu của từng mục tiêu.

 Nó rất thực tế và bao gồm phần dự phòng.

 Nó sử dụng các nguồn hiệu quả và hợp lý.

 Nó thiết lập một tiêu chuẩn để kiểm tra tiến trình công

việc.

 Nó rất dễ duy trì vì luôn sẵn có nhiều thông tin.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Bảng hoạt động (Activity table)

ID

Activities

Duration days Predecessor

Analyzing

None

Designing

Coding

Testing

Deploying

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Phương pháp lập lịch biểu:

– Sơ đồ mạng AON (Activities on Node) – Sơ đồ mạng AOA (Activities on Arrow) – Sơ đồ ADM (Arrow Diagramming Method):

Phương pháp Sơ đồ mạng Mũi tên

– Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review

Technique). – Sơ đồ GANTT – Sơ đồ PDM (Precedence Diagram Method): Phương pháp Sơ đồ mạng quan hệ (Sơ đồ mạng song lặp)

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng AON

– Hộp chữ nhật: biểu thị cho một công việc

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng AON (tt)

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng AON (tt)

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng AON (tt)

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng AON (tt)

SL: Start Later

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng AON (tt)

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng AOA (Activities on Arrow): Phương pháp quản lý thời gian và tiến độ.

– Sơ đồ mạng AOA là một trong những phương pháp thể hiện một chuỗi công việc hay còn gọi là mạng công việc.

– Vậy mạng công việc là gì? Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch, tiến độ thực hiện dự án dưới dạng sơ đồ mối quan hệ thể hiện thời gian và thứ tự giữa các công việc.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Trong sơ đồ mạng AOA ta có:

– Công việc là một nhiệm vụ hoặc một nhóm nhiệm vụ nào đó của dự án. Nó đòi hỏi thời gian và những chi phí để hoàn thành.

– Sự kiện là điểm đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn

thành và bắt đầu một nhiệm vụ mới.

– Đường là sự kết nối các nhiệm vụ lại với nhau tạo nên tính liên tục của các nhiệm vụ trong quá trình thực hiện dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Nguyên tắc của sơ đồ mạng AOA:

– Sử dụng một mũi tên có hướng để thể hiện 01 công việc. Như vậy ở đây 1 công việc sẽ nối liền 02 sự kiện (đặt trong vòng tròn).

– Trình tự thực hiện giữa các công việc phải đảm

bảo tính logic.

 Sơ đồ mạng AOA có thể xác định rõ ràng các sự kiện và công việc, tuy nhiên khi có quá nhiều sự kiện thì sẽ mất khá nhiều thời gian để xây dựng sơ đồ mạng.

100

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Để hiểu rõ hơn về sơ đồ mạng AOA trong quản lý tiến độ dự án, ta sẽ giải quyết ví dụ sau:

101

Thời gian

STT

Công việc

Công việc trước

1 2 3 4 5 6

A B C D E F

thực hiện 5 10 8 7 9 4

B, A C D, E ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng công việc AOA được biểu

102

diễn như sau:

D

A

B

F

C

E

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng công việc AOA được biểu

103

diễn như sau:

D, 7

A, 5

B, 10

F, 4

C, 8

E, 9

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 AOA biểu diễn theo AON

104

2

𝐸𝑆 = 9 𝐸𝐹 = 12 𝐿𝑆 = 17 𝐿𝐹 = 20

𝐸𝑆 = 0 𝐸𝐹 = 9 𝐿𝑆 = 0 𝐿𝐹 = 9

𝐸𝑆 = 20 𝐸𝐹 = 24 𝐿𝑆 = 20 𝐿𝐹 = 24

𝐸𝑆 = 9 𝐸𝐹 = 14 𝐿𝑆 = 9 𝐿𝐹 = 14

4

5

1

𝐸𝑆 = 14 𝐸𝐹 = 20 𝐿𝑆 = 14 𝐿𝐹 = 20

𝐸𝑆 = 0 𝐸𝐹 = 10 𝐿𝑆 = 4 𝐿𝐹 = 14

𝐸𝑆 = 14 𝐸𝐹 = 17 𝐿𝑆 = 21 𝐿𝐹 = 24

3

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ ADM

– Là sơ đồ mạng truyền thống (thuộc loại AOA). – Thường được triển khai từ trái qua phải. – Nút chứa mã số duy nhất, biểu diễn cho 1 mốc sự kiện

(bắt đầu hay hoàn thành một công việc).

– Mã số trên nút nhìn chung tăng theo trật tự từ trái qua

phải.

– Mũi tên nối hai nút để biểu diễn cho một hoạt động (ví dụ:

hoạt động "Thực hiện công việc A").

– Phía trên mũi tên mô tả về hoạt động này. – Cuối mũi tên: thường có 1 cặp số S-F (Start-Finish). Hoặc

thời gian để thực hiện công việc.

105

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ ADM (tt)

Kết thúc

bắt đầu

(11,15)

106

Thực hiện J

(2,10)

Thực hiện K

(1,1)

(16,18)

(19,20)

(4,6)

(7,9)

(10,15)

(2,3)

Thực hiện F

Thực hiện A

Thực hiện B

Thực hiện D

Thực hiện E

Thực hiện C

Thực hiện H

(2,18)

Thực hiện G

đường găng

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ ADM (tt)

Thời gian thực hiện

107

A, 3

D, 4

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ ADM (tt)

– Mũi tên đại diện cho công việc, đi từ nút

này đến nút khác.

– Tên và thời gian công việc ghi trên mũi tên

và không cần tỷ lệ với độ dài mũi tên.

– Nếu công việc B có công việc trước là A thì nút kết thúc của A là nút bắt đầu của B

108

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ ADM (tt)

– Các công việc có cùng công việc trước đều phải

bắt đầu từ cùng 1 giai đoạn.

– Các công việc là công việc trước của cùng công

việc đều phải kết thúc ở cùng 1 giai đoạn.

– Công việc không có công việc trước sẽ là công

việc đầu tiên của sơ đồ.

– Công việc không có công việc sau sẽ là công

việc cuối cùng của sơ đồ.

109

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ ADM (tt)

– Sơ đồ không được có chu trình.

thời gian,…)

– Thông tin công việc (tên, được mô tả trên mũi tên.

– “Công việc giả” trong ADM không đại diện cho bất kỳ công việc nào, chỉ biểu diễn sự phụ thuộc nhau giữa các công việc.

110

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Công việc giả:

– Trong một số trường hợp, một công việc cần chuyển kết quả của nó đến nhiều hơn một mốc kết quả.

– Ví dụ: Trong sơ đồ sau, công việc D khi hoàn tất chuyển kết quả cho công việc E lẫn công việc C để tiếp tục thực hiện.

111

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Ví dụ: Công việc giả

A (2,3)

G (3,5)

112

D’(0,0)

E (4,5)

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

113

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ ADM (tt)

– Một số lưu ý khi biểu diễn sự phụ thuộc

nhau giữa các công việc:

114

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

115

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

• Vẽ sơ đồ ADM cho ví dụ sau:

STT

Hoạt động

1 2 3 4 5 6 7 8

A B C D E F G H

Thời hạn (ngày) 1 2 4 6 3 5 5 7

Hoạt động trước None A B C C C D, E, F G

Lập lịch biểu

• Kết quả vẽ sơ đồ ADM như sau:

E,3

A,1

B,2

C,4

G,5

H,7

D,6

F,5

117

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ ADM (tt)

– Sơ đồ ADM tập trung vào sự kiện hơn là

công việc.

– Số giờ công (effort) không quyết định

chiều dài dự án (duration).

118

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

119

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

0. Vẽ sơ đồ ADM dựa trên bảng hoạt động sau:

120

STT

Hoạt động

Thời hạn (ngày) Hoạt động trước

B, C

E, D

Bài tập

1. Vẽ sơ đồ ADM dựa trên bảng hoạt động sau:

121

STT

Hoạt động

Thời hạn (ngày)

Hoạt động trước

B,D

H,G

Bài tập (kt)

2. Vẽ sơ đồ ADM dựa trên bảng hoạt động sau:

122

STT

Hoạt động I 9 J 10 K 11 12 L 13 M N 14 O 15

Thời hạn (ngày) 2 3 2 7 2 5 3

Hoạt động trước E I, G I - L E, M K, N

Hoạt động A B C D E F G H

Thời hạn (ngày) 3 4 2 3 4 6 3 5

Hoạt động trước - A A B, C, F - E E C, F

1 2 3 4 5 6 7 8

Lập lịch biểu

B, 4

123

9

2

C, 2

D, 3

A, 3

5

H, 5

F, 6

E, 4

G, 3

J, 3

11

1

3

8

I, 2

6

L, 7

K, 2

O, 3

M, 2

N, 5

10

4

7

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Phương pháp đường găng (CPM)

– Sử dụng sơ đồ mạng (AOA/AON) và khái niệm đường găng để tổ chức thực hiện dự án.

– Phương pháp đường găng (CPM - là phương pháp

124

Critical Path Method) deterministic (xác định).

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Đường công việc:

Là đường chứa công việc, đi từ nút khởi đầu đến nút kết thúc.

 Đường găng (Critical Path):

Là đường công viêc dài nhất khi cộng dồn thời gian của các công việc đó (hay là đường dài nhất đi từ cột mốc bắt đầu đến cột mốc kết thúc của một đề án).

125

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Ý nghĩa đường găng:

– Cho biết

thời gian cần để dự án hoàn

thành (chiều dài dự án).

– Chỉ ra các hoạt động cần theo dõi của dự

án.

– Nếu bất kỳ hoạt động nào trên đường trượt (kéo dài hơn dự tính) thì

găng bị ngày kết thúc dự án cũng bị trượt theo.

126

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Phương pháp đường găng (tt)

127

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Phương pháp PERT (Program Evaluation

128

and Review Technique)

– Bản chất nó chính là Phương pháp đường

tới hạn (Critical Path Method- CPM).

– PERT là phương pháp probabilistic (xác

suất).

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Phương pháp PERT (tt)

– Giả sử chúng ta có Sơ đồ PERT sau.

129

CV2

CV6

Tên công việc

4

1

3

2 CV1

Bắt đầu

Thời gian dự trữ công việc

Kết thúc

2

0

Thời gian

CV3

CV4

CV5

2

1

4

0

3

1

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Phương pháp PERT (tt)

– Giả sử chúng ta có Sơ đồ PERT sau. Các công việc trên sơ đồ đã

được xác định thời gian bắt đầu sớm nhất và kết thúc trễ nhất.

(0,3)

B(3)

(6,9)

(7,10)

C(3)

(0,0)

(18,18)

(13,18)

(10,13)

Start

F(5)

End

(0,6)

(0,0)

(18,18)

(13,18)

(10,13)

A(6)

E(3)

(0,6)

(6,10)

(10,13)

D(4)

130

(6,10)

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Phương pháp PERT (tt)

– Sơ đồ PERT có thể vẽ gọn lại giống với ADM như sau:

131

2 B (3)

C (3)

F (5)

1

4

6 E (3)

A (6)

D (4)

3

5

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Ví dụ đường Găng:

132

3

C (4)

B (5)

A (3)

G (5)

1

2

6

7

D (2)

F (6)

E (5)

4

5 Đường găng: ADEFG = 3 + 2 + 5 + 6 + 5 =21 - Một sơ đồ PERT có thể có nhiều đường găng. - Đường găng của một dự án có thể thay đổi.

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Thả nổi hay để chùng (ngoài đường găng)

– Các hoạt động ngoài đường găng có thể được thả nổi (để trượt) một khoảng thời gian nhất định mà không ảnh hưởng tới đường găng (chiều dài dự án), do đó không ảnh hưởng tới ngày kết thúc dự án.

– Các đường ngoài găng cũng có nguy cơ trở

thành găng.

133

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

134

Hoạt động

Thời hạn (ngày)

Hoạt động trước

sơ tô

đồ 2. Vẽ PERT, đậm Đường găng, tính chiều dài dự án cho kế hoạch sau:

E, F

D, G

Bài toán chi phí tối thiểu

C(4, 4)

B(5, 4)

G(5, 3)

A(3, 2)

E (5, 3)

F(6, 2)

D(2, 2)

 Đặt vấn đề

– Giả sử chi phí rút ngắn công việc A, F và G là

100/ngày, của công việc B, E là 200/ngày.

– Công việc nào nên được chọn để rút ngắn sao cho chi phí bỏ ra là ít nhất mà thời gian hoàn thành đề án là sớm nhất?

135

ThS. Trần Văn Thọ

Bài toán chi phí tối thiểu

 Cách giải quyết:

– Bước 1: Tìm đường găng dự kiến và

đường găng tối thiểu.

– Bước 2: Tìm thời gian tối đa có thể rút

ngắn.

– Bước 3: Tìm chi phí tối thiểu tương ứng

với thời gian rút ngắn tối đa.

136

ThS. Trần Văn Thọ

Bài toán chi phí tối thiểu

C(4, 4)

B(5, 4)

G(5, 3)

A(3, 2)

E (5, 3)

F(6, 2)

D(2, 2)

137

Bước 1: - Tìm đường găng dự kiến:

ABCG = 3 + 5 + 4 + 5 = 17 ngày ADEFG = 3 + 2 + 5 + 6 + 5 = 21 ngày

- Tìm đường găng tối thiểu:

ABCG = 2 + 4 + 4 + 3 = 13 ngày ADEFG = 2 + 2 + 3 + 2 + 3 = 12 ngày

ThS. Trần Văn Thọ

Bài toán chi phí tối thiểu

 Bước 2:

138

Thời gian có thể rút ngắn tối đa

= TG Trên ĐG DK – TG Trên ĐG TT

 Như vậy theo bài toán, thời gian có thể rút ngắn tối đa là:

21 (ngày) – 13 (ngày) = 8 ngày

 Như vậy công việc nào được chọn để rút ngắn sao cho chi phí của dự án giảm xuống thấp nhất?

=> Bước 3

ThS. Trần Văn Thọ

Bài toán chi phí tối thiểu

 Bước 3:

 Các công việc sẽ được rút ngắn:

- Trên đường găng tối thiểu - Trên đường găng dự kiến - Và trên các đường đi khác

139

 Các công việc có chi phí thấp được phép rút trước.  Rút ngắn thời gian sao cho bằng thời gian trên đường găng tối thiểu.

ThS. Trần Văn Thọ

Bài toán chi phí tối thiểu

140

- Rút ngắn các CV trên đường găng tối thiểu:  CV A: 3  2 ngày = 1 ngày x 100 = 100  CV G: 5  3 ngày = 2 ngày x 100 = 200  CV B: 5  4 ngày = 1 ngày x 200 = 200

Sơ đồ được vẽ lại:

C(4, 4)

B(4, 4)

G(3, 3)

A(2, 2)

E (5, 3)

F(6, 2)

D(2, 2)

ĐG DK: ADEFG = 2 + 2 + 5 + 6 + 3 = 18 >13 ngày Rút trên ĐG DK sao cho từ 1813 ngày

ThS. Trần Văn Thọ

Bài toán chi phí tối thiểu

 Bước 3:

- Trên đường găng dự kiến (ADEFG) chỉ có 2 công việc có thể rút được. Đó là công việc E và F. - Công việc F có chi phí thấp hơn E nên chọn F rút trước:

141

CV F: 6  2 ngày = 4 ngày x 100 = 400 ĐG DK: ADEFG = 2+2+5+2+3 = 14>13 ngày

- Công việc E chỉ được rút ngắn xuống thêm 1 ngày

CV E: 5  4 ngày = 1 ngày x 200 = 200

ThS. Trần Văn Thọ

Bài toán chi phí tối thiểu

 Bước 3:

142

Sơ đồ được vẽ lại:

C(4, 4)

B(4, 4)

G(3, 3)

A(2, 2)

F(2, 2)

E (4, 3)

D(2, 2)

Như vậy, để rút ngắn từ 21 ngày xuống 13 ngày, chi phí phải/được giảm xuống là: 100 + 200 + 200 + 400 + 200 = 1100

ThS. Trần Văn Thọ

Ưu & Khuyết điểm của sơ đồ PERT

 Ưu điểm:

– Khi sử dụng PERT sẽ bắt buộc các quản trị viên luôn lập

kế hoạch thực hiện.

– Tạo điều kiện cho các quản trị viên tìm ra các khâu trọng yếu cầu phải tác động trong suốt quá trình thực hiện. – Thông qua sơ đồ PERT chúng ta có thể xác định dễ dàng những yếu tố phụ thuộc cần tác động vào những thời điểm thích hợp để hoàn thành kế hoạch một cách nhanh chóng.

– Theo dõi diễn biến của quá trình thực hiện dự án – Xác định đường tới hạn và lựa chọn con đường thích

hợp nhất.

143

ThS. Trần Văn Thọ

Ưu & Khuyết điểm của sơ đồ PERT

 Khuyết điểm:

– Sơ đồ PERT chỉ phản ánh chủ yếu về tiến độ thực hiện dự án chứ chưa phản ánh chi phí cần thiết để thực hiện dự án, từ đó có thể thấy rằng phương pháp này chỉ có tác dụng lớn trong việc kiểm soát tiến độ, thời gian thực hiện và bỏ qua yếu tố chi phí.

– Không biết được rõ ngày nào công việc I đang diễn ra, tức là không xây dựng được lịch biểu cho từng công việc.

Khắc phục khuyết điểm  dùng Sơ đồ Gantt

144

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

3. Vẽ sơ đồ PERT dựa trên bảng hoạt động sau:

145

STT Công việc Công việc trước

Thời gian dự kiến

Thời gian tối thiểu

E, D

Bài tập

 Giả sử chi phí rút ngắn của các công việc là:

– A, B, C: 300 đơn vị/ngày

– D, E, F: 250 đơn vị/ngày

 Hãy tìm chi phí rút ngắn với thời gian tối thiểu?

146

Bài tập

4. Cho bảng phân bố công việc dự án như sau:

147

Hoạt động Hoạt động

Thời gian dự kiến

Thời gian tối thiểu

Chi phí/ngày rút

120

100

150

B,C

150

E,D

150

Bài tập

1. Lập sơ đồ PERT và tìm đường găng?

2. Tìm thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án

và chi phí rút ngắn tương ứng?

148

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

149

E

B

A

F

C

D

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

150

B

A

F

INCORRECT!

C

D

E

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

5. Cho bảng phân bố công việc dự án như sau:

151

Hoạt động Hoạt động

Thời gian dự kiến

Thời gian tối thiểu

Chi phí/ngày rút

120

140

180

220

160

B, C

110

E, F, D

130

Bài tập

1. Lập sơ đồ PERT và tìm đường găng?

2. Tìm thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án

và chi phí tương ứng?

152

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

153

D

B

A

F

G

C

E

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

154

INCORRECT! F 5

D

B

A

G

C

E

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

155

D,5,2

B,4,2

A,4,2

G,3,1

F,4,2

C,3,1

E,4,1

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

156

D,5,2

B,4,2

A,4,2

G,3,1

F,4,2

C,3,1

E,4,1

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

157

D,2

B,2

A,2

F,4,2

G,1

C,3,1

E,4,1

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

158

D,2

B,2

A,2

F,4,2

G,1

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

159

D,2

B,2

A,2

F,4,2

G,1

C,3,1

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

160

D,2

B,2

A,2

G,1

C,3,1

E,4,1

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

161

D,2

B,2

A,2

F,2

G,1

C,2

E,2

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

6. Cho bảng phân bố công việc dự án như sau:

162

H/đ H/đ trước T/g dự kiến C/p dự kiến T/g tối thiểu C/p tối thiểu

A,B

120

140

C,D

100

126

150

180

140

147

G,F

115

H,I

150

Bài tập

1. Tìm thời gian dự kiến và tối thiểu để hoàn

thành dự án?

2. Tìm chi phí rút ngắn ứng với thời gian dự

kiến và tối thiểu nêu trên?

3. Tìm chi phí dự án thấp nhất có thể nếu

làm trong 22 ngày?

163

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

164

A

D

INCORRECT!

B

F

H

C

E

G

I

J

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

165

A

D

F

B

H

C

E

G

I

J

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

166

A,3,1

D,6,5

F,3,2

B,4,2

H,5,3

C,5,4

E,6,4

G,4,3

I,4,2

J,4,3

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

167

A,3,1

D,6,5

F,3,2

B,4,2

H,5,3

C,5,4

E,6,4

G,4,3

I,4,2

J,4,3

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

168

A,2

D,5

F,3,2

B,2

H,5,3

C,5,4

E,4

G,3

I,2

J,3

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

169

A,2

D,5

F,3,2

B,2

H,5,3

C,5

E,4

G,3

I,2

J,3

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

170

A,2

D,5

F,3

B,2

H,5

C,5

E,4

G,3

I,2

J,3

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

171

A,2

D,5

F,3

B,2

H,5

C,5

E,4

G,3

I,2

J,3

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là loại sơ đồ thanh theo thời gian, mang tên người phát minh ra nó, Henry Gantt.

172

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

Sơ đồ Gantt

173

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ Gantt (tt)

– Sơ đồ Gantt tốt cho việc báo cáo, xem thông tin với quản lý cấp cao và khách hàng.

– Hiện được sử dụng rộng rãi. Có thể biểu

diễn trên MS Project.

174

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

Sơ đồ Gantt

175

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Cách xây dựng sơ đồ Gantt

– Sơ đồ phải có trục thời gian (giờ, ngày, tháng, quý, năm,…) để chỉ ra thời gian của từng nhiệm vụ.

– Sơ đồ phải có trục nhiệm vụ để liệt kê các

nhiệm vụ của dự án.

176

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

177

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

Sơ đồ Gantt

178

ThS. Trần Văn Thọ

Sơ đồ GANTT

 Sơ đồ Gantt là một công cụ được dùng để lập

lịch biểu đề án/dự án.

 Ở đó các công việc được lên lịch một cách tổng thể, ngoài việc biết được thời gian hoàn thành đề án…(như sơ đồ PERT),

 Sơ đồ Gantt còn có thể theo dõi tiến độ thực hiện các công việc và xác định được nhân sự tối thiểu của đề án.

179

ThS. Trần Văn Thọ

Cấu trúc sơ đồ GANTT

Nhân

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Công việc

Ngày

Thời gian

…

180

Sự … SP1 PR1

… P0 - Thiết kế CTiết P1 - Lập trình

PR2 …

P2 - Lập trình …

ThS. Trần Văn Thọ

Các ký hiệu trên sơ đồ GANTT

T1’

T2’

Cho phép bắt đầu sớm nhất tại thời điểm T1’ và kết thúc trễ nhất tại thời điểm T2’. Thời gian T1 đến T2 là thời gian thực tế thực hiện công việc.

181

ThS. Trần Văn Thọ

Các ký hiệu trên sơ đồ GANTT

 Ví dụ: Giả sử chúng ta có Sơ đồ PERT sau. Các công việc trên sơ đồ đã được xác định thời gian bắt đầu sớm nhất và kết thúc trễ nhất.

(0,3)

A1(3)

(6,9)

(0,0)

(7,10)

B(3)

(18,18)

(13,18)

Start

(10,13)

End

(0,0)

E(5) (13,18)

(0,6)

(10,13)

(18,18)

A(6)

D(3)

(6,10)

(0,6)

(10,13)

C(4)

(6,10)

182

ThS. Trần Văn Thọ

Sơ đồ GANTT

Thời gian

N.Sự

Ngày

A1(3)

183

A1

10/5

P1

A(6)

A

10/5

P2

B(3)

16/5

B

P1

C(4)

16/5

C

P2

D(3)

D

20/5

P1|P2

E(5)

P1|P2

E

Công việc

23/5 Giả sử mỗi 1 người thực hiện 1 công việc. Nếu công việc A1 kết thúc trước ngày 16/5.  Nhân sự tối thiểu của đề án là 2 người.

ThS. Trần Văn Thọ

Ưu và khuyết điểm của sơ đồ GANTT

 Ưu điểm:

Cho chúng ta biết được chính xác thời điểm hoàn thành đề án; những thời điểm mà một công việc được dự kiến bắt đầu và dự kiến thúc.

Dựa trên sơ đồ Gantt theo dõi được tiến độ

thực hiện đến từng ngày.

Có thể định được lượng nhân sự tối thiểu

thực hiện đề án.

184

ThS. Trần Văn Thọ

Ưu và khuyết điểm của sơ đồ GANTT

 Khuyết điểm:

Không thấy rõ mối giữa các công việc với nhau. Do đó cần nên phải đưa vào các mối quan hệ.

Chỉ phù hợp áp dụng cho những dự án có

quy mô nhỏ, không phức tạp.

 Sơ đồ Gantt cải tiến.

185

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ PDM

– Là sơ đồ mạng được dùng phổ biến, thuộc

loại AON.

186

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng PDM (tt)

– Hộp chữ nhật: biểu thị cho một công việc – Góc

trên trái: ngày Bắt đầu Sớm thúc Sớm

(ES: Earliest Start) và Kết (EF: Earliest Finish).

– Góc trên phải: ngày Bắt đầu Muộn (LS: Lastest Start) và ngày Kết thúc Muộn (LF: Lastest Finish).

187

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng PDM (tt)

– Góc dưới bên trái: mã số của công việc – Góc dưới bên phải: thời gian thực hiện – Giữa hộp: mô tả công việc (động từ) – Mũi tên nối 2 công việc: Cho biết loại quan

hệ có thứ tự như (F-S, S-S, F-F, S-F).

188

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng PDM (tt)

189

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Các thông tin để tính thời gian công việc

– ES: Thời gian sớm nhất để bắt đầu công việc.

– EF: Thời gian sớm nhất để kết thúc công việc.

– LS: Thời gian trễ nhất để bắt đầu công việc.

– LF: Thời gian trễ nhất để kết thúc công việc.

190

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng PDM (tt)

191

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng PDM (tt)

192

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Tính thời gian và việc thả nổi lịch

193

Thả nổi

Số hiệu

Mô tả hoạt động

Thời gian (ngày)

Bắt đầu sớm

Kết thúc sớm

Bắt đầu muộn

Kết thúc muộn

Trên đường găng

Hoạt đông trước

100

Có

Thực hiện A

200

100

Có

Thực hiện B

300

100

Không

Thực hiện C

400

200,300

Có

Thực hiện D

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng PDM (tt)

ES, EF

LS, LF

6,7 6,7

1,1 1,1

2,4 2,4

194

F – S(1) F – S (0)

Thực hiện D

Thực hiện A

Thực hiện B

400 2 ngày

100 1 ngày

200 3 ngày

2,2 5,5

F – S (0)

Thực hiện C

300 1 ngày

F – S(0)

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Sơ đồ mạng PDM (tt)

ES, EF

LS, LF

6,7 6,7

1,1 1,1

2,4 2,4

195

F – S(1)

Thực hiện D

Thực hiện A

Thực hiện B

400 2 ngày

100 1 ngày

200 3 ngày

2,2 5,5

Thực hiện C

300 1 ngày

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Ý nghĩa sơ đồ mạng PDM

– Hoạt động B phụ thuộc hoạt động A nghĩa là

B chỉ có thể bắt đầu sau khi A kết thúc.

– F–S(1): Quan hệ kết thúc - bắt đầu, 1 là thời gian chờ giữa ngày kết thúc của hoạt động trước và ngày bắt đầu của hoạt động sau (ví dụ hoạt động D chỉ có thể bắt đầu sau khi hoạt động B kết thúc được 1 ngày).

196

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Tính thời gian công việc

– Ngày ES là ngày đầu tiên của hoạt động.

– Ngày LF là thời gian xa nhất của ngày LS

của hoạt động kế tiếp – 1

– Ngày EF = ES + thời gian – 1

– Ngày LS = LF – thời gian + 1

197

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Độ thả nổi (float)

Là thời gian tối đa mà công việc có thể trì hoãn hay kéo dài mà không gây ra những ảnh hưởng khác.

198

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Độ thả nổi (tt)

– Nếu độ thả nổi các đường công việc đều bằng 0, nguy cơ bị chậm tiến độ dự án là rất cao.

– Độ thả nổi giúp người quản lý phân bố,

điều động nhân lực hợp lý.

199

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Độ thả nổi tự do (FF - Free Float)

Là độ thả nổi của công việc mà không ảnh

hưởng tới ES của công việc sau nó.

200

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Độ thả nổi toàn bộ (TF - Total Float):

Là độ thả nổi của công việc mà không ảnh hưởng tới chiều dài dự án.

201

ThS. Trần Văn Thọ

Lập lịch biểu

 Tính độ thả nổi

– TF = LS – ES

– FF = ES công việc kế - EF – 1

202

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

203

STT

H/đ

T/g (ngày)

H/đ trước

Lên kế hoạch

2 Đi tiền trạm

Lên kế hoạch

Thu tiền

Lên kế hoạch

4 Đặt xe

Đi tiền trạm

5 Mua vật dụng

Thu tiền

0. Vẽ sơ đồ PDM, tô đậm đường găng và tính ES, EF, LS, LF, TF, FF cho các công việc trong bảng tổ chức đi picnic sau:

6 Khởi hành

Đặt xe, Mua vật dụng

Bài tập

204

STT

H/đ

T/g (ngày)

H/đ trước

D,E,F

1. Vẽ sơ đồ PDM, tô đậm đường găng, tính chiều dài của dự án và tính ES, EF, LS, LF, TF, FF cho các việc công trong bảng sau:

Bài tập

205

STT

H/đ

T/g (ngày)

H/đ trước

Lên kế hoạch

2 Đi tiền trạm

Lên kế hoạch

Thu tiền

Lên kế hoạch

việc

4 Đặt xe

Đi tiền trạm

2. Vẽ sơ đồ PDM, tô đậm đường găng và tính ES, EF, LS, LF, TS cho bảng công tổ chức đi picnic sau:

5 Mua vật dụng

Thu tiền

6 Khởi hành

Đặt xe, Mua vật dụng

Bài tập

206

STT

H/đ

T/g (ngày)

H/đ trước

D,E,F

3. Vẽ sơ đồ tô đậm PDM, đường găng, tính chiều dài của dự án và tính ES, EF, LS, LF, TS cho bảng công việc sau:

Bài tập

207

STT

H/đ

T/g (ngày)

H/đ trước

C, F

4. Vẽ sơ đồ tô đậm PDM, đường găng, tính chiều dài của dự án và tính ES, EF, LS, LF, TS cho bảng công việc sau:

D, E

G, H

Bài tập

208

STT

H/đ

T/g (ngày)

H/đ trước

A (chờ 1 ngày)

E, F

F (chờ 1 ngày)

5. Vẽ sơ đồ PDM , tô đậm đường găng, tính chiều dài của dự án và Tính ES, EF, LS, LF, TS cho kế hoạch sau:

G, I, J

Bài tập

209

F-S(0) F-S(0)

9,11 12,14 E 5 3

F-S(0)

15,18 15,18 H 8 4

19,22 19,22 J 10 4

4,8 7,11 B 2 5

F-S(0) F-S(0)

1,3 1,3 A 1 3

F-S(1) F-S(0) F-S(1) F-S(0)

5,9 5,9 C 3 5

10,14 10,14 F 6 5

16,21 17,22 I 9 6

23,26 23,26 K 11 3

F-S(0) F-S(0) F-S(0)

4,7 15,18 D 4 4

8,11 19,22 G 7 4

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

210

F-S(0) F-S(0)

9,11 12,14 E 5 3

F-S(0)

15,18 15,18 H 8 4

19,22 19,22 J 10 4

4,8 7,11 B 2 5

F-S(0) F-S(0)

1,3 1,3 1,3 1,3 A A 1 3 1 3

F-S(1)

F-S(0) F-S(1) F-S(0)

5,9 5,9 5,9 5,9 C C 3 5 3 5

10,14 10,14 F 6 5

16,21 17,22 I 9 6

23,26 23,26 K 11 3

F-S(0) F-S(0) F-S(0)

4,7 15,18 D 4 4

8,11 19,22 G 7 4

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

211

F-S(0) F-S(0)

9,11 12,14 E 5 3

F-S(0)

15,18 15,18 H 8 4

19,22 19,22 J 10 4

4,8 7,11 B 2 5

F-S(0)

1,3 1,3 A 1 3

F-S(1) F-S(0) F-S(0)

F-S(50)

5,9 5,9 C 3 5

10,14 10,14 F 6 5

16,21 17,22 I 9 6

23,26 23,26 K 11 3

F-S(0) F-S(0) F-S(0)

4,7 15,18 D 4 4

8,11 19,22 G 7 4

ThS. Trần Văn Thọ

Bài tập

212

F-S(0) F-S(0)

9,11 60,62 E 5 3

F-S(0)

15,18 63,66 H 8 4

19,22 67,70 J 10 4

4,8 55,59 B 2 5

F-S(0) F-S(0)

1,3 1,3 A 1 3

F-S(1) F-S(0) F-S(0)

F-S(50)

5,9 5,9 C 3 5

10,14 10,14 F 6 5

65,70 65,70 I 9 6

71,74 71,74 K 11 3

F-S(0) F-S(0) F-S(0)

4,7 63,66 D 4 4

8,11 67,70 G 7 4

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

213

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Quản lý rủi ro:

– Rủi ro là (những) sự kiện có thể đe doạ và cản trở việc thực hiện những mục tiêu đã được xác định của dự án.

– Quản lý rủi ro nhằm ngăn chặn và/hoặc giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra cho dự án.

214

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Lý do phải quản lý rủi ro:

– Tất cả các dự án đều chứa đựng rủi ro.

– Dự án chắc chắn sẽ không đúng kế hoạch trong một số giai đoạn, vì lý do khách quan.

– Rủi ro khó được loại trừ triệt để.

215

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Vai trò của quản lý rủi ro:

– Giảm thiểu ảnh hưởng của các sự cố

ngoài ý muốn (không biết trước).

– Nâng cao xác suất thành công của dự án.

– Tạo ra ý thức kiểm soát.

– Chuẩn bị (có được) các giải pháp hiệu quả

và kịp thời.

216

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

217

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Các công việc quản lý rủi ro:

– Sửa đổi các ước lượng thời gian và chi phí.

– Đề xuất kế hoạch và kinh phí dự phòng.

– Tận dụng sự tham gia, phối hợp nhân lực có liên

quan vào việc hạn chế rủi ro.

– Tập trung kiểm soát những công việc trọng yếu, có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của dự án.

– Lập bảng Quản lý rủi ro, có dạng sau:

218

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

• Mô tả: Xác định vấn đề (rủi

 Lập lịch biểu

219

ro).

Mô tả

Giả thiết

Xác suất

ảnh hưởng

Phản ứng

• Giả thiết: Hoàn cảnh có thể

làm xuất hiện rủi ro.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

• Xác suất: Ước lượng khả

năng xuất hiện (%).

• Đánh giá ảnh hưởng đối

với dự án.

• Phản ứng (cách giải quyết).

Quản lý rủi ro

 Dự đoán rủi ro

Phương pháp tốt nhất để xác định các khoản mục rủi ro là nhìn vào lịch sử và rút ra danh sách những gì có thể dẫn tới sai sót.

220

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Dự đoán rủi ro (tt)

– Rủi ro có thể dự đoán trước: Nhân viên nghỉ thai sản, giá thuê văn phòng tăng, thiết bị về trễ so với dự kiến,…

– Rủi ro không thể đoán trước: có xác suất xảy ra thấp, như: hoả hoạn, nhân viên đột tử, khủng bố,…

221

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Dự đoán rủi ro (tt)

Không phải cứ tập trung hết sức dự đoán, ngăn chặn và đề phòng rủi ro là tốt, vì có thể trả giá đắt nếu rủi ro không xảy ra.

222

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Các tình huống rủi ro thường gặp:

– Nhân viên không đáp ứng được công việc.

– Không chủ động về tài nguyên (do bên thứ

ba cung cấp).

– Phải gấp rút hoàn thành dự án trước hạn.

– Tài chính không ổn định.

223

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Các tình huống rủi ro thường gặp (tt)

– Giải pháp sai.

– Yêu cầu/đặc tả không tốt.

– Không hiểu biết về người dùng.

– Mất mát dữ liệu.

– …

224

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

225

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Bảng phân loại độ rủi ro

226

Tác động đến dự án

Nhỏ

Vừa

Lớn

70%-90% Trung bình

Cao (C)

(TB)

Không chấp nhận (KCN)

Khả năng xảy ra

40%-60% Thấp (T)

Cao (C)

Không chấp nhận (KCN)

10%-30%

Quản lý rủi ro

 Bảng quản lý rủi ro

227

Hành động

Khoản mục rủi ro

Độ rủi ro

Chi phí thời gian

Người chịu trách nhiệm

8 giờ

Cần thảo luận lại với khách hàng

Trung bình

Meeting, làm protoype

Server hư

Cao

3 giờ

Chuyển sang server backup

Mất dữ liệu

Cao

2 giờ

Restore dữ liệu backup

Thấp

1 giờ

Lập trình viên bỏ việc

Cử lập trình viên backup

Quản lý rủi ro

 Lưu ý trong quản lý rủi ro:

– Dự án càng lớn, rủi ro càng nhiều.

– Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm

QLDA của người PM.

– Kiểm soát rủi ro không nhằm loại bỏ rủi ro, chỉ

nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại của rủi ro.

– Không thể loại trừ được triệt để.

228

ThS. Trần Văn Thọ

Quản lý rủi ro

 Lưu ý trong quản lý rủi ro:

– Không phải cứ tập trung hết sức để ngăn chặn và đề phòng rủi ro đã là tốt, vì có thể phải trả giá đắt, nếu rủi ro không xảy ra.

– Mô tả tác hại đến kỹ thuật, thời gian và tài chính (có thể quy ra chi phí tiền bạc càng tốt), công bố việc trượt dự án nếu cần, và báo cáo cho mọi người biết nguyên nhân.

229

ThS. Trần Văn Thọ

Quy trình quản lý rủi ro

231

Xác định

Phân tích

Quản lý

Giám sát

Xác định mức rủi ro ban đầu của dự án

bước 1

Lập thành văn bản các rủi ro cụ thể

bước 2

Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro

bước 3

Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro

bước 4

Giám sát và cập nhật các tài liệu rủi ro

Quản lý rủi ro

• Các bước quản lý rủi ro:

– B1: Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án.

– B2: Lập thành văn bản các loại rủi ro cụ thể.

– B3: Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro.

– B4: Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro.

– B5: Giám sát và cập nhật tài liệu về rủi ro.

232

ThS. Trần Văn Thọ

Bước 1. Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án

233

Phân loại rủi ro dự án:  Vốn có sẵn:

– Liên quan đến các vấn đề. – Dự án có thể quản lý nhưng không thể loại trừ

loại rủi ro này.  Mua (Acquired):

– Liên quan đến các giải pháp. – Dự án phải kiểm soát trên những rủi ro vốn có

và cả những rủi ro lan rộng.

ThS. Trần Văn Thọ

Xác định rủi ro

234

 Xác định ra những sự kiện không mong muốn có thể xảy ra (gọi là những đe doạ).

 Chú ý: Có 2 loại rủi ro (đe doạ):

– Rủi ro không thể dự đoán trước (hoả hoạn, có người chết đột tử, khủng bố, ....), hoặc xác suất xảy ra quá thấp.

– Rủi ro có thể dự đoán trước  Chỉ nên nghĩ đến những loại rủi ro có thể dự đoán được.

ThS. Trần Văn Thọ

Ví dụ:

 Một nữ nhân viên nghỉ sinh con (dự đoán trước

được).

 Mất trộm (không dự đoán trước được).

 Một nhân viên được cơ quan bố trí cho đi học ở nước ngoài trong nhiều tháng (đoán trước được).

 Một kỹ sư giỏi bỏ sang cơ quan (hoặc Công ty)

khác (phải dự đoán trước).

 Một nhân viên nào đó bị tai nạn giao thông, tai nạn

lao động (không dự đoán được).

 Máy tính bị virus (phải lường trước).

235

ThS. Trần Văn Thọ

Ví dụ:

 Giá thuê văn phòng tăng (dự đoán được).

 Thủ trưởng phải họp quốc hội trong nhiều tuần,

không ai ký tờ trình (dự đoán được).

 Thay đổi bộ máy lãnh đạo, ban lãnh đạo mới có thể không theo dõi dự án từ đầu, không tạo điều kiện thuận lợi (dự đoán được???).

 Hàng hoá, thiết bị về muộn hơn so với dự kiến (dự

đoán được).

 Tiền mất giá (dự đoán trước).

 v.v...

236

ThS. Trần Văn Thọ

Bước 2. Chỉ ra các loại rủi ro cụ thể

 Mô tả

 Lý do

 Hậu quả

 Xác suất

 Các hoạt động phòng ngừa và bất ngờ

237

ThS. Trần Văn Thọ

Bước 3. Phân tích ảnh hưởng

 Sử dụng quy trình lập thành văn bản và

238

thông qua.

 Chỉ định một giá trị cho:

 Sự ảnh hưởng.

 Khả năng xảy ra.

 Vd: 1 (từ xa) đến 10 (có thể)

5 có thể là 50:50

 Duy trì một danh sách xếp hạng các rủi

 Vd: 1 (nhỏ) đến 5 (chính)

ro dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

Đánh giá (phân tích) rủi ro

 Xác định xác suất xuất hiện (thấp, trung

239

bình, cao) đối với những đe dọa.

 Mô tả tác hại đến kỹ thuật, tiến triển công việc và tài chính của dự án (có thể quy ra thời gian và tiền bạc thì càng tốt).

ThS. Trần Văn Thọ

Bảng phân loại độ nguy hiểm

240

Tác động đến dự án (DA)

Thấp

Trung bình

Cao

70- 90% Trung bình

Cao

(TB)

Không chấp nhận (KCN)

40-60%

Cao

Thấp

Khả năng Xảy ra

Không chấp nhận (KCN)

10-30%

Thấp

Cao

Trung bình (TB)

ThS. Trần Văn Thọ

Ảnh hưởng rủi ro - lợi nhuận

241

Rủi ro

R1

R3

R4

R5

R6

R2

Lợi nhuận

B1

B2

B3

B4

B5

Ảnh hưởng

5

3

2

1

2

3

ThS. Trần Văn Thọ

Bước 4. Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro (Contingency Planning)

 Lập biểu phân tích rủi ro.

 Liệt kê các giả thiết.

 Cần được sự ủng hộ của những người

242

chịu tác động của rủi ro.

 Với những "sự cố" đã xảy ra mà không

dự kiến được, cần ghi lại nhật ký.

ThS. Trần Văn Thọ

Hướng dẫn hành động ngăn ngừa

 Bảo đảm rằng chi phí sẽ thấp hơn chi phí

243

của nguy cơ rủi ro.

 Bảo đảm rằng chi phí sẽ thấp hơn chi phí

của hành động bất ngờ.

 Điều đặc biệt quan trọng là sẽ không xảy

ra hành động bất ngờ.

ThS. Trần Văn Thọ

Ví dụ:

 Ví dụ về hợp đồng ngăn ngừa:

– Đưa ra đào tạo bổ sung cho các lập trình

viên (để giảm rủi ro tiềm năng) hoặc

– Thuê hợp đồng với các lập trình viên có nhiều kinh nghiệm (loại bỏ rủi ro tiềm năng)

244

ThS. Trần Văn Thọ

Bước 5. Quản lý rủi ro hiệu quả

 Phòng ngừa hơn là chữa trị.

 Đánh giá rủi ro theo thời kỳ trong suốt vòng đời

của dự án.

 Kết hợp chặt chẽ một quy trình liên tục về xác

định rủi ro, phân tích, quản lý và rà xét.

 Không đi quá giới hạn và kết thúc không chính

xác!

 Mức hợp lý của quản lý rủi ro chuẩn sẽ không

tốn những nỗ lực vô lý.

245

ThS. Trần Văn Thọ

Cần ghi lại nhật ký

246

Mô tả

 Mô tả: thuật lại sự cố

Tầm quan trọng

Ngày giải quyết

 Tầm quan trọng của sự cố.

Người chịu trách nhiệm

[1]

[2]

[3]

[4]

 Người chịu trách nhiệm: Tên người giải quyết sự cố.

 Ngày giải quyết: Thời gian vấn đề đã hay sẽ được giải quyết.

247

Hỏi & đáp

248248

ThS. Trần Văn Thọ

Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Phần 2 - ThS. Trần Văn Thọ

Chủ đề:

Quản lý dự án phần mềm