1

…Xử lý những điều nằm ngoài khả năng dự đoán…

Các vấn đề về kiểm soát dự án

Quá trình kiểm soát dự án

Nội dung kiểm soát dự án

Các vấn đề về kiểm soát dự án

… Đảm bảo cho dự án đi đúng hướng …

Khái niệm kiểm soát dự án

Đạt được mục tiêu

Quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh

Kế hoạch

Thực tế

Phát hiện sai lệch

Phân tích xu thế

Phản ứng điều chỉnh

Hệ thống kiểm soát dự án

Các tiêu chuẩn

Không cần điều chỉnh

Kết quả mong muốn

So sánh

Kết quả thực tế

Nguyên tắc: kế hoạch • • HT thông tin BC • HT phân tích • HT phản hồi

Đo lường kết quả thực tế

Phân tích nguyên nhân sai lệch

Thực hiện điều chỉnh

Xây dựng kế hoạch điều chỉnh

Xác định các sai lệch

Quá trình kiểm soát dự án

Lập kế hoạch tổng quan

Quá trình thực hiện

Theo dõi, đo lường

Các thay đổi, rủi ro, phát sinh

Điều chỉnh

Thu thập thông tin, báo cáo

Phân tích thực trạng

Các quá trình kiểm soát chung

Các báo cáo tiến trình

Kiểm soát chung đối với các thay đổi

.

Kiểm soát thay đổi nội dung

Kiểm soát chất lượng

Các quá trình kiểm soát hỗ trợ

Kiểm soát tiến độ

Kiểm soát chi phí

Kiểm soát rủi ro

.

Quá trình kiểm soát dự án

Theo dõi các công việc dự án

… Luôn nhớ duy trì sự kiểm soát …

Khái niệm theo dõi dự án

Tiến trình thực hiện (thực tế / kế hoạch)

• Thu thập thông tin, • Thống kê, phân tích • Lập báo cáo

Các phương pháp theo dõi

• Phương pháp đơn giản: 0 – 100 • Phương pháp theo dõi chi tiết

– Phương pháp 50 – 50 – Phương pháp mốc thời gian – Đánh giá thực tế theo đúng khối lượng hoàn

thành

Đo lường tiến trình và phân tích kết quả

… Có những điểm mốc không thể vượt qua …

Khái niệm

xem xét, ghi nhận kết quả các công việc trong quá trình thực hiện dự án

theo các lịch trình đã định sẵn

Thời gian, Chất lượng, Chi phí

Báo cáo tiến trình thực hiện dự án

dữ liệu thực tế bằng văn bản

Tình hình thực hiện dự án

Phân tích kết quả

Kế hoạch

Thực tế

Phát hiện sai lệch

Phân tích xu thế

Phản ứng điều chỉnh

Điều chỉnh trong quá trình kiểm soát dự án

… Thêm muối trong món súp của tôi …

1. Tìm một phương án giải quyết khác? 2. Xem xét lại chi phí? 3. Xem xét lại thời hạn? 4. Xem xét lại quy mô/nội dung các công

việc dự án? 5. Dừng dự án?

Nội dung kiểm soát dự án

… Đừng bao giờ làm ông chủ phải ngạc nhiên …

Kiểm soát tiến độ thời gian

Thời gian

Nội dung

t t

C V

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

1 A Làm móng nhà

(0/-1)

(-1/-1)

2 B Vận chuyển cần trục

(-1/0)

3 C Lắp dựng cần trục

(0/1)

4 D Vận chuyển cấu kiện

(-1/-1)

5 E Lắp ghép khung nhà

Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí tích luỹ

Chi phí tích luỹ

Ngân sách tích luỹ

Giới hạn kiểm soát dưới

Giới hạn kiểm soát trên

180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

1

2

3

4

5

Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí theo thời kỳ

50

40

Chi phí

30

giới hạn trên

20

Giới hạn dưới

10

0

1

2

3

4

5

Kiểm soát chất lượng và các thay đổi thiết kế

Kiểm soát chất lượng

Phát hiện sai khác so với các chỉ tiêu kỹ thuật, các tiêu chuẩn

Kiểm soát thiết kế

nhận diện, kiểm soát các đặc tính thiết kế của hệ thống (sản phẩm của dự án)

Tích hợp kiểm soát dự án

Kiểm soát tiến độ

Kiểm soát rủi ro

Kiểm soát cung ứng …

Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chất lượng

CÁC PHƯƠNG PHÁP

KIểM SOÁT CHI PHÍ DA

Phương pháp truyền thống

• Hiện vẫn được sử dụng trong nhiều dự án • Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ đối với một công việc hoặc 1 nhóm công việc trong WBS.

• Mỗi báo cáo gồm: – Mô tả công việc – Tiến độ theo thời gian – Ai là người chịu trách nhiệm – Ngân sách theo thời gian – Nguồn lực yêu cầu (nhân lực, trang thiết bị, vật

liệu...)

Phương pháp mới: kiểm soát chi phí theo giá trị làm ra

• PP các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/chi phí C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) hoặc PP giá trị làm ra (Earned Value)

• là sự phát triển của hệ thống PERT/COST và

tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí/tiến độ

• PP này tổng hợp cả thời gian và chi phí để

đánh giá tiến triển của dự án

Các đại lượng cơ bản

Phân tích về kết quả (Performance Analysis)

• Dự chi (BCWS: Budgeted Cost of the Work Schedule) • Thực chi (ACWP: Actual Cost of the Work Performed) • Giá trị làm ra (BCWP: Budgeted Cost of the Work Performed)

Phân tích về sai lệch (Variance Analysis)

• Sai lệch về tiến độ (SV: Schedule Variance) • Sai lệch về chi phí (CV: Cost Variance) • Sai lệch kế toán (AV: Accounting Variance) • Sai lệch thời gian (TV: Time Variance)

Chỉ số kết quả công việc

• Chỉ số kết quả về tiến độ (SPI: Schedule Performance Index) • Chỉ số kết quả về chi phí (CPI: Cost Performance Index)

Ví dụ • Dự án làm 1.000m đường có tổng chi phí là

200.000 USD.

• Kế hoạch:

– cứ 1 ngày làm được 25m – chi phí phải tốn là 200 USD/m.

• Giả sử đến cuối ngày 18:

– đã làm được 400m – thực chi là 80.000 USD.

• Yêu cầu:

– Đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại cuối ngày

18

1.1 Dự chi (BCWS) • Là chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch hay

giá trị công việc theo kế hoạch

• Là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định của kế hoạch

• Công thức:

X

BCWS =

Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc

% công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét

• Theo ví dụ:

– BCWS = 200.000 x 18/40 = 90.000 (USD) hoặc – BCWS = 200 x 25 x 18 = 90.000 (USD)

1.2 Thực chi (ACWP) • Là chi phí thực sự của công việc đã được thực hiện

trong một giai đoạn thời gian.

• Là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã thực chi trong thực tế để thực hiện một công việc cụ thể trong một giai đoạn thời gian

• Lưu ý:

– chi phí NVL mua trước và trả chậm – ACWP bao gồm tất cả biến phí và có tỷ lệ CP qlý tương

ứng

• Theo ví dụ:

– ACWP = 80.000 (USD) đến cuối ngày 18

1.3 Giá trị làm ra (BCWP) • Là chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện • Công thức:

BCWP =

X

Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc

• Ước tính giá trị làm ra trong thực tế

% công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét

– Sử dụng phán xét chủ quan – Dựa trên số lượng các đơn vị SP đã làm ra – Sử dụng mốc tăng trưởng: giá trị định mức của mốc dự án

• Theo ví dụ:

– BCWP = 200.000 x 400/1000 – BCWP = 400 x 200

= 80.000 (USD) hoặc = 80.000 (USD)

2.1 Sai lệch về tiến độ (SV)

• SV Là con số tính bằng tiền thể hiện tổng cộng công việc đã hoàn thành cho tới thời điểm đánh giá là ít hơn hay nhiều hơn so với kế hoạch

• SV đánh giá dự án đang chậm hay nhanh so với kế

hoạch • Công thức

SV = BCWP – BCWS

• Đánh giá:

– SV > 0 : Dự án đang tiến triển vượt tiến độ (Ahead

Schedule)

– SV = 0 : Dự án đang tiến triển đúng tiến độ (On Schedule) – SV < 0 : Dự án đang tiến triển chậm tiến độ (Behind

Schedule)

2.1 Sai lệch về tiến độ (SV)

• Theo ví dụ, đến cuối ngày thứ 18:

SV = 80.000 – 90.000 = - 10.000 (USD)

• Giải thích

• Dự án đang tiến triển chậm tiến độ vì SV < 0 • Cụ thể là chậm tiến độ tương ứng với

10.000/200 = 50 (m) 50/25 = 2 (ngày)

2.2 Sai lệch về chi chí (CV)

• CV đo chi phí hoạt động của dự án • Lưu ý:

– Cần tính đúng, tính đủ, kể cả CP không là tiền mặt – Khi tính BCWP đã có tính CP dự phòng

• Công thức

CV = BCWP – ACWP

• Đánh giá:

– CV > 0 : Dự án đang tiến triển với chi phí không

vượt mức (Cost Under Run)

– CV = 0 : Dự án đang tiến triển với chi phí đúng mức

(On Cost)

– CV < 0 : Dự án đang tiến triển với chi phí vượt mức

(Cost Over Run)

2.2 Sai lệch về chi chí (CV)

• Theo ví dụ, cuối ngày 18:

– CV = 80.000 – 80.000 = 0 – Giải thích:

• Dự án đang tiến triển với CP đúng mức

2.3 Sai lệch kế toán (AV) • AV là chênh lệch giữa dự chi và thực

chi trong một giai đoạn thời gian

• Công thức

AV = BCWS – ACWP

• Đánh giá:

– AV > 0 : Ngân sách theo kế hoạch lớn

hơn thực chi

– AV = 0 : Ngân sách theo kế hoạch đúng

bằng thực chi

– AV < 0 : Ngân sách theo kế hoạch nhỏ

hơn thực chi

2.3 Sai lệch kế toán (AV)

• Theo ví dụ, đến cuối ngày 18:

– AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 (USD) – Giải thích: dự án đang tiến triển với

ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi

2.4 Sai lệch thời gian (TV) • TV chỉ ra theo đơn vị thời gian dự án chậm

hay nhanh bao nhiêu so với kế hoạch

• Công thức

TV = SD – BCSP

• Trong đó:

– SD (Status Date): ngày xem xét/ngày đánh giá dự

án

– BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà tại đó BCWS = BCWP (chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch bằng chi phí dự tính cho công việc đã thực hiện)

2.4 Sai lệch thời gian (TV)

• Theo ví dụ

– BCSP = 80.000 / 25 / 200 = 16 (tại ngày 16 thì BCWS = BCWP)

– TV = SD – BCSP = 18 – 16 = 2 (ngày)

• Dự án chậm 2 ngày so với kế hoạch

3. Chỉ số kết quả

• Chỉ số kết quả tiến độ (SPI)

SPI = BCWP/BCWS

– Giải thích

• SPI > 1: công việc được thực hiện nhanh hơn so

với kế hoạch

• SPI < 1: báo hiệu các vấn đề về tiến độ công việc

• Theo ví dụ

– SPI = 80.000 / 90.000 = 0,89 < 1 – Giải thích: dự án đang chậm tiến độ

3. Chỉ số kết quả

• Chỉ số kết quả chi phí (CPI)

CPI = BCWP/ACWP

– Giải thích

• CPI > 1: công việc được thực hiện dưới mức dự chi • CPI < 1: báo hiệu các vấn đề về chi phí

• Theo ví dụ – CPI = 80.000/80.000 = 1 – Giải thích: dự án đang chi đúng mức

4. Dự báo chi phí thực hiện tương lai (Forcasting Future Cost Performance)

FCTC

FCAC

SD n

BCAC

• Trong đó:

BCWS BCWP ACWP

– BCAC (Budgeted Cost At Completion): CP dự trù tại thời điểm hoàn

thành dự án

– SD (Status Day): ngày đánh giá

– FCTC (Forecast Cost To Complete Project): CP dự báo để hoàn thành

phần còn lại của dự án

– FCAC (Forecast Cost At Completion): CP dự báo cho toàn bộ dự án

4. Dự báo chi phí thực hiện tương lai (Forcasting Future Cost Performance)

• FCTC (Forecast Cost To Complete

Project): CP dự báo để hoàn thành phần còn lại của dự án

• FCAC (Forecast Cost At Completion): CP

dự báo cho toàn bộ dự án

FCAC = ACWP + FCTC • Khi xác định được FCTC và FCAC, dự án sẽ dự trù thêm CP để có thể hoàn tất dự án nếu có sự vượt CP ở các thời điểm kiểm soát.

4. Dự báo chi phí thực hiện tương lai (Forcasting Future Cost Performance)

Thời điểm hoàn thành hiệu chỉnh Thời điểm báo cáo Thời điểm hoàn thành dự kiến ban đầu

Ước tính chi phí hiệu chỉnh Chi phí vượt quá

Ước tính CP còn lại

BCWS

AV

ACWP CV SV

Thời gian chậm trễ dự kiến TV

BCWP

Đại lượng PT kết quả (Performance Analysis)

Tên gọi

Kí hiệu

Giải thích

Cách xách định

Dự chi (ĐVT: tiền)

BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule)

CP dự tính của CV theo kế hoạch Giá trị CV theo kế hoạch

(NS dự tính toàn bộ công việc) x (% công việc hoạch định cho đến thời điểm xem xét)

CP thực sự của CV đã được thực hiện

Tất cả các CP có liên quan đến CV

Thực chi (ĐVT: tiền)

ACWP (Actual Cost of the Work Performed)

CP dự tính của CV đã được thực hiện

BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed)

Giá trị làm ra (ĐVT: tiền)

(NS dự tính toàn bộ công việc) x (% công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét)

Đại lượng PT sai lệch (Variance Analysis)

Tên gọi Kí hiệu Giải thích Cách xách định

SV = BCWP – BCWS

SV (Schedule Variance) Sai lệch về tiến độ (ĐVT: tiền) SV > 0: vượt tiến độ SV = 0: đúng tiến độ SV < 0: chậm tiến độ

CV = BCWP – ACWP

CV (Cost Variance) Sai lệch về CP (ĐVT: tiền) CV > 0: CP không vượt mức CV = 0: đúng mức CV < 0: CP vượt mức

AV = BCWS – ACWP

AV (Accountin g Variance) Sai lệch kế toán (ĐVT: tiền) AV > 0: NS kế hoạch > thực chi AV = 0: NS kế hoạch = thực chi AV < 0: NS kế hoạch < thực chi

Sai lệch thời gian (ĐVT: tgian) TV (Time Variance Theo đơn vị thời gian, dự án chậm hay nhanh bao nhiêu so với kế hoạch

TV = SD – BCSP SD: ngày đánh giá BCSP: thời điểm BCWS = BCWP

Chỉ số kết quả công việc

Tên gọi

Kí hiệu

Giải thích

Cách xách định

Chỉ số kết quả về tiến độ

SPI (Schedule Performance Index)

SPI > 1: nhanh hơn kế hoạch SPI < 1: vấn đề về tiến độ

Chỉ số kết quả về chi phí

CPI > 1: thực hiện dưới mức dự chi CV < 1: vấn đề về CP

CPI (Cost Performance Index)

CPI

1,1

1,05 Dự án gặp vấn đề về tiến độ 3

Dự án tiến triển tốt về tiến độ và chi phí 1

1

0,95

0,9

Dự án gặp vấn đề về tiến độ và chi phí 2 Dự án gặp vấn đề về chi phí 4 0,85

0,8

SPI

0,75

0,75 0,8 0,85 0,9 0,95 1 1,05 1,1

Các vấn đề mấu chốt

• Làm thế nào để kiểm soát dự án? • Phương pháp, công cụ, kỹ năng kiểm

soát dự án?

Hết chương 7

.