Chương 8

GIAO TI P VĂN PHÒNG

Ơ B N TRONG GIAO TI P

Ỹ I. CÁC K  NĂNG C 1. Giao ti pế ế

ế

ộ ố ủ

ố ạ

ướ

ế

ng  t ừ

ế ế

ố ữ   Giao  ti p  ­  ng  x   là  m t  trong  nh ng  y u  t ổ ộ ơ ộ ả   ph n  ánh  trình  đ   văn  h   c a  m t  c   quan,  t ộ ộ ứ i  là  m t  trong  ch c,  cá  nhân.  Trình  đ   văn  h   l ị ủ ệ ể ữ ặ t  đ   đánh  giá  giá  tr   c a  nh ng  th c  đo  đ c  bi ặ ố ồ ộ ộ m t  cá  nhân  hay  c ng  đ ng.  M t  khác,  văn  h   ễ ấ ậ ệ ử ứ ể ễ t nh t, d   ng  x   cũng  là  bi u  hi n  d   nh n  bi ặ ố ơng  t ơ ố ề ấ ượ t  ho c  kh gây  n  t t  v   cá  nhân,  c   ầ ữ   nh ng  ti p  xúc  đ u  tiên,  do  đĩ  nh  quan  ngay  t ệ ả ơng  vi c  c a  cá  ế ớ ưở ng  khá  l n  đ n  k t  qu   c h ậ nhân hay t p th  đĩ. ế ứ ả

ể ử

(H i th o giao ti p  ng x , khoa QTVP, ĐHKHXHNV, HN)

ế

ứ 2. Hình th c giao ti p

ự ế ế ­> Giao ti p tr c ti p

ế

ế

ế ­> Giao ti p gián ti p

ứ Căn c  vào  tính ch t ấ ti p xúc

ế

ứ ­>Giao ti p chính th c

ế

ứ ­>Giao ti p không chính th c

Căn c  ứ vào  tính ch t ấ ổ ứ t  ch c

ế 3. Các k  nỹ ăng cơ b n giao ti p

ạ ộ

ế ủ

Các ho t đ ng giao ti p c a ng qu n lýả

ướ

­ H ng d n công vi c cho nhân viên

ế

­ Báo cáo ti n đ  công vi c lên c p trên

ơ

­ Đào t o nhân viên trong c  quan

ế

­ Gi

i quy t các công vi c hành chính

ạ ộ

ươ

ượ

­ Ho t đ ng đàm phán th

ng l

ng

ả ườ i

3. 1. K  nỹ ăng nghe

ợ ộ

ờ i nói

K  nỹ ăng nghe là  ủ ộ nghe m t cách ch   ộ đ ng, có ý th c,  nghe có phương  pháp, hi u ể đư c n i  dung thông tin ngư i ờ tham gia giao ti p ế trình bày qua l ử ỉ và c  ch .

Nh ng rào c n

ả đôùi v i nghe

ộ ủ ư i ờ

môi tr ả ư ngờ ứ i và ph c

ế ậ

+ Thái đ  c a ng nói ế ố + Y u t ự + S  quá t ạ ủ t p c a thông tin + Thi u t p trung khi  nghe + Nguyên nhân sinh lý  ứ ổ (tu i tác, s c  ỏ kh e…)

ệ Rèn luy n k  n

ỹ ăng nghe hi u qu

ờ ậ

ệ t tình

ạ ằ ử ỉ

ư i nói ­ T p trung vào ng ự ộ ể ệ đ  tích c c và nhi + Th  hi n thái  ắ ằ ế ế ợ + K t h p giao ti p b ng ánh m t ễ đ t b ng các c  ch  phi  ọ ự + L a ch n cách di n  ngôn ng .ữ

CÁC HÀNH VI KHI NGHE NGƯ I KHÁC  TRÌNH BÀY

Hành vi

Ý nghĩa

ế

ắ Duy trì giao ti p m t

ụ ệ ủ ự

ấ ậ

ế Liên t c duy trì giao ti p m t cho th y là bi u  hi n c a s  trung th c và đáng tin c y.

R t quan tâm, t p trung, l ng nghe

ậ ầ

Tán thành,  ng hủ

ố ằ Vu t c m, ch ng c m,  chăm chú ườ ỉ M m c

i và g t đ u

ườ

ườ

ng nhìn

i

ự ứ ớ ạ  ra b c t c v i b n th ắ ạ

i nào t ằ

ỏ ườ Ng ằ ch m ch m vào m t b n.

ự ộ

ả B c b i, chán n n, ph n h i, không h ng thú

ộ ủ

ự ủ

Không h ng thú, tìm s   ng h  c a m i ng

ườ i

Nhìn sâu vào m t ng trình bày Cau mày, nhăn m t, nheo  m tắ Nhìn quanh phòng

ế

ế

M i m t, bu n chán, mong k t thúc nhanh

Ngáp, li c nhìn đ ng h

ờ ế ư i nói ộ  t o cạ ơ h i cho ng

ả ỏ i sau khi nghe ơn thông tin h i rõ h

ụ ưa rõ đã hi u ể đúng ý

ư i ờ ­ Khuy n khích ng nói (không ng t quãng, không tranh cãi, không  phán xét…) ồ ạ ­ Ph n h i l ấ nghe th y: Ví d  tôi ch ông hay chưa?

Mu n nghe t

ố ầ ưu  t c n l

ý ậ

ừ ặ ể

T p trung, chú ý vào ờ ngư i nói;  ầ  Khi nghe c n ghi chép; ừ ư duy;  V a nghe v a t ỏ  Đ t câu h i; ả  Ki m soát c m xúc; ắ ằ ế Giao ti p b ng ánh m t ngôn ng  cữ ơ th ;ể

3.2. K  nỹ ăng nói

ờ i nói là m t

ự ẩ ạ

ế

K  nỹ ăng nói hi u qua  là kh  nả ăng bi u ể đ t ạ ộ ằ b ng l ể lo i nạ ăng l c th   ữ ệ hi n qua kh u ng   ề đ t thông  ể đ  truy n  tin bi u ể đ t tạ ư tư ng ở ộ tình c m m t cách  chính xác trung th c ự ứ và có s c thuy t  ph c.ụ

ố ầ

Đ  nói t

t c n rèn luy n

ữ ử ụ

ờ ầ

ử ụ ừ ắ mà

ễ ể ờ

ườ ủ ị i nghe, ­  S  d ng ngôn ng + Chính xác, rõ ràng: ngư i nói c n tránh nói  nh ng ữ đi u còn m ơ h .ồ ề ọ + D  hi u, ng n g n, không s  d ng các t ể ngư i nghe không hi u ự ị + L ch s ả ườ i nĩi ph i tu tin + Ng ự ặ + T  đ t mình vào v  trí c a ng

ườ

i nói chú ý  ­ Ng ộ ử ệ ế đ n đi u b , c   ỉ ữ ch  phi ngôn ng   ạ ộ ể ể đ  bi u đ t n i  dung trình bày  nh : ư + Gioïng noùi + Phaùt aâm + Nhòp ñieäu, ngöõ ñieäu + Ngoân ngöõ cöû chæ

Ngoaøi ra, noùi đ  ể ễ ể i khác d  hi u  ng ả ầ i nói c n gi i  ng ử ụ thích và có s  d ng  ộ ể ệ các hình, đi u b  đ   miêu tả

ườ ườ

­ Kh c ph c thói quen không t

t.

ề ế ả ự

ơ  nhiên, không nên b t

ầ ậ ấ gãi đ u, tay đút túi

t x u:

ề   + Tránh nói đ u đ u; + Khi giao ti p không nhìn n i khác ệ + Đi u b  ph i t ướ ch c.  ữ + Nh ng t qu n. ầ + R t rèụ

ế

ỹ 3. 3. K  năng vi

t

ị đ nh: t c n xác

ế ầ ­ Khi vi ế + Vi t cái gì?  ế + Vi t cho ai? ể t ế đ  làm gì? + Vi ế ư th  nào?  t nhế + Vi

ế ầ ư t c n l u ý ừ ữ  ng ,  ể ầ

ắ ấ

ể ầ

­ Khi vi + Rõ ý, rõ t không gây hi u l m. ọ + Ng n g n, đi ngay  ề vào v n đ , nên cô  ọ đ ng các đi m c n  thi t.ế

ầ ủ + Đ y đ , hoàn ch nh,  ỏ không b  sót. + Chính xác, không  ấ ượ c sai sót, nh t là  đ ố các con s , ngày  tháng,...

ữ ẫ

ể ệ ự

ợ + Phù h p gi a các  ầ ủ ế t. ph n c a m u vi ặ ự ị + L ch s , nhã nh n,  ọ th  hi n s  tôn tr ng  ẫ l n nhau.  + Söû duïng töø ngöõ ñôn giaûn.

ợ ị đư c ph n  + Xác đ nh  ủ ăn  ọ tr ng tâm c a v b nả + Lưu ý v  hình th c  ề khi trình bày văn  b n.ả

ế ầ t c n

ị + Khi vi ể ki m tra.  ặ + Đ t mình vào  ư i ờ đ cọ v  trí ng

ứ ế 4. Các nghi th c trong giao ti p

ướ c,

ủ ưở ng.

­ Chào h iỏ ả + Đàn ông ph i chào đàn bà tr + Tr  chào già,  + Nhân viên chào th  tr

ị ớ ư ế

ườ

ắ ­ B t tay ể ầ Khi b t tay c n bi u th  tình c m đúng  m c:ứ  C n b t tay v i t ầ ẳ ắ  th  bình đ ng,  ả ữ ỉ ẳ ứ i, ch  chìa tay ph i h u  đ ng th ng ng ẫ ọ ngh  và tôn tr ng l n nhau.

ứ ở ậ

b c th m cao h n, không  ườ ứ ở ậ i đ ng

ề ơ ề  b c th m th p ả ắ i, ph i b t tay l n  ỉ ắ ượ c ch  b t tay

ồ ươ

Không nên: + Khi đ ng  ắ b t tay ng ặ + Khi g p đông ng ọ ượ t m i ng l ộ m t, vài ng + Không đ ườ tu i, ng

ườ ườ i, không đ ườ i  ượ c ng i mà b t tay ng ị i có c

ườ ớ i l n  ộ ng v  cao trong xã h i

ơ

ượ

c nhìn n i

ề ầ

ơ ả

c  hai tay (nh t là v i

ườ ọ

i n  chéo

ườ

ắ ắ + Khi b t tay, m t không đ ườ ặ khác ho c nhìn ng i khác ắ + Không nên b t tay quá lâu, l c m nh,  ắ l c nhi u l n,   + Không nên gi khách n ); ữ  + Không nên b t tay ng ng

i kia;

ừ ỗ

ườ

i

ế

ụ t m nh khi b t tay ph

ừ ắ

ố i đút tay khác vào túi qu n là đi u

ừ ắ + Không nên v a b t tay v a v  vai  khách;  ư + Không nên đ a hai tay b t hai ng ộ cùng m t lúc;  + Không nên si n . ữ + Không nên v a b t tay, v a ng m thu c  ạ lá, l ố ỵ i k .  t

ể ệ ự ẻ ừ

• Cái b t tay th y h i h t, không th  hi n s   ắ ể ệ ự ờ ợ t tình.  nhi • Khi b t tay v a th  hi n s  vui v  v a th   ể ắ ệ ự hi n s  nhi

ệ ừ t tình

• ­ B t b ng tay ph th  đ

ắ ằ ể ượ ằ ải (tr  tr ừ ườ ng h p không  ắ c). Không nên b t tay b ng tay trái

ệ i thi u

i thi u m t vài ch c v , ch c

ứ ị

ng

ứ ụ ặ ớ

ữ ề

­Gi ệ i thi u ỉ ự ớ ở ườ  gi + Trong công s  ng i ta ch  t ọ ệ ộ ế khi đ n làm m t vi c quan tr ng. ứ ụ ệ ệ  + Vi c gi ố ề ị v  đã tr  thành thói quen truy n th ng.  ả Nh ng ch c v , ch c v  này không ph i  ườ ể là nh ng đ c đi m khi sinh ra, mà th ề ắ g n li n v i ngh  nghi p.

ướ

ườ

gi

c là:

i ph i t

ả ự ớ  thi u mình tr

i thi u v i thñ tr­ëng tr

ư

ở ơ

ư

ổ ứ ư ư

ệ i + Ng ụ ữ ẻ ớ ớ đàn ông v i ph  n ; tr  v i già và nhân  ướ ả c  viên ph i gi ­ Cách x ng hô  ch c: x ng  Trong các công s , c  quan, t ụ ư hô b ng ch c danh, ví d  nh : Th a giáo  ư ư ư s , th a bác s , th a thñ tr­ëng, th a  ư ưở ng phòng, th a giám đ c...  tr

ị ề ộ ố c có m t s  quy đ nh v  văn hóa

ơ Nhà n ở ạ ­ Trang ph cụ ướ i các c  quan hành chính trong quy

ế ế ị

ứ ộ

ự ứ ộ ị ặ ứ ụ

ứ ủ ơ ị công s  t ố ch  ban hành kèm theo quy t đ nh s   129/2007/QĐ­TTg ngày 02 tháng 8 năm  2007nh­ sau:  ệ ụ ệ + Khi th c hi n nhi m v , cán b , công ch c,  ự ặ ọ ả viên ch c ph i ăn m c g n gàng, l ch s . + Cán b , công ch c, viên ch c m c trang ph c  theo quy đ nh c a c  quan.

ệ ế ế ậ ụ t l p các m i quan h  công v

ế ừ ự ừ ậ ư ị ứ cách

ườ

ọ i có thông tin h   ố ệ ỉ ơ

ạ ủ ­Trao danh thi pế +  Danh thi p đóng vai trò quan tr ng trong  ố ệ vi c thi ể ệ +  Danh thi p v a th  hi n phong cách giao  ế ị ti p l ch s , v a có giá tr  ch ng nh n t ủ ủ c a ch  nhân. ế +  Danh thi p giúp con ng ứ ụ ị tên, ch c v , đ a ch , c  quan công tác, s  đi n  tho i c a nhau,

ự i, v a l ch s

ế ừ ệ ợ ế

ệ ử ụ ầ

+ Trong công vi c s  d ng danh thi p v a ti n l + N u g p l n

ừ ị ộ ề ư i ờ ặ ầ đ u tiên, vi c trao danh thi p thu c v  ng

ế chủ

ế

+ Khi đ n làm vi c t

i c

ể ạ

ế

ệ h  có th

ể đ  l

ặ ệ ạ ơ quan khác, không g p ng ợ i danh thi p cùng v i nh ng l

ờ ầ ư i c n liên  ắ i nh n

ư

ế ế i nh n danh thi p nên xem danh thi p

ế ậ ấ ườ c khi c t đi

ừ ế ầ ữ ờ ớ ế ư L u ý khi đ a danh thi p ầ +  Danh thi p không đút túi qu n + Ng ướ tr + Không ghi các thông tin khác nên danh thi pế ế ồ ừ + Không nên v a ng i v a nh n danh thi p ệ i thi u + Trao danh thi p c n có nh ng l i gi

ạ   II. Giao ti p ế đi n tho i

ề 1. Nh ng đi u nên tránh

ế

ạ ị ả ấ ầ

ệ i thi u.

ạ ừ

ộ ừ

ế

+ Nói vòng vo, dài dòng.  ệ + Giao ti p đi n tho i quá lâu ệ + Gi ng đi u hách d ch. ộ ẩ + Thái đ , c u th  b t c n. ớ ỏ ượ ng quá nh , quá l n + Âm l ự ế ị + Thi u l ch s . ư + Không x ng danh, không gi ộ + Đ t ng t cúp máy ệ + V a giao ti p đi n tho i v a làm vi c khác

ệ ậ ạ ế 2. Quy trình giao ti p đi n tho i ạ   2.1.Nh n đi n tho i

ạ ệ ệ ệ ầ

ả ư

ườ ườ ọ ệ

ợ ng h p ng ỏ

ế ỏ ị t quý

ắ ả ờ ợ ớ i, gi ng nói phù h p v i tính

ế ệ ậ ạ + K  năng chào, khi có tín hi u (chuông) nhanh  ế chóng tham gia giao ti p đi n tho i, vi c đ u tiên  là ph i x ng danh.  ả ự ớ i g i không t + Tr  gi i thi u ph i  ỏ khéo léo h i quý danh, không h i “Tên anh/ch  là  ể ị gì?” mà nên h i “Anh/ch  có th  cho bi danh” ỹ + K  năng l ng nghe ọ ỹ + K  năng tr  l ố hu ng n i dung thông tin, không nói quá nhanh  hay quá ch m khi giao ti p đi n tho i

ạ ạ ờ i l ấ ệ

ạ i k t thúc, tùy ng t

ướ ớ ế ướ ệ ể ế ng mà có th  k t thúc tr c hay

ố ộ

ụ ả ỗ i,

ệ ế ệ ậ 2.1.Nh n đi n tho i (ti p) ắ ỹ i nh n + K  năng ghi l ạ ỹ + K  năng cung c p thông tin qua đi n tho i ế + K t thúc đi n tho i, h ố ượ vào đ i t ế k t thúc sau ệ ạ + Cu c  đi n tho i không mong mu n thì cũng  ệ ậ ế ph i có ngh  thu t k t thúc, ví d  “Xin l ậ mình đang b n chút vi c”

• PHI U NH N TIN

• Ngày: …………………………………… ………….. • Ngư i g i: ờ ọ …………………………………… …. • Đ a ch : ỉ ị …………………………………… ……… • Đi n ệ ạ tho i……………………………… ……… • Ngư i ờ ậ nh n……………………………… …..

(N i dung tin nh n)

• YÊU C UẦ

ườ

• Th

ng                  □

• Kh n                      □

ọ ệ

ạ ệ

ạ ủ

2.2.G i đi n tho i : + Văn phòng luôn luôn có danh b  đi n tho i c a các

ổ ứ

ườ

ướ

ơ c  quan, t

ch c th

ng xuyên giao d ch, tr

c khi

ạ ầ

ị ề

ọ g i đi n tho i c n có s  chu n b  v  các n i dung

ớ ố

ọ g i, xác đ nh th i đi m g i cho phù h p v i đ i

ượ

t

ng

+ K  năng chào ho c gi

i thi u mình: khi có tín hi n

ế ủ ầ

ườ ọ

tham gia giao ti p c a đ u dây ng

i g i ph i gi

i

ư

ế

ế

ơ

thi u (n u là c  quan… n u là cá nhân…), X ng

ườ

danh nói m t cách ng n g n tên c a ng

ơ i hay c

quan g i đi n tho i.

ắ ả ạ ệ

ọ ễ ể

ặ ậ ượ

ỏ ể ệ ả c câu tr   ầ i n u không th y rõ c n đ t câu h i đ  bên

ế

ấ ạ ỹ

ệ ạ ầ ệ ể ầ ệ ế

ể ể ầ + Thông tin trình bày qua đi n tho i ph i ng n  g n, d  hi u, chính xác ọ + Gi ng nói đ  nghe, rõ ràng, có âm đi u ỏ ỹ + K  năng đ t câu h i, khi nh n đ ặ ấ ờ ế l tham gia giao ti p nói cho rõ + K  năng cung c p thông tin qua đi n tho i:  ọ ắ cung c p thông tin qua đi n tho i c n ng n g i  ạ ấ ễ đ  tránh hi u l m (giao ti p đi n tho i r t d   hi u nh m…)

ạ ờ i l

ạ ờ i l

ắ i nh n  ổ

ỉ ộ

ạ ướ

ế

ờ ạ

c khi gác máy  ệ ừ i t m bi

i chào, l

t đ ng

ắ ẫ + M u ghi l i nh n: ghi l ề ố ủ ố c a đ i tác, thông tin v  đ i tác (tên tu i,  ị đ a ch , n i dung thông tin, tính ch t  thông tin…) + K t thúc đi n tho i tr ữ ầ c n có nh ng l ộ nên đ t ng t cúp máy

ố Tình hu ng 1.a

ế

ả ạ

!

NN: A lô!  ấ NG: Anh Hùng đ y à ?  NN: Không ph i  !ả ạ NG: Th  anh Nam à ?  NN: Cũng không ph i  ậ NG: V y anh là ai? NN: Tôi là … tôi

Ặ Ớ

ƯỢ Ổ

C H N LÁO V Y ? KÊU TH NG S P C A

Tình hu ng 4ố Nhân viên : a lô.... Ứ PGĐ: Đ A NÀO V Y! ạ Nhân viên: D ! ...Tao  ! PGĐ : TH NG NÀO DÁM GI N M T V I TAO  V Y !Ậ ạ Nhân viên : D  đâu có con...Tao  ! Ầ PGĐ: M Y LÀ AI ?  ạ Nhân viên : D  con là Tao đây  ! PGĐ: BI T TAO LÀ AI KHÔNG MÀ DÁM S C  Ủ S MÀY CHO TAO BI U !Ể Nhân viên : D ... ạ

ế

Tình hu ng 4 (ti p)

ư ả

ưở : Anh T  h  ? có chuy n gì v y

ng

Ớ Ầ

Ệ Ớ

Ồ Ổ

Ư

ể ườ

i ng t ngh o...)

ặ ư

ố ụ Chi c c tr a.T ?ư Ằ PGĐ: M Y K  LU T CÁI TH NG M I C M  Ề Ạ ĐI N THO I LI N CHO TAO ! ư ưở  : sao v y a. T ? ậ ụ Chi c c tr ng PGĐ :Đ  H N LÁO ! NÓI CHUY N V I TAO  MÀ NÓ TOÀN X NG TAO !!! ợ ưở : ( ch t hi u c ụ Chi c c tr ng ả ậ ha...ha..ha ! không ph i v y đâu a. T , nó tên là  Nguy n Thanh Tao mà! PGĐ: ...............

ế

III. Giao ti p trong đàm phán.

ươ

ườ

Đàm  phán  là  ơ ệ ti n  c   ng  ph ượ ể ạ ả c  b n  đ   đ t  đ ta  mong  cái  mà  ừ ố i    ng t mu n  khác

i  đ

ượ ỏ ố

i

là  Đàm  phán  quá  trình  giao  ti p ế ạ c  có  đi  có  l ằ ế ế t k  nh m th a  thi ữ ậ thu n  gi a  các  đ i  ữ ề tác  nh ng  v   ể ợ ề quy n  l i  có  th   ữ ẻ chia s  và có nh ng  ố ợ ề đ i  quy n  l kháng.

ẻ ắ

ộ ả i  ph i  là  ng ỏ ố ử

ườ ậ ự

ả ả

ả ế

Francois  de  Cailere  "M t  nhà  đàm  ườ ỏ i  phán  kinh  doanh  gi ả ọ ề ư m m  d o  nh   ng n  c   và  cũng  ph i  ư ộ ứ c ng  r n  nh   m t  kh i  đá.  Ng i  đó  ạ ứ ả ph i cĩ ph n x   ng x  nhanh nh y và  ườ ế ắ t l ng nghe, l ch s  và  ph i là ng i bi ễ ị ạ ả ể i c m giác d  ch u cho đ i  có th  đem l ồ t tranh  tác. Song đ ng th i cũng ph i bi lu nậ ”.

ắ ơ ả

­ Nh ng nguyên t c c  b n:

i  tham

ệ + T  nguy n. + Bình đ ng.ẳ ậ ỏ ự + T  do th a thu n.  ề ợ ạ i quy n l + Mang l ủ c a  hai  bên  gia.

ươ

­ Các ph

ng pháp đàm phán

+ Đàm phán m m.ề + Đàm phán c ngứ + Đàm phán  nguyên t cắ

ế

­ Nguyên t c d n đ n thành công trong đàm phán

ế

ả t rèn cho mình có kh

ừ ữ ộ

,

ng  m t cách khôn khéo

ề ơ

ỏ ớ ạ

ắ ẫ ị ụ + Xác đ nh rõ m c tiêu đàm phán.  ố ườ ả i đàm phán t + Ng t ph i bi ố ắ năng l ng nghe  đ i tác nói. ử ụ ế + Bi t trình bày,  s  d ng t linh ho t.ạ ườ + Ng ườ + Ng

ế h i nhi u h n là nói nhi u ề . t  i đàm phán bi ầ gi  đàm  i đàm phán c n  i h n các n i dung

ử ỉ

ứ ư

ế ầ

ả ệ

ế . t ỗ

ể ầ

phán. i các c  ch , thái đ  khi đàm phán. + Chú ý t ộ ể + Ð  thành công trong đàm phán, c n có m t ý th c, t duy s n sàng tho  hi p n u c n thi + Ð  tránh hi u l m trong đàm phán m i m t n i dung

ộ ộ ổ

ắ ạ

i nh ng đi m đã trao đ i, th ng

ầ ế k t thúc c n nh c l ữ nh t gi a hai bên.

ỗ ng trong đàm phán i thông th

ườ ỉ

ế ủ ạ t đi m m nh c a mình là gì

ớ ấ ề ể ẽ có

ế ế ­ Nh ng l ữ + Đàm phán khi không t nh táo. ể + Không bi ụ + Đàm phán v i m c đích chung chung ữ + Không đ  xu t nh ng quan đi m và lý l giá trị + Không bi t k t thúc đúng lúc

ề ộ

3.1. Chu n b  đàm phán ậ ­ Thu th p thông tin đ i tác, thu th p thông tin v  n i

ậ dung đàm phán. ụ ­ Đ  ra m c tiêu

(câu Truy n th ng B m)

ụ ụ ộ

+ M c tiêu cao nh t  ấ + M c tiêu th p nh t  + M t m c tiêu tr ng tâm

ọ ụ ­ Thái đ  đàm phán.

ẳ ươ

ộ + Th ng th n. ế + C ng quy t. ộ ờ ơ . + Thái đ  th

ế 3.2. Di n  bi n đàm phán ­ T o không khí đàm phán

ế

ệ ố ự ố ắ C  g ng xây d ng m t m i quan h   ặ ặ ừ ố ớ ố  giây phút g p m t,  t v i đ i tác ngay t t ế ọ ướ ạ t h  tr dù b n đã bi c  t ho c không bi ầ ệ ộ đó. M t vài câu chuy n "xã giao" ban đ u  ả ẽ s  là nh ng c u n i làm quen có hi u qu   trong hòan c nh này.

ư

ữ ạ

ề ậ

ề ự

ề ấ ồ

ữ ầ

ể ướ

ế ị

ư

c khi đ a ra quy t đ nh c a

­ Đ a ra nh ng đ  ngh  ban đ u: ệ ộ + Truy n đ t thông tin v  thái đ , nguy n  ứ ủ ọ v ng, s  quan tâm và nh n th c c a bên  ấ kia và nh ng v n đ  b t đ ng. ạ + T o b u không khí trong đàm phán. ử ụ + S  d ng đ  các bên thăm dò tình hình  ủ ủ c a nhau tr mình.

ế ụ

ệ ằ

ể ệ ể ệ ặ

ễ ưỡ

ỏ ­  Đ t câu h i ạ + Các d ng câu h i  ỏ ể + Câu h i đ  xác minh nh ng thông tin t ố phía đ i tác. ­ Im L ng.ặ ể ộ + Bu c bên kia ti p t c phát bi u. ủ + Báo hi u r ng mình đã nói đ . ấ ữ + Th  hi n nh ng b t bình. ộ ự ấ ọ + Th  hi n m t s  th t v ng. ể ệ ự + Im l ng còn th  hi n s  mi n c

ng.

ắ ­ L ng nghe:

ớ ố ọ + Th  hi n s  tôn tr ng v i đ i tác làm

ơ

ể ệ ự ệ ậ ợ ơ i h n. ắ cho quan h  hai bên g n bó h n, đàm phán  thu n l

ấ ế

ệ ự ể

+ Phát hi n s  mâu thu n, thi u nh t  ậ quán trong quan đi m, l p lu n c a đ i tác. ữ

ủ ờ ẫ ậ ủ ố ố ể ệ + Phát hi n nh ng đi m then ch t có giá  ờ ầ ề ợ ị ố ả tr  (b i c nh, th i gian, quy n l i và nhu c u  ượ ự ể ủ c a bên kia…) đ  đoán đ c s  trung th c  trong l i nói c a phái bên kia.

t tình

ạ ằ

ử ỉ

ậ ư i nói + T p trung vào ng ể ệ ệ ự ộ đ  tích c c và nhi + Th  hi n thái  ắ ằ ế ế ợ + K t h p giao ti p b ng ánh m t ự + L a ch n cách di n

ữ ễ đ t b ng các c  ch  phi ngôn ng .

ệ ệ ả ­ Rèn luy n k  n ỹ ăng nghe hi u qu

­ K  nỹ ăng nói

ộ i nói là m t lo i n ể ữ đ  truy n  ả ở

ộ ế ụ ự ứ ả ăng bi u ể đ t ạ ệ K  nỹ ăng nói hi u qua là kh  n ể ệ ự ạ ăng l c th  hi n  ờ ằ b ng l ể ề đ t thông tin bi u  ẩ qua kh u ng   đ t tạ ư tư ng tình c m m t cách chính xác  trung th c và có s c thuy t ph c.

ố ầ

Đ  nói t

ệ t c n rèn luy n

ử ụ S  d ng ngôn ng + Chính xác, rõ ràng ọ ễ ể + D  hi u, ng n g n.  ự ị + L ch s ả ườ i nĩi ph i tu tin + Ng

ự ặ

ườ

i nghe,

+ T  đ t mình vào v  trí c a ng

ườ ộ ử ỉ

ườ i nghe

ệ ế i nói chú ý đ n đi u b , c  ch  phi  + Ng ạ ộ ữ ể ể ngôn ng  đ  bi u đ t n i dung trình bày. ế ợ ử ỉ + K t h p c  ch  làm cho ng ơ ễ ể ấ th y d  hi u h n và  + Gioïng noùi + Phaùt aâm + Nhòp ñieäu, ngöõ ñieäu + Ngoân ngöõ cöû chæ

­ Quan sát ạ ệ + Di n m o: + Thái đ :ộ ử ỉ + C  ch :

ể ệ

ưở ng,

Nghe chăm chú, th  hi n:  ể ệ ủ ế th  hi n.  Th  th ,  ể ệ    ấ ọ th  hi n. Th t v ng,  ể ệ Chán ngán, th  hi n.  ể ệ   th  hi n. Tin t ể ệ   ố th  hi n.  D i trá,

CÁC HÀNH VI KHI NGHE NGƯ I KHÁC  TRÌNH BÀY

Hành vi

Ý nghĩa

ế

ắ Duy trì giao ti p m t

ụ ệ ủ ự

ấ ậ

ế Liên t c duy trì giao ti p m t cho th y là bi u  hi n c a s  trung th c và đáng tin c y.

R t quan tâm, t p trung, l ng nghe

ậ ầ

Tán thành,  ng hủ

ố ằ Vu t c m, ch ng c m,  chăm chú ườ ỉ M m c

i và g t đ u

ườ

ườ

ng nhìn

i

ự ứ ớ ạ  ra b c t c v i b n th ắ ạ

i nào t ằ

ỏ ườ Ng ằ ch m ch m vào m t b n.

ự ộ

ả B c b i, chán n n, ph n h i, không h ng thú

ộ ủ

ự ủ

Không h ng thú, tìm s   ng h  c a m i ng

ườ i

Nhìn sâu vào m t ng trình bày Cau mày, nhăn m t, nheo  m tắ Nhìn quanh phòng

ế

ế

M i m t, bu n chán, mong k t thúc nhanh

Ngáp, li c nhìn đ ng h

ả ờ ­Tr  l

ả ờ i.

i b ng cách .

i m t ph n.

ả ờ ự ả ờ ỏ i câu h i ả ờ ế :  Không tr  l i n u ỏ ể ư + Ch a hi u câu h i. ỏ ệ + Phát hi n câu h i không đáng tr  l ể ả ờ ằ  Có th  tr  l ả ờ ầ ộ + Tr  l ử ỉ ể ệ + C  ch  th  hi n không có gì đ  nói. ả ờ ờ ậ + Tr  l i m p m ,  ộ ằ ỏ + H i m t đ ng tr  l ộ + Bu c phía bên kia t ộ ẻ i m t n o.  tìm câu tr  l i.

ế

3.3. K t thúc đàm phán

ấ ộ

ế ằ

ể ệ

ự ượ ạ

ế

ế ộ ả

ự ằ c th  hi n b ng m t b n

ượ ợ

t th a thu n ­ Hòan t + Các cu c đàm phán trong lĩnh  ẽ v c hành chính k t thúc s   ế c th  hi n b ng k   đ ồ ế ị ho ch, quy t đ nh, h p đ ng + Các cu c đàm phán trong  ế kinh doanh k t thúc thành  ả công k t qu  là s  ký k t  ể ệ đ ồ h p đ ng...

­ Rút kinh nghi mệ

ớ ế

+ Có hài lòng v i k t qu  đàm

phán không?

ở ộ

+ Hành đ ng nào c n tr  cu c

đàm phán?

ị ủ

t

ế ủ

ế

ự + S  chu n b  c a mình đã t ch a? ư ố + Đ i tác có ti p thu ý ki n c a

ọ ượ ừ

c t

mình không? ề + Nh ng đi u h c đ cu c đàm phán này?

+ Mình s  làm gì trong l n đàm

ẽ i?ớ

phán t

IV.  ng x  v

ử ăn phòng

ử ng x  là gì? Là s  ph n  ng c a con

ủ i khác trong

ườ ố ớ ự ố ữ ệ ự ủ ộ ế

ự ự ọ ố

ả ứ ộ

ạ ế ằ ộ

ứ ấ ế ự ả ứ Ứ ườ ủ ộ i đ i v i s  tác đ ng c a ng ng ử ơng th  ể ị Ứ nh ng tính hu ng xác đ nh.  ng x  kh ủ ộ hi n s  ch  đ ng trong giao ti p mà ch  đ ng  ể ệ trong ph n  ng cĩ s  l a ch n, tính t n, th  hi n  ỳ ử ỉ qua thái đ , hành vi, c  ch , cách nĩi năng ­ tu   ả thu c vào tri th c, nhân cách nh m đ t k t qu   giao ti p cao nh t.

ộ ố

ố ứ

M t s  tình hu ng  ng x  văn  phòng

ườ

ư

ế

B n không ph i là ng

ả ờ ạ

ệ i nh  b n thu d n nh ng d ng c  trong phòng.

i giúp vi c riêng cho s p nh ng anh  ụ ọ ị ủ ế ờ ề i đ  ngh  c a s p ờ ề ự ụ

ị ủ ế i đ  ngh  c a s p ố

ấ ạ y l ự ệ ­ Th c hi n theo l ừ ố ­ T  ch i không th c hi n theo l ­ Trình bày t

rõ m c đích c a b n là mu n hoàn thành xong

ủ ạ ệ

công vi c và đang th c hi n.

ấ ng xuyên m t bình tĩnh và  ệ

ướ

ườ ế S p th ạ quát b n tr

ồ c m t các đ ng nghi p.

ế

ả ứ ữ

ư

ầ ế ư ệ

ụ ề ữ ậ

ế ế ứ

ạ   ­ Ph n  ng ngay khi s p quát b n ạ  bình tình khi khác đ i tho i.  ­ Gi ữ ­ Yêu c u s p đ a ra nh ng đ a ra ví d  v  nh ng hành  ộ đ ng, nh ng vi c mình đã làm khi n s p t c gi n

ậ ụ

ế ạ

ớ i “h t tay

ệ ờ ế S p luôn t n d ng th i gian đ  làm vi c  ạ ừ riêng trong khi b n v a ph i làm công  ệ ủ ả ừ vi c c a mình v a ph i làm công vi c cho  ế ế s p. Đ n khi trình bày s p l trên”

ả ứ

ố ớ ế ạ ạ ấ

ề ế

­ Ph n  ng ngay đ i v i s p. ơ ớ ­ Trình bày v i lãnh đ o cao h n. ớ ­ Trình bày v i lãnh đ o c p trên v  ti n đ  công vi c đang

ệ th c hi n

ộ ọ

­ Trong cu c h p, hãy khéo léo k  ra s  đóng góp c a mình cho

ố ớ đ i v i công vi c.

ứ ế t

ệ ế

ậ ­ Thu th p b ng ch ng đ  làm rõ. ư ­ Coi nh  không bi ề ­ Nh c nh  khéo léo v  công vi c s p đang làm

ờ ế ạ B n nghi ng  s p làm ăn phi pháp.

ườ

ạ ấ ứ ề

ộ ả ạ B n g p ph i m t ng ẽ ạ ặ ộ ấ ỏ

ệ ủ ạ

ả ố

i lãnh đ o luôn luôn ki m soát  ạ b n m t cách ch t ch , b n làm b t c  đi u gì cũng ph i báo  cáo dù là vi c nh  nh t, trong khi công vi c c a b n không  ầ ự c n s  quan tâm thái quá đó. B n ph i đ i phó ra sao?

B n v a đ

ạ ừ ượ ế ả

ế t  ứ

ạ ế

ế

ộ ố

ộ ự c s p giao cho m t d  án mà b n bi ệ ch c mình không có kh  năng th c hi n vì thi u ki n th c,  ế ừ ố kinh nghi m… nghĩ ra m t s  lý do t  ch i mà không khi n  ế ự s p b c mình?

ớ ặ

ệ ủ

ẽ ấ ị ộ ậ

ạ ố ộ

ổ ạ

ổ ạ ạ ớ

ố ỏ ậ ả

ủ ồ

ợ ạ

ườ ầ i  B n  là  nhân  viên  m i,  ngày  đ u  tiên  đi  làm.  M i  ng ấ ề ộ ở ớ ạ trong phòng cũng r t ni m n  v i b n. Cu i ngày làm vi c, m t  ượ ớ ạ ằ ồ c  đ ng nghi p nói v i b n r ng, giám đ c công ty r t thích đ ế nhân viên m i t ng quà. Đây là m t thông l  c a công ty. N u  ạ không  s   r t  khó  làm  vi c.  Chính  vì  v y,  sáng  hôm  sau,  b n  ế chu n b  m t món quà mang đ n phòng giám đ c. Ai ng  giám  ố đ c n i gi n c nh cáo b n và đu i b n ra kh i phòng và nghĩ  ằ r ng b n đang đ nh h i l  ông ta. B n ch t nh n ra r ng đó là  ộ m t trò đùa ác ý c a đ ng nghi p m i. B n ph i làm gì ?

ố ắ

B n  luôn  c   g ng  hoàn  thành  t c  s p  h t  s c  yêu  quý,  nhi u  công  vi c  tr ớ

ư

ả ạ c chuy n sang b n. Chính vì v y, tr ạ ạ

ệ ố

ư

ị ẽ ự ạ

i sao không chuy n tài li u cho ông ta? Tr ố t là tr

ư ậ

ệ ạ t  công  vi c  nên  ề ướ ượ ế ế ứ c  đây  đ ưở ố ng phòng bán hàng nay  giám đ c hay bàn th o v i tr ưở ượ ng phòng bán  đ ộ ầ ề ố   chi u,  hàng  không  a  gì  b n.  M t  l n,  g n  cu i  gi ừ ọ ấ giám đ c yêu c u b n sang l y 1 tài li u quan tr ng t   ữ ể ưở ng phòng khách hàng đ  đi g p đ i tác vào b a ăn  tr ớ ưở ư ố i hôm đó. b n sang g p và đ a ra yêu c u v i tr t ng  ệ ằ phòng,  nh ng  ch   ta  nói  r ng  cũng  đang  có  vi c  sang  ố ể ả giám đ c và s  t i   chuy n tài li u cho giám đ c đ  gi ế ử ề thích  thêm.  b n  v   phòng  và  ti p  t c  làm  vi c,  n a  ỏ ạ ề ế ữ ướ ố ấ ti ng sau giám đ c r t gi n d  b c vào và h i b n v   ưở ệ ể ệ ạ ng  vi c t ưở ế ề phòng đã v  nhà. B n bi ng phòng đã c  ý làm  ờ ả ạ nh  v y. B n ph i làm gì bây gi ?

ử ớ ừ

ng x  v i t ng h ng ng

ườ i

ườ

ủ i b o th : ố i luôn luôn thích ph n đ i:  i có cái "tôi" trong mình:  ầ ứ i c ng đ u c ng c :  i hay nói x u:  ổ ỗ

ổ ấ i"

ườ ả ­ Ng ườ ­ Ng ườ ­ Ng ườ ứ ­ Ng ữ ­ Nh ng ng ườ ­ Ng ườ ­ Ng

i thích trò "đ  l i hay than vãn:

ụ ả

i đ ng nghi p

ể ể

• Tôn tr ng lãnh đ o  ạ • Ph c tùng s  ch  đ o c a lãnh đ o ạ ự ỉ ạ ủ • B o v  uy tín cho ng ạ ườ i lãnh đ o • Coi lãnh đ o nh  m t ng ườ ồ ư ộ ạ • C n hi u lãnh đ o ạ ể + Hi u tính cách  + Hi u nh ng gì lãnh đ o yêu và ghét

ử ớ

ị ữ

ườ

ủ ụ

ộ ng công vi c ph  thu c vào giá tr  nh ng ng

ự i th c

hi n công vi c đó

Ứ 2.  ng x  v i nhân viên ề  Đ  cao vai trò c a nhân viên • Ch t l ệ ấ ượ ệ ữ

ự ẽ

• Nh ng nhân viên thi u năng l c s  không th  phù h p v i áp

ự l c trong công vi c c n có s  chính xác nh  v y.

ự • M t doanh nghi p mu n tr  nên m nh m  ph i có đ i ngũ  ở ườ

ể ư ậ ả ng công vi c và th m nhu n văn

ế ệ ầ ố ệ ấ ượ ng, am t nhân viên ch t l ệ hóa c a doanh nghi p đó.

Tôn tr ng nhân cách c a nhân viên

ư

ữ c hình thành t

ể ể ệ  gia đình và xã h i th  hi n b i nhi u nhân

Nhân cách là nh ng nét đ c tr ng tiêu bi u cua nhân viên,  ượ đ ố ư  nh : tính tình, hành đ ng, l t

i nói…

̉

ữ ể ệ

Gi

th  di n cho nhân viên

ướ

c

ườ

i k  c a nhà qu n lý là trách m ng nhân viên tr ặ c m t ng

ề ố ỵ ủ ­ Đi u t ặ ầ

m t khách hàng ho c tr ọ

ắ ứ i th  ba. ướ

ặ ­  C n tôn tr ng th  di n c a nhân viên tr ế

ả ướ ể ệ ủ ệ ề

ặ c m t ng ệ

ể ữ

ệ ầ

ườ i khác  ế ậ t l p  và đây chính là đi u ki n không th  thi u trong vi c thi ấ ồ ố m i quan h  g n gũi hòa đ ng gi a lãnh đ o và nhân viên c p  i. ướ d

i khen ộ

ượ ấ

t

ượ

ế

ạ ữ

ờ ử ụ S  d ng l ờ ử ụ i khen m t cách chân thành S  d ng l ậ ữ ử ụ Hãy s  d ng nh ng câu khen chân thành “C u khá  ệ ừ ồ ậ ắ c đ y” “Công  l m!, Công vi c v a r i c u làm đ ế ế ấ ợ ả ệ ừ ồ ậ i quy t r t h p lý”. Hãy cho bi vi c v a r i c u gi ố ủ ệ chính xác vi c làm t t c a nhân viên.  ể ắ ể ờ ử ụ c đi m i khen đ  kh c ph c nh S  d ng l ặ ế ề ầ ­ H u h t nhân viên đ u có m t m nh m t y u ặ ố ủ ­ Trong lúc trò chuy n, hãy khen nh ng m t t

ố ớ

t c a  ọ ử ế ọ h . Sau đó khuy n khích h  th  áp d ng cùng cách  ế làm đó đ i v i các m t còn y u.

ặ ọ ế

ọ ố ­ N u sau đó th y h  ti n b  hãy đ ng viên h  c

ấ ơ ữ

ế ắ g ng nhi u h n n a.

ế  Quan tâm đ n nhân viên ườ

ế

ọ ẽ ỗ ự

ế i qu n lý quan tâm đ n mình, h  s  n  l c

• Khi nhân viên bi ệ

t ng ả ậ làm vi c m t cách t n tâm và hi u qu .

ể ọ ự

• Hu n luy n nâng cao k  năng cho nhân viên đ  h  t

tin và hăng

ệ ộ

ỡ ọ ộ

ỗ ợ

say lao đ ng,  •  Cho nhân viên bi

t là b n luôn s n sàng h  tr , giúp đ  h  m t

ế ể ả cách đúng lúc đ  gi

ế ặ

ộ ố

ọ i quy t m i khó khăn. • Đ i v i nh ng nhân viên g p khó khăn trong cu c s ng, cácc p

ố ớ ả

ữ ả

qu n lý ph i quan tâm, đ ng viên, an

ủ   i

ế ắ

Bi

t l ng nghe nhân viên nói

ế

• Quan tâm đ n nhân viên trong công ty.  • Khuy n khích nhân viên tho i mái trò chuy n đ  hai bên có  ả

ế ể ấ

ể ẫ

th  th u hi u l n nhau.

ưở

Th

ng ph t phân minh

ố ớ

ạ ế

ả ố ớ t. Đ i v i  ẫ ử iqu n lý v n x

ưở ẫ i nh ng n u h  có công nhà qu n lý v n ph i  ế ố ố ọ ng, n u h  có công, c ng hi n t ả ườ c yêu quý, ng ề

ọ ườ

ưở

ị ượ

• Th ng ph t rõ ràng. Đ i v i nhân viên t ng ph m  ư ỗ l ế ưở khenth ố ượ nhân viên v n đ ạ ế ph t thích đáng n u h  làm đi u sai trái.  • Khi th ạ ả i qu n tr  ph i nói rõ nguyên  ng ph t, ng ớ ưở ư ậ ng m i hãnh  nhân. Có nh  v y, nhân viên đ c th ọ ọ di n, nhân viên b  ph t cũng là bài h c cho m i nhân  viên khác noi theo.

ư

ề ờ

i gi

i nh ng không có l

ử ỗ

ể ở

i  ấ

ả i hãy ph n đ u đ  tr  thành m t di n viên xu t

ọ ứ ượ ị

tin và mong mu n đ ữ

ưở

ng Khoa QTVP, ĐHKHXH &

Ứ " ng x  là câu chuy n có nhi u l ộ ễ ấ ườ ế k t. M i ng ộ ờ ấ ễ ề ắ ớ s c v i nhi u vai di n khác nhau trên sân kh u cu c đ i.  ề ị ả ứ ượ Đi u quan tr ng là chúng ta nh n th c đ c giá tr  b n thân,  ủ ậ ộ ậ ệ c v  trí và trách nhi m c a mình trong m t t p  nh n th c đ ủ ả ự ể ố ượ c đóng góp kh  năng c a  th , luôn t ể ấ   ủ ậ mình vào nh ng thành công chung c a t p th   y” PGS – TS. Vũ Th  Ph ng (Tr NV, Hà N iộ

ạ ử ệ ế ứ ả i, Đ  giao ti p ­  ng x  hi u qu

ố ượ

ả ỹ

ế i giao ti p  ế ơ ứ ả

ể ầ ư

ươ

khoa tr

ế ng.

Tóm l ệ chúng ta c n l u ý rèn luy n ế ng giao ti p ­ Kh  năng quan sát đ i t ắ ­ K  năng l ng nghe ườ ọ ­ Tôn tr ng ng ­ H c cách “tùy c   ng bi n”  ­ Khi giao ti p ph i đúng, chân thành, nhi u ý nghĩa và không

ữ ế ứ ề

ế

ủ ườ

ả ắ ờ

i ng

ế

ế

ẻ ể t, ra v  hi u bi

t sâu

ườ

ủ  ái c a ng

i khác.

ỉ ế ế

­ Thói quen gây phi n, phàn nàn  ­ Tính b o th , không ch u nh n khuy t đi m i khác  ­ Ng t l ự ự ố ỵ ệ  ti ­ S  đ  k , b nh t ­ Vòng vo, dài dòng ề ­ Cho r ng m i đi u mình đ u bi r ng.ộ ự ạ ­ Khích bác, ch m vào lòng t ỉ ­ Th  hi n c c c n, cáu k nh.  ờ ­ B nh nghi ng , đa nghi:  ố ố ­ B nh ch ng đ i,  ờ ợ ­ B nh h i h t, tính toán: ch  bi

t đ n mình và l

i ích c a

ể ệ ụ ằ ệ ệ ệ ả b n thân

Nh ng đi u nên tránh trong giao ti p  ng  x  ử

ử ớ ừ

ng x  v i t ng h ng ng

ườ i

ườ

ủ i b o th : ố i luôn luôn thích ph n đ i:  i có cái "tôi" trong mình:  ầ ứ i c ng đ u c ng c :  i hay nói x u:  ổ ỗ

ổ ấ i"

ườ ả ­ Ng ườ ­ Ng ườ ­ Ng ườ ứ ­ Ng ữ ­ Nh ng ng ườ ­ Ng ườ ­ Ng

i thích trò "đ  l i hay than vãn:

ử ớ ừ

ng x  v i t ng h ng ng

ườ i

ườ

ủ i b o th : ố i luôn luôn thích ph n đ i:  i có cái "tôi" trong mình:  ầ ứ i c ng đ u c ng c :  i hay nói x u:  ổ ỗ

ổ ấ i"

ườ ả ­ Ng ườ ­ Ng ườ ­ Ng ườ ứ ­ Ng ữ ­ Nh ng ng ườ ­ Ng ườ ­ Ng

i thích trò "đ  l i hay than vãn: