Bài giảng Quản trị học: Bài 13 - TS. Hoàng Quang Thành

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:21

Thêm vào BST

Báo xấu

12
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Quản trị học: Bài 13 - Kiểm tra" trình bày các nội dung chính sau đây: Khái niệm chức năng kiểm tra; tác dụng của kiểm tra; các bước của tiến trình kiểm tra; yêu cầu đối với kiểm tra; các loại hệ thống kiểm tra. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị học: Bài 13 - TS. Hoàng Quang Thành

QUẢN TRỊ HỌC TS. HOÀNG QUANG THÀNH BÀI 13 KIỂM TRA HUẾ, 02/2022
BỐ CỤC 1. Khái niệm 2. Tác dụng 3. Các bước của tiến trình kiểm tra 4. Yêu cầu 5. Các kiểu hệ thống kiểm tra
1. Khái niệm chức năng kiểm tra q Dù các chức năng trước đó (hoạch định, tổ chức và lãnh đạo) được thực hiện tốt đến bao nhiêu vẫn luôn hiện hữu những nguy cơ làm tổ chức đi chệch hướng mục tiêu ban đầu. q Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải giám sát, theo dỏi tiến trình hoạt động để có biện pháp kịp thời nhằm đảm bảo đi đúng hướng mục tiêu. q Những hoạt động này thuộc chức năng thứ tư, chức năng cuối cùng của tiến trình quản trị - chức năng Kiểm tra.
1. Khái niệm chức năng kiểm tra (tt) q Kiểm tra là tiến trình theo dỏi tổ chức hoạt động như thế nào trên đường đi đến mục tiêu, qua đó phát hiện kịp thời các sai lệch, phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch và áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm đưa tổ chức sớm trở lại hoạt động đúng hướng mục tiêu đã định. q Cũng như các chức năng khác, kiểm tra là chức năng chung của quản trị, là khâu bắt buộc đối với tiến trình quản trị.
2. Tác dụng của kiểm tra § Để làm rõ hơn mục tiêu đã định ban đầu § Để nắm bắt, cập nhật chiều hướng chính trong sự thay đổi của môi trường nhằm điều chỉnh hành vi của tổ chức cho phù hợp § Để phát hiện kịp thời các khâu xung yếu nhằm tập trung để khắc phục, qua đó đẩy mạnh hoạt động và gia tăng hiệu quả chung của toàn hệ thống. § Là công cụ hữu hiệu để kiểm soát hoạt động của nhà quản trị, giúp họ phát hiện được những mặt hạn chế của mình nhằm khắc phục, sửa chữa.
2. Tác dụng của kiểm tra (TT) § Để phát hiện và nhân rộng những cách làm hay, những kinh nghiệm quý; loại bỏ những việc làm sai trái, lãng phí, vô ích § Để điều chỉnh, hoàn thiện, cập nhật và phổ biến các chính sách liên quan. § Là yếu tố cần thiết nhằm duy trì và gia tăng ý thức tổ chức kỹ luật, tinh thần tự giác của cá nhân, bộ phận trong thực hiện các chính sách, nội quy, quy chế, quy định, nguyên tắc của tổ chức và trách nhiệm của mỗi người. § Để đánh giá chính xác, khách quan kết quả hoạt động của các cá nhân, các bộ phận để áp dụng các biện pháp kích thích tinh thần làm việc của mọi người. § Là cơ sở để hoàn thiện và nâng cao chất lượng trong việc thực hiện các chức năng khác (hoạch định, tổ chức và lãnh đạo).
3. Các bước của tiến trình kiểm tra Mọi tiến trình kiểm tra đều phải trải qua 3 bước: 1) Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra 2) Đo lường kết quả thực tế, so sánh với các tiêu chuẩn, xác định sai lệch và phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch 3) Thực hiện điều chỉnh
Bước 1. Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra v Tại sao cần đến các Tiêu chuẩn kiểm tra, chúng là gì và từ đâu ra? • Suy cho cùng, kiểm tra là để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như dự kiến, là để đảm bảo thực hiện thành công kế hoạch đã xây dựng. • Một kế hoạch được thực hiện thành công khi các mục tiêu của nó đều đạt được. • Muốn vậy, cần trả lời thoả đáng ba câu hỏi cơ bản: ü Những kết quả dự kiến trong kế hoạch là gì? ü Bằng cách nào để có thể so sánh, đối chiếu kết quả thực hiện với kết quả dự kiến? ü Biện pháp chấn chỉnh nào cần được áp dụng để cải thiện các hoạt động thực tế? o
Bước 1. Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra (TT) • Tiêu chuẩn là các tiêu chí được dùng làm mốc để so sánh các hoạt động tương lai, hiện tại và quá khứ, là cơ sở để xác định loại thông tin cần thiết phục vụ việc đo lường và so sánh giữa kết quả thực thế và những gì kỳ vọng trong kế hoạch. • Về lý thuyết, tất cả các chỉ tiêu trong kế hoạch đều có thể trở thành tiêu chuẩn kiểm tra. Tuy nhiên trong thực tế, các kế hoạch khác nhau về mức độ phức tạp và các chỉ tiêu lại khác nhau về mức độ quan trọng, đòi hỏi phải lựa chọn những chỉ tiêu cơ bản và quan trọng nhất làm tiêu chuẩn kiểm tra.
Bước 1. Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra (TT) v Yêu cầu đối với tiêu chuẩn và gồm những loại tiêu chuẩn nào? • Để đạt hiệu quả, các tiêu chuẩn phải rõ ràng, quan trọng và có quan hệ logic với các mục tiêu trong kế hoạch. • Các tiêu chuẩn được đo lường theo những cách thức và thể hiện bằng những đơn vị khác nhau, thường được chia làm hai loại. + Tiêu chuẩn định lượng (bằng đơn vị giá trị hoặc vật lý) + Tiêu chuẩn định tính (xu hướng, tính chất, mức độ)
Bước 2. Đo lường kết quả, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và phân tích nguyên nhân sai lệch v Thực chất là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường với tiêu chuẩn. v Các khả năng xảy ra sau khi so sánh và hướng xử lý: ü Kết quả thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, có thể kết luận mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch, không cần điều chỉnh. ü Kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn, phải tiến hành điều chỉnh. Muốn vậy, phải phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch và hậu quả để kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng chương trình điều chỉnh.
Bước 3. Thực hiện điều chỉnh v Hoạt động điều chỉnh thường được thực hiện thông qua các chức năng khác của quản trị: Ø Thông qua chức năng hoạch định: • Điều chỉnh hoặc làm rõ hơn mục tiêu • Thay đổi cách thức hành động • Điều chỉnh nguồn lực • Thay đổi các chính sách • Điều chỉnh lộ trình, thời gian v.v… Ø Thông qua chức năng tổ chức: • Thành lập thêm bộ phận • Tuyển dụng bổ sung nguồn nhân lực • Làm rõ hơn chức năng nhiệm vụ • Đào tạo bồi dưỡng • Sa thải v.v.. Ø Thông qua chức năng lãnh đạo: • Thay đổi quy trình, cách thức, kỹ thuật ra quyết định • Thay đổi phong cách lãnh đạo • Tăng cường động cơ hoạt động cho nhân viên v.v…
4. Yêu cầu đối với kiểm tra o Kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm loại kế hoạch và đối tượng cần kiểm tra o Kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của người kiểm tra o Kiểm tra phải linh hoạt o Phải tập trung trước hết và những chỗ khác biệt lớn và các điểm thiết yếu o Kiểm tra phải khách quan o Kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của tổ chức o Kiểm tra phải đồng bộ o Kiểm tra phải kinh tế và tiết kiệm o Kiểm tra phải đi đến điều chỉnh
5. Các loại hệ thống kiểm tra ĐẦU VÀO QUÁ TRÌNH ĐẦU RA (Các nguồn lực) (Các hoạt động) (Kết quả đạt được) HỆ THỐNG KIỂM TRA HỆ THỐNG KIỂM TRA HỆ THỐNG KIỂM TRA SAU QUÁ TRÌNH TRƯỚC QUÁ TRÌNH TRONG QUÁ TRÌNH (Theo Mối liên hệ ngược) (Lường trước)
Hệ thống kiểm tra trước quá trình (Kiểm tra lường trước) q Loại hệ thống này tập trung vào việc phòng ngừa những sai lệch về chất lượng, số lượng, thời gian tập kết các nguồn lực trước khi hoạt động diễn ra. q Muốn vậy, trên cơ sở phán đoán về những khả năng có thể sai lệch ở đầu vào, tiến hành cập nhật các thông tin ở đầu vào và kết quả mới nhất về các dự báo có nguy cơ dẫn đến sai lệch để thực hiện các hoạt động điều chỉnh một cách chủ động ngay từ đầu vào trước khi đầu ra bị ảnh hưởng. q Mục đích là để đảm bảo không xảy ra sai sót đối với các nguồn lực (đầu vào) cần thiết cho họat động nào đó đã được dự kiến trong kế hoach và áp dụng các biện pháp phòng ngừa cần thiết khi các biến cố xảy ra trong môi
Hệ thống kiểm tra trong quá trình q Là tiến hành theo dõi các hoạt động đang diễn ra nhằm đảm bảo chắc chắn rằng mọi cái đều đúng đắn như dự kiến và đang hướng đến mục tiêu. q Được thực hiện bằng hoạt động giám sát trực tiếp, tại chỗ của nhà quản trị nhằm xác định xem việc làm của những người dưới quyền có diễn ra theo đúng như các chính sách, thủ tục (xây dựng qua hoạch định), tiêu chuẩn (theo mô tả công việc đối với từng vị trí) hay không.
Hệ thống kiểm tra sau quá trình (theo Mối liên hệ ngược) q Đây là mô hình kiểm tra truyền thống được bắt đầu bằng việc đo lường kết quả đầu ra, so sánh với tiêu chuẩn để thực hiện điều chỉnh đối với đầu vào hoặc cả quá trình nhằm đảm bảo đầu ra ở chu kỳ sau không bị ảnh hưởng (lấy kết quả của quá khứ để chỉ đạo những hoạt động trong tương lai theo một hệ thống phản hồi). So sánh với tiêu Kết quả thực tế Xác định sai lệch Đo lường kết quả chuẩn Phân tích nguyên Xây dựng chương Thực hiện điều Kết quả mong nhân trình điều chỉnh chỉnh muốn
Hệ thống kiểm tra sau quá trình (Theo mối liên hệ ngược) q Nhược điểm: § Thông tin thu được chỉ phản ánh các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ. Tác động điều chỉnh được thực hiện sau khi đầu ra đã bị ảnh hưởng. § Khó khăn trong xác định chính xác sai lệch do yếu tố nào trong quản trị. q Đây là loại hệ thống kém hiệu quả do tác dụng hạn chế và tốn kém trong phát hiện, phân tích nguyên nhân sai lệch cũng như áp dụng các biện pháp điều chỉnh.
LƯU Ý KHI VẬN DỤNG CÁC LOẠI HỆ THỐNG KIỂM TRA Yêu cầu chung đối với việc áp dụng các loại hệ thống kiểm tra là phải vận dụng tổng hợp ba loại hệ thống nói trên nhưng ưu tiên đối với Hệ thống kiểm tra lường trước bởi tính hiệu quả của nó. Mặc dù cần ưu tiên đối với Hệ thống kiểm tra lường trước nhưng cần phải kết hợp với 2 loại hệ thống còn lại vì nó vẫn khó có thể hoàn hảo đến mức đảm bảo chắc chắn mọi thứ luôn luôn xẩy ra đúng như những gì đã định.
CÂU HỎI ÔN TẬP BÀI 13 1. Khái niệm kiểm tra và tác dụng của việc thực hiện chức năng kiểm tra? 2. Phân tích đặc trưng, ưu và nhược điểm của các loại hệ thống kiểm tra. Cho ví dụ về các loại hệ thống kiểm tra. 3. Nội dung các bước kiểm tra. Các yêu cầu đối với công tác kiểm tra?