2/3/2012
1
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
NỘI DUNG
2.1. Khái niệm, mục đích và lợi ích của phân tích công
việc (PTCV)
2.2. Những thông tin cần thu thập trong PTCV
2.3. Các phương pháp thu thập thông tin PTCV
2.4. Quy trình phân tích công việc
2.5. Kết quả của phân tích công việc
2.5.1. Bản mô tả công việc
2.5.2. Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện
2.5.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
2.6. Phân tích công việc ở Việt Nam
2.1. Khái niệm...phân tích công việc
Phân tích công việc là quá
trình thu thập và tổ chức
các thông tin liên quan
đến công việc, xác định
nhiệm vụ, trình độ, kĩ
năng cần thiết để thực
hiện công việc một cách
thành công
2/3/2012
2
2.1. …mục đích…phân tích công việc
6 câu hỏi:
•
Nhân viên thực hiện những công việc
gì?
•
Khi nào công việc được hoàn tất?
•
Nhân viên làm công việc đó như thế
nào?
•
Tại sao phải thực hiện công việc đó?
•
Để thực hiện công việc đó cần phải
có những tiêu chuẩn, trình độ nào?
KHI NÀO CẦN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ?
Khi tổ chức mới thành lập và chương trình PTCV
được thực hiện lần đầu tiên
Khi tổ chức có thêm một số công việc mới
Khi công việc của tổ chức có sự thay đổi do ảnh
hưởng của công nghệ, kĩ thuật, cơ cấu tổ chức…
Khi định kì xem xét, cập nhập thông tin
2.1. …lợi ích của phân tích công việc
•
Đánh giá
sự tác động của môi trường tới từng CV.
•
Loại bỏ
những yêu cầu CV không cần thiết có thể gây ra sự phân
biệt.
•
Tìm ra
những yếu tố thúc đẩy hoặc làm giảm chất lượng công việc.
•
Lập kế hoạch
cho những yêu cầu về nguồn nhân sự trong tương lai.
•
Tìm sự tương thích
giữa ứng viên và vị trí còn thiếu
•
Quyết định
nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới và cũ
•
Lên kế hoạch
phát triển cho nhân viên có năng lực
•
Đề ra
kết quả làm việc tiêu chuẩn thực tế
•
Lựa chọn
NV vào vị trí mà họ có thể phát huy kỹ năng hiệu quả nhất
•
Có chế độ đãi ngộ
công bằng với NV
2/3/2012
3
2.2. Những thông tin cần thu thập trong PTCV
Các hoạt
động của
CV
Hành vi
của con
người
Máy móc,
công cụ,
trang thiết
bị,và thiết bị
trợ giúp
Các tiêu
chuẩn
trong CV
Bối cảnh
công việc
Đòi hỏi về
nhân sự
THÔNG TIN TỪ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC?
Mô tả
Công việc
Đặc điểm
Công việc
Phân tích
Công việc
Kỹ năng
(Skills)
Kiến thức
(Knowledge)
Khả năng
(Abilities)
Kế hoạch NNL
Đào tạo
Lựa chọn
Đào tạo &
Phát triển
Đánh giá kết quả
Làm việc
Chế độ dãI ngộ
và lợi ích
An toàn và
Sức khỏe
Quan hệ với NV
Nhiệm vụ
(Tasks) Trách nhiệm
(Responsibility) Phận sự
(Duties)
2.3. Các phương pháp thu thập thông tin PTCV
Bảng câu hỏi
(Questionaire)
Quan sát
(Observation)
Phỏng vấn
(Interview)
Ghi nhật ký
(Employee Recording)
Bảng kiểm
(Checklist)
Hội thảo
chuyên môn
Phối hợp các PP
NV điền vào mẫu in sẵn về những hoạt động trong CV
Quan sát cách NV thực hiện CV
Phỏng vấn NV về cách họ thực hiện CV
Ghi lại những hoạt động thường nhật của họ
Những NV am hiểu sẽ phải điền vào mẫu in sẵn
về những hoạt động trong CV
Do các chuyên gia thực hiện
2/3/2012
4
PHƯƠNG PHÁP PHỎNG VẤN
•Các cuộc phỏng vấn cá
nhân đối với mỗi NV
•Các cuộc phỏng vấn
nhóm đối với những
nhóm NV có cùng loại
CV
•Các cuộc phỏng vấn
cấp giám sát viên đối
với một hoặc nhiều
giám sát viên hiểu về
CV
CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN MẪU
Công việc đang thực hiện là gì?
Những nhiệm vụ chính trong công việc của bạn
là gì? Chính xác thì bạn phải làm gì?
Tại những địa điểm nào bạn phải tiến hành
công việc?
Những yêu cầu về giáo dục, kinh nghiệm, kỹ
năng, và (nếu có thể) chứng chỉ và bằng cấp là
gì?
Bạn tham gia vào các loại hoạt động nào?
Trách nhiệm và nghĩa vụ của công việc là gì?
CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN MẪU (tiếp)
Trách nhiệm chính hoặc các tiêu chuẩn tiến hành điển
hình ở công việc của bạn là gì?
Trách nhiệm của bạn là gì? Các điều kiện công việc và
môi trường liên quan là gì?
Những yêu cầu tự nhiên của công việc là gì? Các yêu
cầu tinh thần và tình cảm ra sao?
Các điều kiện an toàn và sức khoẻ như thế nào?
Bạn có tiếp xúc với sự độc hại nào hoặc điều kiện làm
việc bất thường nào không?
2/3/2012
5
LƯU Ý KHI PHỎNG VẤN
•Phân tích viên và giám sát viên nên chọn lựa những
nhân viên có hiểu biết về công việc tốt nhất và những
người khách quan khi được hỏi.
•Tạo ra một mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn
•Theo một hướng dẫn vạch sẵn hoặc một bảng liệt kê
những gì cần hỏi.
•Yêu cầu một nhân viên liệt kê ra những nhiệm vụ theo
thứ tự mức độ quan trọng và tần suất thực hiện.
•Tổng kết và xác minh dữ liệu.
Mẫu phỏng vấn có cấu trúc in sẵnMẫu phỏng vấn có cấu trúc in sẵn
Tên: ………………………………………………………………………….. Tuổi:…………………Nam/Nữ
Thời gian làm việc lại tổ chức: …………………………………………………………………..
Chức danh công việc hiện tại và cấp độ: ………………………………………………………………
Phòng: ……………………………. Nhóm:………………………………………………….
Tên người quản lý: …………………………………………….. Ngày phỏng vấn: ….………………
1. Mục đích của công việc: ……………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………...
2. Mô tả bổ phận chính của công việc: …………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………...
3. Các bổn phận khác: ……………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………...
4. Máy móc thiết bị Liên tục Thường xuyên Đôi khi
được sử dụng:
……………………………… ……………… ……………… ……………….
……………………………… ……………… ……………… ……………….
……………………………… ……………… ……………… ……………….
2.4. Quy trình phân tích công việc
Thu thập thông tin cơ bản
Lựa chọn các công việc tiêu biểu
Thu thập thông tin phân tích công việc
Kiểm tra lại thông tin với các thành viên
Triển khai bảng mô tả CV và bản mô tả
tiêu chuẩn công việc
Xác định mục đích sử dụng thông tin PTCV
Theo Gary Dessler