Chương 2: Xây dựng nhóm làm việc
2.1. Khái niệm và tầm quan trọng của xây dựng nhóm làm việc 2.2. Lực chọn thành viên tham gia nhóm làm việc 2.3. Xác định và phổ biến mục tiêu, xây dựng các nét đặc trƣng của nhóm làm việc 2.4. Phân công công việc và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm làm việc
27
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.1 Khái niệm xây dựng nhóm làm việc
Xây dựng nhóm làm việc là toàn bộ các hoạt động được nhà quản trị triển khai trong giai đoạn thành lập nhóm, bao gồm việc lựa chọn các thành viên nhóm; xác định và phổ biến mục tiêu chung của nhóm; xây dựng các nét đặc trưng của nhóm; phân công công việc cho các thành viên nhóm và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm nhằm giúp nhóm làm việc đạt được mục tiêu chung đã đề ra
28
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
Vai trò của xây dựng nhóm làm việc
Nhóm đạt hiệu quả cao trong quá trình
vận hành
Giải quyết tốt các nhiệm vụ chung đặt ra
cho nhóm.
Giúp tạo động lực cho từng thành viên
29
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.2 Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc
2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc 2.2.2 Tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc
30
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc
Mỗi thành viên đều có vai trò và vị trí quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm
Nhóm được thành lập để cộng
hưởng các năng lực, kỹ năng và thái độ, hành vi của các thành viên.
31
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc
Mỗi thành viên
Nhóm được
thành lập để cộng hưởng các năng lực, kỹ năng và thái độ, hành vi của các thành viên.
đều có vai trò và vị trí quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm
32
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc
Hỗ trợ
Chú trọng đến chất lượng công việc
Lắng nghe và làm sáng tỏ
CỘNG HƯỞNG
Đồng lòng trong quyết định
Thái độ phê phán xây dựng
Chấp nhận các kỹ năng của thành viên
33
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.2.2 Tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc
• Trình độ chuyên môn • Kinh nghiệm bản thân
Kiến thức (Knowledge).
Kỹ năng (Skill)
• Kỹ năng chuyên môn • Kỹ năng giải quyết vấn đề • Kỹ năng tương tác cá nhân • Kỹ năng giao tiếp • …
Thái độ/phẩm chất (Attitude)
• Hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn • Thẳng thắn • Thích ứng nhanh • Tôn trọng phong cách làm việc của người khác • Không kết bè phái • …
35
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
Mỗi thành viên nhóm cần làm gì để hoàn thành tốt nhiệm vụ?
Hiểu mình, hiểu người Quản lý tốt bản thân Kỹ năng truyền đạt tốt Lắng nghe Chia sẻ Khả năng thương lượng, thuyết phục Làm việc vì mọi người và vì tập thể
36
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.3 Xác định và phổ biến mục tiêu, xây dựng các nét đặc trưng của nhóm làm việc
2.3.1 Xác định và phổ biến mục
tiêu nhóm làm việc
2.3.2 Xác định các nét đặc trưng
của nhóm làm việc
37
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.3.1 Xác định và phổ biến mục tiêu nhóm làm việc
Specific (Cụ thể)
Measurable (Đo lường được)
Time – bound (Thời hạn xác định)
Mục tiêu nhóm (SMART)
Achievable (Khả thi)
Realistic (Thực tế)
38
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.3.2 Xác định các nét đặc trưng của nhóm làm việc
Xác định giá trị cốt lõi nhóm
Xác định sứ mệnh nhóm
Xác định cơ chế hoạt động của nhóm
Các nét đặc trưng của nhóm
Xác định màu sắc đại diện nhóm
Định vị nhóm
Xác định khẩu hiệu nhóm
39
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.4 Phân công công việc và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm làm việc
2.4.1 Phân công công việc cho các
thành viên nhóm
2.4.2 Thiết lập cơ chế hoạt động
của nhóm
40
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.4.1 Phân công công việc cho các thành viên
Phân công nhiệm vụ rõ ràng và chịu
trách nhiệm trước nhà quản trị nhóm, cũng như cả nhóm về tiến độ, chất lượng công việc được giao.
Cung cấp những phương tiện,
nguồn lực cần thiết và quyền tự quyết nhất định phần việc của nhóm viên
41
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
Nguyên tắc trong phân công công việc
Đúng người, đúng việc, đúng năng
lực, đúng thời điểm.
Rõ ràng, công khai, minh bạch Công bằng, hợp lý Có kiểm tra, giám sát và phản hồi
kết quả
42
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
2.4.2 Thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm
Quy tắc ứng xử Phương thức ra quyết định
- Quyết định cá nhân - Quyết định nhóm
43
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
Xây dựng quy chế hoạt động của nhóm
Phương thức ra quyết định Kế hoạch và lịch trình của nhóm Phân công nhiệm vụ, quyền hạn Phương pháp đánh giá thành tích Quy tắc tài chính Cơ chế kết hợp nhóm (họp, liên lạc…) Hành vi ứng xử
44
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
1. TỔ CHỨC BUỔI HỌP RA MẮT 2. THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THỨC RA QUYẾT ĐỊNH 3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC 4. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ 5. XÁC ĐỊNH CÁC PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ 6. XÂY DỰNG CƠ CHẾ TÀI CHÍNH 7. XÂY DỰNG CƠ CHẾ GIAO TiẾP NHÓM 8. THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHÍ VỀ CÁC HÀNH VI ỨNG XỬ
45
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
1. TỔ CHỨC BUỔI HỌP RA MẮT Đảm bảo sự rõ ràng về thành phần của nhóm Giải thích nội dung bản tuyên bố của nhóm Mô tả những nguồn lực có sẵn cho nhóm và nguồn bên ngoài Mô tả các cơ chế khuyến khích và tạo động lực làm việc cho nhóm Giới thiệu để mọi người làm quen với nhau 2. THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THỨC RA QUYẾT ĐỊNH Nguyên tắc đa số Nhất trí Một nhóm nhỏ quyết định Trưởng nhóm quyết định
46
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC
Làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của nhóm Lên kế hoạch và tiến độ thực hiện công việc
4. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
Phân công dựa trên khả năng thực hiện công việc tốt nhất Nhiệm vụ phù hợp như thế nào với mục tiêu cao nhất của nhóm
Phải kèm theo cả quyền hạn và nguồn lực cần thiết
47
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
5. XÁC ĐỊNH CÁC PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ Mục đích đánh giá
Chu kỳ và phương pháp đánh giá
Đối tượng đánh giá 6. THIẾT LẬP CƠ CHẾ TÀI CHÍNH Nguồn thu Chi phí Dự phòng
48
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
7. XÂY DỰNG CƠ CHẾ GIAO TiẾP NHÓM
Các cuộc họp theo lịch, các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc Phương tiện thông tin liên lạc sử dụng…
8. THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHÍ VỀ CÁC HÀNH VI ỨNG XỬ Mức độ tham gia Sự gián đoạn Tính công khai Phê bình mang tính xây dựng Tính bảo mật
Định hướng hành động
49
D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U D H T M _ T M U
