Bài giảng môn học Quản trị văn phòng: Chương 1

bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb MÔN HỌC bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb (MANAGEMENT OF OFFICE) bbbbbb

GV: TS. Nguyễn Nam Hà 0909812330 namhadhcn@yahoo.com.vn

TS. Nguyễn Nam Hà 1 January 16, 2017

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU HỌC TẬP

TS. Nguyễn Nam Hà 2 January 16, 2017

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

◘ VB: Văn bản ◘ VBHC: Văn bản hành chính ◘ VBTP: Văn bản tư pháp ◘ VBQPPL: Văn bản quy phạm pháp luật ◘ DN: Doanh nghiệp ◘ VP: Văn phòng ◘ VPĐD: Văn phòng đại diện ◘ QTVP: Quản trị văn phòng ◘ CQ TC: Cơ quan, tổ chức

TS. Nguyễn Nam Hà 3 January 16, 2017

OVERVIEW OF COURSE

◘ Total units of study: 2 units of study (30 information theory + homework)

◘ Course Program: 7 Chapter

◘ Essay: A group of 3 to 10 students

(classroom presentations)

◘ Exam form: tests / implementation of

self-review

◘ Absent from class more than six

periods: Ban the end of the semester

TS. Nguyễn Nam Hà 4 January 16, 2017

TỔNG QUÁT VỀ MÔN HỌC

◘ Số tín chỉ: 2 (30 tiết lý thuyết)

◘ Chương trình: 2 Phần 9 Chương

◘ Tiểu luận: Nhóm 3 - 5 SV (nộp TL và

thuyết trình trên lớp)

◘ Hình thức thi: Trắc nghiệm

● Giữa kỳ: Trắc nghiệm (50 câu/60p)

● Cuối kỳ: Trắc nghiệm (50 câu/60p)

◘ Nghỉ học ≥ 6 tiết: Cấm thi cuối kỳ

TS. Nguyễn Nam Hà 5 January 16, 2017

COURSE PROGRAM (1)

PART 1 OVERVIEW OF OFFICEMANAGEMENT

Chapter 1: Overview of the Office

Administration

Chapter 2: Information Management &

Profile

Chapter 3: Organizing the reception Chapter 4: Meeting & Management

program development plans.

January 16, 2017 TS. Nguyễn Nam Hà 6

COURSE PROGRAM (2)

PART 2 TECHNICAL DRAFTING, TEXT LAYOUT

Chapter 5: Overview of documents Chapter 6: Procedures & techniques presented

documents

Chapter 7: Style the administrative language in

the documents

Chapter 8: The process of drafting & issuing

documents

Chapter 9: Technical drafting, presents some

common administrative documents.

TS. Nguyễn Nam Hà 7 January 16, 2017

CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC (1)

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Chương 1

Khái quát về QTVP

Chương 2

Chương 3

Chương 4

Quản trị thông tin & hồ sơ Tổ chức công tác lễ tân Quản trị hội họp & xây dựng chương trình, kế hoạch

TS. Nguyễn Nam Hà 8 January 16, 2017

CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC (2)

Khái quát về VB

PHẦN 2 KỸ THUẬT SOẠN THẢO, TRÌNH BÀY VB Chương 5

Chương 6

Thể thức, kỹ thuật trình bày VB

Chương 7

Chương 8

Chương 9

Phong cách ngôn ngữ trong VB hành chính - công vụ Quy trình soạn thảo ban hành VB Kỹ thuật soạn thảo, trình bày VB hành chính thông dụng

January 16, 2017 TS. Nguyễn Nam Hà 9

COURSE OBJECTIVES

 Knowledge: ● Understand the functions, Knowledge tasks, organizational structure, organizational form office. ● Understand the system of legal, judicial documents, administrative documents.

 Skills: ● Know how to organize,

Skills

manage office ● Drafting and presentation of common administrative documents: Decision, notify, report, reports, documents ...

TS. Nguyễn Nam Hà 10 January 16, 2017

MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC

Kiến thức

◘ Hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ

chức, hình thức tổ chức VP.

◘ Hiểu hệ thống VB QPPL, VBTP, VBHC.

Kỹ năng

◘ Biết cách tổ chức, quản lý VP ◘ Soạn thảo, trình bày VB hành chính

thông dụng: Quyết định, thông báo, tờ trình, báo cáo, công văn…

TS. Nguyễn Nam Hà 11 January 16, 2017

TÀI LIỆU MÔN HỌC

Giáo trình chính

◘ Giáo trình Quản trị văn phòng, Khoa QTKD, Trường ĐHCN TPHCM, 2011.

Tham khảo 1. GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, Quản

trị hành chính VP, NXB. TH., TPHCM, 2008.

2. Vương Thị Kim Thanh, Quản trị hành

chính VP. NXB. TK., TP.HCM 2009.

3. Mike Harvey, Quản trị hành chính VP,

NXB. Hồng Đức, TPHCM, 2008.

TS. Nguyễn Nam Hà 12 January 16, 2017

TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM KHẢO

TS. Nguyễn Nam Hà 13 January 16, 2017

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

◘ Hiến pháp 1992. ◘ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 3/6/2008 (01/01/2009).

◘ Luật Ban hành văn bản quy phạm

pháp luật của HĐND, UBND 3/12/2004 (1/4/2005).

◘ Luật Lưu trữ 01/01/2011 (01/7/2012).

TS. Nguyễn Nam Hà 14 January 16, 2017

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

TS. Nguyễn Nam Hà 15 January 16, 2017

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

◘ NĐ 58/2001 Quản lý con dấu

◘ NĐ 82/2001 Nghi lễ Nhà nước

◘ NĐ 110/2004 Công tác văn thư

◘ NĐ 24/2009 Luật Ban hành VBQPPL

◘ NĐ 31/2009 Sửa đổi NĐ 58/2001

◘ NĐ 9/2010 Sửa đổi NĐ 110/2004

◘ NĐ 01/2013 Luật Lưu trữ

TS. Nguyễn Nam Hà 16 January 16, 2017

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

◘ Thông tư liên tịch 55_6/5/2005_BNV- VPCP: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

◘ Thông tư 01_19/1/2011_Bộ Nội vụ:

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

◘ Thông tư 9/2011/Bộ Nội vụ_Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của CQ, TC.

TS. Nguyễn Nam Hà 17 January 16, 2017

ĐỊA CHỈ TẢI BÀI GIẢNG ĐIỆN TỬ

◘ www.fba.iuh.edu.vn / Bài giảng giáo viên / Nguyễn Nam Hà / Môn QTVP.

ĐỊA CHỈ TẢI VĂN BẢN LUẬT ◘ www.gov.vn / Hệ thống văn bản / Thông tư / Năm ban hành / 2011 / Thông tư số 01 Bộ Nội vụ - thể thức & kỹ thuật trình bày VBHC.

TS. Nguyễn Nam Hà 18 January 16, 2017

WEBSITE THAM KHẢO

◘ http://www.na.gov.vn (Quốc hội) ◘ http://www.gov.vn (Chính phủ) ◘ http://www.gso.gov.vn (Tổng cục

thống kê)

◘ http://www.iuh.edu.vn (ĐHCN

TPHCM)

TS. Nguyễn Nam Hà 19 January 16, 2017

TS. Nguyễn Nam Hà 20 January 16, 2017

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN

1. VP ảo: Thực trạng & giải pháp phát

triển.

2. Giao tiếp VP - tiếp khách qua điện

thoại: Thực trạng & kiến nghị.

3. Giao tiếp VP - tiếp khách trực tiếp:

Thực trạng & kiến nghị.

4. Vấn đề phong thủy trong lựa chọn vị trí đặt VP: Thực trạng & kiến nghị.

TS. Nguyễn Nam Hà 21 January 16, 2017

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN

5. Vấn đề phong thủy trong bài trí VP:

Thực trạng & kiến nghị.

6. Tổ chức công tác VP trong IUH:

Thực trạng & kiến nghị.

7. Sử dụng không gian VP: Thực trạng

& kiến nghị.

8. Ánh sáng trong VP: Thực trạng &

kiến nghị.

TS. Nguyễn Nam Hà 22 January 16, 2017

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN

9. VP “Xanh”: Thực trạng & kiến nghị 10. Nội thất văn phòng: Thực trạng &

kiến nghị.

11. Văn phòng & vấn đề bảo vệ môi trường: Thực trạng & kiến nghị

12. VP & vấn đề tiết kiệm năng lượng:

Thực trạng & kiến nghị.

13. VP mở: Thực trạng & kiến nghị.

TS. Nguyễn Nam Hà 23 January 16, 2017

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN

14. Quản trị thông tin: Thực trạng &

kiến nghị

15. Quản trị thời gian: Thực trạng &

kiến nghị

16. Tổ chức sự kiện trong doanh nghiệp: Thực trạng & kiến nghị.

17. Văn phòng điện tử: Thực trạng &

kiến nghị.

TS. Nguyễn Nam Hà 24 January 16, 2017

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN

18. Kỹ năng làm việc theo nhóm. 19. Quản trị hồ sơ: Thực trạng & kiến

nghị.

20. Áp dụng 5S trong quản trị văn

phòng.

21. Hội họp tại VN: Thực trạng & kiến

nghị.

22. Ứng dụng hệ thống quản lý chất

lượng ISO trong quản trị văn phòng.

TS. Nguyễn Nam Hà 25 January 16, 2017

PART I

OVERVIEW OF OFFICEMANAGEMENT

January 16, 2017 TS. Nguyễn Nam Hà 26

Phần I

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TS. Nguyễn Nam Hà 27 January 16, 2017

CHAPTER 1

OVERVIEW OF

OFFICE MANAGEMENT

PERIODS FOR LECTURE: 3 (HOME STUDY: 6)

TS. Nguyễn Nam Hà 28 January 16, 2017

Chương 1

KHÁI QUÁT

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

SỐ TIẾT GIẢNG: 3

(TỰ HỌC: 6)

TS. Nguyễn Nam Hà 29 January 16, 2017

LESSON CONTENT

◘ Concepts, functions and office

mission

◘ Organizational structure of the office

● Principle of operation ● Office organization

◘ Office management method ◘ Methods of office layout ◘ The active form of office

TS. Nguyễn Nam Hà 30 January 16, 2017

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

◘ Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ VP

◘ Cơ cấu tổ chức VP

● Nguyên tắc hoạt động

● Tổ chức văn phòng

◘ Phương pháp quản lý VP

◘ Phương pháp bố trí VP

◘ Các hình thức hoạt động của VP

TS. Nguyễn Nam Hà 31 January 16, 2017

1. CONCEPTS, FUNCTIONS & DUTIES

1.1. OFFICE CONCEPT

◘ Narrow sense: Head office of

organization

◘ Broad sense: general operating

apparatus of the organization, ensuring the technical material conditions for the operation of the organization.

◘ Management perspective: Where

receiving and processing information for the administration.

TS. Nguyễn Nam Hà 32 January 16, 2017

1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

1.1. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

◘ Nghĩa hẹp: Trụ sở làm việc của TC ◘ Nghĩa rộng: Bộ máy điều hành tổng hợp của CQ, TC, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của CQ, TC.

◘ Góc độ quản trị: Nơi tiếp nhận, xử lý thông tin phục vụ công tác điều hành.

TS. Nguyễn Nam Hà 33 January 16, 2017

1.2. OFFICE MANAGEMENT CONCEPTS

◘ Office management is the planning,

organization, coordination, standardization and control of information processing activities in the office.

TS. Nguyễn Nam Hà 34 January 16, 2017

1.2. KHÁI NIỆM QTVP

◘ Quản trị hành chánh văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa & kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong văn phòng.

TS. Nguyễn Nam Hà 35 January 16, 2017

FUNCTIONS OF OFFICE MANAGEMENT

1

The planning office

2

Organize the office work

3

Direct the work of the office

4

Check for office work

Administrative Services office

5

(legal papers valid in the field of management, not for profit purposes)

TS. Nguyễn Nam Hà 36 January 16, 2017

CHỨC NĂNG CỦA QTVP

1

Hoạch định công tác VP

2

Tổ chức thực hiện công việc VP

3

Lãnh đạo công tác VP

4

Kiểm tra công việc VP

Dịch vụ hành chính VP

5

(cấp giấy tờ có giá trị pháp lý trong lĩnh vực quản lý, không nhằm mục tiêu lợi nhuận)

TS. Nguyễn Nam Hà 37 January 16, 2017

1.3. FUNCTIONS OF THE OFFICE

TS. Nguyễn Nam Hà 38 January 16, 2017

1.3. CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

TS. Nguyễn Nam Hà 39 January 16, 2017

1.3.1. THE FUNCTION OF ADVISING & SYNTHESIS INFORMATION

◘ Advising: Proposed solutions help

leaders handle the job.

◘ Synthesis: Receiving, processing, provide information for management and administration.

TS. Nguyễn Nam Hà 40 January 16, 2017

1.3.1. CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP

◘ Tham mưu: Đề xuất giải pháp giúp lãnh đạo xử lý công việc.

◘ Tổng hợp: Tiếp

nhận, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ quản lý.

TS. Nguyễn Nam Hà 41 January 16, 2017

1.3.2. LOGISTICS FUNCTIONS

◘ Financial management (revenue &

expenditure)

◘ Asset Management ◘ Ensuring infrastructure, facilities &

working conditions of the organization

1.3.3. REPRESENTATIVE FUNCTION

◘ Focal organization's communication

portal of the organization

TS. Nguyễn Nam Hà 42 January 16, 2017

1.3.2. CHỨC NĂNG HẬU CẦN

◘ Quản lý tài chính (thu chi) ◘ Quản lý tài sản ◘ Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện

& điều kiện làm việc của CQ, TC.

1.3.3. CHỨC NĂNG ĐẠI DIỆN

◘ Đầu mối giao tiếp của CQ, TC. ◘ Cổng thông tin của CQ, TC.

TS. Nguyễn Nam Hà 43 January 16, 2017

1.4. DUTIES OF THE OFFICE

◘ Collect, process, and transfer information ◘ Develop programs & plans ◘ Preparing documents for handling affairs

leaders, meetings

◘ Drafting and issuing documents, supervise

the implementation of ◘ Organization of meetings ◘ Organizational communication for internal &

external

◘ Management & storage of documents ◘ Human resource management, labor, wages ◘ Asset management.

January 16, 2017 TS. Nguyễn Nam Hà 44

THÔNG TIN

1.4. NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG ◘ Thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin ◘ Xây dựng chương trình, kế hoạch ◘ Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo giải

quyết công việc, hội họp

◘ Soạn thảo, ban hành VB, theo dõi

đôn đốc việc thực hiện

TỔ CHỨC

GHI NHỚ

TÍNH TOÁN

◘ Tổ chức hội họp ◘ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại ◘ Quản lý, lưu trữ VB ◘ Quản lý nhân sự, tiền lương ◘ Quản lý tài sản.

TS. Nguyễn Nam Hà 45 January 16, 2017

2. STRUCTURE & ORGANIZATION OF THE OFFICE

2.1. PRINCIPLE OF OPERATION

◘ Administrative principles (a head) ◘ Office issuing the guidance,

professional inspection to office subordinate organizations.

TS. Nguyễn Nam Hà 46 January 16, 2017

2. CƠ CẤU, TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

2.1. NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG

◘ Nguyên tắc hành chính (thủ trưởng

lãnh đạo)

◘ Văn phòng tổ chức cấp trên hướng

dẫn, kiểm tra chuyên môn văn phòng tổ chức cấp dưới.

TS. Nguyễn Nam Hà 47 January 16, 2017

2.2. OFFICE ORGANIZATION

2.2.1. FORMS OF ORGANIZATION OFFICE

1

2 Focus

a clue

on function

TS. Nguyễn Nam Hà 48 January 16, 2017

2.2. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

2.2.1. HÌNH THỨC TỔ CHỨC

1

2 Tập trung

một đầu mối

theo chức năng

(Tập trung)

(Phân tán)

TS. Nguyễn Nam Hà 49 January 16, 2017

FOCUS A CLUE

◘ All activities operating under the

office of the administrator

● Advantages: easy operating,

inspection, personnel, allocation means

● Downside: hard specialization.

TS. Nguyễn Nam Hà 50 January 16, 2017

TẬP TRUNG MỘT ĐẦU MỐI (TẬP TRUNG)

◘ Không chia nhỏ thành phòng ban

◘ Mọi hoạt động của VP đặt dưới sự điều hành của nhà quản trị hành chính

● Ưu điểm: Dễ điều hành, kiểm tra,

điều động nhân sự, phân bổ phương tiện

● Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa

TS. Nguyễn Nam Hà 51 January 16, 2017

FOCUS ON FUNCTION

◘ The office is divided into several

functional expertise

◘ All office activities under the

supervision of the administrator

● Advantages: Work specialization

● Disadvantages: Easy violation boss

regime.

TS. Nguyễn Nam Hà 52 January 16, 2017

TẬP TRUNG THEO CHỨC NĂNG (PHÂN TÁN)

◘ VP được chia ra thành nhiều phòng

chức năng theo chuyên môn

◘ Toàn bộ hoạt động VP đặt dưới sự

giám sát của nhà quản trị hành chính

TS. Nguyễn Nam Hà 53 January 16, 2017

CÂU HỎI KIỂM TRA 10 PHÚT

◘ Em hãy phân tích những ưu điểm và nhược điểm của hình thức tổ chức văn phòng tập trung theo chức năng (phân tán)?

TS. Nguyễn Nam Hà 54 January 16, 2017

ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VĂN PHÒNG TẬP TRUNG THEO CHỨC NĂNG

◘ Ưu điểm: Chuyên môn hóa công

việc

◘ Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ

một thủ trưởng.

TS. Nguyễn Nam Hà 55 January 16, 2017

TS. Nguyễn Nam Hà 56 January 16, 2017

2.2.2. ORGANIZATIONAL STRUCTURE

◘ Leadership Office: ● Chief Office ● Deputy Chief of staff ◘ Functions: ● Clerical ● Synthesis ● Human Resource Management ● Accounting and Cashier ● Material facilities management ● Protection, receptionist, odd job

TS. Nguyễn Nam Hà 57 January 16, 2017

2.2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC

◘ Lãnh đạo Văn phòng: ● Chánh Văn phòng ● Phó Chánh Văn phòng

◘ Bộ phận chức năng:

● Văn thư ● Tổng hợp ● Quản lý nhân sự ● Kế toán – thủ quỹ ● Quản lý cơ sở vật chất (Quản trị) ● Bảo vệ, lễ tân, tạp vụ

TS. Nguyễn Nam Hà 58 January 16, 2017

Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội & Hội đồng nhân dân TP Đà Nẵng

TS. Nguyễn Nam Hà 59 January 16, 2017

Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao

TS. Nguyễn Nam Hà 60 January 16, 2017

3. OFFICE MANAGEMENT METHODS

1

2 Management responses

Management program, planned

TS. Nguyễn Nam Hà 61 January 16, 2017

3. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ VP

1

2 Quản lý theo cách ứng phó

Quản lý theo cách lập chương trình, kế hoạch

TS. Nguyễn Nam Hà 62 January 16, 2017

MANAGEMENT RESPONSES

■ There is no specific plan for the job ■ The first to do it, react, respond ■ Passive management ■ Decision management is always

changing because they do not choose the optimal solution

■ Staff easy to lose confidence in

leadership.

TS. Nguyễn Nam Hà 63 January 16, 2017

QUẢN LÝ THEO CÁCH ỨNG PHÓ

■ Không có kế hoạch cụ thể ■ Định đâu làm đó, phản ứng, đối

phó

i

N h ư ợ c đ ể m

■ Bị động trong quản lý ■ Quyết định quản lý luôn thay đổi vì chưa chọn được giải pháp tối ưu ■ Nhân viên dễ mất lòng tin lãnh đạo ■ Phát huy tính sáng tạo

Ư u

TS. Nguyễn Nam Hà 64 January 16, 2017

MANAGEMENT PROGRAM, PLANNED

■ Is there a specific plan for the job ■ Having a plan to deal with situations ■ Allocation of powers and responsibilities to staff

■ The active participant in the work.

TS. Nguyễn Nam Hà 65 January 16, 2017

QUẢN LÝ THEO CÁCH LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH

■ Có kế hoạch cụ thể cho công việc ■ Có phương án giải quyết tình huống ■ Giao quyền hạn, trách nhiệm cho

nhân viên

■ Nhân viên chủ động trong thực hiện

công việc.

TS. Nguyễn Nam Hà 66 January 16, 2017

THE FACT

◘ Not apply purely one method ◘ Need to combine the two methods ◘ The work must be planned ◘ Unforeseen contingencies: response ◘ Through response, managers have

more experience and creativity.

◘ Is the standard response evaluation

staff capacity.

TS. Nguyễn Nam Hà 67 January 16, 2017

THỰC TẾ

◘ Không áp dụng thuần túy 1 phương pháp ◘ Cần kết hợp hai phương pháp ◘ Công việc phải được lập kế hoạch ◘ Tình huống bất ngờ ngoài dự kiến: ứng

phó

◘ Thông qua ứng phó, nhà quản trị có thêm

kinh nghiệm, sáng tạo.

◘ Ứng phó là tiêu chuẩn đánh giá năng lực

cán bộ.

TS. Nguyễn Nam Hà 68 January 16, 2017

4. OFFICE LAYOUT

4.1. PURPOSE & REQUIREMENTS

Purpose

● Create the best work environment ● Convenient seating ● Ensure that confidential documents,

materials. Requirements

● Make the most of, the office area ● Reduce travel time between parts.

TS. Nguyễn Nam Hà 69 January 16, 2017

4. BỐ TRÍ VĂN PHÒNG

4.1. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

Mục đích

● Tạo môi trường làm việc tốt nhất ● Thuận tiện tiếp khách ● Đảm bảo giữ bí mật văn bản, tài liệu.

Yêu cầu

● Tận dụng tối đa, cơ động diện tích VP ● Giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các

bộ phận.

TS. Nguyễn Nam Hà 70 January 16, 2017

4.2. METHODS OFFICE LAYOUT

1

2 Close space Layout office

Open space office layout

TS. Nguyễn Nam Hà 71 January 16, 2017

4.2. PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ VP

1

2 Văn phòng bố trí theo không gian đóng

Văn phòng bố trí theo không gian mở

TS. Nguyễn Nam Hà 72 January 16, 2017

CLOSE SPACE LAYOUT OFFICE

■ Office split: Each unit a separate

room, the door closed.

◘ Advantages: ● Security job ● To ensure the privacy of employees ● Suitable work should focus on high ◘ Disadvantages: Cost area, increasing the cost of electricity, office equipment

TS. Nguyễn Nam Hà 73 January 16, 2017

VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN ĐÓNG

■ Văn phòng chia nhỏ: Từng bộ phận bố trí phòng riêng, cửa đóng kín.

◘ Ưu điểm: ● Bảo mật công việc ● Bảo đảm tính riêng tư của nhân viên ● Phù hợp công việc cần tập trung cao ◘ Nhược điểm: Tốn diện tích, tăng chi

phí điện, thiết bị VP.

TS. Nguyễn Nam Hà 74 January 16, 2017

VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN ĐÓNG

TS. Nguyễn Nam Hà 75 January 16, 2017

VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN MỞ

■ Các bộ phận bố trí trong phòng lớn. ◘ Ưu điểm: ● Tiết kiệm chi phí, diện tích ● Thuận tiện trong giao tiếp giữa các

bộ phận

● Dễ quản lý nhân viên về thời gian ◘ Nhược điểm: ● Không phù hợp công việc cần tập

trung cao

TS. Nguyễn Nam Hà 76 January 16, 2017

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG MỞ

TS. Nguyễn Nam Hà 77 January 16, 2017

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG MỞ

TS. Nguyễn Nam Hà 78 January 16, 2017

4.3. OFFICE EQUIPMENT

■ Equipment: Telephone, fax, photo-

copy machine, computers ... ■ Furniture: Tables, chairs, filing

cabinets, racks document ... ■ Modernization of the office:

Computerization & telecommunication

■ Paperless office, electronic

documents.

■ Electronic office.

TS. Nguyễn Nam Hà 79 January 16, 2017

4.3. TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

■ Thiết bị: Điện thoại, máy fax, máy

photo-copy, máy vi tính …

■ Đồ dùng: Bàn, ghế, tủ hồ sơ, giá để

tài liệu …

■ Hiện đại hóa công tác VP: Tin học

hóa, viễn thông hóa

■ VP không giấy, văn thư điện tử ■ Văn phòng điện tử.

TS. Nguyễn Nam Hà 80 January 16, 2017

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

TS. Nguyễn Nam Hà 81 January 16, 2017

HỆ THỐNG VĂN THƯ ĐIỆN TỬ IUH

TS. Nguyễn Nam Hà 82 January 16, 2017

6. FORMS OF OFFICE OPERATIONS

Office tradition

1

■ Office tradition: The actual activity in the office.

Virtual Office

2

■ Virtual Office: No actual work at the office ● Office for rent 0m ²: Registered address founded company, branches, representative offices, set the table name company, receive & send faxes, letters, mailers & other utilities rent on demand: seats, meeting rooms... ● Virtual office is only suitable representative offices, small businesses.

TS. Nguyễn Nam Hà 83 January 16, 2017