Bạn có sử dụng thời gian đúng cách không?

Chia sẻ: Ko Can | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:6

Thêm vào BST

Báo xấu

86
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Dưới đây là kế hoạch ba bước nhằm phân bố thời gian một cách khôn ngoan và chiến lược: Mặc dù hầu hết các nhà quản lý đều biết thời gian là nguồn tài nguyên hiếm có nhất, nhưng lại rất ít người vạch ra chiến lược sử dụng chúng hợp lý mỗi tuần. Thậm chí, còn có rất ít người thường xuyên theo dõi cách sử dụng thời gian vào những việc mà họ cho là quan trọng nhất.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bạn có sử dụng thời gian đúng cách không?

B n có s d ng th i gian úng cách không? Trong th i i ngày nay, ôi khi b n ph i làm vi c trên 70h/ tu n. N u không bi t phân b th i gian h p lý, b n s không còn th i gian dành cho b n bè, cho gia ình và ngh ngơi. B n ã s d ng th i gian c a mình như th nào? Dư i ây là k ho ch ba bư c nh m phân b th i gian m t cách khôn ngoan và chi n lư c: M c dù h u h t các nhà qu n lý u bi t th i gian là ngu n tài nguyên hi m có nh t, nhưng l i r t ít ngư i v ch ra chi n lư c s d ng chúng h p lý m i tu n. Th m chí, còn có r t ít ngư i thư ng xuyên theo dõi cách s d ng th i gian vào nh ng vi c mà h cho là quan tr ng nh t. “Nh ng ngư i ư c xem là có kh năng lãnh o thiên b m B n có s d ng th i gian luôn bi t cách cân i th i c a mình úng cách không? nh ngu n: www.wkozak.com gian c a mình” - Warren Blank[1] ã vi t trong cu n The 108 Skills of Natural Born Leaders (TD: 108 k năng c a các nhà lãnh o thiên b m, Amacon, 2001). i v i nh ng ngư i không có năng l c lãnh o b m sinh thì có th th c hi n theo các bư c sau: 1. S p x p công vi c theo các h ng m c Các h ng m c này s tuỳ thu c vào ch c năng công vi c c a b n, nhưng chúng ph i v a có tính chi n lư c l i v a khéo léo. B n cũng không nên s p x p nhi u hơn sáu h ng
m c. Ví d , có th xem xét cách phân chia sau: Phát tri n và nâng cao. H ng m c này nên t p trung vào các cơ h i ch không ph i vào nh ng kh ng ho ng, và nó thư ng là h ng m c giúp b n mang l i giá tr th ng dư l n nh t cho công ty. Thách th c chính trong h ng m c này là c n ưu tiên th i gian cho nh ng ho t ng t i quan tr ng mang tính chuyên sâu (không ph i ch chú tr ng nh ng ho t ng này, nhưng nh ng vi c ít quan tr ng hơn nên gi i quy t sau). Qu n lý nhân s . B n có th chia nh m c này thành qu n lý t trên xu ng, qu n lý chéo và qu n lý t dư i lên. Nh ng nhà qu n lý bi t r ng hu n luy n và tư v n s giúp h t n d ng t t nh t i m m nh c a mình ( c bi t trong giai o n nư c rút) - i u này giúp nh c nh b n s không th làm vi c có hi u qu mà không lên k ho ch trư c. Hơn th n a, m i ngư i u nh t trí là vi c giao ti p r t quan tr ng, nhưng có bao nhiêu ngư i th c s dành th i gian cho vi c này? Trong khi g p rút hoàn thành các m c tiêu, ng m t trong ba hình th c qu n lý này suy y u. Các nhi m v căn b n cho t ng ngày. Tuỳ thu c vào v trí c a b n, m c này có th ư c chia nh . Ví d : D ch v bán hàng và phân ph i s n ph m. Qu n lý hành chính. M c này bao g m nh ng vi c c n thi t, t ánh giá nhu c u nguyên li u cho n ph ng v n các ng viên hay tr l i thư i n t . B n s b s c khi b n th ng kê công vi c. 2. T h i xem b n nên dành bao nhiêu th i gian cho m i m c Trư c khi xác nh t l th i gian dành cho m i m c, Blank khuyên b n nên t h i: “Gi s v i vai trò là ngư i lãnh o, tôi s s d ng th i gian c a mình th nào là t t nh t?”
S p x p công vi c thành t ng h ng m c phân chia th i gian h p lý s giúp b n qu n lý th i gian t t hơn nh ngu n: www.beaconlearningcenter.com tr l i câu h i này, b n ph i xem xét m t s y u t : Các ho t ng khi n b n phát huy ư c ưu i m c a mình, nh ng ưu tiên chi n lư c c a công ty và yêu c u trư c m t c a ngư i giám sát b n, các báo cáo tr c ti p và khách hàng… Khi b n ã nh lư ng ư c t l ph n trăm th i gian dành cho m i m c, hãy quy i chúng thành ơn v gi c th . T ng s gi th c t và kh thi i v i khung th i gian mà b n ang xem xét? t ư c hi u qu , s phân b th i gian có th c n thay i hàng quý, hàng tháng ho c th m chí hàng tu n. 3. Ki m tra cách s p x p th i gian c a mình v i c p trên và ng nghi p Theo dõi cách phân b th i gian c a b n v i ngư i qu n lý ho c ng nghi p quan tr ng. N u có th , hãy nh h chia s cách phân b th i gian c a mình. Chia s cách phân b th i gian v i m t nhóm s t o ra s t p trung và g n bó gi a m i ngư i. Qu n lý th i gian c a b n Vì b n ã có k ho ch cân i th i gian, nên t t c nh ng gì b n c n làm là nh t nh t tuân th nó.
Ki m kê th i gian c a b n Xem l i b n k ho ch tu n trư c và ánh giá nó b ng cách s d ng phương pháp phân b th i gian v a thi t l p v i t ng h ng m c. i u này s giúp b n ánh giá ư c th i gian c n thi t th c hi n nh ng công vi c tương t trong nh ng l n sau. Ghi chép l i cách b n s d ng th i gian vào nh t ký ( i v i nhi u ngư i, i u này r t quan tr ng). “L n cu i cùng ghi nh t ký th i gian, tôi ng c nhiên nh n th y khi văn phòng, tôi dành g n m t n a s th i gian vào vi c tr l i i n tho i, g i ho c l i l i nh n cho nh ng ngư i mà tôi không g p” - Elaine Biech[2] vi t trong cu n The Consultant’s Quick Start Guide: An Action Plan for Your First Year in Business (TD: Hư ng d n kh i ng nhanh c a ngư i tư v n: K ho ch hành ng cho năm u tiên kinh doanh, Jossey - Bass/ Pfeiffer, 2001). Theo Blank, vi c ki m kê th i gian còn có th cho th y “b n tr nên sao lãng v i nh ng vi c liên quan vào lúc nào và như th nào”. Ví d : Th c hi n nhi u công vi c m t lúc có th c s t t v i b n? K năng này thư ng ư c xem là m t i u ki n tiên quy t c a kh năng qu n lý hi n i, nhưng m t nghiên c u năm 2001 do Joshua Rubinstein, David Meyer và Jeffrey Evans th c hi n cho th y: Nh ng ngư i này g p ph i hi n tư ng tương t như t m ch văn c a m t tác gi , b t c vào khi nào h chuy n i nhi m v . Nhi m v chuy n i càng khó khăn, càng kéo dài thì b n càng m t nhi u th i gian chuy n sang nhi m v m i, n m b t ư c yêu c u chính và sau ó l i s n sàng quay v Hãy rèn luy n vi c ch y ua v i th i gian v i nhi m v ban u. Nghiên c u này ư c tính chi phí thích nghi v i cu c s ng hi n i nh ngu n: c a vi c chuy n i có th làm gi m hi u qu công vi c www.lifesavingfibromyalgiatreatment.com c a t ch c t 20% n 40%.
Rèn luy n vi c ch y ua v i th i gian Danh sách các vi c c n làm ngay s ch có ích n u b n nh ra th i gian cho t ng vi c. Khi b n lên danh sách, hãy c n th n tính toán th i gian d ki n dành cho t ng vi c, r i sau ó dán nó vào l ch c a mình. Vi c làm này không ch giúp b n hoàn t t các công vi c trong danh sách c a mình mà còn giúp tăng kh năng ư c tính th i gian và ki m soát kh năng th c hi n công vi c c a nh ng ngư i xung quanh. c bi t, n u b n m t v trí m i ho c ang th c hi n nh ng nhi m v m i, hãy yêu c u ư c giúp cách ư c lư ng th i gian dành cho m i công vi c. N u không, b n có nguy cơ b tr h n và không ki m soát úng kh năng th c hi n công vi c c a nh ng ngư i xung quanh. Chú ý n nh ng m t y u nh t c a mình N u b n luôn giao cho ngư i khác nh ng nhi m v mà b n không th th c hi n t t ư c, i m y u c a b n s luôn ám nh b n. Hãy th a nh n khuy t i m c a mình, nhưng ph i có k ho ch kh c ph c nó. Ví d : Nhi u giám c g p khó khăn trong v n t ch i vi c ng nghi p xin gia h n th i gian. Hãy nh ng ngư i này bi t kh năng s d ng th i gian c a b n và khuy n khích h lên l ch cho nh ng cu c g p v i b n. Stephen Covey[3] ã vi t trong cu n Principle-Centered Leadership (TD: Lãnh o theo nguyên t c, Summit Books, 1991): “H u h t m i ngư i u xoay s vư t qua ư c nh ng cơn kh ng ho ng (…) i u duy nh t thúc y m i ngư i hành ng là khi h b m c k t gi a hai v n ”. Nhưng, ông cũng nói thêm là nh ng nhà qu n lý làm vi c hi u qu thư ng t p trung vào các cơ h i và h lên l ch trình c a mình d a vào ó. “Chúng ta ph i nghiêm túc th c hi n k ho ch ã nh, tr khi có chuy n gì ó quan tr ng hơn (không ph i c p bách hơn) di n ra”.
- Bài vi t c a Melissa Raffoni trong chuyên m c Kh i xư ng th o lu n trên trang Harvard Business Online - • Harvard’S [1] Warren Blank là Ch t ch c a Leadership Group, công ty phát tri n qu n tr và t ch c, cung c p các d ch v ào t o, tư v n và phát ngôn cho các t ch c, có tr s r ng kh p Hoa Kỳ, Trung M , châu Âu, châu Phi và c châu Á. Ông là tác gi c a b ba cu n sách n i ti ng: The 108 Skills of Natural Born Leaders (TD: 108 K năng c a các nhà lãnh o thiên b m), The Nine Natural Laws of Leadership (TD: Chín quy lu t t nhiên trong lãnh o) và Leadership Skills for Managers (TD: K năng lãnh o dành cho nhà qu n lý). [2] Elaine Biech là ngư i sáng l p, ng th i là ch s h u c a công ty Associates Inc., m t công ty chuyên gi ng d y và ào t o k năng ngh nghi p. Elaine là tác gi c a r t nhi u cu n sách vi t v qu n lý và hu n luy n ào t o, g n ây nh t là cu n Training for Dummies (TD: Hu n luy n cho nh ng bù nhìn). Ngoài ra, bà còn là cây bút c ng tác v i m t s báo The Wall Street Journal, Harvard Management Update và Fortune Magazine.