Để Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ
dương: Bốn bước để kiểm soát dòng
tiền trong doanh nghiệp
Tiền là “vua” đổi với công tác quản lý tài chính của bất kỳ doanh
nghiệp đang phát triển nào. Khoảng cách giữa thời điểm thanh
toán cho nhà cung cấp và nhân viên với thời điểm thu hồi được
các khoản công nợ là một vấn đề lớn, và giải pháp là quản lý thật
tốt các dòng tiền ra vào. Theo cách hiểu đơn giản nhất, quản lý
dòng tiền là trì hoãn các khoản chi đến mức có thể trong khi tăng
cường thu hồi nhanh chóng các khoản phải thu.
Tính toán và dự đoán kỹ lưỡng các dòng tiền trong tương lai
Lập các Dự báo về dòng tiền cho năm tới, quý tới và thậm chí
cho tuần tới nếu công ty đang trong tình trạng khó khăn về khả
năng thanh toán. Dự báo chính xác về dòng tiền sẽ giúp công ty
nhận thức được những khó khăn về tiền trước khi nó xảy ra.
Cẩn phải hiểu rằng dự báo về dòng tiền không phải là cái nhìn
thoáng qua về tương lai. Dự báo về dòng tiền phải là những dự
đoán có căn cứ, dựa trên cân đối giữa nhiều yếu tố khác nhau,
bao gồm: việc thanh toán của khách hàng trong quá khứ, dựa
trên tính toán kỹ lưỡng về những khoản sắp phải chi, và khả năng
yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp. Các dự đoán được dựa
trên giả định rằng khách hàng sẽ thanh toán trong cũng một
khoảng thời gian giống như những lần thanh toán trước đó, nhà
cung cấp sẽ cho phép gia hạn thanh toán tương tự như những
lần nhập hàng trước đó. Và các khoản chi thường bao gồm chi
đầu tư nâng cấp tài sản, chi lãi vay, các khoản chi cần thiết khác,
và các khoản doanh thu thường được dự kiến dựa theo tính chất
mùa vụ.
Hãy bắt đầu việc dự đoán dòng tiền bằng việc cộng số dư tiền tại
thời điểm đầu kỳ với các khoản tiền dự kiến thu được từ các
nguồn khác nhau. Để làm việc đó, bạn sẽ thu thập các thông tin
từ phòng kinh doanh, đại diện bán hàng, kế toán công nợ và từ
phòng tài chính. Đối với tất cả các thông tin này, bạn sẽ đặt ra
cùng một câu hỏi: Bao nhiêu tiền sẽ thu được từ khách hàng, từ
lãi tiền gửi, phí dịch vụ, một phần từ các khoản nợ khó đòi, và từ
các nguồn khác, và khi nào thì thu được?
Bước thứ hai để dự báo chính xác dòng tiền là những hiểu biết
về số tiền phải chi và thời điểm chi. Điều đó không chỉ có nghĩa là
khi nào phải chi mà còn là chi cho cái gì. Hãy liệt kê các khoản
phải chi, bao gồm chi phí thuê, nhập hàng, tiền lương và thuế
phải trả hoặc các khoản phải trả khác như chi phúc lợi, mua dụng
cụ, thuê tư vấn, đồ dùng văn phòng, trả nợ, quảng cáo, sửa chữa
tài sản, nhiên liệu và chi lợi tức,…
Cải thiện các khoản thu
Nếu công ty được khách hàng thanh toán ngay sau khi giao
hàng, công ty sẽ không bao giờ gặp vấn đề về dòng tiền. Nhưng
thật không may, điều đó khó có thể xảy ra, do vậy công ty cần cải
thiện các khoản thu thông qua việc kiểm soát tốt các khoản công
nợ phải thu khách hàng. Vấn đề cơ bản là cải thiện được tốc độ
từ đưa vật tư, nguyên liệu vào sản xuất hàng hoá, cải thiện tốc độ
bán hàng, và tốc độ thu tiền. Sau đây là một số gợi ý cụ thể về
việc này:
• Cung cấp các khoản triết khấu thanh toán cho khách hàng, để
khuyến khích họ thanh toán sớm tiền hàng;
• Yêu cầu khách hàng trả trước một phần tiền hàng tại thời điểm
đặt hàng;
• Yêu cầu séc tín dụng đối với tất cả các khách hàng mua chịu;