Để Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ
dương: Bốn bước để kiểm soát dòng
tiền trong doanh nghiệp
Tiền là “vua” đổi với công tác quản lý tài chính của bất kỳ doanh
nghiệp đang phát triển nào. Khoảng cách giữa thời điểm thanh
toán cho nhà cung cấp và nhân viên với thời điểm thu hồi được
các khoản công nợ là một vấn đề lớn, và giải pháp là quản lý thật
tốt các dòng tiền ra vào. Theo cách hiểu đơn giản nhất, quản lý
dòng tiền là trì hoãn các khoản chi đến mức có thể trong khi tăng
cường thu hồi nhanh chóng các khoản phải thu.
Tính toán và dự đoán kỹ lưỡng các dòng tiền trong tương lai
Lập các Dự báo về dòng tiền cho năm tới, quý tới và thậm chí
cho tuần tới nếu công ty đang trong tình trạng khó khăn về khả
năng thanh toán. Dự báo chính xác về dòng tiền sẽ giúp công ty
nhận thức được những khó khăn về tiền trước khi nó xảy ra.
Cẩn phải hiểu rằng dự báo về dòng tiền không phải là cái nhìn
thoáng qua về tương lai. Dự báo về dòng tiền phải là những dự
đoán có căn cứ, dựa trên cân đối giữa nhiều yếu tố khác nhau,
bao gồm: việc thanh toán của khách hàng trong quá khứ, dựa
trên tính toán kỹ lưỡng về những khoản sắp phải chi, và khả năng
yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp. Các dự đoán được dựa
trên giả định rằng khách hàng sẽ thanh toán trong cũng một
khoảng thời gian giống như những lần thanh toán trước đó, nhà
cung cấp sẽ cho phép gia hạn thanh toán tương tự như những
lần nhập hàng trước đó. Và các khoản chi thường bao gồm chi
đầu tư nâng cấp tài sản, chi lãi vay, các khoản chi cần thiết khác,
và các khoản doanh thu thường được dự kiến dựa theo tính chất
mùa vụ.
Hãy bắt đầu việc dự đoán dòng tiền bằng việc cộng số dư tiền tại
thời điểm đầu kỳ với các khoản tiền dự kiến thu được từ các
nguồn khác nhau. Để làm việc đó, bạn sẽ thu thập các thông tin
từ phòng kinh doanh, đại diện bán hàng, kế toán công nợ và từ
phòng tài chính. Đối với tất cả các thông tin này, bạn sẽ đặt ra
cùng một câu hỏi: Bao nhiêu tiền sẽ thu được từ khách hàng, từ
lãi tiền gửi, phí dịch vụ, một phần từ các khoản nợ khó đòi, và từ
các nguồn khác, và khi nào thì thu được?
Bước thứ hai để dự báo chính xác dòng tiền là những hiểu biết
về số tiền phải chi và thời điểm chi. Điều đó không chỉ có nghĩa là
khi nào phải chi mà còn là chi cho cái gì. Hãy liệt kê các khoản
phải chi, bao gồm chi phí thuê, nhập hàng, tiền lương và thuế
phải trả hoặc các khoản phải trả khác như chi phúc lợi, mua dụng
cụ, thuê tư vấn, đồ dùng văn phòng, trả nợ, quảng cáo, sửa chữa
tài sản, nhiên liệu và chi lợi tức,…
Cải thiện các khoản thu
Nếu công ty được khách hàng thanh toán ngay sau khi giao
hàng, công ty sẽ không bao giờ gặp vấn đề về dòng tiền. Nhưng
thật không may, điều đó khó có thể xảy ra, do vậy công ty cần cải
thiện các khoản thu thông qua việc kiểm soát tốt các khoản công
nợ phải thu khách hàng. Vấn đề cơ bản là cải thiện được tốc độ
từ đưa vật tư, nguyên liệu vào sản xuất hàng hoá, cải thiện tốc độ
bán hàng, và tốc độ thu tiền. Sau đây là một số gợi ý cụ thể về
việc này:
• Cung cấp các khoản triết khấu thanh toán cho khách hàng, để
khuyến khích họ thanh toán sớm tiền hàng;
• Yêu cầu khách hàng trả trước một phần tiền hàng tại thời điểm
đặt hàng;
• Yêu cầu séc tín dụng đối với tất cả các khách hàng mua chịu;
• Tìm mọi cách thanh lý hàng tồn đọng lâu ngày;
• Phát hành hoá đơn kịp thời và đốc thúc thanh toán nếu khách
hàng chậm trễ;
• Theo dõi các đối tượng khách hàng nợ để phát hiện và tránh
những khoản nợ tồn đọng;
• Thiết lập chính sách tín dụng thay vì từ chối giao dịch với các
khách hàng chậm thanh toán.
Quản lý các khoản công nợ phải trả
Tăng trưởng doanh thu có thể che đậy rất nhiều vấn đề, thậm chí
là những vấn đề nghiêm trọng. Khi bạn quản lý một công ty đang
phát triển, bạn phải kiểm soát các khoản chi một cách thận trọng.
Đừng bao giờ tự mãn chỉ với doanh thu tăng. Vào bất kỳ thời
điểm nào, bất kỳ nơi nào bạn nhận thấy chi phí tăng nhanh hơn
tốc độ tăng doanh thu, hãy kiểm tra kỹ lưỡng các khoản chi phí
để có thể cắt giảm hoặc kiểm soát tốt hơn. Sau đây là một số gợi
ý để sử dụng tiền một cách hợp lý:
• Tận dụng hết lợi thế từ những điều khoản mua chịu. Nếu nhà
cung cấp yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày, thì không nên
trả trong vòng 15 ngày.
• Nên sử dụng chuyển khoản vào ngày cuối cùng của thời hạn
phải thanh toán. Công ty có thể vẫn đáp ứng được yêu cầu của
nhà cung cấp đồng thời vẫn có thể sử dụng được khoản tiền đó
lâu nhất có thể;
• Đàm phán với nhà cung cấp khi họ không thấy được tình hình
tài chính của công ty. Nếu công ty cần trì hoãn thanh toán, cần
phải có được sự tin tưởng và thông cảm từ phía nhà cung cấp;
• Xem xét kỹ lưỡng khi chấp nhận thanh toán sớm để được
hưởng chiết khấu của nhà cung cấp. Nó có thể có lợi cho công ty
nhưng cũng có thể là một thiệt thòi cho công ty khi thanh toán
sớm. Cần xem xét chi tiết các điều khoản;
• Không nên luôn luôn lựa chọn những nhà cung cấp có giá thấp
nhất. Nhiều khi điều khoản thanh toán mềm dẻo có thể góp phần
cải thiện dòng tiền của công ty hơn là mặc cả được giá rẻ.
Để vượt qua thâm hụt ngân sách
Sớm hay muộn, công ty cũng có thể sẽ gặp phải vấn đề về thanh
toán. Điều này không có nghĩa là công ty đã thất bại trong kinh
doanh. Đó là vấn đề rất bình thường, xảy ra hàng ngày trong hoạt
động kinh doanh, và thực tế kinh doanh sẽ giúp công ty kiểm soát
và vượt qua được thâm hụt ngân sách.
Chìa khoá để vượt qua sự thâm hụt về tiền là việc nhận biết
những vấn đề càng sớm và càng chính xác càng tốt. Các ngân
hàng thường cảnh giác đối với những công ty khan hiếm về tiền.
Họ thường chỉ thích cho vay khi những công ty chưa thực sự cần
tiền, khoảng một tháng trước khi công ty cần tiền để chi tiêu. Nếu
công ty không phát hiện và dự đoán được sự thâm hụt ngân
sách, ngân hàng rất khó có thể cho công ty vay khi công ty đang
lâm vào tình trạng thâm hụt.
Nếu công ty dự đoán được sẽ thâm hụt tiền, công ty có thể đàm
phán một hạn mức tín dụng với ngân hàng. Điều này cho phép
công ty có thể vay tiền khi cần. Thực sự cần thiết khi công ty có
được hạn mực tín dụng trước khi gặp phải khó khăn về tiền.
Nếu ngân hàng không cho vay tiền, công ty có thể cầu viện đến
nhà cung cấp. Các chủ nợ thường mong muốn công ty tiếp tục
tồn tại và kinh doanh để trả tiền hơn là các ngân hàng, và họ có
thể hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh của công ty. Công ty có
thể có được những điều khoản gia hạn từ nhà cung cấp, đó gần
như là những khoản vay chi phí rất thấp. Điều đó chỉ có thể nếu
công ty có quan hệ tín dụng tốt trong quá khứ và đã thông báo
tình hình tài chính cho nhà cung cấp.
Xem xét sử dụng các công cụ tài chính. Đó là các dịch vụ tài
chính như mua nợ, mua các khoản phải thu mà công ty không có
khả năng thu hồi trong nhiều tuần hoặc trong nhiều tháng. Công
ty có thể mất khoảng 15% các khoản phải thu này, khi công ty
mua nợ yêu cầu chiết khấu, nhưng điều đó giúp công ty tránh
được những phiền nhiễu khi đòi nợ và có thể là nguồn trang trải
cho hoạt động hàng ngày mà không phải vay mượn.
Thúc dục các khách hàng tốt nhất thanh toán. Giải thích cho họ
tình hình tài chính và, nếu cần thiết, cung cấp các khoản chiết
khấu thanh toán cho họ. Công ty cũng cần đốc thúc những khách
hàng chậm thanh toán, những khách hàng đã nhận được hoá
đơn nhưng chưa thanh toán sau hơn 90 ngày. Đề nghị chiết khấu
nếu họ thanh toán ngay lập tức.
Công ty có thể thu tiền bằng cách bán và tái thuê tài sản những
máy móc, thiết bị, máy tính, hệ thống điện thoại và thậm chí bàn
ghế văn phòng. Các công ty chuyên cho thuê tài chính có thể
thực hiện các giao dịch này. Chi phí không rẻ, và công ty có thể
mất các tài sản này nếu không trả được tiền thuê.
Lựa chọn thanh toán các hoá đơn một cách thận trọng. Đừng chỉ
thanh toán các khoản nhỏ nhất và bỏ qua các khoản khác. Hãy
thanh toán lương cho nhân viên trước, nếu không có thể họ sẽ
nghỉ việc. Tiếp theo hay thanh toán cho những nhà cung cấp thiết
yếu. Hỏi các nhà cung cấp còn lại xem công ty có thể trì hoãn
thanh toán hoặc thanh toán trước một phần.
