Bí quyết điều hành doanh nghiệp hiệu quả
Bất kể doanh nghiệp nào, khi hoạt động kinh doanh cũng cần có sự điều
hành của các giám đốc quản lý. Vai trò của các nhà quản lý trong doanh nghiệp
là rất quan trọng, mỗi quyết định cũng như cách điều hành của các nhà quản lý
sẽ ảnh hưởng đến tính nghiêm túc và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Vậy
đâu là những công thức của một nhà quản lý, điều hành doanh nghiệp thành
công?
Chớp thời cơ ra quyết định.
Ngày nay, người ta không xây dựng chiến lược như trước đây bởi các chiến
lược tốt nhất sẽ bị coi là không thích đáng nếu việc xác định mất quá nhiều thời gian,
nhất là trong các lĩnh vực mà kỹ thuật và sự cạnh tranh đạt tốc độ phát triển nhanh như
ngày nay. Nhưng làm sao để có được cách lựa chọn nhanh nhạy và thực sự tranh thủ
được thời gian? Điều này tuỳ thuộc vào trình độ của các nhà quản lý.
Qua cuộc điều tra phỏng vấn 12 nhà doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tin
học ở thung lũng Silicom Valley, các dữ liệu thu thập cho thấy có những khác biệt lớn
về tốc độ ra các quyết định ở hãng này và hãng khác. Có những người ra quyết định là
nhanh chóng: chỉ cần 2 đến 4 tháng là có được cách lựa chọn những vấn đề rất quan
trọng. Còn những người khác phải mất tới 6 tháng, 12 tháng, thậm chí 18 tháng để ra
các quyết định trong các tình huống tương tự.
Cùng lúc có nhiều cách lựa chọn
Đừng nên nghĩ rằng chỉ quan tâm đến một hai khả năng thì được lợi về thời
gian hơn. Không phải càng có ít giải pháp thì phân tích càng nhanh hơn. Người ra
quyết định nhanh không hành xử theo kiểu nhiều sự lựa chọn có sẵn mà thường là
những lựa chọn có tính đồng thời. Người ra quyết định chậm thường ít tìm ra các khả
năng. Nhiều khi họ chỉ chăm chú vào một khả năng và chỉ nghĩ đến các khả năng khác
khi khả năng thứ nhất đã tỏ ra vô vọng. Với cách tiếp cận ấy, họ chỉ dựa vào một phân
tích sâu mà không mở rộng.
Có được một số cách lựa chọn khác nhau thì sẽ được lợi về thời gian. Bởi vì dễ
phân tích bốn năm tình huống thay vì chỉ xem xét một hai khả năng. Trên thực tế, sự
phân tích so sánh giúp làm rõ cách lựa chọn ưa thích. Ví dụ một người mua ôtô thường
xem xét tay lái theo những mô hình khác nhau, so sánh trong xe bằng da hay bằng vải,
từ đó xếp hạng và quyết định chiếc xe nào có khả năng ưu việt hơn. Mặt khác, bằng
cách đối chiếu nhiều khả năng khác nhau, người ra quyết định nhanh tăng thêm lòng
tin, ít có nguy cơ bỏ lỡ mất giải pháp tốt nhất. Nắm chắc các giải pháp khác nhau,
người ta còn có thể dễ dàng thoát hiểm hơn. Nếu thất bại với giải pháp này, có thể
chuyển ngay sang giải pháp dự trữ. Bởi lẽ giải pháp đầu có thể đúng, nhưng vì tình
hình đột nhiên thay đổi, "kịch bản" mới đưa ra sử dụng cũng cần có các hiệu chỉnh cần
thiết. như vậy, một khi đối mặt với các giả định khác nhau, người ta có sẵn các tư thế
để lùi lại và tiến lên. Còn nếu cứ chờ cho một giải pháp không còn thích hợp rồi mới
tìm giải pháp khác thì tất yếu sẽ mất nhiều thời gian và bị động.
Biết dựa vào những nhà tư vấn lão luyện.
Phần đông các nhà điều hành ra quyết định nhanh nhạy thường lấy ý kiến ở hai
cấp độ. Một là, của tất cả các cộng sự. Hai là, chỉ của một hoặc hai chuyên viên có
kinh nghiệm hơn cả, tức là các nhà tư vấn " sáng giá" nhất. Các nhà tư vấn thường bàn
việc ở phía sau, rồi trao cho người ra quyết định ý kiến của họ về nhiều vấn đề. Hai
bên trao đổi và cùng tìm hiểu. Có thể nhà tư vấn là một người lớn tuổi được coi là từng
trải và có đầu óc phán đoán. Cũng có thể chỉ là một nhân viên non trẻ ở vị trí cấp cao
hoặc một nhà quản trị ưu tú của tập đoàn có các quan hệ sát sườn và thường xuyên với
môi trường bên ngoài.
Những người quyết định chậm thường không giao cho ai giữ vai trò tư vấn. Họ
ít có các quan hệ gần gũi và nghe ý kiến của các đồng nghiệp. Hoặc họ có tranh thủ ý
kiến thì chỉ là tình cờ, gặp bất kỳ ai. Chính các nhà tư vấn thúc đẩy nhanh quá trình ra
quyết định. Họ không chỉ đóng góp năng lực từng trải của mình mà còn phát huy các
quan hệ cộng tác gần gũi," đồng thanh tương ứng, đồng khí tương cầu", tăng thêm sự
tự tin của người ra quyết định. Nhiều khi chính sự lo ngại cũng là một trong những rào
cản lớn làm chậm lại việc lựa chọn. Trước những khả năng được - mất lớn, tình hình
chưa đủ rõ ràng và chắc chắn, thì sự bàn bạc với những con người từng trải và có năng
lực có thể giúp cho các nhà lãnh đạo có thêm lòng can đảm và tự tin hơn.
Biết chấp nhận những mâu thuẫn, xung đột
Các ý kiến khác nhau, các cuộc xung đột thường làm trì hoãn việc ra quyết
định. Hiển nhiên, đó là một hậu quả có thể xảy ra. Nhưng những người ra quyết định
nhanh biết cách làm thế nào để sử dụng có lợi nhất một cuộc xung đột mà không gây
ra các hậu quả tiêu cực trước mắt và lâu dài. Để giải quyết một tình huống bế tắc giữa
các cá nhân, có một giải pháp được gọi là "nhất trí dựa trên sự thẩm định". Trước tiên,
những người tham gia thảo luận một vấn đề, nên tìm cách đi đến một thoả thuận nhất
trí. Nếu điều đó trở thành hiện thực thì sự lựa chọn là kết quả tự nhiên. Trong trường
hợp ngược lại, người lãnh đạo ở vị trí lãnh đạo cao nhất, lưu ý đến các thông tin đã
được những người khác đóng góp và đưa ra tiếng nói cuối cùng. Nên hình thành một
quy tắc: trường hợp bình thường thì nên đạt đến sự nhất trí, nếu không thì trao cho
người có trách nhiệm chủ chốt nhất quyền quyết định.
Cách tiếp cận của những người ra quyết định chậm lại khác hẳn . Nhiều khi họ
trông chờ sự nhất trí, cố tìm ra một sự lựa chọn có thể thoả mãn tất cả mọi người.
Trong khi đó, các xung đột thường kéo dài nhiều tháng. Có doanh nghiệp thảo luận về
một sản phẩm mới suốt cả năm mà chưa đi đến kết luận. Có khi phải chờ cho một vài
người đi khỏi công ty rồi mới đạt sự nhất trí. Sự nhất trí dựa trên sự thẩm định sẽ giải
quyết được nhanh hơn bởi vì phương thức ấy xuất phát từ một cách nhìn hiện thực. Có
các ý kiến khác nhau là lẽ tự nhiên, thậm chí vẫn có giá trị nhất định. Từ đó, người ta
vẫn có thể và cần phải đưa ra sự lựa chọn cho dù còn có những ý kiến bất đồng. Vì thế
trong các cuộc tranh luận cần phải biết cách chấp nhận các ý kiến đều được nêu lên
nhưng không nhất thiết phải nghe theo tất cả. Sự nhất trí dựa trên sự thẩm định cho
phép tranh thủ được thời cơ và thường đem lại kết quả tốt.
