các phẩm chất cần thiết của nhà
quản trịgiỏi
Chơng I: Các vấnđề vềquản trị
1. Khái niệm vềquản trị
Quản trịlà thuật ngữcó nhiều cách định nghĩa khác nhau tuỳtừng tác giảnghiên cứu.
Chẳng hạn, James H.Donnelly, James L.Gibson trong giáo trình “Quản trịhọc căn bản” đã
cho rằng “Quản trịlà một quá trình do một hoặc nhiều ngời thực hiện, nhằm phối hợp
những hoạtđộng của những ngời khác để đạtđựơc những kết quảmà một ngời hành động
riêng rẽkhông thểnào đạtđợc.
Lý thuyết hành vi lạiđịnh nghĩa “Quản trịlà hoàn thành công việc thông qua con ngời”.
Có ngời lại cho quản trịlà quá trình lập kếhoạch, tổchức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn
lực và hoạtđộng của tổchức nhằmđạtđợc mụcđích của tổchức với kết quảvà hiệu quả
cao trong điều kiện môi trờng luôn biếnđộng.
Nói một cách tổng quát, quản trịlà hoạtđộng cần thiết phải thực hiện khi con ngời kết
hợp với nhau trong các tổchức nhằmđạtđợc những mục tiêu chung.
2. Vai trò và ý nghĩa của hoạtđộng quản trị
Để tồn tại và phát triển con ngời không thểhành động riêng lẻmà cần phối hợp những
nỗlực cá nhân hớng tới những mục tiêu chung. Chính vì vậy mà từhàng ngàn năm trớc
đâyđã có những nỗlực có tổchức dới sựtrông coi của những ngời hoạch định, tổchức,
điều khiển và giám sát để chúng ta có đợc những công trình vĩ đại cho đến ngày nay nh
Vạn lý trờng thành, Kim tựtháp...Nghĩa là hoạtđộng quản trị đã xuất hiện rất lâu trớc khi
nó chính thức trởthành một môn khoa học.
Quản trịgiúp cho các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hớng đi của mình, giúp tổ
chức thực hiệnđợc sứmệnh của mình. Đây là yếu tốquan trọng nhấtđối với mọi con ngời
trong tổchức. Cứthửtởng tợng xem nếu một doanh nghiệp có hàng chục ngàn công nhân,
có trụsởvà chi nhánh ởnhiều nớc khác nhau, nếu không có các hoạtđộng quản trịthì làm
sao các công nhân viên có thểhớng tới mục tiêu của tổchức, lúc đó tổchức nh mộtđội
quân ô hợp, và sớm muộn sẽ điđến phá sản.
Quản trịgiúp cho tổchứcđối phó đợc với các cơhội và thách thức từmôi trờng.Trong
thực tếkhông có một tổchức nào mà lại hoạtđộng mà không có môi trờng. Quản trịtốt
giúp cho tổchức thích nghi đợc với môi trờng, nắm bắt tốt hơn các cơhội và giảm bớt các
tiêu cực do môi trờng đem lại.
Chính vì các vai trò hết sức to lớn của hoạtđộng quản trịmà đã có rất nhiều nhà khoa
họcđã nghiên cứu vềnó và đã biến nó trởthành một môn khoa học thực thụ. Có thểnói
một cách chắc chắn rằng quản trịhọc có vai trò to lớn trong những sựthay đổi và phát
triển cực kỳnhanh chóng của thếgiới hiệnđại ngày nay và nớc Mỹcó thểtựhào rằng một
trong những đóng góp quý báu của họcho nền văn hoá nhân loại chính là nền khoa học
quản trịhiệnđại.
3. Quản trịlà một khoa học, một nghệthuật, một nghề
3.1. Quản trịlà một khoa học
Tính khoa học của quản trịtổchức trớc hếtđòi hỏi các nhà quản trịphải nắm vững
những quy luật liên quan đến quá trình hoạtđộng của tổchức, đó là các quy luật vềkinh tế,
các quy luật tâm lý xã hội.
Mặt khác nó cũng đòi hỏi các nhà quản trịphải biết vận dụng các phơng pháp đo lờng
hiệnđại, những thành tựu tiến bộcủa khoa học kỹthuật hiệnđại.
Những tác phẩm xuất sắc nh “Principles and Methods of Scientific Management” của
Fredrich. W.Taylor (Mỹ) hay “Industrial and General Administration” của Henry Fayol
(Pháp) là một bớc phát triển quan trọng của khoa học quản trịhiệnđại. Ngày nay khoa học
quản trị đã phát triển mạnh mẽvà trởthành một môn khoa họcđộc lập. Trong quá trình
phát triển của mình, quản trịhọcđã kết hợp với nhiều môn khoa học khác, sửdụng những
luậnđiểm và những thành tựu của chúng để giải quyết nhiều vấnđề của lý luận và thực
tiễn quản trị.
3.2. Quản trịlà một nghệthuật
Một nhà quản trịnổi tiếng đã nói rằng: “Một vịtớng tài thì không cần biết kỹthuật
điều khiển tên lửa nh thếnào, kỹthuật lái máy bay ra sao và làm thếnào để xe tăng vợt
qua đợc chớng ngại vật, nhng phải biết khi nào thì dùng pháo và loại pháo cỡnào sẽ
mang lại hiệu quảmong muốn. Khi nào thì dùng máy bay, khi nào dùng xe tăng. Sự
phối hợp của chúng nh thếnào và có thểmang lại những hiệu quảgì? Phải làm gì để có
thểsửdụng tốt nhất các loại vũkhí đó? Ngời làm tớng phải nắm chắc những kiến thức
loại này và phải luôn sáng tạo. Trong lĩnh vực quản trịkinh doanh cũng vậy”.
Nh vậy có thểnhận thấy tính nghệthuật của quản trịxuất phát từtính đa dạng phong
phú, muôn hình muôn vẻcủa các sựvật và hiện tợng trong quá trình quản trịvì dù đã có
khoa học vềquản trịnhng không phải mọi hiện tợng đều mang tính quy luật và không phải
mọi quy luật có liên quan đến quá trình quản trị đềuđã đợc nhận thức thành lý luận.
Không nên quan niệm nghệthuật quản trịnh ngời ta thờng hay nghĩ đó là cha truyền
con nối. Cũng không đợc phủnhận mặt khoa học của quản trị. Sẽlà sai lầm khi cho
rằng ngời lãnh đạo là một loại nghệsĩcó tài năng bẩm sinh không ai có thểhọcđợc
cách lãnh đạo. Cũng không ai có thểdạyđợc việcđó nếu ngời học không có năng
khiếu. Thực ra khoa học và nghệthuật trong quản trịluôn luôn song hành với nhau, mà
ngời quản trịluôn phải vận dụng khéo léo những kinh nghiệm trong thực tiễnđể giải
quyết rất nhiều những tình huống cụthểphát sinh trong sản xuất kinh doanh nh nghệ
thuật sửdụng con ngời ( đặtđúng chỗ,đúng khảnăng), nghệthuật mua hàng (làm sao
mua đợc nguyên vật liệu tốt, rẻ, nhanh), nghệthuật bán hàng, “câu khách”...và trong
thực tếngời ta nghiên cứu nghệthuật quản trịkhông chỉtừnhững kinh nghiệm thành
công mà cảnhững kinh nghiệm thất bại.
3.3. Quản trịlà một nghề
Đặcđiểm này đợc hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạtđộng
quản trịnhng có thành công hay không, có giỏi nghềhay không lại còn tuỳthuộc vào
nhiều yếu tốcủa nghề(họcở đâu?, ai dạy cho?, cách học nghềra sao? chơng trình học
thếnào?, ngời dạy có thực tâm truyền hết nghềhay không? Năng khiếu nghềnghiệp, ý
chí làm giàu, lơng tâm nghềnghiệp của ngời học nghềra sao? các tiềnđề tối thiểu về
vật chất ban đầu cho sựhành nghềcó bao nhiêu?).
Nh vậy, muốn quá trình quản trịcó kết quảthì trớc tiên nhà quản trịtơng lai phảiđợc
phát hiện năng lực, đợcđào tạo vềnghềnghiệp, kiến thức, tay nghề, kinh nghiệm một
cách chu đáođể phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác và đầyđủ các quy luật khách
quan, đồng thời có phơng pháp nghệthuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng các đòi hỏi của
các quy luậtđó.
Chơng II: Nhà quản trị
I. Nhà quản trị
1. Thếnào là nhà quản trị
Nhà quản trịlà những ngời làm việc trong các tổchức, công việc của họlà phối hợp,
định hớng, lựa chọn, quyếtđịnh và kết dính các công việc không phải là quản trịtrong một
tổchức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của chính tổchứcđó.
Các nhà quản trịlàm việc trong các tổchức nhng không phải ai trong tổchức cũng
là nhà quản trị. Các thành viên trong tổchức có thểchia làm hai loại: ngời thừa hành và
nhà quản trị.
Ngời thừa hành là ngời trực tiếp thực hiện một công tác và không có trách nhiệm hoạch
định, tổchức, lãnh đạo và giám sát hoạtđộng của những ngời khác. Trái lại các nhà quản
trịcó trách nhiệm chỉhuy điều khiển, giám sát hoạtđộng của những ngời khác. Ví dụ
trong một xí nghiệp, công nhân trực tiếp sản xuất là những ngời thừa hành, còn tổtrởng,
quảnđốc, giám đốc là những nhà quản trị.
2. Các cấp quản trị
Hoạtđộng quản trịcũng là một dạng hoạtđộng xã hội của con ngời, và chính vì vậy nó
cũng cầnđợc chuyên môn hoá. Trong mỗi tổchức các công việc vềquản trịkhông chỉcó
tính chuyên môn hoá cao mà nó còn mang tính thứbậc rõ nét. Tuỳtheo cấp bậc có thểchia
các nhà quản trịthành 3 loại: các nhà quản trịcao cấp, các nhà quản trịcấp giữa và các
nhà quản trịcấp cơsở. Thứbậc của 3 cấp quản trịnày đợc mô tảtrong mô hình sau:
Cấp Các quyếtđịnh chiến lợc
cao
Cấp giữa Các quyếtđịnh chiến thuật
Cấp cơsởCác quyếtđịnh tác nghiệp
Những ngời thực hiện Thực hiện quyếtđịnh
2.1. Quản trịviên cao cấp (Top managers)
Đó là các nhà quản trịhoạtđộng ởcấp bậc tối cao trong một tổchức. Họchịu trách
nhiệm vềnhững thành quảcuối cùng của tổchức. Nhiệm vụcủa các nhà quản trịcấp cao
là đa ra các quyếtđịnh chiến lợc, tổchức thực hiện chiến lợc, duy trì và phát triển tổchức.
Các chức danh chính của quản trịviên cao cấp trong sản xuất kinh doanh thờng là: Chủ
tịch hộiđồng quản trị, các uỷviên hộiđồng quản trị, các tổng giám đốc, các phó tổng giám
đốc, giám đốc, các phó giám đốc.
2.2. Quản trịviên cấp giữa hay cấp trung gian (Middle Managers)
Đó là các nhà quản trịhoạtđộng ởdới các quản trịviên cao cấp, nhng ởtrên các quản
trịviên cấp cơsở. Nhiệm vụcủa họlà đa ra các quyếtđịnh chiến thuật thực hiện các kế
hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạtđộng các công việcđể hoàn
thành mục tiêu chung.
Các quản trịviên cấp giữa thờng là các trởng phòng, ban, các phó phòng, phó quản
đốc...
2.3. Các quản trịviên cấp cơsở(Fist- Line Managers)
Đây là các quản trịviên ởcấp bậc cuối cùng trong hệthống cấp bậc của các nhà
quản trịtrong cùng một tổchức. Nhiệm vụcủa họlà đa ra các quyếtđịnh tác nghiệp
nhằmđốc thúc, hớng dẫnđiều khiển các nhân viên trong các công việc sản xuất kinh
doanh, công việc cụthểhàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Các quản trịviên cấp cơsởthờng là đốc công, trởng ca, tổtrởng sản xuất, tổtrởng các
tổbán hàng.
3. Vai trò và kỹnăng của các nhà quản trị
3.1. Vai trò của nhà quản trị
Trong tác phẩm “Tính chất công việc của giám đốc”, Henry Minzberg cho rằng công
việc của một nhà quản trị đặc biệt là của nhà quản trịcấp cao khác với công việc của một
công nhân cơkhí, một kỹs, một tổng biên tập, một nhân viên bán hàng bởi tính chất gấp
gáp,đa dạng và lặt vặt của nó, khối lợng công việc của họrất lớn, chính vì vậy họcó vai
trò đặc biệt quan trọng trong tổchức. Sau khi nghiên cứu một cách cẩn thận, ông đã đa ra
kết luận rằng nhà quản trịthực hiện 10 vai trò khác nhau trong 3 nhóm và rất liên quan đến
nhau.
3.1.1. Vai trò quan hệvới con ngời
Sống và làm việc trong một tổchức mọi cá nhân thờng có quan hệchặt chẽvà mật
thiết với nhau, nhng với t cách là nhà quản trịhọthờng có những vai trò cơbản sau:
- Vai trò đại diện cho tổchức: Với quyền uy chính thức của mình, nhà quản trịlà
ngời tợng trng cho tổchức và phải thực hiện nhiều chức trách thuộc tính chất này.Trong
những chức trách này có một sốmang tính hành chính, một sốmang tính cổvũlòng ngời,
nhng đều là những việc có liên quan đến quan hệgiữa ngời với ngời, không liên quan đến
việc xửlý thông tin quan trọng và ra quyếtđịnh quản lý. Trong một sốtình huống, sựtham
gia của nhà quản trịlà điều mà pháp luậtđòi hỏi nh ký kết một văn bản. Trong một số
trờng hợp khác sựtham gia của nhà quản trị đợc coi nh một nhu cầu xã hội, nh chủtrì một
sốcuộc họp hoặc một sốnghi lễ để tăng thêm ý nghĩa và tầm quan trọng của chúng.
- Vai trò ngời lãnh đạo: Nhà quản trịlà ngời chịu trách nhiệmđộng viên và dẫn dắt
cấp dới, bao gồm việc thuê, dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ,đề bạt, biểu dơng, can
thiệp và cho thôi việc. Sựthành công của tổchức là do tâm sức và khảnăng nhìn xa trông
rộng của các nhà quản trịquyếtđịnh. Nếu nhà quản trịbất tài thì tổchức sẽrơi vào tình
trạng đình đốn. Vai trò lãnh đạo của các nhà quản trịlà ởchỗkết hợp các nhu cầu cá nhân
của các thành viên trong tổchức với mục tiêu của tổchứcđó, do đó mà thúc đẩy quá trình
tác nghiệp một cách hữu hiệu.
- Vai trò ngời liên lạc: Vai trò này liên quan đến mối quan hệgiữa nhà quản trịvới
vô sốnhững cá nhân và đoàn thể ở bên ngoài tổchức. Nhà quản trịthông qua các kênh
chính thức, thiết lập và duy trì mối quan hệcủa tổchức với những cá nhân và đoàn thể ở
bên ngoài tổchức. Vai trò liên lạc là một bộphận then chốt trong các chức năng của giám
đốc. Thông qua vai trò này, nhà quản trịliên lạc với thếgiới bên ngoài sau đó lại thông
qua vai trò ngời phát ngôn, ngời truyền bá thông tin và ngờiđàm phán để phát triển hơn
nữa mối quan hệ ấy và nhận thứcđợc những điều bổích, những thông tin mà mối quan hệ
ấy tạo ra.
3.1.2. Vai trò thông tin
Thờiđại ngày nay là thờiđại bùng nổthông tin, thông tin đợc xem là nguồn lực thứ
tởmọi tổchức, mọi doanh nghiệp. Các hoạtđộng vềquản trịchỉthực sựcó cơsởkhoa
học và có hiệu quảkhi nó đợc xửlý, đợc thực thi trên cơsởcác thông tin chính xác đầyđủ
và kịp thời. Thông tin không chỉcần cho các nhà quản trịmà chính bản thân họcũng giữ
những vai trò cực kỳquan trọng trong lĩnh vực này. Nghiên cứu vềvai trò thông tin của
các nhà quản trịchúng ta thấy:
- Trớc hết nhà quản trịcó vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ
chức và hoạtđộng củađơn vịmình.
Nhà quản trị đảm nhận vai trò thu thập thông tin bằng cách thờng xuyên xem xét, phân
tích bối cảnh xung quanh tổchứcđể nhận ra những tin tức, những hoạtđộng, những sự