Chức năng của truyền
thông khi tổ chức sự kiện
Truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện thường có mục đích thu hút khán
giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của công ty,
thương hiệu.
Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông cho một
sự kiện đòi hỏi phải có 2 giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi tổ chức sự
kiện đó, tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông
phù hợp.
Công tác truyền thông trước khi sự kiện diễn ra.
1. Banner, Poster, Flyer, phướn dọc:
Đây là một trong những công cụ cơ bản và tiêu biểu nhất cho bất cứ chương
trìnhh, vip events nào. Hình ảnh thông tin được thể hiện trên banner, poster
flyer là hình ảnh cơ bản và thể hiện rõ nhất để đưa đến công chúng. Tùy tính
chất chương trình đối tượng mà khu vực địa điểm để treo, dán phát banner
poster và flyer sẽ khác nhau.
Việc phát flyer thường thực hiện ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên
lui tới, ví dụ như một rockshow thường sẽ phát tờ rơi quảng bá sự kiện ở
cổng trường đại học, quán cafe rock... trong khi một Event dành cho giới nữ
từ 22 đến 28 tuổi có thể phát tờ rơi ở tòa nhà văn phòng, nhà văn hóa phụ
nữ, câu lạc bộ thẩm mỹ nữ... Để đo lường hiệu quả, cần cố gắng ước đoán
lưu lượng người ở địa điểm càng chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách
thức làm việc của nhân viên phát tờ rơi.
Việc treo banner thường được thực hiện ở những tuyến đường chính có
lượng lưu thông lớn và dễ dàng gây được sự chú ý của người qua đường.
Tuy nhiên một số địa phương như Tp.HCM hiện nay khá hạn chế việc treo
phướn dọc, bandrol, nhất là ở các quận trung tâm nên người làm Event cần
nghiên cứu kỹ quy định về quảng cáo ngoài trời của địa phương mình làm
quảng bá.
2. Phương tiện truyền thông đại chúng: (Báo giấy, truyền hình, radio...)
Đối với báo giấy, để tiếp cận đúng khán giả mục tiêu và để đảm bảo hiệu
quả của việc truyền thông, chúng ta cần lưu ý tìm hiểu về đối tượng độc giả,
độ phổ biến của tờ báo, số kỳ phát hành mỗi tháng và số bản phát hành cho
mỗi kỳ. Và cuối cùng cũng là điều quan trọng nhất là tính chất chương trình.
Cho dù bạn đang sử dụng bất cứ công cụ truyền thông nào thì việc lưu ý đến
tính chất và đối tượng nhắm đến của chương trình cũng hết sức quan trọng.
Chi phí cho một lần lên hình phát sóng trong vài phút ngắn ngủi sẽ tốn kém
rất nhiều chi phí cho nên truyền hình không phải là lựa chọn hàng đầu của
các nhà tổ chức Event nếu những sự kiện họ tổ chức không phải là sự kiện
quy mô hoặc đòi hỏi số lượng rất lớn người tham gia.
Radio là phương tiện quảng cáo rẻ hơn truyền hình và một số báo giấy,
nhưng việc tiếp cận về mặt "nhìn" bị hạn chế, do đó người nghe sẽ không
được nhìn thấy poster của sự kiện hay xem rõ thông tin về thời gian, địa
điểm... nếu họ không nghe kịp. Tuy nhiên nó là phương tiện không nên bỏ
qua nếu đối tượng tham gia sự kiện của bạn là người nghe trung thành của
một chương trình nào đó trên radio. Chẳng hạn một sự kiện ca nhạc dành
cho giới trẻ quảng cáo trước hoặc sau giờ phát sóng của XoneFM là phù hợp
nhất, hay sự kiện dành cho doanh nhân cũng nên tận dụng phương tiện
Radio vì nhiều doanh nhân có thói quen vừa lái xe hơi vừa nghe radio.
4. Phương tiện công nghệ số: (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh,
SMS Marketing, Email Marketing...)
Đối với những sự kiện mà người tham dự mục tiêu thường dành nhiều thời
gian lang thang trên mạng Internet thì nhà tổ chức thường rất chú trọng công
tác truyền thông trên Internet.
Quảng cáo banner trên các website, gởi email thông báo về sự kiện hay đăng
bài PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất.
Họ có thể lập riêng một microsite cho chương trình chỉ để thông báo về sự
kiện sắp diễn ra của mình. Trên đó họ thường tổ chức các hoạt động tương
tác, trò chơi, cuộc thi... để đoạt vé tham dự hay rò rỉ dần dần các thông tin
hấp dẫn để khán giả mục tiêu luôn quan tâm theo dõi.
Đặc biệc là trong những năm gần đây với sự ra đời của các phương tiện
Social Media thì việc lan truyền thông tin bằng những phương tiện này lại
rất được ưa chuộng với hiệu quả cao và mức chi phí tổ chức, vận hành chỉ
bằng vài phần trăm so với quảng cáo trên báo giấy và báo hình. Nhiều
thương hiệu lập Fan Page thay vì sử dụng microsite, thực hiện một chiến
dịch Viral Marketing trên Internet hoặc phối hợp với chủ một mạng xã hội
nào đó để tổ chức những hoạt động trực tuyến thật hoành tráng trước khi đưa
Event bắt đầu.
Ở một chương trình về môi trường do sinh viên của trường đại học HUFLIT
tổ chức trong năm 2010, trong vòng 5 ngày đăng tải thông tin trên Facebook
các bạn đã có thể thu hút trên 2000 lượt comment và ủng hộ và hơn 500 đơn
đăng ký tham gia chương trình và các sinh viên này không tốn kém gì ngoài
công sức lập và duy trì Fan page.