Chương 7-Sổ kế toán và các hình thức kế toán

Chia sẻ: Tran Quang Bac | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:22

Thêm vào BST

Báo xấu

2.797
lượt xem 1.278
download

Chương 7-Sổ kế toán và các hình thức kế toán

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở dữ liệu của chứng từ gốc. Theo Luật kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Theo Nguyễn Thị Đông (2003), về lý thuyết cũng như thực tế ứng dụng đều cho rằng sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất của phương pháp tài...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 7-Sổ kế toán và các hình thức kế toán

Nhóm 8 MỤC LỤC Lời mở đầu........................................................................................................ 3 PHẦN 1: SỔ KẾ TOÁN.................................................................................... 4 1. Khái niệm.................................................................................................. 4 2. Yêu cầu.................................................................................................... 5 3. Nội dung ................................................................................................... 5 4. Ý nghĩa, tác dụng của sổ kế toán............................................................. 5 5. Phân loại sổ kế toán ................................................................................. 6 5.1 Theo cách ghi chép............................................................................. 6 5.2 Theo nội dung ghi chép ...................................................................... 6 5.3 Theo kiểu bố trí mẫu sổ.................................................................... 6 5.4 Theo hình thức tổ chức ...................................................................... 8 6. Phương pháp ghi sổ kế toán..................................................................... 9 6.1 Kỹ thuật mở sổ kế toán..................................................................... 9 6.2 Kỹ thuật ghi sổ kế toán..................................................................... 10 6.3 Kỹ thuật sữa chữa sổ kế toán ........................................................... 11 6.4 Kỹ thuật kháo sổ kế toán................................................................... 12 PHẦN 2: HÌNH THỨC KẾ TOÁN .................................................................. 13 1. Khái niệm.................................................................................................. 13 2. Các hình thức ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp ................................... 13 2.1 Nhật ký chung .................................................................................... 13 2.2 Nhật ký – sổ cái ................................................................................. 15 2.3 Chứng từ ghi sổ.................................................................................. 17 2.4 Nhật ký chứng từ............................................................................... 19 2.5 Trên máy tính...................................................................................... 20 Tài liệu tham khảo............................................................................................ 22 GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 1
Nhóm 8 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 2
Nhóm 8 ……………………………………………………………… . Phần viết sổ kế toán được viết nhằm trình bày những điểm cơ bản nhất về việc ghi chép kế toán. Làm cơ sở nghiên cứu kế toán cao hơn. Nguyên lý kế toán là môn cơ sở trong chương trình học của khoa kinh tế. Nên phần sổ kế toán giúp cho các bạn sinh viên bắt đầu hiểu về môn học nguyên lý kế toán và từ đó làm nền tảng cho việc học tiếp môn học kế toán tài chính và kế toán quản trị. Phần này chúng em phân tích trong chương 7 cũng là phần mà chúng em quan tâm và dành nhiều thời gian nghiên cứu nhất. Quá trình làm bài tiểu luận này song song với việc học môn nguyên lý kế toán của chúng em. Do đó không tránh khỏi khiếm khuyết, mong cô xem xét đóng góp ý kiến để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cám ơn! GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 3
Nhóm 8 1. Khái niệm Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở dữ liệu của chứng từ gốc. Theo Luật kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Theo Nguyễn Thị Đông (2003), về lý thuyết cũng như thực tế ứng dụng đều cho rằng sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi kép. Cơ sở để xây dựng sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ kế toán là phương pháp đối ứng tài khoản. Có thể nói, tài khoản kế toán chính là cốt lõi để thiết kế sổ kế toán về kết cấu, nội dung cũng như phương pháp ghi chép. Về phương diện ứng dụng, có thể nói sổ kế toán chính là phương tiện vật chất cơ bản và cần thiết giúp người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo nội dung kinh tế. Bản thân công việc ghi sổ kế toán là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình sản xuất thông tin kế toán. Thực chất, sổ kế toán là những tờ sổ rời có chức năng ghi chép độc lập hoặc có thể là quyển sổ gồm nhiều tờ rời tạo thành có kết cấu tương ứng với nội dung phản ánh cũng như yêu cầu cần xác định và cung cấp các chỉ tiêu phục vụ cho công tác quản lý và lập báo cáo kế toán.Trong mỗi mẫu sổ phải thiết kế các cột có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và phải thể hiện được mối quan hệ với các loại sổ có liên quan. Theo Nguyễn Việt & V. Văn Nhị (2006), hệ thống sổ kế toán nếu được xây dựng một cách khoa học sẽ giúp cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, chính xác và tiết kiệm được thời gian của người làm công tác kế toán. Theo qui trình kế toán, để có căn cứ ghi sổ kế toán, cần phải có chứng từ kế toán phù hợp với chế độ kế toán ban đầu. Sau đó các nghiệp vụ cần phải được sắp xếp lại theo yêu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý, hoặc là theo thời gian phát sinh nghiệp vụ, hoặc là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ, cũng có thể là tổng hợp hoặc chi tiết. Thông tin ghi nhận trên sổ sách kế toán mặc dù chưa phải đã được xử lý theo các chỉ tiêu cung cấp, nhưng bằng việc phân loại số liệu kế toán từ chứng từ vào hệ thống các loại sổ kế toán theo mục đích ghi chép của mỗi loại sổ sẽ cung cấp thông tin cho điều hành tác nghiệp quá trình kinh doanh diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp. Bản thân số liệu sau khi đã được phân loại và ghi vào sổ kế toán sẽ cho biết những thông tin quan trọng như thông tin về nhập, xuất vật tư, hàng hoá, tình hình về doanh thu bán hàng, chi phí cho sản xuất , v.v. Đây là những thông tin mà bản thân chứng từ GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 4
Nhóm 8 kế toán không cung cấp được. Vào thời điểm cuối kỳ, dựa trên số liệu đã được hệ thống hoá trên sổ kế toán có thể chọn lọc và xử lý để xây dựng các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính hoặc các báo cáo bộ phận. Có thể nói, không thể hoàn thành được quá trình kế toán nếu không tổ chức và thiết kế được một hệ thống sổ kế toán với số lượng và kết cấu phù hợp và khoa học. 2. Yêu cầu  Kết cấu khoa học, hợp lí, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin.  Mỗi đơn vị có hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán của Bộ Tài Chính.  Thuận tiện trong việc ứng dụng các phương tiện kĩ thuật.  Sổ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu. 3. Nội dung  Ngày, tháng, năm ghi sổ.  Số liệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.  Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán.  Số dư đầu kì, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. 4. Ý nghĩa tác dụng của sổ kế toán Để phản ánh một cách liên tục và có hệ thống sự biến động của từng tài sản ,từng nguồn vốn và quá trình SXKD thì kế toán phải sử dụng hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau. Xây dựng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời , chính xác và tiện kiệm được thời gian công tác Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà các nghiêp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép rời rạc trên các chứng tư gốc được phản ánh đầy đủ có hệ thống để từ đó kế toán có thể tổng hợp số liệu, lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của DN . Điều 26 luật kế toán có quy định: 1/ Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm 2/ Đơn vị kế toán phải được căn cứ vào hệ thống sổ kế tóan do Bộ tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị 3/ Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn đẻ phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị . GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 5
Nhóm 8 5. Phân loại sổ kế toán Dựa vào các đặc trưng khác nhau của sổ kế toán mà người ta có thể chia sổ kế toán thàng các loại sau: 5.1. Theo cách ghi chép thì sổ kế toán được chia thành 3 loại: o Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là sổ kế toán dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật ký chung … o Sổ ghi theo hệ thống: là sổ kế tóan ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản hoặc sổ chi tiết như sổ cái. o Sổ liên hợp: là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết hợp giữa 2 loại sổ trên như sổ nhật ký - sổ cái 5.2. Theo nội dung ghi chép thì sổ kế toán chia làm 3 loại: o Sổ kế toán tổng hợp: là sổ kế toán dung ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán như sổ cái … o Sổ kế toán chi tiết: là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản 2,3 hoặc sổ chi tiết như sổ chi tiết vật liệu. o Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết: là sổ kế toán dung ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 2,3 hoặc các điều khoản chi tiết như các nhật ký chứng từ. 5.3. Theo kiểu bố trí mẫu sổ thì kế toán được chia 4 loại: o Sổ đối chiếu kiểu 2 bên: là sổ kế toán mà bên trên đó được chia thành 2 bên để phản ánh số phát sinh bên nợ và số phát sinh bên có như sổ cái Mẫu sổ kết cấu kiểu 2 bên: Tài khoản: XXX Chứng từ TK Chứng từ Tk Diễn Diễn Số đối Số đối Số giải Số giải tiền Ngày ứng tiền Ngày ứng hiệu hiệu GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 6
Nhóm 8 o Sổ kiểu một bên: là sổ kế toán mà trên đó số phát sinh bên nợ và số phát sinh bên có được bố trí 2 cột cùng một bên của trang sổ như sổ cái. Mẫu kết cấu kiểu một bên: Tài khoản: XXX Chứng từ Số tiền Diến giải Tài khoản dối ứng Số hiệu Ngày Nợ Có o Sổ kiểu nhiều cột: là sổ kế toán dung để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên nợ hoặc bên có của tài khoản trong cùng một trang sổ như sổ cái : Mẫu sổ kết cấu kiểu nhiều cột: Tài khoản: XXX Chứng từ Diễn Tài Ghi nợ (hoặc có) tài khoản Ngày Số Ngày giải khoản Tổng Chia ra ghi sổ tháng đối số Khoả Khoả … ứng n mục n mục 1 2 o Sổ kiểu bàn cờ: là sổ kế toán lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ - như sổ cái Mẫu sổ kết cấu kiểu bàn cờ: Tài khoản: XXX TK ghi TK… TK… TK… TK… TK… TK… TK… Cộng Có Nợ TK ghi Nợ GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 7
Nhóm 8 TK… TK… TK… TK… Cộng Có 5.4. Theo hình thức tổ chức sổ thì sổ kế toán được chia thành 2 loại:  Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán mà các tờ sổ đã được đóng thành từng tập nhất định.  Sổ tờ rơi là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được để riêng rẽ. Trước khi dung sổ sách kế toán phải đảm bảo thủ tục sau đây:  Đối với sổ sách đóng thành quyển • Phải có nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ số hiệu và tên tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, niên độ kế toán và thời kỳ ghi sổ. • Trang đầu sổ phải ghi họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu vào sổ và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay. • Đánh số trang và giữa hai trang đóng dấu đơn vị kế toán. • Trang cuối sổ phải ghi số lượng trang của sổ, Thủ Trưởng đơn vị, kế toán trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và trang cuối.  Đối với sổ tờ rời • Đầu mỗi tờ phải ghi: tên đơn vị kế toán, số thứ tự của tờ rời, số hiệu, tên tài khoản, tháng dùng, họ tên cán bộ ghi sổ. • Các tờ rời trước khi dùng phải được Thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế toán và ghi vào sổ đăng ký, trong đó ghi rõ: Số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngày xuất dùng. • Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp có khoá và thiết bị cần thiết như ngân hàng chỉ dẫn… để tránh xảy ra mất mát lẫn lộn. • Cuối năm mỗi đơn vị kế toán phải lập bảng danh sách tất cả các sổ sach kế toán dùng cho năm sau. Danh sách này lập thành 2 bản: 1 bản gửi đơn vị kế toán cấp trên thay cho báo cáo, 1 bản lưu ở bộ phận kế toán. Trong năm nếu cần mở thêm sổ sách, bộ phận kế toán phải điền thêm vào bản danh sách lưu ở đơn vị đồng thời phải báo cáo cho đơn vị cấp trên biết. Sổ sách kế toán phải ghi kịp thời đầy đủ, kịp thời chính xác, nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ đã được kiểm tra trước khi ghi sổ. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 8
Nhóm 8 Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sổ sách để bảo đảm cho báo cáo kế toán được kịp thời và chính xác . Sổ sách phải giữ sạch sẽ ngăn nắp, chữ và con số phải rõ ràng ngay ngắn không tẩy xoá, không viết xen kẽ, không dán đè, phải tôn trọng dòng kẽ trong sổ sách, không chữa thêm móc thêm trên các khoản giấy trắng giữa hai dòng kẻ hoặc những khoảng giấy trắng ở đầu trang, cuối trang sổ. Mỗi dòng gạch khi cộng sổ cũng phải nằm trên dòng kẻ . Cuối trang phải cộng đuôi, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi: “Chuyển trang sau “và đầu trang sau sẽ ghi “chuyển sang” Sau khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu (tắt chữ V) để tránh việc ghi 2 lần hoặc ghi sót. Cũng có thể viết số trang của sổ sách vào chứng từ đó. Đơn vị kế toán phải khoá sổ từng tháng vào ngày cuối tháng, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào sổ trong tháng đó trước khi khoá sổ. Tài khoản trong tháng phải kết toán xong sau khi hết tháng và trước khi lập báo biểu cuối tháng. Không được khoá sổ trước thời hạn để làm báo biểu trước khi hết tháng và cũng không được làm báo biểu trước khi khoá sổ. Hàng ngày phải khóa sổ tiền mặt. Đơn vị kế toán phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán: • Đối chiếu các sổ phân tích với sổ tổng hợp, ít nhất mỗi tháng một lần. • Đối chiếu với sổ quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày. • Đối chiếu giữa sổ sách kế toán và sổ sách của kho, ít nhất mỗi tháng một lần. • Đối chiếu giữa số tiền gửi ngân hàng với ngân hàng, mỗi tuần lễ một lần. • Đối chiếu số dư chi tiết về các khoản thanh toán nợ và khách hàng với từng chủ nợ, từng khách hàng ít nhất 3 tháng một lần. 6. Phương pháp ghi sổ kế toán Sổ kế toán là một phương tiện vật chất sử dụng trong công tác kế toán. Để đảm bảo sự thống nhất thể hiện các thông tin trên sổ kế toán cần phải qui định những kỹ thuật nhất định. Thông thường người ta thường nói tới các kỹ thuật sau: ð Kỹ thuật mở sổ kế toán. ð Kỹ thuật ghi sổ kế toán. ð Kỹ thuật sửa chữa sổ kế toán. ð Kỹ thuật khoá sổ kế toán. 6.1. Kỹ thuật mở sổ kế toán. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 9
Nhóm 8 Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục nhất định. Đối với sổ kế toán dạng quyển: trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. Đối với sổ tờ rời: đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. Số dư đầu năm thể hiện trong các sổ kế toán được ghi trên căn cứ vào Bảng cân đối kế toán lập vào cuối năm trước. Theo thông lệ quốc tế, sổ kế toán mở sẽ được dùng trong suốt niên độ 12 tháng. Cuối sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người ghi sổ và những người chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu kế toán ghi trong đó. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận. 6.2. Kỹ thuật ghi sổ kế toán Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 10
Nhóm 8 Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định . Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Ghi sổ kế toán phải thực hiện liên tục trong suốt niên độ, khi chuyển sang sổ mà chưa kết thúc kỳ kế toán niên độ thì phải ghi rõ "cộng mang sang" ở trang trước và ghi "cộng trang trước" ở trang tiếp theo. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán. - Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp. 6.3. Kỹ thuật sửa chữa sổ kế toán Trong quá trình ghi sổ kế toán có thể xảy ra những sai sót. Khi phát hiện những sai sót này, dù ở thời điểm nào, thời kỳ nào kế toán cần phải áp dụng các phương pháp sửa chữa sổ phù hợp với tình huống sai sót theo những nguyên tắc thống nhất qui định và phải đảm bảo không được tẩy xoá làm mờ, mất, hoặc làm không rõ ràng số cần sửa. Các loại sai sót kế toán thường gặp bao gồm: ð Ghi sai số liệu ð Bỏ sót nghiệp vụ ngoài sổ ð Ghi lặp nghiệp vụ ð Ghi sai quan hệ đối ứng 6.3.1 Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: Thứ nhất là phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. Thứ hai là phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ). Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 11
Nhóm 8 Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đ. ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính. - Phát hiện ra sai sót sau khi đ. nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”. - Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đ. ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thỉ phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. Thứ ba là phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. 6.3.2 Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót. Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” . Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra. Điều chỉnh sổ kế toán Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài khoản có liên quan. 6.4. Kỹ thuật khoá sổ kế toán Khoá sổ kế toán là việc cộng số phát sinh bên Nợ, bên Có và tính số dư cuối kỳ của tài khoản ghi trong sổ kế toán. Tất cả các sổ kế toán đều phải khoá sổ dịnh kỳ vào ngày cuối cùng của tháng, riêng sổ quĩ tiền mặt phải khoá sổ hàng ngày. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 12
Nhóm 8 1. Khái niệm Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng trong đơn vị nhằm thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hoá thông tin thu nhập từ các chứng từ kế toán để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý. Hình thức kế toán bao gồm các nội dung cơ bản sau: ð Số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ ð Trình tự và phương pháp ghi chép của từng loại sổ ð Mối quan hệ giữa các loại sổ trong quá trình xử lý thông tin. 2. Các hình thức sổ kế toán trong doanh nghiệp Theo Chế độ sổ kế toán doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ. - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. 2.1 HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN: NHẬT KÝ CHUNG GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 13
Nhóm 8 2.1.1 Đặc trưng Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 2.1.2 Trình tự ghi chép  Sổ nhật ký chung: Ghi chép NVKT theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các NV đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái.  Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào BCĐ số phát sinh ---> ghi vào BCĐKT.  Sổ nhật ký đặc biệt (còn gọi là số nhật ký chuyên dùng) và các loại sổ kế toán chi tiết (sổ phụ). Sổ nhật ký chuyên dùng: trong trường hợp NV phát sinh nhiều. ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ chủ yếu. Trình tự: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký Sổ nhật ký Sổ chi đặc biệt chung tiết Bảng tổng Sổ cái hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hằng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 14
Nhóm 8 Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung. 2.2. HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN: NHẬT KÝ - SỔ CÁI 2.2.1 Đặc trưng Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. 2.2.2 Trình tự ghi chép  Nhật ký sổ cái: là một quyển sổ Kế toán TH duy nhất vừa dùng làm số NK ghi chép các NVKT – TCPS theo trình tự thời gian, vừa dùng làm Sổ cái để tập hợp và hệ thống hóa các NV đó theo các TK kế toán.  Số NK – Sổ cái: gồm nhiều trang, mỗi trang chia làm 2 phần: một phần dùng làm sổ nhật ký (cột: ngày tháng, trích yếu nội dung), một phần dùng làm số cái (nhiều cột, mội TK có 2 cột: Nợ - Có)  Các loại sổ kế toán chi tiết: Vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, tào sản CĐ, Khấu hao TSCĐ và NVKD, vốn bằng tiền, phải trả người bán, phải thu khách hàng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, QLDN. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 15
Nhóm 8 Trình tự: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ chi Bảng tổng hợp tiết chứng từ gốc Bảng tổng S ổ Nhật ký - Sổ cái hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú Ghi hằng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đ. ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 16
Nhóm 8 Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký. - Sổ Cái. Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có “Phát sinh” ở phần Nhật ký của tất cả các Tài khoản của tất cả các Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo 2.3 HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN: CHỨNG TỪ GHI SỔ 2.3.1 Đặc trưng Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. 2.3.2 Trình tự ghi chép  Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các tài khoản tổng hợp.  Số đăng ký chứng từ ghi sổ: Là loại sổ sách kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Ngoài ra còn dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 17
Nhóm 8  Các sổ kế toán chi tiết: Vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, tào sản CĐ, Khấu hao TSCĐ và NVKD, vốn bằng tiền, phải trả người bán, phải thu khách hàng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, QLDN. Trình tự Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Sổ đăng ký CTGS Bảng tổng Sổ cái hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi chú Ghi hằng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 18
Nhóm 8 Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. 2.4 HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 2.4.1 Đặc trưng Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản), kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép, sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. 2.4.2 Trình tự ghi chép  Nhật ký chứng từ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh của bên Có của các TK tổng hợp.  Bảng kê: được sử dụng trong các trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp trực tiếp trên nhật ký chứng từ được.  Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh phát sinh Nợ, Có và sổ dư cuối tháng.  Các loại sổ chi tiết: Vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, tào sản CĐ, Khấu hao TSCĐ và NVKD, vốn bằng tiền, phải trả người bán, phải thu khách hàng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, QLDN. Chứng từ gốc và các bảng phân bố Bảng kê Sổ quỹ kiêm Sổ chi báo cáo quỹ tiết Nhật ký Chứng từ Bảng tổng Sổ cái hợp chi tiết GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 19 Báo cáo kế
Nhóm 8 Ghi hằng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết th. được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY TÍNH 2.5.1 Đặc trưng Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. GVDH: ĐỖ KHÁNH LY Trang 20