Đảm bảo thành công khi
ứng dụng CRM - (Phần
2)
(CRM Việt Nam) – Bài viết tuần trước đã đưa ra ba lời khuyên của các
chuyên gia, dựa trên những sai lầm phổ biến nhất của các doanh nghiệp đi
trước khi bắt tay vào ứng dụng CRM: lãnh đạo không tham gia trực tiếp vào
quá trình ứng dụng, các bộ phận không được điều chỉnh phù hợp, coi công
nghệ là yếu tố tiên quyết. Phần tiếp theo này bài viết sẽ đề cập ba sai lầm
phổ biến khác, cũng sẽ rất hữu ích.
4. Lường trước và giảm thiểu tối đa những rủi ro về tài chính.
CRM, giống như các loại hệ thống phần mềm khác luôn cần có một khoản
chi phí để duy trì và nâng cấp thường xuyên. Lãnh đạo cần phải nắm bắt
được điều này và phải chấp nhận nó. Một cách đơn giản có thể hiểu như sau
nếu “x” là số tiền doanh nghiệp bỏ ra để được quyền khai thác, sử dụng một
hệ thống CRM nào đó thì chi phí tương ứng để duy trì, nâng cấp hệ thống
này là “3x”. Điều các doanh nghiệp nên làm là theo dõi chi phí của hệ thống
phải được theo dõi hàng tháng, hàng quý hàng năm và 3 năm một lần.
Thông qua đánh giá rủi ro, tìm hiểu chi phí ban đầu cũng như các loại chi
phí sau này, so sánh với những lợi ích về tài chính khác, có thể nhận thấy
rằng hệ thống CRM trực tuyến có thời gian ứng dụng nhanh hơn và chi phí
ban đầu cũng thấp.
Bằng việc đánh giá giữa các mức chi phí, doanh nghiệp xác định được loại
hệ thống phù hợp với mình, sau đó là doanh nghiệp cần ứng dụng mức độ
nào, phạm vi nào. Doanh nghiệp đôi khi thất bại do họ chỉ nhìn CRM là
gánh nặng về chi phí.
5. Hệ thống phải nhanh chóng mang lại hiệu quả.
Trên thị trường có “vô số” loại hình hệ thống CRM đa dạng về tính năng,
tiện ích đi cùng đó là mức chi phí rất cao. Tuy nhiên doanh nghiệp cần hiểu
rằng đầu tư vào một hệ thống CRM trị giá nhiều triệu đôla cũng đồng nghĩa
với việc doanh nghiệp phải đầu tư vào tái tổ chức nhân sự và các quá trình
hoạt động nhằm thích nghi với hệ thống mới này. Và bởi vì các doanh
nghiệp chưa sẵn sàng cho những sự thay đổi này, thất bại là điều khó tránh
khỏi. Trong khi đó một hệ thống CRM gọn nhẹ, dễ vận hành có thể nhanh
chóng mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của
bạn chỉ thuộc “tầm trung”, bạn không cần thiết phải sử dụng một hệ thống
CRM quá lớn, hoàn hảo. Ứng dụng CRM là một quá trình từng bước một,
bạn không nên vội vàng tuy nhiên sẽ tốt hơn nếu hệ thống CRM đó nhanh
chóng mang lại một ảnh hường tích cực nào đó với hoạt động của doanh
nghiệp.
6. Cần có một kế hoạch dài hạn
Phần 5 khuyên các doanh nghiệp nên sử dụng một loại hình hệ thống phù
hợp, nhỏ gọn, hiệu quả không cần có quá nhiều chức năng. Do vậy, hiện tại,
nếu doanh nghiệp của bạn chỉ cần một công cụ hỗ trợ bán hàng, doanh
nghiệp chỉ cần sử dụng giải pháp SFA là đủ; đảm bải hiệu quả và kinh tế.
Tuy nhiên bạn cũng cần cân nhắc kỹ, vì hệ thống này không tích hợp được
với các hệ thống khác nên khi doanh nghiệp pháp sinh các yêu cầu phụ trợ
khác, giải pháp SFA này không sử dụng được nữa. Như đã nói ở trên, ứng
dụng CRM là cả một quá trình lâu dài, vì vậy doanh nghiệp cần tính toán
trước kế hoạch “đường đi nước bước trong tương lai” nếu không bạn sẽ mất
tiền và thời gian mua hay tích hợp thêm những tính năng mà trước đó đã bị
coi là “không cần thiết”