LỜI NÓI ĐẦU
Trong cuộc sống hàng ngày chúng ta luôn cần Kiểm Soát chi tiêu để có
tiền dành dụm, sử dụng cho các lĩnh vực khác. Các tổ chức kinh doanh, các
doanh nghiệp, một quốc gia dù theo con đường phát triển nào thì việc kiểm
soát chi phí như là một hoạt động tất yếu khách quan. Tất cả đều phải hướng
tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi để tái đầu tư cho tương lai, cạnh tranh, tồn tại
và phát triển.
Trong cuốn “Bàn về Kiểm Kê, Kiểm Soát” Lênin đã viết “Khó khăn
chủ yếu ở trong lĩnh vực kinh tế là thực hiện ở khắp mọi nơi và hết sức
nghiêm ngặt sự kiểm kê, kiểm soát việc sản xuất và phân phối sản phẩm cũng
như tăng năng suất lao động...” (1). Với vai trò quan trọng đó “Kiểm soát chi
phí” trở thành một khâu quan trọng, cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ
của mỗi quốc gia, doanh nghiệp và cả cá nhân.
Để “Kiểm soát chi phí”thì cần phải đến sự chủ động cả bản thân tổ
chức, doanh nghiệp và yếu tố khách quan đó là sự tác động của quản lý nhà
nước. Trong khuôn khổ của đề án môn học em xin nghiên cứu yếu tố chủ
quan đó là “ Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp “, một chức năng trong
quá trình quản lý, với mục tiêu là sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí bỏ
ra.
Với tính chất nội dung đề tài em chỉ xin đưa ra những nội dung mang
tính lý luận, tính thực tế của vấn đề nghiên cứu trong nền kinh tế hỗn hợp mà
nước ta đang hướng tới hiện nay chỉ ở mức dộ mô phỏng.
Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong
doanh nghiệp, cộng với nhận thức tình hình thực tế các doanh nghiệp nước ta
hiện nay em đã chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp”.
Nội dung của đề án được thể hiện qua ba phần:
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ
CHƯƠNG II: NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ
CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP CHUNG CỦA KIỂM SOÁT CHI PHÍ
Do nhận thức và thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế có hạn, đối
tượng nghiên cứu lại rất rộng và phức tạp, do vậy bài viết của em không thể
tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được ý kiến
đóng góp của các thầy cô để bài viết của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Đỗ Thị Hải Hà đã hướng dẫn em
hoàn thành đề án này.
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm2003
CHƯƠNG I
LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ
I. KHÁI NIỆM VÀ NỘI DUNG CHI PHÍ
1. Khái niệm:
Trước hết chúng ta thấy rằng chi phí là một phạm trù kinh tế hết sức
trìu tượng và phức tạp. Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất, kinh
doanh hàng hoá phải hao phí một số lao động nhất định, bao gồm lao động vật
hoá biểu hiện dưới hình thái giá trị gọi là tư bản bất biến và lao động sống
biểu hiện dưới hình thái giá trị là tư bản khả biến. Đó là hai loại chi phí được
gọi chung là hao phí lao động thực tế của xã hội để tạo ra giá trị của hàng hoá.
Trong cuốn giáo trình “ Kinh tế chính trị Mác- Lênin” tập I của trường
Đại học Kinh tế quốc dân, chi phí được định nghĩa là “ Một bộ phận của giá
trị hàng hoá, là số tư bản đã hao phí để sản xuất ra hàng hoá ấy”.
Tuy nhiên, để có sự nhìn nhận toàn diện và sát thực về chi phí, chúng
ta sẽ sử dụng khái niệm về chi phí được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế
toán, kiểm toán, “ Chi phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của hao phí
lao động sống, hao phí lao động vật hoá và chi phí cần thiết khác mà doanh
nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ
nhất định”.
Qua khái niệm này chúng ta thấy rằng chi phí khác với chi tiêu. Chi
tiêu đó là hoạt động hàng ngày với những thời điểm cụ thể, trong khi chi phí
chúng ta xét trong một thời kỳ, gắn với mục tiêu nhất định. Như vậy chi phí
gồm rất nhiều hoạt động chi tiêu khác nhau, chi mua nguyên vật liệu, thuê lao
động...
2. Phân loại chi phí.
Thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cho thấy tổng chi phí của một
doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí như: chi phí mua nguyên vật liệu,
chi tiền lương, tiền thưởng, chi tiền điện, nước và các nhiên liệu khác, chi phí
mua các dịch vụ; từ dịch vụ vận chuyển đến vệ sinh, chi phí bán hàng, chi phí
bao bì quảng cáo, chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay
chi phí cho nhân viên văn phòng....
Các khoản chi phí hết sức đa dạng, phức tạp. Muốn sử dụng chúng có
hiệu quả chúng ta cần kiểm soát, muốn kiểm soát chúng ta cần nhận biết và
hiểu nội dung các chi phí, vì vậy cần phân loại chi phí.
Có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau và một khoản mục chi phí có thể
được liệt kê vào nhiều loại chi phí khác nhau, nhưng để dễ kiểm soát chúng ta
chỉ xem những tiêu chí phân loại mà ở đó nhà quản lý dễ nhận biết và kiểm
soát.
2.1. Theo đối tượng chi phí.
Xét theo đối tượng chi phí đó là chúng ta quan tâm đến các khoản chi
đó là chi phí cho cái gì, và như vậy ta có thể chia thành ba loại cơ bản: chi phí
lao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung.
2.1.1. Chi phí lao động
Đó là tổng các khoản tiền liên quan đến công nhân viên. Chẳng hạn
như các khoản tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi xã hội...Nhưng lao động thì lại
có lao động vât hoá, lao động sống, có thể biến đổi hoặc không biến đổi theo
khối lượng sản phẩm hàng hoá sản xuất ra, vì vậy cũng có thể phân loại chi
phí.
Chi phí lao động trực tiếp.
Chi phí lao động trực tiếp bao gồm tiền lương và các khoản tính theo
lương phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nó có thể
phân bổ cho toàn bộ một đơn vị sản phẩm cụ thể. Có thể nêu một vài ví dụ về
lao động trực tiếp như: Sơn một sản phẩm đồ gỗ, sửa chữa một chi tiết máy,
giao dịch với khách hàng...
Và chi phí cho các lao động thực hiện các công việc đó được coi là chi
phí lao động trực tiếp.
Chi phí lao động gián tiếp.
Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản trích
khác có liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một đơn vị sản
phẩm cụ thể. Sau đây là một số ví dụ về lao động gián tiếp: chi phí bảo dưỡng
máy móc, chi phí điều hành hoạt động của bộ phận tiếp thị, chi phí vệ sinh nơi
làm việc... chúng ta thấy rằng không thể phân bổ các khoản chi phí lao động
trên một đơn vị sản phẩm một cách trực tiếp, mặc dù chúng rất cần thiết cho
toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Ở đầy khái niệm trực tiếp và gián tiếp không có nghĩa là trực tiếp và
gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất. Mà trực tiếp và gián tiếp ở đây liên
quan đến việc tính chi phí. Do đó tiền lương của một công nhân có thể là chi
phí gián tiếp nếu doanh nghiệp trả lương theo tháng và anh ta tham gia vào
nhiều quá trình sản xuất ra các sản phẩm khác nhau.
Để hiểu rõ hơn lao động trực tiếp và lao động gián tiếp chúng ta sẽ
xem xét qua ví dụ về bảng thời gian thực hiện công việc được áp dụng ở hầu
hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bộ phận
phân
xưởng A
Công việc đã
hoàn thành
Nguyên vật
liệu đã dùng
Thời gian
bắt đầu
Thời gian
kết thúc
Tổng số
thời gian
Thứ 2 Vận hành máy 8
Thứ 3 Vệ sinh 8
Thứ 4 Vận hành máy 8
Thứ 5 Vận hành máy 8
Thứ 6 Bảo dưỡng 8
Thứ 7 Vận hành máy 8
Chủ nhật
Ta thấy rằng 32 giờ đã được sử dụng để vận hành máy móc sản xuất.
Đây là những giờ lao động trực tiếp vì chúng có thể được phân bổ trực tiếp
cho sản phẩm sản xuất ra. Ngoài 8 giờ được sử dụng để làm vệ sinh, 8 giờ
được sử dụng để bảo dưỡng. Đây là những giờ lao động gián tiếp do chúng
không thể phân bổ trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm.
Muốn cho công việc quản lý theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là
xây dựng được bảng theo dõi thời gian thực hiện công việc hoặc các công cụ
