Đề cương ôn tập Quản trị học đại cương

Chia sẻ: Hồ Duyên | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:20

Thêm vào BST

Báo xấu

621
lượt xem 62
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề cương ôn tập Quản trị học đại cương bao gồm các câu hỏi ôn tập và hướng dẫn trả lời cho các chủ đề của môn học Quản trị học như phương pháp luận tiếp cận quản trị học hiện đại, phân loại các chức năng quản trị, cơ cấu tổ chức và truyền thông trong tổ chức,... nhằm giúp sinh viên củng cố kiến thức và chuẩn bị tốt cho các kì thi môn học chuyên ngành.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề cương ôn tập Quản trị học đại cương

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI CƯƠNG Câu 1: Quản trị là gì? Vì sao nói quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu chung. Hãy cho ví dụ thực tế để minh họa. Quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung. Vì sao quản trị là hoạt động cần thiết đối với mọi tổ chức? Không phải mọi tổ chức đều tin rằng họ cần đến quản trị. Trong thực tiễn, một số người chỉ trích nền quản trị hiện đại và họ cho rằng người ta sẽ làm việc với nhau tốt hơn và với một sự thỏa mãn cá nhân nhiều hơn, nếu không có những nhà quản trị. Họ viện dẫn ra những hoạt động theo nhóm lý tưởng như là một sự nỗ lực ‘đồng đội’. Tuy nhiên họ không nhận ra là trong hình thức sơ đẳng nhất của trò chơi đồng đội, các cá nhân tham gia trò chơi đều có những mục đích rõ ràng của nhóm cũng như những mục đích riêng, họ được giao phó một vị trí, họ chấp nhận các qui tắc/luật lệ của trò chơi và thừa nhận một người nào đó khởi xướng trò chơi và tuân thủ các hướng dẫn của người đó. Điều này có thể nói lên rằng quản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức. Thật vậy, quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung. Hoạt động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể, nếu mỗi cá nhân tự mình làm việc và sống một mình không liên hệ với ai thì không cần đến hoạt động quản trị. Không có các hoạt động quản trị, mọi người trong tập thể sẽ không biết phải làm gì, làm lúc nào, công việc sẽ diễn ra một cách lộn xộn. Giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau. Những hoạt động quản trị sẽ giúp cho hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một hướng. Một hình ảnh khác có thể giúp chúng ta khẳng định sự cần thiết của quản trị qua câu nói của C. Mác trong bộ Tư Bản: “Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải có người chỉ huy, người nhạc trưởng”. Câu 2: Tại sao nói quản trị vừa là khoa học vừa là nghệ thuật? Hãy cho một ví dụ do thiếu nghệ thuật trong quản trị làm cho kết quả quản trị không đạt được mục tiêu đã đề ra. Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Quản trị là Khoa học vì theo định nghĩa trên tiến trình bước 1 là hoạch định công việc, bước 2 là tổ chức thực hiện công việc, bước 3 là lãnh đạo chỉ đạo thực hiện công việc, bước 4 là kiểm tra giám sát công việc từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo công việc để công việc đạt mục tiêu đã hoạch định do vậy Quản trị là một khoa học. Quản trị là nghệ thuật vì: Lãnh đạo được xác định như là sự tác động mang tính nghệ thuật, hay một quá trình gây ảnh hưởng đến người khác sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức. 1
2.1 Quản trị là khoa học: Quản trị là một lĩnh vực hoạt động khoa học kinh tế xã hội phức tạp và có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội. Tính khoa học của quản trị dựa trên một số các yếu tố: Dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về quy luật tự nhiên, kỹ thuật và xã hội. Ngoài ra quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của triết học, kinh tế học, ứng dụng các thành tựu của khoa học, toán học, công nghệ… Tính khoa học đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên nguyên tắc quản trị. Tính khoa học còn đòi hỏi quản trị phải dựa trên sự định hướng cụ thể, đồng thời đòi hỏi phải nghiên cứu toàn diện. 2.2 Quản trị là nghệ thuật: Việc tiến hành các hoạt động quản trị trong thực tế, trong những điều kiện cụ thể được xem vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. Trong bối cảnh kinh tế xã hội của thế giới hiện đại ngày nay, công tác quản trị trên hầu hết các lĩnh vực không thể không vận dụng các nguyên tắc, phương pháp quản lý, đòi hỏi cán bộ quản trị phải có được một trình độ đào tạo nhất định. Nghệ thuật quản trị các yếu tố nhằm đạt mục tiêu đề ra cho toàn hệ thống hay tổ chức được xem xét. Nghệ thuật quản trị là những “bí quyết” biết làm thế nào đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao. Chẳng hạn, nghệ thuật dùng người, nghệ thuật ra quyết định, nghệ thuật giải quyết các vấn đề ách tắc trong sản xuất, nghệ thuật bán hàng, nghệ thuật giải quyết mâu thuẫn… Với nội dung trình bày như trên, có thể thấy hai yếu tố khoa học và nghệ thuật của quản trị không loại trừ nhau mà bổ sung cho nhau và cả hai đều cần thiết và có ý nghĩa quan trọng. Khoa học về quản trị ngày càng tiến triển và hoàn thiện sẽ tạo cơ sở tốt hơn cho nâng cao trình độ và hiệu quả của nghệ thuật quản trị. Câu 3: Muốn quản trị một cách có hiệu quả nhà quản trị phải thực hiện chức năng gì? Hãy nêu tóm tắt nội dung cơ bản của mỗi chức năng đã được sử dụng như thế nào? Tại sao nhà quản trị phải thực hiện chức năng nói trên theo một thứ tự đã được xác định. Muốn quản trị một cách có hiệu quả nhà quản trị phải thực hiện chức năng: Chức năng hoạch định. Chức năng tổ chức. Chức năng lãnh đạo. Chức năng kiểm tra. Nội dung cơ bản của mỗi chức năng đã được sử dụng:  Chức năng hoạch định. Muốn quản trị phải thực hiện ~ nhiệm vụ căn bản ta gọi là ~ chức năng của quản trị. + Xác định mục tiêu của hđ... + Xây dựng chiến lược tổng quát (chiến lược là văn bản trình bày). Quan điểm. Phương châm. 2
Mục tiêu chung. Các giải pháp có tính toàn cục về phát triển 1 hoặc 1 số lĩnh vực trong thời gian dài. + Thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp các hđ thực hiện mục tiêu.  Chức năng tổ chức. Xác định ~ việc phải làm. Người nào phải làm. Sự phối hợp hđ. Bộ phận nào sẽ được hình thành. Quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập ntn? Hệ thống các quyền hành được thiết lập ntn?  Chức năng lãnh đạo. + Yêu cầu khách quan của việc phải thực hiện chức năng lãnh đạo. Một tổ chức bao giờ cũng bao gồm 1 tập thể người. Mỗi người trong tập thể đó có tính khí riêng, có hoàn cảnh riêng, có vị trí khác nhau. Người lãnh đạo muốn lãnh đạo mọi người thực hiện quết định vào mục tiêu kế hoạch đã đặt ra phải: * Biết cơ động, hành vi của người dưới quyền. * Biết động viên lãnh đạo, điều khiển ~ người khác. * Chọn lọc ~ phong cách lãnh đạo phù hợp với ~ đối tượng và hoàn cảnh của đối tượng. Phát huy được sở trường của mình. + Trên cơ sơ hiểu biết về đối tượng để giải quyết các xung đột giữa các thành viên và thắng được sức ý của các thành viên trước ~ sự thay đổi.  Chức năng kiểm tra + Yêu cầu khách quan của việc thực hiện chức năng này là sau khi đạt được: Mục tiêu đã được xác định. Kế hoạch đã được thông qua. Cơ cấu tổ chức đã được hình thành. Con người đã được tuyển dụng, huấn luyện, động viên, nhưng công việc vẫn có thể thất bại. Do đó cần thiết phải tiến hành kiểm tra. + Yêu cầu kiểm tra. Xác định kết quả. So sánh kết quả đạt được trong thực tế với kết quả đã dược xác định trong kế hoạch. + Mục tiêu kiểm tra đảm bảo cho tổ chức, cơ quan, đơn vị hđ đúng hướng, hoàn thành đúng mục tiêu đã đề ra. Nhà quản trị phải thực hiện chức năng nói trên theo một thứ tự đã được xác định vì: ~ chức năng trên đây là ~ chức năng phổ biến đối với mọi hđ của các nhà quản trị dù cho là Tổng giám đốc, Hiệu trưởng, trưởng phòng chuyên môn. 3
~ chức năng này tuy là phổ biến phải thực hiện nhưng hk đồng nhất vì phải phụ thuộc vào đặc điểm môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình,... mà tổ chức ấy hđ. Do đó nhà quản trị có thể hđ khác nhau ở mức độ, phạm vi, phương pháp, song bản chất quản trị và việc thực hiện các chức năng quản trị là như nhau. Câu 4: Ai là quản trị trong một cơ quan tổ chức? Hãy cho ví dụ cụ thể trong một công ty, trong một trường đại học (hoặc một bệnh viện) thì ai là nhà quản trị ai không phải là nhà quản trị. Các nhà quản trị hoạt động trong một tổ chức. Các nhà quản trị làm việc trong các tổ chức, nhưng không phải ai trong tổ chức đều là nhà quản trị. Nhà quản trị, phân biệt với những nhân viên khác là những người chịu trách nhiệm về công việc của những người khác tại mọi cấp trong bất kỳ loại cơ sở nào, ví dụ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng hay một tổng giám đốc... Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu. Ví dụ: Trong 1 công ty nhà quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc,...Những người hk phải là nhà quản trị là những nhân viên. Câu 5: Nhà quản trị giữ vai trò như thế nào trong một tổ chức? Theo em thì vai trò nào là quan trọng nhất? Vì sao? cho ví dụ minh họa. Vai trò của nhà quản trị  Loại vai trò quan hệ tương tác giữa người và người: Vai trò tượng trưng: Thể hiện như một biểu hiện về quyền lực pháp lý, thực hiện nhiệm vụ mang tính nghi lễ, hình thức. Vai trò người lãnh đạo: Động viên, đôn đốc, thúc đẩy cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ. Vai trò liên kết: Là chiếc cầu nối, truyền thông, liên kết mọi người trong và ngoài tổ chức.  Loại vai trò truyền thông: Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý tất cả các loại thông tin. Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao những thông tin cho cấp dưới, báo cáo thông tin cho cấp trên. Người phát ngôn của tổ chức: Chuyển giao những thông tin chọn lọc cho những người bên ngoài công ty.  Loại vai trò thương thuyết; Vai trò thương thuyết, thay mặt cho tổ chức, tiến hành đàm phán, ký kết các hợp đồng, thay mặt cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động.  Loại vai trò ra quyết định: 4
Doanh nhân: Khởi xướng các thay đổi bên trong tổ chức. Người giải quyết xung đột: Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết, hòa giải và xử lý những xung đột. Điều phối các nguồn lực: Quyết định phân chia các nguồn lực trong tổ chức cho từng bộ phận hay dự án. Nhà thương lượng: Tham gia thương lượng với các đối tác để đem lại ổn định và quyền lợi cho tổ chức. Câu 6: Để thực hiện đúng vai trò của mình trong quản trị nhà quản trị phải rèn luyện những kỹ năng cơ bản gì? Theo em vì sao kỹ năng nhân sự lại cần thiết như nhau đối với cả 3 cấp quản trị (cấp cao, giữa, cơ sở). Hãy cho một ví dụ minh họa do không thực hiện tốt kỹ năng nhân sự nhà quản trị khó thực hiện được công việc quản trị của mình. Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) hoặc chuyên môn/nghiệp vụ: Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nối cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Ví dụ việc thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí .v.v... Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp. Kỹ năng nhân sự (human skills): Là những kiến thức liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự. Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ quản trị viên nào là biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc. Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh. Kỹ năng nhận thức hay tư duy (conceptual skills): Là cái khó hình thành và khó nhất, nhưng nó lại có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp. Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức. Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề ... Biết cách làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấp nhận được trong một tổ chức. Các nhà quản trị cần có 3 kỹ năng trên nhưng tầm quan trọng của chúng tùy thuộc vào các cấp quản trị khác nhau trong tổ chức. Ở những cấp quản trị càng cao thì càng cần nhiều những kỹ năng về tư duy. Ngược lại ở những cấp quản trị càng thấp, thì càng cần nhiều kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật. Kỹ năng về nhân sự thì ở đâu, ở cấp nào cũng cần và cũng đều là quan trọng. Mặc dù vậy, trên thực tế thường đòi hỏi cụ thể về mức độ kỹ năng nhân sự có thể có sự khác nhau tùy theo loại cán bộ quản trị, nhưng xét theo quan điểm của nhiều nhà kinh tế thì nó lại đóng vai trò quan trọng nhất, 5
góp phần làm cho các nhà quản trị thực hiện thành công các loại kỹ năng khác của mình và góp phần vào việc đạt được thành công về mục tiêu chung của cả tổ chức. Câu 7: Hoach đinh la gì? Hoach đinh la co vai tro va y nghia ntn trong hoat ̣ ̣ ̀ ̣ ̣ ̀ ́ ̀ ̀ ́ ̃ ̣ đông quan tri. Cho 1 vi du minh hoa, vê vai tro va y nghia đa nêu. ̣ ̉ ̣ ́ ̣ ̣ ̀ ̀ ̀ ́ ̃ ̃ * Hoạch định thường được hiểu là tất cả các công việc quản trị có liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai, đó là quá trình xác định mục tiêu, chiến lược và các biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường hoạt động của tổ chức luôn luôn biến động. * Vai trò, ý nghĩa của hoạch định: 1. Trước khi tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, nhà quản trị phải thực hiện chức năng hoạch định, tức là phải xác định rõ: Mục tiêu mà tổ chức phải hoàn thành. Thiết lập một chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu đề ra. Xây dựng một hệ thống kế hoạch của các bộ phận qua từng thời kì để thực hiện chiến lược tổng thể. Khi đã xác định được rõ những yếu tố trên, nhà quản trị chắc chắn sẽ có được những nền tảng vững chắc để đưa ra được một chiến lược hiệu quả cho cơ quan, tổ chức của mình. Vd 1: Một doanh ngiệp trước khi thực hiện tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra thì trước tiên nhà quản trị phải xác định mục tiêu là mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, sau đó thiết lập một chiến lược tổng thể là nâng chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu m ã phong phú đa dạng. Cuối cùng xây dựng kế hoạch cụ thể là giao cho từng bộ phận đảm nhận các công việc cụ thể để đạt được mục tiêu. Vd 2: Trưởng khoa Lịch Sử đưa ra kế hoạch phấn đấu đến 2015, Khoa sẽ trở thành khoa có số lượng sinh viên xuất sắc đạt 80%. Kế hoạch này được đưa xuống cho các trưởng bộ môn. Mỗi trưởng bộ môn lại đưa ra chương tr ình để thực hiện kế hoạch đó. Chẳng hạn, Trưởng bộ môn Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đề ra chương trình: mở thêm các lớp tập huấn nghiệp vụ cho sinh viên năm cuối, lớp kĩ năng mềm cho tất cả các sinh viên… 2. Công tác hoạch định là cần thiết với tất cả các cấp của quản trị trong một tổ chức. Đối với nhà quản trị cấp cao, công tác hoạch định có vai trò quan trọng h ơn vì nó ảnh hưởng đối với tất cả một tổ chức, một cơ quan. Hoạch định của nhà quản trị cấp cao thường dành cho tương lai, cho chiến lược chung của tổ chức, đơn vị. Đối với quản trị viên cấp dưới thì họ tập trung lập kế hoạch ngắn hạn cho từng bộ phận. Vd: Công ty TNHH Toyo tại TP HCM muốn mở thêm chi nhánh ở tỉnh Đồng Nai. Giám đốc công ty Toyo sẽ đưa ra hoạch định về cơ cấu nhân sự ở chi nhánh mới.Sau khi hoạch định xong, Giám đốc chỉ thị xuống cho Trưởng phòng nhân sự sẽ lập nên kế hoạch ngắn hạn về tuyển nhân sự, đề cử ai làm Giám đốc chi nhánh mới. 6
 Đối với quản trị viên cấp dưới thì họ tập trung lập kế hoạch ngắn hạn cho từng bộ phận. VD: Công ty A muốn mở thêm chi nhánh ở tỉnh Đồng Nai. Giám đốc công ty đó sẽ đưa ra hoạch định về cơ cấu nhân sự ở chi nhánh mới. Sau khi hoạch định xong, Giám đốc chỉ thị xuống cho trưởng phòng nhân sự sẽ lập nên kế hoạch ngắn hạn về tuyển nhân sự. Đề cử ai làm giám đốc chi nhánh mới. VD: công ty nước giải khát PEP SI muốn tăng thêm sản phẩm trong dịp tết sắp tới thì trước tiên người quản lý phải xuống các cơ sở để nắm bắt tình hình thị trường, mức tiêu thụ của người tiêu dùng tăng hay giảm, họ thích loại nước nào hơn và tính toán dự doán xem mức tiêu thụ trong thời gian tới để từ đó đề ra kế hoạch sản xuất. 3. Công tác hoạch định giúp cho các nhà quản trị chủ động hơn trong việc phải đối phó với bất trắc xảy ra, tập trung được nỗ lực của các thành viên, trong tổ chức luôn hướng vềmục đích, nhờ đó giảm được các chi phí phát sinh do sai lầm trong việc làm vô ích, thừa thãi đối với việc hướng về mục tiêu. VD: Giám đốc doanh nghiệp sản xuất tôn Tân Thành trước khi lập kế hoạch sản xuất tôn trong năm tới đã dự đoán được trước nhu cầu của thị trường đối với các loại tôn khác nhau nên khi lập kế hoạch sản xuất đã cắt giảm những loại tôn không được ưa chuộng, tăng những loại tôn bán chạy. Khi thị trường biến động như dự đoán của Giám đốc, doanh nghiệp Tân Thành đã tránh được sự thiệt hại. 4. Công tác hoạch định còn làm dễ dàng cho việc kiểm tra vì có cơ sở từ trước. VD: Xí nghiệp sản xuất snack Oishi dự kiến trong đợt hè năm 2013 sẽ tăng gia sản xuất sản phẩm của mình lên 20% so với cùng kì năm ngoái để mở rộng thị trường . Do đã có kế hoạch từ trước nên trước khi đến thời điểm hoàn thành như dự kiến, Giám đốc có thể cử người kiểm tra bộ phận sản xuất, kho sản phẩm để biết sản phẩm đã đủ số lượng hay chưa. Vd: công ty nước giải khát PEP SI đó sau khi đề ra kế hoạch cho việc tăng sản phẩm mới thì đồng thời họ cũng đưa ra những quy định là nhân viên phải hoàn thành công việc đúng thời hạn để đưa sản phẩm mói ra thị trường vào dịp tết. nhân viên đi làm phải đúng giờ. nếu ai không hoàn thành được đúng thời gian quy định thì sẽ chịu các hình thức xử phạt của công ty ̣ ̣ ̉ ́ ̣ Câu 8: Trong hoach đinh phai xac đinh kê hoach. V ́ ̣ ậy người ta co thê xac đ ́ ̉ ́ ịnh kê ho ́ ạch theo nhưng tiêu chi nào? Hãy phân biêt s ̃ ́ ̣ ự khac nhau gi ́ ữa kế hoạch chiên l ́ ược va kê ho ̀ ́ ạch chiến thuât. Cho ví d ̣ ụ minh hoa.̣ * Khái niệm kế hoạch Kế hoạch là những dự định của nhà quản trị cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản trị và nguồn lực được chương trình hóa. * Người ta phân loại kế hoạch theo những tiêu chí sau: 1) Theo tính chất của kế hoạch 2) Theo tiêu chí của thời gian, các tổ chức có thế có kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. 7
3) Theo tiêu chí mục tiêu, kế hoạch của tổ chức có thể được chia thành kế hoạch định hướng và kế hoạch cụ thể. 4) Theo tiêu chí thường xuyên áp dụng, các kế hoạch của tổ chức được chia thành các loại: kế họach thường trực và kế hoạch sử dụng một lần. 5) Theo cấp tổ chức có kế hoạch của toàn tổ chức, kế hoạch của đơn vị trực thuộc. Theo tính chất của kế hoạch, bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật + Kế hoạch chiến lược: kế hoạch dùng cho toàn bộ một tổ chức, xác định mục tiêu tổng thế mà tổ chức đó mong muốn hoàn thành và định vị tổ chức đó trong xã hội. VD: Kế hoạch chiến lược phát triển trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn giai đoạn 2010 2015; Kế hoạch phát triển kinh tế của đất n ước: phấn đấu đến năm 2020, nước ta chính thức trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại; + Kế hoạch chiến thuật (kế hoạch hành động): thường được gọi là kế hoạch. Kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở chiến lược, là chương trình hành động chi tiết của kế hoạch chiến lược. VD: Kế hoạch phát triển Khoa Lịch sử năm học 2012 2013; Kế hoạch chi tiêu 6 tháng đầu năm 2013 của Công ty may mặc Hòa Bình… Theo tiêu chí thời gian, các tổ chức có kế hoạch dài hạn và ngắn hạn. + Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có thời gian một năm. Kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi trong môi trường hoạt động của một tổ chức. VD: Kế hoạch xuất khẩu than, kế hoạch nhập khẩu hàng may mặc... + Kế hoạch dài hạn trên một năm là kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch chiến l ược trong thời gian trên một năm cho đến năm năm. VD: Siêu thị điện máy Nguyễn Kim đề ra kế hoạch trong 5 năm tới (2013 – 2018) sẽ mở thêm 5 chi nhánh mới ở các tỉnh của vùng Đông Nam Bộ. Dự kiến năm thứ nhất sẽ mở chi nhánh ở tỉnh Đồng Nai, năm thứ 2 sẽ mở chi nhánh ở tỉnh Bình Dương, năm thứ 3 mở chi nhánh ở tỉnh Tây Ninh, năm thứ 4 mở chi nhánh ở tỉnh Long An và năm thứ 5 mở thêm chi nhánh ở tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Theo tiêu chí mục tiêu, kế hoạch của một tổ chức có thể chia thành kế hoạch định hướng và kế hoạch cụ thể. + Kế hoạch định hướng là kế hoạch thích hợp với các tổ chức hoạt động trong môi trường thường xuyên có sự thay đổi, biến động và tổ chức phải luôn luôn linh hoạt để thích nghi như môi trường kinh doanh, dịch vụ, du lịch. + Kế hoạch cụ thể nhằm xác định rõ ràng những việc phải làm để đạt được mục tiêu đề ra. VD: Trong doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc đề ra kế hoạch định hướng là tăng gia sản xuất thì kế hoạch cụ thể sẽ bao gồm: các kế hoạch hợp tác, kế hoạch tuyển dụng nhân sự, kế hoạch nhập khẩu máy móc… Theo tiêu chí thường xuyên áp dụng, các kế hoạch của tổ chức được chia thành hai loại: kế hoạch thường trực và kế hoạch sử dụng một lần. 8
+ Kế hoạch thường trực là kế hoạch hướng dẫn cho các hoạt động xảy ra thường xuyên làm căn cứ thực hiện như các thủ tục, chính sách, quy định. VD: Kế hoạch nâng cao tay nghề, kế hoạch sử dụng nguồn lực... trong một công ty. + Kế hoạch sử dụng một lần: được sử dụng cho một tình huống cụ thể hay một thời kì cụ thể, đó là các dự án, chương trình và ngân sách. VD: Kế hoạch hỗ trợ đồng bào bão lụt, kế hoạch xây dựng cầu vượt Hàng Xanh (TP HCM) để giảm tình trạng tắc đường… Theo cấp tổ chức có kế hoạch của toàn tổ chức, kế hoạch của các đơn vị trực thuộc. VD: Giám đốc công ty TNHH sản xuất thú nhồi bông đề ra kế hoạch đổi mới mẫu mã sản phẩm. Để thực hiện được kế hoạch đó, các phòng ban phải đề ra kế hoạch cho phòng mình. Phòng Thiết kế phải đề ra kế hoạch thiết kế mới, Phòng Tài chính phải đề ra kế hoạch chi tiêu cho phù hợp, Phòng Marketing phải có kế hoạch quảng bá sản phẩm mới... Câu 9: Quy trình hoạch đinh chiên l ̣ ́ ược bao gôm mây b ̀ ́ ươc? Hay trinh bay ́ ̃ ̀ ̀ nôi dung c ̣ ơ ban cua b ̉ ̉ ươc 2. Phân tich môi tr ́ ́ ương va cho biêt y nghĩa cua phân ̀ ̀ ́ ́ ̉ tich mt trog hoach đinh. Cho ví d ́ ̣ ̣ ụ minh hoa. Quy trình hoạch định chiến lược bao gồm 5 bước: Bước 1: Xác định nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức. Bước 2: Phân tích môi trường. Bước 3: Phân tích nội bộ tổ chức. Bước 4: Nhận ra các phương án chiến lược và chọn chiến lược cho phù hợp. Bước 5: Thực thi chiến lược và đánh giá. Nội dung cơ bản của bước 2: + Môi trường hđộng của 1 tổ chức bao gồm ~ yếu tố, ~ lực lượng, ~ thể chế nằm ngoài tổ chức, nhà quản trị không thể kiểm soát được, nhưng chúng lại có ảnh hưởng đến hđ của tổ chức đó. + Môi trường của 1 tổ chức được chia thành 2 loại, môi trường vĩ mô và môi trường vi mô. Môi trường vi mô còn gọi là môi trường tổng quát, là ~ yếu tố ảnh hưởng đến tất cả mọi ngành và mọi tổ chức bao gồm cả các yếu tố kinh tế, ctrị, pháp luật, văn hóa, xh, tự nhiên và công nghệ. Môi trường vi mô còn gọi là môi trường cạnh tranh là ~ yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức cụ thể. Ví dụ: Các khách hàng, các đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, các điều kiện bên ngoài, kết cấu hạ tầng, tình trạng quản lý của địa phương. + Mục đích của phân loại môi trường. Tìm ra cơ hội, thời cơ. Tìm ra mối đe dọa, nguy cơ trên cơ sở đó, nhà quản trị xđ được điểm mạnh, điểm yếu để phát huy hoặc kiềm hãm nhằm làm cho hđ quản trị có hiệu quả. 9
Câu 10: Tô ch ̉ ưc la gì? Công tac tô ch ́ ̀ ́ ̉ ức la gì? Y nghĩa va muc tiêu cua công ́ ̀ ̣ ̉ tac tô ch ́ ̉ ưc trong quan tri. ́ ̉ ̣ Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Công tác tổ chức bao gồm việc thành lập các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết; Xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ với quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó (giữa các cơ cấu của một cơ quan). Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo nên 1 môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận nhằm phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, góp phần vào sự hình thành mục tiêu chung. (Môi trường thuận lợi là sự phân công trách nhiệm ràng, không trùng lắp dẫm chân lên nhau). Câu 11: Tâm han quan tri la gì? Tâm han quan tri co liên quan gì đên tâng nâc ̀ ̣ ̉ ̣ ̀ ̀ ̣ ̉ ̣ ́ ́ ̀ ́ trung gian trong 1 tô ch̉ ưc. ́ +Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân sự cấp dưới mà nhà quản trị có thể trực tiếp điều khiển một cách tốt đẹp (nhà quản trị có thể giao việc, kiểm tra, hướng dẫn và điều khiển). + Ý nghĩa của việc xác định tầm hạn quản trị đối với việc thiết kế bộ máy tổ chức  Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng đến số cấp quản lý. Nếu tầm hạn quản trị hẹp sẽ làm tăng số cấp quản lý, nhiều tầng nấc trung gian. Ngược lại nếu tầm hạn quản trị rộng sẽ giảm được số cấp quản lý trung gian  Đối với mỗi loại tầm hạn quản trị đều có những ưu và nhược điểm nhất định: Tầm hạn quản trị rộng:  Ưu điểm: giảm bớt tầng nấc trung gian, giảm số nhân viên quản lý tiết kiệm được chi phí quản lý Nâng cao tinh thần chủ động làm việc, phát huy tính tự giác của nhân viên  Nhược điểm: có nguy cơ quá tải ở cấp trên, dễ dẫn đến việc đưa ra các quyết định không kịp thời Tầm hạn quản trị hẹp:  Ưu điểm; nhà quản trị giám sát nhân viên chặt chẽ Thông tin nhanh giữa cấp trên và cấp dưới Nhà quản trị sâu sát giữa công việc và nhân viên để ra quyết định kịp thời 10
 Nhược điểm: nhiều tầng nấc trung gian, tăng số lượng nhà quản trị nên tăng chi phí quản lý Cấp trên thường can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dưới trực tiếp Nhà quản trị cấp cao có khoảng cách khá xa với những người thừa hành ở các cấp dưới dễ dẫn đến quan liêu.  Tùy theo mức độ công việc đơn giản hay phức tạp mà tầm hạn quản trị có thể thay đổi, thông thường là từ 4 đến 8 người, có khi là 12 đến 15 người. Tầm hạn quản trị và số lượng các tầng nấc trung gian trong một tổ chức có quan hệ mật thiết với nhau. Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp là tùy vào số lượng các tầng nấc trung gian. VD: Xưởng may của ông A có 15 công nhân, người chủ này trực tiếp quản lí, đôn đốc, tổ chức, sắp xếp công việc. Như vậy, tầm hạn quản trị ở trường hợp này tàm han quản trị là 15 sẽ có 2 cấp. Câu 12: Quyền hành là gì? Làm thế nào để có quyền hành trong quản trị? Làm thế nào để giải quyết mối quan hệ hài hòa giữa quyền hành lãnh đạo với việc chấp hành của người làm việc dưới quyền.  Quyền hành đó là năng lực cho phép yêu cầu nười khác phải hành động theo chỉ đạo của mình.  Làm thế nào để có quyền hành. + Trong thực tế có 2 trường hợp xãy ra: Có người có chức vụ nhưng chưa chắc ra lệnh nhân viên đã nghe vì nhân viên hk thừa nhận q` hành của người lãnh đạo. Có người cho rằng quyền hành của người lãnh đãouất phát từ sự chấp thuận của nhân viên. + Tổng hợp lại thì quyền hành có được phải đủ 3 yếu tố: Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ (có quyết định có tính pháp lý). Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng. Bản thân nhà quản trị có khả năng và có đức tính khiến cấp dưới tin tưởng. Nếu hk có đủ 3 yếu tố này thì quyền hành của nhà quản trị sẽ hk vững mạnh và rất khó để điều khiển cấp dưới. 11
 Mối quan hệ khá chặt chẽ giữa cách thức mà nhà quản trị sử dụng quyền hành đối với nhân viên và thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên. Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng chế, đe dọa thì nhân viên phải làm việc nhưng thiếu nhiệt tình. Nếu nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc bằng quyền lợi, nhân viên sẽ làm việc với thái độ tính toán, cân nhắc lợi hại. Muốn nhân viên làm việc nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung, nhà quản trị nên sử dụng quyền hành 1 cách nhẹ nhàng trên tinh thần hợp tác chung. Câu 13: Cơ cấu tổ chức là gì? Hãy trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến các mô hình tổ chức bộ máy (chủ yếu là mô hình đơn giản và mô hình chức năng).  Cơ cấu tổ chức hay bộ máy tổ chức của 1 cơ quan, đơn vị là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ trong cơ quan, đơn vị thanh 1 thể thống nhất trong đó các bộ phận được giao phó ~ nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng dưới sự lãnh đạo của nhà quản trị cao cấp nhất trong cơ quan hay trong xí nghiệp.  Mô hình cơ cấu đơn giản + Mô hình cơ cấu đơn giản là gì? Đây là mô hình tổ chức mà hk có tổ chức, hk phức tạp, quyền hành chỉ tập trung vào 1 nhân vật duy nhất. Bộ máy tổ chức đơn giản là bộ máy thường chỉ có 2 hoặc 3 cấp. Mô hình này thường được sử dụng ở nhiều cơ quan, dơn vị, xí nghiệp nhỏ, nơi mà vai trò của nhà quản trị và người sở hữu chủ cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp được tập trung vào trong tay 1 người, vừa là chủ vừa trực tiếp quản trị.(Ví dụ: chủ tiệm may, tiệm bách hóa,...) Đặc trưng cơ bản của mô hình này được thể hiện ở khâu quyết định: Tất cả các quyết định quan trọng của tổ chức đều do 1 người thực hiện. (Vì vất cả quyết định tập trung vào nhà quản trị, nên người này có tầm hạn quản trị rộng) + Ưu điểm của mô hình này là hđ 1 cách mau lẹ, linh hoạt, ít ốn kém. + Thiếu sót, nhược điểm của mô hình này chỉ có thể áp dụng cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ khi tổ chức , mô hình này hk phù hợp.  Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 12
+ Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng là gì? Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng là mô hình trong đó các nhân viên được gom nhóm vào các đơn vị chức năng theo công việc, về kỹ năng hoạt động. Ví dụ: Hoạt động về tổ chức, về nhân sự, thống kê, kế hoạch, về tài chính, về tiếp thị, kinh doanh, sản xuất, nghiên cứu, phát triển,... + Ưu điểm của mô hình này: Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn (tài nguyên ở đây được xem là nhân lực, tài chính, kyc thuật, thông tin). Phát huy được khả năng chuyên môn của nhân viên. Cán bộ nhân viên trong cùng 1 phòng, ban chức năng có thể học tập hổ trợ lẫn nhau. Dễ giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. + Nhược điểm: Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng. Mỗi 1 đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi 1 mục tiêu chức năng của đơn vị mình mà quên đi mục tiêu chung của tổ chức. Các đơn vị chức năng dễ mâu thuẫn với nhau trong công việc. Vai trò phối hợp giữa các đơn vị chức năng đè nặng lên vai các nhà quản trị. Câu 14: Giải thích ý nghĩa quan trọng của lãnh đạo trong quản trị. Câu 15: Những đặc trưng nào được xem là giúp cho nhà quản trị quản lý 1 cách hữu hiệu nhất. Câu 16: Cách thức lãnh đạo nào là tốt nhất cho quản trị.  Lý thuyết này tập trung nghiên cứu, phân tích các cách thức mà nhà quản trị áp dụng để đưa ra ý kiến về cách thức thức lãnh đạo hữu hiệu.  Lý thuyết cách thức lãnh đạo có thể chia thành 3 nhóm: Nhóm 1: Cách thức lãnh đạo theo cách thức sử dụng quyền hành. + Theo phương pháp này, các nhà quản trị có thể sử dụng 1 trong 3 cách thức sau: 13
Độc đoán: Nhà quản trị giao việc chỉ đạo kiểm tra chặt chẽ tiến trình làm việc của cấp dưới; phạt nghiêm khắc; thưởng vật chất. Công việc được hoàn thành, nhân viên không thể tự mình làm, quan hệ nhân sự hk tốt. Để tự ý: Nhà quản trị giao việc cho nhân viên tự làm; hk thưởng phạt. Công việc hk hoàn thành. Dân chủ: Nhà quản trị giao việc, hướng dẫn và giải thích các việc cần làm, trao đổi cặn kẽ với nhân viên; để nhân viên tự làm việc; thưởng vật chất và tinh thần, phạt nghiêm khắc. Công việc được hoàn thành, nhân viên được đào tạo có thể tự làm, thái độ lao động tốt, đoàn kết trong tập thể. + Nhìn chung lại, cách thức lãnh đạo hữu hiệu là dân chủ vì nó cho kết quả tốt hơn. Cách thức lãnh đạo theo mối quan hệ. + Các nhà quản trị đều có 2 quan tâm: Một là: quan tâm đến công việc. Hai là: quan tâm đến nhân viên. + Các nhà quản trị muốn có cách lãnh đạo hữu hiệu tốt nhất các nhà quản trị nên áp dụng là cách lãnh đạo quan tâm tối đa với cả 2 yếu tố. Quan tâm đến công việc. Quan tâm đến nhân viên. Nhóm 3: Cách thức lãnh đạo theo mức độ tham gia của nhân viên. Cách thức lãnh đạo tốt nhất mà các nhà quản trị nên áp dụng trong hoạt động lãnh đạo của mình là cách thức lãnh đạo mà trong đó nhân viên và các nhà quản trị cùng nhau thảo luận và đi đến quyết định chung về ~ viecj cần làm. Câu 17: Kiểm tra là gì? Kiểm tra có vai trò ntn trong hoạt động quản trị. + Kiểm tra là quá trình áp dụng những cơ chế và biện pháp để theo dõi giám sát 1 cách chủ động mọi hoạt động của tổ chức và thực hiện những điều chỉnh cần thiết để đảm bảo cho hoạt động của tổ chức phù hợp với mục tiêu, kế hoạch đã định + Kiểm tra có vai trò: Kiểm tra là chức năng cần thiết cùng với các chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển, chức năng kiểm tra giúp nhà quản trị nắm được kịp thời mọi diễn biến đang xảy ra trong tổ chức của mình. Kiểm tra không chỉ là biện pháp để theo dõi, giám sát những người thừa hành mà còn là công cụ để kiểm soát hoạt động của chính nhà 14
quản trị, giúp nhà quản trị kịp thời phát hiện ra những thiếu sót của chính mình để sửa chữa, khắc phục kịp thời Kiểm tra giúp phòng ngừa ngăn chặn sai phạm của các thành viên VD: công ty sữa vinamilk có 1 số nhân viên thường đi làm muộn mà về sớm trước giờ quy định của công ty công việc được giao làm chậm trì trệ so với thời gian quy định. Khi đó người quản lý kiểm tra sẽ nhắc nhở những nhân viên này k được tái phạm nếu không sẽ bị buộc thôi việc và nhờ đó các nhân viên này đi làm đúng giờ và chăm chỉ hơn. VD: sở tài nguyên và môi trường tỉnh bình phước nhận được thông tin là công ty sản xuất mủ cao su sơn thành đã thải nước k qua xử lý ra môi trường làm ảnh hưởng tới sông hồ. sở tài nguyên môi trường đã cử đội ngũ nhân viên xuống tận nơi để kiểm tra và sự thật đúng như thông tin được phản ánh và họ kịp thời xử phạt công ty này đồng thời cấm công ty này không được làm ô nhiễm nữa. Kiểm tra nhằm đảm bảo cho các thành viên, các bộ phận trong toàn tổ chức luôn có ý thức về việc chấp hành nghiêm chỉnh những thể lệ, quy định, nguyên tắc của tổ chức, xác định rõ trách nhiệm của mỗi người trong việc thực hiện mục tiêu đã hoạch định VD: trong công ty sản xuất bánh kẹo hải hà họ đặt ra quy định đối với nhân viên là ngày làm việc 8 tiếng bắt đầu sáng7g11g và chiều 13g17g. các nhân viên phải mặc đồng phục của công ty, trong giờ làm việc không được làm các hoạt động riêng như tụ tập nói chuyện, xem phim, lên mạng. ai vi phạm quy định sẽ bị xử phạt tùy theo mức độ và đồng thời có đội ngũ kiểm tra việc thực hiện quy định đó. Nhờ kiểm tra chặt chẽ mà các nhân viên làm việc rất tích cực đem lại năng suất cao cho công ty. Kiểm tra giúp cho việc đánh giá kết quả công việc của từng cá nhân từng bộ phận cũng có tác dụng động viên khuyến khích các thành viên hăng hái thi đua làm việc, tạo điều kiện tăng năng suất, chất lượng, hiệu quả. VD bộ phận maketting của công ty du lịch thành công có 15 nhân viên trong đó có những người rất tích cực tận tâm với công việc nhưng có 1 số nhân viên thường hay đi làm trễ, công việc trì trệ không theo kế hoạch. Nhờ hoạt động kiểm tra mà người quản lý mới biết được11 nhân viên làm việc chăm chỉ, thu hút, quảng bá du khách tốt, đi làm đúng giờ và hoàn thành xuất sắc công việc đồng thời cũng khen thưởng những nhân viên đó để tích cực hơn, còn 4 nhân viên còn lại chưa hoàn thành tôt công việc thì nhắc nhở, động viên họ cố gắng hơn. Kiểm tra là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của nhà quản trị. Kiểm tra là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đã đặt ra hay không, cũng như lí do vì sao đạt được hay không đạt được. VD: công ty may mặc đặt ra kế hoạch trong tháng này phải may xong 500 bộ quần áo. Các nhân viên phải làm việc và đồng thời người quản lý phải thường xuyên kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên họ đi làm đúng giờ không? Trong quá trình làm việc ai siêng năng chăm chỉ ai hay nói chuyện làm các hoạt động riêng và người quản lý dựa vào kiểm tra để biết các nhân viên này có may xong 500 bộ quần áo hay không? 15
Tầm quan trọng đặc biệt của chức năng kiểm tra là ở sự liên kết của nó với chức năng hoạch định và hoạt động ủy quyền. Nhà quản trị hiệu quả cần liên tục theo sát để đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đều ủng hộ mục tiêu đã được đề ra. Trên thực tế, quản trị là một tiến trình liên tục và kiểm tra, là mối nối then chốt với hoạch định. Bởi vì, nếu nhà quản trị không thực hiện hoạt động kiểm tra thì họ không xác định được mục tiêu có thể đạt được hay không và cần triển khai hoạt động gì tiếp theo. Vd: công ty điện máy Nguyễn Kim đặt ra kế hoạch là trong 5 thánghọ sẽ mở thêm 1 chi nhánh điện máy ở tỉnh bình phước. như vậy để thực hiện kế hoạch này họ phải kiểm tra đội ngũ nhân viên xem các nhân viên và các thành phần cổ đông trong công ty họ có ý kiến gì không? Nhân viên nào có khả năng làm quản lý cho chi nhánh mới?ai sẽ làm kế toán? Những ai sẽ chuyển về làm việc trong chi nhánh mới họ dựa vào việc kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên để quyết định rồi triển khai việc chọn địa điểm thời gian xây dựng chi nhánh mới. Hệ thống kiểm tra tốt là một việc làm rất quan trọng vì các nhà quản trị đều cần thực hiện việc ủy quyền. Nhưng nhà quản trị phải chịu trách nhiệm về những quyết định của cấp dưới nên họ rất cần sự thông tin phản hồi từ hệ thống kiểm soát. Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường.Nhờ kiểm tra các nhà quản trị sẽ nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. VD: Giám đốc doanh nghiệp sản xuất tôn Tân lập kế hoạch sản xuất tôn trong năm tới và nhờ công tác kiểm tra đã dự đoán được trước nhu cầu của thị trường đối với các loại tôn khác nhau nên khi lập kế hoạch sản xuất đã cắt giảm những loại tôn không được ưa chuộng, tăng những loại tôn bán chạy. Khi thị trường biến động như dự đoán của Giám đốc, doanh nghiệp Tân Thành đã tránh được sự thiệt hại. Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích,mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời, kiểm tra giúp cho các nhà quản trị bắt đầu lại chương trình cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp VD: công ty điện máy Hoàng sơn nhờ vào quá trình kiểm tra tốt đã sản xuất ra các mặt hàng máy tính, ti vi, tủ lạnh rất được người tiêu dùng ưa chuộng và từ đó giám đốc biết được công ty làm việc hiệu quả như vậy là nhờ đội ngũ nhân viên có tay nghề cao, siêng năng làm việc và từ những ưu điểm đã đạt được công ty tăng cường mở rộng các mặt hàng mới để đem lại doanh thu lớn cho công ty mình Câu 18: Kiểm tra phải trải qua mấy bước hãy mô tả 1 cách cụ thể các bước trong quá trình kiểm tra. 16
Bước 1: đo lường việc thực hiện công việc Bước này để xác định kết quả công việc thực tế, nhà quản trị phải lựa chọn tiêu chuẩn để đo lường. tiêu chuẩn này phụ thuộc vào từng lĩnh vực hoạt động khác nhau, không có 1 khuôn mẫu nhất định. Mỗi cơ quan đơn vị đều có những tiêu chuẩn khác nhau VD: công ty bánh kẹo Tiên Dung thường sử dụng các tiêu chuẩn như: số lượng sản xuất bánh kẹo trong 1 ngày. Số lượng bánh kẹo được tiêu thụ.Số lượng bánh kẹo còn tồn lại. Bước 2: so sánh kết quả công việc với tiêu chuẩn Bước này giúp nhà quản trị xác định được sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn đã đặt ra và kết quả công việc thực tế  công ty may mặc Hoàng giám đốc muốn kiểm tra bộ phận nhân sự về quá trình làm việc và hiêu quả làm việc của nhân viên. Giám đốc sẽ đề ra các tiêu chuẩn đó là trong tháng này công ty phải may xong 1000 bộ quần áo để đưa ra thị trường trong dịp tết 2013. Người quản lý bộ phận nhân sự phải kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên hàng ngày sau đó biết được kết quả chính xác nhân viên mình có hoàn thành được 1000 bộ quần áo không nhưng thực tế trong tháng này nhân viên chỉ hoàn thành được 900 bộ quần áo như vậy các nhân viên còn may thiếu 100 bộ quần áo Bước 3: điều chỉnh sự khác biệt đối với tiêu chuẩn Nhà quản trị có thể thực hiện 1 trong 2 cách sau khi thực hiện bước cuối cùng trong quá trình kiểm tra đó là điều chỉnh các hoạt động thực tế hoặc điều chỉnh lại các tiêu chuẩn ban đầu Tìm ra nguyên nhân của sự khác biệt giữa kết quả và tiêu chuẩn:  Do tiêu chuẩn ban đầu quá cao hoặc ngược lại quá thấp  Do nhà quản trị thay đổi chiến lược, thay đổi bổ sung nhân sự để quá trình thực hiện thuận lợi và chính xác hơn VD: tư ví dụ trên người quản lý sẽ phải tìm ra nguyên nhân tại sao không hoàn thành và phát hiện ra nguyên nhân không hoàn thành là do bộ phân nhân sự quản lý nhân viên chưa tốt các nhân viên hay đi làm trễ, trong quá trình làm thường tụ tập nói chuyện hoặc sử dụng điện thoại di động để trò chuyện sau đó người quản lý sẽ điều chỉnh nhân viên bằng cách nhắc nhở, khiển trách 1 số nhân viên và đề ra nội quy các hình thức xử phạt đối với các nhân viên vi phạm Câu 19: So sánh ưu điểm của kiểm tra hiện nay với các hình thức kiểm tra khác. Câu 20: Hãy trình bày tóm tắt nội dung cơ bản của các nguyên tắc thuộc hệ thống kiểm tra hữu hiệu (hiệu quả). + Chính xác; Hệ thống kiểm tra chính xác làm cho các thành viên của tổ chức tin cậy và tạo ra thông tin hợp lý. 17
Hệ thống thông tin không chính xác có thể làm cho nhà quản trị thiếu tập trung trong quá trình thực hiện. VD: công ty sản xuất sữa Fami mở đợt khen thưởng đối với các nhân viên làm việc tốt, đạt hiệu quả cao. Nhờ vào hệ thống kiểm tra chính xác công ty có thể khen thưởng đúng người làm cho các nhân viên rất tin tưởng và cố gắng làm việc chăm chỉ. Vd: công ty bánh kẹo hải hà muốn tăng thêm sản phẩm bánh kẹo trong dịp tết sắp tới nhưng họ lại chưa biết chính xác nhu cầu thị trường hiện nay như thế nào? Người nhân viên làm công tác này do chưa nắm rõ tình hình thị trường đã báo cáo cho giám đốc. giám đốc quyết định cho sản xuất ồ ạt sản phẩm đến khi ra thị trường người tiêu dùng không ưa chuộng loại sp đó làm hàng hóa tồn đọng quá nhiều thiệt hại cho công ty. + Kịp thời: Cung cấp thông tin kịp thời để các nhà quản trị ngăn ngừa các tác động có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức. VD: sở tài nguyên và môi trường nhận được thông tin từ người dân là công ty sản xuất điều Bình Phước đã thải các loại vỏ điều và các loại nước thải ra sông hồ xung quanh ma không qua xử lý làm ảnh hưởng đến nguồn nước và sức khỏe của người dân. Do đó sở tài nguyên kịp thời cử đội ngũ cán bộ xuống tận nơi kiểm tra và kịp thời xử lý công ty nay ngăn không để tiếp tục làm ô nhiễm môi trường + Tiết kiệm Chi phí cho hoạt động kiểm tra phải tương xứng với kết quả thu được từ công tác kiểm tra. Vd: để thu được kết quả kiểm tra từ ví dụ công ty sản xuất điều làm ô nhiễm môi trường thì đội ngũ nhân viên phải xuống tận nơi tìm hiểu, phân tích đánh giá mức độ ô nhiễm, xem xét kỹ xem có phải do công ty đó làm ô nhiễm thật k, muốn làm được công tác đó thì đòi hỏi phải có chi phí phù hợp để khuyến khích họ chăm chỉ hoàn thành công việc. + Linh hoạt Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt, có thể điều chỉnh tương ứng với sự thay đổi bất lợi và tận dụng lợi thế của những cơ hội mới. VD: trong công ty bánh kẹo A người quản lý làm công tác kiểm tra giờ làm việc của các nhân viên thì phát hiện nhân viên X bên bộ phận thường xuyên đi làm trễ mà về rất sớm, công việc giao cho thì trì trệ không hiệu quả vì vậy người quản lý quyết định cho nhân viên X thôi việc và tuyển thêm nhân viên mới vào thay vị trí đó đem lại năng suất làm việc cao, các sản phẩm mới liên tục được đưa ra thị trường. 18
+ dễ hiểu: Hệ thống kiểm tra sẽ không có tác dụng nếu các cá nhân liên quan không hiểu về hệ thống này. Hệ thống kiểm tra quá phức tạp có thể gây ra những sơ suất không đáng có, làm nhân viên thất vọng, thậm chí có thể bỏ qua trong quá trình giải quyết công việc. + Tiêu chuẩn kiểm tra phải hợp lý Hệ thống kiểm tra và các tiêu chuẩn đưa ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được nếu các tiêu chuẩn quá cao và không hợp lý sẽ không tạo được sự động viên thúc đẩy nhân viên. Vd: giám đốc công ty nước giải khát Pep Si đề ra tiêu chuẩn đối với bộ phận nhân sự là tât cả nhân viên đều phải có bằng cử nhân đại học hoặc sau đại học, ngày làm việc 9 tiếng, thứ bảy chủ nhật không được nghỉ. Như vậy tiêu chuẩn này không hợp lý làm cho các nhân viên mệt mỏi, chán nản, nhiều người đã xin chuyển công tác. + Căn cứ vào kế hoạch của tổ chức Nhà quản trị phải xác lập các yếu tố kiểm tra theo kế hoạch và theo quy mô của tổ chức và theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra vì nhà quản trị không thể kiểm tra mọi hoạt động của tổ chức. Vd: trong đợt tăng sản phẩm cho dịp tết của công ty sữa vinamilk để kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên giám đốc phải phân ra mỗi người quản lý chỉ quản lý 1 bộ phận như trong bộ phận nhân sự sẽ kiểm tra về quá trình làm việc của nhân viên, thời gian làm việc nhân viên nào đi làm đúng giờ nhân viên nào thường xuyên đi trễ để từ đó người quản lý của từng bộ phận sẽ báo cáo lên giám đốc. + Thực hiện kiểm tra lại những điểm quan trọng để xác định được sự khác biệt giữa kết quả thực tế và kết quả mong đợi để từ đó đánh giá được hoạt động của toàn bộ tổ chức Vd: trong bản kế hoạch đề ra của công ty may mặc nam là trong tháng này sẽ may xong 1000 bộ quần áo để đưa ra thị trường nhưng qua quá trình kiểm tra thì thực tế trong tháng này công ty chỉ hoàn thành được 800 bô quần áo như vậy các nhân viên đã không hoàn thành được chỉ tiêu đề ra để từ đó kiểm tra sẽ biết được do nhân viên nào bộ phận nào không hoàn thành công việc + Hoạt động điều chỉnh cần được xác định trong hoạt động kiểm tra Hệ thống kiểm tra không những xác định được dấu hiệu của sự khác biệt so với kế hoạch mà phải đưa ra giải pháp để điều chỉnh các sai lệch( nếu không có việc này thì kiểm tra không có ý nghĩa) 19
Vd: như vd công ty may mặc nam ở trên sau khi kiểm tra biết được bộ phận nào không hoàn thành nhiệm vụ như do bộ phận nhân sự quản lý công việc không tốt nhân viên hay đi làm trễ giờ, trong quá trình làm việc thường làm việc riêng nói chuyện sử dụng điện thoại di động từ đó giám đốc sẽ đưa ra giải pháp khiển trách người quản lý nhân viên và đồng thời đưa ra quy định cụ thể và các hình thức xử phạt nghiêm khắc đối với nhân viên . 20