intTypePromotion=1

Đề cương ôn tập Quản trị học đại cương

Chia sẻ: Hồ Duyên | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:20

0
497
lượt xem
61
download

Đề cương ôn tập Quản trị học đại cương

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề cương ôn tập Quản trị học đại cương bao gồm các câu hỏi ôn tập và hướng dẫn trả lời cho các chủ đề của môn học Quản trị học như phương pháp luận tiếp cận quản trị học hiện đại, phân loại các chức năng quản trị, cơ cấu tổ chức và truyền thông trong tổ chức,... nhằm giúp sinh viên củng cố kiến thức và chuẩn bị tốt cho các kì thi môn học chuyên ngành.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Đề cương ôn tập Quản trị học đại cương

  1. ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI CƯƠNG Câu 1: Quản trị  là gì? Vì sao nói quản trị  là hoạt động cần thiết phải thực   hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thực hiện một mục   tiêu chung. Hãy cho ví dụ thực tế để minh họa. Quản trị  là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con người kết hợp với nhau   trong các tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung. Vì sao quản trị  là hoạt động cần thiết đối với mọi tổ  chức? Không phải mọi tổ  chức đều tin rằng họ  cần đến quản trị. Trong thực tiễn, một số  người chỉ  trích nền  quản trị hiện đại và họ cho rằng người ta sẽ làm việc với nhau tốt hơn và với một sự  thỏa mãn cá nhân nhiều hơn, nếu không có những nhà quản trị. Họ viện dẫn ra những   hoạt động theo nhóm lý tưởng như  là một sự  nỗ  lực ‘đồng đội’. Tuy nhiên họ  không  nhận ra là trong hình thức sơ đẳng nhất của trò chơi đồng đội, các cá nhân tham gia trò   chơi đều có những mục đích rõ ràng của nhóm cũng như  những mục đích riêng, họ  được giao phó một vị trí, họ  chấp nhận các qui tắc/luật lệ  của trò chơi và thừa nhận   một người nào đó khởi xướng trò chơi và tuân thủ các hướng dẫn của người đó. Điều  này có thể nói lên rằng quản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức.     Thật vậy, quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết   hợp với nhau trong các tổ  chức nhằm đạt được những mục tiêu chung. Hoạt động   quản trị  là những hoạt động chỉ  phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập   thể, nếu mỗi cá nhân tự  mình làm việc và sống một mình không liên hệ  với ai thì  không cần đến hoạt động quản trị. Không có các hoạt động quản trị, mọi người trong   tập thể sẽ không biết phải làm gì, làm lúc nào, công việc sẽ diễn ra một cách lộn xộn.   Giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng   thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau. Những hoạt động quản trị  sẽ  giúp  cho hai người cùng khiêng khúc gỗ  đi về  một hướng. Một hình ảnh khác có thể  giúp   chúng ta khẳng định sự  cần thiết của quản trị  qua câu nói của C. Mác trong bộ  Tư  Bản: “Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải   có người chỉ huy, người nhạc trưởng”.  Câu 2: Tại sao nói quản trị vừa là khoa học vừa là nghệ thuật? Hãy cho một   ví dụ  do thiếu nghệ  thuật trong quản trị  làm cho kết quả  quản trị  không đạt  được mục tiêu đã đề ra. Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động  của  các thành viên trong tổ  chức và sử  dụng tất cả  các nguồn lực  khác của tổ  chức  nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Quản trị là Khoa học vì theo định nghĩa trên tiến trình bước 1 là hoạch định công   việc, bước 2 là tổ  chức thực hiện công việc, bước 3 là lãnh đạo chỉ  đạo thực hiện  công việc, bước 4 là kiểm tra giám sát công việc từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo  công việc để công việc đạt mục tiêu đã hoạch định do vậy Quản trị là một khoa học. Quản trị  là nghệ  thuật vì: Lãnh đạo được xác định như  là sự  tác động mang tính  nghệ thuật, hay một quá trình gây ảnh hưởng đến người khác sao cho họ sẽ tự nguyện   và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức. 1
  2. 2.1 Quản trị là khoa học:  Quản trị là một lĩnh vực hoạt động khoa học kinh tế ­ xã hội phức tạp và có vai   trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội. Tính khoa học của quản trị  dựa trên một số các yếu tố:  ­  Dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về quy luật tự nhiên, kỹ thuật và xã hội. Ngoài ra   quản trị  phải dựa trên cơ sở lý luận của triết học, kinh tế học, ứng dụng các thành tựu  của khoa học, toán học, công nghệ… ­  Tính khoa học đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên nguyên tắc quản trị. ­  Tính khoa học còn đòi hỏi quản trị  phải dựa trên sự  định hướng cụ  thể, đồng  thời đòi hỏi phải nghiên cứu toàn diện. 2.2 Quản trị là nghệ thuật: Việc tiến hành các hoạt động quản trị  trong thực tế, trong những điều kiện cụ  thể  được xem vừa là khoa học vừa là nghệ  thuật. Trong bối cảnh kinh tế  xã hội của  thế giới hiện đại ngày nay, công tác quản trị trên hầu hết các lĩnh vực không thể không  vận dụng các nguyên tắc, phương pháp quản lý, đòi hỏi cán bộ quản trị  phải có được  một trình độ đào tạo nhất định. Nghệ thuật quản trị  các yếu tố nhằm đạt mục tiêu đề  ra cho toàn hệ  thống hay tổ  chức được xem xét. Nghệ  thuật quản trị  là những “bí  quyết” biết làm thế nào đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao. Chẳng hạn, nghệ  thuật dùng người, nghệ thuật ra quyết định, nghệ thuật giải quyết các vấn đề ách tắc  trong sản xuất, nghệ thuật bán hàng, nghệ thuật giải quyết mâu thuẫn… Với nội dung trình bày như  trên, có thể  thấy hai yếu tố khoa học và nghệ  thuật   của quản trị không loại trừ nhau mà bổ  sung cho nhau và cả  hai đều cần thiết và có ý  nghĩa quan trọng. Khoa học về quản trị ngày càng tiến triển và hoàn thiện sẽ tạo cơ sở  tốt hơn cho nâng cao trình độ và hiệu quả của nghệ thuật quản trị. Câu 3: Muốn quản trị  một cách có hiệu quả  nhà quản trị  phải thực hiện   chức năng gì? Hãy nêu tóm tắt nội dung cơ bản của mỗi chức năng đã được sử  dụng như thế nào? Tại sao nhà quản trị phải thực hiện chức năng nói trên theo  một thứ tự đã được xác định. Muốn quản trị một cách có hiệu quả nhà quản trị phải thực hiện chức năng: ­ Chức năng hoạch định. ­ Chức năng tổ chức. ­ Chức năng lãnh đạo. ­ Chức năng kiểm tra. Nội dung cơ bản của mỗi chức năng đã được sử dụng:  Chức năng hoạch định. Muốn quản trị phải thực hiện ~ nhiệm vụ căn bản ta gọi là ~ chức năng của quản  trị. + Xác định mục tiêu của hđ... + Xây dựng chiến lược tổng quát (chiến lược là văn bản trình bày). ­ Quan điểm. ­ Phương châm. 2
  3. ­ Mục tiêu chung. ­ Các giải pháp có tính toàn cục về phát triển 1 hoặc 1 số lĩnh vực trong thời gian  dài. + Thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp các hđ thực hiện mục tiêu.  Chức năng tổ chức. ­ Xác định ~ việc phải làm. ­ Người nào phải làm. ­ Sự phối hợp hđ. ­ Bộ phận nào sẽ được hình thành. ­ Quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập ntn? ­ Hệ thống các quyền hành được thiết lập ntn?  Chức năng lãnh đạo. + Yêu cầu khách quan của việc phải thực hiện chức năng lãnh đạo. ­ Một tổ chức bao giờ cũng bao gồm 1 tập thể người. Mỗi người trong tập thể đó  có tính khí riêng, có hoàn cảnh riêng, có vị trí khác nhau. ­ Người lãnh đạo muốn lãnh đạo mọi người thực hiện quết định vào mục tiêu kế  hoạch đã đặt ra phải: * Biết cơ động, hành vi của người dưới quyền. * Biết động viên lãnh đạo, điều khiển ~ người khác. * Chọn lọc ~ phong cách lãnh đạo phù hợp với ~ đối tượng và hoàn cảnh của đối  tượng. ­ Phát huy được sở trường của mình. + Trên cơ  sơ  hiểu biết về  đối tượng để  giải quyết các xung đột giữa các thành  viên và thắng được sức ý của các thành viên trước ~ sự thay đổi.  Chức năng kiểm tra + Yêu cầu khách quan của việc thực hiện chức năng này là sau khi đạt được: ­ Mục tiêu đã được xác định. ­ Kế hoạch đã được thông qua. ­ Cơ cấu tổ chức đã được hình thành. ­ Con người đã được tuyển dụng, huấn luyện, động viên, nhưng công việc vẫn  có thể thất bại. Do đó cần thiết phải tiến hành kiểm tra. + Yêu cầu kiểm tra. ­ Xác định kết quả. ­ So sánh kết quả đạt được trong thực tế  với kết quả đã dược xác định trong kế  hoạch. + Mục tiêu kiểm tra ­ đảm bảo cho tổ chức, cơ quan, đơn vị hđ đúng hướng, hoàn  thành đúng mục tiêu đã đề ra. Nhà quản trị phải thực hiện chức năng nói trên theo một thứ tự đã được xác định   vì:  ­ ~ chức năng trên đây là ~ chức năng phổ biến đối với mọi hđ của các nhà quản  trị dù cho là Tổng giám đốc, Hiệu trưởng, trưởng phòng chuyên môn. 3
  4. ­ ~ chức năng này tuy là phổ biến phải thực hiện nhưng hk đồng nhất vì phải phụ  thuộc vào đặc điểm môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình,... mà tổ chức ấy hđ. Do đó nhà quản trị  có thể  hđ khác nhau  ở  mức độ, phạm vi, phương pháp, song  bản chất quản trị và việc thực hiện các chức năng quản trị là như nhau. Câu 4: Ai là quản trị trong một cơ quan tổ chức? Hãy cho ví dụ cụ thể trong   một công ty, trong một trường đại học (hoặc một bệnh viện) thì ai là nhà quản   trị ai không phải là nhà quản trị. Các nhà quản trị hoạt động trong một tổ chức. Các nhà quản trị làm việc trong các  tổ  chức, nhưng không phải ai trong tổ  chức đều là nhà quản trị.  Nhà quản trị, phân   biệt với những nhân viên khác là những người chịu trách nhiệm về  công việc của  những người khác tại mọi cấp trong bất kỳ  loại cơ  sở  nào, ví dụ  tổ  trưởng tổ  sản  xuất, quản đốc phân xưởng hay một tổng giám đốc... Nhà quản trị là những  người làm  việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết   quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm   tra con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để  đạt được mục  tiêu. Ví dụ:  ­ Trong 1 công ty nhà quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ  tịch, các ủy  viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám  đốc,...Những người hk phải là nhà quản trị là những nhân viên. Câu 5: Nhà quản trị giữ vai trò như thế nào trong một tổ chức? Theo em thì   vai trò nào là quan trọng nhất? Vì sao? cho ví dụ minh họa. Vai trò của nhà quản trị  Loại vai trò quan hệ tương tác giữa người và người: ­ Vai trò tượng trưng: Thể  hiện như  một biểu hiện về quyền lực pháp lý, thực  hiện nhiệm vụ mang tính nghi lễ, hình thức. ­   Vai   trò   người   lãnh   đạo:   Động   viên,   đôn   đốc,   thúc   đẩy   cấp   dưới   hoàn   thành nhiệm vụ. ­ Vai trò liên kết: Là chiếc cầu nối,  truyền thông, liên kết mọi người trong và  ngoài tổ chức.  Loại vai trò truyền thông: ­ Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý  tất cả các loại thông tin. ­ Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao những thông tin cho cấp dưới, báo   cáo thông tin cho cấp trên. ­ Người phát ngôn của tổ chức: Chuyển giao những thông tin chọn lọc cho những  người bên ngoài công ty.  Loại vai trò thương thuyết; Vai trò thương thuyết, thay mặt cho tổ chức, tiến hành đàm phán, ký kết các hợp  đồng, thay mặt cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động.  Loại vai trò ra quyết định: 4
  5. ­ Doanh nhân: Khởi xướng các thay đổi bên trong tổ chức. ­ Người giải quyết xung đột: Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết, hòa  giải và xử lý những xung đột. ­ Điều phối các nguồn lực: Quyết định phân chia các nguồn lực trong tổ chức cho  từng bộ phận hay dự án. ­ Nhà thương lượng: Tham gia thương lượng với các đối tác để  đem lại ổn định  và quyền lợi cho tổ chức. Câu 6: Để thực hiện đúng vai trò của mình trong quản trị nhà quản trị phải   rèn luyện những kỹ  năng cơ  bản gì? Theo em vì sao kỹ  năng nhân sự  lại cần   thiết như  nhau đối với cả  3 cấp quản trị (cấp cao, giữa, cơ sở). Hãy cho một ví  dụ minh họa do không thực hiện tốt kỹ năng nhân sự nhà quản trị khó thực hiện   được công việc quản trị của mình. Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) hoặc chuyên môn/nghiệp vụ: Là khả năng cần  thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nối cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp  vụ của nhà quản trị. Ví dụ việc thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp  lý kinh doanh, thiết kế cơ khí .v.v... Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở  hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp.  Kỹ năng nhân sự (human skills): Là những kiến thức liên quan đến khả năng cùng  làm việc, động viên và điều khiển nhân sự. Kỹ  năng nhân sự  là tài năng đặc biệt của   nhà quản trị trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc  đẩy sự  hoàn thành công việc chung. Một vài kỹ  năng nhân sự  cần thiết cho bất cứ  quản trị  viên nào là biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ  quan tâm tích cực đến   người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng   dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc. Kỹ năng nhân sự đối với mọi   cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù là phạm vi kinh   doanh hoặc phi kinh doanh.    Kỹ  năng nhận thức hay tư  duy (conceptual skills): Là cái khó hình thành và khó   nhất, nhưng nó lại có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị  cao   cấp. Họ cần có tư duy chiến lược tốt để  đề  ra đúng đường lối chính sách đối phó có   hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức. Nhà quản   trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa  các bộ phận, các vấn đề ... Biết cách làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một   mức độ có thể chấp nhận được trong một tổ chức.  Các nhà quản trị cần có 3 kỹ năng trên nhưng tầm quan trọng của chúng tùy thuộc   vào các cấp quản trị khác nhau trong tổ chức.  Ở những cấp quản trị càng cao thì càng  cần nhiều những kỹ  năng về  tư  duy. Ngược lại  ở  những cấp quản trị  càng thấp, thì   càng cần nhiều kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật. Kỹ năng về nhân sự thì ở đâu, ở cấp  nào cũng cần và cũng đều là quan trọng. Mặc dù vậy, trên thực tế  thường đòi hỏi cụ  thể về mức độ  kỹ năng nhân sự  có thể  có sự  khác nhau tùy theo loại cán bộ  quản trị,   nhưng xét theo quan điểm của nhiều nhà kinh tế thì nó lại đóng vai trò quan trọng nhất,  5
  6. góp phần làm cho các nhà quản trị  thực hiện thành công các loại kỹ  năng khác của  mình và góp phần vào việc đạt được thành công về mục tiêu chung của cả tổ chức. Câu 7: Hoach đinh la gì? Hoach đinh la co vai tro va y nghia ntn trong hoat ̣ ̣ ̀ ̣ ̣ ̀ ́ ̀ ̀ ́ ̃ ̣  đông quan tri. Cho 1 vi du minh hoa, vê vai tro va y nghia đa nêu. ̣ ̉ ̣ ́ ̣ ̣ ̀ ̀ ̀ ́ ̃ ̃ * Hoạch định thường được hiểu là tất cả các công việc quản trị có liên quan đến   việc chuẩn bị cho tương lai, đó là quá trình xác định mục tiêu, chiến lược và các biện  pháp tốt nhất để  thực hiện mục tiêu của tổ  chức trong điều kiện môi trường hoạt   động của tổ chức luôn luôn biến động. * Vai trò, ý nghĩa của hoạch định: 1. Trước khi tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, nhà quản trị phải thực hiện chức năng hoạch   định, tức là phải xác định rõ:  Mục tiêu mà tổ chức phải hoàn thành. Thiết lập một chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu đề ra. Xây dựng một hệ  thống kế  hoạch của các bộ  phận qua từng thời kì để  thực  hiện chiến lược tổng thể. Khi đã xác định được rõ những yếu tố trên, nhà quản trị  chắc chắn sẽ có được  những nền tảng vững chắc để  đưa ra được một chiến lược hiệu quả  cho cơ  quan, tổ chức của mình. Vd 1: Một doanh ngiệp trước khi thực hiện tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra thì trước  tiên nhà quản trị phải xác định mục tiêu là mở rộng thị trường tiêu thụ  sản phẩm, sau   đó thiết lập một chiến lược tổng thể là nâng chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu m ã  phong phú đa dạng. Cuối cùng xây dựng kế  hoạch cụ  thể  là giao cho từng bộ  phận   đảm nhận các công việc cụ thể để đạt được mục tiêu. Vd 2: Trưởng khoa Lịch Sử  đưa ra kế  hoạch phấn đấu đến 2015, Khoa sẽ  trở  thành khoa có số  lượng sinh viên xuất sắc đạt 80%. Kế  hoạch này được đưa xuống  cho các trưởng bộ môn. Mỗi trưởng bộ môn lại đưa ra chương tr ình để  thực hiện kế  hoạch đó.  Chẳng hạn,  Trưởng bộ  môn Lưu trữ  học  và Quản trị  văn phòng đề  ra  chương trình: mở thêm các lớp tập huấn nghiệp vụ cho sinh viên năm cuối, lớp kĩ năng   mềm cho tất cả các sinh viên… 2. Công tác hoạch định là cần thiết với tất cả các cấp của quản trị trong một tổ   chức. Đối với nhà quản trị  cấp cao, công tác hoạch định có vai trò quan trọng h ơn vì  nó ảnh hưởng đối với tất cả một tổ chức, một cơ quan. Hoạch định của nhà quản trị cấp cao thường dành cho tương lai, cho chiến lược  chung của tổ chức, đơn vị. Đối với quản trị viên cấp dưới thì họ tập trung lập kế hoạch ngắn hạn cho từng   bộ phận. Vd: Công ty TNHH Toyo tại TP HCM muốn mở thêm chi nhánh ở tỉnh Đồng Nai. Giám   đốc công ty Toyo sẽ  đưa ra hoạch định về  cơ  cấu nhân sự   ở  chi nhánh mới.Sau khi   hoạch định xong, Giám đốc chỉ  thị  xuống cho Trưởng phòng nhân sự  sẽ  lập nên kế  hoạch ngắn hạn về tuyển nhân sự, đề cử ai làm Giám đốc chi nhánh mới. 6
  7.  Đối với quản trị  viên cấp dưới thì họ  tập trung lập kế  hoạch ngắn hạn   cho từng bộ phận. VD: Công ty A muốn mở thêm chi nhánh  ở  tỉnh Đồng Nai. Giám đốc công ty đó  sẽ  đưa ra hoạch định về  cơ  cấu nhân sự   ở  chi nhánh mới. Sau khi hoạch định xong,   Giám đốc chỉ thị  xuống cho trưởng phòng nhân sự  sẽ  lập nên kế  hoạch ngắn hạn về  tuyển nhân sự. Đề cử ai làm giám đốc chi nhánh mới. VD: công ty nước giải khát PEP SI muốn tăng thêm sản phẩm trong dịp tết sắp   tới thì trước tiên người quản lý phải xuống các cơ sở để nắm bắt tình hình thị trường,   mức tiêu thụ  của người tiêu dùng tăng hay giảm, họ  thích loại nước nào hơn và tính   toán dự doán xem mức tiêu thụ trong thời gian tới để từ đó đề ra kế hoạch sản xuất. 3. Công tác hoạch định giúp cho các nhà quản trị chủ  động hơn trong việc phải   đối phó với bất trắc xảy ra, tập trung được nỗ  lực của các thành viên, trong tổ  chức   luôn hướng vềmục đích, nhờ đó giảm được các chi phí phát sinh do sai lầm trong việc   làm vô ích, thừa thãi đối với việc hướng về mục tiêu. VD: Giám đốc doanh nghiệp sản xuất tôn Tân Thành trước khi lập kế hoạch sản  xuất tôn trong năm tới đã dự đoán được trước nhu cầu của thị trường đối với các loại  tôn khác nhau nên khi lập kế hoạch sản xuất đã cắt giảm những loại tôn không được   ưa chuộng, tăng những loại tôn bán chạy. Khi thị trường biến động như  dự  đoán của   Giám đốc, doanh nghiệp Tân Thành đã tránh được sự thiệt hại. 4. Công tác hoạch định còn làm dễ dàng cho việc kiểm tra vì có cơ sở từ trước. VD: Xí nghiệp sản xuất snack Oishi dự  kiến trong đợt hè năm 2013 sẽ  tăng gia   sản   xuất   sản   phẩm  của   mình  lên   20%   so   với   cùng  kì   năm  ngoái   để   mở   rộng   thị  trường . Do đã có kế  hoạch từ  trước nên trước khi đến thời điểm hoàn thành như  dự  kiến, Giám đốc có thể cử người kiểm tra bộ phận sản xuất, kho sản phẩm để biết sản   phẩm đã đủ số lượng hay chưa. Vd: công ty nước giải khát PEP SI đó sau khi đề  ra kế  hoạch cho việc tăng sản  phẩm mới thì đồng thời họ  cũng đưa ra những quy định là nhân viên phải hoàn thành  công việc đúng thời hạn để  đưa sản phẩm mói ra thị  trường vào dịp tết. nhân viên đi  làm phải đúng giờ. nếu ai không hoàn thành được đúng thời gian quy định thì sẽ  chịu  các hình thức xử phạt của công ty ̣ ̣ ̉ ́ ̣  Câu 8: Trong hoach đinh phai xac đinh kê hoach. V ́ ̣ ậy người ta co thê xac đ ́ ̉ ́ ịnh  kê ho ́ ạch theo nhưng tiêu chi nào? Hãy phân biêt s ̃ ́ ̣ ự  khac nhau gi ́ ữa kế  hoạch  chiên l ́ ược va kê ho ̀ ́ ạch chiến thuât. Cho ví d ̣ ụ minh hoa.̣ * Khái niệm kế hoạch Kế hoạch là những dự  định của nhà quản trị  cho công việc tương lai của tổ  chức về  mục tiêu, nội dung, phương thức quản trị và nguồn lực được chương trình hóa. * Người ta phân loại kế hoạch theo những tiêu chí sau: 1) Theo tính chất của kế hoạch 2) Theo tiêu chí của thời gian, các tổ chức có thế có kế hoạch dài hạn và kế hoạch   ngắn hạn. 7
  8. 3) Theo tiêu chí mục tiêu, kế hoạch của tổ chức có thể được chia thành kế hoạch  định hướng và kế hoạch cụ thể. 4) Theo tiêu chí thường xuyên áp dụng, các kế hoạch của tổ chức được chia thành  các loại: kế họach thường trực và kế hoạch sử dụng một lần. 5) Theo cấp tổ  chức có kế  hoạch của toàn tổ  chức, kế  hoạch của đơn vị  trực  thuộc. ­ Theo tính chất của kế hoạch, bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến  thuật + Kế hoạch chiến lược: kế hoạch dùng cho toàn bộ  một tổ  chức, xác định mục  tiêu tổng thế mà tổ chức đó mong muốn hoàn thành và định vị tổ chức đó trong xã hội. VD: Kế  hoạch chiến lược phát triển trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân  văn giai đoạn 2010 ­ 2015; Kế hoạch phát triển kinh tế  của đất n ước: phấn đấu đến  năm 2020, nước ta chính thức trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại;  + Kế hoạch chiến thuật (kế hoạch hành động): thường được gọi là kế hoạch. Kế  hoạch này được xây dựng trên cơ  sở  chiến lược, là chương trình hành động chi tiết  của kế hoạch chiến lược. VD: Kế hoạch phát triển Khoa Lịch sử năm học 2012 ­ 2013; Kế hoạch chi tiêu 6  tháng đầu năm 2013 của Công ty may mặc Hòa Bình… ­ Theo tiêu chí thời gian, các tổ chức có kế hoạch dài hạn và ngắn hạn. + Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có thời gian một năm. Kế hoạch này được xây  dựng trên cơ sở sự thay đổi trong môi trường hoạt động của một tổ chức. VD: Kế hoạch xuất khẩu than, kế hoạch nhập khẩu hàng may mặc... + Kế hoạch dài hạn trên một năm là kế  hoạch cụ  thể  hóa kế  hoạch chiến l ược  trong thời gian trên một năm cho đến năm năm. VD: Siêu thị điện máy Nguyễn Kim đề ra kế hoạch trong 5 năm tới (2013 – 2018)  sẽ mở thêm 5 chi nhánh mới ở các tỉnh của vùng Đông Nam Bộ. Dự kiến năm thứ nhất   sẽ mở chi nhánh ở tỉnh Đồng Nai, năm thứ 2 sẽ mở chi nhánh ở tỉnh Bình Dương, năm   thứ  3 mở  chi nhánh  ở tỉnh Tây Ninh, năm thứ  4 mở  chi nhánh ở  tỉnh Long An và năm   thứ 5 mở thêm chi nhánh ở tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. ­ Theo tiêu chí mục tiêu, kế  hoạch của một tổ  chức có thể  chia thành kế  hoạch  định hướng và kế hoạch cụ thể. + Kế  hoạch định hướng là kế  hoạch thích hợp với các tổ  chức hoạt động trong  môi trường thường xuyên có sự  thay đổi, biến động và tổ  chức phải luôn luôn linh  hoạt để thích nghi như môi trường kinh doanh, dịch vụ, du lịch. + Kế hoạch cụ thể nhằm xác định rõ ràng những việc phải làm để đạt được mục   tiêu đề ra. VD: Trong doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc đề  ra kế  hoạch định hướng là   tăng gia sản xuất thì kế  hoạch cụ  thể  sẽ  bao gồm: các kế  hoạch hợp tác, kế  hoạch  tuyển dụng nhân sự, kế hoạch nhập khẩu máy móc… ­ Theo tiêu chí thường xuyên áp dụng, các kế hoạch của tổ chức được chia thành  hai loại: kế hoạch thường trực và kế hoạch sử dụng một lần. 8
  9. +   Kế   hoạch  thường   trực   là   kế   hoạch   hướng   dẫn   cho   các   hoạt   động   xảy  ra  thường xuyên làm căn cứ thực hiện như các thủ tục, chính sách, quy định. VD: Kế hoạch nâng cao tay nghề, kế hoạch sử dụng nguồn lực... trong một công   ty. + Kế hoạch sử dụng một lần: được sử dụng cho một tình huống cụ thể hay một   thời kì cụ thể, đó là các dự án, chương trình và ngân sách. VD: Kế hoạch hỗ trợ đồng bào bão lụt, kế hoạch xây dựng cầu vượt Hàng Xanh  (TP HCM) để giảm tình trạng tắc đường… ­ Theo cấp tổ chức có kế hoạch của toàn tổ chức, kế hoạch của các đơn vị  trực  thuộc. VD: Giám đốc công ty TNHH sản xuất thú nhồi bông đề  ra kế  hoạch đổi mới   mẫu mã sản phẩm. Để  thực hiện được kế  hoạch đó, các phòng ban phải đề  ra kế  hoạch cho phòng mình. Phòng Thiết kế phải đề  ra kế  hoạch thiết kế mới, Phòng Tài   chính phải đề  ra kế  hoạch chi tiêu cho phù hợp, Phòng Marketing phải có kế  hoạch  quảng bá sản phẩm mới... Câu 9: Quy trình hoạch đinh chiên l ̣ ́ ược bao gôm mây b ̀ ́ ươc? Hay trinh bay ́ ̃ ̀ ̀  nôi dung c ̣ ơ  ban cua b ̉ ̉ ươc 2. Phân tich môi tr ́ ́ ương va cho biêt y nghĩa cua phân ̀ ̀ ́ ́ ̉   tich mt trog hoach đinh. Cho ví d ́ ̣ ̣ ụ minh hoa. Quy trình hoạch định chiến lược bao gồm 5 bước: ­ Bước 1: Xác định nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức. ­ Bước 2: Phân tích môi trường. ­ Bước 3: Phân tích nội bộ tổ chức. ­ Bước 4: Nhận ra các phương án chiến lược và chọn chiến lược cho phù hợp. ­ Bước 5: Thực thi chiến lược và đánh giá. Nội dung cơ bản của bước 2: + Môi trường hđộng của 1 tổ  chức bao gồm ~ yếu tố, ~ lực lượng, ~ thể  chế  nằm ngoài tổ  chức, nhà quản trị  không thể  kiểm soát được, nhưng chúng lại có  ảnh   hưởng đến hđ của tổ chức đó. + Môi trường của 1 tổ  chức được chia thành 2 loại, môi trường vĩ mô và môi  trường vi mô. ­ Môi trường vi mô còn gọi là môi trường tổng quát, là ~ yếu tố ảnh hưởng đến   tất cả  mọi ngành và mọi tổ  chức bao gồm cả  các yếu tố  kinh tế, ctrị, pháp luật, văn   hóa, xh, tự nhiên và công nghệ. ­ Môi trường vi mô còn gọi là môi trường cạnh tranh là ~ yếu tố ảnh hưởng đến   tổ chức cụ thể. Ví dụ: Các khách hàng, các đối thủ  cạnh tranh, các nhà cung cấp, các điều kiện  bên ngoài, kết cấu hạ tầng, tình trạng quản lý của địa phương. + Mục đích của phân loại môi trường. ­ Tìm ra cơ hội, thời cơ. ­ Tìm ra mối đe dọa, nguy cơ  trên cơ  sở  đó, nhà quản trị  xđ được điểm mạnh,   điểm yếu để phát huy hoặc kiềm hãm nhằm làm cho hđ quản trị có hiệu quả. 9
  10.  Câu 10: Tô ch ̉ ưc la gì? Công tac tô ch ́ ̀ ́ ̉ ức la gì? Y nghĩa va muc tiêu cua công ́ ̀ ̣ ̉   tac tô ch ́ ̉ ưc trong quan tri. ́ ̉ ̣ Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và  phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có  hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.  Công tác tổ chức bao gồm việc thành lập các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận  những hoạt động cần thiết; Xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ với quyền hành và   trách nhiệm giữa các bộ phận đó (giữa các cơ cấu của một cơ quan). Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo nên 1 môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi  cá nhân, mỗi bộ phận nhằm phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, góp phần  vào sự hình thành mục tiêu chung. ­(Môi trường thuận lợi ­ là sự  phân công trách nhiệm ràng, không trùng lắp dẫm  chân lên nhau). Câu 11: Tâm han quan tri la gì? Tâm han quan tri co liên quan gì đên tâng nâc ̀ ̣ ̉ ̣ ̀ ̀ ̣ ̉ ̣ ́ ́ ̀ ́  trung gian trong 1 tô ch̉ ưc. ́ +Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân sự cấp dưới mà nhà   quản trị  có thể  trực tiếp điều khiển một cách tốt đẹp (nhà quản trị  có thể  giao việc,  kiểm tra, hướng dẫn và điều khiển). + Ý nghĩa của việc xác định tầm hạn quản trị đối với việc thiết kế bộ máy  tổ chức  Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng đến số cấp quản lý. Nếu tầm hạn quản trị hẹp   sẽ  làm tăng số cấp quản lý, nhiều tầng nấc trung gian. Ngược lại nếu tầm hạn quản   trị rộng sẽ giảm được số cấp quản lý trung gian  Đối với mỗi loại tầm hạn quản trị đều có những ưu và nhược điểm nhất định:  Tầm hạn quản trị rộng:  Ưu điểm: giảm bớt tầng nấc trung gian, giảm số nhân viên quản lý tiết   kiệm được chi phí quản lý Nâng cao tinh thần chủ động làm việc, phát huy tính tự giác của nhân viên  Nhược điểm: có nguy cơ quá tải ở cấp trên, dễ dẫn đến việc đưa ra các  quyết định không kịp thời Tầm hạn quản trị hẹp:   Ưu điểm; nhà quản trị giám sát nhân viên chặt chẽ ­ Thông tin nhanh giữa cấp trên và cấp dưới ­ Nhà quản trị sâu sát giữa công việc và nhân viên để ra quyết định kịp thời 10
  11.  Nhược điểm: nhiều tầng nấc trung gian, tăng số lượng nhà quản trị nên  tăng chi phí quản lý ­ Cấp trên thường can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dưới trực tiếp ­ Nhà quản trị  cấp cao có khoảng cách khá xa với những người thừa hành ở  các   cấp dưới dễ dẫn đến quan liêu.  Tùy theo mức độ công việc đơn giản hay phức tạp mà tầm hạn quản trị có thể  thay đổi, thông thường là từ 4 đến 8 người, có khi là 12 đến 15 người. Tầm hạn quản trị và số lượng các tầng nấc trung gian trong một tổ chức có quan  hệ  mật thiết với nhau. Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp là tùy vào số  lượng các tầng  nấc trung gian. VD: Xưởng may của ông A có 15 công nhân, người chủ này trực tiếp quản lí, đôn   đốc, tổ chức, sắp xếp công việc. Như vậy, tầm hạn quản trị ở trường hợp này tàm han  quản trị là 15 sẽ có 2 cấp. Câu 12: Quyền hành là gì? Làm thế  nào để  có quyền hành trong quản trị?  Làm thế  nào để  giải quyết mối quan hệ  hài hòa giữa quyền hành lãnh đạo với  việc chấp hành của người làm việc dưới quyền.  Quyền hành đó là năng lực cho phép yêu cầu nười khác phải hành động  theo chỉ đạo của mình.  Làm thế nào để có quyền hành. + Trong thực tế có 2 trường hợp xãy ra: ­ Có người có chức vụ nhưng chưa chắc ra lệnh nhân viên đã nghe vì nhân viên hk  thừa nhận q` hành của người lãnh đạo. ­ Có người cho rằng quyền hành của người lãnh đãouất phát từ  sự  chấp thuận   của nhân viên. + Tổng hợp lại thì quyền hành có được phải đủ 3 yếu tố: ­ Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ (có quyết định có tính pháp lý). ­ Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng. ­ Bản thân nhà quản trị có khả năng và có đức tính khiến cấp dưới tin tưởng. Nếu hk có đủ 3 yếu tố này thì quyền hành của nhà quản trị  sẽ hk vững mạnh và   rất khó để điều khiển cấp dưới. 11
  12.  Mối quan hệ khá chặt chẽ giữa cách thức mà nhà quản trị sử dụng quyền   hành đối với nhân viên và thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên. ­ Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng chế, đe dọa thì nhân viên phải làm việc   nhưng thiếu nhiệt tình. ­ Nếu nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc bằng quyền lợi, nhân viên sẽ  làm việc với thái độ tính toán, cân nhắc lợi hại. ­ Muốn nhân viên làm việc nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung, nhà quản trị  nên sử dụng quyền hành 1 cách nhẹ nhàng trên tinh thần hợp tác chung. Câu 13: Cơ cấu tổ chức là gì? Hãy trình bày những vấn đề cơ bản liên quan   đến các mô hình tổ chức bộ máy (chủ yếu là mô hình đơn giản và mô hình chức   năng).  Cơ cấu tổ chức hay bộ máy tổ chức của 1 cơ quan, đơn vị là sự sắp xếp các bộ  phận, các đơn vị  nhỏ  trong cơ  quan, đơn vị  thanh 1 thể  thống nhất trong đó các bộ  phận được giao phó ~ nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng dưới sự lãnh đạo của nhà quản  trị cao cấp nhất trong cơ quan hay trong xí nghiệp.  Mô hình cơ cấu đơn giản + Mô hình cơ cấu đơn giản là gì? ­ Đây là mô hình tổ chức mà hk có tổ chức, hk phức tạp, quyền hành chỉ tập trung  vào 1 nhân vật duy nhất. ­ Bộ máy tổ chức đơn giản là bộ máy thường chỉ có 2 hoặc 3 cấp. ­ Mô hình này thường được sử dụng ở nhiều cơ quan, dơn vị, xí nghiệp nhỏ, nơi   mà vai trò của nhà quản trị và người sở hữu chủ cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp được  tập trung vào trong tay 1 người, vừa là chủ  vừa trực tiếp quản trị.(Ví dụ: chủ  tiệm  may, tiệm bách hóa,...) ­ Đặc trưng cơ bản của mô hình này được thể hiện ở khâu quyết định: Tất cả các  quyết định quan trọng của tổ chức đều do 1 người thực hiện. (Vì vất cả quyết định tập trung vào nhà quản trị, nên người này có tầm hạn quản  trị rộng) + Ưu điểm của mô hình này là hđ 1 cách mau lẹ, linh hoạt, ít ốn kém. + Thiếu sót, nhược điểm của mô hình này chỉ  có thể  áp dụng cho cơ  quan, tổ  chức, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ khi tổ chức  , mô hình này hk phù hợp.  Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 12
  13. + Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng là gì? ­ Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng là mô hình trong đó các nhân viên được gom  nhóm vào các đơn vị chức năng theo công việc, về kỹ năng hoạt động. Ví dụ: Hoạt động về  tổ  chức, về  nhân sự, thống kê, kế  hoạch, về  tài chính, về  tiếp thị, kinh doanh, sản xuất, nghiên cứu, phát triển,... + Ưu điểm của mô hình này:  ­ Sử  dụng tài nguyên hiệu quả  hơn (tài nguyên  ở  đây được xem là nhân lực, tài  chính, kyc thuật, thông tin). ­ Phát huy được khả năng chuyên môn của nhân viên. ­ Cán bộ nhân viên trong cùng 1 phòng, ban chức năng có thể  học tập hổ trợ lẫn  nhau. ­ Dễ giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. + Nhược điểm: ­ Đào sâu sự  phân chia giữa các đơn vị  chức năng. Mỗi 1 đơn vị  chức năng chỉ  chăm chú theo đuổi 1 mục tiêu chức năng của đơn vị mình mà quên đi mục tiêu chung  của tổ chức. ­ Các đơn vị chức năng dễ mâu thuẫn với nhau trong công việc. ­ Vai trò phối hợp giữa các đơn vị chức năng đè nặng lên vai các nhà quản trị. Câu 14: Giải thích ý nghĩa quan trọng của lãnh đạo trong quản trị. Câu 15: Những đặc trưng nào được xem là giúp cho nhà quản trị  quản lý 1   cách hữu hiệu nhất. Câu 16: Cách thức lãnh đạo nào là tốt nhất cho quản trị.  Lý thuyết này tập trung nghiên cứu, phân tích các cách thức mà nhà quản trị  áp  dụng để đưa ra ý kiến về cách thức thức lãnh đạo hữu hiệu.  Lý thuyết cách thức lãnh đạo có thể chia thành 3 nhóm: Nhóm 1: Cách thức lãnh đạo theo cách thức sử dụng quyền hành. + Theo phương pháp này, các nhà quản trị có thể sử dụng 1 trong 3 cách thức sau: 13
  14. ­ Độc đoán: Nhà quản trị giao việc chỉ đạo kiểm tra chặt chẽ tiến trình làm việc   của cấp dưới; phạt nghiêm khắc; thưởng vật chất.     Công việc được hoàn thành,  nhân viên không thể tự mình làm, quan hệ nhân sự hk tốt. ­  Để tự ý: Nhà quản trị giao việc cho nhân viên tự làm; hk thưởng phạt.   Công  việc hk hoàn thành. ­ Dân chủ: Nhà quản trị giao việc, hướng dẫn và giải thích các việc cần làm, trao  đổi cặn kẽ với nhân viên; để nhân viên tự làm việc; thưởng vật chất và tinh thần, phạt   nghiêm khắc.  Công việc được hoàn thành, nhân viên được đào tạo có thể tự làm, thái  độ lao động tốt, đoàn kết trong tập thể. + Nhìn chung lại, cách thức lãnh đạo hữu hiệu là dân chủ  vì nó cho kết quả  tốt   hơn. Cách thức lãnh đạo theo mối quan hệ. + Các nhà quản trị đều có 2 quan tâm: ­ Một là: quan tâm đến công việc. ­ Hai là: quan tâm đến nhân viên. + Các nhà quản trị muốn có cách lãnh đạo hữu hiệu tốt nhất các nhà quản trị nên   áp dụng là cách lãnh đạo quan tâm tối đa với cả 2 yếu tố. ­ Quan tâm đến công việc. ­ Quan tâm đến nhân viên. Nhóm 3: Cách thức lãnh đạo theo mức độ tham gia của nhân viên. Cách thức lãnh đạo tốt nhất mà các nhà quản trị nên áp dụng trong hoạt động lãnh  đạo của mình là cách thức lãnh đạo mà trong đó nhân viên và các nhà quản trị  cùng   nhau thảo luận và đi đến quyết định chung về ~ viecj cần làm. Câu 17: Kiểm tra là gì? Kiểm tra có vai trò ntn trong hoạt động quản trị. + Kiểm tra là quá trình áp dụng những cơ chế và biện pháp để theo dõi giám sát 1   cách chủ động mọi hoạt động của tổ chức và thực hiện những điều chỉnh cần thiết để  đảm bảo cho hoạt động của tổ chức phù hợp với mục tiêu, kế hoạch đã định + Kiểm tra có vai trò: ­Kiểm tra là chức năng cần thiết cùng với các chức năng hoạch định, tổ  chức,   điều khiển, chức năng kiểm tra giúp nhà quản trị  nắm được kịp thời mọi diễn biến  đang xảy ra trong tổ chức của mình.  Kiểm tra không chỉ là biện pháp để theo dõi, giám   sát những người thừa hành mà còn là công cụ  để  kiểm soát hoạt động của chính nhà   14
  15. quản trị, giúp nhà quản trị kịp thời phát hiện ra những thiếu sót của chính mình để sửa  chữa, khắc phục kịp thời ­Kiểm tra giúp phòng ngừa ngăn chặn sai  phạm của các thành viên VD: công ty sữa vinamilk có 1 số nhân viên thường đi làm muộn mà về sớm trước   giờ  quy định của công ty công việc được giao làm chậm trì trệ  so với thời gian quy  định. Khi đó người quản lý kiểm tra sẽ  nhắc nhở    những nhân viên này k được tái   phạm nếu không sẽ bị  buộc thôi việc và nhờ  đó các nhân viên này đi làm đúng giờ  và   chăm chỉ hơn. VD: sở tài nguyên và môi trường tỉnh bình phước nhận được thông tin là công ty  sản xuất mủ cao su sơn thành đã thải nước k qua xử lý ra môi trường làm ảnh hưởng   tới sông hồ. sở tài nguyên môi trường đã cử đội ngũ nhân viên xuống tận nơi để kiểm  tra và sự  thật đúng như  thông tin được phản ánh và họ  kịp thời xử  phạt công ty này   đồng thời cấm công ty này không được làm ô nhiễm nữa. ­Kiểm tra nhằm đảm bảo cho các thành viên, các bộ phận trong toàn tổ chức luôn  có ý thức về việc chấp hành nghiêm chỉnh những thể  lệ, quy định, nguyên tắc của tổ  chức, xác định rõ trách nhiệm của mỗi người trong việc thực hiện mục tiêu đã hoạch   định ­VD: trong công ty sản xuất bánh kẹo hải hà họ đặt ra quy định đối với nhân viên   là ngày làm việc 8 tiếng bắt đầu sáng7g­11g và chiều 13g­17g. các nhân viên phải mặc   đồng phục của công ty, trong giờ làm việc không được làm các hoạt động riêng như tụ  tập nói chuyện, xem phim, lên mạng. ai vi phạm quy định sẽ bị  xử  phạt tùy theo mức  độ  và đồng thời có đội ngũ kiểm tra việc thực hiện quy định đó. Nhờ  kiểm tra chặt   chẽ mà các nhân viên làm việc rất tích cực đem lại năng suất cao cho công ty. ­Kiểm tra giúp cho việc đánh giá kết quả  công việc của từng cá nhân từng bộ  phận cũng có tác dụng động viên khuyến khích các thành viên hăng hái thi đua làm   việc, tạo điều kiện tăng năng suất, chất lượng, hiệu quả. VD bộ phận maketting của công ty du lịch thành công có 15 nhân viên trong đó có   những người rất tích cực tận  tâm với công việc nhưng có 1 số  nhân viên thường hay  đi làm trễ, công việc trì trệ  không theo kế  hoạch. Nhờ hoạt động kiểm tra mà người  quản lý mới biết được11 nhân viên làm việc chăm chỉ, thu hút, quảng bá du khách tốt,   đi làm đúng giờ và hoàn thành xuất sắc công việc đồng thời cũng khen thưởng những   nhân viên đó để tích cực hơn, còn 4 nhân viên còn lại chưa hoàn thành tôt công việc thì  nhắc nhở, động viên họ cố gắng hơn. ­Kiểm tra là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của nhà quản trị. Kiểm   tra là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đã   đặt ra hay không, cũng như lí do vì sao đạt được hay không đạt được. VD: công ty may mặc đặt ra kế  hoạch trong tháng này phải may xong 500 bộ  quần áo. Các nhân viên phải làm việc và đồng thời người quản lý phải thường xuyên   kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên họ  đi làm đúng giờ  không? Trong quá trình   làm việc ai siêng năng chăm chỉ  ai hay nói chuyện làm các hoạt động riêng và người   quản lý dựa vào kiểm tra để  biết các nhân viên này có may xong 500 bộ quần áo hay  không? 15
  16. ­Tầm quan trọng đặc biệt của chức năng kiểm tra là  ở  sự  liên kết của nó với chức   năng hoạch định và hoạt động ủy quyền. Nhà quản trị hiệu quả cần liên tục theo sát để đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đều  ủng hộ mục tiêu đã được đề ra. Trên thực tế, quản trị  là một tiến trình liên tục và kiểm tra, là mối nối then chốt với   hoạch định. Bởi vì, nếu nhà quản trị không thực hiện hoạt động  kiểm tra thì họ không  xác định được mục tiêu có thể đạt được hay không và cần triển khai hoạt động gì tiếp  theo. Vd: công ty điện máy Nguyễn Kim đặt ra kế  hoạch là trong 5 thánghọ  sẽ  mở  thêm 1 chi nhánh điện máy ở tỉnh bình phước. như vậy để thực hiện kế hoạch này họ  phải kiểm tra đội ngũ nhân viên xem các nhân viên và các thành phần cổ  đông trong   công ty họ có ý kiến gì không? Nhân viên nào có khả  năng làm quản lý cho chi nhánh  mới?ai sẽ làm kế  toán? Những ai sẽ chuyển về làm việc trong chi nhánh mới họ  dựa   vào việc kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên để  quyết định rồi triển khai việc   chọn địa điểm thời gian xây dựng chi nhánh mới. ­Hệ thống kiểm tra tốt là một việc làm rất quan trọng vì các nhà quản trị đều cần   thực hiện việc  ủy quyền. Nhưng nhà quản trị  phải chịu trách nhiệm về  những quyết  định của cấp dưới nên họ rất cần sự thông tin phản hồi từ hệ thống kiểm soát. ­Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.   Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường.Nhờ  kiểm tra các nhà quản trị  sẽ  nắm   được bức tranh toàn cảnh về môi trường và những phản ứng thích hợp trước các vấn   đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ  ảnh hưởng  đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. VD: Giám đốc doanh nghiệp sản xuất tôn Tân lập kế  hoạch sản xuất tôn trong  năm tới và nhờ  công tác kiểm tra đã dự  đoán được trước nhu cầu của thị  trường đối   với các loại tôn khác nhau nên khi lập kế hoạch sản xuất đã cắt giảm những loại tôn   không được  ưa chuộng, tăng những loại tôn bán chạy. Khi thị  trường biến động như  dự đoán của Giám đốc, doanh nghiệp Tân Thành đã tránh được sự thiệt hại. ­Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các   hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị  nào sẽ  quyết định sự  thành công của  doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Những giá trị  đó sẽ  được tiêu chuẩn hóa để  trở  thành mục đích,mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các nhân viên trong  doanh nghiệp. Đồng thời, kiểm tra giúp cho các nhà quản trị  bắt đầu lại chương trình   cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc xác định những vấn đề và cơ  hội cho doanh nghiệp VD: công ty điện máy Hoàng sơn nhờ vào quá trình kiểm tra tốt đã sản xuất ra các   mặt hàng máy tính, ti vi, tủ  lạnh rất được người tiêu dùng  ưa chuộng và từ  đó giám   đốc biết được công ty làm việc hiệu quả như vậy là nhờ đội ngũ nhân viên có tay nghề  cao, siêng năng làm việc và từ  những  ưu điểm đã đạt được công ty tăng cường mở  rộng các mặt hàng mới để đem lại doanh thu lớn cho công ty mình Câu 18: Kiểm tra phải trải qua mấy bước hãy mô tả 1 cách cụ thể các bước  trong quá trình kiểm tra. 16
  17. Bước 1: đo lường việc thực hiện công việc Bước này để xác định kết quả công việc thực tế, nhà quản trị phải lựa chọn tiêu   chuẩn để đo lường. tiêu chuẩn này phụ thuộc vào từng lĩnh vực hoạt động khác nhau,  không có 1 khuôn mẫu nhất định. Mỗi cơ  quan đơn vị  đều có những tiêu chuẩn khác   nhau VD: công ty bánh kẹo Tiên Dung thường sử  dụng các tiêu chuẩn như: số  lượng   sản xuất bánh kẹo trong 1 ngày. Số lượng bánh kẹo được tiêu thụ.Số lượng bánh kẹo  còn tồn lại. Bước 2: so sánh kết quả công việc với tiêu chuẩn Bước này giúp nhà quản trị xác định được sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn đã đặt ra và  kết quả công việc thực tế  công ty may mặc Hoàng giám đốc muốn kiểm tra bộ phận nhân sự  về quá trình  làm việc và hiêu quả  làm việc của nhân viên. Giám đốc sẽ  đề  ra các tiêu chuẩn đó là  trong tháng này công ty phải may xong 1000 bộ quần áo để đưa ra thị trường trong dịp  tết 2013. Người quản lý bộ  phận nhân sự  phải kiểm tra quá trình làm việc của nhân   viên hàng ngày sau đó biết được kết quả chính xác nhân viên mình có hoàn thành được  1000 bộ quần  áo không nhưng thực tế trong tháng này nhân viên chỉ hoàn thành được  900 bộ quần áo như vậy các nhân viên còn may thiếu 100 bộ quần áo Bước 3: điều chỉnh sự khác biệt đối với tiêu chuẩn Nhà quản trị  có thể  thực hiện 1 trong 2 cách sau khi thực hiện bước cuối cùng trong  quá trình kiểm tra đó là điều chỉnh các hoạt động thực tế hoặc điều chỉnh lại các tiêu   chuẩn ban đầu Tìm ra nguyên nhân của sự khác biệt giữa kết quả và tiêu chuẩn:   Do tiêu chuẩn ban đầu quá cao hoặc ngược lại quá thấp  Do nhà quản trị thay đổi chiến lược, thay đổi bổ sung nhân sự để quá trình thực   hiện thuận lợi và chính xác hơn VD: tư  ví dụ  trên người quản lý sẽ  phải tìm ra nguyên nhân tại sao không hoàn  thành và phát hiện ra nguyên nhân không hoàn thành là do bộ  phân nhân sự  quản lý  nhân viên chưa tốt các nhân viên hay đi làm trễ, trong quá trình làm thường tụ tập nói  chuyện hoặc sử dụng điện thoại di động để  trò chuyện sau đó người quản lý sẽ điều   chỉnh nhân viên bằng cách nhắc nhở, khiển trách 1 số  nhân viên và đề  ra nội quy các   hình thức xử phạt đối với các nhân viên vi phạm  Câu 19: So sánh ưu điểm của kiểm tra hiện nay với các hình thức kiểm tra  khác. Câu 20: Hãy trình bày tóm tắt nội dung cơ bản của các nguyên tắc thuộc hệ  thống kiểm tra hữu hiệu (hiệu quả). + Chính xác; ­ Hệ thống kiểm tra chính xác làm cho các thành viên của tổ  chức tin cậy và tạo  ra thông tin hợp lý. 17
  18. ­ Hệ thống thông tin không chính xác có thể  làm cho nhà quản trị thiếu tập trung   trong quá trình thực hiện. VD: công ty sản xuất sữa Fami mở  đợt khen thưởng đối với các nhân viên làm  việc tốt, đạt hiệu quả  cao. Nhờ vào hệ  thống kiểm tra chính xác công ty có thể  khen  thưởng đúng người làm cho các nhân viên rất tin tưởng và cố gắng làm việc chăm chỉ.  Vd: công ty bánh kẹo hải hà muốn tăng thêm sản phẩm bánh kẹo trong dịp tết   sắp tới nhưng họ  lại chưa biết chính xác nhu cầu thị  trường hiện nay như  thế  nào?   Người nhân viên làm công tác này do chưa nắm rõ tình hình thị  trường đã báo cáo cho  giám đốc. giám đốc quyết định cho sản xuất  ồ   ạt sản phẩm  đến khi ra thị  trường   người tiêu dùng không ưa chuộng loại sp đó làm hàng hóa tồn đọng quá nhiều thiệt hại  cho công ty. + Kịp thời: ­ Cung cấp thông tin kịp thời để  các nhà quản trị  ngăn ngừa các tác động có thể  ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức. VD: sở tài nguyên và môi trường nhận được thông tin từ người dân là công ty sản   xuất điều Bình Phước đã thải các loại vỏ điều và các loại nước thải ra sông hồ  xung  quanh ma không qua xử  lý làm  ảnh hưởng đến nguồn nước và sức khỏe của người   dân. Do đó sở tài nguyên kịp thời cử đội ngũ cán bộ xuống tận nơi kiểm tra và kịp thời  xử lý công ty nay ngăn không để tiếp tục làm ô nhiễm môi trường + Tiết kiệm ­ Chi phí cho hoạt động kiểm tra phải tương xứng với kết quả thu được từ  công  tác kiểm tra. Vd: để  thu được kết quả  kiểm tra từ  ví dụ  công ty sản xuất điều làm ô nhiễm  môi trường thì đội ngũ nhân viên phải xuống tận nơi tìm hiểu, phân tích đánh giá mức  độ ô nhiễm, xem xét kỹ xem có phải do công ty đó làm ô nhiễm thật k, muốn làm được  công tác đó thì đòi hỏi phải có chi phí phù hợp để khuyến khích họ chăm chỉ hoàn thành  công việc. + Linh hoạt ­ Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt, có thể điều chỉnh tương ứng với sự thay đổi  bất lợi và tận dụng lợi thế của những cơ hội mới. VD: trong công ty bánh kẹo A người quản lý làm công tác kiểm tra giờ làm việc  của các nhân viên thì phát hiện nhân viên X bên bộ phận  thường xuyên đi làm trễ mà  về rất sớm, công việc giao cho thì trì trệ không hiệu quả  vì vậy người quản lý quyết  định cho nhân viên X thôi việc và tuyển thêm nhân viên mới vào thay vị trí đó đem lại  năng suất làm việc cao, các sản phẩm mới liên tục được đưa ra thị trường. 18
  19. + dễ hiểu:  ­ Hệ thống kiểm tra sẽ không có tác dụng nếu các cá nhân liên quan không hiểu   về hệ thống này. ­ Hệ thống kiểm tra quá phức tạp có thể gây ra những sơ suất không đáng có, làm   nhân viên thất vọng, thậm chí có thể bỏ qua trong quá trình giải quyết công việc. + Tiêu chuẩn kiểm tra phải hợp lý ­  Hệ  thống kiểm tra và các tiêu chuẩn đưa ra phải hợp lý và có khả  năng thực   hiện được nếu các tiêu chuẩn quá cao và không hợp lý sẽ  không tạo được sự  động   viên thúc đẩy nhân viên. Vd: giám đốc công ty nước giải khát Pep Si đề  ra tiêu chuẩn đối với bộ  phận  nhân sự là tât cả nhân viên đều phải có bằng cử nhân đại học hoặc sau đại học, ngày   làm việc 9 tiếng, thứ  bảy chủ nhật không được nghỉ. Như  vậy tiêu chuẩn này không  hợp lý làm cho các nhân viên mệt mỏi, chán nản, nhiều người đã xin chuyển công tác. + Căn cứ vào kế hoạch của tổ chức Nhà quản trị phải xác lập các yếu tố kiểm tra theo kế hoạch và theo quy mô của   tổ chức và theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra vì nhà quản trị  không thể  kiểm  tra mọi hoạt động của tổ chức. Vd: trong đợt tăng sản phẩm cho dịp tết của công  ty sữa vinamilk để  kiểm tra   quá trình làm việc của nhân viên giám đốc phải phân ra mỗi người quản lý chỉ quản lý   1 bộ phận như trong bộ phận nhân sự sẽ kiểm tra về quá trình làm việc của nhân viên,  thời gian làm việc nhân viên nào đi làm đúng giờ nhân viên nào thường xuyên đi trễ để  từ đó người quản lý của từng bộ phận sẽ báo cáo lên giám đốc. + Thực hiện kiểm tra lại những điểm quan trọng để  xác định được sự  khác biệt  giữa kết quả thực tế và kết quả mong đợi để từ đó đánh giá được hoạt động của toàn   bộ tổ chức Vd: trong bản kế  hoạch đề  ra của công ty may mặc nam là trong tháng này sẽ  may xong 1000 bộ quần áo để đưa ra thị trường nhưng qua quá trình kiểm tra thì thực  tế trong tháng này công ty chỉ hoàn thành được 800 bô quần áo như  vậy các nhân viên  đã không hoàn thành được chỉ tiêu đề  ra để  từ  đó kiểm tra sẽ  biết được do nhân viên   nào bộ phận nào không hoàn thành công việc + Hoạt động điều chỉnh cần được xác định trong hoạt động kiểm tra Hệ thống kiểm tra không những xác định được dấu hiệu của sự khác biệt so với   kế hoạch mà phải đưa ra giải pháp để điều chỉnh các sai lệch( nếu không có việc này   thì kiểm tra không có ý nghĩa) 19
  20. Vd: như vd công ty may mặc nam ở trên sau khi kiểm tra biết được bộ phận nào   không hoàn thành nhiệm vụ như do bộ phận nhân sự quản lý công việc không tốt nhân  viên hay đi làm trễ giờ, trong quá trình làm việc thường làm việc riêng nói chuyện sử  dụng điện thoại di động từ đó giám đốc sẽ đưa ra giải pháp khiển trách người quản lý   nhân viên và đồng thời đưa ra quy định cụ  thể  và các hình thức xử  phạt nghiêm khắc  đối với  nhân viên . 20
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2