ĐỀ CƯƠNG ÔN THI
MÔN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
1. Anh/chị hãy nêu khái niệm Nhóm, Làm việc (theo) nhóm là gì?
- Khái niệm Nhóm: Nhóm là một tập hợp từ hai người trở lên, làm việc thường
xuyên và có kỹ năng hỗ trợ lẫn nhau, họ cam kết thực hiện một mục đích, mục
tiêu hoạt động chung để giải quyết vấn đề mà họ chịu trách nhiệm
- Làm việc theo nhóm: là khả năng làm việc cùng nhau của các thành viên
trong nhóm nhằm hướng tới một mục tiêu chung.
2. Trình bày những ưu và nhược điểm của làm việc nhóm?
- Ưu điểm của làm việc nhóm: tập trung khả năng của nhiều người; hỗ trợ
lẫn nhau về kinh nghiệm, kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ; tập trung các
nguồn lực của nhóm; tạo sự gắn kết trong nhóm, hiệu quả công việc tốt hơn,
nhanh “đến đích” hơn.
+ Các thành viên có sự chi phối lẫn nhau, tập trung khả năng của nhiều người
+ Cơ hội làm việc với nhiều người bạn mới và mở rộng hơn các mối quan hệ.
+ Cùng học hỏi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ của nhau; chia sẻ kinh
nghiệm.
+ Tăng được tính tương tác, phối hợp của các thành viên với nhau.
+ Tăng khả năng phối hợp và tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên trong
nhóm.
+ Khắc phục điểm yếu của bản thân, đồng thời, phát huy ưu điểm của mình.
+ Kích thích, cải thiện kỹ năng giao tiếp, trình bày, tự tin thể hiện trước đám
đông.
+ Hiệu suất nhóm giúp ta hoàn thành mục tiêu tốt hơn, qua đó tăng năng suất
lao động.
+ Thích nghi với sự thay đổi của kế hoạch, môi trường làm việc.
+ Sự hài lòng của thành viên.
+ Sự hiểu biết văn hoá.
+ Sáng tạo, có nhiều ý tưởng hơn. Qua đó, quyết định được phương án tốt nhất
cho công việc.
+ Sự tham gia của cộng đồng, môi trường làm việc thân thiện.
+ Thu hút nguồn nhân lực.
+ Tăng tinh thần có trách nhiệm, có ý thức
- Nhược điểm của làm việc nhóm: tâm lí ỉ lại, đùn đẩy trách nhiệm cho người
khác; nể nang các mối quan hệ; không chú ý đến công việc của nhóm; đề cao ý
kiến cá nhân; chia rẽ, bất đồng quan điểm; thời gian, khoảng cách địa lý, năng
lượng và tài nguyên.
3. Theo Anh/chị, những nguyên nhân nào dẫn đến hoạt động làm việc
nhóm của các có hiệu quả thấp? Cho ví dụ minh họa.
Nguyên nhân dẫn đến nhóm làm việc kém hiệu quả: mục tiêu công việc không
rõ ràng; sự phối hợp giữa các thành viên là không chặt chẽ, nhịp nhàng, thiếu
tinh thần đoàn kết; các nguồn lực chưa sẵn sàng, nhóm thiếu sự tự chủ; tồn tại
sự độc tài và chia rẽ trong nhóm; phân chia nhiệm vụ không phù hợp với năng
lực của các thành viên; giao tiếp kém, các thành viên luôn bị động, hạn chế nói
ra quan điểm, ý tưởng của mình dẫn đến làm việc nhóm kém hiệu quả; các cá
nhân không chú ý đến công việc của nhóm; không có sự phân công công việc
rõ ràng dẫn đến sự đùn đẩy trách nhiệm cho nhau; hay nể nang, ngại va chạm;
thiếu sự lãnh đạo; sợ thất bại; đặt sự tin tưởng quá nhiều vào bài làm của mọi
người nên không kiểm tra lại thành quả của cá nhân
Ví dụ:
+ Nhóm thiếu sự lãnh đạo: Nhóm trưởng không có khả năng liên kết mọi
người, không giải quyết được xung đột trong nhóm, không đưa ra mục tiêu
công việc rõ ràng…
+ Tồn tại sự độc tài và chia rẽ trong nhóm: Không hài lòng với một điều gì đó,
thay vì nói ra để được giải quyết thì lại quyết định gây rối, tranh cãi hay thậm
chí là xúc phạm người khác,…
4. Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì lý do gì?
- An toàn: khi tham gia một nhóm nào đó, các cá nhân có thể giảm được tình
trạng mất an toàn của tình trạng đứng đơn lẻ. Họ sẽ cảm thấy tự tin hơn và
mạnh mẽ hơn khi họ thuộc vào một nhóm nào đó.
- Hội nhập: các nhóm có thể đáp ứng các nhu cầu xã hội. Mọi người có thể
phát triển các mối quan hệ khi là thành viên nhóm. Đối với nhiều người, những
mối quan hệ trong công việc sẽ thỏa mãn nhu cầu hội nhập của họ.
+ Rèn luyện cho bản thân các kĩ năng như giao tiếp, giải quyết xung đột, quản
lí nhóm, quản lí thời gian,…
- Sức mạnh: điều gì một cá nhân riêng lẻ không thể đạt được lại thường có thể
đạt được thông qua hành động nhóm. Trong nhiều trường hợp, nhóm thường có
lợi thế hơn cá nhân vì nó hội tụ được tài năng, kiến thức để hoàn thành công
việc.
5. Theo anh/chị, làm việc nhóm cần đảm bảo những yêu cầu gì?
Mục tiêu chung, Giao tiếp hiệu quả, Quản trị thống nhất, Phân công hiệu quả,
Trách nhiệm rõ ràng, Quản lí xung đột, Tin tưởng, Tôn trọng, Gắn kết, Gương
mẫu, Cải tiến liên tục.
6. Tại sao làm việc nhóm lại quan trọng trong thời đại công nghệ 4.0?
Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu
làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết.
Đó là một trong những kỹ năng cần thiết đối với mỗi con người nhất là sinh
viên, là một điểm cộng đối với mỗi sinh viên khi đứng trước nhà tuyển dụng.
Giúp khiến hiệu quả công việc cao hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và công
sức hơn khi làm viêc nhóm. Không có ai là hoàn hảo, không ai giỏi tất cả mọi
lĩnh vực, không ai có thể đảm nhận được tất cả mọi công việc, để hiệu quả thì
cần phải làm việc nhóm. Làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của
từng người và bổ sung cho nhau.
Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên
linh hoạt hơn. Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của
môi trường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ. Nhóm có thể tạo ra môi
trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho
nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn.
Ngoài ra, làm việc nhóm trực tuyến có thể kết nối với những người có kiến
thức, kỹ năng và kinh nghiệm trên thị trường lao động, công dân toàn cầu để có
thể tạo ra cơ hội kinh tế mang lại lợi nhuận, công nghệ tạo ra phương tiện, dẫn
đến tương tác giữa các nền văn hóa.
Vì thế làm việc theo nhóm rất là quan trọng trong thời đại 4.0 này.
7. Trình bày tóm tắt các hình thức làm việc nhóm mà Anh/chị đã được
học. Phân tích những ưu điểm và nhược điểm của các hình thức làm việc
nhóm? Theo anh/chị, nhóm của mình thuộc hình thức nhóm nào? Vì sao?
*Các hình thức làm việc nhóm:
Phân loại theo hình thức tổ chức:
- Nhóm chính thức (nhóm kết cấu):
Khái niệm: Là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng,
thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần
gũi nhau, tồn tại trong một thời gian dài.
Nhóm thực hiện những công việc cụ thể theo theo cơ cấu tổ chức.
Trong các nhóm chính thức, mục tiêu của tổ chức là cơ sở thúc đẩy và
định hướng các hoạt động cá nhân.
- Nhóm chính thức có thể phân loại nhỏ hơn thành nhóm chỉ huy và
nhóm nhiệm vụ:
+ Nhóm chỉ huy được xác định theo sơ đồ tổ chức. Nó bao gồm một nhà
quản lí và một số nhân viên dưới quyền.
+ Nhóm nhiệm vụ bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành
một công việc nào đó theo sự phân công của tổ chức. Nhóm này không quá chú
trọng đến thứ bậc trong các mối quan hệ. Với loại hình nhóm này, lưu ý thêm
nó có hai dạng là nhóm thường trực và nhóm đột xuất. Thường trực là thực
hiện các nhiệm vụ thường xuyên, chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề định kỳ
trong một lĩnh vực đã được xác định. Đột xuất là nhóm tạm thời được thành lập
để xử lý những vấn đề cụ thể trong một khung thời gian nhất định và thường
tan rã ngay sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ như nhóm nghiên cứu, nhóm dự
án,...
Cần ghi nhớ, tất cả các nhóm chỉ huy đều là nhóm nhiệm vụ. Tuy nhiên
các nhóm nhiệm vụ chưa chắc đã phải là nhóm chỉ huy.
- Nhóm không chính thức (nhóm phi kết cấu):
Khái niệm: Thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột
xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở
nhiều lĩnh vực khác nhau.
Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số
vấn đề trong thời gian ngắn. Liên minh giữa các cá nhân trong nhóm này được
hình thành không phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức mà do nhu cầu về giao tiếp xã
hội.
- Nhóm không chính thức có thể phân thành nhóm lợi ích và nhóm
bạn bè.
+ Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được
một mục tiêu cụ thể mà mỗi người trong số họ quan tâm. Chẳng hạn, các nhân
viên có thể họp lại với nhau, nêu ra yêu cầu đối với các cấp lãnh đạo trong việc
tăng lương, giải quyết chế độ, thực hiện các cam kết.
+ Nhóm bạn bè được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm
chung, bất kể họ có làm việc cùng nhau hay không. Những đặc điểm chung có
thể là tuổi tác, sở thích, quan điểm.
Các nhóm không chính thức thực hiện một chức năng quan trọng là thỏa
mãn nhu cầu xã hội của các thành viên: họ có thể cùng nhau chơi thể thao,
cùng nhau ăn trưa, cùng nhau đi làm,...và mối quan hệ giữa các cá nhân trong
nhóm, mặc dù mang tính không chính thức nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến
hành vi và kết quả.
Phân loại theo hình thức làm việc:
- Nhóm chức năng
Gồm các cá nhân làm việc cùng nhau để thực hiện các công việc có tính
chất tương đồng và tương hỗ. Nhóm này thường tồn tại trong nội bộ các phòng
ban chức năng như phòng nhân sự, tài chính, marketing...
- Nhóm liên chức năng
Gồm các thành viên từ các lĩnh vực, công việc khác nhau trong tổ chức
được tập hợp lại thành một nhóm để giải quyết các vấn đề liên quan đến lĩnh
vực, công việc họ đang đảm nhận.
- Nhóm giải quyết vấn đề
Gồm các thành viên được tập hợp một cách tạm thời để xác định các vấn
đề hoặc tìm ra các giải pháp khả thi cho một vấn đề nào đó mà tổ chức đang
phải đối mặt. Nhóm giải quyết vấn đề thường được trao quyền để tự hành động
trong một thời gian nhất định và giải tán khi vấn đề được giải quyết.
- Nhóm làm việc tự chủ
Gồm các thành viên cùng làm việc với nhau, nhằm tạo hiệu quả trong quá
trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nhóm tự chịu trách nhiệm về thành phần cơ
cấu nội bộ. Có thẩm quyền để gây ảnh hưởng và kiểm soát hoạt động của các
thành viên trong nhóm. Nhóm làm việc tự chủ thường được trao quyền để tự
thực hiện các công việc của mình sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
- Nhóm trực tuyến (Nhóm Ảo)
Gồm các thành viên có mối quan hệ công việc với nhau, nhóm ảo thường
không gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc của nhóm là giao tiếp
qua các phương tiện như điện thoại, thư điện tử (Email), mạng xã hội zalo,
facebook, diễn đàn,... Các nhóm này được hình thành ở các loại hình doanh
nghiệp lớn, quy mô sản xuất và quản trị phức tạp, hoặc có khoảng cách về mặt
địa lý.
Nhóm ảo đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức toàn cầu với hoạt
động phân tán rộng khắp. Nhóm ảo có ưu điểm là tập hợp được nhân tài từ mọi
nơi, giảm thiểu các chi phí và điều kiện làm việc, tăng doanh thu, giảm các