TR NG CAO Đ NG S PH M TRUNGƯỜ Ẳ Ư Ạ
NGƯƠ
KHOA QU N LÝ VĂN THẢ Ư
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đ c l p – T do – H nh phúcộ ậ ự ạ
Đ s 2 ề ố
Đ THI K T THÚC H C PH NỀ Ế Ọ Ầ
L p h s và n p l u h s vào l u tr c quanậ ồ ơ ộ ư ồ ơ ư ữ ơ
Ngành Qu n tr văn phòng, Khóa , H : CĐCQả ị ệ
H c kỳ: Năm 2009 – 2011ọ
Th i gian làm bài: 90 phútờ
Câu 1. ( 4 đi m)ể
1. Nêu khái ni m: h s , l p h s , danh m c h s .ệ ồ ơ ậ ồ ơ ụ ồ ơ
Câu 2. (6 đi m)ể
Nêu yêu c u l p h s và các đ c tr ng l p h s ? Cách v n d ng cácầ ậ ồ ơ ặ ư ậ ồ ơ ậ ụ
đ c tr ng l p h s ?ặ ư ậ ồ ơ
TR NG MÔN KÝ DUY TƯỞ Ệ GI NG VIÊN GI I THI U ĐẢ Ớ Ệ Ề
TS. Nguy n L Nhungễ ệ
TR NG KHOA KÝ DUY TƯỞ Ệ
KÝ DUY T ĐỆ Ề
TR NG CAO Đ NG S PH M TRUNGƯỜ Ẳ Ư Ạ C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
09-CĐQTVP – đ s 2ề ố
NGƯƠ
KHOA QU N LÝ VĂN THẢ Ư
Đ c l p – T do – H nh phúcộ ậ ự ạ
Đ s 1ề ố
ĐÁP ÁN – THANG ĐI M Đ THI K T THÚC H C PH NỂ Ề Ế Ọ Ầ
L p h s và n p l u h s vào l u tr c quan ậ ồ ơ ộ ư ồ ơ ư ữ ơ
Ngành Qu n tr văn phòng, Khóa H : CĐCQả ị ệ
H c kỳ: Năm 2009 – 2011ọ
Th i gian làm bài: 90 phútờ
Câu Ý N i dungộĐiể
m
1. 1. 1. Nêu khái ni m h s :ệ ồ ơ H s là m t ho c m t t p văn b n có liênồ ơ ộ ặ ộ ậ ả
quan v i nhau v m t s vi c, v n đ (hay m t ng i) hình thànhớ ề ộ ự ệ ấ ề ộ ườ
trong quá trình gi i quy t s vi c, v n đ đó. Ví d :ả ế ự ệ ấ ề ụ H s v m tồ ơ ề ộ
v án hình s , h s v m t v tranh ch p nhà đ t, h s v m t kỳụ ự ồ ơ ề ộ ụ ấ ấ ồ ơ ề ộ
h p c a Qu c h i... ọ ủ ố ộ H s còn có th là m t t p văn b n đ c k tồ ơ ể ộ ậ ả ượ ế
h p l i do có nh ng đi m gi ng nhau khác, nh cùng m t lo i vănợ ạ ữ ể ố ư ộ ạ
b n, cùng m t tác gi , cùng th i gian ban hànhả ộ ả ờ
2
2. 1. Nêu khái ni m l p h s : ệ ậ ồ ơ L p h s là t p h p nh ng văn b nậ ồ ơ ậ ợ ữ ả
hình thành trong quá trình gi i quy t công vi c thành t ng v n đ ,ả ế ệ ừ ấ ề
s vi c ho c theo các đ c tr ng khác c a văn b n, đ ng th i s pự ệ ặ ặ ư ủ ả ồ ờ ắ
x p và biên m c chúng theo m t ph ng pháp khoa h cế ụ ộ ươ ọ
1
3 1. Nêu khái ni m danh m c h s : Danh m c h s là b ng kê cóệ ụ ồ ơ ụ ồ ơ ả
h th ng các h s d ki n l p trong năm văn th c a m t CQ, m tệ ố ồ ơ ự ế ậ ư ủ ộ ộ
đ n v , kèm theo ký hi u và THBQ c a m i h s và đ c xây d ngơ ị ệ ủ ỗ ồ ơ ượ ự
theo m t ch đ đã quy đ nh.ộ ế ộ ị
1
2. 1. Yêu c u đ i v i công tác l p h sầ ố ớ ậ ồ ơ
1. H s l p ra ph i ph n ánh đúng ch c năng, nhi m v c a cồ ơ ậ ả ả ứ ệ ụ ủ ơ
quan, đ n vơ ị.
2. Tài li u trong h s ph i có m i liên h ch t ch v i nhau và ph iệ ồ ơ ả ố ệ ặ ẽ ớ ả
đ y đ hoàn ch nh, ph n ánh đúng trình t di n bi n c a s vi cầ ủ ỉ ả ự ễ ế ủ ự ệ
hay trình t gi i quy t công vi cự ả ế ệ
3. Văn b n tài li u đ c thu th p vào h s ph i có giá tr b o qu nả ệ ượ ậ ồ ơ ả ị ả ả
ph i t ng đ i đ ng đ uả ươ ố ồ ề
4. Văn b n tài li u đ c thu th p vào h s ph i có đ y đ th th cả ệ ượ ậ ồ ơ ả ầ ủ ể ứ
văn b nả
4. H s ph i đ c biên m c đ y đ theo yêu c u nghi p v , vàồ ơ ả ượ ụ ầ ủ ầ ệ ụ
3
09-CĐQTVP – đ s 2ề ố
ph i thu n l i cho vi c b o qu n và t ch c s d ng.ả ậ ợ ệ ả ả ổ ứ ử ụ
2. 1. Các đ c tr ng l p h s ? Cho ví d v cách v n d ng các đ cặ ư ậ ồ ơ ụ ề ậ ụ ặ
tr ng l p h s ?ư ậ ồ ơ
* Đ c tr ng tên g iặ ư ọ : Tên g i là tên lo i c a tài li u nh : Nghọ ạ ủ ệ ư ị
quy t, Ch th , Thông t ,... Nh ng tài li u có cùng tên g i, c a m tế ỉ ị ư ữ ệ ọ ủ ộ
tác gi , trong m t nhi m kỳ ho c m t năm l p m t h s .ả ộ ệ ặ ộ ậ ộ ồ ơ
* Đ c tr ng v n đặ ư ấ ề: Nh ng tài li u có tên g i khác nhau, tác giữ ệ ọ ả
khác nhau nh ng nói v m t v n đ , m t s vi c, trong m t th iư ề ộ ấ ề ộ ự ệ ộ ờ
gian nh t đ nh, l p m t h s .ấ ị ậ ộ ồ ơ
* Đ c tr ng tác gi : Tác gi là c quan ban hành tài li u. Tài li uặ ư ả ả ơ ệ ệ
có tên g i khác nhau, n i dung khác nhau nh ng c a m t tác giọ ộ ư ủ ộ ả
s n sinh ra trong m t th i gian nh t đ nh l p m t h s . ả ộ ờ ấ ị ậ ộ ồ ơ
* Đ c tr ng c quan giao d ch:ặ ư ơ ị Tài li u trao đ i gi a c quanệ ổ ữ ơ
này v i m t c quan khác v m t v n đ , trong m t th i gian nh tớ ộ ơ ề ộ ấ ề ộ ờ ấ
đ nh, l p m t h s .ị ậ ộ ồ ơ
* Đ c tr ng đ a d :ặ ư ị ư Đ a d là các khu v c, đ n v hành chínhị ư ự ơ ị
nh : thành ph , huy n, xã... Nh ng tài li u có tên g i gi ng nhau,ư ố ệ ữ ệ ọ ố
đ c s n sinh ra trong m t th i gian nh t đ nh nh ng khu v cượ ả ộ ờ ấ ị ở ữ ự
hành chính có đ c đi m đ c bi t gi ng nhau l p thành m t h s .ặ ể ặ ệ ố ậ ộ ồ ơ
* Đ c tr ng th i gian:ặ ư ờ Th i gian là năm, tháng mà n i dung tàiờ ộ
li u nói đ n, đ c tr ng này th ng k t h p v i các đ c tr ng khácệ ế ặ ư ườ ế ợ ớ ặ ư
đ l p h s .ể ậ ồ ơ
Tóm l i:ạ Có 6 đ c tr ng đ hình thành h s , khi l p h s c nặ ư ể ồ ơ ậ ồ ơ ầ
v n d ng linh ho t, ngoài đ c tr ng chính c n k t h p m t s đ cậ ụ ạ ặ ư ầ ế ợ ộ ố ặ
tr ng khác đ l p h s . Trong th c t th ng áp d ng ph bi n 4ư ể ậ ồ ơ ự ế ườ ụ ổ ế
đ c tr ng: tên g i, v n đ , tác gi , th i gian.ặ ư ọ ấ ề ả ờ
3
GI NG VIÊN GI I THI U ĐẢ Ớ Ệ Ề
TS. Nguy n L Nhungễ ệ
09-CĐQTVP – đ s 2ề ố