Đổi mới quản lí theo
quy trình
Quản lý (QL) từ xưa tới nay vẫn là nhiệm vụ trung tâm
của mọi tổ chức. Với thời gian, các công cụ công nghệ và
phương pháp luận mới do con người nghiên cứu, phát
triển đã giúp cho việc QL các tổ chức lớn ngày một hữu hiệu hơn. Từ
chỗ phụ thuộc vào tài năng bẩm sinh của con người thành các quy trình
(QT) khoa học công nghệ (KHCN) không phụ thuộc vào người thực
hiện
QL cổ điển dựa trên con người
QL cổ điển lấy con người làm trung tâm cho nên phụ thuộc rất nhiều vào
tài năng và nghệ thuật của người lãnh đạo. Con người trong QL cổ điển
là nhân tố tổng hợp của các yếu tố: cảm nhận thực tế, hình thành QT,
xây dựng chuẩn mực và kỷ luật tuân thủ. Thường người ta thấy ở những
tổ chức cổ điển thành công phải có những con người biết nhận định
chính xác tình hình, biết lập ra QT phối hợp mọi người làm việc, biết lập
ra các chuẩn mực đo chính xác hiệu quả công việc, và biết tuân thủ
nghiêm ngặt các QT và chuẩn mực đó. Không phải tất cả mọi người đều
có thể hội tụ được những khả năng này, đặc biệt là khả năng nhận định
chính xác tình hình và lập ra QT giải quyết vấn đề.
Trong QL cổ điển, đặc biệt là ở phương Đông, việc tuyển chọn nhân tài
trở thành điều kiện thiết yếu và đầu tiên cho QL thành công. Từ đó xuất
hiện quan niệm "hiền tài là nguyên khí quốc gia" và quan điểm lấy
người tài làm trung tâm này được đẩy lên quá mức. Ngày nay, quan
điểm này đã chuyển dịch: chọn người tâm phúc và tin cậy để đặt vào các
vị trí chủ chốt, bỏ qua yếu tố xem xét tình huống để lập QT cho sát các
nghiệp vụ.
Ví dụ điển hình về QL cổ điển là việc Khổng Minh bầy binh bố trận
trong cuộc chiến Xích Bích với Tào Tháo. Khổng Minh, một nhà lãnh
đạo và QL giỏi, đã hình dung ra QT trận đánh, bố trí các tướng lĩnh trấn
giữ những điểm chốt sẽ xảy ra chiến trận, và trao cho mỗi người một
“túi gấm” mô tả QT xử lý cho các tình huống cùng các tiêu chuẩn thành
công. Đòi hỏi căn bản với các tướng lĩnh là phải tuân thủ nghiêm ngặt
những QT đã được thiết lập. Không có mấy ai trong lịch sử có được khả
năng lập ra QT hoàn hảo sát với thực tế như vậy.
Người QL như vậy thực sự là người lao động trí tuệ cao, chuyển những
nhận biết của mình thành các tài liệu mô tả mục đích cần đạt tới, cách
thực hiện công việc, cách kiểm soát công việc theo mục đích và sử dụng
sức mạnh tuân thủ của tổ chức để làm cho ý tưởng trở thành hiện thực.
Thiếu những lao động trí tuệ này, thực tế người ta sẽ không thể điều
khiển được hệ thống phức tạp đang diễn ra.
QL hiện đại trên nền công nghệ
Ngày nay, các cơ quan và tổ chức đều có mức độ QL phức tạp vượt ra
ngoài khả năng bao quát của con người bình thường. Do đó các tổ chức
này đều có nhu cầu tìm kiếm những người có khả năng QL giỏi. Nhưng
hiển nhiên không thể có nhiều người QL giỏi bẩm sinh như kiểu Khổng
Minh được.
Với sự phát triển của KHCN, vấn đề QL đã thay đổi từ chỗ phụ thuộc
vào tài năng bẩm sinh của con người thành các QT KHCN không phụ
thuộc vào người thực hiện. Vì vậy, QL hiện đại ngày nay nhấn mạnh vào
việc xây dựng các QT nghiệp vụ và sự tuân thủ QT, thay vì nhấn mạnh
vào tài năng cá nhân và sự tuân thủ cá nhân.
QL hiện đại quan niệm cần trích rút ra các loại hình thông tin trong thao
tác của những người QL giỏi, để lập thành các tri thức của tổ chức và từ
đó xác định ra cách vận hành của tổ chức mà không bị lệ thuộc vào cá
nhân người thực hiện. Việc trích rút ra tri thức của tổ chức là điều rất
quan trọng và thiết yếu cho mọi tổ chức hiện đại thích nghi với môi
trường biến động nhanh ngày nay, vì các tri thức tổ chức làm việc phải
thường xuyên thay đổi.
QL hiện đại không những thế còn đưa các yếu tố công nghệ mới vào làm
nền tảng cho việc QL các tri thức của tổ chức. Điều đó có nghĩa là tất cả
các cách tổ chức QT làm việc, các chuẩn mực công việc, các kiểm tra
tuân thủ công việc đều phải được thực hiện trên nền công nghệ, trên các
hệ thống mạng máy tính. Đây là chỗ để cho các công cụ trợ giúp QL đi
vào thực tế một cách không thể đảo ngược được.
QL hiện đại xem xét việc phân chia hoạt động của người QL giỏi thành
nhiều nhiệm vụ độc lập nhau, có thể trao cho từng nhóm chuyên gia thực
hiện. Toàn tổ chức là bộ máy xâu chuỗi công việc của các nhóm chuyên
gia để thực hiện mục tiêu.
Các nguyên tắc của QL hiện đại
Bên cạnh những yếu tố trực cảm, quyết đoán của người quản lý, các yếu
tố KHCN của QL cần được nhận diện và thực thi để làm cho tổ chức
phát triển vững chắc. Xuất phát từ những đặc trưng chính của người QL
các tổ chức, bên ngoài yếu tố sáng tạo của con người, các yếu tố sau đây
cần được thiết lập dựa trên các nguyên tắc KHCN:
1. Xây dựng và hoàn chỉnh QT làm việc
2. Xây dựng và hoàn chỉnh các tiêu chuẩn cho sản phẩm và dịch vụ
3. Xây dựng và hoàn chỉnh QT đảm bảo chất lượng