Giáo trình Hệ thống thông tin trong Logistics
90
CHƯƠNG 4
NHỮNG CÔNG NGHỆ ĐƯỢC DÙNG TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN
LOGISTICS
Chương này đưa ra một số công nghệ được dùng trong Hệ thống thông tin Logistics
như: Bar code, Point-of-Sale, EDI, RF-RFID, công nghệ Blockchain, ...
4.1. Tác động của công nghệ thông tin tới hoạt động logistics
4.1.1. Các xu hướng ứng dụng Công nghệ thông tin trong logistics
Từ những năm 80, người ta đã sử dụng công nghệ mã số (bar code), trao đổi thông
tin điện tử (EDI–electronic data interchange) để thông tin trao đổi dữ liệu giữa các cơ sở
kinh doanh trong và ngoài công ty. Ngoài ra còn phải kể đến vệ tinh, máy fax, máy photo,
và các dụng cụ ghi băng, ghi hình khác. Nhờ những phương tiện này mà doanh nghiệp
nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động logistics và tạo ra một vị trí quan trọng cho
logistics tại doanh nghiệp.
Sang những năm đầu thế kỷ 21, hoạt động logistics có những chuyển biến lớn trước
những thay đổi đáng kinh ngạc của nền kinh tế toàn cầu mà xu hướng quan trọng nhất là
sự phát triển của công nghệ thông tin trong đó Internet đóng vai trò quyết định. Những thay
đổi này bắt đầu tại các quốc gia có ngành logistics phát triển như Mỹ, Canada, Nhật Bản,
Singapore và lan rộng sang các quốc gia có nền kinh tế mở, trong đó có Việt nam.
Trước hết là xu hướng máy tính hóa các hoạt động quản trị dữ liệu logistics trở nên
phổ biến. Trong lĩnh vực logistics, máy tính ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của
mình. Để thực hiện quy trình logistics cần rất nhiều công việc và nhiều công văn, giấy tờ,
chứng từ. Khi sản xuất phát triển, lượng hàng hóa nhiều, phức tạp về chủng loại, rộng về
địa bàn và đòi hỏi chặt chẽ về thời gian, lượng chứng từ thì việc xử lý nhanh chóng, chính
xác, kịp thời đòi hỏi phải có sự giúp đỡ của máy vi tính. Nhờ có máy tính, số lượng hồ sơ
khổng lồ được ghi lại và xử lí. Các nhân viên logistics được giải phóng khỏi những công
việc sự vụ giấy tờ. Nhờ xử lý số liệu nhanh nên các nhà quản trị logistics có thể đưa ra
quyết định kịp thời, đúng đắn.
Xu hướng ứng dụng kết nối thông tin mạng với nhà cung cấp và khách hàng tăng
nhanh góp phần nâng cao tốc độ và hiệu quả các giao dịch đầu vào và đầu ra. Các kết quả
Giáo trình Hệ thống thông tin trong Logistics
91
nghiên cứu gần đây cho thấy, những công ty nào thành công trong việc quản lý logistics
và chuỗi cung ứng sẽ có khả năng sống sót trước sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
Phần lớn các công ty tập trung đầu tư xây dựng hệ thống thông tin logistics hiện đại trong
đã trang bị hệ thống máy tính kết nối hiệu quả. Sức mạnh của mạng internet trong tốc độ
truyền tải thông tin và liên kết còn làm thay đổi kỳ vọng của khách hàng với các nhà cung
cấp. Nhu cầu và sự mong đợi của khách hàng ngày càng cao hơn.
Trước đòi hỏi mới này, các công ty đã nhanh chóng sử dụng công nghệ Internet
không chỉ để kết nối nhu cầu thông tin của khách hàng với khả năng cung cấp của DN một
cách tức thời mà còn là một phương tiện kinh doanh hiện đại, nhằm đáp ứng nhanh nhất
những yêu cầu của khách hàng một cách chính xác.
Xuất hiện những mô hình kinh doanh mới. Phát triển các liên kết thông tin qua
phương thức mới đã hình thành nên mô hình kinh doanh mới như thương mại điện tử hoặc
những mạng lưới cung ứng tiên tiến với các phương pháp quản lý khách hàng hiện đại có
tốc độ tức thì. Xu hướng này hình thành kênh cung cấp mới và tân tiến có khả năng hỗ trợ
việc đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến khách hàng. Công ty máy tính Dell đã rất thành
công với mô hình kênh phân phối này, nó cho phép tăng nhanh tốc độ cung cấp và giảm
đáng kể chi phí vận động hàng hóa.
Ngoài ra nhiều kỹ thuật thông tin hiện đại đang được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực
logistics như Công nghệ mã vạch (Barcoding) là công nghệ nhận dạng tự động cho phép
tạo tính nhất quán cho các sản phẩm và đưa chúng vào các dây chuyền cung ứng một cách
năng suất và hiệu quả. XML (Extensible markup languge) là phương pháp đóng gói thông
tin để truyền tải trên Internet. Đây là cách đóng gói thông tin có hiệu quả cao, giúp dễ dàng
tiếp cận với bất kỳ cá nhân hay công ty nào có khả năng về Internet hoặc mạng. Trí tuệ
nhân tạo (Artificial intelligence - AI) là một chương trình máy tính được mô phỏng như
một chuyên gia. Phần mềm này có thể giúp giải quyết những vấn đề, xác định các giải pháp
thay thế và đưa ra những lời tư vấn không khác gì các chuyên gia. Kỹ thuật tần số Radio
(Radio frequency technology) đặc biệt hữu ích đối với nhà kho hoặc trung tâm phân phối.
Kỹ thuật cho phép người sử dụng tiếp nhận thông tin thông qua năng lượng của sóng điện
từ với một thiết bị đầu cuối tại một trạm cơ sở được kết nối với máy chủ. Khi kết hợp với
mã vạch của hệ thống hàng tồn kho nó cho phép xác nhận số lượng các mặt hàng hàng tồn
kho. Một hệ thống RF có thể cập nhật những số liệu về hàng tồn kho chỉ trong giây lát. Kết
Giáo trình Hệ thống thông tin trong Logistics
92
quả là chất lượng của việc thực hiện chính xác đơn hàng và vận chuyển hàng đã được cải
tiến đáng kể.
4.1.2. Những biến đổi của logistics và hướng đi cho doanh nghiệp
Tại những doanh nghiệp ứng dụng thương mại điện tử, các hoạt động logistics có
nhiều thay đổi về bản chất (Bảng 4.1). Những khác biệt này giúp cho các doanh nghiệp
thương mại điện tử có được lợi thế về tốc độ cung ứng và chi phí thực hiện các hoạt động
logistics, do đó nâng cao khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp này về cả tốc độ cung
cấp dịch vụ và lợi thế cắt giảm chi phí. Điều này cũng cho phép các doanh nghiệp này tận
dụng tốt hơn các cơ hội kinh doanh trên thị trường.
Bảng 4. 1 Những thay đổi về nghiệp vụ logistics trong thương mại điện tử
Hoạt động
Logistics truyền thống
E- Logistics
Đơn đặt hàng
Dự báo
Thay đổi, linh hoạt
Khoảng thời gian đặt và nhận hàng
Theo tuần
Ngày hoặc giờ
Khách hàng
Chiến lược
Phạm vi rộng
Dịch vụ khách hàng
Bị động, cố định
Phản ứng nhanh, linh
hoạt
Bổ sung dự trữ
Theo kế hoạch
Theo thực tế
Chiến lược phân phối
Chiến lược đẩy
Chiến lược kéo
Nhu cầu
Ôn định, chắc chắn
Theo chu kỳ
Khối lượng hàng gửi
Lớn
Nhỏ
Điểm đến
Tập trung
Phân tán hơn
Kiểm soát kho hàng
Tuần/tháng
- Liên tục, theo qui luật
Liên kết
Thủ công
Tự động
(Nguồn: The management of business logistics - 2004)
Trên đây là một số khuynh hướng biến đổi cơ bản về hoạt động logistics trong kênh
phân phối trước tác động của công nghệ thông tin tại các quốc gia phát triển. Điều này cho
thấy các doanh nghiệp Việt Nam cũng cần nhanh chóng tìm ra cho mình những hướng đi
trong tương lai để mau chóng nắm bắt và làm chủ công nghệ mới đồng thời ứng dụng linh
hoạt vào kinh doanh nhằm nâng cao sức mạnh cạnh tranh của mình. Các doanh nghiệp cần
Giáo trình Hệ thống thông tin trong Logistics
93
xây dựng cho mình chiến lược công nghệ phù hợp, trong đó đặc biệt chú ý tới chiến lược
đầu tư cho hạ tầng công nghệ và kỹ thuật hiện đại.
Trước hết là thay đổi cơ bản về nhận thức với vai trò của internet, và kinh doanh
điện tử (E-bussiness) đây không chỉ là một phương tiện truyền thông hiện đại mà còn là
một phương thức kinh doanh tiên tiến, có những lợi ích hơn hẳn và không thể phủ nhận
trong tương lai. Nếu các doanh nghiệp muốn cạnh tranh và tồn tại không thể không trang
bị cho mình những kiến thức cơ bản về loại hình kinh doanh này cho dù có thực sự muốn
trở thành một công ty số hóa hay chỉ cạnh tranh với loại hình này.
Trang bị máy tính và nối mạng máy tính bên trong cũng như bên ngoài là rất cần
thiết cho các doanh nghiệp. Nhưng vấn đề là tận dụng các trang thiết bị và hệ thống mạng
này như thế nào cho hiệu quả với hoạt động logistics lại đòi hỏi ở các doanh nghiệp một
tầm nhìn cao hơn. Không chỉ là trang bị thiết bị và nối mạng đồng bộ là đủ, việc sử dụng
các chuyên gia logistics có trình độ và khả năng quản trị thông tin mạng là vô cùng quan
trọng. Họ phải được huấn luyện, đào tạo và sử dụng một cách có kế hoạch.
Tuy nhiên cũng cần nhận thức rằng, trong giai đoạn hiện nay, hệ thống hạ tầng công
nghệ thông tin ở Việt Nam còn chưa phát triển, việc xây dựng các yếu tố hạ tầng và hỗ trợ
của nhà nước, các bộ, ngành là rất cần thiết nhằm tạo nền tảng cho những bước đi cần thiết
của các doanh nghiệp Việt Nam trong tương lai.
4.2. Những công nghệ ứng dụng trong Logistics
4.2.1. Bar code
Khái niệm
Mã vạch là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt của sản
phẩm, hàng hóa mà máy móc có thể đọc được bởi các thiết bị quét quang học gọi là máy
đọc mã vạch hay được quét từ hình ảnh bằng các phần mềm chuyên biệt
Mã vạch (Barcode) là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin bằng một lọai ký
hiệu gọi là ký mã vạch (Barcode symbology). Ký mã vạch hay còn gọi là mã vạch, là 1 ký
hiệu tổ hợp các khoảng trắng và vạch thẳng để biểu diễn các mẫu tự, ký hiệu và các con
số. Sự thay đổi trong độ rộng của vạch và khoảng trắng biểu diễn thông tin số hay chữ số
dưới dạng mà máy có thể đọc được. Ngày nay, các sọc như hình dưới đây trên các gói sản
Giáo trình Hệ thống thông tin trong Logistics
94
phẩm được bán tại các siêu thị, cửa hàng tiện lợi và các cửa hàng khác có mặt ở khắp nơi.
Đây là mã vạch.
Hình 4.1 Máy quét Bar code
( Nguồn từ internet)
Mã số mã vạch được thu nhận bằng một máy quét mã vạch, là một máy thu nhận
hình ảnh của mã vạch in trên các bề mặt và chuyển thông tin chứa trong mã vạch đến máy
tính hay các thiết bị cần thông tin này. Nó thường có một nguồn sáng kèm theo thấu kính,
để hội tụ ánh sáng lên mã vạch, rồi thu ánh sáng phản xạ về một cảm quang chuyển hóa tín
hiệu ánh sáng thành tín hiệu điện. Ngoài ra, nhiều máy quét mã vạch còn có thêm mạch
điện tử xử lý tín hiệu thu được từ cảm quang để chuyển thành tín hiệu phù hợp cho kết nối
với máy tính.
Nội dung của mã vạch là thông tin về sản phẩm như: Nước sản xuất, tên doanh
nghiệp, lô, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, thông tin về kích thước sản phẩm, nơi kiểm tra...
Lợi ích của Barcode đối với doanh nghiệp
Sự chính xác
Trước khi có giải pháp barcode, các doanh nghiệp thường sử dụng nhân viên nhập
thông tin thủ công. Nếu chỉ sử dụng nhân viên nhập thủ công trong ngành logistic, nơi có
sự vận chuyển đơn hàng hàng ngày thì không thể tránh khỏi nhầm lẫn không đáng có.
Chính vì vậy, đây là biểu hiện rõ nhất của lợi ích barcode. Giải pháp này giúp việc kiểm
soát thông tin có độ chính xác cao, tránh gây ra sai xót.
Tốc độ
Việc lưu trữ dữ liệu không sử dụng công nghệ thường gây mất thời gian, công sức
của nhân viên. Họ thường phải kiểm tra lại sản phẩm, đọc thông tin nhận dạng, cũng như
sửa dữ liệu không đúng. Nhưng giờ đây, giải pháp barcode có thể thực hiện những vấn đề
