Chư ơ ng I -Quả n trị và nhà quả n trị
- 1 -
CHƯ Ơ NG I :
QUẢ N TRỊ VÀ NHÀ QUẢ N TRỊ
Sau khi nghiên cứ u chư ơ ng này, ngư ờ i đọ c có thể :
- Nhậ n thứ c rõ khái niệ m quả n trị và nhà quả n trị .
- Giả i thích công việ c củ a nhà quả n trị trong các tổ chứ c.
- Nắ m vữ ng kiế n thứ c về năng lự c đư ợ c sử dụ ng trong công việ c củ a nhà quản trị qua
việ c nghiên cứ u và thự c hành chúng.
- Mô tả nhữ ng thách thứ c đố i vớ i quả n trị trong mộ t môi trư ờ ng năng độ ng.
***************
Nhữ ng nhà quả n trị hiệ u quả là rấ t cầ n thiế t đố i vớ i sự thành công củ a tấ t cả các tổ chứ c,
bấ t kể đó là mộ t tổ chứ c kinh doanh có quy mô lớ n, hoạ t độ ng trên phạ m vi toàn cầ u hay chỉ
là mộ t doanh nghiệ p nhỏ , … Như ng điề u gì làm nên mộ t nhà quả n trị thành công? Không có
mộ t mẫ u thứ c chung về mộ t nhà quả n trị thành công sẽ như thế nào. Ngày nay nhà quả n trị có
thể dư ớ i 18 tuổ i hoặ c trên 80 tuổ i, họ có thể là nữ hoặ c nam, họ quả n lý các công ty lớ n hoặ c
vừ a, các tổ chứ c chính phủ , bệ nh việ n, việ n bả o tàng, trư ờ ng họ c..., mộ t số ngư ờ i nắ m giữ
nhữ ng chứ c vụ cấ p cao trong tổ chứ c, số khác là các quả n trị viên cấ p trung và là nhữ ng quả n
trị viên tác nghiệ p.
I. ĐỊ NH NGHĨA QUẢ N TRỊ
1. Khái niệ m về tổ chứ c
Nhà quả n trị làm việ c trong các tổ chứ c. Vì vậ y trư ớ c khi xác đị nh nhà quả n trị là ai và
họ làm gì, cầ n làm sáng tỏ nhữ ng nộ i dung chính củ a thuậ t ngữ tổ chứ c.
Mộ t tổ chứ c là mộ t sự sắ p xế p có hệ thố ng nhữ ng ngư ờ i đư ợ c nhóm lạ i vớ i nhau để đạ t
đư ợ c nhữ ng mụ c tiêu cụ thể . Mộ t đơ n vị kinh doanh là mộ t tổ chứ c. Các bệ nh việ n, trư ờ ng
họ c, bả o tàng, câu lạ c bộ thể thao, cử a hiệ u, công viên giả i trí ngoài trờ i, nhà hàng, ban nhạ c,
câu lạ c bộ hay nhóm cộ ng đồ ng, cơ quan công quyề n ... cũng là các tổ chứ c.
Các đặ c điể m chung củ a các tổ chứ c: Mọ i tổ chứ c đề u có nhữ ng mụ c tiêu nhấ t đị nh và
chúng hình thành từnhữ ng con ngư ờ i đư ợ c nhóm gộ p lạ i vớ i nhau theo cách thứ c nào đó, và
mỗ i nhóm đề u có mộ t cấ u trúc và cùng nỗ lự c để đạ t đư ợ c các mụ c tiêu mà từ ng cá nhân riêng
lẻ hoạ t độ ng đơ n độ c không thể đạ t đư ợ c (xem hình I-1). Đặ c điể m thứ hai là, không có mụ c
tiêu nào có thể đạ t đư ợ c nế u không có con ngư ờ i ra các quyế t đị nh để thiế t lậ p mụ c tiêu và
thự c hiệ n mộ t loạ t các hành độ ng để hiệ n thự c hoá các mụ c tiêu đó. Đặ c điể m thứ ba là tấ t cả
các tổ chứ c đề u xây dự ng mộ t cấ u trúc hệ thố ng để trên cơ sở đó mà xác đị nh và giớ i hạ n
hành vi củ a các thành viên củ a nó.
Hình I-1: Các đặ c điể m chung củ a tổ chứ c
1
1
Stephen P.Robbins and David A.Decenzo, “ Fundamentals of management, essential concepts and
applications” -4th ed, Pearson Prentice Hall, 2004, p. 4
Mụ c tiêu
Cấ u trúc
A
•
B
Con ngư ờ i
Quả n trị họ c
- 2 -
2. Đị nh nghĩa quả n trị
Có rấ t nhiề u đị nh nghĩa về quả n trị , trong cuố n sách này, thuậ t ngữ quả n trị đư ợ c xem
như là tiế n trình hoàn thành công việ c mộ t cách có hiệ u quả và hữ u hiệ u, thông qua và vớ i
ngư ờ i khác. Chúng ta hãy nghiên cứ u về tiế n trình, hiệ u quả và hữ u hiệ u.
Thuậ t ngữ tiế n trình trong đị nh nghĩa quả n trị biể u thị nhữ ng hoạ t độ ng chính mà nhà
quả n trị thự c hiệ n, nhữ ng hoạ t độ ng đó là: hoạ ch đị nh, tổ chứ c, lãnh đạ o và kiể m tra. Hữ u
hiệ u (kế t quả ) và hiệ u quả đề cậ p đế n việ c chúng ta đang làm gì và thự c hiệ n chúng như thế
nào. Hiệ u quả nghĩa là thự c hiệ n công việ c mộ t cách đúng đắ n và liên quan đế n mố i quan hệ
giữ a đầ u vào và đầ u ra. Khi các nhà quả n trị đư ơ ng đầ u vớ i nguồ n lự c đầ u vào khan hiế m
(tiề n bạ c, con ngư ờ i và thiế t bị ) họ cầ n phả i quan tâm đế n việ c sử dụ ng hiệ u quả nguồ n lự c.
Vì vậ y quả n trị liên quan đế n việ c tố i thiể u hoá chi phí nguồ n lự c.
Mặ c dầ u việ c tố i thiể u hoá chi phí nguồ n lự c là quan trọ ng như ng thự c không dễ dàng để
đạ t đư ợ c kế t quả (hữ u hiệ u). Do đó, quả n trị cũng liên quan đế n việ c hoàn thành các hoạ t độ ng.
Trong thuậ t ngữ quả n trị , chúng ta gọ i điề u này là hữ u hiệ u (kế t quả ). Hữ u hiệ u nghĩa là thự c
hiệ n đúng công việ c. Mặ c dầ u hiệ u quả và hữ u hiệ u là hai thuậ t ngữ khác nhau, chúng lạ i có
liên quan vớ i nhau, vì vậ y có thể dễ dàng có đư ợ c hữ u hiệ u nế u chúng ta bỏ qua hiệ u quả . Kế t
luậ n chung là: Quả n trị giỏ i đề cậ p đế n việ c đạ t đư ợ c mụ c tiêu (hữ u hiệ u) và thự c hiệ n công
việ c vớ i hiệ u quả cao có thể .
3. Các năng lự c quả n trị
Bấ t kể các tổ chứ c có nhữ ng mụ c tiêu cụ thể khác nhau như thế nào, công việ c củ a các
nhà quả n trị là giúp cho tổ chứ c thành đạ t các mụ c tiêu đó. Và hầ u hế t các nhà quả n trị thành
công đề u đã phát triể n nhữ ng năng lự c cho phép họ thự c hiệ n hiệ u quả công việ c quả n trị ở
các cấ p khác nhau trong tổ chứ c. Năng lự c đư ợ c xem là mộ t sự tổ ng hòa củ a kiế n thứ c, kỹ
năng, hành vi và thái độ góp phầ n tạ o nên tính hiệ u quả trong công việ c củ a mỗ i ngư ờ i.
Năng lự c quả n trị là tậ p hợ p các kiế n thứ c, kỹ năng, hành vi và thái độ mà mộ t quả n trị
viên cầ n có để tạ o ra hiệ u quả trong các hoạ t độ ng quả n trị khác nhau vàở các loạ i tổ chứ c
khác nhau. Trong phạ m vi củ a cuố n sách này, chúng ta sẽ chỉ tậ p trung đề cậ p đế n các năng
lự c quả n trị . Mộ t cách cụ thể hơ n, mụ c đích củ a cuố n sách là làm rõ và hỗ trợ mọ i ngư ờ i phát
triể n sáu năng lự c quả n trị chính yế u:
•Truyề n thông,
•Hoạ ch đị nh và điề u hành,
•Làm việ c nhóm,
•Hành độ ng chiế n lư ợ c,
•Nhậ n thứ c toàn cầ u,
•Tự quả n trị .
Biể u I.1 chỉ ra nhữ ng khía cạ nh quan trọ ng trong mỗ i năng lự c quả n trị chính yế u.
Trong thự c hành, việ c nhậ n thứ c mộ t năng lự c bắ t đầ u và kế t thúc ở đâu là rấ t khó khăn, và
cũng hiế m khi các nhà quả n trị chỉ dự a vào mộ t loạ i năng lự c tạ i mộ t thờ i điể m, vì thế việ c chỉ
ra nhữ ng nét khác biệ t giữ a chúng chỉ có giá trị xác đị nh và mô tả mà thôi. Mụ c đích chính
yế u là qua việ c nghiên cứ u, ngư ờ i đọ c có thể hiể u rõ các nhà quả n trị thành đạ t các mụ c tiêu
củ a họ như thế nào, và có thể tự mình phát triể n các năng lự c quả n trị cầ n thiế t để gia tăng
hiệ u quả trong công việ c. Hầ u hế t các năng lự c này đề u rấ t hữ u ích cho dù chúng ta có thể
chẳ ng bao giờ làm nhữ ng công việ c trên cư ơ ng vị củ a mộ t nhà quả n trị .
Chư ơ ng I -Quả n trị và nhà quả n trị
- 3 -
Biể u I-1: Sáu năng lự c quả n trị then chố t
1
Năng lự c truyề n thông (communication competency)
• Truyề n thông không chính thứ c(Informal communication)
• Truyề n thông chính thứ c (Formal communication)
• Thư ơ ng lư ợ ng (Negotiation)
Năng lự c hoạ ch đị nh và điề u hành (Planning and Administration Competency)
• Thu thậ p, phân tích thông tin, và giả i quyế t vấ n đề (Information gathering, analysis,
and problem solving)
• Hoạ ch đị nh và tổ chứ c thự c hiệ n các dự án (Planning and organizing projects)
• Quả n lý thờ i gian (Time management)
• Lậ p ngân sách và quả n trị tài chính (Budgeting and financial management)
Năng lự c làm việ c nhóm (Teamwork Competency)
• Thiế t kế nhóm (Designing teams)
• Tạ o ra môi trư ờ ng mang tính hỗ trợ (Creating a supportive environment)
• Quả n trị sự năng độ ng củ a nhóm (Managing team dynamics)
Năng lự c hành độ ng chiế n lư ợ c (Strategic Action Competency)
• Hiể u rõ ngành hoạ t độ ng (Understanding the industry)
• Hiể u biế t tổ chứ c (Understanding the organization)
• Thự c hiệ n các hành độ ng chiế n lư ợ c (Taking strategic actions)
Năng lự c nhậ n thứ c toàn cầ u (Global Awareness Competency)
• Có kiế n thứ c và hiể u biế t về văn hóa (Cultural knowledge and understanding)
• Nhạ y cả m và khả năng hòa nhậ p văn hóa (Cultural openness and sensitivity)
Năng lự c tự quả n lý (Self-Management Competency)
• Cư xử trung thự c và đạ o đứ c (Integrity and ethical conduct)
• Có cá tính và nghị lự c (Personal drive and resilience)
• Cân bằ ng giữ a yêu cầ u củ a công việ c và cuộ c số ng (Balancing work and life
demands)
• Khả năng tự nhậ n thứ c và phát triể n (Self-awareness and development)
II. NHÀ QUẢ N TRỊ
1. Đị nh nghĩa nhà quả n trị
Quả n trị viên là tên gọ i chung để chỉ nhữ ng ngư ờ i hoàn thành mụ c tiêu thông qua và
bằ ng ngư ờ i khác. Quả n trị viên thự c hiệ n việ c lậ p kế hoạ ch, tổ chứ c, lãnh đạ o và kiể m tra việ c
phân bổ các nguồ n lự c con ngư ờ i, vậ t lự c, tài chính và thông tin để đạ t đư ợ c các mụ c tiêu củ a
tổ chứ c. Chứ c danh quả n trị viên có thể khác nhau tùy thuộ c vào phạ m vi trách nhiệ m, lĩnh
vự c phụ trách và tính chuyên môn hóa, họ có thể là tổ ng giám đố c điề u hành, chủ tị ch, trư ở ng
phòng, quả n trị sả n phẩ m, quả n đố c phân xư ở ng, giám sát viên...
2. Các chứ c năng quả n trị
Ở trên chúng ta đã mô tả các loạ i quả n trị viên khác nhau và cũng đã có nhữ ng ý tư ở ng
ban đầ u về công việ c củ a họ . Như ng thự c ra chừ ng đó chư a thể hiệ n mộ t cách đầ y đủ nhữ ng
gì mà các nhà quả n trị phả i thự c hiệ n trên cư ơ ng vị củ a họ . Trong phầ n này chúng ta sẽ xem
Quả n trị họ c
- 4 -
xét mộ t cách hệ thố ng nhữ ng gì mà các nhà quả n trị phả i thự c hiệ n - nhữ ng chứ c năng mà họ
thự c hiệ n và nhữ ng công việ c cụ thể trong nhữ ng chứ c năng đó.
a Các nguồ n lự c đư ợ c sử dụ ng bở i nhà quả n trị
Nhà quả n trị cầ n sử dụ ng nguồ n lự c nhấ t đị nh để thành đạ t các mụ c tiêu củ a mình. Các
nguồ n lự c mà các nhà quả n trị sử dụ ng có thể đư ợ c phân thành bố n loạ i: con ngư ờ i, tài chính,
cơ sở vậ t chấ t và thông tin.
Nguồ n lự c con ngư ờ i
Nguồ n lự c con ngư ờ i bao gồ m nhữ ng ngư ờ i cầ n thiế t để hoàn thành công việ c. Mụ c tiêu
củ a nhà quả n trị là tác độ ng và thông qua con ngư ờ i để hoàn thành công việ c.
Hình I-2: Tiế n trình quả n trị
1
Nguồ n lự c tài chính
Nguồ n lự c tài chính bao gồ m số tiề n mà nhà quả n trị và tổ chứ c sử dụ ng để đạ t đư ợ c
mụ c tiêu củ a tổ chứ c.
Nguồ n lự c vậ t chấ t
Nguồ n lự c vậ t chấ t là nhữ ng tài sả n hữ u hình củ a công ty và các bấ t độ ng sả n, bao gồ m
nguyên vậ t liệ u, văn phòng, nhà máy sả n xuấ t, các thiế t bị văn phòng, phư ơ ng tiệ n vậ n chuyể n
và công nghệ .
Nguồ n lự c thông tin
Nguồ n lự c thông tin là nhữ ng dữ liệ u mà nhà quả n trị và tổ chứ c sử dụ ng để hoàn thành
công việ c.
b Các chứ c năng quả n trị
Vào năm 1916, trong tác phẩ m "Quả n trị công nghiệ p và quả n trị tổ ng quát", nhà tư bả n
công nghiệ p ngư ờ i Pháp Henry Fayol cho rằ ng tấ t cả nhà quả n trị đề u thự c hiệ n năm hoạ t
độ ng quả n trị và đư ợ c xem như là “tiế n trình quả n trị ”, đó là lậ p kế hoạ ch, tổ chứ c, phố i hợ p,
điề u khiể n và kiể m tra. Vào giữ a thậ p niên 1950, hai giáo sư củ a trư ờ ng ULCA là Harold
Koontz và Cyril O'Donnell đề nghị mộ t tiế n trình bao gồ m các chứ c năng hoạ ch đị nh, tổ chứ c,
đị nh biên, lãnh đạ o và kiể m soát làm cơ sở cho các sách nói về quả n trị trong thế kỷ này. Các
nhà lý luậ n và thự c hành quả n trị tiế p tụ c nghiên cứ u, phát triể n và thố ng nhấ t ở bố n chứ c
năng quả n trị : hoạ ch đị nh, tổ chứ c, lãnh đạ o và kiể m tra (xem cụ thể ở hình sau I-3)
1
Rick W.Griffin, Management, 4th ed, Copyright ©1993 by Houghton Mifflin Co.,p.6
Mụ c
tiêu
Nguồ n nhân lự c
Nguồ n lự c tài chính
Nguồ n lự c vậ t chấ t
Nguồ n thông tin
Hoạ ch
đị nh
Tổ
chứ c
Lãnh
đạ o
Kiể m
tra
Các chứ c năng quả n trị
Chư ơ ng I -Quả n trị và nhà quả n trị
- 5 -
Hình I-3: Các chứ c năng quả n trị
1
Hoạ ch đị nh (Planning).
Mộ t cách tổ ng quát, hoạ ch đị nh bao gồ m việ c xác đị nh các mụ c tiêu củ a tổ chứ c và phác
thả o nhữ ng cách thứ c để đạ t đư ợ c chúng. Các nhà quả n trị tiế n hành việ c hoạ ch đị nh vì ba lý
do: (1) thiế t lậ p mộ t đị nh hư ớ ng tổ ng quát cho tư ơ ng lai củ a tổ chứ c, chẳ ng hạ n gia tăng lợ i
nhuậ n, mở rộ ng thị trư ờ ng hay gia tăng trách nhiệ m xã hộ i; (2) xác đị nh và cam kế t về các
nguồ n lự c củ a tổ chứ c để hoàn thành mụ c tiêu; (3) quyế t đị nh nhữ ng công việ c cầ n thự c hiệ n để
đạ t đư ợ c mụ c tiêu.
Tổ chứ c (Organizing).
Sau khi phác thả o xong các kế hoạ ch, nhà quả n trị cầ n phả i làm cho nhữ ng ý tư ở ng
tư ơ ng đố i vắ n tắ t này trở thành thành thự c tế . Hiể u biế t về tổ chứ c là yêu cầ u vô cùng thiế t
yế u để thự c thi đư ợ c điề u đó. Tổ chứ c là tiế n trình thiế t lậ p mộ t cấ u trúc về các mố i quan hệ
giúp cho mọ i ngư ờ i có thể thự c hiệ n các kế hoạ ch đãđề ra và thỏ a mãn các mụ c tiêu củ a tổ
chứ c. Thự c hiệ n hiệ u quả chứ c năng tổ chứ c giúp các nhà quả n trị phố i hợ p tố t hơ n các nguồ n
lự c củ a tổ chứ c. Sự thành công củ a tổ chứ c phụ thuộ c phầ n lớ n vào khả năng sử dụ ng các
nguồ n lự c này mộ t cách có kế t quả và hiệ u quả.
Lãnh đạ o (Leading).
Sau khi hoàn thành việ c lậ p kế hoạ ch, thiế t kế cơ cấ u tổ chứ c, sắ p xế p độ i ngũ nhân
viên, các nhà quả n trị cầ n thự c hiệ n chứ c năng lãnh đạ o đố i vớ i tổ chứ c. Lãnh đạ o bao gồ m
các hoạ t độ ng nhằ m thúc đẩ y mọ i ngư ờ i thự c hiệ n nhữ ng công việ c cầ n thiế t để hoàn thành
mụ c tiêu củ a tổ chứ c. Chứ c năng lãnh đạ o không phả i đư ợ c thự c hiệ n sau khi các chứ c năng
hoạ ch đị nh và tổ chứ c đư ợ c hoàn tấ t; nó còn là mộ t yế u tố then chố t củ a các chứ c năng này.
Kiể m tra (Controlling).
1
Stephen P.Robbins and David A.Decenzo, “ Fundamentals of management, essential concepts and
applications”-4th ed., Pearson Prentice Hall, 2004, p. 8
Đạ t đư ợ c mụ c
đích mà tổ
chứ c tuyên bố