Chư ơ ng XIII- Qu n trị sự thay đổ i
- 287 -
CHƯ Ơ NG XIII:
QU N TRỊ SỰ THAY ĐỔ I
M c tiêu c a chư ơ ng:
Sau khi h c chư ơ ng này, ngư i họ c có thể :
1- Mô t bố n loạ i thay đổ i củ a tổ chứ c
2- Gi i thích tiế n trình lên kế hoạ ch cho sự thay đổ i củ a tổ chứ c
3- Xác đị nh bố n phư ơ ng pháp thay đổ i củ a tổ chứ c và gi i thích làm thế nào chúng
có th kế t hợ p vớ i nhau
4- Mô t sự đổ i mớ i liên quan như thế nào v i nhữ ng thay đổ i củ a tổ chứ c
5- Th o luậ n việ c họ c hỏ i củ a tổ chứ c phố i hợ p như thế nào v i sự thay đổ i.
**************
I. CÁC KI U THAY Đ I TỔ CH C
1. t b n ki u thay đ i trong tổ ch c
Thay đổ i t ch c đề cậ p đế n nh ng sự chuyể n đổ i trong thiế t kế ho c v n hành m t tổ ch c.
c nqu n tr cầ n ph i nh n th c rõ khi nào tt chứ c cầ n thay đ i và h ng phả i kh
ng để đ nh hư ng t chứ c trong suố t tiế n trình thay đổ i. Khi mộ t phư ơ ng pháp s n xu t tố t hơ n
và khá m i lạ xu t hi n, vi c tiế p nhậ n p ơ ng pháp m i này s đòi h i nh ng thay đổ i quan
tr ng trong tổ chứ c. S phát tri n củ a Internet trong nh ngm g n đây đã thúc đ y các nhà qu n
tr trong h u hế t các ngành công nghi p ph i duy l i thay đổ i m t cách hợ p lý cách thứ c v n
nh t ch c c a h . Thách thứ c đố i v i các quả n tr viên không ch là nh n thứ c s cầ n thiế t ph i
thay đ i tổ chứ c để thích ng vớ i nhữ ng thay đ i c a i trư ng mà chính kh ng qu n tr
nh ng sự thay đổ i đó. Khả năng đầ u tiên đ quả n tr sự thay đổ i là nh n di n đư c đặ c trư ng và
b n chấ t củ a nhữ ng thay đổ i trong tổ chứ c. Có nhiề u ch để phân loạ i sự thay đổ i, trong tài li u
y chúng tôi s dụ ng ch phân lo i c a S.Jackson dự a trên hai tiêu chí chính: là m c độ thay
đổ i và th i điể m thự c hiệ n thay đ i.
2. M c đ thay đ i
Nh ng thay đổ i trong tổ ch c xét theo mứ c độ thể chia thành hai lo i nhữ ng thay đổ i căn
b n triệ t để và nh ng thay đổ i tính cả i tiế n tiế n triể n d n d n. Thư ng thì nh ng thay đổ i lớ n,
tri t để tác độ ng đế n cách thứ c v n hành c a t chứ c th nh thoả ng mớ i di n ra, trong khi nhữ ng
thay đổ i nhỏ , di n ra dầ n dầ n thì r t t ng g p hơ n. Nh ng t ch c thành công thư ng kế t hợ p
s d ng nh ng mứ c độ thay đ i này, t thay đổ i d n dầ n đế n thay đổ i t n g c, tri t để .
a. Thay đổ i tri t để
Di n ra khi mộ t tổ chứ c thự c hiệ n nhữ ng điề u chỉ nh n bả n, chính yế u trong ch thứ c
kinh doanh.Hình minh h a XIII-1 th hiệ n khuôn mẫ u chung tả nh ng giai đoạ n củ a vi c thay
đổ i triệ t đ tổ chứ c. M c d u đư c xây dự ng và gi i thi u cách đây đã 50 năm, n ng nh ng v n
đề mớ i nhấ t trong thay đổ i tổ chứ c đề u đư c ph n ánh trong các ý ng bả n y. Đư c phát
tri n b i nhà khoa h c xã h i Kurt Lewin, tiế n trình thay đ i đư c phân chia mộ t ch khái quát
thành ba giai đoạ n. Trong giai đo n I, phá v hiệ n trạ ng, các nhà qu n tr sẽ tiế n hành l p kế
ho ch và chu n bị cho các thành viên c a tổ ch c thự c thi sự chuyế n đổ i b n tổ ch c. Trong
giai đo n II, chuy n đ i, h u hế t nh ng thay đổ i thự c sự ra trong giai đo n này. Giai đo n này
thư ng đư c mô t như mộ t tiế n trình th c hi n. Cuố i cùng, trong giai đo n III, xây d ng lạ i,
Qu n trị họ c
- 288 -
giai đo n mà s thay đ i đư c c ng cố .
Hình XIII-1: Ba giai đoạ n củ a thay đổ i tri t để
1
b. Thay đổ i dầ n dầ n
Như đã trình y, thay đ i triệ t để th c hi n dự a trên l p luậ n cho rằ ng mộ t "v nổ lớ n"(big
bang) có th làm chuy n đổ i mộ t tổ ch c thành m t i gìđó mớ i m . Ngư c lạ i, thay đ i dầ n dầ n
m t tiế n trình liên t c diễ n tiế n theo th i gian mà trong đó nhiề u sự thay đổ i nhỏ xuấ t hiệ n đề u
đặ n. Sau mộ t th i gian đủ dài, nh ng hiệ u qu ch lũy củ a nhữ ng thay đổ i này th sẽ làm
chuy n đổ i tổ chứ c m t cách t ng quát. Trong khi đang di n ra thì nh ng thay đổ i này ng như
ch là s xem t l i mộ t số khía cạ nh và c i thiệ n cách làm vi c t c đây.
3. ch th c th c hiệ n thay đ i
Ngi s khác nhau về mứ c độ thay đổ i n đã trình bày là s khác bi t về cách th c th c
hi n thay đổ i: ph n ứ ng lạ i hay ch n trư c. Hình XIII-2 th hiệ n sự kế t hợ p gi a các mứ c độ thay
đổ i và cách th c phả n ng v i thay đổ i đ hình thành nên 4 ki u thay đ i khác nhau.
Hình XIII-2: Các ki u thay đ i t ch c
2
1
Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum, “Management- A competetency based approach, 10th
ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p. 317
2
Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum, “Management- A competetency based approach, 10th
Phá v
hi n trạ ng
Chuy n đổ i
Xây d ng lạ i
Trư c nhữ ng thay đổ i
c a môi trư ng
Sau nh ng thay đổ i củ a
môi trư ng
Thay đổ i phả n ứ ng lạ i
d n dầ n
Thay đổ i phả n ứ ng lạ i
tri t để
Chuy n đổ i
chính yế u
Nh ng điề u
ch nh nhỏ
Cách th c thay đổ i
Thay đổ i đón đầ u dầ n
d n
Thay đổ i đón đầ u triệ t để
Chư ơ ng XIII- Qu n trị sự thay đổ i
- 289 -
a. Thay đổ i phả n ứ ng lạ i
Thay đổ i này di n ra khi m t tổ ch c bị bu c ph i thay đổ i nhằ m đáp ng lạ i mộ t vài s
ki n di n ra trong môi trư ng bên trong bên ngoài. Nh ng thay đổ i chiế n lư c củ a các đố i th
c nh tranh hay nhữ ng khám phá công ngh và khoa h c mớ i là c d v c tác độ ng c a môi
trư ng khiế n tổ ch c th c hiệ n nhữ ng thay đổ i ph n ứ ng lạ i.
Thay đổ i ph n ng lạ i có thể đư c thự c hi n dầ n d n hoặ c là tri t để . Nế u t ch c thích ứ ng
v i sự thay đổ i c a i trư ng mà không ph i thự c hiệ n nhữ ng đị nh ng l i mang nh quan
tr ng trong chiế n lư c và các giá tr , thì thay đổ i se diễ n ra theoch ph n ng l i và d n d n.
Đôi khi, nhữ ng sự thay đổ i phả n ng l i t o nên m t thiế t kế t ch c m i. Để đáp ng l i
m t cu c kh ng ho ng, nh ng nhà lãnh đ o cấ p cao có thể đánh giá l i ch tiế p cậ n củ a họ và
quyế t đị nh nhữ ng thay đ i cơ bả n.
b. Thay đổ i đón đầ u
Thay đổ i y xu t hiệ n khi các nhà qu n tr thự c hi n nh ng thay đ i tổ chứ c nh m
đón trư c nh ng s kiệ n sắ p xả y ra ho c khi t ch c bư c vào chu kđ u c a m t xu
ng m i. Các tổ ch c v n hành t t luôn tìm kiế m ch t t hơ n để thự c hiệ n công việ c
nh m luôn gi vị t d n đầ u trong cạ nh tranh. H thư ng thự c hi n nh ng cả i thiệ n về
công ngh , và thiế t l p nhữ ng tiêu chu n mớ i để gia tăng s hài ng c a khách hàng.
II. HO CH ĐỊ NH S THAY Đ I TRONG T CH C
Thay đổ i tổ chứ c có thể không đư c hoạ ch đị nh trư c đôi khi lộ n xộ n, hỗ n loạ n hoặ c
th đư c hoạ nh đị nh. Nhữ ng thay đổ i tổ chứ c trên ph m vi rộ ng thư ng hiế m khi xả y ra
không nh ng biế n độ ng lớ n. Do vậ y, để hạ n chế sự hỗ n loạ n, biế n độ ng lớ n đó, các tổ
ch c thư ng nỗ lự c hoạ ch đị nh sự thay đổ i bằ ng cách áp đặ t mộ t số trậ t tự cho quá trình thay
đổ i. Sự thay đổ i thư ng có trậ t tự khi nó đư c hoạ ch đị nh.
1. Đánh gnh ng thay đổ i c a môi t ng
Như đã trình bày trong các chư ơ ng trư c, c mứ c độ và t c độ thay đổ i củ a môi trư ng
liên quan đế n tổ chứ c. B n yế u tổ môi trư ng quan trọ ng nhấ t quyế t đị nh sự thay đổ i tổ
ch c là khách hàng, công ngh , đố i thủ c nh tranh độ i ngũ nhân viên. Nh ng thay đổ i này
c n đư c dự đoán và đánh giá mứ c độ nh hư ng đế n tổ chứ c để nhậ n dạ ng và phân tích m c
độ thay đổ i cầ n thự c hiệ n củ a tổ chứ c đề ng phó.
2. Xác đ nh khoả ngch gi a kế t qu và m c tiêu
Th c chấ t xác đị nh sự khác biệ t giữ a nhữ ng gì t chứ c mong muố n thự c hiệ n và
nh ng gì th c sự làm đư c. B ng việ c xác đị nh sự chênh l ch này, các nhà qu n trị thể
đư a ra nhữ ng câu trả lờ i cụ thể cho câu hỏ i: điề u gìđang xả y ra?
3. Ch n đoánc vấ n đề củ a tổ ch c
M c đích củ a vi c chẩ n đoán tổ chứ c là nh m xác đị nh bả n chấ t và ph m vi c a vấ n đề
trư c khi hành độ ng. Thông qua việ c chẩ n đoán, các nhà qu n trị phát triể n mộ t sự hiể u biế t
v c do đằ ng sau nhữ ng sự chênh l ch về thành tích. H s trả lờ i đư c câu hỏ i: tạ i sao
chúng ta l i gặ p phả i sự chênh l ch về thành tích? Nh ng nhà qu n trị đị nh ng theo thành
tích cũng rấ t hay bắ t đầ u mộ t cách vộ i vã quá trình thay đổ i thúc đẩ y các giả i pháp trư c
khi xác đị nh mộ t cách rõ ràng b n chấ t củ a vấ n đề .
Các k thuậ t thu thậ p dữ liệ u như thăm dò ý kiế n, tổ chứ c hộ i thả o, phỏ ng vấ n không
chính th c ... thư ng đư c sử dụ ng để chẩ n đoán vấ n đề .
ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p. 318
Qu n trị họ c
- 290 -
4. Ph i h p và truy n thông t m nhìn (quan điể m) v ơ ng lai.
Nh ng nỗ lự c thay đổ i thành công c n đư c ng dẫ n bở i mộ t tầ m nhìn ràng v
ơ ng lai. Mộ t khi các nhà qu n trị chư a hình thành quan điể m rõ ràng thuyế t phụ c nhữ ng
ngư i khác phố i hợ p vớ i họ trong việ c nỗ lự c thự c hiệ n quan điể m đó thì h không thể tạ o ra
s nhiệ t tình và ngu n lự c cầ n thiế t cho sự thay đổ i trên ph m vi rộ ng.
5. Phát tri n và th c hi n kế ho ch chiế n lư c cho sự thay đổ i
Đ i vớ i nhi u nỗ l c thay đổ i quan tr ng, kế hoạ ch chiế n lư c c a t ch c có th
khá ph c t p và không d hi u đ i v i đ i ngũ nhân viên bao g m nh ng kiế n ngh
cho t t c các c p và t t c các đơ n v có ln quan đế n các n lự c thay đ i. Kế ho ch
chiế n lư c nên đư c tiế p nh n ch sau khi xem t hàng lo t các phư ơ ng án khác nhau
nh m d đoán s thay đổ i.
a. Đánh giá các phư ơ ng án
Khi phát tri n mộ t kế hoạ ch chiế n lư c cho s thay đ i, nhà qu n trị ph i xem t
t t c phư ơ ng án kh thi, cùng v i nh ng ư u đi m và như c đi m c a chúng. Nh ng
v n đ ph c t p thư ng đòi h i nh ng gi i pháp theo nhi u hư ng. T t c các gi i
pháp y t ng kng thể th c hi n cùng m t th i đi m, do vậ y ph i thiế t l p trậ t t
ư u tn nh đế n c nh ng nhu c u ng n hạ n và dài h n.
b. Thiế t lậ p mụ c tiêu
Đ s thay đ i hi u qu , các m c tiêu ph i đư c thiế t l p trư c khi các n l c
thay đ i b t đ u. Nế u có th , các m c tiêu ph i (1) có th đ t t i m t cách thiế t th c,
(2) đư c phát bi u mộ t cách rõ ng có th đo lư ng đư c, (3) hài hòa v i các chính
sách m c tiêu chung c a t ch c và (4) có th đ t đư c.
6. D đn s ch ng đố i hành đ ng để hạ n chế nó
R t ít các n l c thay đ i t ch c đư c ho ch đị nh v n hành suôn s như các nhà
qu n tr mong mu n. H u hế t đ u đư c thự c hi n vớ i m t s s chố ng đ i. Vì v y, đ
vư t qua và gi i quyế t thành công s ch ng đ i, các nhà qu n tr ph i họ c để d phòng
chúng sau đó ch n tránh chúng, nế u có th .
Các nhà qu n tr c n nh n th c đư c các hình th c khác nhau c a s ch ng đ i:
s phê phán ngay l p t c, s phá hoạ i, sự đ ng ý gi d i, s im l ng, và s kháng cự ra
m t ... là m t s ví d về s chố ng đ i. M t s nhà qu n tr th m chí không dám kh i
đ ng s thay đ i bở i vì h c m th y không có kh năng chế ng các s ch ng đ i có
th x y ra. Các nhà qu n tr thành công ph i nhậ n th c r ng t i sao n i ta ph n đố i
s thay đ i và c n ph i làm đ chế ngự nh ng s ph n đ i đó.
Nhìn chung, các cá nhân, đôi khi th m chí c t ch c, đ u có khuynh hư ng
ch ng đ i l i s thay đ i vì b n nguyên nhân sau: s hãi, l i ích đang đư c hư ng,
hi u sai và tính hoài nghi.
a. S sợ hãi
Đ gi m s ch ng đ i l i s thay đ i, các nhà qu n tr trư c hế t ph i không s
hãi s ch ng đ i, sau đó giúp các nhân viên không s s thay đ i ho c các hậ u qu
c a . C n tr t ng gặ p trong thay đ i t ch c là s mi n cư ng c a các nhà qu n
tr và nhân viên khi thay đ i ti đ c a h và h c h i nh ng hành vi m i mà t ch c
u c u. Th m chí ngay khi các nhân viên đã hi u và ch p nh n là h c n ph i thay
đ i, thì vi c th c hi n nó cũng rấ t khó khăn do h s nh ng h u qu .
b. L i ích đang đư c hư ng
Chư ơ ng XIII- Qu n trị sự thay đổ i
- 291 -
S s hãi thư ng đi li n v i lo ngạ i v các l i ích đang đư c hư ng. Nh ng ai
đang đư c hư ng lợ i vớ i nh ng thứ đang t n t i thì h thư ng ph n đ i lạ i s thay đổ i.
Con n i v n tiế p t c ch ng đ i lạ i s thay đ i nế u h tin rằ ng nó mâu thu n vớ i l i
ích c a bả n thân họ .
M t số nhà qu n tr kh i đầ u s thay đ i tin r ng mỗ i ngư i v i m t lư ng thông
tin như nhau ph i ra quyế t đ nh như nhau. Gi thuyế t này không ph i luôn luôn đúng.
Nh ng nhà qu n tr c p cao thư ng nhìn s thay đổ i n là mộ t cách thứ c đ c i tiế n t
ch c. H cũng tin r ng sự thay đ i s đư a đế n cho h nh ng cơ h i m i đ phát tri n
năng l c cá nhân cũng như kh c ph c nhữ ng thách th c m i. Ngư c lạ i, các nn viên
có th xem nh ng thay đ i đư c đư a ra n s phá v thỏ a thu n gi a h và nh ng
ngư i ch . Đ c bi t, họ th nghĩ r ng kh i lư ng công vi c ng lên và gi làm vi c
nhi u hơ n kế t qu c a vi c th c hi n nhữ ng thay đổ i quan tr ng c a t ch c.
c. S hiể u lầ m
N i ta ch ng đ i l i s thay đ i khi h không hi u rõ tác d ng c a nó. Nế u
không đư c quan tâm nhanh cng, vi c hi u l m và thiế u tin tư ng s hình thành s
ch ng đ i. Các nhà qu n tr c p cao ph i hi n di n trong quá trình thay đ i để gi i
thích rõ ràng đ nh hư ng m i c a tổ ch c và nó có ý nghĩa như thế nào đ i v i nh ng
ngư i có liên quan. T p h p mọ i ngư i l i đ th o luậ n v n đề c a h m t cách cở i mở
là n n t ng đ chế ng s ch ng đ i l i s thay đổ i.
d. S nghi ngờ
Trong m t số t ch c, vi c bắ t đ u các n l c thay đ i dư ng như cũng đơ n gi n
như việ c m t nhà qu n tr m i n l c th hi n danh tiế ng c a h . Qua th i gian, các
nhân viên nhìn th y các nỗ l c thay đ i đế n và đi gi ng như các a trong năm. Cu i
cùng, s nghi ngờ xu t hi n và các nhân viên t ch i h tr nh ng c ơ ng trình thay
đ i khác. Không có s h tr c a nhân viên thì nh ng n l c thay đ i s th t b i, và nó
l i p ph n cho sự nghi ng .
7. L p kế hoạ ch giám sát và th c thi sự thay đổ i
Trong quá trình th c thi sự thay đổ i, các nhà qun tr cầ n phả i giám sát phả n ng củ a
nhân viên cũng như kế t quả củ a họ . Việ c đo ng sự hài lòng c a nhân viên khách hàng,
c a việ c phát triể n s n phẩ m mớ i, thị phầ n, lợ i nhuậ n và nh ng kế t quả khác phả i đư c kế t nố i
v i nhau nhằ m đánh giá nhữ ng hậ u quả dài h n lẫ n ng n hạ n. Lý tư ng nhấ t, việ c đo lư ng sử
d ng để giám sát và theo dõi ph i đư c kế t nố i chặ c chẽ vớ i các mụ c tiêu l ch trình đư c
thiế t lậ p trong kế hoạ ch chiế n lư c cho sự thay đổ i. Thêm n a, các kế t quả củ a quá trình thay
đổ i phả i đư c giám sát m t cách liên t c. Tuy nhiên, thư ng tố n kém và m t thờ i gian,
vi c đánh giá mẫ u sẽ đư c thự c hiệ n vào th i điể m tạ m gián đoạ n đư c xác đị nh trư c.
III. TH C THI SỰ THAY ĐỔ I
Sau khi quyế t đị nh rằ ng thay đổ i là c n thiế t, các nhà qu n trị cầ n áp d ng mộ t số
phư ơ ng pháp để thự c hiệ n nó. đây chúng ta sẽ thả o luậ n bố n phư ơ ng pháp bả n, m c
vi c tả đư c thự c hiệ n riêng cho m i phư ơ ng pháp, như ng các nỗ lự c thay đổ i tổ chứ c
l n nhấ t cầ n sử dụ ng nhữ ng kế t hợ p củ a các phư ơ ng pháp đó.
1. P ơ ng pháp d a trên công ngh
Khi m t t ch c l a ch n phư ơ ng pháp d a trên công ngh đ t o ra s thay
đ i, thì nó s t p trung s chú ý vào lư u lư ng công vi c, phư ơ ng pháp s n xu t,
nguyên v t li u và h th ng thông tin.
Ngày nay, các t ch c hi n đ i s d ng công ngh thông tin đ đ t đư c