Ầ Ề CÔNG TY CP PH N M M MELIASOFT
Meliasoft Joint Stock Company
Ợ Ả
Ả
QUY TRÌNH QU N LÝ CÔNG N PH I THU
Ụ
ượ ể ụ ụ ữ ự ụ 1. M C ĐÍCH Quy trình đ c xây d ng đ ph c v nh ng m c đích sau: (cid:0) ứ ầ ả (cid:0) ệ ệ ả ả ấ ố Đáp ng nhu c u qu n lý. Đ m b o tính chuyên nghi p, th ng nh t cao trong công vi c.
(cid:0) ậ ủ Công ty/T p đoàn là khách hàng c a Meliasoft ử ụ và s d ng ả Ụ Ạ 2. PH M VI ÁP D NG ụ ượ Quy trình đ c áp d ng cho i pháp Meliasoft 2010 gi
Ị 3. Đ NH NGHĨA
Ý nghĩa
i đ c y quy n
ề ả
ợ ng
ặ ơ ườ ượ ủ Ng ế K toán công n ph i thu ưở ế K toán tr Khách hàng Giám đ cố Đ n đ t hàng bán ế ắ t t t Vi NĐUQ KTCN KTT KH GĐ SO
Quy trình xử lý trong hệ thống
Quy trình xử lý ngoài hệ thống
Dữ liệu trong hệ thống
Tài liệu chứng từ
Điều kiện rẽ nhánh
Bắt đầu Kết thúc
Sự kiện phát sinh giao dịch
Sự kiện phát sinh chứng từ
4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 1
Ơ Ồ Ổ Ứ 5. S Đ CH C NĂNG T NG QUÁT
Quản lý công nợ phải thu
Thu tiền
Bù trừ công nợ
Quản lý khách hàng
Ghi nhận và thông báo công nợ
Bù trừ công nợ
Khách hàng trả trước
Cập nhật danh mục khách hàng
Ghi nhận và thông báo công nợ
Thu hồi công nợ
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 2
Ụ Ậ Ậ 6. QUY TRÌNH C P NH T DANH M C KHÁCH HÀNG
ơ ồ ử 6.1 S đ x lý
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 3
ả ế 6.2 Mô t chi ti t
ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự ki nệ ộ
ậ ầ ậ ộ ậ ậ ậ ẽ ử ầ ậ ầ ậ ậ (1) L p yêu c u c p nh t KHậ Các bộ ph n cóậ nhu c uầ
ả ụ ầ ớ ử ổ ớ (2) Phân tích yêu c uầ ệ ướ ự BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng KH ầ ử ự c (6). ồ ạ i
ự ệ ồ ạ thì th c hi n i ự ồ ụ ố (3) ể Ki m tra s t n iạ t Danh m c đ i ngượ t BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng KH Các b ph n có nhu c u c p nh t KH s làm yêu c u c p ị nh t KH g i cho b ph n ch u ụ ả ệ trách nhi m qu n lý danh m c ệ ố KH trong h th ng. ệ ố BP. Ph trách qu n lý h th ng KH phân tích yêu c u là thêm m i hay s a đ i. ầ ố ớ + Đ i v i yêu c u thêm m i thì th c hi n b c (3). ố ớ + Đ i v i nhu c u s a thì th c ệ ướ hi n b ể Ki m tra khách hàng đã t n t ch a.ư ế + N u đã t n t ướ c (5). b ế + N u ch a t n t ệ ướ hi n b ư ồ ạ thì th c ự i c (4).
ớ ụ ố ự ớ (4) ệ ạ ệ ố ạ T o m i nhà cung c pấ Danh m c đ i ngượ t Th c hi n t o m i khách hàng trong h th ng.
ả ờ ả ườ i (5) ế Thông báo k t qu cho ng yêu c uầ Tr l i mã cho phòng, ban yêu c uầ
ể ề ố ụ ố ớ (6) ng, d li u đã phát sinh v i Danh m c đ i ngượ t Ki m tra thông tin ệ ủ c a KH trong h th ngố ể Ki m tra thông tin v đ i ượ t ố ượ đ i t ữ ệ ng. BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng KH BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng KH BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng KH
ụ ố ế ng gì đ n ự ự ả (7) ố Phân tích s thay ậ ậ ổ đ i khi c p nh t BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng KH Danh m c đ i ượ ng. t ả B ng cân đ i phát sinh. ệ ướ ự c
ệ ự thì th c hi n ữ ề ố ự D a vào nh ng thông tin v đ i ượ ữ ệ ng và d li u đã phát sinh t ể ế ớ ố ượ ng đó đ ti n hành v i đ i t ự ử ổ ớ phân tích xem s s a đ i v i ưở ả ố ượ ng có nh h đ i t ệ ố h th ng, có kh năng th c ệ ử ổ hi n s a đ i hay không. + N u cóế thì th c hi n b (8). ế + N u không ướ c (5). b
ụ ố ậ ố ượ ng (8) ệ ậ ậ C p nh t vào h th ngố Danh m c đ i ượ t ng. ậ C p nh t thông tin đ i t ệ ố trên h th ng. BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng KH
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 4
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 5
Ừ Ậ Ợ 7. QUY TRÌNH T GHI NH N CÔNG N
ị
v
n ơ đ
u ầ c
,
Begin
u h n
ơ ồ ử 7.1 S đ x lý:
01 Đề nghị ghi nhận công nợ
n ậ h p
ó c
ộ B
Đơn đặt hàng bán
02 Kiểm tra đề nghị
Không
Có
03 Thông báo cho bộ phận , đơn vị đề nghị
u h
t i
04 Kiểm tra khách hàng có khoản trả trước hay không
ả h p
ợ n
Có
05 Chọn chứng từ thanh toán
g n ô c
Không
n a ó
t
ế K
06 Theo dõi công nợ
End
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 6
ả ế chi ti t ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n 7.2 Mô t Mã sự ki nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ơ ộ ề ậ ề 1 ậ ợ ậ ị B ph n, đ n v có phát sinh ị ầ công n làm yêu c u đ ngh ớ ghi nh n v i KTCN. ị Đ ngh ghi nh n công nợ ậ ộ B ph n, ị ơ đ n v có nhu c uầ
ể ự
ể ệ
ậ ị ệ ố ể ề 2 ị Ki m tra đ ngh KTCN
ệ ự thì th c hi n
ự ệ ướ c thì th c hi n b
ứ
ạ ơ KTCN 3 ị i cho Thông tin l ị ậ ộ b ph n, đ n v yêu c uầ ế ậ i quy t. ự ể ơ ế
ể Hóa đ n, Phi u thu, Báo có, Phi u ế ế k toán…vv ả KTCN 4 thì th c hi n b ướ Ki m tra khách hàng có kho n trả c hay không tr
ơ ế ọ ừ ị c cho t ng KTCN 5 ứ Ch n ch ng t thanh toán Hóa đ n, Phi u thu, Báo có, Phi u ế ế k toán…vv ợ ự ế Theo dõi công nợ KTCN 6 ệ ố ợ ệ KTCN th c hi n ki m tra trên ủ ệ ố h th ng xem khách hàng có đ ợ ề đi u ki n đ mua hàng công n hay không, giao d ch do bên bán hàng l p trên h th ng đã đúng ch a.ư ế + N u không đúng ướ c (3). b ế + N u đúng (4). ừ ơ ể Khi ki m tra hóa đ n, ch ng t ư ợ ệ ế ố , k toán công g c ch a h p l ệ ạ ợ i n có trách nhi m thông tin l ầ ơ ộ cho b ph n, đ n v đã yêu c u ể ả đ gi ệ KTCN th c hi n ki m tra xem khách hàng có phát sinh kho n ả ả ướ c hay không. tr tr ự + N u cóế ệ ướ c(5). ệ ự ế + N u không có thì th c hi n ướ b c (6). ợ ế K toán công n xác đ nh ừ ừ ả ướ ứ ch ng t tr tr ị giao d ch. ệ K toán công n th c hi n theo dõi công n trên h th ng.
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 7
Ề 8. QUY TRÌNH THU TI N HÀNG
ị
v
n ơ đ
u ầ c
,
Begin
u h n
n ậ h p
ơ ồ ử 8.1 S đ x lý
01 Thông báo nộp tiền
ó c
ộ B
02 Lập giao dịch thu tiền
03 Phân loại
u h
t i
Trả trước
ả h p
ợ n
Thanh toán công nợ
g n ô c
n á o
t
ế K
04 Xác định hóa đơn được thanh toán
Phiếu thu
05 In phiếu thu
Phiếu thu
06 Nhập quỹ
ỹ u q
ủ h T
End
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 8
ả ế 8.2 Mô t chi ti t
ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Mã sự ki nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ầ ộ ề ơ ệ ậ ự ộ ề 1 Thông báo n p ộ ti nề ậ ộ B ph n, ị ơ đ n v có nhu c uầ ậ ị ị KTCN 2 ế ế Phi u thu, Báo có, ế Phi u k toán…vv ề L p giao d ch thu ti nề
ể
ệ ướ ế 3 Phân lo iạ KTCN c th c hi n b c
ự ệ ị B ph n, đ n v có nhu c u n p ti n th c hi n thông báo thu ti n cho KTCN. ệ ậ ự KTCN th c hi n l p giao d ch ệ ố thu ti n trên h th ng. ể ị ạ KTCN phân lo i giao d ch đ ả ướ ị ki m tra giao d ch là tr tr c ợ ề hay thu ti n công n . ự ả ướ + N u tr tr (5). ế + N u là thanh toán th c hi n ướ c (4). b ơ ế ị 4 c thanh KTCN ứ ị ừ ế ợ K toán công n xác đ nh ch ng ừ ả ướ tr tr t c cho t ng giao d ch. Hóa đ n, Phi u thu, Báo có, Phi u ế ế k toán…vv ị Xác đ nh hóa ơ ượ đ n đ toán ấ 5 ế In phi u thu KTCN ế ế Phi u thu, Báo có, ế Phi u k toán…vv ự ệ ậ ủ ủ ỹ ỹ ỹ 6 ế Th c hi n in phi u thu và l y xác nh n c a các bên liên quan. ậ Th qu nh p qu công ty ậ Nh p qu Th quủ ỹ
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 9
Ừ Ợ 10. QUY TRÌNH BÙ TR CÔNG N
ị
v
n ơ đ
u ầ c
,
u h n
Begin
n ậ h p
ó c
ơ ồ ử 10.1 S đ x lý.
01 Đề nghị bù trừ công nợ
ộ B
Biên bản bù trừ công nợ
02 Nhận và kiểm tra biên bản bù trừ công nợ
ả r t i
Không hợp lệ
Có
ả h p ợ n
g n ô c
Phiếu kế toán
03 Trả lởi cho Bộ phận, đơn vị đề nghị
n á o
04 Cập nhật giao dịch bù trừ công nợ
t
ế K
Hóa đơn, phiếu nhập mua ...vv
05 Xác định hóa đơn được thanh toán
06 Duyệt chứng từ
\
Q U Đ N T T K
Không duyệt
Duyệt
ả r t i
07 Theo dõi công nợ
ả h p ợ n
g n ô c
n á o
End
t
ế K
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 10
ả ế 10.2. Mô t chi ti t
ứ Ng ự i th c ộ ự ệ Tên s ki n N i dung ườ hi nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự ki nệ ơ ộ ậ ề ầ ấ (1) ừ ề ầ ị B ph n, đ n v có nhu c u thanh toán cho nhà cung c p làm ợ ị yêu c u đ ngh bù tr công n . ừ ị Đ ngh bù tr công nợ ậ ộ B ph n, ị ơ đ n v có nhu c uầ
ể ề ể ạ ị i các phòng ban và ể liên quan. ừ (2) KTCN ợ ệ thì th c ự
Ki m tra biên ả b n bù tr công nợ ự ệ ướ c c (3) ợ ệ thì th c hi n b
ấ ờ
(3) KTCN ủ ụ , th t c , KTCN có trách ơ ệ ạ ả ờ ộ i cho b Tr l ị ề ơ ậ ph n, đ n v đ nghị ề ế ị ừ Phi u bù tr công nợ ừ ừ (4) KTCN ệ ố ứ ệ KTCN ki m tra đ ngh , ki m tra thông tin t ấ ờ các gi y t ế + N u không h p l ệ ướ hi n b ế + N u h p l (4). ể Khi ki m tra gi y t ợ ệ không h p l nhi m thông tin l i cho các đ n ộ ị ậ ị v , các b ph n đã đ ngh . ệ ậ ự KTCN th c hi n l p giao d ch ợ bù tr công n trên h th ng, ừ . KTCN theo dõi duy t ch ng t
ế ị ế (5) c thanh KTCN Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv ậ ậ C p nh t giao ị d ch bù tr công nợ ị Xác đ nh hóa ơ ượ đ n đ toán ế ế
ứ ệ ế (6) Duy t ch ng t ừ KTT/NĐUQ Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv ừ Phi u bù tr công nợ ậ ể ế ế ề ướ ể c (7). c
(7) KTCN ợ ế ụ ệ ố ợ ơ ữ KTCN xác đ nh nh ng hóa đ n ừ ượ c thanh toán khi bù tr nào đ công n .ợ ề ườ ượ ủ ặ c y quy n i đ KTT ho c ng ừ ừ ứ ự bù tr KTCN d a vào ch ng t ể ự ệ đã l p, th c hi n ki m tra thông ừ ứ ệ tin đ duy t ch ng t . ệ ướ ự ệ + N u duy t th c hi n b + N u không chuy n v b (2). ế K toán công n ti p t c theo dõi công n trên h th ng. Theo dõi công nợ
ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i thu 11
