Ầ Ề CÔNG TY CP PH N M M MELIASOFT
Meliasoft Joint Stock Company
Ợ Ả
Ả
Ả
QUY TRÌNH QU N LÝ CÔNG N PH I TR
Ụ
ượ ể ụ ụ ữ ự ụ 1. M C ĐÍCH Quy trình đ c xây d ng đ ph c v nh ng m c đích sau: (cid:0) ứ ầ ả (cid:0) ệ ệ ả ả ấ ố Đáp ng nhu c u qu n lý. Đ m b o tính chuyên nghi p, th ng nh t cao trong công vi c.
(cid:0) ậ ủ ượ Công ty/T p đoàn là khách hàng c a Meliasoft ử ụ và s d ng ả Ụ Ạ 2. PH M VI ÁP D NG ụ Quy trình đ c áp d ng cho i pháp Meliasoft 2010 gi
Ị 3. Đ NH NGHĨA
Ý nghĩa ế ắ t t t
ề c y quy n
ặ
ả ả
ơ ế ế Nhà cung c pấ ườ ượ ủ Ng i đ Giám đ cố Đ n đ t hàng mua K toán công n ph i tr ưở K toán tr ợ ng Vi NCC NĐUQ GĐ PO KTCN KTT
Quy trình xử lý trong hệ thống
Quy trình xử lý ngoài hệ thống
Dữ liệu trong hệ thống
Tài liệu chứng từ
Điều kiện rẽ nhánh
Bắt đầu Kết thúc
Sự kiện phát sinh giao dịch
Sự kiện phát sinh chứng từ
4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 1
Ơ Ồ Ổ Ứ 5. S Đ CH C NĂNG T NG QUÁT
Quản lý công nợ phải trả
Thanh toán
Bù trừ công nợ
Quản lý nhà cung cấp
Ghi nhận công nợ
Bù trừ công nợ
Ghi nhận công nợ
Thanh toán công nợ
Cập nhật danh mục nhà cung cấp
Trả trước
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 2
Ụ Ậ Ậ Ấ 6. QUY TRÌNH C P NH T DANH M C NHÀ CUNG C P
ơ ồ ử 6.1 S đ x lý
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 3
ả ế 6.2 Mô t chi ti t
ứ ộ ự ệ N i dung Tên s ki n Ng ự iườ ệ th c hi n Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự ki nệ ộ
ầ ộ ậ ậ ậ ẽ ử (1) ậ L p yêu c u ậ ậ c p nh t NCC ệ ụ Các bộ ph n cóậ nhu c uầ
ụ ệ ố ầ ớ ử ổ ớ (2) Phân tích yêu c uầ ệ ướ ự BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng NCC ầ ử ự c (6). ồ ạ ấ i
ệ ướ ồ ạ ự i th c hi n b c ự ồ ụ ố (3) ể Ki m tra s t n iạ t Danh m c đ i ngượ t ư ồ ạ ự ệ i th c hi n BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng NCC ầ ậ Các b ph n có nhu c u c p ầ ậ nh t NCC s làm yêu c u c p ị ậ nh t NCC g i cho b ph n ch u ả trách nhi m qu n lý danh m c ệ ố NCC trong h th ng. ả BP. Ph trách qu n lý h th ng NCC phân tích yêu c u là thêm m i hay s a đ i. ầ ố ớ + Đ i v i yêu c u thêm m i thì th c hi n b c (3). ố ớ + Đ i v i nhu c u s a thì th c ệ ướ hi n b ể Ki m tra nhà cung c p đã t n t ch a.ư ế + N u đã t n t (5). ế + N u ch a t n t ướ c (4). b
ụ ố ự ấ ạ (4) ệ ạ ệ ố Danh m c đ i ngượ t ớ Th c hi n t o m i nhà cung c p trong h th ng. ớ T o m i nhà cung c pấ
ả ờ ả ườ i yêu (5) ế Thông báo k t qu cho ng c uầ Tr l i mã cho phòng, ban yêu c uầ
ể ng, ụ ố ủ (6) Danh m c đ i ngượ t ề ố ượ ể Ki m tra thông tin v đ i t ữ ệ ớ ố d li u đã phát sinh v i đ i ượ ng. t Ki m tra thông tin c a NCC ệ ố trong h th ng BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng NCC BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng NCC BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng NCC ề ố ữ ữ ệ
ụ ố
(7) ự ố Phân tích s ự ậ ổ thay đ i khi c p nh tậ BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng NCC Danh m c đ i ượ t ng. ả B ng cân đ i phát sinh. ự thì th c hi n b ệ ướ ự ệ ướ thì th c hi n b c (8). c ự D a vào nh ng thông tin v đ i ượ ớ ng và d li u đã phát sinh v i t ố ượ ể ế đ i t ng đó đ ti n hành phân ự ử ổ ớ ố tích xem s s a đ i v i đ i ưở ượ ệ ế ả t ng gì đ n h ng có nh h ệ ử ả ố th ng, có kh năng th c hi n s a ổ đ i hay không. ế + N u có ế + N u không (5).
ụ ố ố ượ ng trên (8) ậ ậ C p nh t vào ệ ố h th ng Danh m c đ i ượ t ng. ậ ậ C p nh t thông tin đ i t ệ ố h th ng. BP. Phụ trách qu nả lý hệ ố th ng NCC
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 4
Ậ Ợ 7. QUY TRÌNH GHI NH N CÔNG N
n ơ đ
,
Begin
ơ ồ ử 7.1 S đ x lý:
01 Đề nghị ghi nhận công nợ
u ầ c u h n ó c ị v
n ậ h p ộ B
Hóa đơn bán hàng
02 Kiểm tra hóa đơn, chứng từ
Không hợp lệ
Có
04 Lập giao dịch vào hệ thống
03 Thông tin lại cho bộ phận , đơn vị yêu cầu
Đơn đặt hàng mua
05 Kiểm tra giao dịch có phát sinh từ PO không
ả r t i
Có
ả h p ợ n g n ô c n á o
t
Không
ế K
06 Chọn PO cho giao dịch phát sinh.
Phiếu chi /UNC
07 Kiểm tra xem có khoản trả trước không ?
Có
Không
Phiếu nhập mua
08 Chọn chứng từ trả trước
phiếu kế toán
09 Hoàn thành giao dịch, theo dõi công nợ
Phiếu chi
End
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 5
ả ế chi ti t ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n 7.2 Mô t Mã sự ki nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ộ ậ ợ ị ề ị 1 ề ậ ợ Đ ngh ghi nh n công n ậ ậ ộ B ph n, ị ơ đ n v có nhu c uầ ị ơ B ph n, đ n v có phát sinh ả ả công n ph i tr cho nhà cung ầ ấ c p làm yêu c u đ ngh ghi ớ nh n v i KTCN.
ệ ậ ượ ế ơ ơ 2 KTCN ợ ệ thì ể Ki m tra đ n, ừ ch ng tứ ự c (3). ế ự ệ ướ c
ợ 3 KTCN
i ạ Thông tin l ậ ộ cho b ph n, ầ ị ơ đ n v yêu c u ế ậ i quy t. ừ ơ ậ ế ậ ị 4 KTCN L p giao d ch ệ ố vào h th ng ứ ợ ậ ệ ố ế ế , k toán công n l p giao ng ng vào h th ng. ế ị ế ậ
ể ế ế ừ ơ đ n Phi u nh p mua, Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán Phi u nh p mua, Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán 5 KTCN PO hay ọ Ki m tra giao ị d ch có phát sinh ừ t không. c (6). ệ ướ ế ế ự ơ c hóa đ n mua Khi nh n đ ợ ự hàng, k toán công n th c hi n ợ ệ ể ki m tra hóa đ n có h p l không. ơ + Nếu hóa đ n không h p l ệ ướ th c hi n b ợ ệ thì th c hi n b + N u h p l (4). ừ ứ ể ơ Khi ki m tra hóa đ n, ch ng t ư ợ ệ ế ố , k toán công n g c ch a h p l ạ ệ i cho có trách nhi m thông tin l ộ ể ầ ị ơ b ph n, đ n v đã yêu c u đ ả gi ố ớ Đ i v i các hóa đ n, ch ng t ợ ệ ế h p l ươ ứ ị d ch t ậ Khi l p giao d ch, k toán công ể ợ ầ n c n chú ý ki m tra xem giao ượ ị c phát sinh t d ch này có đ ằ ặ đ t hàng mua hay không b ng ơ cách ch n đ n hàng. ệ ướ ự + N u có th c hi n b + N u không th c hi n b c (7). ậ ế ọ ế ệ ọ 6 KTCN ợ ự ị ừ K toán công n th c hi n ch n PO cho t ng giao d ch. Ch n PO cho ị giao d ch phát sinh.
ế ợ ự ế ệ ả ướ ế Phi u nh p mua, ế Phi u chi, UNC, ế ế Phi u k toán. ặ ơ Đ n đ t hàng mua. Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán…vv ị ả ướ ừ ứ 7 KTCN ự thì th c hi n b ể Ki m tra xem có ả kho n tr tr c không? ệ ướ ự ể c cho ằ thanh toán. ệ ướ c (8). c thì th c hi n b
ừ ế ị 8 KTCN ứ ị ừ K toán công n th c hi n ki m tra xem có kho nả tr tr giao d ch này hay không b ng ọ cách ch n ch ng t + N u cóế ế + N u không (9). ế ợ K toán công n xác đ nh ch ng ừ ả ướ tr tr t c cho t ng giao d ch. ọ ứ Ch n ch ng t ả ướ c tr tr
ừ ể ư 9 KTCN ế ế ế ế Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán…vv ậ Phi u nh p mua, Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán. ợ ế K toán công n hoàn thành giao ứ ị đ l u và d ch, in các ch ng t ệ ố ợ theo dõi công n trên h th ng. Hoàn thành giao ị d ch, theo dõi công n .ợ
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 6
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 7
8. QUY TRÌNH THANH TOÁN
ị
v
n ơ đ
u ầ c
,
Begin
u h n
ơ ồ ử 8.1 S đ x lý
01 Đề nghị thanh toán
n ậ h p
ó c
ộ B
Đề nghị thanh toán , hóa đơn ...vv
02 Kiểm tra đề nghị thanh toán
ả r t i
Không hợp lệ
ả h p ợ n
Có
g n ô c
Phiếu chi
n á o
03 Trả lởi cho Bộ phận, đơn vị đề nghị
t
04 Lập giao dịch thanh toán
ế K
Ủy nhiệm chi
05 Chọn thanh toán cho chứng từ mua
06 Duyệt chi
\
Q U Đ N T T K
Không duyệt
Duyệt
Phiếu chi
07 Thanh toán
Ủy nhiệm chi
ỹ u Q ủ h T
End
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 8
ả ế 8.2 Mô t chi ti t
ứ Ng ự i th c ộ ự ệ Tên s ki n N i dung ườ hi nệ Mã sự ki nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ộ ơ ậ
ề (1) ị ề Đ ngh thanh toán ậ ộ B ph n, ị ơ đ n v có nhu c uầ ầ ị B ph n, đ n v có nhu c u ấ thanh toán cho nhà cung c p làm ị ầ yêu c u đ ngh thanh toán KTCN.
ể ề ể (2) KTCN ể ị ề Ki m tra đ ngh thanh toán
ấ ờ
(3) KTCN ủ ụ , th t c , KTCN có trách ơ ệ ạ ả ờ ộ i cho b Tr l ị ề ơ ậ ph n, đ n v đ nghi ề ị KTCN ki m tra đ ngh thanh ạ toán, ki m tra thông tin t i các ấ ờ liên phòng ban và các gi y t quan. ể Khi ki m tra gi y t ợ ệ không h p l i cho các đ n nhi m thông tin l ị ậ ộ ị v , các b ph n đã đ ngh . ế ậ ị ự ị ế (4) KTCN ệ ậ ầ ề KTCN th c hi n l p giao d ch thanh toán trên ph n m m. L p giao d ch thanh toán
ế ị ọ ế ừ (5) KTCN ậ ợ ầ ơ ị ằ ế ậ Ch n thanh toán ứ cho ch ng t mua ọ ơ KTCN khi l p giao d ch thanh toán công n c n xác đ nh thanh toán cho hóa đ n nào b ng cách ch n hóa đ n. ế ườ ượ ủ ế ề c y quy n ế i đ ừ thanh toán ể ệ ự ứ ế ậ (6) ệ Duy t chi KTT/NĐUQ ế Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv Phi u nh p mua, ế phi u k toán Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv Phi u nh p mua, ế phi u k toán
ặ KTT ho c ng ứ ự d a vào ch ng t ậ KTCN đã l p, th c hi n ki m ừ ệ ể . tra thông tin đ duy t ch ng t ế ệ thì chuy n cho Th ủ ể + N u duy t ỹ ự ệ ướ c (7). qu th c hi n b ề ể ế + N u không thì chuy n v ướ c (2). b ế ế ủ ỹ ự ế ỹ ệ ấ (7) Thanh toán Th quủ ỹ Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv ứ Th qu căn c vào phi u chi, UNC th c hi n xu t qu thanh toán.
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 9
Ả ƯỚ 9. QUY TRÌNH TR TR C
ị
v
n ơ đ
u ầ c
,
Begin
u h n
n ậ h p
ơ ồ ử 9.1 S đ x lý
01 Đề nghị trả trước cho NCC
ó c
ộ B
02 Kiểm tra đề nghị
ả r t i
Không hợp lệ
ả h p ợ n
Có
g n ô c
n á o
03 Trả lởi cho Bộ phận , đơn vị đề nghị
t
ế K
Phiếu chi
04 Lập giao dịch chi tiền
Ủy nhiệm chi
05 Duyệt chi
\
Q U Đ N T T K
Không duyệt
Duyệt
Phiếu chi
06 Chi tiền
Ủy nhiệm chi
ỹ u Q ủ h T
End
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 10
ả ế 9.2 Mô t chi ti t:
ứ Ng ự i th c ộ ự ệ Tên s ki n N i dung ườ hi nệ Mã sự ki nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ị ơ ộ ậ ầ
ề ị ả ướ c (1) c Đ ngh tr tr cho NCC ậ ộ B ph n, ị ơ đ n v có nhu c uầ B ph n, đ n v có nhu c u thanh toán cho nhà cung c p ấ ị ả ướ ề ầ làm yêu c u đ ngh tr tr cho NCC.
ể ề ể
ề ể (2) ị Ki m tra đ ngh KTCN
ệ ự c (3) ợ ệ thì th c hi n
ấ ờ ủ ụ , th t c , KTCN có trách ệ (3) KTCN ị ạ ậ ả ờ ộ i cho b Tr l ị ề ơ ậ ph n, đ n v đ nghi
ế ự ị ị ế ề (4) KTCN ậ L p giao d ch chi ti nề
ế ế ậ Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv ể
(5) ệ Duy t chi KTT/NĐUQ ừ .
ệ thì chuy n cho ể ệ ướ c (6). ề ể thì chuy n v ị KTCN ki m tra đ ngh , ki m ạ tra thông tin t i các phòng ban ấ ờ liên quan. và các gi y t ế ợ ệ thì th c ự + N u không h p l ệ ướ hi n b ế + N u h p l ướ c (4). b ể Khi ki m tra gi y t ợ ệ không h p l i cho các nhi m thông tin l ề ộ ơ đ n v , các b ph n đã đ ngh .ị ệ ậ KTCN th c hi n l p giao d ch ệ ố chi ti n trên h th ng, KTCN ệ ứ ừ . theo dõi duy t ch ng t ườ ượ ủ ặ c y i đ KTT ho c ng ừ ứ ề ự thanh quy n d a vào ch ng t ệ ự toán KTCN đã l p, th c hi n ể ệ ki m tra thông tin đ duy t ứ ch ng t ế + N u duy t ủ ỹ ự Th qu th c hi n b ế + N u không ướ c (2). b ế ế (6) Chi ti nề Th quủ ỹ ủ ỹ ự ấ Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv ế ứ Th qu căn c vào phi u chi, ỹ ệ UNC th c hi n xu t qu .
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 11
Ừ Ợ 10. QUY TRÌNH BÙ TR CÔNG N
ị
v
n ơ đ
u ầ c
,
u h n
Begin
n ậ h p
ó c
ơ ồ ử 10.1 S đ x lý.
01 Đề nghị bù trừ công nợ
ộ B
Biên bản bù trừ công nợ
02 Nhận và kiểm tra biên bản bù trừ công nợ
ả r t i
Không hợp lệ
Có
ả h p ợ n
g n ô c
Phiếu kế toán
03 Trả lởi cho Bộ phận, đơn vị đề nghị
n á o
04 Cập nhật giao dịch bù trừ công nợ
t
ế K
Hóa đơn, phiếu nhập mua ...vv
05 Xác định hóa đơn được thanh toán
06 Duyệt chứng từ
\
Q U Đ N T T K
Không duyệt
Duyệt
ả r t i
07 Theo dõi công nợ
ả h p ợ n
g n ô c
n á o
End
t
ế K
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 12
ả ế 10.2. Mô t chi ti t
ứ Ng ự i th c ộ ự ệ Tên s ki n N i dung ườ hi nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự ki nệ ơ ộ ậ ề ầ ấ (1) ừ ề ầ ị B ph n, đ n v có nhu c u thanh toán cho nhà cung c p làm ợ ị yêu c u đ ngh bù tr công n . ừ ị Đ ngh bù tr công nợ ậ ộ B ph n, ị ơ đ n v có nhu c uầ
ể ề ể ạ ị i các phòng ban và ể liên quan. ừ ệ ợ ệ ự (2) KTCN th c hi n
Ki m tra biên ả b n bù tr công nợ ệ ướ ợ ệ ự th c hi n b c
ấ ờ
(3) KTCN ủ ụ , th t c , KTCN có trách ơ ệ ạ ả ờ ộ i cho b Tr l ị ề ơ ậ ph n, đ n v đ nghị ề ế ị ừ Phi u bù tr công nợ ừ ừ (4) KTCN ệ ố ứ ệ KTCN ki m tra đ ngh , ki m tra thông tin t ấ ờ các gi y t ế + N u không h p l ướ c (3) b ế + N u h p l (4). ể Khi ki m tra gi y t ợ ệ không h p l nhi m thông tin l i cho các đ n ộ ị ậ ị v , các b ph n đã đ ngh . ệ ậ ự KTCN th c hi n l p giao d ch ợ bù tr công n trên h th ng, ừ . KTCN theo dõi duy t ch ng t
ế ị ế (5) c thanh KTCN Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv ậ ậ C p nh t giao ị d ch bù tr công nợ ị Xác đ nh hóa ơ ượ đ n đ toán ế ế
ế ứ ệ (6) Duy t ch ng t ừ KTT/NĐUQ ậ ể ế ệ ướ c Phi u chi, UNC, ế Phi u k toán… vv ừ Phi u bù tr công nợ
ể ề thì chuy n v
(7) KTCN ợ ế ụ ệ ố ợ ơ ữ KTCN xác đ nh nh ng hóa đ n ừ ượ c thanh toán khi bù tr nào đ công n .ợ ề ườ ượ ủ ặ c y quy n i đ KTT ho c ng ừ ừ ứ ự bù tr KTCN d a vào ch ng t ể ự ệ đã l p, th c hi n ki m tra thông ệ ừ ứ tin đ duy t ch ng t . ự ệ thì th c hi n b + N u duy t (7). ế + N u không ướ b c (2). ế K toán công n ti p t c theo dõi công n trên h th ng. Theo dõi công nợ
ả ả ả ợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý Công n ph i tr 13
