Hệ thống thông tin trong quản trị

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Chương 1 Thông tin trong quản trị

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong chương này, chúng ta có thể: • Phân biệt: Dữ liệu, Thông tin, Tri thức. • Mô tả và đánh giá chất lượng thông tin qua các đặc tính của thông tin. • Phân loại các quyết định theo loại và cấp độ ra quyết định trong tổ chức. • Nhận diện các thông tin cần thiết để hỗ trợ ra quyết định ở các cấp độ khác nhau của tổ chức. • Nhận diện một số công cụ và kỹ thuật giúp đề ra quyết định.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ

• Tầm quan trọng của việc quản lý thông tin và

kiến thức trong tổ chức.

• Quá trình biến đổi từ dữ liệu sang thông tin có

chất lượng cao.

• Quá trình và các ràng buộc của việc đề ra

quyết định.

• Các loại quyết định khác nhau để các nhà quản lý đề ra và các tác động của chúng đến tổ chức.

2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH

1. Khái niệm dữ liệu và thông tin

2. Thông tin trong môi trường doanh nghiệp

3. Đề ra quyết định trong quản trị và nhu cầu thông tin

4. Quản lý tri thức và khai thác thông tin trong doanh nghiệp

1. Khái niệm dữ liệu và thông tin

1.1 Dữ liệu và thông tin

1.2 Quá trình tạo ra thông tin

1.3 Giá trị của thông tin

1.4 Nguồn của thông tin

1.5 Chất lượng thông tin

1.1 Dữ liệu và thông tin

• Các khái niệm về dữ liệu:

o Chuỗi không ngẫu nhiên các ký tự, số, giá trị

hoặc từ.

o Tập hợp các dữ kiện không ngẫu nhiên được ghi lại do quan sát hay nghiên cứu.

2011-2012

1.1 Dữ liệu và thông tin (tt)

(cid:1) Các khái niệm về thông tin:

(cid:1) Thông tin làm giảm tính bất định của sự việc

hay tình huống (cid:2) hỗ trợ cho việc đề ra quyết định.

• Dữ liệu được xử lý và có ý nghĩa. • Dữ liệu được xử lý có mục tiêu. • Dữ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người nhận.

1.2 Quá trình tạo ra thông tin

Thông tin

Dữ liệu

Quá trình xử lý

• Phân loại • Sắp xếp • Tổng hợp • Tính toán • Chọn lựa

Dữ liệu (Data)

?

Nguyễn Thanh An

Trần Thị Bích

Lê Hoàng Minh

Có

Trần Văn Nhật

Phan Công Phúc

Trương Văn Tài

Không

Đào Thị Xuân

2011-2012

Thông tin (Information)

Họ và tên sinh viên

Hiện diện trên lớp

Vắng (có phép ?)

Nguyễn Thanh An

Trần Thị Bích

Lê Hoàng Minh

Có

Trần Văn Nhật

Phan Công Phúc

Trương Văn Tài

Không

Đào Thị Xuân

Thảo luận

Dữ liệu hay thông tin ?

(a) Ngày 06/09/2010 (b) Số 1355.76 (c) Giá cổ phiếu. (d) Điểm học tập của sinh viên. (e) Chứng từ kế toán. (f) Báo cáo tài chính. (g) Thời khóa biểu HK 2 (2010– 2011).

Thảo luận

Kỳ hạn

Thời điểm lĩnh lãi

VND (%/năm) 13,88

Lĩnh lãi cuối kỳ

Kỳ hạn 1 tháng

13,58 13.88 13,58

Lĩnh lãi tháng Lĩnh lãi cuối kỳ Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 2 tháng Kỳ hạn 2 tháng Kỳ hạn 3 tháng

13.88 13,08

Lĩnh lãi cuối kỳ Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 3 tháng Kỳ hạn 6 tháng

13,88 13,08

Lĩnh lãi cuối kỳ Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 6 tháng Kỳ hạn 9 tháng

13,88

Lĩnh lãi cuối kỳ

Kỳ hạn 9 tháng

Từ góc nhìn của khách hàng và của người quản trị lãi

suất hãy xem xét bảng lãi suất trên là dữ liệu hay thông tin.

2011-2012

1.3 Giá trị của thông tin

• Giá trị hữu hình.

• Giá trị vô hình.

Thông tin được sử dụng hiệu quả sẽ đem lại giá trị nhất định cho doanh nghiệp.

Thảo luận

• Trong các giá trị mà thông tin đem lại sau đây phân biệt đâu là giá trị hữu hình, đâu là giá trị vô hình:

o Cải thiện việc quản lý tồn kho. o Nâng cao dịch vụ khách hàng. o Tăng năng suất sản xuất. o Giảm chi phí quản lý. o Tăng lòng tin của khách hàng. o Nâng cao hình ảnh công ty.

1.4 Nguồn của thông tin

• Nguồn chính thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông theo hình thức (formal communication): có cấu trúc rõ ràng và chặt chẽ.

ít

• Nguồn không chính thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông không theo hình thức (Informal communication): tính cấu trúc, giao tiếp bình thường.

2011-2012

Thảo luận

• Truyền thông không theo hình thức có lợi gì ?

• Có nên hạn chế truyền thông không theo hình thức trong doanh nghiệp ?

• Ngăn cấm truyền thông không theo hình thức gây ra tác động nào ?

• Làm sao để kiểm soát truyền thông không theo hình thức để có lợi cho doanh nghiệp ?

1.5 Chất lượng thông tin

Thời gian

Nội dung

Hình thức

Khác

Rõ ràng

An toàn

Tính chính xác

Tính đúng lúc

Chi tiết

Tin cậy

Tính cập nhật

Tính phù hợp

Có thứ tự

Thích hợp

Tính thường xuyên

Tính đầy đủ

Nhận đúng người

Tính súc tích

Tính thời đoạn

Trình bày phù hợp

Gởi đúng kênh

Tính phạm vi

Phương tiện phù hợp

2. Thông tin trong

môi trường doanh nghiệp

2.1 Môi trường kinh doanh

2.2 Nguồn lực của doanh nghiệp

2.3 Các loại thông tin trong doanh nghiệp

2011-2012

2.1 Môi trường kinh doanh

Môi trường tự nhiên

Môi trường vĩ mô

Môi trường vi mô

2.2 Nguồn lực của doanh nghiệp

Nguồn lực của DN bao gồm các loại tài sản:

• Tài sản hữu hình (tangible assets): tiền, đất đai, nhà xưởng, lực lượng lao động, phần cứng, phần mềm…

• Tài sản vô hình (intangible assets): thông tin, kinh nghiệm, động cơ làm việc, tri thức, các ý tưởng, sự phán đoán…

2.3 Các loại thông tin

trong doanh nghiệp

• Thông tin cứng / thông tin định lượng (hard data / quantitative data): thường xác định số lượng, chứa đựng các yếu tố thống kê (cid:2) kỹ năng phân tích của nhà quản trị

• Thông tin mềm / thông tin định tính (soft data / qualitative data): mang tính định chất, xác định tính chất của sự việc hay tình huống, phụ thuộc vào kinh nghiệm phán đoán của nhà quản trị

2011-2012

3. Đề ra quyết định trong quản trị

và nhu cầu thông tin

3.1 Đề ra quyết định trong quản trị 3.2 Các loại quyết định trong DN 3.3 Các cấp quyết định trong quản trị 3.3.1 Tính chất của việc ra quyết định và các cấp độ quản trị 3.3.2 Tính chất của thông tin trong việc đề ra quyết định mỗi cấp

3.4 Quy trình ra quyết định 3.5 Qui tắc nghiệp vụ và lý thuyết ra quyết định 3.5.1 Cây quyết định (Decision tree) 3.5.2 Bảng quyết định (Decision table)

3.1 Đề ra quyết định trong quản trị

Nhu cầu thông tin của nhà quản trị:

• Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.

• Quyết định quản trị phụ thuộc vào chất

lượng thông tin.

• Mức độ phát

triển của doanh nghiệp làm tăng độ phức tạp trong điều khiển, hệ thống thông tin trở thành dây thần kinh của doanh nghiệp.

3.2 Các loại quyết định trong DN

• Quyết định có cấu trúc (structured decisions): trong trường hợp các ràng buộc và qui tắc để ra quyết định được biết trước, tình huống đơn giản, lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp

• Quyết định không cấu trúc (unstructured decisions): tình huống phức tạp hoặc không biết trước các qui tắc và ràng buộc.

• Cognitive style: hành xử của nhà quản trị sẽ ảnh hưởng đến cách họ tiếp thu thông tin (phân tích hay phán đoán), kinh nghiệm.

2011-2012

3.3 Các cấp quyết định trong quản trị

Cấp chiến lược (Strategic)

Cấp chiến thuật (Tactical)

3.3.1 Tính chất của việc ra quyết định

và các cấp độ quản trị

Cấp tác nghiệp (Operational)

Thời gian

Mức tác động lên tổ chức

Tần suất ra quyết định

Cấp quản trị

Loại quyết định

Chiến lược

Dài hạn

Ít

Lớn

Không có cấu trúc

↔

Trung cấp

Trung hạn

Vừa

Nhỏ

Tác nghiệp Có cấu trúc

Ngắn hạn

Nhiều

3.3.2 Tính chất của thông tin

trong việc đề ra quyết định mỗi cấp

Phạm vi Chi tiết

Thời gian

Cấp quản trị

Tính thường xuyên

Nguồn thông tin

Tính chắc chắn

Ít

Chiến lược

Không

Rộng

Tổng quát

Bên ngoài

Dài hạn

↔

Trung cấp

Tác nghiệp

Nhiều

Hẹp

Chi tiết

Thường xuyên

Bên trong

Ngắn hạn

2011-2012

Thảo luận

a) Ngân sách cho năm tới ?

b) Khi nào thì áp dụng chiết khấu bán hàng cho khách hàng ?

c) Có nên thuê thêm nhân sự trong các trường hợp khẩn cấp ?

d) Có nên mở rộng chi nhánh ra nước ngoài ?

e) Chúng ta có cần một chiến dịch quảng cáo ?

f) Cần khoản vay ngắn hạn để giải quyết vấn đề tiền mặt ?

g) Tấn công vào thị trường mới ?

h) Làm gì với máy móc bị hỏng hóc ?

Phân loại các quyết định và cấp độ của chúng:

3.4 Quy trình ra quyết định

Bước

Hoạt động

Nhận thức - Nhận diện các vấn đề - Nhận thức cần đưa ra quyết định Thiết kế - Xác định các giải pháp có thể - Đánh giá các giải pháp Chọn lựa - Chọn lựa giải pháp tốt nhất Hiện thực - Hiện thực giải pháp

Đánh giá - Đánh giá ảnh hưởng hay độ thành công

3.5 Qui tắc nghiệp vụ và

lý thuyết ra quyết định

• Qui tắc nghiệp vụ:

các điều kiện (cid:2) qui tắc hành động

• Lý thuyết ra quyết định dựa vào:

(cid:3) Cây quyết định (Decision tree)

(cid:3) Bảng quyết định (Decision table)

2011-2012

3.5.1 Cây quyết định (Decision tree)

Nhận hồ sơ xin vay Nhận hồ sơ xin vay mua nhà mua nhà

Có

Không

Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn không quá 60

Không

Có

Có việc làm ổn định?

Không

Có

Có nguồn thu nhập khác?

Quy tắc 1 Quy tắc 1 Từ chối Từ chối

Quy tắc 2 Quy tắc 2 Từ chối Từ chối

Quy tắc 3 Quy tắc 3 Đề xuất Đề xuất

Quy tắc 4 Quy tắc 4 Đề xuất Đề xuất

3.5.2 Bảng quyết định (Decision table)

Quy tắc

1

2

3

4

Có

Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn không quá 60

Điều kiện

Có

Có việc làm ổn định ?

Có

Có nguồn thu nhập khác ?

Đề xuất

X

Hành động

Từ chối

X

4. Quản lý tri thức và khai thác thông tin trong doanh nghiệp

4.1 Thế nào là tri thức

4.2 Quản lý tri thức

4.3 Lý do doanh nghiệp cần quản lý tri thức

4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức

2011-2012

4.1 Thế nào là tri thức

• Tri thức có thể được định nghĩa như là khả năng phán quyết của con người dựa trên sự kết hợp giữa kinh nghiệm và thông tin mà họ có được.

(cid:3) Tri thức tường minh: Các tri thức đã được diễn đạt và lưu trữ trong hệ thống thông tin. (cid:3) Tri thức không tường minh: không được phát biểu, phụ thuộc vào trực giác của con người.

4.2 Quản lý tri thức

thức làm công việc thu thập tri

Quản lý tri thức và chuyển đổi tri thức về dạng chia sẻ dễ dàng. Phần quan trọng nhất chính là việc thu thập và chuyển đổi tri thức không tường minh thành tri thức tường minh.

Doanh nghiệp cần phải sử dụng một cách tốt nhất nguồn lực thông tin của mình

• Sự toàn cầu hoá và thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh (cid:2) quản trị tri thức là một nhân tố cạnh tranh chiến lược

• Chảy máu tri thức (doanh nghiệp)

Tri thức (Knowledge)

Trong 5 năm qua, khoản cho vay tín dụng của ngân hàng chúng ta tăng 10% mỗi năm. Năm nay, dự báo khoản cho vay tín dụng tiếp tục tăng thêm 10%, do đó chúng ta cần tìm nguồn cung tiền cho khoản tăng 10% đó.

(cid:4) Trong trường hợp này, thông tin trong các năm qua được sử dụng để đề ra quyết định về việc dự báo mức tăng trưởng trong năm nay và nhu cầu về nguồn vốn. Quyết định và dự báo đó chính là tri thức (knowledge) hay còn được gọi là cách sử dụng thông tin (use of information)

2011-2012

4.3 Lý do doanh nghiệp cần

quản lý tri thức

• Tăng cường lợi nhuận, doanh thu

• Giữ lại kinh nghiệm của chuyên gia

• Tăng sự thoã mãn khách hàng

• Bảo vệ thị trường khi có đối thủ cạnh tranh mới

• Tăng vòng đời sản phẩm vào thị trường

• Mở rộng thị trường

• Giảm thiểu chi phí

• Phát triển sản phẩm, dịch vụ mới

4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức

• Kinh doanh thông minh - BI (Business intelligence): thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh (công nghệ mới, cơ hội thị trường, thông tin khách hàng, hoạt động của đối thủ…) • Số hoá các tài liệu in ấn: sử dụng các hệ thống DIP (Document image processing).

• Khai phá dữ liệu (Data mining): dựa trên các dữ liệu tương tác với nhau tạo ra các xu hướng, kinh nghiệm, tri thức, phương thức không được biết trước (cid:2) mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

TÓM TẮT CHƯƠNG

• Đọc Giáo trình Trang 36

CÂU HỎI

• ? • ? • ?

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Chương 2 Giới thiệu và Hệ thống thông tin

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: • Nhận diện hệ thống, các thành phần của hệ thống. • Mô tả các hành vi của hệ thống. • Phân loại được các hệ thống thông tin.

• Nhận diện mối quan hệ giữa Hệ thống kinh doanh điện tử, Thương mại điện tử, Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems) và đánh giá vai trò của chúng với tổ chức. • Nhận diện các chiến lược căn bản tạo lợi thế cạnh tranh khi sử dụng hệ thống thông tin.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ

• Cách dùng lý thuyết hệ thống như là một phương tiện để định rõ các vấn đề và tình trạng để có thể hiểu chúng dễ dàng hơn và hệ thống thông tin kinh doanh có thể phát triển để hỗ trợ chúng.

• Cách các nhà quản lý có thể tối đa hóa việc sử dụng công nghệ trong một tổ chức bằng cách hiểu hệ thống thông tin kinh doanh.

• Vai trò của Hệ thống kinh doanh điện tử, thương mại điện tử, hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems) trong doanh nghiệp.

• Cách để hệ thống thông tin kinh doanh có thể giúp đạt được

lợi thế cạnh tranh.

2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH

1. Tổng quan về hệ thống.

2. Hệ thống thông tin.

3. Phân loại hệ thống thông tin.

4. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh.

5. Hệ kinh doanh điện tử.

1. Tổng quan về hệ thống

1.1 Khái niệm Hệ thống

1.2 Mô hình Hệ thống

1.3 Tính chất của Hệ thống

1.1 Khái niệm Hệ thống

• Lý thuyết hệ thống: nghiên cứu về các ứng xử và tương tác bên trong và giữa các hệ thống với nhau. • Hệ thống: là tập hợp các thành phần có liên quan tương tác với nhau nhằm đạt được một mục đích. • Chức năng của hệ thống là nhận các yếu tố đầu vào (input) và tạo ra các yếu tố đầu ra (output).

2011-2012

1.2 Mô hình Hệ thống

Mô hình cơ bản của hệ thống

• Dữ liệu thô

• Tài liệu đã xử lý

• Không được định dạng

• Thông tin có định dạng

• Dữ liệu chung chung

• Dữ liệu trong ngữ cảnh

Dữ liệu Thông tin

Ví dụ về mô hình cơ bản của hệ thống xử lí trong kế toán

Tổng hợp, tính toán, định khoản

Ví dụ: Hệ thống kế toán của doanh nghiệp

Bảng cân đối kế toán

KẾT QUẢ

Hóa đơn Phiếu thu Phiếu chi Hợp đồng …

≠

TỔNG TÀI SẢN

TỔNG NGUỒN VỐN

1.2 Mô hình Hệ thống (tt)

Mô hình chung của hệ thống

2011-2012

Ví dụ về mô hình chung của hệ thống xử lí trong kế toán

Ví dụ: Hệ thống kế toán của doanh nghiệp

• Đầu vào: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng, … • Xử lý: Phần mềm kế toán, Bảng tính bằng Excel, Quy trình hạch toán, Nghiệp vụ định khoản …

• Đầu ra: Bảng cân đối kế toán. • Phản hồi: Tổng Tài sản # Tổng Nguồn vốn. • Điều khiển: Thực hiện các nghiệp vụ hiệu chỉnh.

1.3 Tính chất của Hệ thống

– Tính chất 1: Các thành phần của một hệ thống có cùng mục đích.

– Tính chất 2: Các hệ thống không hoạt động hoàn toàn độc lập.

– Tính chất 3: Hệ thống có thể phức tạp và được tạo ra bởi các hệ

thống khác nhỏ hơn.

– Tính chất 4: Các hệ thống con tương tác với nhau bằng cách trao

đổi thông tin.

– Tính chất 5: Sự gắn kết giữa các hệ thống không đồng nhất.

– Tính chất 6: Các hệ thống có tính thứ bậc.

Tính chất 1

o Các thành phần của một hệ thống có cùng mục đích hay còn gọi là mục tiêu của hệ thống.

o Mục tiêu của hệ thống thường rất cụ thể và

thường được thể hiện bằng một câu đơn.

2011-2012

Tính chất 2

o Các hệ thống không hoạt động hoàn toàn độc lập. Chúng được chứa trong một môi trường (environment) có chứa các hệ thống khác và các trung gian bên ngoài.

o Phạm vi của hệ thống được xác định bởi đường ranh giới (boundary). Tất cả những cái bên ngoài đường ranh giới là một phần trong môi trường của hệ thống, tất cả những cái bên trong đường ranh giới tạo thành các bộ phận của hệ thống.

o Đường ranh giới cũng đánh dấu giao diện (interface) giữa hệ thống và môi trường. Giao diện này mô tả các trao đổi giữa hệ thống với môi trường hoặc các hệ thống khác.

Tính chất 3

là được gọi hệ o Hệ thống có thể phức tạp và được tạo ra bởi các hệ là hệ thống con thống khác nhỏ hơn gọi (subsystems). Hệ thống hình thành từ một hay nhiều hệ thống cha con thống (suprasystems).

o Mục tiêu của hệ thống con là hỗ trợ cho mục tiêu lớn hơn của hệ thống cha.

o Một hệ thống có sự tương tác với các thành phần bên ngoài đường ranh giới được gọi là hệ thống mở (open system). Trong trường hợp ngược lại được gọi là hệ thống khép kín (closed systems).

Tính chất 4

o Các hệ thống con tương tác với nhau bằng cách trao đổi thông tin thông qua phần giao diện giữa các hệ thống. Trong hệ thống thông tin và hệ thống kinh doanh, việc định nghĩa một cách rõ ràng phần giao diện này là rất quan trọng đối với hiệu quả làm việc của các tổ chức.

2011-2012

Tính chất 5

o Sự gắn kết giữa các hệ thống không đồng nhất. o Hệ thống/hệ thống con có sự gắn kết cao với các hệ thống/hệ thống con khác được gọi là hệ thống có tính gắn kết cao (close-coupled systems). Trong trường hợp này, đầu ra của hệ thống này là đầu vào trực tiếp của hệ thống khác.

o Hệ thống có tính tách biệt (decoupled systems) là hệ thống/hệ thống con ít phụ thuộc với các hệ thống/hệ thống con khác

Tính chất 6

o Các hệ thống có tính thứ bậc. Hệ thống được tạo từ các hệ thống con và các hệ thống con này cũng có thể được tạo từ các hệ thống con nhỏ hơn nữa. Từ đó, các hệ thống con có thể phụ thuộc vào nhau. o Sự phụ thuộc này có nghĩa là một sự thay đổi tại một bộ phận của hệ thống có thể dẫn đến sự thay đổi ở các bộ phận khác.

2. Hệ thống thông tin

2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin

2.2 Các nguồn lực hỗ trợ HTTT

2.3 HTTT dựa trên máy tính

2.4 Hệ thống thông tin kinh doanh

2011-2012

2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin

• Hệ thống thông tin là một nhóm các thành

phần có liên quan với nhau.

• Hệ thống thông tin được con người xây dựng và sử dụng nhằm tập hợp, tạo, và phân phối dữ liệu một cách hữu dụng.

2.2 Các nguồn lực hỗ trợ HTTT

PHẦN MỀM

PHẦN CỨNG TRUYỀN THÔNG

DỮ LIỆU CON NGƯỜI

Hệ thống thông tin

2.3 HTTT dựa trên máy tính

HTTT dựa trên máy tính là HTTT được xây dựng, và triển khai dựa trên nền tảng kỹ thuật và công nghệ của công nghệ thông tin

Thuận lợi

Hạn chế

• Tốc độ • Chính xác • Tin cậy • Có thể lập trình được • Các công việc lặp lại • Phán xét/kinh nghiệm • Tính linh hoạt/ứng biến • Tính sáng tạo • Trực giác • Định tính thông tin

2011-2012

2.4 Hệ thống thông tin kinh doanh

Hệ thống thông tin kinh doanh là một tập hợp các thành phần liên quan với nhau dùng để xử lý, lưu trữ, điều khiển các hoạt động nhằm biến dữ liệu đầu vào thành thông tin phục vụ cho việc tiên đoán, hoạch định, điều khiển, điều phối, tạo ra quyết định và phối hợp các hoạt động trong tổ chức.

Cơ chế kiểm soát của Hệ thống thông tin kinh doanh

Môi trường

Quản trị

Hệ thống thông tin

3. Phân loại Hệ thống thông tin

3.1 Phân loại theo cấp độ tổ chức

3.2 Phân loại theo chức năng

3.3 Phân loại theo hệ thống doanh nghiệp

2011-2012

3.1 Phân loại theo cấp độ tổ chức

Hệ thống thông tin quản lí

Hệ thống thông tin điều hành

Phân tích đối thủ cạnh tranh

Hệ hỗ trợ ra quyết định

Hệ thống thông tin báo cáo

Dự đoán dòng tiền mặt

Hệ thống thông tin tác nghiệp

Lập hóa đơn bán hàng

Hệ thống tự động văn phòng

Hệ thống xử lí giao dịch

Hệ thống kiểm soát tiến trình

3.2 Phân loại theo chức năng

• Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Human resource management information systems)

• Hệ thống thông tin tiếp thị (Marketing information systems)

• Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS)

3.3 Phân loại theo hệ thống doanh nghiệp

o Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(Enterprise Resource Planning - ERP)

o Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng / nhà cung cấp

(Customer / Supplier Relationship Management – CRM / SRM)

o Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng

(Supply Chain Management - SCM)

• Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise System) hỗ trợ cho các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức với các chức năng như sản xuất, phân phối, bán hàng, kế toán, tài chính và nhân sự. • Có ba hệ thống chính trong hệ thống doanh nghiệp:

2011-2012

4. Hệ thống thông tin

và Lợi thế cạnh tranh

o Cạnh tranh về giá

o Sự khác biệt về sản phẩm

o Sự đổi mới

• Các chiến lược cạnh tranh:

o Mở rộng phạm vi khách hàng và chia sẻ thông tin

o Tùy biến thông tin phù hợp các đối tượng khác nhau

o Sự tương tác thông tin theo 2 chiều

• Phân tích chuỗi giá trị: hệ thống thông tin có thể ảnh hưởng đến chuỗi giá trị theo 3 cách:

Mô hình chuỗi giá trị (Value chain)

Các lợi thế cạnh tranh doanh nghiệp có được khi ứng dụng Hệ thống thông tin

Đòn bẩy

2011-2012

5. Hệ kinh doanh điện tử

5.1 Thương mại điện tử

5.2 Kinh doanh điện tử

5.3 Mô hình kinh doanh điện tử

5.4 Mối tương quan giữa Thương mại điện tử

và Kinh doanh điện tử

5.1 Thương mại điện tử (E-commerce): các hoạt động tương tác của doanh nghiệp với bên ngoài thông qua hệ thống thông tin

• Thương mại điện tử bên mua (Buy-side E-commerce) • Thương mại điện tử bên bán ( Sell-side E-commerce)

5.2 Kinh doanh điện tử (E-business): mọi hoạt động giao dịch, nghiệp vụ của doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài đều được tiến hành qua hệ thống thông tin

5.3 Mô hình kinh doanh điện tử

2011-2012

5.4 Tương quan giữa Kinh doanh điện tử

và Thương mại điện tử

EB: Kinh doanh điện tử (e-business)

EC: Thương mại điện tử (e-commerce)

TÓM TẮT CHƯƠNG

• Đọc Giáo trình Trang 67, 68

CÂU HỎI

• ? • ? • ?

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 3 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:

• Nhận diện và mô tả các thành phần chính của một hệ thống thông tin doanh nghiệp.

• Hiểu rõ giá trị và tầm quan trọng của hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống kiểm soát tiến trình và hệ thống tự động văn phòng trong quản trị tác nghiệp.

• Hiểu rõ giá trị và tầm quan trọng của hệ thống hỗ trợ ra quyết định, hệ thống thông tin báo cáo và hệ thống thông tin điều hành trong việc đề ra quyết định của tổ chức. • Đánh giá được tiềm năng sử dụng hệ thống thông tin kinh doanh tại các bộ phận khác nhau của tổ chức.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ

Chương này phát thảo việc sử dụng và tầm quan trọng của hệ thống thông tin kinh doanh trong mối tương quan với các quyết định trong quản lý và tác nghiệp, bao hàm cách để các hệ thống thông tin kinh doanh được áp dụng trong doanh nghiệp và ở các cấp độ nghiệp vụ cũng như theo các bộ phận chức năng trong một tổ chức hay doanh nghiệp.

2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH

1. Hệ thống thông tin doanh nghiệp

2. Hệ thống thông tin tác nghiệp và Hệ

thống thông tin quản lý

3. Hệ thống thông tin cho các bộ phận

chức năng

1. Hệ thống thông tin doanh nghiệp

1.1 Giới thiệu chung

1.2 Hệ thống ERP

1.3 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng /

nhà cung cấp (CRM / SRM)

1.4 Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM)

1.1 Giới thiệu

Hệ thống thông tin doanh nghiệp

• Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise System) là hệ thống hỗ trợ cho các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức với các chức năng như sản xuất, phân phối, bán hàng, kế toán, tài chính và nhân sự.

• Các thành phần chính trong hệ thống doanh nghiệp:

(cid:1)Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(Enterprise Resource Planning - ERP)

(cid:1)Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng

(Customer Relationship Management – CRM)

và Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp

(Supplier Relationship Management – SRM)

(cid:1)Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng

(Supply Chain Management – SCM)

2011-2012

So sánh Enterprise System với các ứng dụng riêng lẻ theo chức năng

Hệ thống doanh nghiệp

1.2 Hệ thống ERP

• ERP chỉ cung cấp một giải pháp tích hợp từ chỉ một nhà cung cấp cho các chức năng nghiệp vụ chính như: tiếp thị, tài chính, nhân sự, kế toán…

1.2 Hệ thống ERP (tt)

• Ưu điểm của ERP:

(cid:1) Loại bỏ việc chia các ứng dụng và dữ liệu trong các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp (các ốc đảo thông tin – “information islands”)

• Nhược điểm của ERP:

(cid:1) Được hỗ trợ tốt hơn (cid:1) Dùng giải pháp “best of breed”

(cid:1) Chi phí cao. (cid:1) Đòi hỏi thay đổi lớn khi hiện thực.

2011-2012

1.3 HT quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

HT quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM)

• Hệ thống CRM / SRM tích hợp hệ thống thông tin chứa các thông tin liên quan đến khách hàng / nhà cung cấp.

• Bao gồm:

(cid:1)Thu thập dữ liệu khách hàng / nhà cung cấp (cid:1)Phân tích dữ liệu khách hàng / nhà cung cấp (cid:1)Tự động hóa cho bộ phận bán hàng / mua hàng • Quá trình thu mua là một bộ phận quan trọng của SRM vì chi phí cho nguyên vật liệu đầu vào sẽ ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm

1.4 Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng

(SCM)

• Một chuỗi cung ứng bao gồm một chuỗi các hoạt động mang nguyên vật liệu từ nhà cung cấp thông qua doanh nghiệp để mang sản phẩm đến với khách hàng.

• Quản trị chuỗi cung ứng chính là quản lý

luồng hoạt động này.

• Doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng có thể có

thay đổi về mức độ hợp tác và tích hợp

1.4 Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (tt)

(SCM)

2011-2012

2. Hệ thống thông tin tác nghiệp và Hệ thống thông tin quản lý

2.1 Hệ thống thông tin tác nghiệp 2.1.1 Hệ thống xử lí giao dịch. (TPS) 2.1.2 Hệ thống văn phòng tự động. (OAS) 2.1.3 Hệ thống kiểm soát tiến trình. (PCS)

2.2 Hệ thống thông tin quản lý

2.2.1 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định. (DSS) 2.2.2 Hệ thống thông tin báo cáo. (IRS) 2.2.3 Hệ thống thống thông tin điều hành. (EIS)

2.1 Hệ thống thông tin tác nghiệp

2.1.1 Hệ thống xử lí giao dịch (TPS)

Hệ thống thông tin tác nghiệp (Operations Information Systems - OAS) sử dụng trong các công việc vận hành các nghiệp vụ trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Bao gồm: • Hệ thống xử lí giao dịch. (Transaction Processing Systems - TPS). • Hệ thống văn phòng tự động. (Office Automation Systems - OAS) • Hệ thống kiểm soát tiến trình. (Process Control Systems - PCS)

• TPS quản lý việc giao dịch thông tin và tiền bạc giữa một doanh nghiệp với đối tác thứ ba như khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối…

• TPS xử lý các giao dịch thường xuyên bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như đặt hàng sản phẩm hay dịch vụ phục vụ cho hoạt động ở cấp độ tác nghiệp. • Ví dụ:

(cid:1) Đặt vé máy bay, (cid:1) Rút tiền từ máy ATM

2011-2012

Các thành phần chính của Hệ thống xử lí giao dịch (TPS)

2.1.2 Hệ thống tự động văn phòng (OAS)

• OAS là hệ thống nhằm làm gia tăng hiệu quả làm

việc cho những người làm việc văn phòng.

• Bao gồm các hình thức:

a. Hệ thống quản lí làm việc nhóm (Groupware) b. Hệ thống quản lý luồng công việc

(WFMS - Workflow Managament Systems)

c. Hệ thống xử lí ảnh tài liệu

(DIP - Document Imaging Processing) d. Các ứng dụng xử lí văn bản, bảng tính

a. Hệ thống Quản lý làm việc nhóm (Groupware)

• Groupware là hệ thống cho phép thông tin và việc đề ra quyết định được chia sẻ bởi những con người cùng làm việc cộng tác với nhau trong việc giải quyết các vấn đề.

• Groupware cung cấp ba cơ chế:

o Truyền thông giao tiếp (communication) o Làm việc cộng tác (collaboration) o Phối hợp làm việc (coordination)

2011-2012

Các dạng ứng dụng khác nhau của hệ thống làm việc cộng tác

Đồng bộ (synchronous)

Bất đồng bộ (asynchronous)

Cùng địa điểm (same location)

Cùng thời gian, cùng nơi chốn. Ví dụ: phần mềm hỗ trợ hội họp.

Khác thời gian, cùng nơi chốn. Ví dụ: hệ thống quản lý luồng công việc (workflow systems)

Khác địa điểm (different location)

Cùng thời gian, khác nơi chốn. Ví dụ: hội thảo trực tuyến (video conferencing)

Khác thời gian, khác nơi chốn Ví dụ: hệ thống e- mail và thảo luận theo nhóm

Các chức năng chính của hệ thống Groupware

Chức năng của Groupware

Ứng dụng

E-mail và tin nhắn

E-mail, xử lý biểu mẫu điện tử

Phổ biến thông tin

Quản lý văn bản và chia sẻ thông tin

Làm việc cộng tác

Phát triển nhóm

Hội thảo (conferencing)

Text conferencing, video conferencing, whiteboarding

Quản lý thời gian

Lịch công tác, lịch trình nhóm

Quản lý nhóm làm việc và hỗ trợ ra quyết định

Giám sát từ xa, phân phối quyền truy xuất

Quan hệ cộng tác linh hoạt

Luồng công việc đặc biệt (Ad hoc workflow)

Quản lý các công việc theo cấu trúc

Luồng công việc theo cấu trúc (Structured workflow)

2011-2012

b. Hệ thống Quản lý luồng công việc (WFMS)

• WFMS giúp quản lý các quy trình nghiệp vụ để chắc chắn rằng các công việc được ưu tiên thực hiện: (cid:1) Đúng lúc (as soon as possible) (cid:1) Đúng người (by the right people) (cid:1) Đúng trình tự (in the right order).

• WFMS cung cấp các chức năng:

Ví dụ về hệ thống quản lý luồng công việc

Nguồn: TIBCO Staffware Process Suite

(cid:1) Phân công công việc. (cid:1) Nhắc nhở các công việc cần làm. (cid:1) Cho phép làm việc cộng tác. (cid:1) Lấy thông tin cần thiết để hoàn thành công việc. (cid:1) Cung cấp cho người giám sát một cách tổng quan về tình trạng mỗi công việc và hiệu suất của nhóm làm việc.

c. Hệ thống xử lí ảnh tài liệu (DIP)

• DIP được sử dụng trong kỹ nghệ chuyển liệu in ấn thành một định các văn bản, tài dạng điện tử để dễ dàng tổ chức, lưu trữ và lấy lại.

• DIP mang lại nhiều ưu điểm như:

(cid:1) Không chiếm nhiều không gian lưu trữ (cid:1) Dễ dàng tổ chức, sắp xếp, truy cập (cid:1) Lưu trữ lâu dài hơn (cid:1) Luân chuyển dễ dàng hơn

2011-2012

Các thành phần của Hệ thống DIP

Phần mềm quản lý văn bản hình ảnh tương thích với dữ liệu của đơn đặt hàng

Source: Tranmit plc

2.1.3 Hệ thống kiểm soát tiến trình (PCS)

• PCS là các hệ thống hỗ trợ và kiểm soát các

quá trình sản xuất. (cid:1) Hệ thống MRP (Materials requirements planning) giúp đảm bảo số nguyên vật liệu trong kho đủ đáp ứng nhu cầu của lịch trình sản xuất.

• Các hệ thống này rất quan trọng trong các lĩnh

vực sản xuất hàng hóa.

(cid:1) Hệ thống CAD/CAM (Computer-aided design/ cung cấp các Computer-aided manufacture) chương trình đồ họa cho phép thiết kế và tự động hóa sản xuất.

2011-2012

Sơ đồ quy trình luồng công việc đơn giản của một hệ thống quản lý sản xuất

Luồng điều khiển và các thông tin cần thiết cho một hệ thống MRP

2. Hệ thống thông tin tác nghiệp và Hệ thống thông tin quản lý

2.1 Hệ thống thông tin tác nghiệp

2.1.1 Hệ thống xử lí giao dịch. (TPS) 2.1.2 Hệ thống văn phòng tự động. (OAS) 2.1.3 Hệ thống kiểm soát tiến trình. (PCS)

2.2 Hệ thống thông tin quản lý

2.2.1 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định. (DSS) 2.2.2 Hệ thống thông tin báo cáo. (IRS) 2.2.3 Hệ thống thống thông tin điều hành. (EIS)

2011-2012

2.2 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS) là hệ thống cung cấp thông tin phản hồi dựa trên các hoạt động của tổ chức và hỗ trợ đề ra các quyết định quản trị.

Bao gồm:

• Hệ thống hỗ trợ ra quyết định.

(Decision Support Systems - DSS)

• Hệ thống thông tin báo cáo.

(Information Reporting Systems - IRS)

• Hệ thống thống thông tin điều hành.

(Executive Information Systems - EIS)

Phân loại quyết định theo cấp quản trị và loại hình hệ thống thông tin

2.2.1 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS)

• DSS cung cấp các thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đề ra quyết định ở cấp chiến lược và chiến thuật thuận tiện và dễ dàng hơn.

• Theo Watson và Sprague (1993), một hệ thống DSS

bao gồm ba thành phần chính: (cid:1) Tương tác hội thoại (Dialogue): cho phép người sử dụng thực hiện truy vấn, mô hình hóa và xem xét kết quả.

(cid:1) Dữ liệu (Data): nguồn dữ liệu cần thiết để tạo ra các thông tin. Ví dụ: các cơ sở dữ liệu của hệ thống bán hàng, hệ thống kế toán…

(cid:1) Mô hình (Model): cung cấp khả năng phân tích cho

DSS. Ví dụ: mô hình tài chính…

2011-2012

Các dạng DSS

Có 4 dạng DSS chính:

• Kinh doanh thông minh (BI - Business Intelligence) • Trí tuệ nhân tạo (AI – Artificial Intelligence): nghiên cứu cách để máy móc có thể thực hiện những công việc như con người.

• Hệ chuyên gia (Expert systems): thể hiện, trình bày tri thức và các kỹ năng đề ra quyết định như các chuyên gia.

Các thành phần cấu thành của một hệ chuyên gia

2.2.2 Hệ thống thông tin báo cáo (IRS)

IRS là hệ thống cung cấp các thông tin dưới dạng các báo cáo phục vụ cho việc đề ra quyết định.

• Mạng Neural (Neural networks): nghiên cứu các kỹ năng giải quyết vấn đề bằng cách trải nghiệm qua một phạm vi rộng lớn của các vấn đề đó.

• Các báo cáo định kỳ (Periodic reports): là các báo cáo được thực hiện thường xuyên theo chu kỳ. Ví dụ: các báo cáo tài chính theo tháng, phân tích bán hàng theo tuần…

• Các báo cáo ngoại lệ (Exception reports): được thực hiện theo nhu cầu của nhà quản trị khi cần thiết. Ví dụ: khi doanh số bán hàng xuống thấp và khách hàng đạt tới hạn mức tín dụng.

2011-2012

2.2.3 Hệ thống thông tin điều hành (EIS)

• EIS cung cấp cho các nhà quản trị cao cấp của doanh nghiệp các thông tin cần thiết nhằm trợ giúp họ trong phân tích, so sánh và phác họa ra các xu hướng phục vụ cho việc đề ra quyết định ở cấp chiến lược và chiến thuật.

• Một tên gọi khác của hệ thống này là hệ thống hỗ trợ điều hành - ESS (Executive support systems)

Các đặc trưng của hệ thống EIS

• Cung cấp thông tin tổng hợp cho phép kiểm soát hiệu quả kinh doanh thông qua các thông số về các nhân tố thành công then chốt (CSFs - critical success factors) hay các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động chủ chốt (KPIs - Key Performance Indicators).

• Cung cấp chức năng drill-down để chuyển dữ liệu sang cấp độ chi tiết hơn giúp nhà quản trị tìm được nhiều thông tin hơn cho việc đề ra quyết định.

• Cung cấp các công cụ phân tích. • Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và phối hợp với các

thành phần khác trong việc giải quyết các vấn đề.

• Dễ thao tác và sử dụng.

Khái niệm Dashboard

• Dashboard hay còn gọi là digital dashboard là dạng giao tiếp đồ họa (graphical interface) để trợ giúp cho những người không chuyên về kỹ thuật hiểu được thông tin của tổ chức.

• Dashboard kết hợp chặc chẽ với khả năng drill-down để cho phép xem thông tin từ tổng quát đến mức chi tiết khi cần.

• Dashboard được thiết kế không chỉ nằm thể hiện các khía cạnh tài chính mà còn thể hiện được các vấn đề liên quan đến các khía cạnh khách hàng, quy trình nghiệp vụ, học tập và phát triển trong bảng điểm cân bằng (balanced scorecard)

2011-2012

3. Hệ thống thông tin cho các bộ phận chức năng

3.1 Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực (Human resource management information systems)

3.2 Hệ thống thông tin tiếp thị (Maketing information systems)

3.3 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS)

3.1 Hệ thống thông tin

quản trị nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực phục vụ cho việc quản lý nguồn nhân lực (HRM): lưu trữ và xử lý các dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin về nhân viên và các đặc tả công việc trong một tổ chức để đảm bảo cho các nhân viên có đủ các kỹ năng và đáp ứng được các yêu cầu cần thiết trong công việc nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Nhu cầu thông tin đối với hệ thống HRM

• Phân tích và thiết kế công việc (Job analysis and design): đặc tả công việc bao gồm mục đích, các công việc và trách nhiệm; đưa ra các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức và các yêu cầu khác.

• Quản lý công việc (Job managemant): bao gồm việc đào tạo, đánh giá, tiền lương, khen thưởng kỉ luật…

• Tuyển dụng (Recruitment): lên kế hoạch tuyển dụng, phỏng vấn, gửi thư liên hệ đến các ứng viên…

2011-2012

Ứng dụng phần mềm cho HRM

• HRM cần có một cơ sở dữ liệu để lưu trữ các dữ liệu về mỗi nhân viên trong tổ chức như: họ tên, địa chỉ, chức vụ, bằng cấp, thâm niên làm việc… cũng như các thông tin dữ liệu cần thiết để xây dựng bản đặc tả công việc, yêu cầu đối với các ứng viên, xác dịnh nhu cầu đào tạo… Ngoài ra hệ thống còn cần các chức năng trợ giúp tìm kiếm ứng viên phù hợp với công việc, giao tiếp với hệ thống tiền lương, chấm công…

• Các doanh nghiệp nhỏ có thể tự xây dựng được cơ sở dữ liệu và các chức năng cần thiết nhưng đối với các doanh nghiệp lớn thì phải thuê đối tác bên ngoài để thực hiện hoặc phải mua giải pháp phần mềm từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp.

3.2 Hệ thống thông tin tiếp thị

• Hệ thống thông tin tiếp thị cung cấp các thông tin hỗ trợ cho việc đề ra quyết định từ cấp tác nghiệp đến cấp chiến thuật, chiến lược về các vấn đề liên quan đến tiếp thị.

• Một số dạng ứng dụng của hệ thống thông tin

tiếp thị:

a. Phần mềm tiếp thị từ xa (Telemarketing) b. Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) c. Hệ thống thông tin địa lý (GIS – Geographical information systems)

a. Phần mềm tiếp thị từ xa

• Phần mềm này được thiết kế để thực hiện việc tự động gọi vào số điện thoại của các khách hàng tiềm năng dựa trên thông tin dữ liệu về khách hàng chứa trong cơ sở dữ liệu. Phần mềm này còn cho phép lưu trữ các yêu cầu của khách hàng, làm các thư chào hàng và hiển thị các thông tin thu thập được từ khách hàng để tham chiếu khi cuộc gọi được thực hiện.

• Các bộ phận kinh doanh về bảo hiểm, tài chính cá nhân, tư vấn và trợ giúp khách hàng thường sử dụng dạng phần mềm này. Ví dụ: Hệ thống CIT (Computer-integrated telephony)

• Phần mềm này có thể được tích hợp với hệ thống workflow

để tự động hóa quy trình thực hiện

2011-2012

c. Hệ thống thông tin địa lý (GIS)

• GIS sử dụng các bản đồ để hiển thị thông tin về các vị trí địa lý khác nhau dưới dạng đồ họa trực quan phục vụ cho hoạt động kinh doanh tiếp thị như các khu vực, mật độ dân cư, hệ thống các chi nhánh, vị trí đặt các điểm bán hàng hay đặt máy ATM…

• GIS thường được các nhân viên bộ phận tiếp thị bán hàng sử dụng để thực hiện phân tích nhu cầu thị trường.

3.3 Hệ thống thông tin kế toán (AIS)

AIS được dùng trong các hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp như: xử lý bán hàng, tiền lương, ngân sách và báo cáo về tình hình tài chính...

AIS bao gồm:

• Hệ thống kế toán tác nghiệp (operational accounting systems): ghi nhận các hoạt động giao dịch hàng ngày ở cấp tác nghiệp như xử lý bán hàng, quản lý kho…

• Hệ thống kế toán quản trị

(management accounting là hệ thống thông tin tài chính systems): còn được gọi (financial information system) cho phép lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp và có liên kết đến hệ thống EIS.

Các phân hệ của một hệ thống thông tin kế toán

2011-2012

Các phân hệ của một hệ thống thông tin kế toán

• Xử lý bán hàng (SOP – Sales order processing). • Quản lý kho (Inventory). • Tiền lương (Payroll). • Lập ngân sách (Budgeting systems) • Báo cáo dòng tiền (Cashflow reporting) • Ước lượng,

lập kế hoạch sử dụng vốn (Capital

budgeting systems): NPV, IRR, payback period • Phân tích tài chính (Financial analysis systems) • Dự báo (Forecasting systems).

Ứng dụng phần mềm cho AIS

• Bảng tính (spreadsheet):

tính toán, xử lý các nghiệp vụ cơ bản theo nguyên lý kế toán và thực hiện những báo cáo tài chính theo nhu cầu. Ví dụ: MS Excel

• Các gói phần mềm kế toán (Accounting packages): sử dụng trong hệ thống kế toán tác nghiệp.

• Các gói phần mềm cho việc lập mô hình tài chính (Financial modelling packages): sử dụng trong hệ thống kế toán quản trị hay hệ thống thông tin tài chính

TÓM TẮT CHƯƠNG

• Đọc Giáo trình Trang 102, 103

CÂU HỎI

• ? • ? • ?

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 4 Tổng quan về tiến trình lựa chọn và phát triển hệ thống thông tin

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:

• Đánh giá các giải pháp khác nhau cho việc triển khai hệ thống thông tin. • Phân biệt các giai đoạn trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin. • Diễn giải mục tiêu của các giai đoạn trong quá trình lựa chọn và xây dựng hệ thống thông tin. • Lựa chọn giải pháp tốt nhất để xây dựng hệ thống thông tin.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ

• Các giải pháp nào cho việc triển khai hệ thống và làm thế nào để chọn ra giải pháp tốt nhất ?

• Có các mô hình lựa chọn nào trong các giai đoạn khác nhau đối với tổng quan một hệ thống thông tin? Cái nào thích hợp nhất ?

• Các hoạt động cần thiết trong mỗi giai đoạn

để dự án thành công ?

2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH

1. Nhu cầu phát triển hệ thống thông tin.

2. Các cách thức phát triển hệ thống thông tin.

3. Các phương pháp phát triển hệ thống thông tin.

(Cổ điển và Hiện đại)

1. Nhu cầu phát triển HTTT

2. Cách thức phát triển HTTT

2.1 Xây dựng mới (Bespoke development)

2.2 Mua phần mềm có sẵn (Off-the-shelf)

2.3 Người dùng tự phát triển (User-developed)

2.4 Kết hợp triển khai

2.5 Chọn lựa cách thức triển khai

2.6 Các nhân tố khác trong chọn lựa

2011-2012

2. Các cách thức phát triển HTTT

• Bespoke development (xây dựng mới) • Off-the-shelf (mua phần mềm có sẵn) • User-developed (người dùng tự phát triển)

2.1 Xây dựng mới

(Bespoke development)

Một hệ thống thông tin được phát triển ngay từ đầu (xây dựng mới hoàn toàn) bởi các chuyên gia để thỏa mãn các yêu cầu trong doanh nghiệp.

(cid:1) Xây dựng nội bộ (In-house): các chuyên gia của doanh nghiệp, làm việc cho doanh nghiệp

(cid:1) Thuê ngoài (Out-sourced): các chuyên gia IS

bên ngoài (third party)

2.1 Xây dựng mới (tt)

(Bespoke development)

• Ưu điểm:

• Khuyết điểm:

(cid:1) Xây dựng theo yêu cầu doanh nghiệp (cid:1) Tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ (phần mềm của riêng mình)

(cid:1) Tốn kém tiền bạc (cid:1) Kéo dài nhiều tháng thậm chí hàng năm (cid:1) Nhiều lỗi

2011-2012

2.2 Mua phần mềm có sẵn

• Tương thích với nhiều loại phần cứng

• Tính năng phù hợp với nhiều doanh nghiệp

• Có 2 loại:

(cid:1) Tùy biến (tailored): thay đổi mã nguồn, cấu hình

(cid:1) Tiêu chuẩn (standard): có thể cấu hình

2.2 Mua phần mềm có sẵn (tt)

• Ưu điểm:

(cid:1) Ít tốn thời gian (cid:1) Chi phí thấp (cid:1) Chất lượng (ổn định, nhiều tính năng)

• Khuyết điểm:

(cid:1) Có thể không có một số tính năng (cid:1) Khác với qui trình thực tế của doanh nghiệp

2.3 Người dùng xây dựng

• Do các nhân viên nghiệp vụ xây dựng

• Thường được sử dụng cho một cá nhân

hay phòng ban (giới hạn về qui mô)

• Thiên về xử lý đầu ra dữ liệu hay báo cáo

2011-2012

2.3 Người dùng xây dựng (tt)

• Ưu điểm:

(cid:1) Phù hợp nhu cầu thực tế của người dùng (cid:1) Viết nhanh

• Khuyết điểm:

ít kiểm thử,

(cid:1) Sử dụng các công cụ không thích hợp (cid:1) Nhiều lỗi (không có thiết kế, không có tài liệu hướng dẫn)

2.4 Kết hợp triển khai

• Các phương pháp triển khai hệ thống thông tin

kinh doanh (BIS) có thể kết hợp với nhau.

• Tích hợp ứng dụng trong doanh nghiệp

(EAI - Enterprise Application Integration):

(cid:1) Nhu cầu tích hợp hệ thống có sẵn với hệ thống mua từ các nhà cung cấp khác nhau

(cid:1) Hệ thống mở (open systems)

(cid:1) Chú trọng đến giao tiếp giữa các ứng dụng

2.5 Chọn lựa cách thức triển khai

Lỗi

Đáp ứng yêu cầu

Kém

Tốt

Xây dựng mới (in-house)

Tốt

Rất tốt

Vừa

Xây dựng mới (outsource)

Kém

Vừa

Tốt

Người dùng tự xây dựng

Mua PM tùy biến

Tốt

Vừa

Kém

Mua PM tiêu chuẩn

Rất tốt

Rất tốt Rất tốt

Cách thức triển khai Thời gian Chi phí

2011-2012

2.6 Các nhân tố khác trong chọn lựa

• Qui mô của tổ chức

• Số lượng các Chuyên gia Hệ thống thông tin / Công nghệ thông tin (IS/IT) trong doanh nghiệp

• Độ phức tạp của hệ thống

• Lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp - tính duy

nhất của doanh nghiệp

• Kinh nghiệm của người dùng cuối

• Tính liên kết với các hệ thống hiện có

3. Các phương pháp phát triển HTTT

3.1 Chu trình phát triển hệ thống SDLC

3.2 Phương pháp cổ điển

3.3 Phương pháp hiện đại

3.3.1 Mô hình Prototype

3.3.2 Phương pháp RAD 3.3.2 Mô hình Agile

3.1 Chu trình phát triển hệ thống SDLC

• Chu trình phát triển hệ thống (Systems development lifecycle - SDLC): bất kỳ dự án hệ thông thông tin nào cũng đều tuân theo một chuỗi luận lý các giai đoạn phát triển.

• Các giai đoạn trong SDLC: khởi tạo, nghiên cứu tiền khả thi, phân tích yêu cầu nghiệp vụ, thiết kế hệ thống, xây dựng và hiện thực hệ thống, xem lại và bảo dưỡng.

2011-2012

3.1. Chu trình phát triển hệ thống (tt)

3.2 Phương pháp cổ điển

• Thường thực hiện theo mô hình thác nước

(Waterfall Model).

• Chỉ ra trình tự các bước để xây dựng hệ

thống thông tin.

• Bước trước cần được kết thúc và xem xét lại

trước khi chuyển qua bước sau

Mô hình thác nước Waterfall

2011-2012

a. Khởi tạo

(Initiation phase)

– Mục tiêu: Ước lượng tính khả thi của dự án

và chuẩn bị để dự án thành công

Khởi tạo

Ý tưởng sáng tạo, đánh giá có hệ thống nhu cầu thông tin

Ý tưởng cho hệ thống mới

b. Ước lượng tính khả thi (Feasibility assessment)

– Có thể tiến hành nghiên cứu mời đấu thầu

cho hệ thống

Báo cáo

– Mục tiêu: Đảm bảo tính khả thi của dự án bằng cách phân tích các nhu cầu, ảnh hưởng của hệ thống (mới) và xem xét các phương pháp triển khai thích hợp.

Đánh giá tính khả thi

Ý tưởng cho hệ thống mới

c. Phân tích yêu cầu

(Requirement Analysis )

– Mục tiêu: Hệ thống sẽ làm việc gì ? – nắm bắt nhu cầu nghiệp vụ. Còn được gọi là xác định yêu cầu (requirements determination) hay nghiên cứu hệ thống (system study).

Phân tích yêu cầu

Đặc tả chi tiết tính năng Mô tả khái quát yêu cầu

2011-2012

d. Thiết kế hệ thống (System Design)

– Mục tiêu: Hệ thống sẽ làm việc như thế nào ? Giao diện người dùng, các module chương trình, tính bảo mật, thiết kế cơ sở dữ liệu (database)

Thiết kế

Đặc tả yêu cầu Đặc tả thiết kế chi tiết

e. Xây dựng hệ thống

(System Build)

– Mục tiêu: Tạo ra phần mềm (mã hóa, xây liệu,

dựng cơ sở dữ liệu, kiểm thử, lập tài huấn luyện sử dụng)

Xây dựng

Đặc tả yêu cầu và đặc tả thiết kế Phần mềm, hướng dẫn sử dụng, tài liệu hệ thống

f. Hiện thực hệ thống

(System implementation)

– Mục tiêu: Cài đặt phần cứng và mạng cho hệ thống mới, kiểm thử bởi người dùng và tập huấn sử dụng. Bao gồm việc di chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.

Hiện thực, Chuyển giao

Hệ thống chưa được test bởi người dùng Cài đặt và chạy hệ thống mới

2011-2012

g. Xem lại và Bảo trì hệ thống (Review and maintenance)

• Có 2 dạng bảo trì:

(cid:1) Sửa chữa các tính năng, sửa lỗi cho phù

hợp với đặc tả ban đầu. (cid:1) Thêm các tính năng mới

• Xem lại (Review): xem xét mức độ thành công của dự án và rút ra các bài học trong tương lai (6 tháng sau khi chạy thực tế hệ thống)

Nhược điểm của phương pháp cổ điển

• Khoảng cách giữa hiểu biết của người phát triển và người dùng (cid:2) hiểu sai vấn đề. • Xu hướng cô lập giữa người phát triển và người dùng (cid:2) khoảng cách vật lý và thuật ngữ. • Chất lượng sản phẩm được đo bởi đặt tả phần mềm

nhiều khi không sát với yêu cầu người dùng (cid:2) hỗ trợ ra quyết định kém. • Mất nhiều công sức và thời gian phát triển trong khi môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng. • Người dùng không có được cái mà họ thực sự cần.

3. Các phương pháp phát triển HTTT

3.1 Chu trình phát triển hệ thống SDLC

3.2 Phương pháp cổ điển

3.3 Phương pháp hiện đại

3.3.1 Mô hình Prototype 3.3.2 Phương pháp RAD 3.3.2 Mô hình Agile.

2011-2012

3.3.1 Mô hình Prototype

SDLC và Mô hình Prototype

3.3.2 Phát triển nhanh ứng dụng

RAD (Rapid Application Development)

• Nhanh hơn so với phương pháp truyền thống. • Thường sử dụng mô hình Prototype trong qui trình

phát triển. • Prototype:

(cid:1) Bản nháp của một phần hệ thống được đưa cho người sử dụng xem xét và phản hồi ý kiến, đề xuất chỉnh sửa. (cid:1) Phiên bản sau với các cải tiến theo các yêu cầu của khách hàng.

(cid:1) Được lập lại liên tục cho đến khi hoàn chỉnh. (cid:1) Có sự tham gia tích cực, trực tiếp của người sử dụng trong qui trình phát triển.

2011-2012

3.3.3 Mô hình Agile

Phát triển phần mềm linh hoạt (Agile and Lean software development) là một cách tiếp cận về phát triển phần mềm với các nguyên lý cơ bản sau: • Loại bỏ lãng phí (Eliminate waste) • Tạo ra tri thức (Create khowledge) • Xây dựng chất lượng (Build quality) • Làm theo trách nhiệm (Defer commitment) • Chuyển giao nhanh chóng (Deliver fast) • Tôn trọng con người(Respect people) • Cải tiến hệ thống (Improve the system)

TÓM TẮT CHƯƠNG

• Đọc Giáo trình Trang 134

CÂU HỎI

• ? • ? • ?

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 5 Khởi tạo việc phát triển hệ thống thông tin

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:

• Giải thích tầm quan trọng của việc viện dẫn một giai đoạn khởi tạo có cấu trúc cho một dự án hệ thống thông tin.

• Nhận diện các đặc trưng về chi phí và lợi ích vô hình cũng như hữu hình kết hợp với giai đoạn đầu của một hệ thống thông tin.

• Áp dụng các kỹ thuật khác nhau để lựu chọn giải pháp thích hợp nhất từ các nguồn phần cứng, phần mềm và nhà cung cấp.

• Mô tả tầm quan trọng của việc ký kết hợp đồng để đạt được kết quả thành công cho các dự án hệ thống thông tin.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ

• Làm thế nào để đánh giá được tính khả thi của

một dự án?

• Các giai đoạn và kỹ thuật nào có thể được áp

dụng để đánh giá tính khả thi ?

• Làm thế nào để đánh giá được lợi ích đầu tư (ROI - Return On Investment) của một dự án hệ thống thông tin?

• Làm thế nào để quản lý các rủi ro lên quan đến

các dự án hệ thống thông tin?

2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH

1. Khởi tạo hệ thống thông tin

2. Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống thông tin

3. Phương pháp lựa chọn hệ thống thông tin

1. Khởi tạo hệ thống thông tin

1.1 Khởi tạo và tính khả thi

1.2 Các hoạt động khởi tạo

1.3 Lý do của việc khởi tạo HTTT

1.1 Khởi tạo và tính khả thi

o Bước khởi tạo (Initiation phase): Là bước đầu tiên trong qui trình phát triển dự án hệ thống thông tin, mục tiêu của nó là để đánh giá tính khả thi của dự án và đảm bảo cho dự án được thành công.

o Nghiên cứu khả thi (Feasibility study): Là bước đầu tiên khi khởi đầu dự án đảm bảo cho dự án có thể thực hiện được. Qui trình này bao gồm việc phân tích các nhu cầu và ảnh hưởng của hệ thống mới đồng thời xem xét các phương pháp khác nhau trong việc triển khai phần mềm.

2011-2012

1.2 Các hoạt động khởi tạo

1. Đánh giá tính khả thi: Đây là bước quan trọng nhất của qui trình khởi tạo. Bao gồm việc phân tích chi phí - lợi nhuận và dự đoán các khía cạnh khác.

2. Xác định các mục tiêu và yêu cầu khái quát của hệ thống: Kiểm tra hệ thống có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp không ?

3. Đánh giá các phương án triển khai: Đánh giá chi phí, tính thích hợp, hiệu suất của hệ thống từ các nhà cung cấp khác nhau.

4. Xác định phạm vi: Xác định các đơn vị nào của tổ chức chịu ảnh hưởng của hệ thống, liệu hệ thống có tương tác với môi trường ngoài hay không ?

1.2 Các hoạt động khởi tạo (tt)

5. Xác định trách nhiệm: Xác định thời gian và trách nhiệm của những người có liên quan trong hệ thống (kiểm tra, viết yêu cầu, viết chương trình)

6. Phân tích rủi ro: Xác định các vấn đề có thể dẫn đến sự thất bại của dự án, chẳng hạn thiếu kỹ năng hay sự thay đổi của môi trường… Các công việc cần tiến hành để hạn chế hay loại trừ rủi ro

7. Xác định các ràng buộc và kế hoạch dự án: Ước lượng và phác thảo sơ lược dự án. Bao gồm việc xem xét kích cỡ và độ phức tạp của dự án để xác định ngân sách và thời gian

1.3 Lý do của việc khởi tạo HTTT

o Mở rộng khả năng o Tiết kiệm chi phí o Tăng cường luồng thông tin nội bộ o Tăng cường luồng thông tin bên ngoài o Tăng cường dịch vụ khách hàng o Môi trường pháp lý thay đổi o Năng lực phản ứng o Tiếp nhận o Điều khiển o Lợi thế cạnh tranh

2011-2012

2. Nghiên cứu tính khả thi của Hệ thống thông tin

2.1 Khả thi về tổ chức

2.2 Khả thi về kinh tế

2.3 Khả thi về kỹ thuật

2.4 Khả thi về vận hành

2.5 Rủi ro trong dự án

2.1 Khả thi về tổ chức

• Định nghĩa: Đánh giá giải pháp có đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp và giải quyết được các vấn đề trước đó hay không (ví dụ như sự chống đối đối với hệ thống mới nếu huấn luyện không kỹ, xem xét ảnh hưởng của sự thay đổi lên văn hóa và các chính sách của công ty như thế nào)

• Trả lời các câu hỏi:

o Liệu hệ thống có đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp

và giúp nâng cao hiệu suất ?

• Các kỹ thuật dùng để điều khiển:

o Các hệ số đánh giá thành công then chốt

(CSF - Critical success factors)

o Các chỉ dẫn đánh giá thực hiện chủ chốt (KPI - Key performance indicators)

o Quản lý sự thay đổi (Change management).

2.2 Khả thi về kinh tế

• Định nghĩa: Đánh giá chi phí và lợi nhuận của các giải pháp khác nhau để lựa chọn phương án mang lại giá trị tốt nhất (Chi phí của hệ thống mới có vượt qua giá trị lợi nhuận hay không ?) • Trả lời các câu hỏi: o Chi phí có cao hơn lợi nhuận ? • Các kỹ thuật dùng để điều khiển: o Phân tích chi phí, lợi nhuận. o Lợi nhuận đầu tư (ROI) và tính toán thời gian hoàn vốn (Payback Period).

2011-2012

Chi phí và lợi nhuận

• Chi phí hữu hình.

• Chi phí vô hình.

• Lợi nhuận hữu hình.

• Lợi nhuận vô hình.

Các chi phí hữu hình của HTTT

• Chi phí mua phần mềm và phần cứng.

• Chi phí cho nhân viên khi tự phát triển hay

hiệu chỉnh phần mềm.

• Chi phí cài đặt bao gồm chi phí kéo dây, vận

chuyển thiết bị, mua sắm bàn ghế.

• Chí phí chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới hay chi phí vận hành song song 2 hệ thống cho cũ và mới cho đến khi hệ thống mới hoạt động ổn định.

Các chi phí hữu hình của HTTT (tt)

• Chi phí hoạt động.

o Chi phí bảo dưỡng phần cứng hay nâng

cấp lên phiên bản mới của phần mềm.

o Chi phí cho nhân viên trong việc bảo dưỡng phần cứng và phần mềm cũng như giải quyết các sự cố.

o Chi phí điện và các chi phí tiêu thụ khác.

• Chi phí huấn luyện.

• Chi phí mở rộng tổ chức.

2011-2012

Lợi ích của Hệ thống thông tin

• Lợi ích hữu hình: Parker và Benson(1988) đề xuất so sánh chi phí hệ thống hiện hành với chi phí của hệ thống mới sau khi triển khai.

• Lợi ích vô hình:

(cid:1) Tăng tính chính xác. (cid:1) Tăng tính đáp ứng và tính kịp thời. (cid:1) Tăng tính sử dụng (dễ hiểu và hành động trên thông tin). (cid:1) Tăng cường an toàn thông tin.

2.3 Khả thi về kỹ thuật

• Định nghĩa: đánh giá mức độ của các giải pháp trong dự án sẽ thực hiện theo yêu cầu và có hay không các nguồn nhân lực và công cụ sẵn sàng cho việc thực hiện các giải pháp đó. • Trả lời câu hỏi: o Liệu nó có hoạt động hiệu quả (hiệu suất, tính đáp ứng, tính ổn định) ? • Các kỹ thuật dùng để kiểm soát:

o Phân tích rủi ro. o Phân tích tính đáp ứng. o Phân tích hiệu suất.

2.4 Khả thi về vận hành

• Định nghĩa: Đánh giá hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày bên trong tổ chức như thế nào. • Trả lời các câu hỏi: o Hệ thống có khả năng hoạt động theo qui trình hàng ngày hay không ? o Liệu hệ thống có được chấp nhận bởi người dùng cuối hay không ? • Các kỹ thuật dùng để kiểm soát:

o Phân tích rủi ro. o Quản trị sự thay đổi. o Phân tích tính khả dụng.

2011-2012

2.5 Rủi ro trong dự án

• Nhận diện rủi ro là nhằm đoán trước các rủi ro trong tương lai của dự án hệ thống thông tin. Từ đó thiết lập các cơ chế đo lường nhằm ngăn chặn hay loại trừ các rủi ro.

• Baccarini, Salm và Love(2004) đã đưa ra 7 nhóm rủi ro trong

dự án CNTT. o Mối quan hệ thương mại và pháp luật. o Các điều kiện kinh tế. o Hành vi của con người. o Các điều kiện chính trị. o Công nghệ và các vấn đề về kỹ thuật. o Các hoạt động quản trị và điều khiển. o Các hoạt động cá nhân.

3. Phương pháp lựa chọn

Hệ thống thông tin

3.1 Bản mời thầu (RFP)

3.2 Kỹ thuật so sánh hệ thống

3.3 Tiêu chí lựa chọn hệ thống

3.1 Bản mời thầu (RFP)

• Bản mời thầu (Request for proposals - RFP): là một đặc tả giúp cho việc chọn lựa nhà cung cấp và phần mềm.

o Khả thi về mặt kinh tế, kỹ thuật và vận hành cần được đánh giá cho mỗi nhà cung cấp sau khi một bản mời thầu được gởi đến cho các nhà cung cấp.

2011-2012

3.2 Kỹ thuật so sánh hệ thống

(cid:2) Có ba phương pháp cơ bản được sử dụng để

đánh giá nhà cung cấp và sản phẩm: o Danh sách các tính năng.

o Danh sách các tính năng. • Xem xét chi tiết trọng số.

o Chọn lựa cuối cùng.

• Sơ loại đầu tiên.

• Sử dụng benchmarking.

3.3 Tiêu chí lựa chọn hệ thống

i.

Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các tính năng theo yêu cầu của doanh nghiệp ?

ii. Dễ sử dụng: Dễ dàng cài đặt, quản trị và sử dụng cho

người dùng cuối.

iii. Hiệu suất: Cho các tính năng khác nhau như nhận về dữ liệu và hiển thị trên màn hình. Đối với các tính năng giao tiếp trực tiếp với khách hàng, đây là yêu cầu rất quan trọng.

iv. Tính tương thích: Giải pháp có tương thích tốt với các sản phẩm khác hay không ? Điều này bao gồm các sản phẩm đang sử dụng và các sản phẩm sẽ sử dụng ở mức cơ bản theo định hướng chiến lược của doanh nghiệp.

3.3 Tiêu chí lựa chọn hệ thống (tt)

v. Tính bảo mật: phân quyền và kiểm soát khả năng truy cập thông tin cho các loại người dùng khác nhau. vi. Tính ổn định và tin cậy: Các phiên bản đầu tiên thường xảy ra lỗi. vii. Triển vọng về khả năng hỗ trợ dài hạn của sản phẩm.

viii.Khả năng mở rộng: Các thành phần khác nhau của hệ thống dễ dàng mở rộng và tương tác với nhau theo nhu cầu trong tương lai.

2011-2012

TÓM TẮT CHƯƠNG

• Đọc Giáo trình Trang 155

CÂU HỎI

• ? • ? • ?

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 6 Quản lý dự án Hệ thống thông tin

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:

• Hiểu các thành phần chính của phương pháp quản lý

dự án.

• Liên hệ khái niệm quản lý dự án với sự hình thành

hệ thống thông tin.

• Đánh giá tầm quan trọng về các công việc khác nhau

của người quản lý dự án.

• Giới thiệu sơ lược các kỹ thuật quản lý dự án.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN LÝ

• Điều kiện thành công của một dự án hệ

thống thông tin là gì ?

• Các kỹ thuật và hoạt động quản lý dự án nào sẽ được người quản lý dự án thực hiện nhằm đem lại thành công cho dự án ?

2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH

1. Tổng quan về quản lý dự án 2. Quy trình quản lý dự án hệ thống thông tin

3. Các giai đoạn trong quản lý dự án hệ thống thông tin

4. Công cụ quản lý dự án:

Phân tích mạng lưới công việc

1. Tổng quan về quản lý dự án

1.1 Khái niệm dự án

1.2 Ba yếu tố chính của quản lý dự án

1.1 Khái niệm dự án

Chuỗi các công việc

Quy trình xác định

(cid:1) Mục tiêu nhất định. (cid:1) Có thời điểm bắt đầu. (cid:1) Có thời điểm kết thúc. (cid:1) Sử dụng tài nguyên có giới hạn.

DỰ ÁN

• Dự án: dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động) được thực hiện theo quy trình xác định nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian, ngân sách.

2011-2012

1.2 Ba yếu tố chính

của quản lý dự án

2. Quy trình quản lý dự án HTTT

2.1 Quy trình quản lý dự án

2.2 Bối cảnh hoạch định dự án

2.3 Tại sao các dự án thất bại ?

2.4 Các chủ thể trong dự án

2.1 Quy trình quản lý dự án

• Để quản lý một dự án có kích thước lớn và phức tạp đòi hỏi phải có cái nhìn tốt về tình trạng của dự án để giữ dự án theo đúng tiến độ và các vấn đề dự đoán.

• Việc sử dụng một quy trình quản lý dự án có cấu trúc rất có thể cải thiện được hiệu suất của dự án IS.

2011-2012

2.2 Bối cảnh hoạch định dự án

Đa số các kế hoạch dự án sẽ được chia

theo các giai đoạn của SDLC.

• Một kế hoạch khởi

tạo dự án (initial project plan) thường sẽ được phát triển ở giai đoạn khởi tạo.

• Nếu dự án nhận được sự chấp thuận, một kế hoạch dự án chi tiết hơn (detailed project plan) sẽ được tạo ra trước hoặc khi dự án bắt đầu.

2.3 Tại sao các dự án bị thất bại ?

• Lytinen và Hirscheim (1987) đã nghiên cứu các nguyên nhân làm các dự án hệ thống thông tin thất bại.

• Có 5 nguyên nhân:

(cid:2) Thất bại về mặt kỹ thuật. (cid:2) Thất bại về mặt dữ liệu. (cid:2) Thất bại về mặt người dùng. (cid:2) Thất bại về mặt tổ chức. (cid:2) Thất bại trong môi trường kinh doanh.

2.4 Các chủ thể trong dự án

• Nhà tài trợ dự án (Project Sponsor)

• Nhà quản lý dự án (Project Manager)

• Người sử dụng dự án (Project User)

• Quản lý chất lượng (Quality manager)

• Quản lý rủi ro (Risk manager)

2011-2012

3. Các giai đoạn trong quản lý dự án hệ thống thông tin

3.1 Ước lượng (estimation)

3.2 Lịch trình/kế hoạch (schedule/plan)

3.3 Theo dõi và kiểm soát

(monitoring and control)

3.4 Lập tài liệu (documentation)

3.1 Ước lượng

Ước lượng cho phép nhà quản lý dự án lên kế hoạch cho những nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án thông qua việc thiết lập số lượng và kích thước của các công việc cần phải được hoàn thành trong dự án.

(cid:3) Điều này đạt được bằng cách phân tích dự án lặp đi lặp lại nhiều lần thành các công việc nhỏ hơn cho đến khi một phân đoạn quản lý của công tác 1-2 ngày được định nghĩa. (cid:3) Mỗi công việc được có chi phí, thời gian và mục tiêu chất

lượng của riêng mình.

(cid:3) Thủ tục này tạo nên một “cơ cấu phân chia công việc” hay “cấu trúc phân tích công việc” (work breakdown structure - WBS) cho thấy thứ bậc quan hệ giữa các công việc của dự án.

Cơ cấu phân chia công việc (WBS) cho một hệ thống kế toán

2011-2012

Thời gian nỗ lực (effort time) và thời gian trôi qua (elapsed time)

100

Elapsed time = Effort time x

100 Availabili

% ty

Work

rate

• Thời gian nỗ lực là tổng số lượng công việc mà cần phải thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ. • Thời gian trôi qua chỉ ra như khoảng thời gian kéo dài trong bao lâu (ví dụ như theo lịch ngày), để nhiệm vụ sẽ được thực hiện (khoảng thời gian mà một sự việc tồn tại).

Các công việc trong ước lượng

• Ước tính thời gian nỗ lực cho người trung bình để

thực hiện nhiệm vụ.

• Ước lượng tính sẵn sàng và tỷ lệ làm việc khác

nhau của nhân viên.

• Phân bổ các nguồn lực (nhân viên) đến công việc.

• Thời gian trôi qua tính toán dựa trên số lượng nhân

viên, tính sẵn sàng và tỷ lệ làm việc.

• Công việc trong lịch trình có liên quan đến các

nhiệm vụ khác.

Các kỹ thuật cho việc ước lượng

Cadle và Yeates (2007) cung cấp các kỹ thuật sau đây cho việc ước lượng nguồn nhân lực và các yêu cầu về khả năng cho các giai đoạn khác nhau của một dự án IS:

• Ước lượng nghiên cứu khả thi.

• Ước lượng các giai đoạn phân tích và thiết kế.

• Ước lượng xây dựng và hiện thực.

2011-2012

Mô hình COCOMO

Constructive cost model (COCOMO): là một mô hình được dùng để đánh giá số lượng công việc cần để hoàn thành dự án dựa trên việc đánh giá số lượng dòng mã nguồn chương trình.

WM = C x (KDSI)K x EAF

Trong đó:

• WM = số lượng tháng nhân lực • C = một trong ba giá trị hằng số phụ thuộc vào sự phát

triển mô hình.

• KDSI = số dòng mã nguồn × 1000. • K = một trong ba giá trị hằng số phụ thuộc vào sự phát

triển mô hình.

• EAF = yếu tố điều chỉnh nỗ lực.

Phân tích điểm chức năng (Function point analysis)

Phân tích điểm chức năng được tính dựa trên số lượng người sử dụng chức năng ứng dụng sẽ có. Điều này có thể làm một cách chi tiết sau khi yêu cầu cho các ứng dụng đã được xác định. Năm phân loại chức năng người sử dụng này là:

– Số loại đầu vào bên ngoài. – Số loại đầu ra bên ngoài. – Số loại tập tin luận lý nội bộ. – Số loại tập tin giao diện bên ngoài. – Các loại yêu cầu bên ngoài.

3.2 Lên lịch trình và lập kế hoạch (Scheduling and planning)

• Lên lịch trình được xác định khi các hoạt động dự án phải được thực thi. Lịch trình được hoàn thành được gọi là kế hoạch dự án.

• Phân bổ nguồn lực là một phần của lịch trình. Nó bao gồm việc phân công các nguồn lực để từng nhiệm vụ. Một khi các hoạt động đã được xác định và các yêu cầu về nguồn lực của họ được ước lượng, đó là điều cần thiết để xác định mối quan hệ của chúng với nhau. o Mối quan hệ nối tiếp. o Mối quan hệ song song.

2011-2012

Mối quan hệ nối tiếp của các hoạt động

Mối quan hệ song song của các hoạt động

3.3 Giám sát và kiểm soát

(Monitoring and control)

• Giám sát liên quan đến việc đảm bảo rằng dự án này

là làm việc với kế hoạch một khi nó đã bắt đầu.

o Điều này sẽ xảy ra hàng ngày cho các nhiệm vụ quy mô nhỏ

hoặc hàng tuần cho các hoạt động kết hợp.

• Kiểm soát hoặc hành động hiệu chỉnh sẽ xảy ra nếu đo lường hiệu suất thực hiện đi chệch khỏi kế hoạch.

o Điều quan trọng để giám sát và đánh giá hiệu suất khi dự án tiến hành, nhằm làm cho hành động hiệu chỉnh đó có thể được đưa ra trước khi nó lệch khỏi kế hoạch cho mức độ lớn bất kỳ.

2011-2012

3.4 Lập tài liệu

Những tài liệu nào có thể yêu cầu bao gồm:

o Danh sách công việc (Workplan/task list)

o Đặc tả yêu cầu

(Requirements specification) o Hình thức yêu cầu mua sắm (Purchase requisition forms)

o Ngân sách cho đội ngũ nhân viên

(Staffing budget)

o Tài liệu kiểm soát thay đổi

(Change control documents)

4. Công cụ quản lý dự án: Phân tích mạng lưới công việc

4.1 Phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM)

4.2 Phương pháp AON

4.3 Phương pháp AOA

4.4 Sơ đồ Gantt

4.5 Kỹ thuật PERT

4.1 Phương pháp đường dẫn tới hạn

• Các đường dẫn tới hạn (Critical path): Các hoạt động trên đường đường dẫn tới hạn là các hoạt động then chốt. Nếu một hay nhiều hoạt động trên đường hoạt động chủ yếu bị trễ so với kế hoạch, toàn bộ dự án sẽ bị trễ.

• Phương pháp đường dẫn tới hạn (Critical Path Method - CPM): Lược đồ đường dẫn tới hạn biểu diễn mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án.

2011-2012

4.2 Phương pháp AON (Activity-on-node)

Bắt đầu sớm nhất

Thời gian thực hiện

Kết thúc sớm nhất

Mô tả hoạt động

Bắt đầu muộn nhất

Thời gian trễ

Kết thúc muộn nhất

Sơ đồ mạng phương pháp AON (Activity on node)

4.3 Phương pháp AOA

(Activity-on-arrow)

• Event label

: nhãn sự kiện

• Earliest event time

: thời điểm sớm nhất

• Latest event time

: thời điểm muộn nhất

• Activity label : nhãn hoạt động

• Activity duration

: thời gian thực hiện hoạt động

2011-2012

Tính toán thời gian công việc dựa vào sơ đồ mạng AOA (activity-on-arrow)

4.5 Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gannt biểu diễn các hoạt động và các mốc chính (milestones)

4.5 Kỹ thuật PERT (Project evaluation and review technique)

PERT là kỹ thuật phân tích dùng để ước lượng thời gian thực hiện dự án dựa trên việc sử dụng các ước lượng lạc quan, khả dĩ và bi quan của các thời gian thực hiện công việc.

• t(e) • t(o) • t(m) • t(p)

là thời gian mong đợi. là thời gian lạc quan. là thời gian hoạt động có thể xảy ra nhất. là thời gian bi quan.

2011-2012

TÓM TẮT CHƯƠNG

• Đọc Giáo trình Trang 184, 185

CÂU HỎI

• ? • ? • ?

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 7 Chiến lược Hệ thống thông tin

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: • Xác định các cách thức tích hợp chiến lược hệ thống thông tin với chiến lược kinh doanh.

• Áp dụng các công cụ phân tích chiến lược

để xác định chiến lược HTTT.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ

• Đi theo quá trình nào để phát triển một chiến

lược IS ?

• Làm sao biết chắc chắn rằng chiến lược IS

hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh ?

• Có các công cụ phân tích có sẵn nào để dự đoán công dụng của IS hiện thời của một tổ chức, môi trường của nó và hình thành chiến lược IS như thế nào ?

2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH

1. Giới thiệu về chiến lược 2. Chiến lược hệ thống thông tin kinh doanh 3. Tích hợp hệ thống thông tin với chiến

lược kinh doanh của doanh nghiệp

4. Các công cụ dùng để xác định và phân

tích chiến lược

5. Công cụ hiện thực chiến lược: Balanced

Scorecard

1. Giới thiệu về chiến lược

1.1 Chiến lược là gì ?

1.2 Phạm vi chiến lược

1.3 Áp dụng chiến lược vào các cấp độ

của tổ chức

1.1 Chiến lược là gì ?

‘Phương hướng và phạm vi của một tổ chức trong dài hạn: nhằm đạt được lợi thế cho tổ chức doanh nghiệp thông qua việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực trong bối cảnh môi trường hoạt động của doanh nghiệp luôn thay đổi nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường và các mong muốn của các chủ thể’.

(Johnson and Scholes 1999)

2011-2012

1.2 Phạm vi chiến lược

• Tầm nhìn (vision): một hình ảnh của một hướng trong tương lai mà tất cả mọi người có thể nhớ và làm theo. • Sứ mệnh (mission): một tuyên bố của một doanh nghiệp dự định làm gì để đạt được và những gì khác biệt với các doanh nghiệp khác.

• Các chiến lược (strategies): một chuỗi điều kiện của việc phân bổ nguồn lực phù hợp để định nghĩa của các mối quan hệ của một tổ chức với môi trường doanh nghiệp theo thời gian. • Các chính sách (policies): các nguyên tắc và thủ tục được sử dụng trong việc thực hiện một chiến lược.

1.3 Áp dụng chiến lược

vào các cấp độ của tổ chức

• Chiến lược của tổ chức (corporate strategy) có cái nhìn về ngành nghề kinh doanh, trong đó công ty sẽ tham gia và phân bổ các nguồn lực cho mỗi ngành nghề kinh doanh;

• Các đơn vị kinh doanh chiến lược (strategic business units - SBU): các công ty con, các đơn vị bộ phận, các dòng sản phẩm.

• Chiến lược chức năng (functional strategy) từng bộ phận chức năng trong một đơn vị kinh doanh phải phát triển một quá trình hành động để hỗ trợ các chiến lược SBU. Ví dụ như chiến lược tiếp thị và chiến lược hậu cần cung ứng.

2. Chiến lược HTTT kinh doanh

2.1 Các khái niệm

2.2 Phân biệt Chiến lược HTTT và Chiến lược CNTT 2.3 Mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược HTTT/CNTT 2.4 Chiến lược HTTT/CNTT và môi trường doanh nghiệp 2.5 Mệnh lệnh quản lý hiện đại 7R

2011-2012

2.1 Các khái niệm

• Chiến lược thông tin (kinh doanh): xác định cách thức mà thông tin, tri thức và ứng dụng sẽ được sử dụng để hỗ trợ cho các mục tiêu kinh doanh. Giám đốc thông tin (CIO) hay giám đốc tri thức (CKO) là thành viên hay người báo cáo cho nhóm quản trị chính chịu trách nhiệm về việc xác định và thực hiện mục tiêu này.

• Chiến lược HTTT: xác định chi tiết những yêu cầu về các dịch vụ kinh doanh điện tử (e-business) được triển khai bằng các ứng dụng kinh doanh.

• Chiến lược CNTT: xác định các chuẩn phần mềm và phần cứng cũng như các nhà cung ứng để cấu thành hạ tầng kinh doanh điện tử.

2.2 Phân biệt chiến lược CNTT

và chiến lược HTTT

• Chiến lược HTTT: xác định các quá trình và các tài nguyên phù hợp nhất để bảo đảm cho hệ thống thông tin sẽ hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh.

• Chiến lược CNTT: xác định hạ tầng kỹ thuật thích hợp nhất (gồm: phần cứng, mạng và các ứng dụng phần mềm).

Có sự trùng lắp giữa chiến lược HTTT và chiến lược CNTT ?

2.3 Mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược HTTT/CNTT

• Môi trường vi mô (Micro-environment)

• Môi trường vĩ mô (Macro-environment)

• Phân tích nguồn lực bên trong (Internal resources analysis)

• Chiến lược kinh doanh (Business Strategy)

• Chiến lược thông tin (Information Strategy)

• Chiến lược hệ thống thông tin (IS Strategy)

• Chiến lược công nghệ thông tin (IT Strategy)

2011-2012

2.4 Chiến lược HTTT/CNTT

và môi trường doanh nghiệp

• Môi trường vi mô (Micro-environment): môi trường trung gian, bao gồm khách hàng, nhà cạnh tranh, nhà cung cấp và nhà phân phối.

• Môi trường vĩ mô (Macro-environment): môi trường rộng hơn về các ảnh hưởng của xã hội, pháp luật, kinh tế, chính trị và kỹ thuật.

Các yếu tố môi trường nào có ảnh hưởng quan trọng đến chiến lược IS ?

2.5 Mệnh lệnh quản lý hiện đại 7R

(Reach)

1. Tiếp cận

(Reaction)

2. Phản ứng

(Responsiveness)

3. Phản hồi

(Refinement )

4. Lọc

(Reconfiguration)

5. Tái cấu hình

(Redeployment)

6. Tái triển khai

(Reputation)

7. Danh tiếng

(Licker, 1997) 14

Mô hình vị trí của năng lực HTTT/CNTT chỉ ra rằng chất lượng HTTT/CNTT như là một cầu nối giữa bên trong và bên ngoài trong chiến lược kinh doanh.

2011-2012

3. Tích hợp HTTT với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

3.1 Quan hệ giữa chiến lược HTTT và chiến lược kinh doanh

3.2 Các rào cản gắn kết chiến lược

3.1 Quan hệ giữa chiến lược HTTT và chiến lược kinh doanh

(cid:1) Chiến lược HTTT gắn kết với chiến lược kinh doanh (Business-aligning IS strategy): chiến lược hệ thống thông tin được dẫn xuất trực tiếp từ chiến lược kinh doanh để hỗ trợ cho nó.

(cid:1) Chiến lược HTTT ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh (Business-impacting IS strategy): chiến lược hệ thống thông tin được dùng để tác động tốt đến chiến lược kinh doanh, có thể bằng cách giới thiệu các công nghệ mới.

3.2 Các rào cản gắn kết chiến lược

2011-2012

4. Các công cụ dùng để xác định và phân tích chiến lược

4.1 Mô hình năm lực lượng của Porter và Millar (Porter and Millar’s five forces model) 4.2 Chiến lược cạnh tranh của Porter (Porter’s competitive strategies) 4.3 Mô hình theo giai đoạn của Nolan (Nolan’s stage model) 4.4 Lưới chiến lược của McFarlan (McFarlan’s strategic grid) 4.5 Phân tích chuỗi giá trị (Value chain analysis) 4.6 Phân tích các yếu tố thành công then chốt (CSFs - critical success factors)

4.1 Mô hình 5 lực lượng của Porter và Millar

Source: Adapted from excerpt in 'How information gives you the competitive advantage' by M.E. Porter and V.E Millar, July/August 1985, pp. 149-60. Copyright © 1985 by the Harvard Business School Publishing Corporation; all rights reserved.

4.2 Chiến lược cạnh tranh của Porter

(cid:1) Dẫn đầu chi phí tổng thể (overall cost leadership): mục tiêu là hỗ trợ cho công ty để trở thành nhà sản xuất có chi phí thấp nhất trong lĩnh vực kinh doanh. Chiến lược này giữ khách hàng bằng cách giảm chi phí và giảm sự đe dọa từ các sản phẩm thay thế.

(cid:1) Sự khác biệt (differentiation): tạo ra sản phẩm được chấp nhận

duy nhất trên thị trường công nghiệp.

(cid:1) Tập trung hoặc thích hợp (focus or niche): xác định và cung cấp cho các thành phần mục tiêu. Công ty tìm cách đạt được chi phí tổng thể dẫn đầu và khác biệt.

Có một trường hợp không mong muốn: (cid:1) Mắc kẹt ở giữa (Stuck in the middle): công ty không thể tạo ra các điều trên và các đối thủ cạnh tranh khác có thể cung cấp những điều này.

2011-2012

4.3 Mô hình giai đoạn của Nolan

1) Khởi động (Initiation)

2) Lan truyền (Contagion)

3) Kiểm soát (Control)

4) Tích hợp (Integration)

5) Quản trị dữ liệu (Data administration)

6) Phát triển hoàn chỉnh (Maturity)

4.4 Lưới chiến lược của McFarlan

Source: After Cash et al. (1992) Corporate Information Systems Management, 3rd edition. © The McGraw-Hili Companies, Inc.

Lưới chiến lược được sửa đổi của Ward và Peppard

2011-2012

Bốn thành phần của lưới chiến lược

• Hỗ trợ (Support). Những ứng dụng có giá trị cho tổ chức nhưng không phải then chốt đối với thành công của tổ chức đó.

• Hoạt động chủ chốt (Key operational). Các tổ chức hiện tại đang phụ thuộc vào các ứng dụng này để thành công (nhiệm vụ then chốt - mission-critical).

• Tiềm năng cao (High potential). Những ứng dụng có thể là quan trọng cho sự thành công trong tương lai của tổ chức. • Chiến lược (Strategic). Ứng dụng đó rất quan trọng để duy trì chiến lược kinh doanh trong tương lai.

4.5 Phân tích chuỗi giá trị

Các hoạt động chính của chuỗi giá trị

• Các tiến trình sản xuất. Việc chuyển các yếu tố đầu vào

thành thành phẩm hoặc dịch vụ.

• Cung ứng đầu ra. Lưu trữ thành phẩm và phân phối hàng

hoá và dịch vụ cho khách hàng.

• Tiếp thị và bán hàng. Chương trình khuyến mại và các hoạt động bán hàng cho phép các khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Dịch vụ. Dịch vụ hậu mãi để duy trì hoặc nâng cao giá trị sản

phẩm cho khách hàng.

• Thu mua đầu vào. Tiếp nhận, lưu trữ, giải quyết một cách nhanh chóng và có hiệu quả các nguyên vật liệu theo tiến trình sản xuất các sản phẩm hàng hóa hoặc dịch vụ.

2011-2012

Các hoạt động hỗ trợ của chuỗi giá trị

• Quản trị doanh nghiệp và cơ sở hạ tầng. Điều này hỗ trợ toàn bộ chuỗi giá trị và bao gồm quản lý chung, dịch vụ pháp lý, tài chính, quản lý chất lượng và quan hệ công chúng.

• Quản lý nguồn nhân lực. Các hoạt động ở đây bao gồm việc tuyển dụng nhân viên, đào tạo, phát triển, thẩm định, thăng tiến và khen thưởng cho nhân viên.

• Phát triển công nghệ. Điều này bao gồm sự phát triển của công nghệ của các sản phẩm hoặc dịch vụ, các quá trình sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ đó và các quá trình để đảm bảo quản trị thành công cho tổ chức. Nó cũng bao gồm các nghiên cứu truyền thống và các hoạt động phát triển.

• Mua sắm. Hoạt động này hỗ trợ quá trình thu mua đầu vào cho tất cả các hoạt động của chuỗi giá trị. Đầu vào có thể bao gồm nguyên vật liệu, thiết bị văn phòng, thiết bị sản xuất và hệ thống thông tin.

4.6 Phân tích các yếu tố thành công then chốt (CSFs - critical success factors)

5. Công cụ hiện thực chiến lược

5.1 Bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard)

5.2 Quy trình lập bảng điểm cân bằng

2011-2012

5.1 Bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard)

Bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard) là một cơ cấu (Framework) để thiết lập và điều chỉnh hiệu quả kinh doanh. Các thông số được thiết lập dựa vào bốn lĩnh vực chính về khách hàng, các đo lường hiệu quả bên trong, đo lường tài chính và sự đổi mới.

5.2 Quy trình lập bảng điểm cân bằng

TÓM TẮT CHƯƠNG

• Đọc Giáo trình Trang 221

CÂU HỎI

• ? • ? • ?

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 8 Quản lý Hệ thống thông tin

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:

• Đánh giá mối quan hệ giữa việc chi phí thực hiện

HTTT với lợi ích có được.

• Đánh giá các giải pháp đối với việc định vị các

chức năng HTTT trong một tổ chức.

• Đánh giá các thuận lợi và hạn chế của việc thuê

ngoài.

• Áp dụng các khái niệm quản trị HTTT vào quản lý

các chức năng của HTTT trong một tổ chức.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ

• Làm thế nào để chắc chắn rằng các giải pháp HTTT/CNTT đề xuất sẽ chuyển giao đúng giá trị ?

• Những suy xét chính nào khi định vị chức năng

quản lý HTTT/CNTT trong một tổ chức ?

• Làm thế nào xác định được phạm vi của các dịch

vụ HTTT/CNTT nên thuê ngoài ?

• Công cụ và kỹ thuật quản lý nào có sẵn để giúp quản lý danh mục đầu tư HTTT/CNTT một cách hiệu quả ?

2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH

1. Thẩm định đầu tư cho hệ thống thông tin.

2. Định vị chức năng quản lý hệ thống thông tin.

3. Vấn đề thuê ngoài trong hệ thống thông tin.

4. Lý thuyết dựa trên nguồn lực trong quản lý hệ

thống thông tin.

5. Quản lý hệ thống thông tin và mô hình COBIT

Nghịch lý về sự hiệu quả

1. Thẩm định đầu tư cho HTTT

1.1 Mục tiêu kích thích đầu tư IS/IT

1.2 Các yếu tố giúp đánh giá sự đầu tư HTTT

1.3 Chi phí cho HTTT

1.4 Lợi ích của HTTT

1.5 Các phương thức giúp đánh giá sự đầu tư vào Hệ thống thông tin

1.6 Phân mục đầu tư của danh mục đầu tư các ứng dụng IS

2011-2012

1.1 Mục tiêu kích thích đầu tư IS/IT

Lubbe và Remenyi (1999) xác định được bảy mục tiêu lợi ích mà đưa ra một kích thích để đầu tư IS/IT cho tổ chức theo thứ tự ý nghĩa giảm dần như sau:

(cid:1) Năng suất (Productivity) (cid:1) Các cơ hội mới (New opportunities) (cid:1) Thay đổi (Change) (cid:1) Lợi thế cạnh tranh (Competitive advantage) (cid:1) Đóng góp cho tổ chức (Contribution to organisation) (cid:1) Tăng doanh thu (Increased turnover) (cid:1) Giảm rủi ro (Reduced risk)

1.2 Các yếu tố giúp đánh giá sự đầu tư vào HTTT

Lubbe và Remenyi (1999) đã xác định bảy yếu tố

giúp đánh giá sự đầu tư vào HTTT:

a. Chiến lược của tổ chức. b. Các quyết định quản trị. c. Giao tiếp của các hệ thống. d. Chất lượng của dịch vụ. e. Đánh giá lợi ích hữu hình và vô hình của HTTT/CNTT. f. Mô hình nghiệp vụ (cải tiến quy trình nghiệp vụ). g. Ngân sách.

1.3 Chi phí cho hệ thống thông tin

o Chi phí phần cứng (hardware costs). o Chi phí phần mềm (software costs). o Chi phí lắp đặt (installation costs). o Chi phí môi trường (environmental costs). o Chi phí vận hành (running costs). o Chi phí bảo trì (maintenance costs). o Chi phí bảo đảm an toàn (security costs). o Chi phí mạng (networking costs). o Chi phí đào tạo (training costs). o Chi phí mở rộng tổ chức (wider organisational costs).

2011-2012

1.4 Lợi ích của hệ thống thông tin

o Cải thiện dịch vụ khách hàng. o Đạt được lợi thế cạnh tranh và tránh bất lợi cạnh tranh. o Hỗ trợ cho các chức năng kinh doanh cốt lõi. o Cải thiện quản lý thông tin. o Cải thiện chất lượng sản phẩm. o Cải thiện liên lạc nội bộ và bên ngoài. o Tác động đến doanh nghiệp thông qua sự đổi mới. o Nâng cao công việc cho nhân viên.

1.5 Các phương thức giúp

đánh giá sự đầu tư vào HTTT

• Các phương thức tài chính: o Suất sinh lợi từ hoạt động đầu tư (ROI - Return on investment)

o Chiết khấu dòng tiền (DCF - discounted cashflow): giá trị hiện tại ròng (NPV - Net present value), tỉ suất sinh lợi nội hoàn (IRR) o Thời gian hoàn vốn (payback period)

• Các phương thức đánh giá rủi ro:

o Các lợi ích sinh ra từ việc đầu tư vào HTTT o Lý do thất bại của hệ thống o Phân loại rủi ro và ảnh hưởng của chúng

1.6 Phân mục đầu tư của danh mục đầu tư các ứng dụng IS

Sullivan (1985) xác định được bốn phân mục

đầu tư cho các hệ thống thông tin:

o Hệ thống chiến lược (Strategic systems).

o Hệ thống hoạt động then chốt

(Key operational systems).

o Hệ thống hỗ trợ

(Support systems).

o Các dự án tiềm năng cao (High-potential projects).

2011-2012

2. Định vị chức năng quản lý HTTT

2.1 Định vị chức năng quản lý HTTT

2.2 Các nhu cầu quản lý

2.3 Các lĩnh vực có liên quan đến quản lý HTTT

2.4 Cấu trúc hóa Quản lý HTTT

2.1 Định vị chức năng quản lý HTTT

• Có hai phương pháp tiếp cận cơ bản để định vị các chức năng hệ thống thông tin trong một tổ chức hoạt động ở nhiều địa điểm.

• Thông thường, các phương pháp tiếp cận sẽ khác nhau cho các loại dịch vụ. Phương pháp được lựa chọn là quan trọng bởi vì nó có mối liên hệ trực tiếp đến:

o Tập trung o Phân cấp.

o Chất lượng dịch vụ có sẵn cho người sử dụng đầu cuối ở các bộ phận chức năng o Chi phí của việc cung cấp dịch vụ này.

2.2 Các nhu cầu quản lý

(cid:1) Nền tảng phần cứng.

(cid:1) Kiến trúc mạng.

(cid:1) Các công cụ phát triển.

(cid:1) Hệ thống lỗi thời.

(cid:1) Quản lý các hoạt động tác nghiệp.

2011-2012

2.3 Các lĩnh vực có liên quan đến quản lý hệ thống thông tin

(cid:1) Phát triển hệ thống kinh doanh (cid:1) Chiến lược di dời và chuyển đổi (cid:1) Quản trị cơ sở dữ liệu (cid:1) Huấn luyện và hỗ trợ người dùng (cid:1) Phát triển ứng dụng cho người dùng đầu cuối (cid:1) Các dịch vụ chia sẻ (cid:1) Đội ngũ nhân sự HTTT/CNTT

2.4 Cấu trúc hóa Quản lý HTTT

Câu hỏi cần được đặt ra khi xác định phương pháp

tốt nhất bao gồm:

o Việc quản lý hệ thống thông tin (Information Systems Management - ISM) có phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp không ?

o ISM có phù hợp với loại hình của tổ chức không ? o Cách nhìn hướng nội của ISM có tập trung vào quản lý công

nghệ hay không?

o Cách nhìn hướng ngoại của ISM có tập trung vào việc giúp các doanh nghiệp lên kế hoạch sử dụng tốt nhất công nghệ?

3. Vấn đề thuê ngoài

3.1 Thuê ngoài về HTTT (Outsourcing)

3.2 Tại sao doanh nghiệp nên thuê ngoài ?

3.3 Các vấn đề của việc thuê ngoài

3.4 Các yếu tố thành công đối với thuê ngoài

2011-2012

3.1 Thuê ngoài về HTTT (Outsourcing) (cid:1) Hợp đồng bên ngoài về hệ thống thông tin: toàn bộ hay một phần các dịch vụ hệ thống thông tin của công ty là hợp đồng cho một tổ chức khác

(cid:1) Các hình thức thuê ngoài:

• Phần cứng. • Quản trị mạng . • Thuê ngoài phát triển hệ thống . • Hỗ trợ hệ thống thông tin. • Quản trị chiến lược hệ thống thông tin. • Thuê ngoài tất cả.

3.2 Tại sao doanh nghiệp nên thuê ngoài ?

(cid:1) Giảm chi phí

(cid:1) Cải tiến chất lượng và thỏa mãn nhu cầu khách hàng

(cid:1) Tập trung vào công việc kinh doanh chính

(cid:1) Giảm rủi ro về thất bại của dự án

(cid:1) Thực hiện mục tiêu chiến lược

3.3 Các vấn đề của việc thuê ngoài

Collins và Millen (1995) đưa ra các liên quan đến oursourcing như sau:

(cid:1) Mất việc kiểm soát của hệ thống thông tin.

(cid:1) Mất mát hay sự lạc hậu của các dịch vụ hệ thống thông tin bên trong.

(cid:1) Các vấn đề an ninh của doanh nghiệp.

(cid:1) Chất lượng của nhân sự bên ngoài.

(cid:1) Tác động tiêu cực đến tinh thần của nhân viên.

2011-2012

3.4 Các yếu tố thành công đối với thuê ngoài

(cid:1) Sự hiểu biết của nhà cung cấp về các mục tiêu của khách hàng. (cid:1) Việc chọn lựa đúng nhà cung cấp. (cid:1) Một ý tưởng rõ ràng về những gì phải thông qua việc thuê ngoài. (cid:1) Sự chú ý của nhà cung cấp đến những vấn đề đặc thù của

khách hàng.

(cid:1) Mối liên hệ thường xuyên giữa khách hàng với nhà cung cấp. (cid:1) Mối quan hệ tiền nào của nấy (good-value-for-money). (cid:1) Sự hỗ trợ và tham gia của quản lý cấp cao (cid:1) Cấu trúc hợp đồng phù hợp

Gonzalez và các đồng sự (2005) đã tóm tắt một số yếu tố thành công:

4. Lý thuyết dựa trên nguồn lực trong quản lý hệ thống thông tin

4.1 Ba yếu tố chính của Lý thuyết dựa trên nguồn lực.

4.2 Cách áp dụng RBT để quản lý IS.

4.3 Mô hình các khả năng của HTTT.

4.4 Các thuộc tính tương quan của năng lực Hệ thống thông tin.

4.1 Ba yếu tố chính của

Lý thuyết dựa trên nguồn lực.

Ward và Peppard xác định ba yếu tố chính của lý thuyết dựa trên nguồn lực (resource-based theory - RBT) giúp thiết lập một bối cảnh để phát triển một mô hình năng lực của IS/IT. Những yếu tố này là:

o Các nguồn lực (Resources) o Các năng lực chủ đạo (Competencies) o Khả năng của nguồn lực (Capability)

2011-2012

4.2 Cách áp dụng RBT để quản lý IS

Ward và Peppard đã tiếp tục đề nghị một cách áp dụng RBT để quản lý IS là tập trung vào các năng lực chủ đạo trong phạm vi chức năng IS và nghiên cứu này đã xác định sáu lĩnh vực của năng lực chủ đạo IS: o Chiến lược o Xác định sự đóng góp của IS o Xác định năng lực của IT o Khai thác o Chuyển giao các giải pháp o Cung cấp

4.3 Mô hình các khả năng của HTTT

Nguồn: Peppard và Ward (2004)

4.4 Các thuộc tính tương quan

của năng lực HTTT

Theo Peppard và Ward, năng lực HTTT

có ba thuộc tính tương quan:

(cid:1) Kết nối tri thức HTTT và tri thức kinh doanh.

(cid:1) Một cơ sở hạ tầng IT linh hoạt và tái sử dụng lại được.

(cid:1) Một quy trình sử dụng có hiệu quả.

2011-2012

5. Quản lý HTTT và Mô hình COBIT

5.1 Mô hình COBIT

5.2 Framework tổng quát của COBIT

5.3 Các nguyên tắc cơ bản của COBIT

5.4 Mục tiêu kinh doanh và mục tiêu IT

5.5 Các mô hình hoàn chỉnh

5.1 Mô hình COBIT

Mô hình COBIT hoàn chỉnh xác định 4 lĩnh vực với tổng số 34 mục tiêu kiểm soát ở mức độ cao. Các mục tiêu kiểm soát ở mức độ cao này được chia thành 318 mục tiêu kiểm soát chi tiết. Thêm vào mô hình này là một bộ các nguyên tắc quản trị (Management Guidelines) để:

“cung cấp phương hướng cho việc quản trị thông tin của doanh nghiệp và liên quan đến các quy trình đặt dưới sự kiểm soát, giám sát để đạt được các mục tiêu tổ chức, theo dõi hiệu quả trong mỗi quá trình IT và cho điểm chuẩn thành tựu của tổ chức.”

5.2 Framework tổng quát của COBIT

Nguồn: IT Governance

Institute 2007

2011-2012

5.3 Các nguyên tắc cơ bản của COBIT

• Có kết quả (Effectiveness) • Hiệu quả (Efficiency) • Bảo mật (Confidentiality) • Toàn vẹn (Integrity) • Tình trạng sẵn có (Availability) • Tuân thủ (Compliance) • Độ tin cậy của thông tin (Reliability of information)

Nguồn: IT Governance Institute 2007