intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Hệ thống thông tin trong quản trị

Chia sẻ: Tulip_12 Tulip_12 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:99

260
lượt xem
51
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Những kiến thức chung để xây dựng và quản lý cơ sở hạ tầng của hệ thống thông tin như máy tính, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng máy tính. Quy trình phân tích và chia sẻ thông tin trong quản lý các tổ chức và doanh nghiệp. Các bước cơ bản trong quá trình thiết kế một hệ thống thông tin. Quy trình triển khai dự án xây dựng hệ thống thông tin và phương pháp, nguyên tắc quản lý hệ thống thông tin trong môi trường kinh doanh hiện đại....

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Hệ thống thông tin trong quản trị

  1. 2011-2012 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Chương 1 Thông tin trong quản trị 1 MỤC TIÊU HỌC TẬP Sau khi học xong chương này, chúng ta có thể: • Phân biệt: Dữ liệu, Thông tin, Tri thức. • Mô tả và đánh giá chất lượng thông tin qua các đặc tính của thông tin. • Phân loại các quyết định theo loại và cấp độ ra quyết định trong tổ chức. • Nhận diện các thông tin cần thiết để hỗ trợ ra quyết định ở các cấp độ khác nhau của tổ chức. • Nhận diện một số công cụ và kỹ thuật giúp đề ra quyết định. 2 CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ • Tầm quan trọng của việc quản lý thông tin và kiến thức trong tổ chức. • Quá trình biến đổi từ dữ liệu sang thông tin có chất lượng cao. • Quá trình và các ràng buộc của việc đề ra quyết định. • Các loại quyết định khác nhau để các nhà quản lý đề ra và các tác động của chúng đến tổ chức. 3 1
  2. 2011-2012 NỘI DUNG CHÍNH 1. Khái niệm dữ liệu và thông tin 2. Thông tin trong môi trường doanh nghiệp 3. Đề ra quyết định trong quản trị và nhu cầu thông tin 4. Quản lý tri thức và khai thác thông tin trong doanh nghiệp 4 1. Khái niệm dữ liệu và thông tin 1.1 Dữ liệu và thông tin 1.2 Quá trình tạo ra thông tin 1.3 Giá trị của thông tin 1.4 Nguồn của thông tin 1.5 Chất lượng thông tin 5 1.1 Dữ liệu và thông tin • Các khái niệm về dữ liệu: o Chuỗi không ngẫu nhiên các ký tự, số, giá trị hoặc từ. o Tập hợp các dữ kiện không ngẫu nhiên được ghi lại do quan sát hay nghiên cứu. 6 2
  3. 2011-2012 1.1 Dữ liệu và thông tin (tt)  Các khái niệm về thông tin: • Dữ liệu được xử lý và có ý nghĩa. • Dữ liệu được xử lý có mục tiêu. • Dữ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người nhận.  Thông tin làm giảm tính bất định của sự việc hay tình huống  hỗ trợ cho việc đề ra quyết định. 7 1.2 Quá trình tạo ra thông tin Quá trình Dữ liệu xử lý Thông tin • Phân loại • Sắp xếp • Tổng hợp • Tính toán • Chọn lựa 8 Dữ liệu (Data) ? ? ? Nguyễn Thanh An x Trần Thị Bích x Lê Hoàng Minh Có Trần Văn Nhật x Phan Công Phúc x Trương Văn Tài x Đào Thị Xuân Không 9 9 3
  4. 2011-2012 Thông tin (Information) Hiện diện Vắng Họ và tên sinh viên trên lớp (có phép ?) Nguyễn Thanh An x Trần Thị Bích x Lê Hoàng Minh Có Trần Văn Nhật x Phan Công Phúc x Trương Văn Tài x Đào Thị Xuân Không 10 10 Thảo luận Dữ liệu hay thông tin ? (a) Ngày 06/09/2010 (b) Số 1355.76 (c) Giá cổ phiếu. (d) Điểm học tập của sinh viên. (e) Chứng từ kế toán. (f) Báo cáo tài chính. (g) Thời khóa biểu HK 2 (2010– 2011). 11 Thảo luận VND Kỳ hạn Thời điểm lĩnh lãi (%/năm) Kỳ hạn 1 tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ Kỳ hạn 2 tháng 13,58 Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn 2 tháng 13.88 Lĩnh lãi cuối kỳ Kỳ hạn 3 tháng 13,58 Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn 3 tháng 13.88 Lĩnh lãi cuối kỳ Kỳ hạn 6 tháng 13,08 Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn 6 tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ Kỳ hạn 9 tháng 13,08 Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn 9 tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ Từ góc nhìn của khách hàng và của người quản trị lãi suất hãy xem xét bảng lãi suất trên là dữ liệu hay thông tin. 12 4
  5. 2011-2012 1.3 Giá trị của thông tin • Giá trị hữu hình. • Giá trị vô hình. Thông tin được sử dụng hiệu quả sẽ đem lại giá trị nhất định cho doanh nghiệp. 13 Thảo luận • Trong các giá trị mà thông tin đem lại sau đây phân biệt đâu là giá trị hữu hình, đâu là giá trị vô hình: o Cải thiện việc quản lý tồn kho. o Nâng cao dịch vụ khách hàng. o Tăng năng suất sản xuất. o Giảm chi phí quản lý. o Tăng lòng tin của khách hàng. o Nâng cao hình ảnh công ty. 14 1.4 Nguồn của thông tin • Nguồn chính thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông theo hình thức (formal communication): có cấu trúc rõ ràng và chặt chẽ. • Nguồn không chính thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông không theo hình thức (Informal communication): ít tính cấu trúc, giao tiếp bình thường. 15 5
  6. 2011-2012 Thảo luận • Truyền thông không theo hình thức có lợi gì ? • Có nên hạn chế truyền thông không theo hình thức trong doanh nghiệp ? • Ngăn cấm truyền thông không theo hình thức gây ra tác động nào ? • Làm sao để kiểm soát truyền thông không theo hình thức để có lợi cho doanh nghiệp ? 16 1.5 Chất lượng thông tin Thời gian Nội dung Hình thức Khác Tính Tính Rõ ràng An toàn đúng lúc chính xác Tính Tính Chi tiết Tin cậy cập nhật phù hợp Tính Tính Có thứ tự Thích hợp thường xuyên đầy đủ Tính Tính Trình bày Nhận đúng người thời đoạn súc tích phù hợp Tính Phương tiện Gởi đúng kênh phạm vi phù hợp 17 2. Thông tin trong môi trường doanh nghiệp 2.1 Môi trường kinh doanh 2.2 Nguồn lực của doanh nghiệp 2.3 Các loại thông tin trong doanh nghiệp 18 6
  7. 2011-2012 2.1 Môi trường kinh doanh Môi trường tự nhiên Môi trường vĩ mô Môi trường vi mô 19 2.2 Nguồn lực của doanh nghiệp Nguồn lực của DN bao gồm các loại tài sản: • Tài sản hữu hình (tangible assets): tiền, đất đai, nhà xưởng, lực lượng lao động, phần cứng, phần mềm… • Tài sản vô hình (intangible assets): thông tin, kinh nghiệm, động cơ làm việc, tri thức, các ý tưởng, sự phán đoán… 20 2.3 Các loại thông tin trong doanh nghiệp • Thông tin cứng / thông tin định lượng (hard data / quantitative data): thường xác định số lượng, chứa đựng các yếu tố thống kê  kỹ năng phân tích của nhà quản trị • Thông tin mềm / thông tin định tính (soft data / qualitative data): mang tính định chất, xác định tính chất của sự việc hay tình huống, phụ thuộc vào kinh nghiệm phán đoán của nhà quản trị 21 7
  8. 2011-2012 3. Đề ra quyết định trong quản trị và nhu cầu thông tin 3.1 Đề ra quyết định trong quản trị 3.2 Các loại quyết định trong DN 3.3 Các cấp quyết định trong quản trị 3.3.1 Tính chất của việc ra quyết định và các cấp độ quản trị 3.3.2 Tính chất của thông tin trong việc đề ra quyết định mỗi cấp 3.4 Quy trình ra quyết định 3.5 Qui tắc nghiệp vụ và lý thuyết ra quyết định 3.5.1 Cây quyết định (Decision tree) 3.5.2 Bảng quyết định (Decision table) 22 3.1 Đề ra quyết định trong quản trị Nhu cầu thông tin của nhà quản trị: • Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. • Quyết định quản trị phụ thuộc vào chất lượng thông tin. • Mức độ phát triển của doanh nghiệp làm tăng độ phức tạp trong điều khiển, hệ thống thông tin trở thành dây thần kinh của doanh nghiệp. 23 3.2 Các loại quyết định trong DN • Quyết định có cấu trúc (structured decisions): trong trường hợp các ràng buộc và qui tắc để ra quyết định được biết trước, tình huống đơn giản, lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp • Quyết định không cấu trúc (unstructured decisions): tình huống phức tạp hoặc không biết trước các qui tắc và ràng buộc. • Cognitive style: hành xử của nhà quản trị sẽ ảnh hưởng đến cách họ tiếp thu thông tin (phân tích hay phán đoán), kinh nghiệm. 24 8
  9. 2011-2012 3.3 Các cấp quyết định trong quản trị Cấp chiến lược (Strategic) Cấp chiến thuật (Tactical) Cấp tác nghiệp (Operational) 25 3.3.1 Tính chất của việc ra quyết định và các cấp độ quản trị Cấp Loại Mức tác động Tần suất ra Thời gian quản trị quyết định lên tổ chức quyết định Không có Chiến lược Dài hạn Lớn Ít cấu trúc Trung cấp ↔ Trung hạn Vừa ↔ Tác nghiệp Có cấu trúc Ngắn hạn Nhỏ Nhiều 26 3.3.2 Tính chất của thông tin trong việc đề ra quyết định mỗi cấp Cấp Tính Nguồn Tính Thời thường thông chắc Phạm vi Chi tiết quản trị gian xuyên tin chắn Dài Bên Tổng Chiến lược Không Ít Rộng hạn ngoài quát Trung cấp ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ Ngắn Thường Bên Tác nghiệp Nhiều Hẹp Chi tiết hạn xuyên trong 27 9
  10. 2011-2012 Thảo luận Phân loại các quyết định và cấp độ của chúng: a) Ngân sách cho năm tới ? b) Khi nào thì áp dụng chiết khấu bán hàng cho khách hàng ? c) Có nên thuê thêm nhân sự trong các trường hợp khẩn cấp ? d) Có nên mở rộng chi nhánh ra nước ngoài ? e) Chúng ta có cần một chiến dịch quảng cáo ? f) Cần khoản vay ngắn hạn để giải quyết vấn đề tiền mặt ? g) Tấn công vào thị trường mới ? h) Làm gì với máy móc bị hỏng hóc ? 28 3.4 Quy trình ra quyết định Bước Hoạt động Nhận thức - Nhận diện các vấn đề - Nhận thức cần đưa ra quyết định Thiết kế - Xác định các giải pháp có thể - Đánh giá các giải pháp Chọn lựa - Chọn lựa giải pháp tốt nhất Hiện thực - Hiện thực giải pháp Đánh giá - Đánh giá ảnh hưởng hay độ thành công 29 3.5 Qui tắc nghiệp vụ và lý thuyết ra quyết định • Qui tắc nghiệp vụ: các điều kiện  qui tắc hành động • Lý thuyết ra quyết định dựa vào:  Cây quyết định (Decision tree)  Bảng quyết định (Decision table) 30 10
  11. 2011-2012 3.5.1 Cây quyết định (Decision tree) Nhận hồ sơ xin vay mua nhà Không Có Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn không quá 60 Không Có việc làm Có ổn định? Không Có nguồn Có thu nhập khác? Quy tắc 1 Quy tắc 2 Quy tắc 3 Quy tắc 4 Từ chối Từ chối Đề xuất Đề xuất 31 3.5.2 Bảng quyết định (Decision table) Quy tắc 1 2 3 4 Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và Ko Có Có Có thời gian vay vốn không quá 60 Điều kiện Có việc làm ổn định ? - Ko Ko Có Có nguồn thu nhập khác ? - Ko Có - Đề xuất X X Hành động Từ chối X X 32 4. Quản lý tri thức và khai thác thông tin trong doanh nghiệp 4.1 Thế nào là tri thức 4.2 Quản lý tri thức 4.3 Lý do doanh nghiệp cần quản lý tri thức 4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức 33 11
  12. 2011-2012 4.1 Thế nào là tri thức • Tri thức có thể được định nghĩa như là khả năng phán quyết của con người dựa trên sự kết hợp giữa kinh nghiệm và thông tin mà họ có được.  Tri thức tường minh: Các tri thức đã được diễn đạt và lưu trữ trong hệ thống thông tin.  Tri thức không tường minh: không được phát biểu, phụ thuộc vào trực giác của con người. 34 4.2 Quản lý tri thức Quản lý tri thức làm công việc thu thập tri thức và chuyển đổi tri thức về dạng chia sẻ dễ dàng. Phần quan trọng nhất chính là việc thu thập và chuyển đổi tri thức không tường minh thành tri thức tường minh. Doanh nghiệp cần phải sử dụng một cách tốt nhất nguồn lực thông tin của mình • Sự toàn cầu hoá và thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh  quản trị tri thức là một nhân tố cạnh tranh chiến lược • Chảy máu tri thức (doanh nghiệp) 35 Tri thức (Knowledge) Trong 5 năm qua, khoản cho vay tín dụng của ngân hàng chúng ta tăng 10% mỗi năm. Năm nay, dự báo khoản cho vay tín dụng tiếp tục tăng thêm 10%, do đó chúng ta cần tìm nguồn cung tiền cho khoản tăng 10% đó.  Trong trường hợp này, thông tin trong các năm qua được sử dụng để đề ra quyết định về việc dự báo mức tăng trưởng trong năm nay và nhu cầu về nguồn vốn. Quyết định và dự báo đó chính là tri thức (knowledge) hay còn được gọi là cách sử dụng thông tin (use of information) 36 36 12
  13. 2011-2012 4.3 Lý do doanh nghiệp cần quản lý tri thức • Tăng cường lợi nhuận, doanh thu • Giữ lại kinh nghiệm của chuyên gia • Tăng sự thoã mãn khách hàng • Bảo vệ thị trường khi có đối thủ cạnh tranh mới • Tăng vòng đời sản phẩm vào thị trường • Mở rộng thị trường • Giảm thiểu chi phí • Phát triển sản phẩm, dịch vụ mới 37 4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức • Kinh doanh thông minh - BI (Business intelligence): thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh (công nghệ mới, cơ hội thị trường, thông tin khách hàng, hoạt động của đối thủ…) • Số hoá các tài liệu in ấn: sử dụng các hệ thống DIP (Document image processing). • Khai phá dữ liệu (Data mining): dựa trên các dữ liệu tương tác với nhau tạo ra các xu hướng, kinh nghiệm, tri thức, phương thức không được biết trước  mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp 38 TÓM TẮT CHƯƠNG • Đọc Giáo trình Trang 36 CÂU HỎI • ? • ? • ? 39 13
  14. 2011-2012 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Chương 2 Giới thiệu và Hệ thống thông tin 1 MỤC TIÊU HỌC TẬP Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: • Nhận diện hệ thống, các thành phần của hệ thống. • Mô tả các hành vi của hệ thống. • Phân loại được các hệ thống thông tin. • Nhận diện mối quan hệ giữa Hệ thống kinh doanh điện tử, Thương mại điện tử, Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems) và đánh giá vai trò của chúng với tổ chức. • Nhận diện các chiến lược căn bản tạo lợi thế cạnh tranh khi sử dụng hệ thống thông tin. 2 CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ • Cách dùng lý thuyết hệ thống như là một phương tiện để định rõ các vấn đề và tình trạng để có thể hiểu chúng dễ dàng hơn và hệ thống thông tin kinh doanh có thể phát triển để hỗ trợ chúng. • Cách các nhà quản lý có thể tối đa hóa việc sử dụng công nghệ trong một tổ chức bằng cách hiểu hệ thống thông tin kinh doanh. • Vai trò của Hệ thống kinh doanh điện tử, thương mại điện tử, hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems) trong doanh nghiệp. • Cách để hệ thống thông tin kinh doanh có thể giúp đạt được lợi thế cạnh tranh. 3 1
  15. 2011-2012 NỘI DUNG CHÍNH 1. Tổng quan về hệ thống. 2. Hệ thống thông tin. 3. Phân loại hệ thống thông tin. 4. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh. 5. Hệ kinh doanh điện tử. 4 1. Tổng quan về hệ thống 1.1 Khái niệm Hệ thống 1.2 Mô hình Hệ thống 1.3 Tính chất của Hệ thống 5 1.1 Khái niệm Hệ thống • Lý thuyết hệ thống: nghiên cứu về các ứng xử và tương tác bên trong và giữa các hệ thống với nhau. • Hệ thống: là tập hợp các thành phần có liên quan tương tác với nhau nhằm đạt được một mục đích. • Chức năng của hệ thống là nhận các yếu tố đầu vào (input) và tạo ra các yếu tố đầu ra (output). 6 2
  16. 2011-2012 1.2 Mô hình Hệ thống Mô hình cơ bản của hệ thống Dữ liệu Thông tin • Dữ liệu thô • Tài liệu đã xử lý • Không được định dạng • Thông tin có định dạng • Dữ liệu chung chung • Dữ liệu trong ngữ cảnh 7 Ví dụ về mô hình cơ bản của hệ thống xử lí trong kế toán Ví dụ: Hệ thống kế toán của doanh nghiệp Hóa đơn Tổng hợp, tính toán, định khoản Phiếu thu Bảng cân đối Phiếu chi kế toán Hợp đồng KẾT QUẢ … TỔNG TÀI SẢN ≠ NGUỒN TỔNG VỐN 8 1.2 Mô hình Hệ thống (tt) Mô hình chung của hệ thống 9 3
  17. 2011-2012 Ví dụ về mô hình chung của hệ thống xử lí trong kế toán Ví dụ: Hệ thống kế toán của doanh nghiệp • Đầu vào: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng, … • Xử lý: Phần mềm kế toán, Bảng tính bằng Excel, Quy trình hạch toán, Nghiệp vụ định khoản … • Đầu ra: Bảng cân đối kế toán. • Phản hồi: Tổng Tài sản # Tổng Nguồn vốn. • Điều khiển: Thực hiện các nghiệp vụ hiệu chỉnh. 10 1.3 Tính chất của Hệ thống – Tính chất 1: Các thành phần của một hệ thống có cùng mục đích. – Tính chất 2: Các hệ thống không hoạt động hoàn toàn độc lập. – Tính chất 3: Hệ thống có thể phức tạp và được tạo ra bởi các hệ thống khác nhỏ hơn. – Tính chất 4: Các hệ thống con tương tác với nhau bằng cách trao đổi thông tin. – Tính chất 5: Sự gắn kết giữa các hệ thống không đồng nhất. – Tính chất 6: Các hệ thống có tính thứ bậc. 11 Tính chất 1 o Các thành phần của một hệ thống có cùng mục đích hay còn gọi là mục tiêu của hệ thống. o Mục tiêu của hệ thống thường rất cụ thể và thường được thể hiện bằng một câu đơn. 12 4
  18. 2011-2012 Tính chất 2 o Các hệ thống không hoạt động hoàn toàn độc lập. Chúng được chứa trong một môi trường (environment) có chứa các hệ thống khác và các trung gian bên ngoài. o Phạm vi của hệ thống được xác định bởi đường ranh giới (boundary). Tất cả những cái bên ngoài đường ranh giới là một phần trong môi trường của hệ thống, tất cả những cái bên trong đường ranh giới tạo thành các bộ phận của hệ thống. o Đường ranh giới cũng đánh dấu giao diện (interface) giữa hệ thống và môi trường. Giao diện này mô tả các trao đổi giữa hệ thống với môi trường hoặc các hệ thống khác. 13 Tính chất 3 o Hệ thống có thể phức tạp và được tạo ra bởi các hệ thống khác nhỏ hơn gọi là hệ thống con (subsystems). Hệ thống hình thành từ một hay nhiều hệ thống con được gọi là hệ thống cha (suprasystems). o Mục tiêu của hệ thống con là hỗ trợ cho mục tiêu lớn hơn của hệ thống cha. o Một hệ thống có sự tương tác với các thành phần bên ngoài đường ranh giới được gọi là hệ thống mở (open system). Trong trường hợp ngược lại được gọi là hệ thống khép kín (closed systems). 14 Tính chất 4 o Các hệ thống con tương tác với nhau bằng cách trao đổi thông tin thông qua phần giao diện giữa các hệ thống. Trong hệ thống thông tin và hệ thống kinh doanh, việc định nghĩa một cách rõ ràng phần giao diện này là rất quan trọng đối với hiệu quả làm việc của các tổ chức. 15 5
  19. 2011-2012 Tính chất 5 o Sự gắn kết giữa các hệ thống không đồng nhất. o Hệ thống/hệ thống con có sự gắn kết cao với các hệ thống/hệ thống con khác được gọi là hệ thống có tính gắn kết cao (close-coupled systems). Trong trường hợp này, đầu ra của hệ thống này là đầu vào trực tiếp của hệ thống khác. o Hệ thống có tính tách biệt (decoupled systems) là hệ thống/hệ thống con ít phụ thuộc với các hệ thống/hệ thống con khác 16 Tính chất 6 o Các hệ thống có tính thứ bậc. Hệ thống được tạo từ các hệ thống con và các hệ thống con này cũng có thể được tạo từ các hệ thống con nhỏ hơn nữa. Từ đó, các hệ thống con có thể phụ thuộc vào nhau. o Sự phụ thuộc này có nghĩa là một sự thay đổi tại một bộ phận của hệ thống có thể dẫn đến sự thay đổi ở các bộ phận khác. 17 2. Hệ thống thông tin 2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin 2.2 Các nguồn lực hỗ trợ HTTT 2.3 HTTT dựa trên máy tính 2.4 Hệ thống thông tin kinh doanh 18 6
  20. 2011-2012 2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin • Hệ thống thông tin là một nhóm các thành phần có liên quan với nhau. • Hệ thống thông tin được con người xây dựng và sử dụng nhằm tập hợp, tạo, và phân phối dữ liệu một cách hữu dụng. 19 2.2 Các nguồn lực hỗ trợ HTTT PHẦN MỀM PHẦN TRUYỀN CỨNG THÔNG Hệ CON thống DỮ LIỆU NGƯỜI thông tin 20 2.3 HTTT dựa trên máy tính HTTT dựa trên máy tính là HTTT được xây dựng, và triển khai dựa trên nền tảng kỹ thuật và công nghệ của công nghệ thông tin Thuận lợi Hạn chế • Tốc độ • Phán xét/kinh nghiệm • Chính xác • Tính linh hoạt/ứng biến • Tin cậy • Tính sáng tạo • Có thể lập trình được • Trực giác • Các công việc lặp lại • Định tính thông tin 21 7
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2