xuất trình nó cho ngân hàng và gửi trực tiếp cho người mua, Công ty cũng cần phải lưu
giữ bộ chứng từ đó cẩn thận cả trong hồ sơ lưu và trong máy vi tính để làm tài liệu
tham khảo khi cần thiết và làm bằng chứng về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của
Công ty.
3.2.5.3. Tổ chức phối hợp trong khâu lập chứng từ:
Để có thể giao hàng đúng tiến độ và nhận được tiền hàng xuất khẩu nhanh chóng
góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng
khâu lập chứng từ. Thực tế hiện nay tại Công ty việc lập các chứng từ chỉ do một nhân
viên thuộc phòng Vật tư – xuất nhập khẩu đảm nhận. Hơn nữa, do Công ty mới bắt
đầu tham gia xuất khẩu nên nhân viên này không chỉ chịu trách nhiệm mỗi khâu lập
chứng từ mà còn phụ trách cả mảng kinh doanh xuất khẩu của Công ty, tức là phải tìm
kiếm khách hàng, giao dịch ký kết hợp đồng và thực hiện các công việc liên quan đến
nghiệp vụ giao nhận hàng.
Với khối lượng công việc nhiều như vậy sẽ là điều khó khăn cho nhân viên lập
chứng từ của Công ty bởi vì thời gian dành cho việc lập các chứng từ và kiểm tra lại
xem nó có phù hợp với nội dung của hợp đồng hoặc L/C hay chưa không nhiều. Do đó
việc mắc phải các sai sót thường gặp trong khi lập chứng từ điều khó tránh khỏi. Vì thế
để hạn chế được rủi ro này cần phải giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên phụ
trách hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Muốn vậy Công ty có thể phân
chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho các nhân viên khác trong Công ty hoặc
tuyển thêm nhân viên mới.
Tuy nhiên, việc phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho nhân viên
khác trong Công ty là điều hợp lý hơn. Bởi vì hiện nay phòng Vật tư – XNK đang có
đến hai kế toán viên, trong đó có một người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
thương. Vì vậy nếu công việc được phân bớt cho nhân viên này thì Công ty không cần
phải mất thời gian và công sức đào tạo do đã có sẵn chuyên môn nghiệp vụ này, hơn
nữa nhân viên này đã có vài năm làm việc tại Công ty nên biết rõ các mặt hàng kinh
doanh của Công ty.
Như vậy, với cách phân chia nêu trên sẽ san sẻ được phần nào gánh nặng công việc
cho nhân viên phụ trách mảng kinh doanh xuất khẩu. Khi đó nhân viên này sẽ có nhiều
thời gian hơn để truyền đạt kinh nghiệm trong việc lập các chứng từ của mình cho
nhân viên kế toán để cùng phối hợp nhịp nhàng, ăn ý trong quá trình lập và kiểm tra
các chứng từ nhằm thúc đẩy công tác lập chứng từ hoàn thành nhanh hơn và tạo ra
được bộ chứng từ hoàn chỉnh, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận.
3.2.6.Chủ động lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho công ty
Hiện nay hầu hết các thương vụ xuất khẩu Công ty đều chọn điều kiện cơ sở giao
hàng l FOB v CFR, chỉ riêng có lô hàng cà phê xuất khẩu sang thị trường Ý vừa qua
Công ty đã thành công trong việc đàm phán giành quyền vận tải và mua bảo hiểm cho
hàng hóa xuất khẩu. Thành công bước đầu này đã mang lại nhiều lợi ích cho Công ty
vì vậy Công ty nên duy trì mối quan hệ làm ăn tốt với khách hàng ở thị trường Ý để có
thể xuất khẩu những lô hàng tiếp theo theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR. Ngoài ra,
Công ty cần nổ lực hơn nữa trong đàm phán để có thể chuyển đổi điều kiện cơ sở giao
hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB đối với những khách hàng quen thuộc ở thị trường
Malaysia, Singapore, Argentina sang giao hàng xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao
hàng CFR. Bởi vì với việc chuyển đổi này nếu thành công sẽ mang đến cho Công ty
những ích lợi như :
+ Giúp cho Công ty giành được quyền thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm
cho hàng hóa, nhờ đó mà chủ động hơn trong kinh doanh : giảm chi phí bảo quản bốc
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
dỡ hàng hóa do phải bị động chờ phương tiện vận tải; giảm chi phí bị phạt do bắt
phương tiện vận tải “chờ” hàng hóa khi việc đóng hàng vào Container bị chậm trễ, …
+ Công ty có thể chủ động thuê tàu của các hãng vận tải có trụ sở đóng tại Việt
Nam giúp lấy vận đơn nhanh hơn khi xuất khẩu, nhờ đó mà giảm được chi phí kinh
doanh do giảm được chi phí do vận đơn chậm cấp.
+ Việc chuyển đổi điều kiện thương mại này giúp Công ty có thể xuất khẩu sản
phẩm theo giá cao. Điều này càng có lợi cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của
Công ty khi đồng tiền Việt Nam đang mất giá so với đồng đô la Mỹ.
+ Việc mở rộng thị trường giao hàng xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng
CFR sẽ tạo điều kiện để Công ty có thể giành được quyền thuê phương tiện vận tải và
mua bảo hiểm thường xuyên và lâu dài. Điều này giúp Công ty chẳng những được
hưởng tiền hoa hồng của các hãng vận tải, hãng bảo hiểm mà còn nhiều khả năng được
hưởng cước phí ưu đãi do là khách hàng thường xuyên.
Ngược lại, nếu khách hàng chưa chấp nhận ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao
hàng CFR thì Công ty cũng không nên duy trì điều kiện cơ sở giao hàng FOB mà cần
phải kiên quyết thuyết phục khách hàng để có thể ký kết hợp đồng theo điều kiện cơ sở
giao hàng FCA.
* Cơ sở của việc đề xuất này:
+ Mặt hàng cà phê xuất khẩu của Công ty được giao theo phương thức vận tải
Container.
+ Theo khuyến cáo của Phòng Thương mại Quốc tế nêu rõ: nếu sử dụng
phương tiện vận tải thủy các bên không lấy lan can tàu làm địa điểm phân chia rủi ỏ và
chi phí thì nên lựa chọn điều kiện FCA thay cho điều kiện FOB.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Thật vậy, nếu so sánh sự khác nhau cơ bản giữa hai điều kiện FOB và FCA
chúng ta sẽ thấy việc chuyển đổi này là sự lựa chọn đúng đắn, thích hợp với phương
tiện vận tải Container mà hiện nay Công ty đang áp dụng đối với hàng hóa xuất khẩu
của mình.
Điểm khác biệt cơ bản giữa điều kiện FOB và FCA áp dụng với phương
tiện vận tải thuỷ theo Incoterm 2000
Các ĐKTM
Tiêu thức so sánh FOB FCA
1. Nơi chuyển rủi ro về hàng
hóa từ người bán sang người
mua
- Lan can tàu tại cảng
xuất
- Giao cho người chuyên
chở tại kho, bãi hoặc
trạm Container
2. Chi phí và rủi ro từ bãi, trạm
Container cho đến khi hàng
qua lan can tàu
- Người bán chịu - Người mua chịu
(thường nằm trong cước
phí vận tải)
3. Người bán tham gia giám sát
giao hàng
- Thường là có - Không
4. Thời điểm cấp chứng từ vận
tải
- Sau khi hàng đã giao
xong lên tàu
- Đã giao xong hàng cho
bãi hoặc trạm Container
5. Đề cập vấn đề có liên quan
đến chi phí giao nhận hàng hóa
chuyên chở bằng Container
- Không quy định (chủ
yếu do hai bên mua bán
thoả thuận)
- Quy định rõ
Qua bảng trên ta thấy Công ty sẽ có quyền lợi kinh tế nhiều hơn nếu sử dụng
điều kiện cơ sở giao hàng FCA. Trước hết, rủi ro và chi phí vận chuyển trong hoạt
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
động giao nhận của Công ty sẽ sớm chuyển sang cho người mua. Thời điểm chuyển
rủi ro được quy định rõ là: giao hàng xong cho người vận tải thay vì giao hàng qua lan
can tàu như điều kiện FOB quy định. Ngoài ra, Công ty sẽ sớm lấy được chứng từ vận
tải để có thể sớm nhận được tiền thanh toán sau khi xuất khẩu, nhờ đó giải phóng vốn,
giảm chi phí kinh doanh (trong trường hợp hợp đồng hoặc L/C quy định vận đơn
không cần ghi (“Shipped on Board”)
Những quyền lợi kinh tế mà Công ty có thể đạt được trên đây càng được thể
hiện rõ nét hơn khi đi sâu vào phân tích những ưu thế khi sử dụng điều kiện cơ sở giao
hàng FCA.
Như chúng ta đã biết, trong điều kiện FOB, lan can tàu (Ship’s rail) là ranh giới
phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro giữa người bán và người mua. Tuy nhiên, ngày
nay do sự phát triển của khoa học và công nghệ vận tải, Công ty đã sử dụng phương
thức vận tải Container cho hàng hóa xuất khẩu của mình. Khi giao hàng theo phương
thức vận tải Container Công ty chỉ cần đóng hàng vào Container đưa vào bãi tập kết
Container hoặc giao cho người vận tải do người mua chỉ định tại địa điểm nào đó trong
nội địa là hết trách nhiệm và có thể lấy vận đơn đưa ra ngân hàng thanh toán. Hơn nữa,
trong tương lai khi các phương tiện bốc xếp của cảng hiện đại, các xe chở hàng
(trailer) hoặc toa tàu chở Container có thể đi thẳng xuống tàu biển không cần dùng cần
cẩu (roll on- roll off) nữa và như vậy không có việc đi qua lan can tàu. Rõ ràng ở đây
điều kiện FOB đã bị mất chổ vì việc phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro diễn ra ở
một chổ khác : người bán chịu chi phí và rủi ro cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ của
mình là đã làm xong thủ tục hải quan về xuất khẩu và giao hàng cho người vận tải tại
địa điểm quy định. Vì vậy trên thực tế chúng ta có thể coi điều kiện FCA như là một
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com