i
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt đòi hỏi công tác
quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra - kiểm soát nói riêng
cần phải được hết sức coi trọng. Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp nói
chung và các công ty cổ phần (CTCP) nói riêng - mô hình doanh nghiệp phổ biến
nhất trong nền kinh tế hội nhập. Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay tại
Việt Nam là phương pháp quản lý của nhiều CTCP chưa thật hợp lý, hệ thống kiểm
tra, giám sát trong công ty còn lỏng lẻo và chưa thực sự được tuân thủ nghiêm
chỉnh. Qua thực tiễn nghiên cứu, với mong muốn góp phần hoàn thiện hệ thống
KSNB nhằm nâng cao hiệu quả quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
các CTCP trên địa bàn Thành phố Hà nội, tôi đã thực hiện luận văn với đề tài:
“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên địa bàn Thành
phố Hà Nội”.
Kết cấu: Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1. Tổng quan chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần;
Chương 2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên
địa bàn Thành phố Hà nội;
Chương 3. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
trong công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà nội.
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
1.1.1. Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý
Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức, có định
hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các
nguồn lực đã xác định để đạt mục tiêu đã đề ra. Kiểm soát là một quy trình giám sát
các hoạt động để đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch.
ii
Kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý ở đó
có kiểm soát.
1.1.2. Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 Hệ thống
KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống KSNB là các qui định và các thủ tục
kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị
tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện
gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý
và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát,
hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
1.1.3. Vai trò chủ yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho công ty nhiều lợi ích: Thứ
nhất là giúp ban lãnh đạo công ty giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là
về con người và tài sản; thứ hai là giúp ban lãnh đạo công ty giảm tải trọng những
công việc, sự vụ hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược; thứ ba là giúp
ban lãnh đạo công ty chuyên nghiệp hoá công tác quản lý điều hành.
1.2. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Môi trƣờng kiểm soát
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt
động CTCP của nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính
sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong CTCP.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong CTCP sẽ góp phần tạo ra môi
trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ
trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó
cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ CTCP.
Chính sách nhân sự
Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và
họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp
iii
thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của CTCP.
Công tác kế hoạch
Việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ
thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
CTCP như thành viên của hội đồng quản trị (HĐQT) nhưng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngoài. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ
quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý,
đường lối phát triển của đất nước, ...
1.2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán của CTCP bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ
kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng báo cáo tài chính và báo cáo
quản trị. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho
nhà quản trị để ra những quyết định kinh doanh hợp lý. Vì vậy, có thể khẳng định
hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng trong hệ thống KSNB.
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát
Nhà quản lý của CTCP thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa và
phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện các mục tiêu cụ thể của công ty. Các
bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau ở nghiệp vụ khác
nhau ở những đơn vị khác nhau. Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng
dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất
kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
1.2.4. Kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có được những
thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong CTCP, chất lượng của hoạt
động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích
hợp và hiệu quả.
iv
1.3. NHỮNG HẠN CHẾ CỐ HỮU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Một hệ thống KSNB hoàn hảo ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra là
điều phi thực tế. Thực tế cho thấy ta chỉ có thể tổ chức một hệ thống KSNB sao cho
đảm bảo hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi. Điều này xuất phát từ những
nguyên nhân sau: Thứ nhất là chi phí hợp lý: đa số những nhà quản lý sẽ không muốn
thực hiện thủ tục kiểm soát mà chi phí lớn hơn lợi ích nó mang lại; thứ hai là sự giới
hạn cố hữu: cho dù hệ thống do con người thiết kế ra là lý tưởng nó vẫn phụ thuộc
vào khả năng và tính độc lập của người sử dụng nó.
1.4. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ YÊU CẦU, MỤC TIÊU
CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
1.4.1. Đặc điểm chung về công ty cổ phần
1.4.1.1. Khái niệm về công ty cổ phần
Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó: vốn điều lệ được chia thành
nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; CTCP có tư cách pháp nhân kể từ ngày được
cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; CTCP có quyền phát hành chứng khoán
các loại để huy động vốn.
1.4.1.2. Đặc trưng và tính ưu việt của công ty cổ phần
CTCP có những ưu điểm nổi trội sau: CTCP có khả năng huy động vốn
nhanh chóng; phương thức quản lý chặt chẽ; rủi ro phân tán, giảm bớt tổn thất cho
nhà đầu tư. Tuy nhiên, CTCP vẫn còn những mặt trái của nó, thể hiện trên các điểm:
Việc thành lập CTCP phức tạp hơn các loại hình công ty khác; các cổ đông lớn vẫn
có điều kiện để thao túng hoạt động cũng như chiến lược phát triển của công ty.
Ngoài ra, vấn đề quản lý điều hành CTCP rất phức tạp có thể dẫn đến tình trạng các
nhóm cổ đông đối kháng nhau về lợi ích.
1.4.2. Mục tiêu, yêu cầu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần
KSNB là một chức năng thường xuyên trong công ty và trên cơ sở xác định
rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm
thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của công ty: Thứ nhất là mục tiêu bảo vệ
tài sản của công ty; thứ hai là mục tiêu đảm bảo độ tin cậy của các thông tin; mục
tiêu tuân thủ pháp luật và các quy định, chính sách, chế độ, thể lệ, quy tắc của công
ty; và cuối cùng là mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.
v
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
HÀ NỘI VÀ CHỌN MẪU ĐIỀU TRA
2.1.1. Đặc điểm của công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội
Cùng với sự phát triển kinh tế xã hội của thủ đô, số lượng các CTCP đã gia
tăng nhanh chóng đến năm 2007 đã là 9067 công ty (tăng gần gấp đôi so với năm
2005), tập trung vào một số ngành như: thương mại, xây dựng, công nghiệp, vận tải,
nông lâm thủy sản, đầu tư tài chính, ngân hàng, bảo hiểm…Hầu hết các CTCP trên
địa bàn Hà Nội là các công ty có quy mô nhỏ. Mặc dù vậy, trong những năm gần
đây các CTCP trên địa bàn thủ đô đã đóng góp đáng kể vào Ngân sách Nhà nước,
trong năm 2007 mức đóng góp là 8.212 tỷ đồng mức cao nhất trong vòng 3 năm trở
lại đây.
2.1.2 Chọn mẫu điều tra
Nội dung cũng như phạm vi của đề tài tôi tiến hành nghiên cứu trực tiếp tại
hai CTCP bao gồm CTCP Xà phòng Hà nội (HASO) và CTCP Đầu tư tài chính Bất
động sản TÔGI (TOGI). Bên cạnh đó, tôi đã tiến hành gửi phiếu điều tra tới 50
CTCP có quy mô vừa và lớn (có vốn điều lệ trên 50 tỷ đồng) trên địa bàn Thành
phố Hà nội và nhận được 15 phiếu trả lời.
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TY
CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI.
2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát
Một là đặc thù quản lý
Đối với HASO
Với đặc thù là doanh nghiệp Nhà nước chuyển đổi sang CTCP chịu sự chi
phối của Tổng công ty nên cho đến thời điểm hiện nay các chức vụ quản lý cao nhất
của công ty đều do Tổng công ty Hóa chất Việt Nam bổ nhiệm, các quyết định đều
do giám đốc công ty quyết định. Ban lãnh đạo công ty đã đề ra và thực thi nghiêm
túc các nội quy, quy chế.