Hộp thư kiến nghị của Mazda
Mazda là hãng sản xuất ôtô lớn thứ ba Nhật Bản và là một trong những nhà sản
xuất ô tô lớn nhất thế giới. Năm 2004, Mazda sản xuất được khoảng 2 triệu xe hơi các
loại với doanh thu trên 1,7 tỷ USD. Bên cạnh những thương hiệu ô tô nổi tiếng của
Nhật Bản như Toyota hay Nissan, Mazda đang dần từng bước chứng tỏ mình không hề
thua kém gì các “đại gia” sản xuất ô tô khác trên thị trường quốc tế. Sự thành công về
kinh doanh của hãng Mazda ngoài kiểu dáng mới lạ, giá rẻ và chất lượng tốt còn nhờ
tới yếu tố quản lý kinh doanh độc đáo của hãng, điển hình là “Hộp thư kiến nghị” nổi
tiếng trong giới doanh nhân Nhật Bản.
“Tôn chỉ kinh doanh” trong nhiều năm của Mazda là tôn trọng tính sáng tạo và
tinh thần đổi mới, cầu tiến của mỗi công nhân viên. “Hộp thư kiến nghị” được Mazda
thành lập vào những năm đầu của thập niên 80, khi hãng triển khai hoạt động kiến
nghị hợp lý hoá. Tính cho đến thời điểm hiện tại, các kiến nghị hợp lý hoá do công
nhân viên Mazda đưa ra đã vượt quá con số 10 triệu sáng kiến; bình quân mỗi năm
hơn 60 nghìn sáng kiến được gửi cho Ban lãnh đạo công ty, mỗi người đề xuất 30 kiến
nghị hợp lý hoá trong một năm. Nội dung kiến nghị hết sức rộng: từ những vấn đề liên
quan tới chiến lược phát triển của công ty, đến việc tận dụng một loại phế phẩm nào
đó, cải tiến một khâu công nghệ nào đó hoặc thay đổi phương thức tiếp thị của hãng.
Ngoài ra, Mazda còn thành lập một tổ chuyên môn có chức năng thực hiện việc sàng
lọc, lựa chọn các kiến nghị, tiếp thu những ý tưởng có ích. Dựa trên những kiến nghị
hợp lý, người quyết định chiến lược kinh doanh của Mazda có thể sửa chữa những sai
lệch và thiếu sót; người quản lý nhận thấy được những chỗ không hợp lý và lỗ hổng
trong vận hành hoạt động của hãng; nhân viên kỹ thuật và nhân viên thiết kế được gợi
ý với nhiều sáng kiến mới; bộ phận marketing hiểu rõ hơn nhu cầu của người tiêu
dùng để không ngừng cải thiện dịch vụ trước và sau khi bán.
Mới đây, trong buổi tổng kết các hoạt động góp ý của công nhân viên, Ban lãnh
đạo Mazda đã đúc rút được ba vấn đề:
Một là, hoạt động góp ý phát triển tính sáng tạo, đồng thời khai thác tinh thần
cầu tiến của nhân viên, tạo ra môi trường để mọi người tự phát triển và thu được lợi
ích cho bản thân, từ đó công nhân viên sẽ cảm thấy làm việc cho Mazda rất có ý nghĩa.
Hai là, hoạt động góp ý bồi dưỡng cho nhân viên tinh thần trách nhiệm và lòng
tận tuỵ đối với Mazda, hình thành sự gắn kết giữa nhân viên và công ty, giúp các nhân
viên cảm thấy công ty như chính gia đình của mình.
Ba là, hoạt động góp ý có thể đạt được mục đích giảm khối lượng công việc
cho các nhân viên, giảm nguyên vật liệu và chi phí đầu vào; từ đó có thể hạ thấp giá
thành, tạo điều kiện đẩy mạnh việc mở rộng thị trường và nâng cao sức cạnh tranh
chung của toàn hãng.
Để làm cho kiến nghị hợp lý hoá đạt được những mục đích đã định và duy trì
lâu dài tính sáng tạo của nhân viên, Mazda đã áp dụng nhiều biện pháp mang tính khả
thi khác nhau:
• Thiết lập đường điện thoại riêng cho “Hộp thư kiến nghị” để nhanh chóng thu
thập các kiến nghị hợp lý hoá bằng nhiều con đường, nhiều hình thức khác nhau.
• Sau khi Hộp thư của Mazda nhận được kiến nghị sẽ lập tức chuyển cho bộ
phận liên quan nghiên cứu. Trong một khoảng thời gian ngắn được ấn định, bộ phận
này phải báo cáo trực tiếp cho Ban lãnh đạo Mazda và người kiến nghị về việc áp dụng
được thực hiện như thế nào.
• Kiến nghị đã được áp dụng sẽ ngay lập tức có tiền thưởng tương ứng, tuỳ theo
giá trị của kiến nghị. Nếu kiến nghị không thể ứng dụng được ngay hoặc không ứng
dụng được, bộ phận hữu quan phải có sự giải thích hợp lý và có phần thưởng khuyến
khích nhất định đối với người đã nêu ra kiến nghị.
• Đối với tất cả các loại kiến nghị, bất kể có được ứng dụng hay không đều phải
được tổng hợp, phân loại và lưu giữ trong máy tính để làm căn cứ tham khảo sau này,
cũng như trong những dịp thi nâng bậc, thăng chức đối với công nhân viên Mazda.
Có thể nói từ những hiệu quả rõ nét mà hoạt động kiến nghị hợp lý hoá mang
lại, sức cạnh tranh của hãng Mazda trên thị trường quốc tế không ngừng được nâng
cao, tính ổn định và sáng tạo được thể hiện rõ rệt, góp phần xúc tiến mạnh mẽ thương
hiệu xe hơi Mazda - một thương hiệu sẽ được cả thế giới đón nhận.