Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.27)
Một trong những điều làm mọi người kêu ca, phàn nàn nhiều nhất trong các tổ
chức chính là việc họp hành… bởi chúng làm lãng phí một lượng lớn thời gian
quý báu của chúng ta.
Năng lực lãnh đạo và họp bàn
Điều khiển, dẫn dắt cuộc họp
Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn
hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với
đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”. Tuy nhiên,
nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các
nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi
và không biết quý trọng thời gian. Trong khi đó, những buổi họp bàn thành công
sẽ giúp nhân viên thấy được: “Đây là một tổ chức vĩ đại và đáng để mình dốc sức
làm việc!”. Bạn hãy nhớ rằng những cuộc họp tệ hại sẽ dẫn đến những cuộc họp
khác còn tệ hại hơn và cuối cùng là “đốt tiền” của tổ chức.
Vậy thì tại sao lại có nhiều cuộc họp tệ hại đến thế? Đó là do người tổ chức cuộc
họp đưa ra một kế hoạch quá cứng nhắc và đơn điệu, đồng thời các cuộc họp cũng
thiếu sự hưởng ứng tích cực từ phía những người tham dự. Dưới đây là một vài
hướng dẫn để bạn tổ chức được những cuộc họp thành công và hiệu quả:
Chuẩn bị cho cuộc họp
• Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi. Bạn cần biết chính xác
mình đang cố gắng đạt được điều gì thông qua cuộc họp.
• Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hơn không, hay
nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp vô bổ
được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện thoại, trao đổi email, hay
gặp gỡ trực tiếp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
• Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá
nhân. Bạn cần hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì thông qua những thảo
luận này.
• Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người tham gia cần biết thời
lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.
Lên Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể:
• Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Thời gian là vàng bạc …
hãy lên kế hoạch một cách sáng suốt!
• Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.
• Lên danh sách những người tham dự và khách mời.
• Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và những điều bạn
mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những người tham dự thu thập tất cả
những thông tin có liên quan mà họ cần mang tới cuộc họp.
• Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách có tổ chức, phù
hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng chung của cuộc họp.
• Gửi trước lịch trình cho những người tham dự để họ có thời gian lên kế
hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
• Hãy để mỗi cuộc họp đều trở thành một dịp học hỏi của mọi người, qua đó
bạn thể hiện được tính giáo dục sắc bén và sáng tạo trong tổ chức trên cơ sở
những chủ đề riêng biệt của bạn thông qua việc sử dụng các cuốn sách, loa,
hay băng video. Những người dự họp đang phải dành thời gian riêng của họ
cho bạn, vì vậy bạn cần đáp lại bằng một điều gì đó hữu ích đối với họ.
• Sử dụng những công cụ và hành động khác nhau để giúp cuộc họp trở nên
hiệu quả và vui vẻ hơn ... hãy để mọi người cùng khuấy động bầu không
khí hài hước!
Chuẩn bị để tham dự cuộc họp (cho tất cả những người tham gia)
• Biết rõ mục tiêu của cuộc họp và biết rõ mục tiêu của mình khi tham dự
cuộc họp.
• Thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp.
• Biết rõ lịch trình của cuộc họp và đảm bảo rằng lịch trình của bạn phù hợp
với lịch trình của cuộc họp.
• Biết rõ vai trò của mình cũng như định hướng mà bạn định theo đuổi.
• Đến dự cuộc họp đúng giờ và sẵn sàng ở lại đến thời điểm kết thúc cuộc
họp theo kế hoạch.
• Tham dự cuộc họp một cách nghiêm túc, tuy nhiên bạn cũng nên thể hiện
điều gì đó vui vẻ và hài hước trong cuộc họp, tránh để bầu không khí trở
nên quá căng thẳng.
Sắp xếp địa điểm tổ chức cuộc họp
• Lựa chọn một nơi thực sự thoải mái, đủ lớn và đáp ứng tốt mục đích của
cuộc họp.
• Tổ chức cuộc họp với bầu không khí ấm cúng và lôi cuốn, tạo điều kiện cho
sự giao tiếp được thoải mái.
• Đảm bảo đồ ăn, thức uống thích hợp.
• Đảm bảo mọi người tham dự đều có những tài liệu trợ giúp cần thiết.
• Luôn làm ra điều gì đó hơi khác biệt và mới mẻ để mọi người cảm thấy vui
khi đến tham dự cuộc họp.
Phân công người ghi chép (lập biên bản cuộc họp)
• Những ai đã có mặt.
• Những vấn đề nào cần được thảo luận.
• Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.
• Các bước tiếp theo (hành động cụ thể):
+ Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra – lên danh sách các tập thể và
các thành viên bên ngoài.
+ Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
+ Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì.
Bắt đầu cuộc họp
• Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự
cuộc họp.
• Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong
muốn.
• Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn):
+ Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
+ Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
+ Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
• Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất
vấn của mọi người.
Dẫn dắt cuộc họp
• Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với
họ những câu chuyện đó.
