BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN NGỌC LINH
Sinh viên thực hiện : ĐOÀN THỊ VY
Mã số sinh viên : 1405LTHC069
Khóa : 2014-2018
Lớp : ĐH LTH 14C
HÀ NỘI - 2018
LỜI CAM ĐOAN
Lần đầu tiên được tiếp xúc và đi sâu nghiên cứu kỹ một vấn đề rất rộng
và khó, tác giả không tránh khỏi những bỡ ngỡ và thiếu sót. Với trình độ có
hạn, tác giả chưa trang bị được một cách đầy đủ và toàn diện mọi kiến thức
chuyên ngành Văn thư Lưu trữ. Do vậy, trong thời gian làm khóa luận, tác giả
phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu này
chỉ được sử dụng ở mức độ tham khảo với mục đích nâng cao nhận biết và
mở rộng vấn đề có liên quan đến đề tài đang nghiên cứu. Những số liệu trong
Khóa luận phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả
thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong bài còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu
của các cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc. Mọi ý
kiến, khái niệm không phải của tác giả đều được trích dẫn và nêu rõ nguồn.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tác giả xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm về nội dung đề tài của mình.
LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Nguyễn Ngọc Linh, người đã
tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành
khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Văn thư Lưu trữ
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4
năm học tập tại Trường.
Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các anh chị đang công tác
tại UBND quận Tây Hồ đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và
hoàn thành Khóa luận.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 5 năm 2018
Sinh viên
Đoàn Thị Vy
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết đầy đủ
Chữ viết tắt
Cơ sở dữ liệu
CSDL
Công nghệ thông tin
CNTT
Hội đồng nhân dân
HĐND
Tài liệu lưu trữ
TLLT
Ủy ban nhân dân
UBND
Xác định giá trị tài liệu
XĐGTTL
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài. ....................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài. .......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu. ................................................................................. 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. ............................................................ 4
5. Nhiệm vụ nghiên cứu. ................................................................................ 4
6. Phương pháp nghiên cứu. .......................................................................... 5
7. Bố cục đề tài. .............................................................................................. 5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT
ĐIỆN TỬ .......................................................................................................... 7
1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 7
1.1.1. Các khái niệm về công tác quản lý TLLT điện tử ............................... 7
1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ .................................................................................. 7
1.1.1.2. Tài liệu điện tử .................................................................................. 7
1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử ...................................................................... 9
1.1.2. Yêu cầu quản lý TLLT điện tử ............................................................ 9
1.1.2.1. Yêu cầu về thông tin, CSDL ............................................................. 9
1.1.2.2. Yêu cầu về đội ngũ nhân sự ............................................................ 15
1.1.2.3. Yêu cầu về cơ sở vật chất ............................................................... 15
1.1.3. Vai trò của tài liệu điện tử .................................................................. 16
1.1.3.1. Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý và công tác hành chính trở
nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. ................................................ 17
1.1.3.2. Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng
so với tài liệu giấy. ....................................................................................... 19
1.1.3.3. TLLT điện tử giúp cơ quan bắt kịp với sự phát triển khoa học công
nghệ hiện đại. ............................................................................................... 19
1.2. Cơ sở pháp lý ........................................................................................ 20