BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN NGỌC LINH
Sinh viên thực hiện : ĐOÀN THỊ VY
Mã số sinh viên : 1405LTHC069
Khóa : 2014-2018
Lớp : ĐH LTH 14C
HÀ NỘI - 2018
LỜI CAM ĐOAN
Lần đầu tiên được tiếp xúc và đi sâu nghiên cứu kỹ một vấn đề rất rộng
và khó, tác giả không tránh khỏi những bỡ ngỡ và thiếu sót. Với trình độ có
hạn, tác giả chưa trang bị được một cách đầy đủ và toàn diện mọi kiến thức
chuyên ngành Văn thư Lưu trữ. Do vậy, trong thời gian làm khóa luận, tác giả
phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu này
chỉ được sử dụng ở mức độ tham khảo với mục đích nâng cao nhận biết và
mở rộng vấn đề có liên quan đến đề tài đang nghiên cứu. Những số liệu trong
Khóa luận phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả
thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong bài còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu
của các cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc. Mọi ý
kiến, khái niệm không phải của tác giả đều được trích dẫn và nêu rõ nguồn.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tác giả xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm về nội dung đề tài của mình.
LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Nguyễn Ngọc Linh, người đã
tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành
khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Văn thư Lưu trữ
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4
năm học tập tại Trường.
Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các anh chị đang công tác
tại UBND quận Tây Hồ đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và
hoàn thành Khóa luận.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 5 năm 2018
Sinh viên
Đoàn Thị Vy
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết đầy đủ Chữ viết tắt
Cơ sở dữ liệu CSDL
Công nghệ thông tin CNTT
Hội đồng nhân dân HĐND
Tài liệu lưu trữ TLLT
Ủy ban nhân dân UBND
Xác định giá trị tài liệu XĐGTTL
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài. ....................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài. .......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu. ................................................................................. 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. ............................................................ 4
5. Nhiệm vụ nghiên cứu. ................................................................................ 4
6. Phương pháp nghiên cứu. .......................................................................... 5
7. Bố cục đề tài. .............................................................................................. 5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT
ĐIỆN TỬ .......................................................................................................... 7
1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 7
1.1.1. Các khái niệm về công tác quản lý TLLT điện tử ............................... 7
1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ .................................................................................. 7
1.1.1.2. Tài liệu điện tử .................................................................................. 7
1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử ...................................................................... 9
1.1.2. Yêu cầu quản lý TLLT điện tử ............................................................ 9
1.1.2.1. Yêu cầu về thông tin, CSDL ............................................................. 9
1.1.2.2. Yêu cầu về đội ngũ nhân sự ............................................................ 15
1.1.2.3. Yêu cầu về cơ sở vật chất ............................................................... 15
1.1.3. Vai trò của tài liệu điện tử .................................................................. 16
1.1.3.1. Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý và công tác hành chính trở
nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. ................................................ 17
1.1.3.2. Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng
so với tài liệu giấy. ....................................................................................... 19
1.1.3.3. TLLT điện tử giúp cơ quan bắt kịp với sự phát triển khoa học công
nghệ hiện đại. ............................................................................................... 19
1.2. Cơ sở pháp lý ........................................................................................ 20
1.3. Cơ sở thực tiễn về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây
Hồ ................................................................................................................. 23
1.3.1. Lịch sử hình thành và phát triển. ....................................................... 23
1.3.2. Vị trí và chức năng ............................................................................. 24
1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn ..................................................................... 25
1.3.4. Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 26
1.3.5. Đặc điểm TLLT tại UBND quận Tây Hồ .......................................... 28
1.3.5.1. Thành phần TLLT ........................................................................... 28
1.3.5.2. Loại hình TLLT của UBND quận Tây Hồ ..................................... 30
1.3.5.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ .................. 31
1.3.5.4. Tình trạng của tài liệu ..................................................................... 31
Tiểu kết chương 1: ....................................................................................... 32
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND
QUẬN TÂY HỒ ............................................................................................ 33
2.1. Hoạt động quản lý TLLT điện tử. ......................................................... 33
2.1.1. Các văn bản quy định về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND
quận Tây Hồ. ................................................................................................ 33
2.1.2. Tình hình tổ chức nhận sự thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử
tại UBND quận Tây Hồ. .............................................................................. 33
2.1.3. Tình hình tài liệu được số hóa. ......................................................... 34
2.1.3.1. Khối lượng tài liệu số hóa ............................................................... 34
2.1.3.2. Thành phần và nội dung tài liệu số hóa .......................................... 35
2.1.3.3. Tình trạng tài liệu số hóa ................................................................ 35
2.1.3.4. Quy trình thực hiện số hóa .............................................................. 36
2.2. Hoạt động nghiệp vụ TLLT điện tử ...................................................... 38
2.2.1. Công tác thu thập TLLT .................................................................... 38
2.2.2. Công tác xác định giá trị TLLT điện tử ............................................. 39
2.2.1.1. Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT
điện tử. .......................................................................................................... 40
2.2.1.2. Thực trạng việc xác định giá trị TLLT điện tử tại UBND quận ..... 42
2.2.2. Công tác bảo quản TLLT điện tử ....................................................... 43
2.2.3. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử. ........................... 45
2.3. Nhận xét ................................................................................................ 50
2.3.1. Ưu điểm .............................................................................................. 50
2.3.2. Hạn chế .............................................................................................. 51
2.3.3. Nguyên nhân ...................................................................................... 52
* Tiểu kết chương 2: .................................................................................... 53
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG
TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ. ............ 54
3.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn thực hiện việc quản lý
TLLT điện tử. ............................................................................................... 54
3.2. Đẩy mạnh các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của TLLT điện tử ............ 55
3.2.1. Công tác tạo lập TLLT điện tử .......................................................... 55
3.2.2. Về công tác XĐGTTL ....................................................................... 56
3.2.3. Về công tác thu thập và bảo quản TLLT điện tử ............................... 57
3.2.4. Công tác khai thác sử dụng TLLT điện tử ......................................... 59
3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ..................................................... 60
3.4. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc quản lý TLLT điện tử. ................ 62
3.5. Tăng cường trang thiết bị phục vụ công tác quản lý TLLT điện tử. .... 64
3.6. Ứng dụng CNTT, bắt kịp xu hướng hiện đại. ....................................... 66
3.7. Tham khảo kinh nghiệm quản lý TLĐT của một số nước trên thế giới 67
Tiểu kết chương 3: ....................................................................................... 70
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 71
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, là sự bùng nổ
các nguồn lực thông tin, là kỷ nguyên của kinh tế trí thức. Trong nền kinh tế
trí thức, thông tin đã trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, quyết định sự
phát triển của xã hội.
Cùng với sự phát triển đó công nghệ điện tử đã len lỏi vào mọi lĩnh vực
cuộc sống xã hội. Thông tin điện tử đã trở thành một nguồn tài nguyên quý
giá phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xã hội. Tại
một số quốc gia đã vận hành “chính phủ điện tử” và tích cực định hướng công
dân của mình tới cách tiếp cận với hệ thống chính quyền theo phương thức
mới. Hiện nay các thuật ngữ “tài liệu điện tử” hay “CSDL”, “số hóa tài liệu”
không còn xa lạ với rất nhiều người nữa, đặc biệt là đối với các cán bộ lưu trữ
tại các cơ quan tổ chức. Những tiện ích mà tài liệu điện tử mang lại đã đem
đến những thành tích tốt trong công việc.
Trong hàng loạt các cơ quan, tổ chức hiện đại, thư tín, văn bản, giao
dịch điện tử đã xuất hiện đồng thời và có tín hiệu thay thế dần thư tín, văn
bản, giao dịch bằng giấy. Khác với tài liệu truyền thống - thông tin được ghi
trên giấy và con người có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh
nào thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm,
băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử
dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích. Có thể nói,
tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề quản lý đối với TLLT điện tử
đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi
hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng hơn nữa.
Với những lợi ích thiết thực mà TLLT điện tử mang lại, UBND quận
Tây Hồ đã tiến hành thực hiện và áp dụng tại cơ quan về quản lý TLLT điện
1
tử tuy nhiên kết quả thu được còn hạn chế. Trong đó, việc quản lý và cung
cấp thông tin TLLT điện tử còn chứa đựng những rủi ro như: cơ sở dữ liệu bị
xóa, thông tin bị chỉnh sửa,… Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lưu giữ
tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử
như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, thông tin của cơ quan; và cần
có khuôn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Hơn nữa hiện nay
việc ban hành văn bản về quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ nói
riêng và cơ quan quản lý Nhà nước nói chung đang còn gặp nhiều khó khăn,
chưa có văn bản nào quy định cụ thể.
Để có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công
tác quản lý loại hình TLLT điện tử thì UBND quận Tây Hồ cần đề ra những
giải pháp để khắc phục những hạn chế. Điều này không chỉ góp phần tối ưu
hoá thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà còn góp phần vào sự
nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại trong thời đại
mới.
Chính vì những lý do trên nên tác giả đã lựa chọn vấn đề “Nâng cao
hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, Thành
phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu Khóa luận cho mình.
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài.
Nghiên cứu về TLLT điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc
độ, cả về lý luận và thực tiễn.
Thứ nhất, dưới góc độ lý luận, có giáo trình “Lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ”. Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về các
nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó là các cuốn sách chuyên khảo
như: “Tài liệu điện tử trong quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý
tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn của Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công
tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch);
Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ” của
Tiến sĩ Dương Văn Khảm, do Nhà Xuất bản chính trị quốc gia xuất bản tại Hà
2
Nội, năm 1994. Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của
công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách.
Thứ hai là các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia
hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước.
- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong
“Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”;
“Kỷ yếu hội nghị SARBICA về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử”
năm 2004.
- Đề tài khoa học cấp ban đảng của Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây
dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban
tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010;
- Đề tài cấp Bộ của TS. Lưu Kiếm Thanh về “Quản lý văn bản điện tử
trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong
việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do thạc sỹ Lê Văn
Năng chủ trì. Nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết
các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học và hoạt động theo chế độ cục bộ;
Thứ ba, nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất
nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng
tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư - một số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009;
Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi về lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn về phương pháp bảo vệ cơ
sở dữ liệu và các chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam, số 5, 2007…
Ngoài ra tác giả đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin trên
3
internet (các ebook, bài báo điện tử, các website lưu trữ của Việt Nam và một
số quốc gia trên thế giới như Singapore, Anh, Mỹ…);
Những nguồn tư liệu trên đã cung cấp cho tác giả những kiến thức hữu
ích về lý luận và thực tiễn, giúp tác giả hoàn thiện được đề tài khóa luận này.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
Qua đề tài Khóa luận này, tác giả muốn đặt ra và giải quyết các vấn đề
sau:
- Giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị TLLT tại UBND
quận Tây Hồ trong việc phục vụ quản lý hành chính Nhà nước trên các lĩnh
vực khác nhau.
- Khảo sát thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử và tìm ra những
ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế của công tác này.
- Từ đó, đưa ra các nhóm biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả công
tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, góp phần thúc đẩy công
tác văn thư lưu trữ phát triển.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
* Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND
quận Tây Hồ.
* Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Nghiên cứu trực tiếp tại UBND quận Tây Hồ
- Về thời gian: Khối TLLT điện tử đang được bảo quản tại UBND quận
Tây Hồ từ năm 2007 đến nay.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu.
Ở đề tài này, tác giả tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của vấn đề nghiên cứu;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ và đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu đang được bảo quản
nơi đây.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử tại
4
UBND quận Tây Hồ.
- Tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong công tác quản lý
TLLT điện tử; từ đó đề ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác này.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, tác giả đã kết hợp sử dụng những
phương pháp truyền thống và hiện đại.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đây là một phương pháp rất phù
hợp với việc nghiên cứu, tìm hiểu về một vấn đề mới mẻ, chưa có nhiều tài
liệu liên quan.
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã tham khảo rất nhiều nguồn tài
liệu từ các công trình nghiên cứu trước.
- Phương pháp điều tra, khảo sát tài liệu: Tác giả đã tiến hành thu thập
tài liệu liên quan đến vấn đề trên thông qua các sách, tạp chí, các công trình
nghiên cứu khoa học. Kết hợp với phương pháp hệ thống, đã phân tài liệu
thành các nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho từng nội dung của đề tài.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh để có cách nhìn đầy đủ
hơn về vấn đề nghiên cứu. Sử dụng phương pháp so sánh để tìm ra những
điểm khác biệt giữa TLLTtruyền thống và TLLT điện tử cũng như sự khác
nhau trong công tác quản lý hai loại hình tài liệu này. Trên cơ sở so sánh các
ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về những vấn đề liên quan tới quản lý
TLLT; đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn.
7. Bố cục đề tài.
Đề tài được kết cấu gồm 3 phần:
Phần mở đầu
Phần nội dung gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác quản lý TLLT điện tử
Chương 2: Thực trạng quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây
5
Hồ
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý
TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ.
Phần kết luận
Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực để hoàn thành đề tài, nhưng do đang
còn hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện đề tài nên không tránh
khỏi khuyết điểm và sai sót. Tác giả rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp ý
của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên để đề tài khóa luận được hoàn thiện
6
hơn.
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Các khái niệm về công tác quản lý TLLT điện tử
“Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động
1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;
băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in;
ấn phẩm và vật mang tin khác (Luật lưu trữ năm 2011).
Tại điều 2 Luật lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị
phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ.
TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản
gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
1.1.1.2. Tài liệu điện tử
Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã được xuất hiện từ năm 1990 với nhiều
tên gọi khác nhau, điển hình như: “tài liệu được đọc bằng máy tính”, tài liệu
trên vật mang là máy tính (từ tính)”, “tài liệu được máy tính hướng dẫn” hay
“đồ họa máy tính”.
Sự phát triển của công nghệ máy tính đã giúp cho việc trong bất kỳ
hoàn cảnh và điều kiện nào thì thông tin từ tài liệu giấy đều có thể đọc bằng
máy tính điện tử (quét hình). Tất cả các thông tin đều được thực hiện theo
vòng đời từ tạo lập tới hủy – dưới dạng điện tử.
Thuật ngữ “tài liệu điện tử” được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau từ
các nước châu Âu, chẳng hạn:
7
Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện ở
Luật liên bang về “chữ ký điện tử số” quy định: “Tài liệu điện tử - đó là tài
liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số”. Có thể hiểu
định nghĩa này như sau: tài liệu điện tử là hình thức biểu diễn tài liệu dưới
dạng một tập hợp những sự thực hiện ở dạng điện tử và của những sự thực
hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng trong môi trường số, không rằng
buộc khái niệm với cả những vật mang tin đặc biệt (ví dụ như chữ ký điện tử
số).
Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: “Tài liệu điện tử - đó là tài
liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật
mang máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích
hợp cho xử lý chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính).
Tại Việt Nam, xuất phát từ thực tiễn xã hội và các khái niệm tài liệu
“Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin
điện tử khác nhau, tài liệu điện tử được định nghĩa và hiểu đơn giản như sau:
trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương
tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền
dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà
thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên
các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số.
Tài liệu điện tử được tạo lập trong các CSDL và hệ thống quản lý tài
liệu để phục vụ việc sử dụng của cá nhân, cơ quan, tổ chức, xã hội và phụ
thuộc vào các nhân tố: Quy định của pháp luật; nguồn gốc hình thành từ cơ
quan, tổ chức, cá nhân; quy trình công việc, thủ tục hành chính; đặc điểm của
tài liệu; công nghệ và vật mang tin. CSDL là một hệ thống các thông tin có
cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai
thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng
8
dụng chạy cùng một lúc với những mục đích khác nhau.
1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử
Tại Khoản 1 Điều 13 của Luật lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử là
tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được
số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”
Theo định nghĩa này ta có thể hiểu và phân tích như sau:
- Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ
liệu. “Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và
được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005) và
được hình thành trong quá trình của cơ quan tổ chức cá nhân.
- Những thông điệp dữ liệu này sẽ được lựa chọn để số hóa tài liệu trên
các vật mang tin khác nhau. Những tài liệu được lựa chọn lưu trữ là những tài
liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ
Việt Nam của PGS.TS Dương Văn Khảm: Số hóa tài liệu là quá trình chuyển
các dạng dữ liệu truyền thống sang dữ liệu trên các phương tiện điện tử và
được các phương tiện đó nhận biết. Có thể hiểu, số hóa là việc chuyển các dữ
liệu (tài liệu) truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm
thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang dữ liệu trên
máy tính và được máy tính nhận biết như tài liệu ban đầu. Số hóa tài liệu có
những tiện ích đáng kể mà tất cả các cơ quan tổ chức hiện nay đang áp dụng
để xử lý công việc một cách hiệu quả.
1.1.2. Yêu cầu quản lý TLLT điện tử
1.1.2.1. Yêu cầu về thông tin, CSDL
Thông tin là nguồn tài nguyên quý giá của một cơ quan, tổ chức. Các
phần mềm máy tính là những công cụ hiệu quả để xử lý thông tin và hệ quản
trị CSDL là công cụ phổ biến cho phép lưu trữ và rút thông tin một cách hiệu
quả.
9
Hệ quản trị CSDL, những cải tiến trong kỹ thuật và việc xử lí CSDL đã
đưa đến các cơ hội sử dụng thông tin một cách linh hoạt và hiệu quả khi dữ
liệu được tổ chức, lưu trữ trong các cấu trúc hệ thống. Hệ quản trị CSDL là
một thành công trong nhiều lĩnh vực và đặc biệt là trong thương mại.
Để đảm bảo được những thông tin và CSDL được nhập hiệu quả cần
phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản, cụ thể như sau:
Thứ nhất, phải thiết lập các định dạng tài liệu điện tử, tùy từng loại
hình TLLT thì có các định dạng khác nhau, hiện nay có 6 loại định dạng cơ
bản sau:
- Các định dạng văn bản được xây dựng nhờ sự trợ giúp của quá trình
biên soạn:
+ Các định dạng phần mềm Microsoft Word và Word Perfect
+ Định dạng RIF (Rich Text Format) được bảo đảm bởi nhiều phụ lục
phần mềm trong khi đó vẫn giữ định dạng văn bản đã đặt.
+ Định dạng PDF (Portable Document Format) gồm có hình ảnh trang
và cả văn bản và biểu đồ. Có thể đọc được những file định dạng PDF bằng
nhiều phần mềm để đọc file khác nhau, nhưng chúng được xây dựng chỉ nhờ
phần mềm Adobe Acrobat.
+ Định dạng file XPS (XML Paper Specification) - dạng tài liệu mới
đang được Microsoft phát triển cùng với Microsoft Silverlight, tương tự như
PDF (Portable Document Format). Với định dạng XPS, bạn có thể đóng gói
nội dung của một tài liệu thông thường thành một dạng chuẩn có thể chia sẻ
hay xuất bản một cách nhanh chóng bởi dung lượng nhỏ, chất lượng tốt và
không ai có thể chỉnh sửa được file gốc này một khi đã được xuất bản.
- Các định dạng đồ họa lưu giữ hình ảnh bao gồm:
+ Định dạng DIF (Drawing Interchange Format) được sử dụng rộng rãi
trong các chương trình thiết kế bằng máy tính cho các kỹ sư và kiến trúc sư;
+ Định dạng EPS (Encapsulated PorScript) là một tập tin mở rộng cho
một định dạng tập tin đồ hoạ được sử dụng trong các hình ảnh dựa trên vector
10
trong Adobe Illustrator. Một tệp EPS có thể chứa văn bản cũng như hình ảnh
đồ hoạ. Nó cũng thường có chứa một phiên bản bản đồ bit của hình ảnh để
xem đơn giản hơn là hướng dẫn vector để vẽ hình ảnh. Định dạng này được
sử dụng rộng rãi trong các hệ thống biể quyết hay bầu cử tại bàn.
+ Định dang BMP (Bitmap) – định dạng tương đối kém về chất lượng
và thường được dùng vào quá trình soạn thảo văn bản.
+ Định dạng TIFF (Tagget Image File Format) sử dụng rộng rãi trong
các ứng dụng phần mềm.
+ Định dạng GIF (Graphics Interchange Format) sử dụng rộng rãi trong
các phần mềm dành cho Internet.
- Các định dạng CSDL được xây dựng nhờ những phần mềm chuyên
dụng - các hệ thống quản lý CSDL:
Hệ thống quản lý CSDL cho phép xác định những mối quan hệ giữa
các thành phần thông tin của CSDL, thực hiện các tác động khác nhau tới
thông tin của CSDL (tìm kiếm, đánh dấu, thực hiện những phép toán khác
nhau, lập báo cáo và chỉ dẫn, v.v.). Những ví dụ về hệ thống quản lý CSDL là
Microsoft SQL Sever, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase và những phần
mềm khác.
Ví dụ, CSDL về khách hàng gồm có trường thông tin tên người mua,
địa chỉ và thông tin về hàng hóa. Những trường đó có thể được tổ chức thành
các bảng riêng biệt (thí dụ, một bảng cho tất cả các trường với họ tên của
khách hàng).
CSDL có thể chuyển sang định dạng văn bản, nhưng khi đó bị mất đi
mối liên hệ giữa các trường thông tin với các bảng (ví dụ, lúc đó có thể nhận
được mười trang họ tên, mười trang địa chỉ và nghìn trang thông tin về hàng
hóa, tức là thông tin không liên kết).
- Các định dạng bảng điện tử:
Những file trong định dạng bảng điện tử lưu giữ trong các ô những con
số và mối liên hệ giữa những con số đó. Ví dụ, một ô có thể chứa công thức
11
thực hiện việc cộng dữ liệu của hai ô khác. Giống như các file CSDL, các file
bảng điện tử thường có định dạng của chính phần mềm tạo ra nó. Một số
chương trình có thể nhập khẩu và khai thác những dữ liệu của các nguồn khác
kể cả của những chương trình dùng để trao đổi dữ liệu kiểu này (thí dụ, định
dạng DIF (Data Interchange Format)). Các file của bảng điện tử có thể chuyển
đổi thành file văn bản, nhưng những con số và mối liên hệ giữa các số sẽ bị
mất đi.
- Các định dạng nghe-nhìn/video-audio.
Những định dạng đó chứa các hình ảnh chuyển động (ví dụ video số,
hoạt hình) và các dữ liệu âm thanh được xây dựng và có thể xem, nghe nhờ
các chương trình tương thích và lưu giữ trong định dạng đơn chương trình.
- Đánh dấu ngôn ngữ còn được gọi là các định dạng đánh dấu, gồm có
các hướng dẫn đính kèm để biểu diễn nội dung của file. Chúng là:
+ SGML (Standard Generalized Markup Language) được sử dụng trong
các cơ quan nhà nước ở nhiều nước trên thế giới và là tiêu chuẩn quốc tế;
+ HTML (Hypertext Markup Language) được sử dụng để hiển thị hầu
như toàn bộ thông tin của mạng World Wide Web;
+ XML (Extensible Markup Language) – ngôn ngữ tương đối đơn giản
dựa trên cơ sở SGML và được dùng phổ biến khi quản lý thông tin và trao đổi
thông tin.
Từng định dạng file có điểm mạnh và điểm yếu riêng khi áp dụng vào
việc bảo đảm tài liệu cho quản lý. Ví dụ, những định dạng văn bản
(MicrosoftWord, WordPerfect, RTF v.v.) thuận tiện cho tìm kiếm ngữ cảnh
theo các tài liệu trong CSDL, còn các định dạng đồ hoạ (PDF, TIFF v.v.) giúp
nhận được hình ảnh khi scan với toàn bộ những đặc điểm bên ngoài của nó và
giữ tài liệu có dạng đúng như trên giấy với đầy đủ chữ ký, con dấu, bút tích.
Thứ hai, đảm bảo được các dữ liệu nhập vào các phần mềm được bảo
quản, không bị mất dữ liệu.
Việc bảo đảm việc bảo quản tài liệu điện tử không chỉ để tạo ra các
12
điều kiện bảo quản tối ưu cho các phương tiện lưu trữ thông tin điện tử, mà
còn đảm bảo thông tin có đầy đủ và được thực hiện đúng theo quy trình xử lý
văn bản. Để cho các tập tin máy tính không bị mất, người ta phải lưu
trữ chúng trong hai hoặc nhiều bản sao, được lưu trên những vật ghi tin điện
tử riêng biệt (máy tính làm việc và phương tiện sao lưu). Và nếu mất đi một
trong những bản sao, người ta có thể nhanh chóng tạo một bản sao tập tin
mới.
Trên thực tế, tập tin tạo ra được đặt trong ổ cứng máy tính, lưu trên
máy chủ và sao lưu (bản sao) trên đĩa RAID (hệ thống sao lưu dự phòng cơ
bản), băng từ và đĩa quang từ tính (CD -RW, DVD-RW). Rất ít các cơ quan,
tổ chức tách khối tài liệu điện tử này khỏi máy chủ của họ và lưu giữ riêng
trên phương tiện truyền thông bên ngoài. Bởi tốc độ tăng trưởng của các tài
nguyên lưu trữ tụt hậu phía sau với tỷ lệ giảm giá cho các ổ đĩa cứng, cho
phép các cơ quan, tổ chức tăng năng lực máy chủ của họ một cách dễ dàng.
Cần phải lựa chọn các loại vật mang tin và tuổi thọ của chúng phù hợp
với các yếu tố sau:
– Các loại tài liệu điện tử được lưu trữ và tổng khối lượng của chúng,
– Tuổi thọ dự kiến của các tài liệu và việc đảm bảo tiếp cận với chúng,
– Phương thức sản xuất các vật mang tin và chế độ bảo quản của lưu
trữ,
– Các yêu cầu để đảm bảo tính xác thực của tài liệu.
Đặc biệt chú ý đến sự lựa chọn dạng vật mang tin phải được đưa ra
trong các trường hợp sử dụng các tài liệu điện tử như là bằng chứng bằng văn
bản hoặc bằng chứng pháp lý. Nếu tài liệu khi tạo lập không sử dụng chữ ký
số điện tử (EDS), nên sao chép chúng trên CD-R đĩa quang học ghi một lần.
Thứ ba, phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ thông tin trong TLLT điện tử.
Tài liệu cần thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của lãnh
đạo bao gồm:
- Đảm bảo về nội dung pháp lý
13
- Đảm bảo về hình thức đầy đủ để đảm bảo văn bản có giá trị
Nếu sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến nhận định hoặc ra
quyết định sai và văn bản đó sẽ trở nên không có giá trị. Ví dụ: Văn bản được
lưu trữ nhưng lại không có chữ ký thì văn bản đó sẽ không có giá trị mặc dù
nó rất quan trọng đối với cơ quan.
Thứ tư, cập nhật thông tin, CSDL nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Tài liệu tại UBND quận Tây Hồ sản sinh ra từng ngày, vì cán bộ bộ văn
thư lưu trữ luôn phải trong tình trạng cập nhật các dữ liệu thông tin mọi lúc
mọi nơi đề phù hợp với công việc đang diễn ra. Đồng thời việc cập nhật thông
tin cũng phải đảm bảo nhanh chóng chính xác nhất là trong khâu nhập cơ sở
dữ liệu vào phần mềm và truyền nhận văn bản. Bởi thông tin cần truyền đạt
đến người nhận tin đúng lúc họ cần, ngược lại, thông tin đó có thể trở thành
lạc hậu và không còn nguyên giá trị. Ví dụ: việc cập nhật mỗi đầu tuần lịch
làm việc cho các cán bộ trong cơ quan nếu giử không kịp thì sẽ không giải
quyết được công việc theo đúng thời hạn quy định.
Thứ năm, hệ thống được đảm bảo thống nhất và hoàn chỉnh.
Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cần phải đảm bảo:
- Cơ chế nhập và tạo ra các tài liệu điện tử (máy quét, E-mail, nhập trực
tiếp và lưu);
- Xem tài liệu;
- In tài liệu;
- Tìm kiếm nhanh các tài liệu theo các tham số khác nhau, chẳng hạn
như theo thư mục phân nhánh và theo các thuộc tính của tài liệu (lập chỉ mục
tài liệu);
- Phân quyền truy cập vào tài liệu điện tử;
- Không có khả năng xóa tài liệu;
- Lưu trữ tin cậy, sao lưu tài liệu điện tử;
- Theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu;
- Khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có.
14
Hệ thống lưu trữ điện tử là một giải pháp toàn diện cho các vấn đề được
đề cập. Việc tổ chức và thiết lập một hệ thống lưu trữ điện tử hợp lý không
phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Hệ thống này bao gồm các yếu tố cấu thành
không bắt buộc, nhưng cần có. Hệ thống cần phải đảm bảo:
- Lưu trữ thông tin;
- Ghi nhận thông tin;
- Trình bày thông tin;
- Cho phép sử dụng thông tin (không chỉ để "nhìn" mà còn có thể chỉnh
sửa và tạo một cái mới trên cơ sở thông tin đã có, đồng thời không gây thiệt
hại cho các thông tin đã lưu trữ trước đây);
- Quản lý thông tin.
1.1.2.2. Yêu cầu về đội ngũ nhân sự
Việc đào tạo, tuyển dụng đội ngũ nhân sự phải đảm bảo phù hợp với sự
thay đổi của xã hội, điển hình như việc quản lý văn bản được thực hiện trên
máy tính; do đó, người làm công tác văn thư lưu trữ phải am hiểu về các phần
mềm, công nghệ thông tin để tiến hành lưu trữ tài liệu đúng và chính xác. Ví
dụ: Người dùng phải thể tiếp cận tới các CSDL để khai thác thông tin theo các
cấp độ khác nhau: từ thư mục tới toàn văn; khai thác riêng rẽ từng CSDL hay
khai thác theo Nhóm CSDL,.... Hoặc liên kết tới các nguồn tài nguyên thông
tin bên ngoài. Mức độ và khả năng liên kết đến đâu phụ thuộc vào sự hợp tác
với các cơ quan khác và việc khai thác các tầng thông tin số hoá đó cũng có
những khác biệt. Chẳng hạn: có vùng/mảng thông tin được khai thác tự do,
miễn phí, nhưng có những vùng/CSDL phải có mật khẩu, phải trả tiền,.... để
thực hiện được điều này thì cán bộ văn thư lưu trữ cần hiểu rõ về các CSDL
và các thao tác nghiệp vụ phải linh hoạt.
1.1.2.3. Yêu cầu về cơ sở vật chất
Khi lưu trữ tài liệu điện tử thì tất cả các hoạt động đều phụ thuộc vào
máy tính và các phần mềm, các khoa học công nghệ để ngày càng nâng cao
chất lượng hoạt động của việc quản lý văn bản. Để thực hiện được điều này
15
cần phải có hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ và phải cập nhật thường xuyên các
phần mềm mới để bắt kịp với xu hướng hiện đại. Các cơ sở vật chất phải đảm
bảo được như sau:
- Mạng có tốc độ kết nối nhanh với INTERNET.
- Hệ thống máy chủ lớn thực hiện việc quản trị và các dịch vụ khác
nhau
- Trang thiết bị số hoá, bao gồm các dạng máy Scan phù hợp với công
việc
- Hệ thống máy trạm để cập nhật, khai thác thông tin;
- Các thiết bị công nghệ chuyên dụng cho thư viện điện tử: mã vạch,
quản lý và in thẻ, máy quét, máy sao CD,....
Về phần mềm: đến nay, trên thế giới có nhiều phần mềm phục vụ cho
việc xây dựng và phát triển phục vụ cho việc lưu trữ tài liệu điện tử. Mỗi phần
mềm đều có những ưu, nhược điểm riêng nhưng thông thường một
phần mềm khả dĩ phải có các module chính như sau: Bổ sung; Biên
mục; Quản lý Kho; Mục lục trực tuyến; Phân hệ lưu hành; Quản lý tài liệu
điện tử; Truy hồi và trình bày thông tin; Quản trị hệ thống.
Ngoài ra, để tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử ta cũng cần có: Phần mềm
Hệ thống Hệ điều hành và Hệ quản trị các CSDL; Phần mềm quản lý văn bản
đi và đến; CD/ROM, phần mềm văn phòng điện tử; hoặc áp dụng Clouoffice -
phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp; các thiết bị hỗ trợ cho việc thực
hiện khâu nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử như: máy tính, máy scan…
1.1.3. Vai trò của tài liệu điện tử
Sự ra đời của khoa học công nghệ kéo theo sự xuất hiện của một loại
tài liệu hoàn toàn mới - tài liệu điện tử. Có thể hiểu tài liệu điện tử là tài liệu
mà toàn bộ quá trình sinh ra, tồn tại và tiêu hủy được thực hiện trong môi
trường điện tử. Loại tài liệu này hiện đang chi phối mạnh mẽ hoạt động của
nền hành chính nói riêng và của xã hội nói chung, tại tất cả các quốc gia và có
xu hướng thay thế dần tài liệu giấy. Sự xuất hiện và thâm nhập ngày càng sâu
16
rộng của tài liệu điện tử vào các hoạt động xã hội và công tác hành chính đã
có vai trò to lớn trong việc điều hành quản lý Nhà nước. Cụ thể:
1.1.3.1. Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý và công tác hành chính
trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn.
Thứ nhất, sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện
tử. Đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu
giấy. Mạng lưới công nghệ thông tin ngày càng rộng đồng nghĩa với sự ra đời
của internet ngày càng phát triển, chỉ trong một vài giây tài liệu của cơ quan
trong nước có thể truyền sang nước ngoài một cách dễ dàng, chính xác mà
mọi người không cần phải di chuyển rời chỗ làm việc của mình. Khả năng
chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử giúp cho việc cung cấp thông tin
một cách ngay lập tức cũng như của việc xử lý văn bản một cách dễ dàng, tiết
kiệm khối lượng thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động trong cơ
quan, tổ chức nói chung và đối với mỗi cá nhân nói riêng.
Thứ hai, sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một
cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa
về địa lý: khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan,
tổ chức được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người có thể
cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng
một hệ thống. Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình
xử lý văn bản. Chẳng hạn một cơ quan lớn có nhiều chi nhánh phân bổ trên
khắp đất nước Việt Nam, khi muốn xử lý một văn bản và sự góp ý của lãnh
đạo cấp trên chỉ cần chuyển văn bản qua phần mềm hệ thống đã thiết lập và
định dạng tại cơ quan; từ đó văn bản sẽ được chuyển ngay đến người nhận chỉ
trong vòng một vài giây. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua
internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các hệ thống bên ngoài.
Hình thức chuyển giao văn bản thông tin phổ biến nhất thông qua internet
hiện nay trên khắp thế giới là gửi qua gmail.
Thứ ba, đảm bảo quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được
17
diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống: việc tiếp cận tài liệu và tìm kiếm
thông tin trên hệ thống văn bản điện tử có thể mang lại kết quả hầu như ngay
lập tức thông qua CSDL và hệ thống tra tìm tự động (hay còn gọi là phần
mềm quản lý tài liệu điện tử).
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được coi là giải pháp quản lý khoa
học trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay. Với những lợi ích tuyệt vời,
phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống
rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp đơn vị sử dụng được yên tâm về tính
bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn. Phần mềm quản lý
tài liệu giúp đơn giản hóa quá trình lưu trữ, tìm kiếm thông tin. Trước
khi phần mềm quản lý tài liệu chưa xuất hiện, việc lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm
tài liệu thường tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt là tại những đơn vị có khối hồ
sơ, văn bản lớn như trường học, bệnh viện,… do đó, tại những đơn vị này
thường phải tốn một không gian lớn để lưu trữ đồng thời luôn phải tiêu hủy
hồ sơ sau một khoản thời gian nhất định để tránh sự quá tải. Đặc biệt, nếu
người quản lý hồ sơ bản cứng không được đào tạo nghiệp vụ thủ thư bài bản,
sẽ thật khó cho người tìm kiếm thông tin sau này. Khắc phục được nhược
điểm đó của cách lưu giữ thông tin truyền thống, phần mềm quản lý tài
liệu giúp đơn vị sử dụng số hóa thông tin, thậm chí mật mã hóa thông tin để
lưu trữ trên hệ thống. Đơn giản hóa quá trình lưu trữ thông tin, khi cần tìm
kiếm, người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ô tìm kiếm, chỉ vài giây
sau đã có được tài liệu mình cần. Như vậy với các đơn vị khối hành chính nhà
nước có bộ máy làm việc cồng kềnh hay những doanh nghiệp lớn, việc sử
dụng một phần mềm quản lý tài liệu dạng hệ thống sẽ tiện lợi hơn.Việc tìm
kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực
hiện thông qua phần mềm quản lý tài liệu điện tử. Kết quả tra tìm thường cho
ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử
và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn
bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy.
18
Thứ tư, chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế
của tài liệu điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc
sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải
chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản
trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng.
Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tài liệu điện tử vừa là thách thức đối với nền
hành chính và công tác lưu trữ.
Thứ năm, cho phép đảm bảo an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ
ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ
kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho
phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm
việc với văn bản.
Thứ sáu, đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra
đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”). Theo các nhà
lưu trữ Bắc Mỹ thì vòng đời tài liệu trải qua 4 giai đoạn bao gồm: Tạo lập
CSDL -> tạo lập tài liệu -> bảo trì (xác định giá trị tài liệu) -> lưu trữ tài liệu.
1.1.3.2. Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng
so với tài liệu giấy.
Đối với tài liệu giấy, khi muốn lưu trữ cần phải xây dựng kho với diện
tích tương đối lớn và cần trang bị nhiều cơ sở vật chất để tránh các tác nhân
gây hại đối với tài liệu, mất khá lớn khoản chi phí khi muốn lưu trữ một khối
lượng tài liệu lớn. Tuy nhiên đối với văn bản điện tử trang bị hệ thống chu
chuyển văn bản cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc
in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn
bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động,
đảm bảo an toàn tài liệu.
1.1.3.3. TLLT điện tử giúp cơ quan bắt kịp với sự phát triển khoa học
công nghệ hiện đại.
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin
19
đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin, dữ liệu của
nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan
tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và
đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý,
số hóa tài liệu. Trên hệ thống thông tin điện tử Intenet không chỉ diễn ra sự
giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin
hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng.
1.2. Cơ sở pháp lý
Trong quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của mình, những
năm qua UBND quận Tây Hồ đã áp dụng một số văn bản của Nhà nước trong
việc thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử. Cụ thể như sau:
- Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định về quản lý TLLT điện tử:
Điều 13: Quản lý TLLT điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được
lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin
khác.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin
đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả
năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn,
nghiệp vụ riêng biệt.
3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
- Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết
một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó quy định cụ thể về quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử tại chương II.
Nghị định yêu cầu tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp
20
vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện
tử.
Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ.
Đồng thời, hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và
được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
- Luật số 03/2003/QH11 Luật Kế toán ngày 17/6/2003:
Luật Kế toán đã đề cập tới chứng từ điện tử và lưu trữ chứng từ điện tử.
Tuy nhiên, những quy định đó chỉ giới hạn trong lĩnh vực kế toán và chưa có
tác động lớn đến công tác văn thư, lưu trữ.
Các văn bản có liên quan và quy định chi tiết đến Luật Kế toán:
Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng
trong lĩnh vực kế toán nhà nước;
Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng
trong hoạt động kinh doanh;
Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày 31/3/2002 của Thủ tướng Chính
phủ về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và
thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;
Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà
nước ban hành Quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã qua sử dụng
để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;
- Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010, Thủ tuớng
Chính phủ đã quy định để bảo đảm môi trường pháp lý phải “Xây dựng quy
định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc” và
giao cho Bộ Nội vụ trách nhiệm “Chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và
Truyền thông xây dựng, ban hành quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử
lý văn bản điện tử trên toàn quốc”.
21
- Luật số 51/2005/QH11 Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005:
Đây là một văn bản quy phạm pháp luật đặt nền móng cho cơ sở pháp
lý của tài liệu lưu trữ điện tử. Luật Giao dịch điện tử ra đời đã có những tác
động quan trọng đến công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh của việc sử dụng
tài liệu, văn bản điện tử để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá
nhân thông qua phương tiện điện tử.
Để thi hành Luật Giao dịch điện tử trong các lĩnh vực khác nhau của
đời sống xã hội, các văn bản quy định chi tiết đã được các cơ quan quản lý
nhà nước ban hành. Trong đó có thể kể đến:
Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký
số;
Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao
dịch điện tử trong hoạt động tài chính;
Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về
thương mại điện tử;
Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08/3/2007 của Chính phủ về giao
dịch điện tử trong hoạt động của ngân hàng;
Thông tư số 50/2009/TT-BTC ngày 16/3/2009 của Bộ Tài chính hướng
dẫn giao dịch điện tử trên thị trường chứng khoán;
Thông tư số 78/2008/TT-BTC ngày 15/9/2008 của Bộ Tài chính hướng
dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày
23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;
Thông tư số 222/2009/TT-BTC ngày 25/11/2009 của Bộ Tài chính
hướng dẫn thí điểm thủ tục hải quan điện tử;
Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 07 năm 2010 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số
chuyên dùng phục vụ cho cơ quan thuộc hệ thống chính trị;
- Luật số 67/2006/QH11 Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006
22
Trước thực tế nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng cao
trong hoạt động tổ chưc, quản lý, điều hành nội bộ cũng như trong giao dịch
giữa cơ quan, tổ chức cá nhân đã đặt ra yêu cầu cấp thiết phải có một luật điều
chỉnh về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ ứng
dụng công nghệ thông tin là một nhu cầu tất yếu và có tác động quan trọng
đến hiệu quả của các lĩnh vực này. Tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử là
sản phẩm của công nghệ thông tin và phần mềm máy tính, vì vậy sự ra đời
của Luật số 67/2006/QH11 Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006 có tác
động quan trọng đối với loại hình tài liệu này. Đây là một cơ sở pháp lý quan
trọng quy định những vấn đề cơ bản về hạ tầng công nghệ thông tin cho các
giao dịch điện tử nói chung và công tác lưu trữ điện tử nói riêng, đưa tài liệu
lưu trữ điện tử tiến thêm một bước xa cùng với sự phát triển nhanh qua khoa
học công nghệ hiện nay.
Các văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Công nghệ
thông tin được ban hành: Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của
Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan
nhà nước; Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông
tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ
thông tin trong cơ quan nhà nước;…
- Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT-
BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 về việc công bố danh mục tiêu chuẩn kỹ
thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Trong đó quy
định các tiêu chuẩn: tiêu chuẩn về kết nối; tiêu chuẩn về tích hợp dữ liệu; tiêu
chuẩn về truy cập thông tin; tiêu chuẩn về an toàn thông tin; tiêu chuẩn về dữ
liệu đặc tả.
1.3. Cơ sở thực tiễn về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND
quận Tây Hồ
1.3.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
23
UBND quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo
Nghị định số 69/CP của Chính Phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được
UBND Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn
bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996.
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà
Nội ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp
việc trực thuộc UBND Quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên
môn, 08 đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm
vụ của mình.
Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội, phía Đông giáp
Quận Long Biên, phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ Đông Bắc xuống Đông
Nam dọc theo sông Hồng, Quận Tây Hồ giáp huyện Đông Anh và Gia Lâm,
phía Tây giáp huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy.
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên
110.000 người cư trú trên địa bàn của 08 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có
Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một
cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước.
Sau hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, quận Tây Hồ đã ngày càng
lớn mạnh. Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020,
quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. Như vậy,
trong tương lai Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội. Với vị trí
đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao
gồm cả nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc
đẩy nhanh sự phát triển Kinh tế - Xã hội của quận nói riêng và của Thủ đô Hà
Nội nói chung.
1.3.2. Vị trí và chức năng
UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương,
quản lý phạm vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị
24
quyết của HĐND quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, chính
trị, an ninh, xã hội, quốc phòng. Cụ thể là:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn hoá, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại.
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập
thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo
điều hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý
Nhà nước. UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ
chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003. Cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
Quốc phòng dài hạn và hàng năm của quận. Xây dựng kế hoạch đầu tư và xây
dựng các công trình trọng điểm của quận trình HĐND cùng cấp thông qua,
quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh,
25
Quốc phòng, Thông qua các báo các của UBND quận trước khi trình HĐND
quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do
UBND quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi
cá nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm
quyền của UBND quận.
1.3.4. Cơ cấu tổ chức
* Về cơ cấu: Hiện tại, UBND quận Tây Hồ bao gồm 4 thành viên: 01
Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch.
Thực hiện Quyết định số: 2537/QĐ-CTUBND ngày 16/9/2016 của Chủ
tịch UBND quận Tây Hồ về việc phân công công tác của Chủ tịch và các Phó
Chủ tịch nhiệm kỳ 2016 – 2021.
- Chủ tịch UBND quận (Đỗ Anh Tuấn) phụ trách chung, lãnh đạo, quản
lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các lĩnh vực công tác cả UBND
quận trước Thành ủy, Chủ tịch UBND Thành phố, Thường trực Quận ủy và
HĐND quận. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các
vấn đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ
của UBND huyện, phụ trách các lĩnh vực sau :
+ Công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, chương
trình công tác của UBND quận, công tác đối ngoại;
+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; quốc
phòng, quân sự địa phương;
26
+ Công tác tổ chức bộ máy cán bộ: bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động,
cách chức; kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý theo
quy định của pháp luật; công tác thi đua – khen thưởng;
+ Chỉ đạo thực hiện công tác thu, chi ngân sách địa phương theo phân
cấp; công tác lập dự toán, phân bổ ngân sách cho các đơn vị trực thuộc theo
quy định;
+ Công tác xây dựng và phát triển đô thị, quản lý đầu tư xây dựng;
+ Công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; công tác theo dõi thi
hành pháp luật và xử lý vi phạm hành chính, công tác bồi thường nhà nước.
+ Các vấn đề về đất đai
- 01 Phó Chủ tịch UBND quận (Nguyễn Lê Hoàng) phụ trách các lĩnh
vực: Công tác quản lý đô thị; công tác quản lý đất đai và tài nguyên môi
trường; công tác giải phóng mặt bằng; các dự án đầu tư xây dựng quận; ban
hành quy định về quản lý Hồ Tây đối với các nội dung công việc thuộc thẩm
quyền của UBND quận; công tác phòng chống thiên tai; thực hiện công tác
tiếp dân và một số vấn đề khác.
- 01 Phó Chủ tịch UBND quận (Nguyễn Đình Khuyến) phụ trách các
lĩnh vực: Phát triển kinh tế, quản lý đầu tư và công tác giải phóng mặt bằng,
tuyền truyền phổ biến giáo dục pháp luật, công tác thu chi ngân sách, kiểm
soát thủ tục hành chính và các vấn đề khác.
- 01 Phó Chủ tịch UBND quận (Phạm Xuân Tài) phụ trách lĩnh vực
Văn hoá xã hội, bao gồm: Giáo dục - đào tạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em,
Lao động việc làm, đào tạo dạy nghề, chính sách xã hội, BHXH, Xoá đói
giảm nghèo, Văn hoá, thông tin, thể thao, du lịch, công tác tiếp dân giải quyết
khiếu nại tố cáo và các vấn đề xã hội khác.
* Về bộ máy: Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm
1995 của UBND quận Tây Hồ quyết định về việc thành lập các phòng, ban
chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ” có 12 phòng, ban chuyên môn.
Bao gồm:
27
Văn phòng HĐND & UBND Quận.
Phòng Nội vụ.
Phòng Thanh tra.
Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao.
Phòng Kinh tế.
Phòng Giáo dục và Đào tạo.
Phòng Quản lý - Đô thị.
Phòng Tư pháp.
Phòng Tài chính - Kế hoạch.
Phòng Y tế
Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ,
Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên
cạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án,
Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm
sát nhân dân, Toà án nhân dân…
1.3.5. Đặc điểm TLLT tại UBND quận Tây Hồ
1.3.5.1. Thành phần TLLT
UBND quận Tây Hồ là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước
tại địa bàn trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội. Chính vì thế,
nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận rất đa
dạng và phong phú. Tài liệu nơi đây phản về các lĩnh vực: kinh tế, chính trị,
văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng,… được sản sinh ra từ các cơ quan khác
nhau trên địa bàn quận. Có thể khái quát về thành phần tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của UBND quận Tây Hồ như sau:
- Tài liệu do UBND quận sinh ra: Đây là loại tài liệu có giá trị quan
trọng nhất đối với cơ quan nhà nước cấp quận. Nội dung của tài liệu này phản
ánh đầy đủ và toàn diện các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng,
28
nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước tại địa phương như:
kinh tế, chính trị, văn hóa, y tế, đất đai… Những tài liệu này chiếm sô lượng
lớn nhất trong phông và cũng chứa nhiều thông tin quan trọng nhất bao gồm
các loại hình văn bản như: Quyết định, thông tư, kế hoạch, đề án, báo cáo…
- Tài liệu của HĐND gửi đến. Những tài liệu này chủ yếu là các loại văn bản
nghị quyết, quyết định, chỉ thị nhằm chỉ đọa, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các
hoạt động của UBND quận.
- Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống: gồm các văn bản như: Nghị
quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch… của các cơ quan
như Chính phủ, UBND thành phố Hà Nội; các tài liệu này chứa đựng những
thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về các
lĩnh vực mà cơ quan nhà nước cấp quận có nhiệm vụ chấp hành và tổ chức
thực hiện.
- Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại nghị
quyết, thông báo, công văn… để trao đổi, thống nhất và lấy ý kiến tham khảo,
sửa đổi về các lĩnh vực hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp quận.
- Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên: là tài liệu của các phòng,
ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc UBND quận và UBND các phường
nhằm xin ý kiến chỉ đạo hoặc báo cáo kết quả công tác. Tài liệu của các đơn
vị sự nghiệp thuộc quận như: Ban quản lý dự án, phòng lao động thương binh
và xã hội, phòng Tư pháp, phòng quản lý đô thị, giáo dục – đào tạo, UBND
phường Bưởi, UBND phường Nhật Tân….
- Tài liệu của cơ quan, đơn vị hiệp quản như công an quận, Ban chỉ huy
quân dự huyện, Chi cục thuế quận, BHXH quận…. tài liệu này chứa đựng
những thông tin để kết hợp với UBND quận giải quyết công việc.
- Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa phương
chính quyền quận cũng có mối liện hệ công tác với nhiều tổ chức chính trị xã
hội như: Thành ủy, quận ủy, LĐLĐ quận, quận đoàn…
Ngoài ra, trong thành phần tài liệu hình có đơn, thư, góp ý, kiến nghị,
29
khiếu nại, tố cáo của cán bộ, công chức, viên chức, của quần chúng nhân dân
về các vấn đề liên quan đến việc điều hành, chỉ đạo, quản lý của các cơ quan
nhà nước cấp quận.
1.3.5.2. Loại hình TLLT của UBND quận Tây Hồ
TLLT phản ảnh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan, tổ
chức tại cấp quận cho nên các loại hình tài liệu cũng phong phú và đa dạng.
Trong đó, tài liệu hành chính chiếm khối lượng lớn trong hoạt động của
UBND quận, chủ yếu được thể hiện trên chất liệu giấy. Ngoài ra còn có tài
liệu nghe nhìn (băng ghi âm, ghi hình),…, tài liệu khoa học công nghệ; và tài
liệu điện tử được số hóa từ tài liệu giấy. Qua sự tìm hiểu thực tế tại UBND
quận Tây Hồ, tài liệu có những loại hình đang được bảo quản trong kho như
sau:
- Thứ nhất, trong quá trình hoạt động của UBND quận tài liệu hình
hành chính là tài liệu được sản sinh ra nhiều nhất. Nội dung của tài liệu phản
ánh đầy đủ chức năng quản lý Nhà nước trên mọi mặt của đời sống xã hội từ
khi thành lập đến nay. Đó là những tài liệu về chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo, đôn
đốc, điều hành của UBND đối với các cơ quan chuyên môn và các cơ quan
phường, những tài liệu về thanh tra, kiểm tra, báo cáo kết quả công tác của
UBND; hồ sơ về các kỳ họp của UBND về các vấn đề cụ thể trong địa bàn
quản lý; các vấn đề chuyên môn như đất đai hay thủ tục cải cách hành
chính…
- Thứ hai, tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ: Hiện nay trong công
cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, UBND quận đã tiến hành xây
dựng các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho phát triển công nghiệp, văn
hóa xã hội; tài liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu khảo
sát, tài nguyên thiên nhiên trên địa bàn. Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều
loại như: các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, các loại sơ đồ, các loại bản đồ địa giới
30
hành chính.
- Thứ ba, tài liệu nghe nhìn: chủ yếu là băng, CD ghi lại từ các tài hình
hành chính, chuyển dữ liệu vào các CD; hình ảnh về UBND quận và những
công tác hoạt động của UBND quận từ khi thành lập đến nay.
- Thứ tư, tài liệu điện tử. Trong thời đại hiên nay khi khoa học công
nghệ phát triển tài liệu điện tử đã được ra đời trong vài năm gần đây, các cơ
quan tổ chức bắt đầu áp dụng các phần mềm quản lý văn bản để đưa công
việc được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả. UBND quận Tây Hồ cũng
đã áp dụng phần mềm này để quản lý văn bản, lưu trữ những tài liệu trên máy
tính và truyền văn bản đi khắp nơi đến người nhận ngày lập tức mà không
phải di chuyển.
1.3.5.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ
Về cơ bản nội dung của tài liệu lưu trữ UBND quận đều phản ánh tình
hình kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội cũng như đóng góp của địa phương với
UBND thành phố qua các giai đoạn khác nhau của lịch sử. Với những nội
dung như vậy, TLLT của UBND quận có ý nghĩa hết sức quan trọng về nhiều
mặt của xã hội. Trong từng nội dung của TLLT đều bao hàm, chứa đựng
những ý nghĩa thiết thực đối với các nhà nghiên cứu và quản lý tại địa
phương. Bản thân nội dung được phản ánh trong những TLLT đó là những
giá trị mà người sử dụng có thể khai thác cho nhiều mục đích khác nhau.
Hoạt động của chính quyền và nhân dân UBND quận trong việc xây
dựng, phát triển kinh tế từ khi Đảng và Nhà nước có chủ trương thực hiện
chính sách đổi mới, nhiều thay đổi trong kinh tế xã hội của UBND quận thay
đổi rõ nét. Nội dung tài liệu được thể hiện qua từng lĩnh vực quản lý của
chính quyền, bao gồm: Nội chính, văn hóa – giáo dục, lao động, thương binh
– xã hội, kinh tế, quản lý đô thị,…
1.3.5.4. Tình trạng của tài liệu
Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại UBND quận Tây Hồ được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan từ khi thành lập cho đến nay. Tài liệu
31
được sắp xếp trong 3 kho lưu trữ với khoảng 800m giá tài liệu.
- Mức độ thiếu đủ của phông, hoặc khối tài liệu: Tài liệu của các phông
từ khi sản sinh cho đến năm 2008 đang còn thiếu (do lúc đó chưa chú trọng
đến lưu trữ tài liệu và cách bảo quản đang còn hạn chế dẫn đến hỏng tài liệu),
Từ năm 2008 đến 2014 về cơ bản tài liệu trong thời gian này đã chỉnh lý xong
hết và tương đối đầy đủ. Theo số liệu thống kê báo cáo sơ sở năm 2016 của
UBND quận: Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 46160 hồ sơ/ đơn vị bảo
quản; có 100 bộ/đoạn phim trong đó đã thống kê biên mục thành 2 giờ nghe;
có 460 ảnh gốc trong đó đã thống kê biên mục 310 chiếc; có 1300 hồ sơ/MB
tài liệu điện tử trong đó đã tạo lập CSDL 900 hồ sơ/MB.
- Mức độ xử lý nghiệp vụ: đa số các phông được bảo quản tại kho lưu
trữ của UBND quận Tây Hồ đã được chỉnh lý hoản chỉnh (được phân loại, lập
hồ sơ, xác định giá trị tài liệ, sắp xếp tài liệu lên giá…). Tuy nhiên vài năm
gần đây, cụ thể là năm 2014 đến nay tài liệu vẫn chưa được chỉnh lý và đang
trong xây dựng dự án chỉnh lý, tài liệu đang còn trong tình trạng bó gói, để
trong các cặp ba dây.
- Tình trạng vật lý tài liệu: chất lượng tài liệu từ khi thành lập UBND
quận đến năm 2008 chưa được tốt, bởi chất liệu giấy không đảm bảo làm tài
liệu bị hư hỏng và việc bảo quản tài liệu chưa được đầu tư. Từ năm 2008 đến
này thì tài liệu được lưu trữ với chất lượng tương đối tốt.
- Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu: tại UBND quận Tây Hồ đang sử
dụng công cụ thống kê truyền thống là mục lục hồ sơ, ngoài ra còn có công cụ
thống kê hiện đại như các CSDL kho lưu trữ, CSDL hồ sơ, CSDL văn bản…
Tiểu kết chương 1:
Trên đây là những khái quát về các khái niệm liên quan đến đề tài khóa
luận và giải thích rõ những khái niệm đó; giới thiệu chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ để người đọc hiểu rõ về
32
những công tác hoạt động của cơ quan này
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ
TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
2.1. Hoạt động quản lý TLLT điện tử.
2.1.1. Các văn bản quy định về công tác quản lý TLLT điện tử tại
UBND quận Tây Hồ.
Căn cứ vào các VBQPPL của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ:
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công
tác Văn thư. Các văn bản của cơ quan cấp trên: Quyết định số:
1479/1998/QĐ-UB ngày 14/11/1998 về việc Ban hành quy định về công tác
văn thư lưu trữ của UBND quận Tây Hồ; Quyết định số 7117/QĐ-UBND
ngày 22/11/2013 ban hành Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong
các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.
Trong quá trình hoạt động, UBND quận Tây Hồ đã ban hành các văn
bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; tuy nhiên đối với các văn bản
về TLLT điện tử hiện nay vẫn chưa có văn bản cụ thể, những TLLT điện tử
chỉ mới dừng ở dạng hình thành từ tài liệu số hóa. Điển hình như các văn bản
về các phần mềm quản lý văn bản, áp dụng các quy định những văn bản đối
với tài liệu hành chính vào TLLT điện tử.
2.1.2. Tình hình tổ chức nhận sự thực hiện công tác quản lý TLLT
điện tử tại UBND quận Tây Hồ.
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND quận Tây Hồ; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND quận. Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
33
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố
Hà Nội. Với vị trí, chức năng như vậy đã đặt ra yêu cầu về trình độ cán bộ,
nhân viên văn phòng.
Hiện tại văn phòng HĐND&UBND có 02 cán bộ phụ trách văn thư và
01 cán bộ phụ trách lưu trữ. Với khối lượng công việc nhiều và đòi hỏi tính
nghiệp vụ chuyên môn cao nên cán bộ văn thư và lưu trữ tại đây gặp nhiều áp
lực trong công việc, nhất là đầu tuần, khối lượng văn bản đi và đến liên tục;
nên đôi lúc vẫn còn gặp tình trạng thiết sót. Do sự phát triển công nghệ ngày
càng hiện đại, việc cung cấp thông tin đến người đòi hỏi công nghệ mới, do
đó lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ cần bổ sung thêm nhân
sự có kiến thức chuyên môn vững vàng về công tác văn thư, lưu trữ nhất là về
lĩnh vực tin học văn phòng để công việc hoạt động tại nơi đây được diễn ra
nhanh chóng, chính xác.
Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ hiện nay đã đáp ứng được các nhu
cầu cơ bản của công việc trong cơ quan. Về trình độ chuyên môn, cán bộ văn
thư lưu trữ đều đã được biên chế, có trình độ về chuyên ngành văn thư, lưu
trữ. Qua các năm, được sử chỉ đạo của chủ tịch UBND quận, các cán bộ nơi
đây đã được học tập, đào tạo qua các chương trình học về văn thư, lưu trữ
ngắn hạn; chương trình đạo tạo tin học, bắt kịp với xu thế hiện nay về công
nghệ điện tử; có đủ năng lực thực hiện các công việc về ứng dụng công nghệ
thông tin và sử dụng phần mềm quản lý văn bản, quản lý TLLT; luôn trau dồi,
bổ sung kiến thức quản lý hành chính nhà nước, thực hiện tốt nhiệm vụ của cơ
quan.
2.1.3. Tình hình tài liệu được số hóa.
Hiện tại UBND quận Tây Hồ TLLT điện tử vẫn chưa tạo lập ở dạng
thông điệp dữ liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan mà được số hóa từ
tài liệu trên các vật mang tin khác.
2.1.3.1. Khối lượng tài liệu số hóa
Tại UBND quận Tây Hồ hiện nay có 03 kho lưu trữ của Văn phòng
34
HĐND – UBND với diện tích 40m2, một phòng rộng nhất là 60m2 và 01
phòng tra cứu hồ sơ được bố trí tại tầng 4 của trụ sở UBND quận. Kho lưu trữ
được đặt tại tầng cao nơi khô ráo, có môi trường không khí trong sạch, thuận
lợi cho giao thông, bảo vệ và phòng cháy chữa cháy. Kho lưu trữ UBND quận
Tây Hồ hiện đang bảo quản hơn 800m giá tài liệu trong đó có khoảng 40m giá
tài liệu chưa được chỉnh lý và số hóa, còn lại đều được lập thành hồ sơ hoàn
chỉnh với 46160 hồ sơ/đơn vị bảo quản trong kho và sắp xếp lên giá theo
đúng thứ tự đã được quy định.
2.1.3.2. Thành phần và nội dung tài liệu số hóa
Các hồ sơ quan trọng thuộc khối tài liệu hiện đang được bảo quản tại
UBND quận Tây Hồ được số hóa có thành phần và nội dung tài liệu từ năm
2014 đến nay như sau:
- Tài liệu hành chính là tài liệu được sản sinh ra nhiều nhất tại UBND
quận Tây Hồ. Đó là những tài liệu về chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo, đôn đốc, điều
hành của UBND đối với các cơ quan chuyên môn và các cơ quan phường,
những tài liệu về thanh tra, kiểm tra, báo cáo kết quả công tác của UBND;...
- Tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ bao gồm: tài liệu về triển
khai các đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu khảo sát, tài nguyên thiên nhiên
trên địa bàn hoặc các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, các loại sơ đồ, các loại bản đồ
địa giới hành chính.
- Thứ ba, tài liệu nghe nhìn: là hình ảnh về UBND quận và những công
tác hoạt động của UBND quận từ khi thành lập đến nay.
2.1.3.3. Tình trạng tài liệu số hóa
- Mức độ thiếu đủ của phông, hoặc khối tài liệu: Có khoảng 40m giá
tài liệu chưa được chỉnh lý và số hóa. Ngoài ra còn một số tài liệu cũ được thu
thập bổ sung muộn vẫn chưa được số hóa.
- Mức độ xử lý nghiệp vụ: vài năm gần đây, cụ thể là năm 2014 đến
nay tài liệu vẫn chưa được chỉnh lý và đang trong xây dựng dự án chỉnh lý.
- Tình trạng vật lý tài liệu: Khối lượng tài liệu chưa được số hóa vẫn
35
trong tình trạng tốt, không bị hư hỏng.
- Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu: tại UBND quận Tây Hồ đang sử
dụng công cụ thống kê truyền thống là mục lục hồ sơ, ngoài ra còn có công cụ
thống kê hiện đại như CSDL văn bản.
2.1.3.4. Quy trình thực hiện số hóa
Căn cứ vào Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm
2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Ban hành Quy trình và
Hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa TLLT để lập bản sao bảo hiểm và bản
sao sử dụng; công việc số hóa tài liệu tại UBND quận Tây Hồ được thực hiện
như sau:
- Bước 1: Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu
+ Nhân viên chỉnh lý và cán bộ lưu trữ giao nhận số lượng hồ sơ, số
lượng tờ trong từng hồ sơ.
+ Cả 2 bên lập biên bản giao nhận tài liệu
+ Chuyển giao tài liệu từ trong kho đến nơi chỉnh lý (thực hiện tại
phòng tra cứu hồ sơ của UBND quận)
+ Sắp xếp tài liệu lên giá hoặc tủ để bảo quản
- Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
+ Chuyển giao tài liệu đến nhân viên làm số hóa, vào sổ theo dõi đăng
ký mượn tài liệu.
+ Tiến hành tháo bỏ ghim, kẹp tài liệu; bóc, tách tờ tài liệu đối với
những tài liệu đóng quyển; tiến hành làm phẳng tài liệu tránh tình trạng tài
liệu bị nhăn hoặc gấp nếp.
- Bước 3: Thực hiện số hóa.
+ Nhận tài liệu: Nhân viên số hóa kiểm tra và đếm từng tờ tài liệu
+ Khởi động máy quét (máy scan), máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập
thư mục lưu ảnh
+ Thực hiện số hóa và lưu ảnh:
• Quét từng tờ tài liệu theo chiều dọc của giấy, không xáo trộn trật tự
36
sắp xếp tài liệu đã được định sẵn theo ban đầu.
• Đặt chế độ quét ảnh trên máy scan và lựa chọn thư mục lưu ảnh.
• Khi quét xong toàn bộ tài liệu của một hồ sơ, thực hiện lệnh xuất các
file ảnh vào thư mục hồ sơ đã được tạo lập
• Đối với tài liệu gốc có cả phần ảnh và phần chữ, thì phần ảnh quét 2
lần; quét một lần lấy rõ phần chữ và lần thứ hai lấy rõ phần ảnh
• Đối với tài liệu có kích cỡ vượt quá khổ A4 thì chia tài liệu gốc thành
từng phần theo khổ A4 và quét lần lượt từ trái qua phải; từ trên xuống dưới
theo chiều kim đồng hồ, các phần liền kề gối lên nhau ít nhất 10mm. Số thứ tự
của ảnh được xác định theo thứ tự quét ảnh
- Bước 4: Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ.
Sau mỗi ngày làm việc phải chuyển các thư mục ảnh từ máy tính gắn
với máy quét về máy chủ.
- Bước 5: Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt
yêu cầu (nếu có)
+ Nhân viên chỉnh lý tiến hành kiểm tra chất lượng màn hình, đặt chế
độ phân giải màn hình phù hợp, chế độ xem ở tỷ lệ 1:1 (100%) -> Thực hiện
kiểm tra ảnh.
+ Mỗi ảnh sẽ được kiểm tra trực tiếp trên màn hình. Nếu tài liệu bị xiên
lệch, chữ bị cắt, bị mất nét… tiến hành quét lại. Khi lưu lại tài liệu thực hiện
thao tác lưu thay thế trên máy tính.
+ Nhân viên chỉnh lý kiểm tra và xác nhận ảnh quét lại.
- Bước 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh
màu và đặt tên files ảnh
- Bước 7: Sao lưu toàn bộ dữ liệu ảnh sang ổ cứng.
37
- Bước 8: Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ
DANH MỤC THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG ẢNH SỐ HÓA TÀI LIỆU PHÔNG
STT Hồ sơ số Số lượng ảnh đen trắng Số lượng ảnh màu Ghi chú
- Bước 9. Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ
liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu;
+ Giao nhận, kiểm tra giữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim
+ Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
- Bước 10: Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
- Bước 11: Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản
+ Sắp xếp tài liệu, đóng gói, vận chuyển tài liệu về kho bảo quản tài
liệu;
+ Căn cứ Biên bản giao nhận tài liệu, kho bảo quản tài liệu phải kiểm
đếm đến từng tờ tài liệu;
+ Lập Biên bản giao trả tài liệu;
+ Sắp xếp tài liệu lên giá.
- Bước 12: Lập hồ sơ về việc số hóa phông/khối tài liệu
Hồ sơ bao gồm các văn bản:
+ Văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đồng ý cho lập bản
sao bảo hiểm đối với phông/khối tài liệu và các ý kiến chỉ đạo trong quá trình
số hóa;
+ Biên bản các đợt nhận – trả tài liệu;
+ Các Hợp đồng và Biên bản nghiệm thu sản phẩm
2.2. Hoạt động nghiệp vụ TLLT điện tử
2.2.1. Công tác thu thập TLLT
* Nguồn và thành phần bổ sung tài liệu điện tử
Tại UBND quận Tây Hồ nguồn thu thập tài liệu lưu trữ điện tử cũng
giống như đối với TLLT truyền thống.
38
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và Quyết định
số 1023/QĐ-UBND ngày 30/8/2006 của UBND quận Tây Hồ về việc Ban
hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài
liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ UBND Quận Tây Hồ.
Các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ bao gồm: Văn
phòng HĐND & UBND Quận; Phòng Nội vụ; Phòng Thanh tra; Phòng Lao
động Thương binh và Xã hội; Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao;
Phòng Kinh tế; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Quản lý - Đô thị; Phòng
Tư pháp; Phòng Tài chính - Kế hoạch; Phòng Y tế; Phòng Tài nguyên và Môi
trường.
- Thành phần tài liệu điện tử cần giao nộp đó là toàn bộ tài liệu điện tử
phản ánh hoạt động của cơ quan được quy định trong văn bản pháp lý của nhà
nước. Bao gồm hồ sơ điện tử, dữ liệu đặc tả và các tài liệu kèm theo (Đó là
các tài liệu về văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về các hoạt động của UBND quận,
chương trình, kế hoạch, báo cáo về các hoạt động của cơ quan, sổ ghi chép
biên bản cuộc họp và sổ công tác của lãnh đạo,….)
* Quy trình thu thập tài liệu điện tử
- Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ
sơ nộp lưu;
- Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu,
phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
- Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
- Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo
Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc
tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
- Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý TLLT điện tử của
cơ quan;
- Lập hồ sơ về việc nộp lưu TLLT điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
2.2.2. Công tác xác định giá trị TLLT điện tử
39
TLLT là một sản phẩm của lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt
động quản lý của các cơ quan, cá nhân. Bất kỳ tài liệu nào được sản sinh ra để
phục vụ cho các hoạt động của xã hội tự bản thân nó đã mang một giá trị nhất
định, giá trị ở đây được hiểu theo một cách chung nhất là chúng đã là công cụ,
phương tiện được các nhà quản lý sử dụng cho các mục đích và các yêu cầu
khác nhau (tính khách quan).
XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại
tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về
các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ
đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia
Việt Nam.
2.2.1.1. Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị
TLLT điện tử.
“Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về
tri thức đối với TLLT điện tử”. Xác định giá trị nghĩa là xem xét các giá trị
của tài liệu và quyết định thời hạn bảo quản của chúng; tức là, xác định những
tài liệu nào cần được bảo quản sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu sử
dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu.
XĐGTTL điện tử được quy định tại Điều 3 Nghị định 01/2013/NĐ-CP
hướng dẫn Luật lưu trữ như sau:
TLLT điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và
tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như TLLT trên các vật mang tin khác và
phải đáp ứng các yêu cầu sau: Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực
của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi
tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh; Thông tin chứa
trong TLLT điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
Tài liệu điện tử cũng phải tuân theo các nguyên tắc trong xác định giá
trị TLLT truyền thống đó là:
40
a. Các nguyên tắc
- Nguyên tắc chính trị
- Nguyên tắc lịch sử
- Nguyên tắc toàn diện - tổng hợp
b. Các tiêu chuẩn:
Đối với TLLT nói chung, xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các
tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
- Nội dung của tài liệu;
- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
- Hình thức của tài liệu;
- Tình trạng vật lý của tài liệu
Ngoài những tiêu chuẩn trên, TLLT điện tử còn có những tiêu chuẩn
riêng sau:
- Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa
trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng
một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.
+ Độ tin cậy của thông tin trong một tài liệu điện tử được thể hiện ở
nguồn gốc xuất xứ của tài liệu đó.
+ Tính toàn vẹn của thông tin trong TLLT điện tử là thông tin không bị
chỉnh sửa, không mất dữ liệu, vẫn giữ được tính nguyên bản ban đầu.
+ Tính xác thực của tài liệu dùng để chỉ sự bền vững qua thời gian của
các đặc điểm ban đầu của tài liệu đó xét về khía cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội
dung.
- Thông tin chứa trong TLLT điện tử có thể truy cập, sử dụng được
dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
- Một tài liệu điện tử được lựa chọn phải đảm bảo đảm được khả năng
duy trì tính xác thực và khả năng truy cập trong suốt quá trình bảo quản sau
41
này. Để đánh giá được tiêu chuẩn này, cần dựa trên những tiêu chuẩn quốc tế
và tiêu chuẩn quốc gia trong tạo lập tài liệu điện tử
Như vậy tiêu chuẩn để xác định giá trị của TLĐT cũng bao gồm các
tiêu chuẩn như đối với tài liệu nói chung, có thể tiến hành xác định giá trị cho
TLLT điện tử dưa trên các cơ sở và tiêu chuẩn cơ bản:
+ Dựa vào nguồn gốc (cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân và hoạt động –
chức năng) sản sinh ra tài liệu;
+ Tài liệu phải đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực, nguyên vẹn. Đầy đủ
nội dung, bối cảnh và cấu trúc dữ liệu, giúp người sử dụng có thể truy cập và
hiểu được tài liệu.
c. Các phương pháp:
- Phương pháp hệ thống
- Phương pháp phân tích chức năng
- Phương pháp thông tin
- Phương pháp phân tích sử liệu học
2.2.1.2. Thực trạng việc xác định giá trị TLLT điện tử tại UBND quận
Qua khảo sát thực tế tại UBND quận Tây Hồ, công tác số hóa TLLT
chỉ được 2 nhân viên do Bộ Nội vụ cử xuống để tiến hành thực hiện. Nhân
viên chỉnh lý chỉ có nhiệm vụ scan tài liệu và sắp xếp tài liệu vào các file dựa
vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Xác định giá trị để định
thời hạn bảo quản được cán bộ lưu trữ tiến hành thực hiện. Để thực hiện được
nghiệp vụ này, cán bộ làm công tác lưu trữ phải được đào tạo, phải nắm vững
các nguyên tắc, phương pháp và các tiêu chuẩn XĐGTTL, bao gồm cả các
tiêu chuẩn đặc thù đối với TLLT điện tử.
Trên thực tế, TLLT điện tử được XĐGTTL qua cán bộ lưu trữ dựa trên
Thời hạn bảo quản đã được xác định đối với tài liệu giấy. Chưa có một văn
bản cụ thể nào của UBND quận quy định chi tiết về việc thực hiện XĐGTTL
điện tử trên các vật mang tin khác nhau. Đây cũng là một khó khăn lớn đối
với những người làm công tác lưu trữ tài liệu bởi thông tin trong TLLT điện
42
tử được thể hiện bằng các dạng tập tin khác nhau và được sao chép nhiều lần,
việc xóa được các tệp tin gắn trên máy tính cần phải có hướng dẫn cụ thể phù
hợp với công nghệ thông tin ngày càng tiên tiến hiện đại ngày nay. Việc
XĐGTTL điện tử tại UBND quận Tây Hồ vẫn chưa được quan tâm đáng kể,
chỉ chú trọng tài liệu giấy.
Hiện nay UBND quận Tây Hồ căn cứ vào Thông tư 13/2011/TT-BNV
quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để XĐGTTL đối với tài liệu hành
chính.
Tại khoản 3 điều 3 Luật Lưu trữ quy định về quản lý TLLT điện tử như
sau: “Tài liệu được số hóa từ TLLT điện tử trên các vật mang tin khác không
có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”. Có thể hiểu tài liệu hành chính sau
khi đã được scan (số hóa) thì tài liệu hành chính có thể hủy nhưng những tài
liệu đã được số hóa (tài liệu điện tử) không được xóa dữ liệu. Điều này dẫn
đến bất cập trong quá trình sao chép dữ liệu bởi khối lưỡng CSDL tương đối
lớn.
Đặc điểm của TLLT điện tử là khối lượng lưu trữ trên phần mềm máy
tính tương đối lớn với các trường thông tin khác nhau. Đặc biệt là hiện nay,
đất nước đang trong giai đoạn phát triển, các tiến bộ của khoa học công nghệ
ngày càng được áp dụng rộng rãi đồng nghĩa với việc phần mềm trên máy
tính sẽ thay đổi và cần phải chuyển và cập nhật thông tin kịp thời để tránh bị
lỗi trên các vật mang tin, không để xảy ra trường hợp mất hết dữ liệu cơ sở.
Điều này dẫn đến tính trạng nếu khối lượng TLLT điện tử lớn thì việc cập
nhật tài liệu trên các thiết bị khác sẽ không thể tránh khỏi tình trạng bị mất
thông tin, dữ liệu. Vì vậy việc tiêu hủy TLLT điện tử đang là một vấn đề cần
được quan tâm.
2.2.2. Công tác bảo quản TLLT điện tử
Bảo quản TLLT điện tử là quá trình bảo đảm tính nguyên vẹn của tài
liệu điện tử hướng tới việc làm sao cho tài liệu có thể được tìm thấy và tiếp
43
cận trong suốt thời hạn lưu giữ đã quy định. Những tài liệu điện tử phải được
lưu giữ như thế nào theo thời gian để có thể tìm chúng và tiếp cận được chúng
trong suốt thời hạn lưu giữ, có nghĩa là phải khắc phục được những vấn đề về
sự lạc hậu của kỹ thuật, sự phụ thuộc của chương trình phần mềm, sự hao
mòn vật lý của các vật mang tin. Trong những vấn đề này, sự phụ thuộc của
tài liệu điện tử vào các chương trình (phần mềm) cũng như sự lạc hậu của các
định dạng công nghệ của tài liệu điện tử là đặc biệt phức tạp.
Bảo quản TLLT điện tử được quy định tại Điều 8 Nghị định
01/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật lưu trữ như sau:
- TLLT điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo
công nghệ phù hợp.
- Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu
để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của TLLT điện tử và sử
dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng
phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
- Phương tiện lưu trữ TLLT điện tử phải được bảo quản trong môi
trường lưu trữ thích hợp.
- Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản TLLT điện tử.
Yêu cầu để đảm bảo việc bảo quản tài liệu điện tử có thể được chia
thành ba loại:
– Bảo đảm trạng thái vật lý của các tập tin, tài liệu điện tử;
– Bảo đảm điều kiện để đọc thông tin trong tương lai;
– Bảo đảm điều kiện để tái tạo các tài liệu điện tử trong dạng con người
có thể đọc được.
Việc bảo quản TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ được tiến hành
như sau:
* Sắp xếp TLLT điện tử trong phần mềm.
UBND quận đã căn cứ vào Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN ngày 10
tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn
44
xây dựng CSDL lưu trữ để thiết lập các nhóm file lưu giữ tài liệu
Sau khi hồ sơ được scan xong sẽ đưa luôn vào các file đã mặc định ban
đầu.
* Bảo quản các vật mang tin:
Các thông tin dữ liệu đều được thể hiện trên các vật mang tin khác nhau
bao gồm: ổ đĩa quang, màn hình LED, LCD…. Tất cả các vật mang tin đều
được về sinh sạch sẽ và tránh tình trạng va đập, được bảo quản trong môi
trường thích hợp.
* Bảo quản thông tin TLLT điện tử:
Cán bộ lưu trữ sẽ kiểm tra định kỳ các dữ liệu trên phần mềm, kiểm tra
sự liên kết mạng nội bộ, tình trạng máy để tránh khỏi tình trạng mất thông tin
hoặc hỏng dữ liệu. Và chỉ sao chép dữ liệu khi có sự thay đổi về thiết bị máy
tính.
* Chuyển giao vật mang tin và định dạng phần mềm
Tất cả những hồ sơ TLLT được được hệ thống trên phần mềm nhất
định do UBNQ quận thống nhất thực hiện, nếu có sự thay đổi sẽ có công văn
thông báo để kịp cho sự chuẩn bị về các hình thức chuyển, thời gian chuyển,
và địa điểm bàn giao tài liệu.
2.2.3. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử.
Có thể thấy rằng, công tác khai thác, sử dụng tài liệu là công tác tổ
chức toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời,
đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng TLLT của các cơ quan, cá nhân.
Công tác khai thác là phần việc cuối cùng của công tác lưu trữ, phản
ánh kết quả của các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá,
bảo quản, thống kê, xây dựng CSDL,...
Mục đích của công tác khai thác, sử dụng tài liệu là cung cấp tài liệu
phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm
quyền để nghiên cứu, tham khảo đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo,
45
xây dựng kế hoạch công tác,...; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng
hợp, rút kinh nghiệm công tác; cung cấp nguồn tư liệu chính xác để nghiên
cứu lịch sử, lịch sử cách mạng, lịch sử hoạt động của các cấp, các ngành.
* Nguyên tắc tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử
- Mọi cá nhân, tổ chức có quyền sử dụng TLLT điện tử để phục vụ
công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
- Cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ
tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trên trang tin điện tử của
cơ quan tổ chức.
- Đối với danh mục tài liệu được hạn chế sử dụng không được khai thác
và sử dụng trên mạng diện rộng; bởi có những tài liệu mật mà chỉ có nội bộ
cơ quan mới có quyền được truy cập.
- Yêu cầu các cơ quan tổ chức công bố, giới thiệu trích dẫn TLLT.
Theo Đề án của UBND số 907/ĐA-UBND về việc ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ, có 13 phần mềm do UBND quận
xây dựng bao gồm:
- Phần mềm Quản lý văn bản đi – đến và điều hành tác nghiệp quận;
- Phần mềm quản lý Hồ sơ hành chính “một cửa” quận;
- Phần mềm Quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo;
- Cổng gia tiếp điện tử quận Tây Hồ;
- Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ;
- Phần mềm kiểm phiếu và tổng hợp kết quả bầu cử QH – HĐND các
cấp;
- Phần mềm quản lý công tác thi đua – khen thưởng quận;
- Phần mềm quản lý xử phạt vi phạm hành chính; quản lý đối tượng
không giam giữ.
Trong đó phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ đang được cán bộ lưu trữ
trực tiếp quản lý tại phòng Tra cứu hồ sơ đặt tại tầng 4 ngay cạnh kho lưu trữ
46
của UBND quận thuận lợi cho việc kiểm soát TLLT khi muốn xuất khỏi kho.
Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ có hiện trạng
như sau:
- Được thiết kế trên nền Web
- Ngôn ngữ lập trình: PHP (Hypertext Preprocessor)là một ngôn ngữ
lập trình kịch bản được chạy ở phía server nhằm sinh ra mã html trên
client. PHP đã trải qua rất nhiều phiên bản và được tối ưu hóa cho các ứng
dụng web, với cách viết mã rõ rãng, tốc độ nhanh, dễ học nên PHP đã trở
thành một ngôn ngữ lập trình web rất phổ biến và được ưa chuộng.
- Hệ quản trị CSDL: MySQL (MySQL cũng tương tự như các hệ quản
trị CSDL khác như Postgress, Oracle, SQL server..., đóng vai trò là nơi lưu
trữ và truy vấn dữ liệu.)
- Nguồn vốn: Từ Thành phố Hà Nội
- Thời gian đưa vào sử dụng: Năm 2007
- Tình trạng sử dụng: Trung bình
- Ghi chú: Đang trong tình trạng sử dụng
Hiện tại phần mềm trên đều đang hoạt động bình thường, nhưng do nhu
cầu công việc cần nâng cấp phần mềm theo nguyên tắc: Hoàn thiện các tính
năng đã có sẵn và bổ sung thêm các tính năng mới, nhằm hỗ trỡ các yêu cầu
thực tế trong quá trình sử dụng hiện tại chưa có để phục vụ nhu cầu sử dụng,
khai thác hiệu quả hơn.
Tính đến thời điểm hiện tại, khi độc giả muốn đến khai thác sử dụng
TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ thì mới chỉ thông qua cán bộ lưu trữ
mà không trực tiếp được sử dụng tài liệu trên thiết bị phần mềm. Trên phòng
Tra cứu hồ sơ cán bộ lưu trữ chỉ sử dụng duy nhất 1 máy tính để tra cứu, khi
độc giả đến tìm hiểu cán bộ lưu trữ sẽ chỉ thực hiện bước tìm kiếm tài liệu ở
trên phần mềm và thực hiện các thủ tục cho mượn tài liệu như tài liệu hành
chính.
* Quy trình khai thác sử dụng TLLT điện tử của UBND quận Tây Hồ
47
cụ thể như sau:
- Bước 1: Độc giả xuất trình chứng minh thư hoặc thẻ cơ quan cho cán
bộ lưu trữ
- Bước 2: Độc giả điền thông tin vào phiếu đăng ký theo mẫu như sau:
- Bước 3: Cán bộ lưu trữ đăng ký vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu
Cán bộ lưu trữ xác nhận tài liệu cho mượn ghi vào ”Sổ theo dõi khai
thác, sử dụng tài liệu – hồ sơ lưu trữ” và đăng ký vào ”Phiếu mượn hồ
sơ/Trả hồ sơ” (Phụ lục 9).
Sổ theo dõi gồm 8 cột:
STT Ngày,
Họ và tên
Tên, địa chỉ hồ sơ,
Số HS Hộp
Ký
Ký
tháng
độc giả
tài liệu
mượn
trả
(Nguồn: Phòng Tra cứu hồ sơ UBND quân Tây Hồ)
- Bước 4: Đối với những tài liệu thông thường cán bộ lưu trữ cũng cấp
cho độc giả như trình tự thủ tục bình thường. Đối với những tài liệu đặc biệt
thì cần xin ý kiến của lãnh đạo cấp trên.
- Bước 5: Bàn giao tài liệu cho độc giả và đăng ký vào sổ giao nhận
+ Tài liệu gửi vào mail thì cán bộ lưu trữ xem xét nhưng tài liệu thông
thường mới được gửi bằng đường truyền mạng này.
+ Đối với tài liệu mật, cho xem tại chỗ, cán bộ lưu trữ sẽ dẫn độc giả
đến phòng photo tại cơ quan và sao chép tài liệu.
* Các hình thức khai thác sử dụng TLLT điện tử:
- Sử dụng các bản sao trên các phương tiện mang tin thực thể
Những bản sao tài liệu được lưu lại trong các máy tính lớn và các hệ
thống máy tính lớn khác, thường là ở một dạng băng từ nào đó. Đối với
những cán bộ sử dụng các máy tính cá nhân thì các đĩa mềm là phù hợp hơn
đối với một lượng nhỏ tài liệu và các CD-ROM đối với lượng tài liệu lớn.
48
Ngoài các dịch vụ đã được nêu trên còn có một số dịch vụ khác cho phép các
yêu cầu chỉ chọn lọc một phần trong toàn bộ tệp và sau đó tạo ra một bản sao
của riêng phần đã được chọn. Các dịch vụ khác có thể cần đến để tạo ra một
bản sao của bất kỳ một tài liệu nào được lưu giữ trong các tệp.
Tại UBND quận Tây Hồ, các cán bộ công chức viên chức đều có máy
tính cá nhân và các thông tin khi muốn sao chép thì thường là những khối tài
liệu tương đối nhỏ bao gồm các văn bản quyết định, báo cáo, thống kê của
cấp trên hoặc các đơn vị trong cơ quan muốn tìm hiểu lại để giải quyết công
việc. Những tài liệu này thường được các độc giả mượn để photo lại để tìm
hiểu và không có trường hợp nào cần sao chụp tài liệu trên các vật mang tin
khác. Đối với những khối tài liệu nhiều thì thường copy vào USB của cá nhân
để tìm hiểu.
- Cung cấp bản sao thông qua các phương tiện truyền thông
Với sự phát triển nhanh chóng và hiện đại của công nghệ thông tin, và
nhất là việc truyền tài liệu qua mạng Internet đã mang lại những hiệu quả
đáng kể trong công việc. Độc giả không cần phải mua hay lưu trữ các phương
tiện mang tin. Ngoài ra, cũng không cần phải đóng gói và chuyển gửi những
tài liệu văn bản bằng các phương tiên thông thường như qua đường bưu điện
để gửi tới độc giả, hay không cần phải kiểm tra việc thất lạc những thứ đã gửi
hay giải quyết các vấn đề liên quan tới sự hư hỏng trong quá trình vận
chuyển. Việc cung cấp thông tin qua các mạng thường rất nhanh chóng và
đáng tin cậy
Các phần mềm về quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu tai UBND quận đã
được tiến hành cách đây từ lâu (2007 đối với Phần mềm Quản lý Hồ sơ lưu
trữ). Trong cơ quan đã lắp đặt mạng nội bộ truyền cho các phòng và các thông
tin có thể truyền đến ngay lập tức. Ví dụ như Lịch làm việc đầu tuần tại
UBND quận mỗi sáng thứ 2 đều được cán bộ văn thư lưu trữ truyền đi trước
8h bằng đường truyền mạng để đảm bảo công việc được hoàn thiện đúng tiến
độ. Việc truyền thông tin còn qua bằng gmail – là phương tiện rất thông dụng
49
khi mỗi người muốn chuyển tài liệu cá nhận đến độc giả.
2.3. Nhận xét
Qua việc tìm hiểu hoạt động về công tác lưu trữ TLLT điện tử tại
UBND quận Tây Hồ, em đã rút ra được một số nhận xét khả quan như sau:
2.3.1. Ưu điểm
* Đối với tài liệu điện tử
- Tất cả cá văn bản khi được ban hành đều được cán bộ văn thư tiến
hành scan tài liệu nhanh chóng kịp thời, tiến độ công việc không bị chậm chễ.
Các tài liệu khi được scan được sắp xếp khoa học dễ dàng tìm kiếm. Các tài
liệu điện tử đều là tài liệu gốc, tình trạng vật lý tốt, bản PDF không bị mờ hay
không rõ
- Các trang thiết bị phục vụ cho tài liệu điện tử tương đối tốt, các phiên
bản phầm mềm máy tính đều được cập nhật, đường truyền mạng tương đối ổn
định tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư chuyển giao văn bản chính
xác hoạt động công việc có hiệu quả.
- Khi tài liệu điện tử được thực hiện tốt tại công tác văn thư giúp cho
công tác lưu trữ được thực hiện đúng theo quy định.
* Đối với việc thu thập và bảo quản TLLT điện tử
Về công tác thu thập được thực hiện giống với tài liệu giấy, tài liệu điện
tử được thu thập đầy đủ, sao chép dữ liệu tương đối cẩn thận. Việc bảo quản
được thực hiện tương đối đầy đủ và đúng theo quy định, tất cả các dữ liệu đều
được kiểm tra, mối liên hệ giữa các dữ liệu được bảo đảm thực hiện tốt, tình
trạng vật lý tương đối tốt cũng như tuổi thọ của tài liệu được bảo quản an
toàn.
Thống nhất được định dạng chuyển, các hình thức (ngoại tuyến, trực
tuyến), đảm bảo được tài liệu được chuyển giao đúng thời gian và địa điểm.
Tài liệu khi được chuyển giao đều là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý, đảm bảo
việc chính xác khi thực hiện hoạt động công việc; hơn nữa dễ dàng thuận
* Đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT điện tử
50
UBND quận Tây Hồ đã có quy định về quy trình thực hiện việc khai
thác sử dụng tài liệu khi độc giả muốn đến tham khảo. Cán bộ lưu trữ thực
hiện công tác này tương đối chặt chẽ theo đúng quy định. Đã có sổ theo dõi
và thực hiện việc ký nhận bàn giao tài liệu chính xác, điều này đã giảm được
phần nào tình trạng mất tài liệu.
2.3.2. Hạn chế
Việc quản lý và cung cấp thông tin TLLT điện tử cho khai thác sử dụng
chứa đựng rất nhiều rủi ro như: CSDL bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa… Vì thế
bên cạnh những ưu điểm đã có và đang được thực hiện thì công tác quản lý
TLLT điện tử vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
- Cơ sở pháp lý cho công tác quản lý TLLT điện tử còn chưa có văn
bản quy định, chỉ có những quy định chung và đề cập rất ít đến công tác này;
chưa đề cập đến các nội dung về khen thương, xử phạt hành chính và chi phí
khai thác sử dụng đối với TLLT điện tử
* Công tác quản lý TLĐT
Mặc dù cập nhật các phần mềm công nghệ phù hợp hiện nay, tuy nhiên
tình trạng việc sử dụng các phần mềm đó đang còn xảy ra nhiều lỗi; bởi khi
thay đổi một phần mềm mới thì tất cả những phần mềm cũ sẽ bị loại bỏ và
không dùng nữa. Việc cập nhật phần mềm của UBND không phải lúc nào
cũng nhanh chóng, đôi khi truyền văn bản chỉ có một số phòng ban nhận được
bởi đã được cài đặt các chức năng mới, số còn lại không nhận được dẫn đến
tình trang công việc được giải quyết chậm.
Hơn nữa khi thay đổi công nghệ sẽ dẫn đến việc lưu trữ tài liệu điện tử
gặp nhiều khó khăn trong các khâu nghiệp vụ sau.
* Công tác XĐGTTL:
Quy định về XĐGTTL chưa được hình thành đối với TLLT điện tử, các
tài liệu điện tử không được phép tiêu hủy theo quy định của Nhà nước, nó
không có giá trị thay thế các văn bản trên các vật mang tin khác. Vì vậy tất cả
các tài liệu khi được scan trên hệ thống máy đưa vào lưu trữ đều được giữ lại;
51
khiến cho máy tính chứa đựng quá nhiều các thông tin, xảy ra tình trạng các
CSDL được xử lý với tốc độ chậm.
* Công tác bảo quản TLLT điện tử:
Tất cả các file đều có chung 1 chế độ bảo quản, không phân biệt các
hình thức lưu giữ các file khác nhau. Vì vậy khi sao chép tài liệu, kiểm tra tài
liệu sẽ dễ xảy ra tình trạng mất CSDL bởi mỗi một file phù hợp với 1 định
dạng khác mà có chế độ xử lý khác nhau.
* Công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử:
Chưa hình thành được các phần mềm đọc tài liệu được trên mạng, trên
cổng thông tin của UBND quận. Không có phòng đọc trực tuyến cho độc giả
đến tìm tài liệu, các thủ tục khai thác tài liệu đang còn rườm rà, các hình thức
cho mượn tài liệu đang còn hạn chế và chưa đảm bảo được tính toàn vẹn của
tài liệu.
2.3.3. Nguyên nhân
Công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ còn tồn tại
nhiều hạn chế do một số nguyên nhân cơ bản sau:
Thứ nhất, do nhận thức của lãnh đạo UBND quận Tây Hồ chưa thực sự
đầy đủ về vai trò, tác dụng của TLLT điện tử và giá trị to lớn của nó đối với
quá trình hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại cơ quan, nên chưa dành
cho công tác quản lý này sự quan tâm tương xứng với tầm quan trọng của nó.
Thứ hai, Văn phòng HĐND&UBND quận chưa tham mưu tư vấn kịp
thời cho lãnh đạo trong việc ban hành các quy định cụ thể về nghiệp vụ đối
với TLLT điện tử, đồng thời cũng chưa đưa ra được những giải quyết về các
vấn đề bất cập trong công tác này trong việc phụ vụ công việc quản lý hành
chính nhà nước.
Thứ ba, việc bố trí công chức phụ trách công tác quản lý TLLT điện tử
còn ít, chỉ có 01 cán bộ lưu trữ thực hiện công tác này và phải thuê nhân viên
chỉnh lý về thực hiện. Điều này hạn chế việc chính xác của tài liệu, sự nắm
bắt về tài liệu sẽ bị hạn chế do nhân viên chỉ làm thời vụ. Hơn nữa khối lượng
52
công việc nhiều sẽ đè nặng lên vai người cán bộ lưu trữ khiến họ không có
thời gian quan tâm đến việc nghiên cứu các văn bản, các biểu mẫu dẫn đến
hiệu quả của công việc này chưa cao.
Thứ tư, công tác thanh tra và kiểm tra có lúc, có nơi còn bị buông lỏng,
chưa thực hiện thường xuyên và chưa làm hết quy trình thanh tra theo như
quy định pháp luật thanh tra, vì thế mà đội ngũ cán bộ công chức làm công tác
văn thư lưu trữ đôi khi còn làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm.
Thứ năm, vấn đề cơ sở vật chất cũng đang là một trở ngại lớn cho công
tác quản lý này. Bởi muốn thực hiện tốt đòi hỏi phải có những trang thiết bị
tối ưu, tránh tình trạng thiết bị bị lỗi thời
* Tiểu kết chương 2:
Trong thời gian qua công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận đã
đạt được nhiều thành tựu đáng ghi nhận, việc xử lý văn bản tài liệu nhanh
chóng, chuyển giao và tra tìm tài liệu được dễ dàng và thống nhất. Tuy nhiên
các kết quả này vẫn chưa tương xứng với khối lượng tài liệu cũng như công
việc hằng ngày của cơ quan. Đang còn tồn đọng nhiều hạn chế mà vẫn hưa
được giải quyết cho đến thời điểm hiện tại. Những hạn chế đó xuất phát từ
nhiều nguyên nhân khác nhau mà chủ yếu là tự nhận thức của lãnh đạo cũng
như mỗi cá nhân trong cơ quan là chưa cao. Bởi vậy việc đề ra hệ thống giải
53
pháp để khắc phục hạn chế trong thời gian này là vô cùng cần thiết.
CHƯƠNG 3:
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.
3.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn thực hiện việc
quản lý TLLT điện tử.
Trong quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND quận Tây Hồ có
những quy định về quản lý TLLT, nhưng những quy định ấy mới chỉ được áp
dụng đối với tài liệu hành chính, còn đối với tài liệu điện tử thì chưa có một
văn bản nào quy định cụ thể, có những văn bản liên quan nhưng nó rất sơ sài,
ít đề cập đến vấn đề quản lý TLLT điện tử. Do đó việc hình thành một hệ
thống quy định liên quan đến TLLT điện tử là một công việc hết sức cần thiết,
bởi nó là nguyên tắc để mọi người và nhất là cán bộ lưu trữ thực hiện theo
đúng quy định, hoạt động được nhanh chóng chính xác có hiệu quả.
UBND quận Tây Hồ cần dựa vào những văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nước về TLLT điện tử, và những quy định hay văn bản khác có liên
quan để xây dựng nội quy và quy định cho cơ quan, nhất là những văn bản về
nghiệp vụ TLLT điện tử như:
- Quy định về khai thác sử dụng TLLT trên phần mềm hệ thống mạng,
trên trang thông tin của UBND quận;
- Quy định về tiêu hủy tài liệu đối với TLLT điện tử, văn bản về cách
thu thập, bảo quản để hạn chế tình trạng hư hỏng tài liệu;
- Chế độ kiểm tra định kỳ về việc thực hiện công tác lưu trữ đối với tài
liệu điện tử; kiểm tra số lượng và chất lượng hằng năm tiến hành báo cáo với
cấp trên để tìm ra hướng giải quyết khắc phục những khuyết điểm.
- Ban hành danh mục các TLLT hạn chế khai thác, sử dụng và danh
mục tài liệu mật để bảo quản an toàn thông tin tài liệu.
- Quy định rõ các hình thức khen thưởng, xử phạt, chế tài xử lý trong
54
các trường hợp cụ thể tạo thúc đẩy hiệu quả công tác.
- Quy định về các lệ phí cần thiết khi muốn sử dụng TLLT điện tử qua
mạng hay qua cổng thông tin, khi độc giả muốn đến khai thác sử dụng. Điều
này giúp cho việc đầu tư cơ sở vật chất phục vụ hiệu quả công việc.
3.2. Đẩy mạnh các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của TLLT điện tử
3.2.1. Công tác tạo lập TLLT điện tử
Do chưa có văn bản quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về
việc quản lý TLLT điện tử nên tình hình ứng dụng các phần mềm công nghệ
trong công tác quản lý điều hành, đặc biệt là hệ thống xử lý văn bản chưa theo
yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ về quy trình tạo lập và lưu trữ văn bản ở
giai đoạn văn thư cũng như việc chuyển giao vào lưu trữ để đảm bảo giá trị
pháp lý và giá trị lưu trữ của văn bản, tài liệu. Phần mềm ứng dụng quản lý
văn bản hiện nay ở UBND quận chủ yếu xuất phát từ nhu cầu phục vụ xử lý
thông tin nhanh bằng phương tiện điện tử, tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu
quả thông tin kịp thời. Việc bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng
trụy cập của tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của tài liệu từ khi sản sinh,
được lựa chọn để lưu trữ lâu dài chưa được thực hiện.
Để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầu quan trọng là phải giải
quyết được vấn đề thiết lập các hệ thống thông tin, trong đó tài liệu điện tử
được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được
kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng. Vì vậy, vai trò
của UBND quận cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các đơn vị,
phòng ban cũng như các cơ quan cấp trên và cơ quan cùng cấp có chức năng
quản lý về CNTT, về cung cấp và quản lý chữ ký điện tử, về xây dựng các
quy định pháp lý đối với tài liệu điện tử, trong việc bảo đảm các yêu cầu kỹ
thuật, các chuẩn dữ liệu, trao đổi thông tin… có liên quan đến việc tạo lập và
bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử.
Để hoạt động tốt về công tác TLLT điện tử trong thời gian tới cần phải
có những biện pháp sau:
55
- Tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và
bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật CNTT trong hệ thống quản lý tài
liệu điện tử.
- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm để TLLT điện tử có
tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập và
chuyển đổi theo thời gian ở môi trường điện tử ngay từ khi tài liệu được tạo
lập.
- UBND quận phối hợp với Văn phòng HĐND&UBND quy định quy
trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử và trách nhiệm của các cá nhân,
đơn vị trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
- TLLT điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật
mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Đối với
tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thì không được hủy tài liệu trên
các vật mang tin khác sau khi tài liệu này đã được số hoá.
- Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số để xác nhận tài
liệu sau khi số hoá để bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu điện tử
hình thành từ việc số hóa TLLT trên các vật mang tin khác.Chữ ký số phải
đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
3.2.2. Về công tác XĐGTTL
Tài liệu điện tử sẽ trải qua nhiều thay đổi từ thời điểm chúng được sản
sinh cho đến khi hết giá trị hiện hành. Cùng với đó là sự phát triển CNTT
ngày một tăng cao, đồng nghĩa với việc cơ quan sản sinh ra tài liệu liên tục
phải cập nhật các thay đổi đó trong các hệ thống thông tin của mình bao gồm
cả các tài liệu trong một hệ thống. Trong mỗi lần chuyển đổi tài liệu hình
thành trong một hệ thống đã lỗi thời sang một hệ thống mới. Bên cạnh sự thay
đổi sẽ xảy ra một số trường hợp mà không lường trước được có thể gây hậu
quả nghiêm trọng đối với TLLT điện tử vì mỗi công nghệ có một sự định
dạng, cách thức tổ chức dữ liệu khác nhau và đặc biệt là ngày càng ưu việt
hơn, việc sao chép chuyển đổi có khả năng bị mất dữ liệu cao. Một quy trình
56
bảo quản liên tục đối với TLLT sẽ được hình thành. Quy trình này bắt đầu khi
tài liệu được tạo lập theo đúng những yêu cầu về tính xác thực đã đặt ra và
tiếp tục với việc ghi chép lại/tài liệu hoá toàn bộ những thay đổi đối với tài
liệu cũng như các quá trình đánh giá, chuyển giao, tái tạo và bảo quản tài liệu.
Việc XĐGTTL điện tử để lựa chọn cho lưu trữ, phải bao gồm các hoạt
động sau: thu thập thông tin về tài liệu và các bối cảnh của chúng; XĐGTTL;
xác định tính khả thi của việc bảo quản tài liệu, và đưa ra quyết định đánh giá
cuối cùng. Để có được điều đó thì UBND quận cần căn cứ vào những thông
tin về tài liệu cần được thu thập bao gồm thông tin về bối cảnh tạo lập và về
bối cảnh công nghệ – thông tin làm cơ sở, tài liệu được xem là xác thực. Việc
xác định giá trị đòi hỏi phải xác định cả giá trị cần tiếp tục bảo quản của tài
liệu điện tử và tính xác thực của chúng. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu
UBND quận cần chú trọng 4 yếu tố sau:
– Phải xem xét, xác định tính xác thực của tài liệu;
– Phải xác định tính khả thi của việc bảo toàn tính xác thực của tài liệu
trong suốt quá trình bảo quản, khai thác sử dụng sau này;
– Các tiêu chuẩn đánh giá và việc đánh giá phải được thực hiện ngay
từ đầu trong vòng đời của tài liệu;
– Phải liên tục giám sát tài liệu của cơ quan sản sinh ra tài liệu. Để bảo
đảm các yêu cầu này, cần có những quy định theo nguyên tắc, phương pháp
và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin
khác.
Hơn nữa cán bộ lưu trữ cần phối hợp với lãnh đạo để thành lập Hội
đồng XĐGTTL đảm bảo tài iệu được tiêu hủy chính xác, tránh tình trạng tài
liệu bì tồn đọng khiến bộ nhớ RAM lưu trữ trên máy tính nặng làm mất dữ
liệu
3.2.3. Về công tác thu thập và bảo quản TLLT điện tử
Việc lựa chọn các phương tiện và khuôn thức chuyển giao, bảo quản tài
liệu là yêu cầu cần phải được nghiên cứu, quy định bởi các cơ quan có thẩm
57
quyền. Việc này, đã được nhiều nước như Canada, Mỹ, Anh, Australia … đầu
tư nghiên cứu một cách có hệ thống. Ở Việt Nam, Bộ Thông tin và Truyền
thông đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm
2011 về việc công bố danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong
cơ quan nhà nước.
Cùng với sự lựa chọn và thay đổi của các phương tiện lưu trữ, cũng như
việc các phương tiện lưu trữ được thực hiện trong môi trường công nghệ cũ
không thể sử dụng được trong môi trường công nghệ mới. Vì vậy, phải có
những biện pháp kịp thời để xử lý. Đối với công tác thu thập, bảo quản tài
liệu điện tử là các vật mang tin có dung lượng lớn, có thể chuyển giao dưới
nhiều hình thức như: băng từ, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu trữ trực
tuyến…tiết kiệm được thời gian, kho tàng, nhân lực.
Bên cạnh đó là những thách thức như tốc độ thay đổi của công nghệ
cho thấy bất kỳ sự lựa chọn về sự chuyển gia, các phương tiện mang tin chỉ
mang tính nhất thời. Vì không có yêu cầu cụ thể nào về phương tiện lưu trữ
nên việc lựa chọn trách nhiệm chủ yếu ở đây dựa trên các nhân tố ảnh hưởng
đến cơ quan lưu trữ. Vì nỗ lực của lưu trữ không chỉ đơn thuần là bảo quản tài
liệu mà yếu tố truy cập, khai thác sử dụng tài liệu cũng là yếu tố quan trọng
của công tác lưu trữ.
Trong quá trình thu thập tài liệu điện tử, cần phải xem xét những vấn
đề: khuôn thức tệp dữ liệu chuyển giao được chấp nhận; xác định cần phải
làm gì khi tài liệu bị mất hoặc không hoàn chỉnh hoặc có vấn đề về tính xác
thực của tài liệu; xác định phương tiện chuyển giao: chuyển giao trên các
phương tiện số như băng hoặc đĩa quang hay chuyển giao trực tuyến. Chuyển
giao trên băng là các thao tác sao chép các dữ liệu sang băng, thường được
thực hiện bằng cách sử dụng các phần mềm sao lưu, những phần mềm này
thường có tính độc quyền cao, giá thành đắt. Vì vậy, việc lựa chọn phương
tiện chuyển giao cần phải được cân nhắc và thoả thuận trước với cơ quan sản
sinh ra tài liệu là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Sau khi tài liệu được thu
58
thập xong, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử là: duy trì các thành phần
của tài liệu điện tử và các siêu dữ liệu liên quan; có thể tái tạo được tài liệu
bảo đảm tính xác thực ban đầu. Tái tạo lại tài liệu điện tử là việc khôi phục lại
nó, tức là sắp xếp lại các thành phần số hoá và trình bày nó dưới dạng ban
đầu.
Khi giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan hồ sơ phải tiếp
tục phản ánh nội dung, cấu trúc và bối cảnh đã được hình thành. Hồ sơ phải
được bảo vệ khỏi hư hỏng hoặc các hành vi hủy hoại, thay đổi; dữ liệu không
bị thay đổi, xóa hay bị mất. Trước khi tiến hành giao nộp tài liệu, cán bộ lưu
trữ phải tiến hành kiểm tra chất lượng kỹ thuật để bảo đảm các yêu cầu về
tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ.
3.2.4. Công tác khai thác sử dụng TLLT điện tử
TLLT điện tử có nhiều ưu điểm trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ: có thể tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ theo nhiều chiều, đối với các loại
hình tài liệu, đối với nhiều phông; có thể phục vụ đồng thời nhiều độc giả
cùng một thời điểm; có thể lưu trữ trên nhiều phương tiện, bảo quản ở nhiều
nơi, bảo đảm tính an toàn của các CSDL; cung cấp công cụ quản lý hiện đại
cho công tác lưu trữ như thống kê lưu trữ, quản lý độc giả, quản lý kho, quản
lý môi trường bảo quản (nhiệt độ, độ ảm). Để tăng cường phục vụ khai thác,
sử dụng TLLT điện tử nhằm phát huy giá trị TLLT, UBND quận Tây Hồ cần
phải có một số giải pháp nâng cao hiệu quả như sau:
- Thường xuyên đăng tải các thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí
thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử và sự thay đổi của nó trên trang tin
điện tử của cơ quan, tổ chức.
- Khuyến khích các đơn vị, phòng ban thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT
điện tử trực tuyến.
- TLLT điện tử thuộc danh mục hạn chế sử dụng không được kết nối và
phục vụ sử dụng trên mạng diện rộng.
- Thực hiện theo sự hướng dẫn của cơ quan cấp trên về các chức năng
59
cơ bản của phần mềm phục vụ công tác quản lý và sử dụng TLLT điện tử.
- Triển khai phần mềm phục vụ công tác quản lý, khai thác, sử dụng
TLLT tại bộ phận lưu trữ để đáp ứng các yêu cầu đồng bộ hoá dữ liệu và tích
hợp dữ liệu từ các đơn vị, phòng ban; phục vụ khai thác sử dụng TLLT trực
tuyến.
- Phải có các thông tin về quy trình, thủ tục thực hiện dịch vụ khai thác
sử dụng TLLT trực tuyến, các giấy tờ cần thiết, các bước tiến hành, thời gian
thực hiện, chi phí thực hiện dịch vụ;
- Cho phép độc giả tải về mẫu đơn, hồ sơ để độc giả có thể in ra giấy,
hoặc điền vào các mẫu đơn.
- Độc giả có thể điền trực tuyến vào các mẫu đơn, hồ sơ và gửi lại trực
tuyến các mẫu đơn. Các yêu cầu đọc tài liệu và trả lời yêu cầu được thực hiện
qua mạng. Tuy nhiên, cần phải có quy định về chi phí thực hiện giao dịch
này, chi phí này góp phần nâng cao hệ thống cơ sở vật chất cho cơ quan, cải
tiến kỹ thuật và cập nhật những phần mềm mới.
Các dịch vụ lưu trữ, khai thác và tìm kiếm thông tin ngày càng phát
triển với tốc độ nhanh chóng. Bởi vậy, vấn đề quản lý công tác: thu thập;
XĐGTTL; bảo quản an toàn; tổ chức khai thác, sử dụng; bảo đảm tính xác
thực và toàn vẹn thông tin TLLT điện tử là một vấn đề có tính cấp bách và
cũng là thách thức cần phải được các cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền
đầu tư nghiên cứu và ban hành các chính sách. Nếu không, có thể xảy ra việc
các cơ quan không thể thu thập được tài liệu điện tử hình thành trong quá
trình hoạt động; không bảo đảm tính toàn vẹn, tính xác thực trong quá trình
thu thập và bảo quản; không bảo đảm được khả năng truy cập trong quá trình
bảo quản do lạc hậu về công nghệ.
3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ.
* Tuyển dụng nhân sự làm công tác lưu trữ:
Để thực hiện tốt công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quân Tây
Hồ, việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhân tố đóng vai trò
60
quan trọng trong công tác lưu trữ tại cơ quan. Trình độ nhân sự làm công tác
lưu trữ tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo
quản tốt hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Nhân sự có trình độ chuyên môn tốt sẽ
tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa
học, hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ chuyên môn kém sẽ ảnh hưởng
không tốt đến hiệu quả của công tác quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu.
Hiện nay, cán bộ lưu trữ của Văn phòng HĐND&UBND quận chỉ có 1
cán bộ chuyên trách. Nhưng do khối lượng công việc quá nhiều nên hiệu quả
công việc vẫn chưa đạt được mức tốt nhất. Vì khối lượng công việc nhiều,
thiếu nhân sự nên nhiều khi việc xử lý công việc đang còn chậm trễ như việc
khai thác sử dụng tài liệu vẫn đang còn trong tình trạng độc giải phải chờ đợi
đến lượt, quản lý hồ sơ lưu trữ chưa nắm bắt được hết tình trạng vật lý của tài
liệu; không có thời gian tham mưu cho lãnh đạo cấp trên ban hành các văn
bản quy định chi tiết về nghiệp vụ. Để đảm bảo cho hoạt động lưu trữ nói
chung và đối với quản lý TLLT điện tử nói riêng nhằm nâng cao chất lượng
hiệu quả công việc thì lãnh đạo văn phòng cần bổ sung thêm cán bộ được đào
tạo cơ bản, ưu tiên những người có trình độ tin học văn phòng cao để đáp ứng
với như cầu của công nghệ hiện đại, có kiến thức chuyên sâu, nghiệp vụ vững
vàng để lượng văn bản và tài liệu được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp
thời.
* Đẩy mạnh bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác
quản lý TLLT điện tử.
Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ phải thường xuyên
nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác quản lý
TLLT điện tử thông qua việc phối hợp với các trường Đại học, trường Chính
trị mở các lớp tập huấn, các khóa học về tài liệu điện tử; đồng thời cũng tổ
chức thi lấy chứng chỉ tin học cơ bản ngày một đổi mới để cập nhật và phù
hợp với khối lượng công việc hiện tại.
Việc cử cán bộ lưu trữ đi học phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng
61
nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng, đào tạo, cơ bản nhất là việc thực hiện quản
lý tài liệu trong môi trường mạng. Mỗi cán bộ nhân viên ngoài bổ sung kiến
thức về trình độ còn phải bổ sung thêm kiến thức về công nghệ thông tin để
đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá
trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ lưu trữ theo quý để
bố trí đúng người, đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đồng thời
phải xây dựng quy chế thi đua, khen thưởng để động viên, khích lệ tính năng
động tích cực và nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ nói chung và công tác
quản lý TLLT đện tử nói riêng, cũng như áp dụng cơ chế kỷ luật đối với
những hành vi vi phạm quy định Nhà nước về công tác lưu trữ.
* Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ
làm công tác văn thư lưu trữ.
Để cán bộ văn thư lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề phái có chính sách
đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ, cụ thể như chế độ tiền
lương, phụ cấp trạch nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ.
Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư lưu trữ cần
phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư lưu
trữ phải hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư lưu
ttrwx phát huy hết năng lực của mình cho công việc.
3.4. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc quản lý TLLT điện tử.
Việc thường xuyên tổ chức, kiểm tra, đánh giá trong hoạt động nghiệp
vụ công tác lưu trữ nói chung và công tác quản lý TLLT điện tử nói riêng là
việc làm hết sức cần thiết. Thông qua các hội nghị tổng kết đánh giá giúp các
lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình, hiệu quả làm việc của các cán bộ tại
UBND quận Tây Hồ, từ đó đưa ra được những chỉ đạo, điều hành, kế hoạch
cụ thể hơn để nâng cao hiệu quả làm việc.
Thời gian qua, hoạt động thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ tại
UBND quận Tây Hồ đã có những chuyển biến nhất định, góp phần đảm bảo
an toàn hoạt động của cơ quan; thúc đẩy quá trình chấn chỉnh, củng cố và cơ
62
cấu hệ thống công tác lưu trữ; kịp thời ngăn chặn những sai phạm phát sinh…
Qua công tác thanh tra, kiểm tra đã đánh giá những kết quả đạt được về
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trong thời gian qua đã có những
chuyển biến tích cực; lãnh đạo cơ quan đã quan tâm chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ như: Quyết định số 04/2012/QĐ-UBND ngày 02/10/2012
của UBND quận Tây Hồ Ban hành quy định về quy trình soạn thảo, thẩm
định, ban hành, kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật của UBND; dự
thảo nghị quyết của Hội đồng nhân dân do UBND quận trình; Thông báo số
57/TB-VP ngày 08 tháng 5 năm 2017 của UBND quận về việc phân công
nhiệm vụ của cán bộ, công chức, nhân viên hợp đồng thuộc Văn phòng
HĐND&UBND quận Tây Hồ; Kế hoạch số 20/KH-UBND ngày 20/1/2017
của UBND quận Tây Hồ về Công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2016 – 2017;
Kế hoạch số 21/KH-UBND ngày 20/1/2017 của UBND quận Tây Hồ về Công
tác văn thư, lưu trữ năm 2017; Công văn số 308/UBND-NV ngày 13/3/2017
của UBND quận Tây Hồ về việc hướng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư –
Lưu trữ.
Ngoài ra các cơ quan đã cử cán bộ, công chức tham gia đầy đủ các lớp
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ do Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ) tổ
chức.
Bên cạnh những kết quả đạt được, đoàn kiểm tra cũng đã chỉ ra những
tồn tại hạn chế đó là: công tác lập Danh mục hồ sơ cơ quan; lập hồ sơ công
việc của cán bộ, công chức còn hạn chế; công tác soạn thảo văn bản; quản lý
văn bản đi, đến chưa theo quy định; hồ sơ, đang còn tài liệu chưa được sắp
xếp, chỉnh lý; đặc biệt là quản lý TLLT điện tử đang còn rất nhiều thiếu sót
trong các nghiệp vụ…
Trên cơ sở những tồn tại, hạn chế đã chỉ ra, cần phải đề ra biện pháp
tập trung chỉ đạo thực hiện trong thời gian tới, đó là:
- Tiếp tục làm tốt công tác tuyên truyền, triển khai thực hiện các văn
bản của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
63
- Đề nghị tăng cường công tác kiểm tra đôn đốc việc thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ để kịp thời chấn chỉnh những thiếu sót, hạn chế trong thực
hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong đó chú trọng việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản điện tử.
Qua đợt kiểm tra sẽ giúp các cơ quan nhìn nhận, đánh giá chính xác
hơn về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mình. Trên cơ sở đó,
kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại, hạn chế, dần từng bước đưa
công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và hoạt động hiệu quả hơn.
Bên cạnh công tác kiểm tra đánh giá thì công tác thi đua, khen thưởng
là một trong những nội dung quan trọng được duy trì ở tất cả các cơ quan, đơn
vị. Thông qua thi đua, khen thưởng mà phát huy tích cực, chủ động, sáng tạo
của con người và những thành tựu, kinh nghiệm điển hình, khắc phục những
khó khăn, hạn chế, thúc đẩy phong trào phát triển đi lên. Thi đua, khen
thưởng là biện pháp tổ chức thực tiễn, một phương pháp tuyên truyền, giáo
dục tích cực để động viên ý chí sáng tạo, ý chí quyết tâm, năng lực hoạt động
thực tiễn của cán bộ nhân viên thực hiện hoàn thành công việc được giao. Vì
vậy, UBND quận Tây Hồ cần đẩy mạnh hơn nữa công tác thi đua, khen
thưởng; thường xuyên tổ chức thi đua, khen thưởng tạo thành phong trào,
động lực để cán bộ có tình thần tốt hơn, làm việc đạt được hiệu quả cao hơn
nữa.
3.5. Tăng cường trang thiết bị phục vụ công tác quản lý TLLT điện
tử.
Đảm bảo nguồn kinh phí là một trong những điều kiện quan trọng để tổ
chức tốt các hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ. Để đáp ứng yêu cầu ngày
càng cao của công nghệ hiện đại, cùng với sự thay đổi không ngừng của nó,
UBND quận Tây Hồ cần trang bị cho bộ phận văn thư, lưu trữ những thiết bị
cơ bản, cập nhật những phần mềm mới nhanh chóng kịp thời để đáp ứng công
việc.
* Cơ sở vật chất
64
Trang bị hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ nhằm
mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như:
• Hệ thống kho tàng.
• Hệ thống các phòng đọc.
• Hệ thống máy móc phục vụ công tác bảo quản, phục chế tài liệu.
• Hệ thống máy móc phục vụ số hoá tài liệu.
* Hạ tầng CNTT: bao gồm
- Mạng LAN: UBND quận Tây Hồ có hạ tầng mạng LAN hoàn chỉnh,
kết nối giữa các toà nhà bằng hệ thống cáp quang, đường dây mạng đến tất cả
các phòng/ban trong cơ quan
- Hệ thống Internet bao gồm 2 đường truyền
• Đường truyền kênh riêng (Leased-line) với tốc độ cao, băng thông lớn
phục vụ các dịch vụ trực tuyến của thư viện như: CSDL thư mục (OPAC),
Các phần mềm Website, Mail… và phục vụ truy cập Internet của cán bộ thư
viện.
• Đường FTTH dành riêng cho bạn đọc truy cập Internet và các CSDL
trực tuyến do thư viện tự tạo lập hoặc mua quyền truy cập hằng năm.
- Thiết lập Hệ thống máy tính
• Hệ thống máy trạm phục vụ xử lý tài liệu, số hoá và phục vụ bạn đọc.
• Hệ thống máy chủ có chức năng phục vụ: quản trị mạng (DNS,
DHCP, Firewall, ISA), Lưu trữ dữ liệu (Data Server), Website (Tiếng Việt và
Đa ngôn ngữ).
- Trang thiết bị số hoá: sử dụng máy scan phù hợp với mọi loại giấy,
các loại máy scan phổ biến hiện nay bao gồm
• Máy scanner robot DL3003 do hãng 4DigitalBooks cung cấp, hỗ trợ
scan cả sách, báo-tạp chí từ khổ nhỏ nhất - đến khổ A1 với tốc độ quét trung
bình từ 1.100-1.300 trang / giờ, đây là một trong những thế hệ máy hiện đại
nhất trên thế giới.
• Máy scanner bán tự động khổ A0 nhãn hiệu SupraScan Quartz A0 HD
65
do hãng i2S cung cấp có khả năng quét các tài liệu khổ lớn như bản đồ, bản
vẽ, báo khổ lớn…
• Máy scan Microfilm ScanPro 2000 có thể chuyển dạng được cả
microfilm và microfiche.
• Máy scan dạng phẳng (flatbed) khổ A3 (EPSON XL10000).
- Xây dựng Hệ thống Mượn – trả tự động bao gồm:
• 02 trạm tự phục vụ.
• 02 Hệ thống an ninh, an toàn tài liệu.
• Hệ thống kiểm kê tài liệu
• Trạm lập trình
3.6. Ứng dụng CNTT, bắt kịp xu hướng hiện đại.
CNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời
sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công
tác lưu trữ nói chung và với tài liệu điện tử nói riêng là nhu cầu mang tính
khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ từ thủ
công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu
chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, khai thác sử dụng tài liệu thể hiện được
tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào
công tác lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì
đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt
động của một cơ quan, đơn vị.
Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND của UBND TP Hà Nội đã chỉ rõ
cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức,
viên chức trong việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đáp
ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính, phục
vụ công tác điều hành, nghiên cứu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Tại UBND quận Tây Hồ trong những năm qua đã đẩy mạnh ứng dụng
CNTT trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và trao đổi thông tin,
đạt hiệu quả cao. Đồng thời đã triển khai ứng dụng mạng văn phòng điện
66
tử liên thông để trao đổi văn bản; thực hiện ứng dụng các phần mềm trong
công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.
Để thực hiện tốt hơn nữa việc ứng dụng CNTT giúp UBND đạt được
kết quả cao thì cần phải có những giải pháp cụ thể như sau:
Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ thì yêu
cầu các tổ chức, cơ quan, đơn vị phải có những giái pháp như:
- Xây dựng hệ thống mạng LAN, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên
quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản
lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị
liên quan.
- Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi,
đến; hồ sơ tài liệu lưu trữ. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ
thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành
tác nghiệp.
- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức
tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách
công đoàn nói chung và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng.
3.7. Tham khảo kinh nghiệm quản lý TLĐT của một số nước trên
thế giới
Xét ở phạm vi quốc tế với nền công nghệ tiên tiến, các quốc gia đều
đặc biệt coi trọng thực hiện việc quản lý tài liệu điện tử. Đối với tài liệu điện
tử là tài liệu được lưu trữ lại có giá trị dùng làm bằng chứng, những tiêu
chuẩn và chỉ dẫn (đặc biệt là những tiêu chuẩn và yêu cầu trong việc bảo quản
tài liệu) rất quan trọng. Ở các quốc gia khác nhau đều đưa ra các tiêu chuẩn
nhằm đảm bảo việc thực hiện công tác quản lý tài liệu điện tử trong lưu trữ có
hiệu quả, điển hình như: (Trích từ Nguồn: HVTC)
- Tiêu chuẩn liên quan đến việc quản lý tài liệu
“ISO 15489: Thông tin và tư liệu - Quản lý tài liệu” (Information and
Documentation – Records Management), là một bộ tiêu chuẩn về quản lý tài
67
liệu điện tử nổi tiếng nhất hiện nay, được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế
(ISO) công bố năm 2001. Bên cạnh tiêu chuẩn ISO 15489, còn có các tiêu
chuẩn về quản lý tài liệu khác hiện đang được áp dụng phổ biến như Tiêu
chuẩn AS ISO 15489 của Australia, Tiêu chuẩn BS ISO 15489 của Anh v.v…
- Tiêu chuẩn liên quan đến yêu cầu chức năng
+ Tiêu chuẩn DOD 5101.20 của Mỹ về quản lý tài liệu chính thức được
Bộ Quốc phòng Mỹ (viết tắt là DOD) ban hành năm 1997, tức là “Tiêu chuẩn
đánh giá về việc thiết kế ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử”.
+ Tiêu chuẩn MoReq2 của Châu Âu“Yêu cầu đối với mô hình quản lý
tài liệu điện tử” (gọi tắt là MoReq) ra đời năm 2001, mô tả về những yêu cầu
cụ thể trong việc quản lý tài liệu điện tử.
- Tiêu chuẩn liên quan đến siêu dữ liệu về TLLT
Siêu dữ liệu của kho lưu trữ số dùng để mô tả về nội dung, kết cấu của
những TLLT số và các dữ liệu đặc trưng bối cảnh, nhằm tiến hành tổ chức,
quản lý, phát hiện, nhận biết, lựa chọn, định vị, khai thác, sử dụng và đánh giá
đối với nguồn thông tin lưu trữ số, theo sát được sự thay đổi của TLLT trong
quá trình quản lý và sử dụng, hỗ trợ khi thực hiện giá trị dùng làm căn cứ, khi
tổng hợp tích hợp và lưu trữ lâu dài của nguồn thông tin lưu trữ số.
Những tiêu chuẩn liên quan đến siêu dữ liệu về TLLT thường thấy hiện
nay chủ yếu gồm:
+ Tiêu chuẩn ISAD (G): ISAD (G) nghĩa là “Tiêu chuẩn mô tả lưu trữ
quốc tế (Tổng quát chung)”, do Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) ban hành
năm 1993,
+ Tiêu chuẩn EAD: EAD tức là “Mô tả TLLT được mã hóa” chủ yếu
dùng để mô tả về nguồn TLLT và bản thảo, bao gồm tài liệu dạng văn bản, tài
liệu điện tử, tài liệu bản cứng và những ghi chép dạng âm thanh.
+Tiêu chuẩn ISAAR (CPF): ISAAR (CPF) là “Văn bản quy phạm lưu
trữ quốc tế về thông tin bối cảnh của pháp nhân, cá nhân và gia đình”.
+ Tiêu chuẩn ISDF: Năm 2008, ICA đã công bố phiên bản thứ nhất của
68
ISDF, tức là “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả chức năng”.
+ Tiêu chuẩn ISDIAH: Năm 2008, ICA đã ban hành “Tiêu chuẩn quốc
tế về mô tả cơ quan lưu trữ TLLT”.
- Tiêu chuẩn liên quan đến Lưu trữ số
Tiêu chuẩn quan trọng nhất dùng cho việc quy phạm hóa công tác lưu
trữ số là Mô hình OAIS, tức là Tiêu chuẩn về “Mô hình tham khảo hệ thống
thông tin lưu trữ mở”, thời gian đầu được phát triển bởi Ủy ban Tư vấn Hệ
thống dữ liệu không gian (Mỹ).
Thông qua những tiêu chuẩn của các quốc gia trên thế giới, các cơ quan
tổ chức tại Việt Nam có thể áp dụng để thực hiện đối với công việc của mình
với các biện pháp cụ thể như:
- Tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu khoa học về tài liệu điện tử
- Nhấn mạnh vào việc quản lý toàn diện, quản lý toàn bộ quá trình
- Cần chi tiết hóa các yêu cầu chức năng trong quản lý tài liệu điện tử
- Cần xây dựng được hệ thống các tiêu chuẩn siêu dữ liệu về TLLT phù
hợp
- Nghiên cứu và xây dựng được những kỹ thuật lưu trữ lâu dài tài liệu
điện tử
- Phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử, không ngừng cải tiến giao
diện thao tác người dùng
Do việc quản lý tài liệu điện tử là một quá trình biến hóa lâu dài, vì thế,
phải không ngừng hoàn thiện giao diện thao tác người dùng theo những cách
thức:
- Giảm thiểu những siêu dữ liệu mà người dùng phải đăng nhập và tăng
thêm những siêu dữ liệu mà hệ thống có thể tự động tạo lập được;
- Phương án phân loại vừa phải đơn giản hóa lại vừa phải mang tính lô-
gic;
- Nâng cao tính năng tìm kiếm, đồng thời khuyến khích càng nhiều
người dùng tích cực sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, đề xướng thực
69
hiện công tác tự động hóa văn phòng.
Việc thực hiện các tiêu chuẩn và những yêu cầu của nó là một cách để
nâng cao trình độ nghiệp vụ của cơ quan, giúp tăng cường năng lực quản lý
hiệu quả tài nguyên thông tin, từ đó, các cơ quan cũng có thể thu được những
hiệu suất và hiệu ích lớn hơn. Dựa vào tình hình thực tiễn của cơ quan mình,
tham khảo các tiêu chuẩn hiện có của quốc gia và của ngành, kết hợp với một
đơn vị cung ứng phần mềm để cùng tiến hành sửa đổi một số tiêu chuẩn nào
đó hiện đang được sử dụng, tiến hành tổ chức lại và ưu việt hóa một vài quy
trình nghiệp vụ góp phần nâng cao được hiệu suất và hiệu quả của cơ quan.
Tiểu kết chương 3:
Từ những nhận xét đã rút ra được trong quá trình tìm hiểu về công tác
quản lý TLLT điện tử, tác giả đã đề ra những biện pháp, các giải pháp tích
cực nhằm UBND quận thực hiện công tác lưu trữ nói chung cũng như đối với
tài liệu điện tử nói riêng, thúc đẩy hoạt động của cơ quan ngày càng đi lên và
phát triển, đạt được hiệu quả làm việc cao trên tất cả các lĩnh vực. Là tấm
gương để các cơ quan cùng cấp, dưới cấp noi theo, học tập, đưa đất nước càng
70
thêm vững mạnh.
PHẦN KẾT LUẬN
TLLT là di sản văn hóa của dân tộc, là tài sản đặc biệt của Quốc gia,
TLLT chứa đựng những thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh một
cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn
trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
Ngày nay cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật bùng nổ đã kéo theo sự
hình thành một nền công nghệ hiện đại áp dụng trong quản lý Hành chính nhà
nước, giúp cho hoạt động của cơ quan tổ chức trở nên dễ dàng, nhanh chóng.
Song song với việc sản sinh ra TLLT trên giấy thì bây giờ hầu hết các cơ quan
đề sử dụng máy tính phục vụ cho việc quản lý văn bản và TLLT điện tử từ đó
xuất hiện. Với vai trò to lớn của TLLT điện tử đã mang lại một nền công nghệ
mới mà ở đó mọi người có thể thực hiện công việc chính xác, tiết kiệm thời
gian.
Sau hơn 20 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã đạt được
nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của cả nước trên
nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học công nghệ…. Tất cả
những thành quả đó đã được ghi lại, được thể hiện đầy đủ nhất trong các
TLLT điện tử
Với việc triển khai thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử đã được
nêu trên, thời gian qua, UBND quậu Tây Hồ đã gặt hái được một số thành
công nhất định. Điển hình như việc quản lý văn bản điện tử đã được tổ chức
chặt chẽ, luôn cập nhật những công nghệ mới để phù hợp với công việc hiện
tại. Có được những thành công ấy chính là nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm của
lãnh đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của đội ngũ công chức,
viên chức UBND quận và đặc biệt là những người trực tiếp thực hiện công tác
này.
Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu vẫn đang còn tồn tại những khó
khăn hạn chế như chưa có văn bản quy định cụ thể về công tác quản lý TLLT
71
điện tử, cán bộ văn thư lưu trữ đã có kinh nghiệm thực hiện nhưng chưa đảm
bảo được cả về mặt số lượng và chất lượng, cơ sở vật chất đang còn nghèo
nàn, chưa xây dựng được chương trình quản lý mạng một cách chặt chẽ…
Vì vậy qua quá trình tìm hiểu thực tế, tác giả đã cố gắng đưa ra những
biện pháp nhằm đưa công tác quản lý TLLT điện tử được thực hiện tốt hơn.
Đây có thể coi là một trong những kết quả quan trọng mà đề tài Khóa luận đã
đạt được. Tác giả rất mong những biện pháp này một phần nào giúp được cho
bộ máy hoạt động công tác quản lý hành chính và nhất là công tác lưu trữ
được thực hiện có hiệu quả nhất; và hy vọng có thể góp phần vào việc bảo vệ,
giữ gìn và phát huy được tốt nhất giá trị của tài liệu.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, những nội dung trên chỉ là những
nghiên cứu bước đầu. Bên cạnh đó còn có nhiều vấn đề cần tiếp tục tìm hiểu
và nghiên cứu trong thời gian tới. Điển hình như là các vấn đề về phần mềm
mạng, sự thống nhất trong quá trình giao dịch, định dạng các chế độ thích hợp
khi thực hiện sao lưu…Qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu đề tài vẫn không
thể tránh được những thiếu xót, tác giả mong rằng sẽ tiếp tục nhận được sự
72
góp ý chân thành của các thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chu Thị Hậu (2016), “Giáo trình lý luận và phương pháp công tác
lưu trữ”, NXB lao động, Hà Nội.
2. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Công văn số 139/VTLTNN-
TTTH ngày 4/3/2009 về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ
trong mội trường mạng;
3. Đỗ Văn Học (2006), “Quá trình xây dựng, phát triển tổ chức bộ máy
và đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ trong 20 năm đổi mới (1986 -
2006)”, Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Công cuộc đổi mới ở Việt Nam - những
vấn đề khoa học và thực tiễn, NXB Đại học học Quốc gia Thành phố Hồ Chí
Minh.
4. Nghiêm Kỳ Hồng (2001), Luật Lưu trữ của Việt Nam Cộng hòa năm
1973, Đại học Sài Gòn.
5. Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn
phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin và Truyền thông, Hà
Nội.
6. Lê Văn Năng, Danh mục thuật ngữ liên quan đến tài liệu điện tử,
giao dịch điện tử, công nghệ thông tin. Nguồn: http://www.archive.gov.vn
7. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
8. Nghị định của Chính phủ số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm
2007. Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch
vụ chứng thực chữ ký số.
9. Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 về giao dịch điện tử
trong hoạt động tài chính của cơ quan nhà nước.
10. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 về Ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
11. Nguyễn Lệ Nhung, Các siêu dữ liệu của tài liệu điện tử dưới góc
nhìn Tiêu chuẩn Nga và Tiêu chuẩn quốc tế
Nguồn:http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu
%20trao%20i/DispForm.aspx?ID=20
12. Nguyễn Lệ Nhung, Khái niệm về tài liệu và tài liệu điện tử,
Nguồn:http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu
%20trao%20i/DispForm.aspx?ID=17
13. Nguyễn Lệ Nhung, Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp liên
quan đến tài liệu điện tử,
Nguồn:http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA
%BFt.aspx?itemid=3&listId=28a16f14-e4a7-495c-9010-
4b6f6d9fb79c&ws=content
14. Nguyễn Lệ Nhung, Định dạng các files của tài liệu điện tử, Nguồn:
Website - http://my.opera.com
15. Nguyễn Lệ Nhung, Khai thác, sử dụng tài liệu điện tử. Nguồn:
http://www.archives.gov.vn/
16. Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản điện tử K-EDMS, Saturday, 25.
December 2007. Nguồn: Website - http://my.opera.com
17. Vũ Thị Phụng (2006), “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” (Giáo trình cho
hệ trung học chuyên nghiệp), Hà Nội.
18. Vũ Thị Phụng, “TLLT của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những
vấn đề khoa học cần nghiên cứu”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, 2003.
19. Vương Đình Quyền (1990), “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”,
Đại học và Trung học chuyên nghiệp.
20. Vương Đình Quyền (2005), “Lý luận và phương pháp công tác văn
thư”, Đại Học Quốc Gia Hà Nội.
21. Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật
Lưu trữ.
22. Quốc hội (2005) Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29
tháng 11 năm 2005.
23. Quốc hội (2006) Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày
29 tháng 6 năm 2006.
24. Dương Văn Khảm (2006) Luật Giao dịch điện tử với công tác văn
thư – lưu trữ, Văn thư Lưu trữ Việt Nam 6/2006, tr.28.
25. Nguyễn Văn Thâm (1993), “Một số đề nghị nhằm cải tiến cách xây
dựng và sử dụng các hệ thống văn bản nhà nước”, kỷ yếu Hội thảo về Phương
thức tổ chức hoạt dộng của bộ máy nhà nước.
26. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489. Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ
27. Tiêu chuẩn Nga TC GOST 15791-90. Các hệ thống xử lý thông tin.
Những thuật ngữ và định nghĩa.
28. Tìm hiểu một số kinh nghiệm của nước ngoài về quản lý tài liệu
điện tử, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà
nước do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005)
29. Website:
http://www.archives.gov.vn/
http://www.tailieu.vn/
http://www.thuvienphapluat.vn/
http://www.tayho.hanoi.gov.vn/
http://www.hvtc.edu.vn/
DANH MỤC PHỤ LỤC
STT Số phụ lục Nội dung
Bản dự thảo quy chế văn thư lưu trữ của UBND quận Tây
Phụ lục 1 1 Hồ năm 2017
Công văn 931/UBND-VP Về việc thực hiện phần mềm
Phụ lục 2 2 Quản lý văn bản và điều hành Quận
Đề án 907/ĐA-UBND Ứng dụng và phát triển CNTT quận
Phụ lục 3 3 Tây Hồ
Số 146/VP Quy định Về việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài
Phụ lục 4 4 liệu, hồ sơ tại kho lưu trữ của UBND huyện
Quyết định số 1238/QĐ – UBND Ban hành quy chế quản
lý và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành quận Phụ lục 5 5
Tây Hồ
Quyết định số 1023/QĐ-UBND Về việc Ban hành danh
mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành Phụ lục 6 6
phần tài liệu thuộc diện nộp và lưu trữ UBND quận Tây Hồ
Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và TLLT năm
Phụ lục 7 7 2016
Một số hình ảnh về công tác lưu trữ tại UBND quận Tây
Phụ lục 8 8 Hồ
Phiếu khảo sát về việc thực hiện công tác lưu trữ tài liệu
Phụ lục 9 9 điện tử của UBND quận Tây Hồ
