BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ
TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ
THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ HỒNG
Sinh viên thực hiện : ĐẶNG THỊ DUYÊN
Mã số sinh viên : 1705LTHB013
Khóa : 2017-2021
Lớp : 1705LTHB
HÀ NỘI - 2021
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được hoàn thiện trong thời gian
thực tập tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát. Các
số liệu sử dụng phân tích trong bài khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, đã công
bố theo đúng quy định. Các kết qủa nghiên cứu trong bài là do em tự tìm hiểu,
phân tích khách quan và phù hợp với thực tiễn em được khảo sát.
Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kì nghiên cứu khác.
Sinh viên
Đặng Thị Duyên
LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội em đã thực hiện đề tài “Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty
TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát”.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với
những kiến thức được trang bị trên ghế nhà Trường, các Thầy Cô trong khoa
Văn thư – Lưu trữ cùng sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị
Hồng và các cán bộ của Công ty trong thời gian viết khóa luận đã chỉ bảo cho
em những kiến thức làm cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng
như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã
học tại Trường vào thực hiện những việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và
hoàn thành khóa luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh
nhất, song do mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với
thực tế cũng như kiến thức và kinh nghiệm, nên khóa luận không thể tránh
khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy Cô để
bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Đặng Thị Duyên
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
CHỮ VIẾT TẮT
CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ
1
CTVT
Công tác văn thư
2
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
3
QLVB
Quản lý văn bản
4
LHS
Lập hồ sơ
5
BXD
Bộ xây dựng
6
Cán bộ QS
Cán bộ làm hồ sơ
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Nội dung công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ ................................. 7
Sơ đồ 1.2. Phương pháp lập hồ sơ..................................................................... 8
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty ................................................. 15
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến .............................................. 23
Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự làm công tác văn phòng tại Công ty TNHH
kỹ thuật xây dựng Tín Phát ............................................................................. 21
Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng văn bản đến của Công ty TNHH Kỹ Thuật
xây dựng và Thương mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 4/2021 ............... 27
Bảng 2.3. Bảng thống kê các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động
của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát ................. 36
Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đi của Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và
Thương mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 04 năm 2021. ......................... 28
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình ảnh 1. Mẫu sổ quản lý văn bản đến ........................................................ 25
Hình ảnh 2. Nội dung trong sổ quản lý văn bản đến ....................................... 26
Hình ảnh 3. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi ................................................... 30
Hình ảnh 4. Mẫu phần đăng kí sổ quản lý văn bản đi ..................................... 31
Hình ảnh 5. Bìa hồ sơ pháp lý ......................................................................... 45
Hình ảnh 6. Một bản vẽ Autocad tòa nhà S8 .................................................. 51
Hình ảnh 7. Bản vẽ hoàn công được in ra để làm hồ sơ thanh quyết toán ..... 52