Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ,

LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : THS. PHẠM THỊ HỒNG QUYÊN

Sinh viên thực hiện : HÀ THỊ TUYẾT DUNG

Mã số sinh viên : 1805LTHB010

Khóa : 2018-2022

Lớp : 1805LTHB

HÀ NỘI - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập, riêng

biệt của tôi. Mọi số liệu và thông tin trong khóa luận đều có nguồn gốc rõ

ràng và được công bố theo quy định. Tôi thực hiện khóa luận này lấy nguyên

tắc trung thực, khách quan làm nền tảng trung tâm và sợi chỉ đỏ cho mọi vấn

đề xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Các kết quả trong đề tài

này chưa được công bố ở bất kỳ đề tài nào khác.

Sinh viên làm khóa luận

Hà Thị Tuyết Dung

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Th.S

Phạm Thị Hồng Quyên đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo những

điều kiện tốt nhất để tôi có cơ hội thực hiện khóa luận;

Tôi xin được gửi lời cảm ơn tới UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà

Nội, đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội tìm hiểu, tiếp cận với những nguồn tài

liệu hữu ích cũng như là công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ từ

đó phục vụ quá trình làm khóa luận.

Sinh viên làm khóa luận

Hà Thị Tuyết Dung

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết đầy đủ STT Chữ viết tắt

Nghị định NĐ 1

Ủy ban nhân dân UBND 2

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ....................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................ 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 4 5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ................................. 4 6. Phƣơng pháp nghiên cứu .................................................................... 4 7. Đóng góp đề tài .................................................................................... 5 8. Kết cấu đề tài ....................................................................................... 6

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ .............................. 7 1.1. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ 7 1.1.1. Khái niệm cơ bản ........................................................................... 7 1.1.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ .......... 9 1.1.3. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ....... 11 1.1.4. Vai trò của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ....... 13 1.1.5. Nội dung quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ .......... 15

1.2. Cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ ... 17 1.2.1. Về quản lý văn bản, lập hồ sơ ...................................................... 18 1.2.2. Về quản lý và sử dụng con dấu ................................................... 18 1.2.3. Đảm bảo an toàn đối với văn bản điện tử ................................... 19 1.2.4. Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ ................................................. 21 1.2.5. Bảo vệ bí mật thông tin tài liệu lưu trữ ....................................... 21 1.2.6. Đảm bảo cơ sở vật chất ................................................................ 22 1.2.7. Đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ .............................. 22

TIỂU KẾT .............................................................................................. 23 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ ............................... 24

2.1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ .............................. 24 2.1.1. Lịch sử hình thành của UBND Quận Tây Hồ ........................... 24

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ ........................................................................................... 25

2.2. Tình hình quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ .............................................................................. 27 2.2.1. Nhân lực thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ ................................................................... 27

2.2.2. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ ................................................................... 28 2.2.3. Phòng ngừa rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ................... 44 2.2.4. Đánh giá mức độ thiệt hại rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ . 49 2.2.5. Xử lý rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ............................... 50

TIỂU KẾT .............................................................................................. 54 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ . 55 QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ ................................................................................ 55 3.1. Ƣu điểm, hạn chế về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ 55 3.1.1. Ưu điểm......................................................................................... 55 3.1.2. Hạn chế ......................................................................................... 56

3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ .......................... 56

3.2.1. Nhóm giải pháp chuyên môn nhằm thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ............................................................. 56

3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ.................................................... 60

TIỂU KẾT .............................................................................................. 62 KẾT LUẬN .................................................................................................... 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 64 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 65

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong bất kỳ một lĩnh vực, ngành nghề nào cũng đều ẩn chứa những rủi

ro tiềm ẩn và để tránh hậu quả xấu nhất xảy ra cần mỗi đơn vị, cá nhân xây

dựng các phương án dự phòng, phương án đối phó hoặc có biện pháp để

phòng ngừa, ngăn chặn khi có các rủi ro. Nhưng để quản trị những rủi ro một

cách có hệ thống hiệu quả, bài bản khoa học có lẽ không phải cơ quan, tổ

chức hay cá nhân nào cũng làm được. Nhiều cơ quan, tổ chức trong quá trình

hoạt động cũng đã nhận định một số rủi ro và xây dựng phương án ngăn ngừa,

giảm thiểu những tổn thất có thể mang lại nếu rủi ro xảy ra. Tuy nhiên, các cơ

quan, tổ chức mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng các phương án một cách tự

phát, chưa có hệ thống, chưa xây dựng được quy trình, quy định nghiêm ngặt

hay các chế tài nếu để xảy ra rủi ro và gây hiệu quả nghiêm trọng.

Đặc biệt, công tác văn thư, lưu trữ mặc dù rất được cơ quan, tổ chức

quan tâm chú trọng nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, thậm chí những

nguy rủi ro ấy gây thiệt hại và tổn thất rất lớn đối với cơ quan. Vì sản phẩm

của công tác văn thư, lưu trữ đều là bản gốc, bản chính được hình thành trong

quá trình hoạt động của cơ quan, có vai trò giữ gìn thông tin mật của cơ quan

và phục vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết nên khi xảy ra rủi

ro thường rất lớn và nhiều khi không có gì có thể bù đắp được. Nếu làm tốt

quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần hình thành tư duy

quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý và nâng cao vai trò, trách nhiệm của

bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; giúp cho hệ thống

văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan được ban hành đầy

đủ, kịp thời và đảm bảo tính cập nhật. Không những thế, việc quản trị rủi ro

giúp cán bộ làm công tác này chủ động lập kế hoạch văn thư, lưu trữ và giúp

cho việc dự trù kinh phí của cơ quan được hợp lý và chủ động; giúp tăng

cường hiệu quả thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu

trữ. Quản trị rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ góp phần hình thành ý

thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp và thái độ trân trọng trong hoạt động

nghiệp vụ của cán bộ làm văn thư – lưu trữ; giúp cho các nguyên tắc và yêu

cầu nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ; đảm bảo cho các nghiệp vụ

được thực hiện đúng quy trình và hạn chế những sai sót trong quá trình thực

hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Hơn nữa, hiện tại Trụ sở UBND quận Tây Hồ đang trong quá trình tu

bổ, cải tạo nên hầu hết các đơn vị, phòng ban đều được chuyển về Trụ sở Tạm

tại Trung tâm Văn hóa Thông tin và Thể thao. Vì vậy, nguy cơ xảy ra rủi ro

càng cao, đặc biệt là nguy cơ đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cơ sở vật

chất và đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ.

Từ những lí do trên, tôi đã quyết định lựa chọn khóa luận “Quản trị rủi

ro trong công tác Văn thư, Lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” để minh chứng

cho những giá trị của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ mang lại

cũng như tìm kiếm những giải pháp hiệu quả nhằm ngăn ngừa, hạn chế, khắc

phục rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước nói

chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu

- Tình hình nghiên cứu trong nước:

Công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước đã

được nghiên cứu rất nhiều, nhưng việc áp dụng các biện pháp nhằm khắc

phục rủi ro khi xảy ra làm hư hại, mất mát tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả, việc

áp dụng chúng trong thực tiễn nhất là trong các cơ quan hành chính nhà nước

còn hạn chế. Các nhà nghiên cứu Việt Nam nhận thấy rằng cần phải tiến hành

các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này. Tuy nhiên, các nghiên cứu này vẫn

chưa diễn ra một cách toàn diện và đồng bộ. Thực tế tại Việt Nam, các công

trình nghiên cứu trong nước đã có 01 luận án Tiến sĩ của Trần Thanh Tùng:

“Quản trị rủi ro trong Lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)” và chủ yếu là các bài

báo khoa học, tham luận khoa học giới thiệu một số quy định về công tác lưu

trữ và quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Việt Nam, hoặc được giới thiệu trong một số kỷ yếu Hội thảo khoa học do

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và một số cơ sở đào tạo chuyên ngành Lưu

trữ tổ chức. Quản trị rủi ro mới chỉ được nghiên cứu trong công tác lưu trữ, rất

ít đề tài nghiên cứu về công tác văn thư, vì vậy hoạt động quản trị rủi ro trong

công tác văn thư còn khá mới và chưa được nghiên cứu. Nhìn chung, các

công trình nghiên cứu quản trị rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ trong

các cơ quan nhà nước Việt Nam cơ bản còn đang bỏ ngỏ. Tuy nhiên, những

công trình nghiên cứu, các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt

Nam, các kỷ yếu hội thảo khoa học sẽ cung cấp thêm cơ sở lý luận, thực tiễn

để tôi tham khảo trong quá trình chúng tôi thực hiện đề tài này.

- Tình hình nghiên cứu thế giới:

Từ thập niên 60 của thế kỷ XX, các học giả Liên Xô là những người

đầu tiên công bố nghiên cứu có liên quan đến tác nhân gây hư hại tài liệu lưu

trữ. Đến những năm 90 của thế kỷ XX, các học giả phương tây như: Đức,

Anh, Ba Lan… đã đề cập trực tiếp và đầy đủ hơn về nghiên cứu nhận diện

những nguy cơ rủi ro đối với tài liệu lưu trữ và đề xuất các biện pháp để hạn

chế những nguy cơ đó. Từ năm 2000 đến nay, các nhà lưu trữ học Trung

Quốc đã quan tâm đến vấn đề nghiên cứu rủi ro trong lưu trữ. Hướng nghiên

cứu của các nhà lưu trữ học xoay quanh vấn đề: nghiên cứu hệ thống an toàn,

cảnh báo những nguy cơ rủi ro xay ra và các biện pháp nhằm khắc phục

những rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ. Từ những thành tựu trên đã giúp

tôi học tập và kế thừa những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện đề tài.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Khóa luận này mục tiêu của tôi muốn hướng tới như sau: tìm hiểu được

thực tiễn về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, để đánh giá thực

trạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quản trị rủi ro

trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện những mục đích trên, đề tài đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu

như sau:

+ Khảo sát tình hình thực tế vấn đề quản trị rủi ro trong công tác văn

thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

+ Chỉ ra được những ưu điểm cũng như mặt hạn chế của phương pháp

quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

5.1. Đối tƣợng nghiên cứu

Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

5.2. Phạm vi nghiên cứu

+ Về thời gian: từ năm 2005 đến năm 2021

+ Về không gian: phòng Văn Thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ để

khảo sát nghiên cứu.

6. Phƣơng pháp nghiên cứu

Để thực hiện nhiệm vụ khoa học của đề tài đặt ra, tôi đã áp dụng các

phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu trên các kênh thông tin

như: nghiên cứu các học liệu, giáo trình, mạng internet, sách, báo, đài…

- Phương pháp quan sát: quan sát quá trình thực hiện quản trị rủi ro

trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

- Phương pháp phỏng vấn: quá trình thực hiện khảo sát đã phỏng vấn

các cán bộ tại phòng văn thư, lưu trữ để biết được những thuận lợi và khó

khăn trong việc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ.

- Phương pháp phân tích tổng hợp: sử dụng phương pháp này nhằm chỉ

rõ những ưu điểm để phát huy và giữ gìn trong việc quản trị rủi ro, hạn chế

những nguyên nhân để chúng ta có những biện pháp khắc phục.

- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập thông tin, dữ liệu từ nhiều

nguồn khác nhau như các văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật,

các bài báo cáo, trang web… Thông tin sau khi được thu thập được chọn lọc,

xử lý để phục vụ cho đề tài nghiên cứu.

- Phương pháp luận: dựa trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng và

duy vật lịch sử. Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực

hiện công tác quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận

Tây Hồ.

- Phương pháp sử liệu học: sử dụng phương pháp này nhằm hiểu rõ hơn

về quản trị rủi ro nói chung và quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

nói riêng.

- Phương pháp hệ thống: sử dụng phương pháp này để sắp xếp những

thông tin đã thu thập được từ các nguồn, các tài liệu khác nhau thành một hệ

thống với kết cấu chặt chẽ.

- Phương pháp lịch sử: nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát

triển của cơ quan thực hiện chủ đề nghiên cứu.

- Phương pháp khảo sát thực tế: căn cứ vào quá trình khảo sát tại

UBND quận Tây Hồ và tình hình áp dụng quản trị rủi ro trong công tác văn

thư, lưu trữ.

7. Đóng góp đề tài

Thông qua nghiên cứu đề tài có những đóng góp cụ thể:

- Nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của quản trị rủi ro trong

công tác văn thư, lưu trữ.

- Khái quát được vai trò, phương pháp quản trị rủi ro trong công tác

văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

- Đề xuất biện pháp để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác

văn thư, lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ.

- Làm tư liệu tham khảo cho sinh viên khoa Văn thư, Lưu trữ.

8. Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục hình ảnh, mục lục và tài liệu

tham khảo, nội dung chính của đề tài được chia làm 3 chương sau đây:

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công

tác văn thư, lưu trữ

Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

tại UBND quận Tây Hồ

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro

trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ

1.1. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ

1.1.1. Khái niệm cơ bản

1.1.1.1. Quản trị

Hiện nay, thuật ngữ quản trị có nhiều quan điểm và cách hiểu khác

nhau nhưng đa số các nhà nghiên cứu đều hiểu khái niệm “Quản trị”: “Là quá

trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc và những nỗ lực

của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để

hoàn thành các mục tiêu đã định”.

Tuy nhiên, theo cách tiếp cận và hướng tiếp cận trong khóa luận này

của tôi, tôi đồng tình với khái niệm “Quản trị” trong Giáo trình Quản trị học

của Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản Giao thông vận tải. Theo

đó, quản trị: “là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm

đạt được những mục đích nhất định trong điều kiện biến động của môi

trường”. [5;8]

1.1.1.2. Rủi ro

Khái niệm “Rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị rủi ro của

Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không

mong đợi, khi nó xảy ra thì gây ra những biến động ngoài dự kiến cho con

người. Rủi ro xuất hiện khi một hành động hay một tình huống mà khả năng

thu lợi hoặc thiệt hại không thể dự đoán được chính xác. Rủi ro là sự không

chắc chắn. Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết quả, số lượng các kết quả

cps thể có càng nhiều, sai lệch giữa các kết quả có thể càng cao thì rủi ro càng

lớn.” [4;11]

1.1.1.3. Quản trị rủi ro

Khái niệm “Quản trị rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị

rủi ro của Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Quản trị rủi ro là quá trình

tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng,

kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh

hưởng bất lợi của rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội

thành công. Quản trị rủi ro là hoạt động nhằm từng bước giảm đến mức thấp

nhất những chi phí về rủi ro, dưới tất cả các hình thức và làm cực đại những

lợi ích của rủi ro.” [4;32]

1.1.1.4. Công tác văn thư

Khái niệm “Công tác văn thư” được định nghĩa theo Giáo trình Lý luận

và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, Nhà xuất

bản Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011 là: “Công tác văn thư là khái niệm

dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn

bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo

thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”. [8;7]

1.1.1.5. Công tác lưu trữ

Khái niệm “Công tác lưu trữ” được định nghĩa theo Giáo trình Lý luận

và phương pháp công tác lưu trữ của Nhà xuất bản Lao Động năm 2016 là:

“Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính

trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức

xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá

nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu

thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu

của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”. [3;46]

1.1.1.6. Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

Khái niệm “Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ” chưa được

làm sáng tỏ và công bố trong các tài liệu, giáo trình nào, tuy nhiên qua nghiên

cứu, tìm hiểu quan niệm của tôi về khái niệm này như sau: “Quản trị rủi ro

trong công tác văn thư, lưu trữ là quá trình chủ động để kiểm soát nguồn gốc

gia tăng nguy cơ rủi ro và rủi ro để dự phòng giảm thiểu tốt nhất, chủ động

khắc phục khi rủi ro xảy ra đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cán bộ văn

thư, lưu trữ và cơ sở vật chất trong văn thư, lưu trữ”.

1.1.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

1.1.2.1. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư

a. Văn bản, hồ sơ

Trong thời đại công nghệ số, rất nhiều thông tin quan trọng của cá

nhân, tập thể, một cơ quan, tổ chức giờ đây đã không còn được ghi vào sổ, cất

vào hòm mà được lưu trữ bằng các nền tảng dữ liệu điện tử.

Tuy nhiên, với nền công vụ hiện tại của nước ta vẫn chưa có thể bắt kịp

với sự phát triển của thế giới, do vậy vẫn đang thực hiện song song hai hình

thức văn bản: văn bản giấy và văn bản điện tử. Đối với những văn bản bằng

giấy, thường được các cơ quan chuyển giao cho nhau bằng phương pháp

truyền thống, tức là cán bộ tại cơ quan đó gửi đến tận nơi nhận hoặc có thể

gửi qua các dịch vụ gửi nhận. Việc chuyển giao này luôn tiềm ẩn những rủi ro

cho văn bản, hồ sơ, tài liệu mật.

b. Hệ thống quản lý văn bản điện tử

Hệ thống quản lý văn bản điện tử là phần mềm nội bộ để quản lý văn

bản và điều hành được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ công tác quản lý và

điều hành tác nghiệp của cơ quan. Trong thời đại 4.0 hiện nay, khi mà các văn

bản của chúng ta không chỉ được thể hiện trên giấy... mà thông tin hiện nay

còn được truyền đi bởi các thông điệp dữ liệu. Hệ thống này đã khắc phục

được những hạn chế so với biện pháp thủ công, đây là hệ thống có vị trí và vai

trò rất quan trọng trong nghiệp vụ Văn thư. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích

do hệ thống này mang lại, vẫn còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro đối với công

tác văn thư, lưu trữ như: không vào được phần mềm, máy tính lạc hậu, cấu

hình thấp…

c. Con dấu

Ngày nay con dấu xuất hiện phổ biến hơn trong các cơ quan nhà nước.

Đối với tổ chức được công nhận thành lập hợp pháp thì con dấu là đại diện

pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý

được pháp luật công nhận. Vì vậy con dấu pháp nhân phải được quản lý hết

sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, nhòe mực, mực không đều…

Do đó việc quản lý và sử dụng con dấu là việc rất quan trọng.

d. Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất là một điều kiện rất quan trọng để thực hiện các hoạt

động của một cơ quan. Các công việc của công tác văn thư đều cần sử dụng

nhiều và thường xuyên các thiết bị như máy tính, máy in, máy photocopy,

máy scan… để có thể phục vụ hiệu quả của công tác này.

đ. Người làm công tác văn thư

Người làm văn thư có vai trò rất quan trọng đối với công tác văn thư,

lưu trữ của cơ quan, người làm văn thư thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ

của mình mới đảm bảo được quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức tốt.

Nếu thực hiện không tốt các nghiệp vụ, người văn thư có thể sẽ phải liên lụy

đến nhiều vụ việc, giải quyết nhiều hậu quả xảy ra.

Người làm công tác văn thư sẽ được bố trí thực hiện một trong các

công việc sau: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong

công tác văn thư.

1.1.2.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ

a. Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản

gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay

thế bằng bản sao hợp pháp.

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức

trong việc giải quyết các vấn đề hình thành trong quá trình hoạt động; là

nguồn tài liệu quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội; phục vụ

nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khi cần thiết… Tuy nhiên, nếu chỉ tạo

ra và sử dụng tài liệu mà không dùng các biện pháp bảo quản nhằm tránh khỏi

các nguy cơ rủi ro từ con người, môi trường tự nhiên… tài liệu lưu trữ sẽ tiềm ẩn

nhiều nguy cơ như: hư hại tình trạng vật lý, thiệt hại, mất mát, thất lạc.

b. Các loại cơ sở vật chất trong lưu trữ

Các loại cơ sở vật chất trong lưu trữ là một điều kiện rất quan trọng để

thực hiện các hoạt động lưu trữ và để bảo quản tài liệu được lâu dài. Các quy

trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ đều cần sử dụng nhiều và thường xuyên

các thiết bị như: cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu, quạt thông gió, rèm che, bình

chữa cháy, máy hút ẩm…

c. Người làm công tác lưu trữ

Yếu tố con người bao giờ cũng là yếu tố giữ vai trò tiên quyết trong

mọi hoạt động và đối với công tác lưu trữ, quản lý lưu trữ cũng không ngoại

lệ. Vì đây là công tác mang tính chất khoa học nên để tổ chức công tác lưu trữ

một cách đúng quy định và có hiệu quả đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm vững

chuyên môn nghiệp lưu trữ, phải hiểu sâu sắc về các lĩnh vực hoạt động của

cơ quan.

Người làm công tác lưu trữ sẽ được bố trí thực hiện các công việc sau:

thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và sử

dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan mình

1.1.3. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

1.1.3.1. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp

Quản trị rủi ro trong lưu trữ cần được thực hiện trên nhiều khía cạnh

liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ như: điều kiện kho tàng, trang thiết bị

cơ sở vật chất, đặc điểm của thực thể tài liệu lưu trữ, cơ chế quản lý vận hành,

cán bộ, biện pháp, quy trình, quy phạm kỹ thuật nghiệp vụ, môi trường làm

việc… Quản trị rủi ro phải được thực hiện trên cơ sở của quá trình đánh giá

tổng thể các mối tương quan giữa các yếu tố trực tiếp, gián tiếp tác động lên

các đối tượng lưu trữ nhằm thực hiện được mục tiêu loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn,

hạ thấp các rủi ro gây mất an toàn.

Đảm bảo an toàn trong công tác văn thư – lưu trữ luôn là vấn đề mà các

cơ quan, tổ chức lưu trữ đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức

vẫn chưa có nhận thức sâu sắc và có hệ thống về vấn đề này, thậm chí còn tồn

tại một số sai lầm. Cụ thể trong cơ quan, mỗi bộ phận có những biện pháp

khác nhau, ví dụ: bộ phận bảo quản tài liệu lưu trữ coi trọng đến các yếu tố

môi trường bất lợi làm hư hại tài liệu lưu trữ; hoặc bộ phận khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ lại chú tâm đến vấn đề đề phòng lấy cắp tài liệu… nếu không

có sự phối hợp thống nhất, đồng bộ và nhịp nhàng thì giữa các khâu sẽ không

được gắn kết chặt chẽ, dễ tạo ra những sai sót và kẽ hở trong quản lý. Khi

đánh giá về hệ thống an toàn đối với tài liệu lưu trữ cần xem xét tổng thể trên

toàn bộ quá trình từ quá trình tiếp nhận, quản lý tài liệu đến bảo đảm về kỹ

thuật, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị; cơ chế quản lý vận hành với hệ

thống quy phạm tiêu chuẩn, quy tắc điều lệ, điều kiện thực thi, bồi dưỡng cán

bộ đến hoạt động giám sát các đối tượng vận hành bảo vệ tài liệu, định kỳ

kiểm tra an toàn, phòng tránh những yếu tố gây hại…[6;50]

1.1.3.2. Nguyên tắc khách quan

Quá trình xây dựng các biện pháp quản trị rủi ro bám sát với yêu cầu,

mục tiêu của hoạt động lưu trữ là thu thập, quản lý, bảo quản an toàn và khai

thác, phát huy giá trị của tài liệu. Xuất phát từ thực tế của hoạt động lưu trữ

để làm nổi bật lên các trọng điểm phát sinh nguy cơ, đồng thời kết hợp với

các quy phạm pháp luật, cơ chế lưu trữ hiện hành, phản ánh một cách chính

xác về tình hình khách quan liên quan đến vấn đề an toàn trong lưu trữ, khắc

phục những ảnh hưởng của yếu tố chủ quan do con người tạo ra. Để đảm bảo

yêu cầu về tính khách quan, các biện pháp quản trị rủi ro phải chú trọng đến

tính hợp lý, chính xác và tính khoa học của phương án được thực hiện để đảm

bảo an toàn cho các đối tượng lưu trữ. [6;51]

1.1.3.3. Nguyên tắc ưu tiên mức độ tác động

Mức độ tác động được xem là phạm vi của một hoạt động sẽ giúp cải

tiến thay đổi hành vi, giảm thiểu những nguy cơ gây thiệt hại và tổn thất. Để

đánh giá về mức độ tác động, cần hướng tới một số câu hỏi: việc thực hiện

hoạt động đó sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm nguy cơ rủi ro ở mức

độ nào, tác động trực tiếp đến các đối tượng lớn đến đâu…? Khi tác động của

hoạt động càng lớn thì mức độ ưu tiên càng cao. Nguyên tắc lựa chọn ưu tiên

cần được thực hiện theo phương pháp khoa học, có cơ sở căn cứ. [6;51]

1.1.3.4. Nguyên tắc tính khả thi

Tính khả thi được hiểu là khả năng thực hiện các biện pháp quản trị. Có

những biện pháp nếu được thực hiện thì mức độ tác động đem lại hiệu quả

cao, nhưng các yếu tố tài chính như: nguồn vốn, chi phí… và nguồn nhân lực

hạn chế khiến cho hoạt động quản trị rủi ro khó thực hiện.

Có thể thấy rằng, cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thư,

lưu trữ được ứng dụng trên nền tảng của lý thuyết quản trị rủi ro, với mục tiêu

hướng tới sự an toàn, phòng tránh những thiệt hại, tổn thất không mong

muốn. Đây là quá trình liên tục chủ động với những rủi ro, nguy cơ rủi ro, để

kiểm soát đảm bảo khả năng rủi ro xảy ra là thấp nhất với cơ chế an toàn cao

nhất. [6;52]

1.1.4. Vai trò của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

1.1.4.1. Đối với hoạt động quản lý

Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ góp phần hình thành tư

duy quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý và nâng cao vai trò, trách nhiệm

của bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan. Giúp cán bộ

văn thư, lưu trữ nhận diện đúng đắn, đủ và chính xác những yếu tố rủi ro đã,

đang và có thể xảy ra đối với các quy trình nghiệp vụ, từ đó xây dựng những

yêu cầu, nguyên tắc, quy định về phòng ngừa và xử lý rủi ro.

Giúp cho hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ

quan được ban hành đầy đủ, kịp thời và đảm bảo tính cập nhật. Công tác quản

trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ giúp tăng cường hiệu quả thống kê, tổng kết

tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ giúp các nhà quản lý lưu

trữ chủ động phân tích được nguyên nhân, nhận diện, dự báo các nguy cơ và

đánh giá các nguy cơ rủi ro, từ đó xây dựng các biện pháp phòng ngừa, kiểm

soát, ngăn ngừa và xử lý thiệt hại, tổn thất.

Không những thế, việc quản trị rủi ro giúp cán bộ làm công tác văn thư,

lưu trữ chủ động lập kế hoạch văn thư, lưu trữ và giúp cho việc dự trù kinh

phí của cơ quan được hợp lý và chủ động.

1.1.4.2. Đối với hoạt động nghiệp vụ

Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ góp phần hình thành ý

thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp và thái độ trân trọng trong hoạt động

nghiệp vụ của cán bộ làm văn thư, lưu trữ. Việc hội đủ kiến thức, nhận thức, ý

thức, kỹ năng và thái độ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ góp phần

nâng cao chất lượng thực hiện hoạt động nghiệp vụ.

Bên cạnh đó, công tác quản trị rủi ro giúp cho các nguyên tắc và yêu

cầu nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ; đảm bảo cho các nghiệp vụ

được thực hiện đúng quy trình.

Quản trị rủi ro góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ trong

các cơ quan, tổ chức. Quản trị rủi ro là hoạt động nghiên cứu, nhận diện,

phòng ngừa, đánh giá và xử lý các loại rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn rủi ro nhằm

hạn chế những thiệt hại, tổn thất trong quá trình thực hiện hoạt động nghiệp

vụ. Đây là hoạt động vô cùng phức tạp nhưng rất quan trọng. Vì nếu thực hiện

tốt các nội dung hoạt động quản trị rủi ro sẽ kiểm soát được những yếu tố bất

lợi, từ đó làm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ.

Hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu

trữ. Hạn chế được những yếu tố gây rủi ro do nguyên nhân khách quan và

nguyên nhân chủ quan, giảm thiểu tối đa thiệt hại gây ra đối với văn bản, hồ

sơ, con dấu, phần mềm quản lý văn bản điện tử, cơ sở vật chất và người làm

công tác văn thư, lưu trữ.

1.1.5. Nội dung quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

1.1.5.1. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro

Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro là quá trình xác định các loại rủi ro

đã nảy sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Hoạt động

nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ được thực

hiện qua quá trình nghiên cứu, phân tích toàn bộ hoạt động của công tác văn

thư, lưu trữ. Từ đó có thể thống kê được những rủi ro đã xảy ra và tiến hành

phân tích nguyên nhân, cũng như các yếu tố có khả năng gây ra rủi ro để có

biện pháp phòng ngừa. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng trong việc kiểm soát

nguồn gốc phát sinh rủi ro.

1.1.5.2. Phòng ngừa rủi ro

a. Xác định các nguyên nhân gây nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư,

lưu trữ

Để ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro và hạn chế những tổn thất khi rủi ro

xảy ra, cần xác định được nguyên nhân nào gây nguy cơ rủi ro trong công tác

văn thư, lưu trữ. Những nguyên nhân gây nguy cơ rủi ro gồm: nguyên nhân

khách quan và nguyên nhân chủ quan. Nguyên nhân khách quan bao gồm: các

vấn đề pháp lý, các thiết bị điện tử phục vụ công tác văn thư, tác động của các

yếu tố trong môi trường tự nhiên như nhiệt độ, không khí, độ ẩm, ánh sáng,

bụi, côn trùng, nấm mốc và các loại gặm nhấm. Nguyên nhân chủ quan bao

gồm: cơ chế thanh tra, kiểm tra; điều kiện về cơ sở vật chất và trình độ

chuyên môn của đội ngũ cán bộ.

b. Biện pháp phòng ngừa rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

Phòng ngừa rủi ro là mục tiêu quan trọng của quản trị rủi ro trong công

tác văn thư, lưu trữ. Khi xác định được nguyên nhân gây nguy cơ rủi ro, cần

đưa ra các biện pháp để phòng ngừa, né tránh, ngăn ngừa, giảm thiểu những

tổn thất và nguy cơ rủi ro. Trong công tác văn thư, lưu trữ, các biện pháp

phòng ngừa rủi ro được thực hiện trên cơ sở đảm bảo tối đa mục tiêu của hoạt

động văn thư, lưu trữ, theo đó các biện pháp phòng ngừa rủi ro gồm:

- Xây dựng các tình huống để phòng ngừa rủi ro.

- Đảm bảo cơ sở vật chất.

- Tổ chức bộ phận, bố trí lực lượng xử lý nếu có rủi ro.

- Tập huấn định kỳ, kiểm tra, phát hiện kịp thời nguy cơ rủi ro.

- Xử lý vi phạm quy định về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ.

1.1.5.3. Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là nội dung tiếp theo của phòng ngừa rủi ro trong công

tác văn thư – lưu. Bởi vì rủi ro thường có nhiều loại và do nhiều nguyên nhân,

yếu tố tác động gây ra nên việc đánh giá rủi ro để cảnh báo cho các cơ quan,

tổ chức về mức độ rủi ro và khả năng kiểm soát, ứng phó khi rủi ro xảy ra.

Mức độ thiệt hại rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá theo tỷ

lệ phần trăm (%).

Rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ là loại rủi ro khó quan sát thiệt

hại, tổn thất, phần lớn không định lượng được chính xác con số mà chỉ mang

tính chất ước lượng với 05 mức độ quy ước: mức 1 – không hề nghiêm trọng

(thiệt hại không đáng kể); mức 2 – không nghiêm trọng (thiệt hại ít và có thể

thay thế phục hồi hoàn toàn) ; mức 3 – trung bình (thiệt hại đáng kể và có thể

thay thế phục hồi hoàn toàn); mức 4 – nghiêm trọng (thiệt hại đáng kể và có

thể thay thế phục hồi một phần); mức 5 – rất nghiêm trọng (mất hoàn toàn và

không có khả năng phục hồi).

1.1.5.4. Xử lý rủi ro

Xử lý rủi ro là nội dung cuối cùng của quản trị rủi ro trong công tác văn

thư, lưu trữ, đây là quá trình chọn một hoặc nhiều phương án để khắc phục

thiệt hại khi rủi ro xảy ra. Xử lý rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ gồm: xử

lý rủi ro trong công tác văn thư và xử lý rủi ro trong công tác lưu trữ.

- Xử lý rủi ro trong công tác văn thư: là quá trình xử lý những rủi ro

xảy ra trong quá trình soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo văn bản, kiểm tra văn

bản trước khi ký ban hành và ký ban hành văn bản. Khi rủi ro xảy ra, cán bộ,

công chức cần xử lý nội dung văn bản do lỗi kỹ thuật đánh máy hay do chủ

quan tác động của người soạn thảo văn bản, thậm chí xử lý những rủi ro trong

quá trình thực hiện nghiệp vụ. Không những vậy, trong một số trường hợp,

cán bộ, công chức cần xử lý rủi ro đối với hệ thống quản lý văn bản điện tử;

con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; đối với cơ sở vật chất hoặc đối với người

làm công tác văn thư.

- Xử lý rủi ro trong công tác lưu trữ: cũng giống như công tác văn thư,

xử lý rủi ro trong công tác lưu trữ là quá trình xử lý những rủi ro xảy ra đối

với tài liệu lưu trữ như: bị nấm mốc, côn trùng phá hoại, bị hư hại về tình

trạng vật lý hay bị cháy nổ, quá trình vận chuyển tài liệu, thậm chí tài liệu bị

mất mát, thất lạc, xử lý sai kỹ thuật hoặc xử lý rủi ro do ý thức con người

trong quá trình thực hiện chuyên môn nghiệp vụ.

1.2. Cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ

Hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền chưa ban hành văn bản trực tiếp

đề cập đến hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Tuy

nhiên, những quy định nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để các cơ quan, tổ chức

triển khai các biện pháp phòng tránh những thiệt hại, tổn thất nghiêm trọng

đối với văn bản, hồ sơ, con dấu, tài liệu lưu trữ, người làm công tác văn thư,

lưu trữ đã được nhắc đến trong nhiều văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp

vụ. Đây là cơ sở để các cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp dự phòng

một số rủi ro nghiêm trọng, ngăn ngừa thiệt hại, tổn thất và xử lý rủi ro đối

với công tác văn thư, lưu trữ.

1.2.1. Về quản lý văn bản, lập hồ sơ

Ngày 05 tháng 3 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định

30/2020/NĐ – CP về công tác văn thư nhằm đảm bảo quy trình soạn thảo, ký

ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ

quan được thực hiện đúng, nghiêm túc; hạn chế được những nguy cơ rủi ro

tiềm ẩn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

1.2.2. Về quản lý và sử dụng con dấu

Ngày 01 tháng 7 năm 2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định số

99/2016/NĐ – CP quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu, trong đó việc

đảm bảo an toàn con dấu được quy định cụ thể tại Điều 6 của Nghị định này:

“Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.

2. Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.

3. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.

4. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.

5. Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền

hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

6. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng

con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.

7. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.

8. Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.

9. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng

nhận đăng ký mẫu con dấu.

10. Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.

11. Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu

khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

12. Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về

con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của

cơ quan, tổ chức, cá nhân.

13. Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.”

1.2.3. Đảm bảo an toàn đối với văn bản điện tử

Việc đảm bảo an toàn đối với văn bản điện được ban hành và quy định

khá sớm.

- Ngày 29 tháng 11 năm 2005, Quốc hội khóa XI đã ban hành Luật số

51/2005/QH11 quy định về Luật giao dịch điện tử, trong đó các hành vi bị

nghiêm cấm trong giao dịch điện tử nhằm đảm bảo an toàn đối với thông tin

điện tử được quy định cụ thể tại Điều 9 của Luật này.

“Điều 9. Các hành vi bị nghiêm cấm trong giao dịch điện tử

1. Cản trở việc lựa chọn sử dụng giao dịch điện tử.

2. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi, nhận thông

điệp dữ liệu.

3. Thay đổi, xóa, hủy, giả mạo, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái

phép một phần hoặc toàn bộ thông điệp dữ liệu.

4. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi,

phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại hạ tầng

công nghệ về giao dịch điện tử.

5. Tạo ra thông điệp dữ liệu nhằm thực hiện hành vi trái pháp luật.

6. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép chữ ký điện

tử của người khác.”

- Tiếp theo, ngày 12 tháng 7 năm 2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban

hành Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa

các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Cụ thể, việc đảm bảo hạ

tầng kỹ thuật hệ thống quản lý văn bản và điều hành được quy định tại Điều

12; việc đảm bảo an toàn thông tin văn bản điện tử được quy định tại Điều 13;

việc đảm bảo giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều

hành được quy định tại Điều 14.

“Điều 12. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật

1. Trục liên thông văn bản quốc gia được kết nối, liên thông với hệ

thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương qua Mạng

truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, nhà nước (Mạng truyền số

liệu chuyên dùng cấp I).

2. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa

phương phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản

quốc gia.

Điều 13. Bảo đảm an toàn thông tin

1. Chủ quản Trục liên thông văn bản quốc gia, chủ quản hệ thống quản

lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương phải xác định, phê

duyệt cấp độ và tổ chức thực hiện phương án bảo đảm an toàn thông tin theo

cấp độ cho các hệ thống thông tin thuộc phạm vi quản lý theo quy định của

pháp luật.

2. Việc kết nối giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ,

ngành địa phương với Trục liên thông văn bản quốc gia phải được mã hóa,

xác thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông tin tại Danh mục tiêu chuẩn kỹ

thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước theo quy định

của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 14. Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông

1. Các bộ, ngành, địa phương phải bảo đảm giải pháp kết nối, liên

thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản

quốc gia tuân thủ quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông; thực hiện kết

nối theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ.

2. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa

phương gửi nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia sử

dụng mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn

bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Thông tin về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các bộ, ngành,

địa phương bảo đảm chia sẻ, công khai trên hệ thống quản lý văn bản và điều

hành và các hệ thống thông tin khác phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính

phủ, Thủ tướng Chính phủ.

4. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn

bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương bảo đảm thống nhất, đồng bộ

theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục liên

thông văn bản quốc gia.”

1.2.4. Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ

Việc đảm bảo an toàn đối với tài liệu lưu trữ đã được ban hành và quy

định khá sớm.

- Quyết định số 168/QĐ – HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội

đồng Bộ trưởng quy định . Cụ thể, tại Điều 7 quy định “Không ai được tự tiện

mang tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam ra khỏi biên giới nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Và tại Điều 8 quy định “…Đối với

những hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1954 trở về trước không được tiêu hủy”.

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ, cụ

thể là Điều 8 quy định về các hành vi bị nghiêm cấm đối với tài liệu lưu trữ.

“Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà

nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.”

1.2.5. Bảo vệ bí mật thông tin tài liệu lưu trữ

Việc bảo vệ bí mật thông tin tài liệu lưu trữ đã được quy định trong:

- Luật số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018 về Luật Bảo vệ bí

mật nhà nước.

- Sau đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28

tháng 02 năm 2020 quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà

nước.

- Ngày 10 tháng 3 năm 2020, Bộ Công an cũng đã ban hành Thông tư

số 24/2020/TT – BCA về ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí

mật nhà nước.

1.2.6. Đảm bảo cơ sở vật chất

Việc đảm bảo cơ sở vật chất trong kho Lưu trữ; hướng dẫn xây dựng

kho Lưu trữ chuyên dụng; ban hành các tiêu chuẩn về cặp, hộp, bìa, mục lục

hồ sơ… được quy định trong các văn bản sau:

- Ngày 29 tháng 7 năm 2008, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban

hành Công văn số 662/VTLTNN – TCCB quy định về việc tăng cường công

tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.

- Ngày 17 tháng 12 năm 2008, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã

ban hành Quyết định số 262/QĐ – VTLTNN quy định về quy trình vệ sinh

kho bảo quản tài liệu và quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy.

- Ngày 21 tháng 10 năm 2011, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã

ban hành Quyết định số 176/QĐ – VTLTNN quy định về quy trình và hướng

dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản

sao sử dụng.

- Ngày 11 tháng 11 năm 2011, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số

15/2011/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo

quản tài liệu lưu trữ về vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.

- Ngày 23 tháng 7 năm 2012, Bộ Khoa học và Công nghệ cũng đã ban

hành Quyết định số 1687/QĐ - BKHCN quy định về việc công bố Tiêu chuẩn

quốc gia đối với bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và giá bảo

quản tài liệu lưu trữ.

- Tiếp theo, ngày 08 tháng 7 năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà

nước đã ban hành Quyết định số 150/QĐ – VTLTNN quy định và hướng dẫn

thực hiện quy trình khử axit cho tài liệu giấy.

1.2.7. Đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ

- Người làm công tác văn thư, lưu trữ cần phải có chứng chỉ tin học với

trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định

tại Thông tư số 01/2014/TT - BTTTT và Thông tư số 03/2014/TT - BTTTT

ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chuẩn

kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.

- Ngày 31 tháng 10 năm 2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số

14/2014/TT – BNV quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ

chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.

- Ngày 11 tháng 6 năm 2021, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số

2/2021/TT – BNV quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp

lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức

chuyên ngành văn thư

TIỂU KẾT

Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ đã và đang được quan

tâm tại các cơ quan, tổ chức; những vấn đề liên quan đến cơ sở lý luận, cơ sở

pháp lý, thực tiễn quản trị và sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro đã

được quan tâm trong một số công trình nghiên cứu, các cuộc hội thảo, các bài

tham luận hội nghị khoa học… Trong Chương 1, tôi đã đề cập đến những vấn

đề chung về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm phân tích,

làm rõ những khái niệm liên quan, ý nghĩa, đối tượng, nguyên tắc, vai trò, nội

dung của hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ và cơ sở

pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Nghiên cứu thực

trạng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ sẽ

được làm rõ trong Chương 2 của đề tài.

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC

VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

2.1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ

2.1.1. Lịch sử hình thành của UBND Quận Tây Hồ

Quận Tây Hồ được thành lập từ các phần của quận Ba Đình và huyện

Từ Liêm theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 của Chính phủ

Việt Nam.

Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm

văn hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2 trong tổng số hơn 17.878 ha

(chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội, gồm 8 phường: Bưởi,

Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng.

Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận Hà Đông, Long

Biên và Hoàng Mai.

- Phía đông giáp quận Long Biên với ranh giới tự nhiên là sông Hồng;

- Phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm;

- Phía nam giáp quận Ba Đình (với ranh giới là khu dân cư An Dương,

đường Thanh Niên và đường Hoàng Hoa Thám), Cầu Giấy ;

- Phía bắc giáp huyện Đông Anh với ranh giới tự nhiên là sông Hồng.

- Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp

dần từ bắc xuống nam.

Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong

địa giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía

bắc và phía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam. Khu vực

xung quanh Hồ Tây có nhiều làng xóm tồn tại từ lâu đời với nhiều nghề thủ

công truyền thống. Với các công trình di tích lịch sử có giá trị, tập trung xung

quanh Hồ Tây, tạo cho Tây Hồ trở thành một danh thắng nổi bật nhất của

Thủ đô.

Trải qua 25 năm xây dựng và trưởng thành, quận Tây Hồ đã ngày một

lớn mạnh. [2;14]

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

quận Tây Hồ

2.1.2.1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26

tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân các cấp nói chung, Uỷ ban nhân dân

quận Tây Hồ nói riêng là cơ quan hành chính nhà nước cấp quận, huyện, thị

xã, quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Pháp

lệnh, Nghị quyết của HĐND quận và cơ quan cấp trên tất cả các lĩnh vực:

kinh tế, chính trị, an ninh…

- UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa

phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành

chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và

quyền làm chủ của nhân dân địa phương… [2;15]

2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập

thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo

điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, năm đã

đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà

nước. UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức

HĐND và UBND ngày 26/11/2003 là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh,

quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch đầu tư và xây

dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp thông qua,

quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.

- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND quận, các biện

pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND quận về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc

phòng thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND.

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.

Bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do

UBND quận trực tiếp quản lý.

- Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của

UBND quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tập theo quy định của Luật

Khiếu nại tố cáo.

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể nói chung

và của mỗi cá nhân nói riêng.

Giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến UBND quận mà pháp

luật đã quy định thuộc thẩm quyền của Quận. [2;15]

2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân

chủ, lãnh đạo tập thể, đi đôi với phát huy trách nhiệm của từng thành viên,

thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Xây dựng và phát triển quận về

nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích của nhân dân.

- Đứng đầu Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là Chủ tịch Uỷ ban nhân

dân Quận, là người phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt

công tác của Uỷ ban nhân dân quận.

- Giúp việc cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là 03 Phó Chủ tịch phụ

trách các lĩnh vực: Kinh tế, Văn hoá - xã hội, Đất đai – Trật tự xây dựng. Các

Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận phân công, chỉ đạo công tác hoạt động

trong lĩnh vực phụ trách, chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng ban thuộc

lĩnh vực quản lý.

- Uỷ ban nhân dân quận gồm 12 phòng, ban chuyên môn, các tổ chức

chính trị - xã hội và các đoàn thể; các trung tâm trực thuộc và các đơn vị hiệp

quản. Trong mỗi phòng có một trưởng phòng, 03 phó phòng và các chuyên viên.

[2;16]

2.2. Tình hình quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại

UBND quận Tây Hồ

2.2.1. Nhân lực thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu

trữ tại UBND quận Tây Hồ

Để thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND

quận Tây Hồ cần có sự quan tâm và chỉ đạo, giám sát từ Lãnh đạo UBND

quận, Chánh Văn phòng và các cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ.

- Lãnh đạo UBND quận:

Họat động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt

động mới được thực hiện tại UBND quận Tây Hồ. Lãnh đạo UBND quận đã

nhận biết được tầm quan trọng của rủi ro ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu

trữ, do vậy hoạt động này được lãnh đạo UBND quận rất quan tâm và ngay từ

đầu đã chỉ đạo, thực hiện mạnh mẽ vấn đề này.

- Chánh Văn phòng:

Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều

hành toàn diện hoạt động của Văn phòng, trong đó có hoạt động quản trị rủi

ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND

quận về toàn bộ hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn được giao.

Trong hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, Chánh

văn phòng chịu trách nhiệm giám sát, chỉ đạo, điều hành những nhiệm vụ từ

lãnh đạo chỉ đạo xuống. Do đó, Chánh văn phòng phải bố trí, sắp xếp đội ngũ

cán bộ có đủ điều kiện để thực hiện hoạt động này; chỉ đạo việc theo dõi, tổng

hợp và báo cáo kịp thời với lãnh đạo; chỉ đạo cho các phòng, ban liên quan

phối hợp thực hiện.

- Cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ:

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ gồm 03 cán bộ văn thư, trong đó có 01 cán

bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, độ tuổi từ 36 đến 47 tuổi, đều tốt nghiệp hệ

đại học chính quy Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn. Theo như

khảo sát, mỗi người đều có từ 10 năm kinh nghiệm văn thư trở lên.

UBND quận Tây Hồ là cơ quan nhà nước nên mỗi ngày, mỗi năm đều

có rất nhiều văn bản đến và cả văn bản đi nên việc quản lý văn bản không thể

phân tán đi mỗi phòng ban tự quản lý được. Do vậy, văn thư cơ quan là nơi

quản lý tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan (hình thức tập trung).

Theo khảo sát, cán bộ các phòng ban nói chung, cán bộ văn thư nói

riêng mỗi năm lãnh đạo đều tổ chức 1 - 2 lần tập huấn cho các cán bộ trong cơ

quan (riêng cán bộ văn thư không những được lãnh đạo cho đi tập huấn do Bộ

Nội Vụ tổ chức, do UBND Thành phố tổ chức, mà còn được đi tập huấn tại

các tỉnh khác).

Công tác văn thư – lưu trữ bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ

phức tạp khác nhau nên các cán bộ văn thư đều làm việc trên tinh thần trách

nhiệm với công việc, với ngành nghề của mình, không cho phép việc sai sót.

2.2.2. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư,

lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

2.2.2.1. Rủi ro đối với văn bản, hồ sơ

a. Soạn thảo và ký ban hành văn bản:

- Soạn thảo văn bản: rủi ro về thể thức trình bày văn bản. Lỗi này rất

hay gặp phải tại các cơ quan, tổ chức: kể cả là đơn vị cấp trên cũng xảy ra lỗi

này. Cụ thể ngày 12 tháng 4 năm 2022, phòng văn thư UBND quận Tây Hồ

tiếp nhận và cấp số đối với hai văn bản do phòng Văn hóa Thông tin và phòng

Thanh tra soạn thảo, tuy nhiên cán bộ văn thư đã không chú ý đến lỗi sử dụng

dấu cách trong quá trình soạn thảo văn bản nên vẫn cấp số và phát hành văn

bản. Đây không phải là lỗi lớn nhưng sẽ ảnh hưởng đến hình thức của văn

bản.

- Ký ban hành văn bản: văn bản sau khi được kiểm tra thể thức, kỹ

thuật trình bày và nội dung sẽ được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND quận

Tây Hồ trực tiếp ký ban hành và chuyển tới Văn thư UBND quận để làm thủ

tục phát hành văn bản. Rủi ro xảy ra trong giai đoạn này có thể do ký không

đúng chức danh, nhiệm vụ quyền hạn được giao. Ví dụ như: Công văn số

488/UBND-YT về việc điều chỉnh, bổ sung số liệu báo cáo các đối tượng

chưa tiêm vắc xin phòng COVID-19 trên địa bàn thuộc lĩnh vực Văn hóa – xã

hội do Phó Chủ tịch Phạm Xuân Tài phụ trách, tuy nhiên do cán bộ chuyên

môn khi soạn thảo công văn này và Trưởng đơn vị đã không chú ý lĩnh vực

này do Phó Chủ tịch nào ký nên đã trình ký ông Hoàng Tuấn Anh.

b. Quy trình quản lý văn bản đi:

- Cấp số, thời gian ban hành văn bản: cán bộ văn thư UBND quận đã

cấp trùng số hai công văn của Phòng Kinh tế và Phòng Tư pháp dẫn đến số

thời gian ban hành không thống nhất và phải thực hiện việc chèn số văn bản.

Tình trạng lấy trùng số, chèn số còn xảy ra khá phổ biến tại UBND quận Tây

Hồ nên khi thực hiện việc nhập số lên phần mềm hệ thống cũng gây ra tình

trạng trùng số.

- Đăng ký văn bản: rủi ro trong đăng ký văn bản thường là lỗi chính tả,

trích yếu nhầm nội dung và rủi ro trong ký số văn bản điện tử. Đối với việc

đăng ký văn bản giấy và văn bản điện tử thường ít xảy ra rủi ro, bởi lẽ công

việc này do cán bộ văn thư có kinh nghiệm dày dặn đảm nhiệm nên việc xảy

ra rủi ro trong công việc này gần như không có.

- Nhân bản, đóng dấu, ký số: rủi ro có thể xảy ra như nhầm dấu, nhân

bản thiếu trang, ngược trang… Tình trạng này thi thoảng còn xảy ra tại UBND

quận Tây Hồ, do cán bộ chuyên môn không thường xuyên photocopy tài liệu

cộng thêm tâm lý chủ quan khi photocopy xong không kiểm tra lại từng bản sao,

dẫn đến tình trạng tài liệu xin ý kiến lãnh đạo trong cơ quan bị thiếu trang hoặc

mờ chữ, lệch lề… đến khi lãnh đạo phản ánh lại mới phát hiện ra lỗi này. Hơn

nữa, việc sử dụng máy photocopy cũ, hết khấu hao khiến tài liệu được

photocopy không đều màu, tài liệu dễ bị cuốn gây rách và nhàu nát.

- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: trong thời gian

dịch Covid – 19 căng thẳng, phòng Văn thư có hai cán bị ảnh hưởng nên phải

nghỉ điều trị. Vì vậy, mọi công việc trong phòng Văn thư đều do cán bộ còn

lại đảm nhiệm nên việc phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bị

chậm trễ.

- Lưu văn bản đi: cán bộ văn thư UBND quận đã thực hiện việc lưu văn

bản giấy tương đối tốt, rất ít trường hợp họ lưu nhầm vị trí và lưu bản không

có giá trị. Tuy nhiên, khi lưu văn bản điện tử thường quên việc nhập trích yếu

nội dung văn bản nên việc tìm kiếm văn bản trên hệ thống khi cần thiết gặp

khó khăn và gây lãng phí thời gian.

c. Quy trình quản lý văn bản đến: - Tiếp nhận văn bản đến: thường gặp những rủi ro như thất lạc, nhầm lẫn văn bản, gửi sai địa chỉ… Cụ thể, khi cơ quan khác gửi giấy mời họp qua hòm thư điện tử của UBND quận Tây Hồ, cán bộ văn thư, lưu trữ phụ trách quản lý văn bản đi đã nhấp vào email để tìm văn bản cần sử dụng nhưng đã nhấp nhầm vào email giấy mời họp, tuy nhiên do phải giải quyết các văn bản khác do Chánh Văn phòng đề nghị nên cán bộ văn thư đó đã quên chưa in ra và gửi đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tham dự buổi họp đó. Hậu quả làm cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm không biết thông tin để tham dự buổi họp,

làm ảnh hưởng đến uy tín của UBND quận Tây Hồ. Hoặc khi tải văn bản trên hòm thư điện tử xuống nhưng không biết cách lưu tên văn bản và không nhớ lưu vào file nào trên máy tính sẽ khiến việc tìm kiếm văn bản khi đính kèm lên hệ thống gặp khó khăn. Đối với văn bản giấy, khi tiếp nhận văn bản đến từ người đưa thư, cán bộ văn thư thường có suy nghĩ tiếp nhận nhiều văn bản rồi mới bóc bì, đánh số cùng một lúc. Đây là suy nghĩ vô cùng sai lệch dẫn đến việc xử lý văn bản chậm trễ.

- Đăng ký văn bản đến: thường gặp rủi ro như bỏ sót văn bản chưa đăng ký kịp thời, số ký hiệu trong văn bản đến và số ký hiệu trong phiếu xử lý văn bản không thống nhất với nhau. Ví dụ như: cán bộ văn thư tại UBND quận đã không để ý và đọc kỹ số ký hiệu văn bản nên đã dẫn đến việc in sai phiếu xử lý công việc, điều này gây ra nhầm lẫn và giải quyết công việc không đúng mục đích, thậm chí phải sửa lại những trường thông tin sai trên phần mềm hệ thống và trình ký lại ý kiến Lãnh đạo.

- Trình, chuyển giao văn bản đến: công việc này rất dễ xảy ra nguy cơ

rủi ro như thất lạc văn bản, nếu không đề nghị người giao và người nhận ký rõ

ràng sẽ rất dễ gây tranh cãi nếu thu hồi văn bản. Cụ thể, sau khi bóc bì và xử

lý văn bản đến có liên quan, cán bộ Văn thư nhân bản văn bản để gửi cho các

đơn vị, phòng ban liên quan tới nội dung cần giải quyết. Việc trình và chuyển

giao văn bản đến được thực hiện bởi cán bộ văn thư, lưu trữ có kinh nghiệm

dày dặn và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc nên đa số các văn bản

đến được trình và chuyển giao đúng thời hạn.

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: cán bộ

văn thư thực hiện công việc đôn đốc và theo dõi việc giải quyết văn bản giấy

và văn bản điện tử tương đối tốt, báo cáo kịp thời với Lãnh đạo.

d. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: công tác này thường xảy

ra rủi ro do thiếu, khuyết văn bản. Thông thường các đơn vị, phòng ban sau

khi mượn văn bản từ phòng Văn thư để giải quyết công việc phải trả lại phòng

Văn thư, tuy nhiên có những đơn vị mượn văn bản nhưng quên trả lại khiến

cho việc lập hồ sơ bị khuyết văn bản. Trường hợp đơn vị, phòng ban đó trả

văn bản chậm trễ cũng gây mất thời gian khi phải tìm lại vị trí của văn bản đó

ở cặp hộp nào, số thứ tự bao nhiêu.

2.2.2.2. Rủi ro đối với hệ thống quản lý văn bản điện tử

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của UBND quận Tây Hồ là

phần mềm dùng nội bộ để quản lý văn bản và điều hành nhằm phục vụ đề án

“Quản lý văn bản điện tử quận Tây Hồ”, được xây dựng nhằm mục đích hỗ

trợ công tác quản lý và điều hành tác nghiệp của UBND quận. Phần mềm này

chỉ có các cán bộ, công chức, viên chức trong UBND quận Tây Hồ mới có thể

đăng nhập: bao gồm tên đăng nhập và nhập mật khẩu mới có thể vào.

Hệ thống quản lý văn bản điện tử có chức năng: quản lý toàn bộ các

văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ,

văn bản dự thảo...; quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân

chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, tờ trình, phiếu xử lý,

các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản... Hệ thống này giúp

cán bộ văn thư, lưu trữ biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo

dõi; tìm được nhanh chóng bất cứ thông tin, tài liệu nào khi cần; chi phí đầu

tư thấp, hiệu quả mang lại cao; nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời

gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động…

Bên cạnh những lợi ích mà Hệ thống quản lý văn bản điện tử mang lại

còn tồn tại những nguy cơ rủi ro tiềm ẩn như: các văn bản được ký số, lưu trữ

trên máy tính của cán bộ, công chức và được trao đổi qua các phần mềm chạy

trên nền tảng Internet rất khó kiểm soát; đa phần các tài liệu rời lẻ chưa được

tập hợp để tạo thành hồ sơ điện tử để xác định giá trị tài liệu đưa vào lưu trữ.

Virus máy tính tấn công vào máy tính chứa tệp tin, mã hóa tệp tin, làm hỏng

tệp tin. Hơn nữa, chi phí mua bản quyền phần mềm diệt virus hàng năm để

phòng ngừa rủi ro là không nhỏ.

Trình độ, nhận thức của các cán bộ văn thư không đồng đều, cán bộ lớn

tuổi vẫn làm việc theo thói quen, lối mòn của các thế hệ đi trước, hạn chế

năng lực khi áp dụng công nghệ thông tin.

UBND quận Tây Hồ còn sử dụng máy tính có tuổi thọ lâu đời, cấu hình

yếu nhưng chưa có kinh phí để thay thế, dẫn đến hỏng hóc có thể xảy ra bất

cứ lúc nào. Cùng với đó, không có thiết bị lưu trữ dữ liệu dự phòng nên khi

máy tính hỏng dẫn đến dữ liệu cũng bị mất không lấy lại được. Đôi lúc mạng

Internet bị lỗi, còn yếu hoặc mất mạng dẫn đến việc cán bộ, công chức không

thể truy cập phần mềm quản lý văn bản.

2.2.2.3. Rủi ro đối với con dấu

Lãnh đạo UBND quận có trách nhiệm giao cho cán bộ văn thư quản lý

sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định. Cán bộ văn thư có trách

nhiệm bảo quản an toàn, sử dụng con dấu tại Trụ sở UBND quận. Chỉ giao

con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cho người khác khi được phép bằng văn bản

của người có thẩm quyền và phải lập biên bản.

Các cán bộ UBND quận Tây Hồ đã sắp xếp và bố trí con dấu tại nơi

thoáng mát. Tuy nhiên, do Trụ sở UBND quận đang trong quá trình sửa chữa

nên đa số các đơn vị, phòng ban đều chuyển về Trụ sở tạm tại Trung tâm Văn

hóa Thông tin và Thể thao và kết cấu xây dựng tại đây không tuân thủ quy

định về các chỉ tiêu xây dựng phòng kho phục vụ công tác văn thư, lưu trữ,

nên khi gặp trời mưa kéo dài, hơi nước bốc lên làm ẩm tủ gỗ đựng con dấu

khiến cho mực trong con dấu bị nhòe.

2.2.2.4. Rủi ro đối với tài liệu lưu trữ

Trong công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ là đối tượng có nguy cơ

rủi ro xảy ra là phổ biến nhất.

- Điều kiện bảo quản: kho Lưu trữ UBND quận Tây Hồ mặc dù được

thiết kế bốn phòng nhưng với số lượng tài liệu cần lưu trữ là không đủ diện

tích, vẫn còn tình trạng thiếu giá kệ đựng tài liệu nên còn nhiều hồ sơ, tài liệu

bó gói và chỉ được đặt trên bàn.

- Bụi: bụi cũng là một trong số các tác nhân gây nguy hại tới tuổi thọ và

tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ. Kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ

được xây dựng trên tầng 4 của Trụ sở UBND quận Tây Hồ, điều này đảm bảo

được việc tránh được các khu công nghiệp, đường lớn gây nhiều bụi. Tuy

nhiên, kho lưu trữ UBND quận gồm bốn phòng khá rộng nhưng chỉ có một

cán bộ vừa kiêm nhiệm văn thư và lưu trữ nên việc lau dọn bụi bặm thường

xuyên là rất khó, do vậy bụi bám trên các cặp, hộp tài liệu khá nhiều khiến tài

liệu bị ố vàng. Nhưng vấn đề hiện tại, Trụ sở chính UBND quận đang trong

dự án cải tạo, tu bổ nên bụi rất nhiều mà lại không thể vệ sinh cho tài liệu, đây

là điều rất đáng lo ngại.

- Chuột và các loài gặm nhấm: qua khảo sát tại UBND quận Tây Hồ,

kho lưu trữ tại trụ sở rất dễ cho các loài gặm nhấm đột nhập vào cắn phá tài

liệu dẫn đến nhiều tài liệu bị hư hỏng nặng và không thể phục hồi. Bởi vì, thứ

nhất: kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ không phải dạng khép kín, còn nhất

nhiều kẽ hở và lỗ thủng tương đối lớn để cho các loài gặm nhấm đột nhập; thứ

hai: xung quanh Trụ sở rất nhiều cống rãnh là nơi trú ngụ của chuột chưa

được khơi thông và có lưới chắn; thứ ba: việc dọn vệ sinh tại kho Lưu trữ

chưa được thực hiện thường xuyên cũng là nguyên nhân dẫn đến các loài gặm

nhấm đột nhập.

- Rủi ro xảy ra do công tác bảo vệ an ninh: kho Lưu trữ UBND quận

được xây dựng trên tầng 4 thuộc khu Văn phòng và gồm bốn phòng, cùng với

đó, Trụ sở UBND quận được thiết kế ba cổng ra vào tương ứng với ba phòng

trực bảo vệ và Văn phòng UBND quận đã bố trí đội ngũ nhân viên bảo vệ

luân phiên ca trực đảm bảo công tác an ninh 24/24 nên rủi ro xảy ra đối với

tài liệu lưu trữ là không có.

- Rủi ro xảy ra do sự cố hỏa hoạn: hỏa hoạn là yếu tố gây rủi ro nghiêm

trọng, không báo trước nên Lãnh đạo UBND quận rất quan tâm đến công tác

phòng cháy nổ đối với UBND quận nói chung và đối với tài liệu lưu trữ nói

riêng. Hàng năm, Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ luôn tạo điều kiện tổ chức

tập huấn công tác phòng cháy chữa cháy đối với toàn thể cán bộ, công chức,

viên chức. Công tác phòng cháy chữa cháy kho Lưu trữ UBND quận luôn

được quan tâm, coi trọng, sau khi hết giờ làm việc, cán bộ được phân công

trực nhật hàng ngày luôn kiểm tra và ngắt toàn bộ hệ thống điện nên việc xảy

ra rủi ro hỏa hoạn là chưa có.

- Một trong những nguyên nhân gây mất mát, thất lạc, rủi ro tài liệu là

do thiếu các biện pháp tổ chức quản lý. Khối lượng tài liệu hình thành trong

quá trình hoạt động của UBND quận tăng dần theo từng năm, do thiếu kiểm

soát nên xuất hiện tình trạng tài liệu không được tổ chức khoa học, thiếu các

điều kiện bảo quản là nguyên nhân dẫn đến tài liệu bị gập, ố vàng, gãy giòn,

mờ chữ và bị thất lạc.

- Các yếu tố trên khi xảy ra nguy cơ rủi ro vẫn có khả năng giữ lại,

phục hồi, tu bổ tài liệu, tuy nhiên khi xảy ra rủi ro trong quá trình vận chuyển

tài liệu, việc đảm bảo an toàn tài liệu là không cao. Trong quá trình cán bộ

văn thư, lưu trữ di chuyển tài liệu từ Trụ sở Tạm sang Trụ sở chính để bảo

quản trong Kho, vì gió to cùng với chỉ có hai cán bộ văn thư, lưu trữ chở tài

liệu bằng xe máy nên đã xảy ra việc những tài liệu có kích thước nhỏ hơn so

với bìa, hộp tài liệu đã bị rơi xuống vũng nước trên đường. Cũng có trường

hợp vì tài liệu cần vận chuyển nhiều nhưng hai cán bộ đều là nữ nên hồ sơ bị

rơi xuống đất làm bẩn tài liệu và tài liệu bị đảo lộn trình tự.

- Hơn nữa, trong thời gian hai cán bộ văn thư, lưu trữ bị ảnh hưởng

dịch Covid-19 nên chỉ có một cán bộ hướng dẫn các bạn thực tập. Vì cán bộ

đó phải làm mọi việc nên không chú ý sát sao đến sinh viên thực tập. Cùng

với đó, các bạn sinh viên thực tập chưa ý thức được và chưa có kinh nghiệm

nên không biết những tài liệu nào quan trọng và tài liệu nào là bản nháp nên

đã để giấy tờ cần lưu cùng chỗ với những giấy tờ bỏ đi.

Trong quá trình các cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chuyên

môn vẫn còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, ví dụ như trong quá trình chỉnh lý

tài liệu nếu nghiệp vụ của cán bộ không vững sẽ làm phân tán phông, xé lẻ tài

liệu trong cùng một hồ sơ. Vì khi hồ sơ lập không đầy đủ thành phần văn bản,

tài liệu sẽ làm giảm giá trị của hồ sơ, từ đó đưa ra những quyết định sai lầm

khi xác định thời hạn bảo quản hồ sơ. Ngoài ra, đối với những phông chưa

được lập hồ sơ hoặc hồ sơ mới được lập sơ bộ xảy ra tình trạng mất tài liệu vì

không có công cụ để kiểm soát hồ sơ. Cụ thể năm 2018, UBND quận đã xảy

ra tình trạng bỏ sót hồ sơ, tài liệu bên trong bìa hồ sơ sau khi chỉnh lý, vì

UBND quận Tây Hồ cho phép thuê nhân sự bên ngoài thực hiện chỉnh lý tài

liệu, đa số đều là sinh viên và những người trái ngành nên họ không có nhiều

kinh nghiệm, sơ suất và chủ quan không để ý gây bỏ sót tài liệu. Trong quá

trình kiểm tra lần cuối cùng những bìa, cặp được loại ra trong quá trình chỉnh

lý để chuyển ra khỏi Trụ sở tiêu hủy mới phát hiện ra bên trong bìa hồ sơ vẫn

còn tài liệu.

2.2.2.5. Rủi ro đối với cơ sở vật chất

Quản trị rủi ro chỉ thực sự có chất lượng nếu nhận được sự hỗ trợ của

phương tiện kỹ thuật hiện đại như hệ thống mạng thông tin, trang thiết bị

phục vụ công việc văn thư, lưu trữ như: máy tính, máy in, máy scan, máy

photocopy, quạt thông gió, máy hút ẩm, kệ, giá bảo quản tài liệu… tuy nhiên,

nếu không biết cách sử dụng và bảo quản sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro

không thể lường trước.

Các thiết bị máy phục vụ công việc văn thư, lưu trữ như: máy tính, máy

in, máy photocopy… là các trang thiết bị không thể thiếu trong công tác văn

thư, lưu trữ. Chính vì vậy, rất khó thực hiện một cách có chất lượng khi không

có một trong các thiết bị đó. Máy tính là thiết bị quan trọng trong tất cả các

nghiệp vụ của văn thư và lưu trữ, tuy nhiên do có tuổi thọ lâu đời cùng cấu

hình kém nên dễ bị hỏng, không kịp lưu những thông tin quan trọng và hay bị

nhiễm virus gây ảnh hưởng đến các file tài liệu. Cán bộ văn thư UBND quận

đã sơ suất trong việc sử dụng nước gần máy photocopy, dẫn đến máy

photocopy bị chập điện gây hỏng hóc.

Bên cạnh những nguy cơ rủi ro do các loại máy phục vụ công việc văn

thư, lưu trữ, hệ thống quạt trần cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro không thể

lường trước. Cụ thể, phòng Văn thư – Lưu trữ đã lắp đặt hệ thống quạt trần,

do sử dụng quạt trong thời gian dài và do quạt trần quá cao nên các cán bộ

văn thư, lưu trữ không thể lau chùi cánh quạt, dẫn đến cánh quạt bị bám rất

nhiều bụi. Những mảnh bụi trên cánh quạt vô tình rơi xuống máy scan, máy in

và ổ điện khiến các loại máy này dễ bị hỏng và chập điện.

Hơn nữa, cán bộ phụ trách kỹ thuật đã không cẩn thận, tỉ mỉ, khoa học

trong việc lắp đặt đường dây điện, các dây cắm của các loại máy được cắm

chung vào một ổ điện và chỉ sử dụng kẹp để cố định. Việc lắp đặt, thiết kế đường

dây điện như trên đã gây khó khăn trong trường hợp cần tháo dỡ thiết bị hư hỏng

để sửa chữa, bởi muốn tháo dỡ ra phải tháo hết các đường dây điện. Như vậy,

việc lắp đặt đường dây điện không khoa học và rõ ràng sẽ gây chập điện toàn bộ

các dây cắm chung ổ điện và tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro khác.

Các loại cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ như: quạt thông gió, máy

hút ẩm, giá kệ bảo quản tài liệu cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro gây tổn hại

đến tài liệu lưu trữ. Cụ thể, kho Lưu trữ UBND quận chưa trang bị quạt thông

gió và máy hút ẩm mà chỉ có cửa sổ; giá, kệ bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa

được sắp xếp hợp lý và tuân thủ theo quy định Thông tư số 09/2007/TT-BNV

hướng dẫn về kho Lưu trữ chuyên dụng, các giá, kệ xếp sát tường và liền kề

nhau, điều này tiềm ẩn rủi ro rất lớn đối với cơ sở vật chất trong Kho và tài

liệu lưu trữ. Bởi lẽ, thời tiết Hà Nội vô cùng khắc nghiệt, có lúc nắng nóng

đỉnh điểm và cũng có lúc mưa kéo dài. Khi cán bộ văn thư, lưu trữ xếp giá kệ

tài liệu sát tường, thời tiết nắng nóng sẽ làm bức tường nóng lên, hồ sơ, diện

tích tài liệu tiếp xúc trực tiếp với bức tường này sẽ dễ bị giòn, gãy ảnh hưởng

đến tình trạng vật lý của tài liệu. Hoặc khi trời mưa kéo dài, bức tường cũng

bị ẩm, các hồ sơ, tài liệu này cũng dễ bị ẩm mốc, làm nhòe chữ, mờ chữ…

2.2.2.6. Rủi ro đối với người làm văn thư, lưu trữ

Rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ là những điều không may xảy ra

ngoài mong muốn của con người và gây thiệt hại, tổn thất lên các đối tượng

trong văn thư, lưu trữ (con người, tài liệu lưu trữ, trang thiết bị, cơ sở vật

chất). Không những thế, rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ còn khiến

người làm công tác văn thư – lưu trữ mắc các bệnh nghề nghiệp và gây sai sót

trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ nghiệp vụ chuyên môn.

Bệnh nghề nghiệp: vì đặc thù ngành nghề và tính chất công việc nên

cán bộ văn thư, lưu trữ UBND quận thường xuyên tiếp xúc với máy tính, giấy

tờ, hồ sơ… với những hoạt động lao động trí óc, có nhiều mối quan hệ công tác

đa dạng, phức tạp, cường độ làm việc cao, áp lực việc lớn, tình trạng va chạm,

căng thẳng trong quá trình làm việc nhiều… nên dễ ảnh hưởng đến sức khỏe

như: sử dụng máy điều hòa, tiếp xúc với bụi, sử dụng màn hình máy tính, các

chất hóa học trong quá trình bảo quản tài liệu, môi trường làm việc nóng, khô

khan và ngột ngạt. Mặt khác, môi trường làm việc thường thiếu khí trời, do làm

việc trong phòng máy điều hòa nên ít có ánh sáng. Những ảnh hưởng của máy

điều hòa, máy vi tính… gây ra các bệnh về đường hô hấp, xương khớp, khô da,

mỏi mắt, khô họng, đường tiêu hóa như táo bón, trĩ, tiêu chảy…

Môi trường độc hại: cán bộ văn thư, lưu trữ UBND quận có công việc

thường xuyên phải tiếp xúc với điều kiện lao động độc hại, nguy hiểm như

bụi bẩn tài liệu, nấm mốc tài liệu, ô nhiễm tiếng ồn, hóa chất, bức xạ từ máy

móc in ấn… hay phải thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với nhiều người, tài liệu

được gửi đến trong và ngoài cơ quan tổ chức, tiềm ẩn rủi ro lây nhiễm như

dịch bệnh như dịch Covid-19 vừa qua. Thế nhưng, hiện quy định về hưởng

chế độ độc hại quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005

của Bộ Nội vụ hiện mới quy định đối tượng được hưởng chế độ cho cán bộ

lưu trữ.

2.2.3. Phòng ngừa rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

2.2.3.1. Phòng ngừa rủi ro đối với văn bản, hồ sơ

Để phòng ngừa các tình huống rủi ro xảy ra trong quá trình soạn thảo

và ban hành văn bản, UBND quận Tây Hồ cần tăng cường cập nhật các văn

bản quy định, hướng dẫn mới của Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước về công

tác văn thư, lưu trữ như Nghị định 30/2020/NĐ – CP về Công tác văn thư…

đăng tải những văn bản này trên trang thông tin nội bộ của UBND quận để

các công chức, viên chức nắm được quy định mới sửa đổi và thực hiện theo

đúng quy định, điều này sẽ hạn chế được rủi ro xảy ra trong quá trình soạn

thảo văn bản.

Để hạn chế việc ký nhầm, ký sai chức năng, nhiệm vụ quyền hạn,

Chánh Văn phòng cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức tại các đơn vị,

phòng ban nhớ rõ chức năng, quyền hạn và lĩnh vực được ký ban hành văn

bản của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận, phòng tránh việc trình ký

nhầm. Hơn nữa, cần đôn đốc, nhắc nhở Trưởng đơn vị giám sát chặt chẽ các

văn bản do đơn vị mình soạn thảo và trình ký.

Tình trạng cấp trùng số, chèn số ban hành văn bản xảy ra khá phổ biến

tại UBND quận Tây Hồ gây ra việc thiếu số, khuyết số, trùng số, văn bản

không được đánh liên tục. Để hạn chế tình trạng này, Chánh Văn phòng cần

giao việc thực hiện cấp số ban hành văn bản cho 01 cán bộ đảm nhiệm làm

xuyên suốt, bởi họ sẽ hiểu rõ và biết quy trình công việc đang làm. Tránh

được tình trạng nhiều cán bộ cùng thực hiện việc cấp số sẽ chồng chéo lên

nhau và không đảm bảo tính thống nhất.

Việc sử dụng máy photocopy cũ, hết khấu hao gây tình trạng làm rách,

nát, nhàu tài liệu khi photocopy, cán bộ văn thư, lưu trữ cần đề xuất Lãnh đạo

UBND quận tu sửa lại hoặc mua mới thay thế máy photocopy tùy thuộc vào

hiện trạng của từng máy và nguồn kinh phí của đơn vị được cấp ở hạng mục

này. Cán bộ văn thư, lưu trữ cần chú ý hơn trong việc nhân bản tài liệu, tránh

tình trạng thiếu trang, ngược trang, mờ chữ hoặc lệch lề.

Để hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện đăng ký văn bản đến, cán bộ

văn thư, lưu trữ cần kiểm tra kỹ tất cả văn bản đến, hạn chế việc bỏ sót văn

bản chưa đăng ký kịp thời. Sau khi in phiếu xử lý văn bản cần kiểm tra lại

xem những trường thông tin trong văn bản có đúng với thông tin trong phiếu

xử lý văn bản không để phòng tránh số ký hiệu trong văn bản đến và số ký

hiệu trong phiếu xử lý văn bản không thống nhất với nhau.

Đối với việc quản lý văn bản đi, đến: cần chuyên môn hóa viên chức

làm công tác văn thư, giảm bớt công việc kiêm nhiệm để viên chức làm văn

thư có thời gian tập trung vào các nghiệp vụ, cũng tránh được sai sót khi thực

hiện việc đăng ký, lưu văn bản đi, đến. Cán bộ văn thư, lưu trữ cần chú ý hơn

và luôn kiểm tra việc đăng ký, lưu văn bản đi, đến đã đúng theo quy định

chưa, thực hiện đúng tiến độ công việc không. UBND quận cần quan tâm, cử

viên chức văn thư đi học tập các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ do Sở Nội

vụ, Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước tổ chức.

Tăng cường tuyên truyền để nâng cao ý thức về lập hồ sơ công việc, có

như vậy mới hình thành ý thức, thói quen về việc lập hồ sơ, tránh tình trạng

viên chức không thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ làm cho hồ sơ lập ra

không đầy đủ, không phản ánh được quá trình giải quyết công việc.

2.2.3.2. Phòng ngừa rủi ro đối với hệ thống quản lý văn bản điện tử

Việc sử dụng hệ thống giúp cán bộ văn thư, lưu trữ biết được công việc

cần xử lý, các công việc đang theo dõi; tìm được nhanh chóng bất cứ thông tin,

tài liệu nào khi cần; chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao; nâng cao hiệu

quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động…

Tuy nhiên, để có được hiệu quả cao trong việc sử dụng hệ thống thì

UBND quận phải có sự đầu tư mạnh mẽ bộ phận công nghệ thông tin: chi

phí mua phần mềm diệt virus; trang bị các máy tính có cấu hình cao, bộ xử

lý mạnh…

2.2.3.3. Phòng ngừa rủi ro đối với con dấu

Cần có những quy định về bảo quản thiết bị lưu khóa bí mật, trong đó

quy định việc bảo quản, bảo vệ, sử dụng thiết bị.

Cán bộ văn thư, lưu trữ sau khi sử dụng con dấu xong phải kiểm tra kỹ

con dấu được đặt ngay ngắn, thoáng mát và cất vào tủ có khóa.

2.2.3.4. Phòng ngừa rủi ro đối với tài liệu lưu trữ

Để giảm giảm nguy cơ rủi ro xuất phát từ yếu tố chủ quan trong quá

trình thực hiện nghiệp vụ, đầu tiên phải xây dựng được ý thức về việc bảo vệ

tài liệu, thiết kế quy trình nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu, có cơ chế đảm bảo

quy trình thực hiện nghiêm túc trong điều kiện thực tiễn; xây dựng cơ chế

giám sát kịp thời, sửa chữa những vấn đề còn tồn tại; đảm bảo an toàn, phòng

ngừa những nhân tố bất lợi mang đến những thiệt hại, tổn thất.

Cán bộ văn thư, lưu trữ cần điều chỉnh lại cách sắp xếp và phải sắp xếp

khoa học các giá, kệ bảo quản tài liệu lưu trữ. Nếu thiếu giá, kệ cần đề xuất

mua thêm để bảo quản hồ sơ, tài liệu tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu bị bó gói

và chỉ được đặt trên bàn.

Hạn chế tối đa các tác động của yếu tố trong môi trường tự nhiên bằng

cách sử dụng viên diệt chuột thay vì sử dụng miếng dính chuột nếu không tài

liệu có thể sẽ bị rơi vào miếng dính chuột đó; sử dụng rèm che để hạn chế ánh

sáng tiếp xúc tài liệu lưu trữ; vệ sinh kho tàng, tài liệu thường xuyên để loại

bỏ bụi bẩn.

Trong quá trình vận chuyển tài liệu lưu trữ, cán bộ văn thư, lưu trữ cần

đề xuất với Chánh Văn phòng nhờ cán bộ nam cùng vận chuyển tài liệu, hoặc

đề xuất mượn xe ô tô để vận chuyển tài liệu với số lượng nhiều, đảm bảo tài

liệu lưu trữ được vận chuyển an toàn, hạn chế được những nguy cơ rủi ro do

điều kiện tự nhiên tác động.

Các bạn sinh viên thực tập chưa ý thức được và chưa có kinh nghiệm

nên không biết những tài liệu nào quan trọng và tài liệu nào là bản nháp, vì

vậy các cán bộ văn thư, lưu trữ cần giám sát chặt chẽ quá trình thực tập của

sinh viên, hạn chế những rủi ro không đáng có.

Để giảm nguy cơ rủi ro trong quá trình thực hiện nghiệp vụ chuyên

môn, cán bộ văn thư, lưu trữ cần thực hiện nghiệp vụ một cách nghiêm túc, có

ý thức trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Đối với những hồ sơ không phù

hợp với yêu cầu cần tiến hành chỉnh lý lại.

2.2.3.5. Phòng ngừa rủi ro đối với cơ sở vật chất

Cần quan tâm xây dựng quy trình giám sát và bảo dưỡng thường xuyên

trụ sở và các trang thiết bị, bởi nó giúp ngăn ngừa và giảm thiểu những rủi ro

các lỗi đường điện, chập cháy thiết bị điện… Khi hệ thống thiết bị ổn định

hoạt động cũng không được chủ quan, phải ghi chép, thiết lập một quy trình

bảo dưỡng định kỳ và lên kế hoạch thực hiện theo lộ trình, thực hiện theo

nguyên tắc ưu tiên.

Cần lắp đặt thêm hệ thống máy hút ẩm và quạt thông gió để kho Lưu

trữ và tài liệu lưu trữ được thông thoáng, hạn chế ẩm mốc và nhiệt độ trong

Kho quá cao.

Cần tuân thủ theo quy định Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về

kho Lưu trữ chuyên dụng, cần sắp xếp vị trí giá, kệ bảo quản tài liệu hợp lý.

2.2.3.6. Phòng ngừa rủi ro với người làm công tác văn thư, lưu trữ

Cần có những biện pháp quan tâm đến vấn đề đạo đức công vụ, đây là

trách nhiệm, giải pháp quan trọng làm giảm nguy cơ xuất phát từ nguyên nhân

chủ quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Với đặc thù công việc thầm

lặng, làm việc trong môi trường độc hại, chắc hẳn nhiều viên chức cảm thấy

chán nản, vì thế hãy quan tâm hơn nữa đến đời sống vật chất và tinh thần của

những viên chức đó để khuyến khích tinh thần làm việc, gắn bó với nghề của

mình, với cơ quan.

Lãnh đạo UBND quận cần quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ, chú

trọng việc trang bị các cơ sở vật chất phù hợp bảo vệ sức khỏe người làm

công tác văn thư, lưu trữ như: ánh sáng phòng làm việc, điều hòa nhiệt độ,

bàn ghế làm việc hiện đại, phù hợp, không gian làm việc hiện đại thông

thoáng, có nhiều cây xanh…

Đề xuất với lãnh đạo xem xét, sửa đổi chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp

hiện vật cho người làm công tác văn thư, lưu trữ để phù hợp với tính chất

công việc, với thực tiễn.

2.2.4. Đánh giá mức độ thiệt hại rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

Đánh giá mức độ thiệt hại rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ là

nhiệm vụ quan trọng nhưng vô cùng khó khăn. Bởi lẽ, sự phân biệt giữa

nguyên nhân rủi ro và nguy cơ rủi ro không có ranh giới rõ ràng. Trong từng

trường hợp, yếu tố này là nguyên nhân gây rủi ro nhưng trong trường hợp

khác lại là nguy cơ rủi ro. Vì vậy, để hạ thấp tần số phát sinh, giảm nhẹ thiệt

hại khi rủi ro xảy ra, trước hết phải đánh giá được mức độ thiệt hại nếu bị gặp

rủi ro nào đấy sẽ như thế nào, gây hậu quả lớn không.

2.2.4.1. Mức độ rủi ro trong công tác văn thư

TT Các yếu tố gây rủi ro Đối tƣợng

Các mức độ gây thiệt hại theo tỷ lệ % Mức độ 3 Mức độ 1 3% Mức độ 4 Mức độ 5 Mức độ 2 Soạn thảo và ký ban hành văn bản

Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi 5%

Nhân bản, đóng dấu và ký số 7%

Lưu văn bản đi 5%

7% Văn bản, hồ sơ 1 Tiếp nhận văn bản đến và đăng ký văn bản đến

8% Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Hệ thống quản lý văn bản điện tử

Hệ thống 2

5% Con dấu

Con dấu 3

10%

Máy tính, máy photocopy, máy scan, hệ thống đường dây điện… 5

5% Người làm công tác văn thư 6 Cơ sở vật chất Công chức

2.2.4.2. Mức độ rủi ro trong công tác lưu trữ

Các mức độ gây thiệt hại theo tỷ lệ %

TT Các yếu tố gây rủi ro Mức Mức Mức Mức Mức

độ 1 độ 2 độ 3 độ 4 độ 5

1 Hệ thống kho Lưu trữ 8%

2 Môi trường tự nhiên 10%

3 Các loài gặm nhấm 10%

4 Các biện pháp quản lý 10%

Sai sót của cán bộ trong khi thực hiện 10% 5 nghiệp vụ chuyên môn

6 Sự cố trong quá trình di chuyển 5%

Cơ sở vật chất: quạt thông gió, máy hút 10% 7 ẩm, giá, kệ…

8 Người làm công tác lưu trữ 5%

2.2.5. Xử lý rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

2.2.5.1. Xử lý rủi ro đối với văn bản, hồ sơ

Khi nội dung văn bản có lỗi kỹ thuật do đánh máy nhầm hoặc do chủ

quan của người soạn thảo văn bản, do ký ban hành văn bản không đúng chức

năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao, nếu văn bản chưa ban hành thì yêu cầu

đơn vị soạn thảo văn bản chỉnh sửa và trình ký lại. Nếu văn bản đã được ban

hành và gửi đến cơ quan, tổ chức, cá nhân thì UBND quận tiến hành thu hồi

hoặc gửi công văn đính chính.

Đối với việc cấp trùng số, chèn số ban hành văn bản, cán bộ văn thư

cần xin Chánh Văn phòng thay thế số khuyết, số trùng văn bản bằng những

văn bản ban hành sau đó mà thời gian của văn bản đó có thể diễn ra phù hợp

với thời gian của văn bản bị khuyết, trùng. Hoặc có thể ghi vào phần ghi chú

là số văn bản đó không có, không tồn tại.

Khi nhân bản thiếu trang, ngược trang, mờ chữ, lệch lề, có thể

photocopy lại, thay thế hoặc bổ sung những tờ tài liệu bị sai sót.

Để hạn chế việc thất lạc, không đọc, nhầm lẫn văn bản, gửi sai địa

chỉ… hoặc khi tải văn bản trên hòm thư điện tử xuống nhưng không biết cách

lưu tên văn bản và không nhớ lưu vào file nào trên máy tính. Thậm chí, cán

bộ văn thư, lưu trữ thường có suy nghĩ tiếp nhận nhiều văn bản rồi mới bóc

bì, đánh số cùng một lúc. Chánh Văn phòng cần nhắc nhở việc các cán bộ

văn thư, lưu trữ không sử dụng máy tính của nhau khi không cần thiết để hạn

chế tình trạng làm rối quy trình làm việc. Cán bộ văn thư, lưu trữ cần bỏ suy

nghĩ sai lệch là tiếp nhận nhiều văn bản rồi mới bóc bì cùng một lúc.

Chánh Văn phòng cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ văn thư, lưu trữ cẩn

thận, kiểm tra kỹ tất cả các văn bản được gửi đến cơ quan để hạn chế việc bỏ

sót, thất lạc văn bản, nếu văn bản đó là văn bản hỏa tốc hay mật khẩn sẽ

không thể lường trước hậu quả. Hơn nữa, cán bộ văn thư, lưu trữ cần nâng

cao trách nhiệm khi thực hiện hoạt động đăng ký văn bản đến, hạn chế số ký

hiệu trong văn bản đến và số ký hiệu trong phiếu xử lý văn bản không thống

nhất với nhau. Nếu văn bản đó chưa được trình ký, cán bộ văn thư, lưu trữ có

thể sửa và in lại phiếu xử lý văn bản.; nhưng nếu văn bản đó đã được trình ký,

cán bộ văn thư, lưu trữ phải in lại và trình ký lại Lãnh đạo.

Những hồ sơ công việc lập không đạt yêu cầu, thu thập, cập nhật văn

bản vào hồ sơ không đầy đủ sẽ trả lại cho viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ

để sửa chữa, hoàn thiện hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

2.2.5.2. Đối với hệ thống quản lý văn bản điện tử

UBND quận Tây Hồ cần có sự quan tâm đầu tư kinh phí hoạt động cho

hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ như:

- Duyệt kinh phí để có thể mua phần mềm diệt virus để tránh trường

hợp virus xâm nhập gây ra những hậu quả lớn.

- Tổ chức các lớp đào tạo tin học cho các công chức để có thể tối ưu

hóa hiệu quả của hệ thống.

- Thay thế các máy tính cũ bằng những máy tính có cấu hình cao, bộ xử

lý nhanh giúp giải quyết công việc nhanh chóng hơn.

2.2.5.3. Đối với con dấu

Khi con dấu bị ẩm ướt, nhòe mực hoặc có hiện tượng bị mòn, biến

dạng, cán bộ văn thư, lưu trữ phải báo cáo với Chánh Văn phòng. Chánh Văn

phòng có trách nhiệm báo cáo lại, làm thủ tục xin khắc dấu mới với Lãnh đạo

UBND quận và nộp lại con dấu cũ.

Con dấu, cơ quan làm thủ tục xin khắc dấu mới và nộp lại con dấu cũ.

2.2.5.4. Đối với tài liệu lưu trữ

UBND quận cần có những quy chế riêng đối với việc bảo quản và sử

dụng tài liệu lưu trữ.

Chánh Văn phòng cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ văn thư, lưu trữ học

cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu lên giá, kệ được khoa học, tránh tình trạng hồ sơ,

tài liệu bị bó gói và chỉ được đặt trên bàn. Chánh Văn phòng cần đề xuất mua

thêm giá, kệ bảo quản hồ sơ, tài liệu phục vụ việc bảo quản số lượng văn bản

hình thành trong hoạt động ngày càng nhiều.

Chánh Văn phòng cần đề xuất với Lãnh đạo UBND quận về việc sửa

chữa và lấp kín những lỗ hổng mà chuột có thể vào kho Lưu trữ, làm tấm lưới

sắt che chắn các cống rãnh xung quanh Trụ sở UBND quận để giảm thiểu

nguy cơ rủi ro và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.

Chánh Văn phòng cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ văn thư, lưu trữ thực

hiện tốt các biện pháp tổ chức quản lý; đề xuất với Lãnh đạo UBND quận về

việc tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ thường xuyên hơn để bổ sung

và nâng cao việc thực hiện các biện pháp tổ chức quản lý.

Trong quá trình vận chuyển tài liệu từ Trụ sở Tạm sang Trụ sở chính

UBND quận, tài liệu để lộn xộn, kích thước tài liệu không phù hợp với cặp,

hộp, bìa đựng tài liệu, phương tiện vận chuyển tài liệu không đảm bảo an

toàn… nên dẫn đến mất mát, thất lạc tài liệu. Vì vậy, cần sử dụng các biện

pháp nhằm đảm bảo an toàn đối với tình trạng vật lý và thông tin của tài liệu

lưu trữ, cần sử dụng các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn đối với tình trạng

vật lý và thông tin của tài liệu lưu trữ.

Khi đưa tài liệu vào cặp, hộp, bìa hồ sơ tránh làm rách tài liệu, thông tin

bìa hồ sơ và hồ sơ không thống nhất.

Cần nâng cao ý thức thức trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp của cán bộ

văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện nghiệp vụ chuyên môn. Cần giám

sát chặt chẽ quy trình thực hiện nghiệp vụ nếu cá nhân khác thực hiện để

phòng tránh những rủi ro không đáng có.

2.2.5.5. Đối với cơ sở vật chất

Đánh giá mức độ thiệt hại, đề xuất sửa chữa, thay thế kịp thời, đảm bảo

các thiết bị vận hành tốt trong quá trình sử dụng.

Tăng cường kiểm tra, giám sát, nhận diện nguy cơ rủi ro.

Chánh Văn phòng cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ kỹ thuật thay đổi cách

lắp đặt hệ thống đường dây điện một cách tỉ mỉ, khoa học và rành mạch.

Đối với các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ như máy

tính, máy scan, cặp hộp, bìa… nếu chưa đạt yêu cầu, tiêu chuẩn đề ra thông

báo cho bên cung cấp để thu hồi, khắc phục và bổ sung.

Trường hợp xảy ra sự cố chập máy tính, máy in, máy photocopy, máy

scan… tiến hành liên hệ với bộ phận công nghệ thông tin để cử người khắc

phục kịp thời.

Trường hợp xảy ra sự cố với hồ sơ, tài liệu lưu trong máy tính, văn thư

liên hệ ngay với bộ phận công nghệ thông tin để cử người khắc phục hoặc có

thể sửa bản sao lưu tài liệu trên Google drive.

Chánh Văn phòng cần quan tâm hơn nữa các loại cơ sở vật chất phục

vụ trong lưu trữ, cần đề xuất với Lãnh đạo UBND quận lắp đặt thêm quạt

thông gió, máy hút ẩm để phục vụ công tác bảo quản tài liệu và duy trì nhiệt

độ trong kho Lưu trữ. Chánh Văn phòng cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ văn

thư, lưu trữ sắp xếp giá, kệ bảo quản tài liệu hợp lý, không xếp sát tường và

xếp liền kề nhau hạn chế nguy cơ rủi ro không thể lường trước.

2.2.5.6. Đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ

Lãnh đạo đơn vị cần quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ trong đó

chú trọng việc trang bị các cơ sở vật chất phù hợp bảo vệ sức khỏe người làm

công tác văn thư lưu trữ như ánh sáng phòng làm việc, điều hòa…

Thực hiện đo độc hại thực tế và cho hưởng đầy đủ chế độ phụ cấp độc

hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác văn thư,

lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn hoặc dài hạn, cử cán bộ đi học các lớp

nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý. Cử

công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn

chức danh, vị trí việc làm nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các

nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện tử trong bối cảnh thực hiện

chính quyền điện tử.

Khi xảy ra những rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ thì viên chức

làm văn thư, lưu trữ là đối tượng liên quan và chịu trách nhiệm trực tiếp từ

những rủi ro này, ngoài các biện pháp trên, viên chức làm công tác này của

UBND quận thường xuyên nghiêm túc rút kinh nghiệm, đồng thời nghiên cứu

các biện pháp cách làm, các ứng dụng công nghệ thông tin giúp giảm thiểu

những rủi ro có thể xảy ra.

TIỂU KẾT

Trong chương 2, tôi đã giới thiệu sơ lược về UBND quận Tây Hồ và

quy trình quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Tây

Hồ. Đã khảo sát, nêu ra được thực trạng và quy trình quản trị rủi ro trong

công tác văn thư và công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Từ đó có thể

đưa ra được những giải pháp và một số đề xuất cho lãnh đạo giúp nâng cao

cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ.

CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI

UBND QUẬN TÂY HỒ

3.1. Ƣu điểm, hạn chế về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ

3.1.1. Ưu điểm

Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ cung cấp một cách nhìn

toàn diện, nhất quán về rủi ro và tạo ra giá trị thông qua việc góp phần nâng

cao hiệu quả và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ. Công tác quản trị rủi ro

trong các cơ quan nhà nước Việt Nam nói chung và UBND quận Tây Hồ nói

riêng được nhận thức và triển khai ở các mức độ khác nhau ở các phòng, ban

chuyên môn và UBND các phường.

Lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức UBND quận Tây Hồ đã có

nhận thức thực sự đầy đủ về quy trình quản trị rủi ro, vai trò của quản trị rủi

ro trong quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan.

Việc tổ chức công tác quản trị rủi ro tại UBND quận Tây Hồ nhìn

chung vẫn đang được thực hiện một cách rời rạc ở các bộ phận, phòng ban

trong cơ quan, chưa có đầy đủ khung quản trị rủi ro, một bộ phận chuyên

trách quản trị rủi ro. Tuy nhiên, điều đáng mừng là nhận thức này đang thay

đổi, UBND quận Tây Hồ đã bắt đầu triển khai dần công tác quản trị rủi ro

thông qua việc sử dụng các dịch vụ của các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp với

bước đầu là thực hiện rà soát đánh giá hiện trạng về khoảng cách trong công

tác quản trị rủi ro của mình với các thông lệ và chuẩn mực.

Hoạt động quản trị rủi ro đã được giao cho bộ phận kỹ thuật do hai cán

bộ nam đảm nhiệm quản lý và quản lý một cách riêng lẻ ở các đơn vị, phòng

ban chuyên môn tại UBND quận.

UBND quận Tây Hồ đã xác định và xếp thứ tự ưu tiên trong việc quản

lý, xử lý các rủi ro chính giúp tối ưu hóa nguồn lực của cơ quan, tối ưu hóa

mối quan hệ rủi ro, giám sát hiệu quả hoạt động của cơ quan thông qua chỉ số

rủi ro chính…

Kho Lưu trữ UBND quận luôn được bảo vệ an toàn, các trường hợp ra

vào kho Lưu trữ phải được sự đồng ý của cấp Lãnh đạo có thẩm quyền và

phải đăng ký vào sổ ra vào kho, từ đó giảm thiểu được nguy cơ rủi ro xảy ra

đối với tài liệu lưu trữ.

3.1.2. Hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động quản trị rủi ro trong công

tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ vẫn còn những điểm bất cập:

Thứ nhất, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ liên quan đến công tác

quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, công tác thanh tra kiểm soát và

công bố thông tin của cơ quan chưa thực sự hợp lý dẫn đến chồng chéo,

không phân định rõ ràng trách nhiệm. Chẳng hạn, chưa có sự phân tách chức

năng rõ ràng giữa lãnh đạo cơ quan và bộ phận hoạt động quản trị rủi ro cơ

quan. Tại UBND quận, cán bộ Bộ phận tiếp công dân làm nhiệm vụ tiếp xúc

với nhân dân làm cả việc theo dõi quy chế của cơ quan là tiếp nhận mọi ý kiến

của công dân. Điều này làm mất tính khách quan, dễ dẫn đến móc ngoặc.

Thứ hai, năng lực trình độ cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu công

nghệ hiện đại. Đây là một thực tế chung không chỉ của UBND quận Tây Hồ

mà của toàn ngành công tác văn thư, lưu trữ. Hầu như các kinh nghiệm, kiến

thức về quản trị rủi ro nói chung, quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ nói

riêng còn rất mới lạ.

3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi

ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ

3.2.1. Nhóm giải pháp chuyên môn nhằm thực hiện quản trị rủi ro

trong công tác văn thư, lưu trữ

3.2.1.1. Triển khai và thực hiện các biện pháp xây dựng ý thức về rủi ro

Để nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động quản trị

rủi ro trong công tác văn thư, lữu trữ cần tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo

UBND quận Tây Hồ, các lãnh đạo phòng, ban chuyên môn, nhất là Chánh

Văn phòng và Phó chánh Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ đối

với công tác này ở các đơn vị. Từ lãnh đạo UBND quận đến lãnh đạo các

phòng, ban phải chấp hành đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của

Nhà nước, của Ngành. Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến một số văn

bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn

thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc

lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ của UBND quận.

3.2.1.2. Triển khai và thực hiện các biện pháp đánh giá nguy cơ và

nhận diện rủi ro

UBND quận Tây Hồ cần đẩy nhanh việc xây dựng, lên phương án, kế

hoạch và tổ chức triển khai quy trình đánh giá nguy cơ và quản trị rủi ro để có

thể thiết lập đảm bảo an toàn cho công tác văn thư, lưu trữ.

Về cơ bản, hoạt động đánh giá và quản lý rủi ro bao gồm các bốn bước:

nhận diện rủi ro; đánh giá rủi ro; xử lý rủi ro; chấp nhận rủi ro và hai quá trình

cần thực hiện song song: truyền thông và tư vấn rủi ro, giám sát và xem xét

rủi ro. Cụ thể như sau:

- Nhận diện rủi ro: UBND quận cần đưa ra thông tin tổng quan, mục

tiêu, quy mô, phạm vi và các yếu tố cần bảo vệ.

- Bước đánh giá rủi ro: UBND quận cần thực hiện phân tích rủi ro và

ước lượng rủi ro.

- Bước xử lý rủi ro: cần xác định các phương án xử lý rủi ro, bao gồm

các biện pháp quản lý và kỹ thuật để có thể xử lý, giảm thiểu các mối đe dọa

có thể xảy ra đối với tài liệu, dẫn tới hậu quả cho cơ quan, tổ chức.

- Bước xác định mức chấp nhận rủi ro: cần xác định mức chấp nhận rủi

ro và các rủi ro còn lại sau khi xử lý. Bởi vì có thể hệ thống tồn tại những rủi

ro không có phương án xử lý triệt để mà chỉ có thể giảm thiểu.

- Quá trình truyền thông và tư vấn rủi ro: là quá trình UBND quận cần

trao đổi, tham vấn ý kiến của các bên liên quan để có thông tin đầu vào khi

thực hiện các bước trước đó; thực hiện tuyên truyền, phổ biến các nguy cơ, rủi

ro có thể xảy ra.

- Quá trình giám sát và xem xét rủi ro: là quá trình cần giám sát và đánh

giá tuân thủ, tính hiệu quả của việc thực hiện việc đánh giá và xử lý rủi ro.

3.2.1.3. Triển khai và thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro

Điều kiện tự nhiên là nguyên nhân gây ra những hư hại đối với công tác

văn thư, lưu trữ. Biến đổi khí hậu gây ra những hiện tượng thời tiết cực đoan

làm cho những điều kiện tự nhiên trở nên khốc liệt, ảnh hưởng mạnh mẽ đến

công tác đảm bảo an toàn cho các đối tượng trong công tác văn thư, lưu trữ

như: văn bản, tài liệu, con dấu, phần mềm quản lý văn bản điện tử, tài liệu lưu

trữ và cơ sở vật chất. Nó làm cho các đôi tượng trên bị hư hỏng, gặp phải

những hư hại mới, nặng nề hơn. Điều này làm cho bộ phận văn thư, lưu trữ

cần có biện pháp xử lý kỹ thuật khắc phục những hư hại trên.

Việc bảo quản an toàn công tác văn thư, lưu trữ cần tổ chức thực hiện

những nghiên cứu những yếu tố gây hư hại cũng như các biện pháp để khắc

phục và phòng chống rủi ro. Đẩy mạnh các hoạt động nghiên cứu về những

ảnh hưởng của thay đổi điều kiện tự nhiên.

Đặc biệt, cần nghiên cứu chuyên sâu các biện pháp xử lý kỹ thuật mới,

có hiệu quả cao trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Trước hết toàn bộ tài liệu

phải được đưa vào hộp hoặc bao gói cẩn thận và thường xuyên vệ sinh hộp,

giá, tủ, sàn kho tránh bụi, ẩm mốc, côn trùng, gặm nhấm, ánh sáng làm hư hại

tình trạng vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng cần phải xử lý kỹ thuật

bảo quản.

Hiện nay, điều kiện tự nhiên ngày càng trở nên khốc liệt, những ảnh

hưởng đến tài liệu ngày càng trở nên mạnh mẽ và phức tạp hơn. Do vậy rất

cần nghiên cứu và áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật mới, hiệu quả và phù

hợp với thực tiễn của UBND quận để hạn chế những hư hại cho tài liệu.

Khuyến khích thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về các biện pháp xử

lý kỹ thuật trong bảo quản tài liệu.

3.2.1.4. Triển khai và thực hiện các biện pháp kiểm soát ứng phó rủi ro

Cháy nổ có thể xảy ra bất cứ lúc nào và cũng không thể lường trước

được. Do đó, nếu xây dựng sẵn phương án ứng phó với tình huống cháy nổ

xảy ra thì khi gặp phải sẽ bình tĩnh và xử lý một cách hiệu quả nhất. Ví dụ:

khi phát hiện có cháy, người phát hiện bình tĩnh và ngay lập tức ứng phó theo

phương án đã được xây dựng. Người phát hiện sẽ nhận định đám cháy lớn

hay nhỏ để ứng phó cho hiệu quả, đám cháy có thể tự mình chữa cháy hay

nằm ngoài khả năng chữa cháy và cần đưa ra hành động kịp thời. Bộ phận văn

thư - lưu trữ và UBND quận Tây Hồ cần xây dựng phương án chữa cháy và

cứu nạn, cứu hộ đối với các sự cố cháy, nổ xảy ra tại khu vực phòng, kho bảo

quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung hoàn thiện nội quy

phòng cháy chữa cháy của kho lưu trữ.

Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật trong việc bảo

vệ an toàn tài liệu lưu trữ; không ngừng nâng cao mức độ khoa học hóa, quy

phạm hóa trong công tác bảo đảm an toàn phòng tránh rủi ro cháy đối với tài

liệu lưu trữ. Bên cạnh đó cần tích cực tăng cường nghiên cứu về các phương

pháp kỹ thuật nhằm phòng tránh và giảm nhẹ rủi ro đối với tài liệu lưu trữ khi

xảy ra cháy nổ.

Việc kiểm tra toàn diện về công tác lưu trữ sẽ giúp phát hiện những hạn

chế, bất cập liên quan đến tài liệu lưu trữ và góp phần bảo vệ an toàn tài liệu

lưu trữ, đảm bảo an toàn trong công tác phòng cháy chữa cháy. Thông qua

việc kiểm tra trang thiết bị phòng cháy chữa cháy sẽ biết được tình trạng của

các trang thiết bị này và kịp thời bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thiếu hoặc đã

bị hư hỏng.

3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt

động quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ

3.2.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về quản trị rủi ro

trong công tác văn thư, lưu trữ

Để hoạt động quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ được hiệu quả, việc

đầu tiên cần phải có những quy định, quy chế về hoạt động quản trị rủi ro

trong văn thư, lưu trữ. Nhà nước cần xây dựng, ban hành những quy định chi

tiết về hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Sở Nội vụ

thành phố Hà Nội có trách nhiệm quản lý về hoạt động quản trị rủi ro trong

công tác văn thư, lưu trữ tham mưu cho UBND thành phố cần đẩy mạnh việc

xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết về hoạt động

quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình. Trên

cơ sở các văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết của cấp trên, UBND quận Tây

Hồ cần xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết về hoạt động này

phù hợp với cơ quan mình. Có những văn bản đó, giúp cho hoạt động quản trị

rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ được thống nhất, thực hiện nghiêm túc,

đúng quy trình. Tạo điều kiện tránh khỏi những rủi ro không đáng có trong

công tác văn thư, lưu trữ.

Ngoài ra, cần ban hành những chế tài xử phạt hay quy chế khen thưởng

để thực hiện hoạt động này một cách nghiêm túc, đúng quy trình. Điều này sẽ

tạo động lực cho các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện tốt hơn

công việc mình được giao. Cũng như tránh được việc thờ ơ, không nghiêm

túc trong việc xử lý công việc.

3.2.2.2. Hoàn thiện cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

Kho lưu trữ là nơi bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Tài

liệu lưu trữ cần đươc bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Do vậy, việc xây

dựng, cải tạo kho kho lưu trữ là rất cần thiết, đây là nhiệm vụ hàng đầu trong

việc bảo quản tài liệu.

Kho lưu trữ chuyên dụng cần đảm bảo các yêu cầu theo Thông tư

09/2007/TT – BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho

chuyên dụng. Ngoài ra, hàng năm cán bộ đảm nhiệm về kho lưu trữ tại UBND

quận Tây Hồ cần kiểm tra toàn bộ kho lưu trữ để phát hiện kịp thời những hư

hại để có biện pháp phòng, chống, và sửa chữa kịp thời. Nhất là hiện nay các

yếu tố tự nhiên có sự gia tăng mạnh mẽ (do biến đổi khí hậu) ảnh hưởng đến

công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND quận.

Các yếu tố tự nhiên gây ra những tàn phá nặng nề về cơ sở vật chất hạ

tầng, do đó Lãnh đạo UBND quận cần có sự quan tâm, đầu tư kinh phí để cải

tạo, tu bổ kho lưu trữ trước tình trạng xuống cấp như bây giờ. Kho lưu trữ cơ

quan cần kiên cố, trang thiết bị cần thiết để đảm bảo không gian, môi trường

tốt nhất cho tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản tài

liệu lưu trữ có giá trị.

Bảo quản tài liệu lưu trữ không thể thiếu những thiết bị hỗ trợ bảo quản

tài liệu lưu trữ. UBND quận cần quan tâm, đầu tư kinh phí hàng năm cho lưu

trữ để phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Trong đó, việc mua sắm, lắp

đặt trang thiết bị hỗ trợ bảo quản tài liệu lưu trữ rất cần kinh phí những đảm

bảo được an toàn tài liệu lưu trữ. Kho lưu trữ cần trang bị đầy đủ những thiết

bị như: thiết bị phòng cháy, báo cháy, máy điều hoà, thiết bị thông gió, máy

hút ẩm, thiết bị đo độ ẩm và nhiệt độ… Trước khi lắp đặt, sử dụng các trang

thiết bị, cần chú trọng đến an toàn nguồn điện. Hệ thống điện trong kho phải

tuyệt đối an toàn, do các trang thiết bị chủ yếu sử dụng nguồn điện. Những

trang thiết bị hỗ trợ trên sẽ đảm bảo điều kiện môi trường tốt nhất để bảo quản

an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định. Từ đó, hạn chế tối đa những ảnh hưởng

xấu từ điều kiện tự nhiên.

3.2.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực

Nhân lực là yếu tố quan trọng, quyết định đến hiệu quả công việc.

Trong công tác văn thư, lưu trữ rất cần những cán bộ, nhân viên có trình đô

chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm. Tại UBND quận Tây Hồ, nguồn nhân

lực thực hiện công tác này đa số là những cán bộ có kinh nghiệm, chuyên

môn nghiệp vụ cả về văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, cần trẻ hoá và bổ sung thêm

nhân sự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là nhân sự làm công tác

lưu trữ.

Bên cạnh đó, hàng năm UBND quận Tây Hồ cần tổ chức những lớp bồi

dưỡng nghiệp vụ nâng cao năng lực cho các cán bộ hoặc cử cán bộ đi học tại

các lớp bồi dưỡng về các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, giúp

nâng cao hiệu quả công việc, công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan sẽ đi vào

nề nếp và khoa học, cán bộ, công chức chủ động, hoàn thành công việc.

Tổ chức các cuộc thi, tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ. Khuyến

khích các cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện nghiên

cứu khoa học về lĩnh vực của mình nhằm nâng cao trình độ, tìm hiểu và đưa

ra những lý luận, phương pháp mới nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư,

lưu trữ.

Hiện nay, điều kiện tự nhiên ngày càng ảnh hướng đến công tác văn

thư, lưu trữ đặc biệt là công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Do đó, đội ngũ cán

bộ nhân viên luôn luôn sẵn sàng, chủ động trong việc phòng chống những tác

hại của điều kiện tự nhiên đến công tác văn thư, lưu trữ. Đội ngũ nhân sự làm

công tác văn thư, lưu trữ cần trau dồi, sáng tạo, nâng cao kỹ năng thực hiện

các nghiệp vụ của mình để đáp ứng được yêu cầu ngày càng phức tạp của

công tác này.

TIỂU KẾT

Tại chương 3, tôi đã đưa ra một số nhận xét về ưu điểm cần phát huy

trong thời gian tiếp theo, hạn chế và tồn tại đang còn gặp phải cần giải quyết

nhanh chóng và kịp thời của hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư,

lưu trữ. Đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Trong

đó cần chú trọng giải pháp về hoàn thiện hệ thống văn bản quy định cho việc

quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ và nhận thức của con người.

KẾT LUẬN

Công tác văn thư, lưu trữ có chức năng bảo đảm thông tin cho hoạt

động quản lý. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức cao hay

thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không. Thực

hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ tạo động lực thúc đẩy sự phát triển của cơ

quan, tổ chức và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, tổ

chức. Ngược lại, công tác văn thư, lưu trữ thực hiện không tốt sẽ dẫn đến

nhiều khó khăn và hiệu quả đạt được không như mong muốn. Vì vậy, việc

nhận diện trước nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ vô cùng quan

trọng, từ đó ta có thể đưa ra các đề xuất, biện pháp phòng ngừa rủi ro. Nếu

xảy ra rủi ro, mức độ rủi ro sẽ nhẹ hơn và xử lý rủi ro cũng dễ dàng hơn, hạn

chế được những thiệt hại, tổn thất, hậu quả để lại cũng thấp hơn, giảm bớt

những gánh nặng và tổn thất không đáng có.

Thông qua việc phân tích thực trạng hoạt động tại UBND quận Tây Hồ,

tôi nhận thấy rằng việc thực hiện hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn

thư, lưu trữ đã đạt được những kết quả cao, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế

đang còn tồn tại: các quy định, chính sách về quản trị rủi ro trong công tác

văn thư, lưu trữ chưa đồng bộ; chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức về hoạt

động quản trị rủi ro đang còn chồng chéo, không phân định rõ trách nhiệm;

việc thanh tra, kiểm tra chưa chặt chẽ…

Qua đó, tôi thấy hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu

trữ là hoạt động cần thiết, quan trọng và rất phức tạp. Từ lãnh đạo đến các cán

bộ, công chức, viên chức phải nhận thức được vai trò của công tác văn thư,

lưu trữ để xây dựng, ban hành những văn bản chỉ đạo về hoạt động quản trị

rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, đưa ra những giải pháp nhằm

nâng cao chất lượng hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3

năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

2. Hà Thị Tuyết Dung (2021), Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận

Tây Hồ, thành phố Hà Nội, Đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên, Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội;

3. Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác

lưu trữ, Nxb Lao động 2016;

4. Học viện Tài chính (2020), Giáo trình Quản trị rủi ro, Nxb Tài

chính 2020;

5. Trường Đại học Kinh tế quốc dân (2018), Giáo trình Quản trị học,

Nxb Giao thông vận tải 2018;

6. Trần Thanh Tùng (2018), Luận án tiến sĩ: “Quản trị rủi ro trong lưu trữ

(Qua thực tế ở Việt Nam)”, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;

7. Quốc hội (2011), Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011 của Quốc hội về Luật Lưu trữ;

8. Vương Đình Quyền (2011); Giáo trình Lý luận và phương pháp

công tác văn thư; Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.

PHỤ LỤC

Hình 1: Trụ sở Tạm UBND quận Tây Hồ

Hình 2: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

Hình 3: Phòng Văn thư tại Trụ sở Tạm UBND quận Tây Hồ

Hình 4: Kho Lưu trữ UBND quận Tây Hồ

Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ,

LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

Có thể bạn quan tâm

Bài giảng Quản trị rủi ro tài chính - Học viện Ngân hàng

Luận án Tiến sĩ: Quản trị rủi ro trong đào tạo nghề tại các trường cao đẳng thuộc Bộ Công thương

Bài giảng môn Quản trị rủi ro - Chương 1: Tổng quan về rủi ro và quản trị rủi ro

Bài giảng môn Quản trị rủi ro - Chương 2: Nhận dạng rủi ro

Bài giảng môn Quản trị rủi ro - Chương 3: Đo lường rủi ro

Bài giảng môn Quản trị rủi ro - Chương 4: Kiểm soát và tài trợ

Bài giảng môn Quản trị rủi ro - Chương 5: Chuyển giao tài trợ rủi ro

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Quản trị rủi ro trong đào tạo nghề tại các trường cao đẳng thuộc Bộ Công thương

Khóa luận tốt nghiệp: Hành trình đi tìm bản ngã trong tiểu thuyết “Biên niên ký chim vặn dây cót” của Haruki Murakami

Bài tiểu luận: Đánh giá tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Tài liệu học tập Quản trị hành chính văn phòng

Khóa luận tốt nghiệp: Nghiên cứu sự vận chuyển phóng xạ từ đất lên thực vật

Bài giảng Quản trị ngân hàng thương mại 2

Tài liệu hướng dẫn Thực tập tại doanh nghiệp, viết báo cáo thực tập tốt nghiệp và khoá luận tốt nghiệp

Bài giảng Quản trị khủng hoảng - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Luận văn Thạc sĩ: Quản trị rủi ro tín dụng đối với phân khúc khách hàng doanh nghiệp lớn tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh

Đề án tốt nghiệp: Quản trị rủi ro tín dụng tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn Thương Tín chi nhánh quận 2

Khóa luận tốt nghiệp: Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản– Trung Tâm Kinh Doanh Chuỗi Cửa Hàng Vissan

Bài giảng Quản trị ngân hàng thương mại 2: Chương 1 - Quản trị hoạt động cho thuê và đầu tư của ngân hàng thương mại

Bài giảng Quản trị ngân hàng thương mại 2: Chương 3 - Quản trị rủi ro hoạt động ngân hàng

Tài liêu mới

Đề tài nghiên cứu khoa học: Ảnh hưởng của việc sử dụng mạng xã hội Facebook đến học tập và đời sống của sinh viên hiện nay

Bài tập lớn: Cơ sở thiết kế quần áo

Bài tiểu luận: Giới thiệu Trường Đại học Công Thương TP.HCM

Bài tập lớn: Rèn luyện nghiệp vụ sư phạm

Bài tập lớn: Quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin về mối quan hệ giữa vật chất và ý thức và sự vận dụng của Đảng ta ở Việt Nam hiện nay

Khóa luận tốt nghiệp: Hành trình đi tìm bản ngã trong tiểu thuyết “Biên niên ký chim vặn dây cót” của Haruki Murakami

Bài tập lớn: Thực hành và diễn xướng văn học dân gian Việt Nam

Bài tập lớn: Quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin về sứ mệnh lịch sử của giai cấp công nhân và sự vận dụng của Đảng ta ở Việt Nam hiện nay

Bài tập lớn: Ảnh hưởng của môi trường học tập đạo đức đến hành vi công dân trong lớp học của sinh viên

Bài tiểu luận: Đánh giá tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Bài tiểu luận: Làm rõ bước đi, biện pháp xây dựng chủ nghĩa xã hội ở Việt Nam theo quan điểm Hồ Chí Minh, vận dụng vào công cuộc đổi mới kinh tế ở nước ta hiện nay

Tiểu luận Kinh tế chính trị Mác-Lênin: Xây dựng chuỗi cung ứng trong các doanh nghiệp Việt Nam

Tiểu luận Kinh tế chính trị Mác-Lênin: Tình hình thất nghiệp ở Việt Nam trong giai đoạn 2010-2016, nguyên nhân và giải pháp

Tiểu luận Kinh tế chính trị Mác-Lênin: Cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn của nguyên tắc “tương hợp thị trường” trong quản lý nhà nước về kinh tế - Liên hệ Việt Nam

Niên luận Kinh tế chính trị: Mô hình kinh doanh ứng dụng dịch vụ công nghệ kết nối vận tải của Công ty Trách nhiệm hữu hạn GRAB

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok