Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ HỒ SƠ

TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : THS. PHẠM THỊ HẠNH

Sinh viên thực hiện : TÔ MAI CHI

Mã số sinh viên : 1805LTHA009

Khóa : 2018-2022

Lớp : 1805LTHA

HÀ NỘI - 2022

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài “Quản lý hồ sơ tại Viện

Khoa học Công nghệ Xây dựng ”, tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến

Ths. Phạm Thị Hạnh - người hướng dẫn, giúp đỡ về mặt kiến thức cũng như

các phương pháp để tôi hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Viện trưởng Viện Khoa

học Công nghệ Xây dựng cùng với các cán bộ, viên chức tại cơ quan đã tạo

điều kiện và giúp đỡ nhiệt tình để quá trình khảo sát được hiệu quả.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tôi được thực hiện dựa trên sự tham

khảo, đúc rút kinh nghiệm từ các công trình nghiên cứu, các bài viết về quản

lý hồ sơ. Do giới hạn về kiến thức cũng như khả năng lý luận còn nhiều thiếu

sót và hạn chế, kính mong sự chỉ dẫn và đóng góp của các thầy cô để đề tài

khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ

Xây dựng ” là một công trình nghiên cứu độc lập. Các số liệu, kết quả trình

bày trong khóa luận là hoàn toàn trung thực, tôi xin chịu hoàn toàn trách

nhiệm nếu có những sai sót, vi phạm xảy ra.

Hà Nội, ngày 06 tháng 5 năm 2022

Sinh viên

Tô Mai Chi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Nội dung Chữ viết tắt

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng VKHCNXD

Quy chuẩn xây dựng Việt Nam QCXDVN

DANH MỤC HÌNH ẢNH

STT Tên hình ảnh Trang

Ảnh 1 Hình ảnh văn bản, tài liệu được lưu giữ trong túi đựng 23

tài liệu hoặc hộp đựng hồ sơ

Ảnh 2 Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công dự án “Khu chung cư 28

hỗn hợp dịch vụ và biệt thự, liền kề cao cấp” do

VKHCNXD tham gia tư vấn

Ảnh 3 Các hồ sơ, tài liệu được lưu giữ trong hộp đựng hồ sơ 33

và sắp xếp gọn gàng trên tủ

Ảnh 4 Một số hồ sơ nguyên tắc được để trong thùng giấy, 35

không được bảo quản trong bìa hay túi đựng hồ sơ vào

hồ sơ nguyên tắc tại bộ phận Văn thư cơ quan

Ảnh 5 Tủ đựng hồ sơ, tài liệu có dấu hiệu cánh tủ bị kênh, rỉ 36

sét nên khó khăn khi đóng tại bộ phận Văn thư cơ quan

Ảnh 6 Mẫu đơn xin mượn tài liệu do VKHCNXD ban hành 38

Ảnh 7 Hồ sơ lưu trữ được bảo quản tại bộ phận Văn thư để 40

phục vụ giải quyết công việc

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Tên sơ đồ Trang

Sơ đồ 1.1.2.1. Quy trình lập hồ sơ công việc 9

Sơ đồ 1.1.2.2. Quy trình lập hồ sơ nhân sự 10

Sơ đồ 1.1.2.3. Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc 11

Sơ đồ 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Công nghệ 20 Xây dựng

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 1

3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................ 3

4. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................. 3

5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ..................................... 4

6. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4

7. Kết cấu đề tài ........................................................................................... 4

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ ... 6

HỒ SƠ .............................................................................................................. 6

1.1. Cơ sở lý luận ......................................................................................... 6

1.1.1. Khái niệm ............................................................................................ 6

1.1.2. Nội dung quản lý hồ sơ ...................................................................... 8

1.1.3. Vai trò lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong hoạt động của cơ quan,

tổ chức ......................................................................................................... 13

1.1.4. Trách nhiệm quản lý hồ sơ trong cơ quan, tổ chức ....................... 14

1.2. Cơ sở pháp lý ...................................................................................... 16

1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý Nhà nước về

quản lý hồ sơ ............................................................................................... 16

1.2.2. Quy định của Bộ Xây dựng và Viện Khoa học Công nghệ Xây

dựng về quản lý hồ sơ ................................................................................ 16

Tiểu kết chương 1 ...................................................................................... 18

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA VIỆN KHOA

HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG ............................................................... 19

2.1. Khái quát về Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ........................ 19

2.1.1. Lịch sử hình thành ........................................................................... 19

2.1.2. Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 19

2.1.3. Chức năng nhiệm vụ ........................................................................ 21

2.2. Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ................. 22

2.2.1. Cơ sở vật chất ................................................................................... 22

2.2.2. Nhân sự quản lý hồ sơ ..................................................................... 23

2.2.3. Quản lý hồ sơ .................................................................................... 24

Tiểu kết chương 2 ...................................................................................... 40

CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI VIỆN KHOA HỌC

CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG ......................................................................... 41

3.1. Nhận xét .............................................................................................. 41

3.1.1. Ưu điểm............................................................................................. 41

3.1.2. Hạn chế ............................................................................................. 42

3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ ......................... 43

3.2.1. Xây dựng và ban hành quy chế quản lý hồ sơ của Viện Khoa

học Công nghệ Xây dựng ........................................................................... 43

3.2.2. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ và quản lý hồ

sơ cho cán bộ, viên chức ............................................................................ 47

3.2.3. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ sơ của

các phòng ban, đơn vị ................................................................................ 47

3.2.4. Bổ sung kinh phí để trang bị cơ sở vật chất phục vụ quản lý hồ sơ .... 48

3.2.5. Triển khai số hóa tài liệu để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ,

tài liệu tại cơ quan ...................................................................................... 48

Tiểu kết chương 3 ...................................................................................... 52

KẾT LUẬN .................................................................................................... 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 54

PHỤ LỤC ....................................................................................................... 56

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Tất cả các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đã và đang hoạt động trên

lãnh thổ Việt Nam và trên thế giới hàng ngày đều sản sinh ra khối lượng rất lớn

văn bản, tài liệu. Những văn bản, tài liệu này đều có một mục đích chung là phục

vụ cho hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và phải đảm bảo được lưu

giữ cẩn thận và an toàn. Do đó việc lập hồ sơ cũng như quản lý hồ sơ là một trong

những hoạt động quan trọng và cần thiết trong mỗi cơ quan, tổ chức.

Quản lý hồ sơ khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan,

tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp

thời, hiệu quả, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức hay

doanh nghiệp. Quản lý hồ sơ tốt còn hạn chế được tình trạng tài liệu bị bó gói

hoặc bị thất lạc trước khi nộp lưu vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ

tiến hành các khâu nghiệp vụ nhằm phục vụ tốt cho khai thác, nghiên cứu tài

liệu, đồng thời giữ gìn hồ sơ, tài liệu khỏi các tác nhân gây hại và đảm bảo khi

đưa vào lưu trữ thì những hồ sơ, tài liệu này ở trong tình trạng tốt nhất.

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là một cơ quan có quy mô lớn bao

gồm nhiều phòng ban, đơn vị, vì vậy khối lượng tài liệu được sản sinh hàng

ngày là rất nhiều và do đặc thù có hồ sơ, tài liệu bản vẽ thiết kế. Quản lý hồ sơ

khoa học, hợp lý là điều cần thiết và quan trọng đối với cơ quan.

Để tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ và nhận thức được tầm quan trọng

của công tác này tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, tôi quyết định thực

hiện đề tài "Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ".

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức không phải là

đề tài mới mà trước đó có rất nhiều công trình nghiên cứu, bài viết liên quan đã

được thực hiện. Các công trình nghiên cứu đi trước phần nào đã làm rõ được

1

các vấn đề lý luận về quản lý hồ sơ, cũng như tìm hiểu và phân tích được thực

trạng quản lý hồ sơ, tài liệu tại một số cơ quan, tổ chức cụ thể. Dưới đây là một

số tài liệu tham khảo quan trọng giúp tôi có thể kế thừa và làm cơ sở để hoàn

thiện bài khóa luận của mình:

Các giáo trình:

- PGS. Vương Đình Quyền (2011), “Giáo trình Lý luận phương pháp

công tác văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội;

- PGS.TS. Triệu Văn Cường (2016), “Giáo trình Văn thư”, NXB Lao

Động;

Các Luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp:

- Nguyễn Thị Hường (2019), “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và

nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên”,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, luận văn thạc sĩ.

- Nguyễn Doãn Phương Nam (2020), “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

tại Sở Xây dựng thành phố Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa luận

tốt nghiệp.

- Nguyễn Thị Hồng Liên (2020), “Quản lý hồ sơ công việc tại

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa

luận tốt nghiệp.

- Phạm Thảo Lan (2020), “Quản lý hồ sơ công tác Đảng tại

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa

luận tốt nghiệp.

Các bài viết trên các tạp chí, website của Sở nội vụ, Viện Khoa học

Công nghệ Xây dựng:

- Kiều Thị Ngọc Mai (2000), bài viết “Ý kiến về công tác quản lý tài liệu

và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý hành chính nhà nước”, số 6, Tạp chí Lưu trữ

Việt Nam.

- Tô Duy Nghĩa (2002), bài viết “Suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề

2

của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương”, số 2, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam.

- Chu Ngát (2021), bài viết “Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công

việc đối với các cơ quan, tổ chức”, địa chỉ:

https://sonoivu.backan.gov.vn/Pages/thong-tin-chuyen-nganh-388/van-thu-luu-

tru-439/tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so-3b0fc8ab335f86c8.aspx.

Những công trình nghiên cứu trên đã nêu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý

về quản lý hồ sơ. Tuy nhiên chưa có công trình nào tìm hiểu và làm rõ thực

trạng quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Vì vậy, đề tài mà

tôi đã lựa chọn không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đó và sẽ là

cơ sở giúp tôi kế thừa và phát huy trong đề tài nghiên cứu của mình.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Để thực hiện đề tài khóa luận này, mục tiêu nghiên cứu được đặt ra

như sau:

- Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây

dựng, từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế về quản lý hồ sơ;

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện

Khoa học Công nghệ Xây dựng .

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài cần thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau để đạt được mục

tiêu nghiên cứu:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ;

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ;

- Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ, cụ thể là các nghiệp vụ: lập hồ sơ và

nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; bảo quản hồ sơ; khai thác và sử dụng thông tin

trong hồ sơ;

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện

3

Khoa học Công nghệ Xây dựng .

5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: quản lý hồ sơ, tài liệu.

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian nghiên cứu: Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng;

+ Thời gian nghiên cứu: từ 1/2020 đến nay.

6. Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, tôi sử dụng những

phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát tình hình thực tế của cơ quan

về quản lý hồ sơ, tài liệu; sử dụng những thông tin đã được thu thập trực tiếp

thông qua phỏng vấn, khảo sát tại cơ quan để có những thông tin, căn cứ chính

xác phục vụ cho đề tài, đưa ra được những nhận xét, đánh giá qua những thông

tin đã khảo sát được;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên những số liệu và tình hình

thực tế đã được thu thập để từ đó phân tích những ưu điểm và hạn chế về quản

lý hồ sơ tại cơ quan, và đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn

chế đó;

- Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này sẽ thu thập thông tin

qua việc phỏng vấn các cá nhân trong cơ quan bằng hình thức trực tiếp

hoặc gián tiếp.

- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Phương pháp này sẽ

nghiên cứu các tài liệu, lý luận về quản lý hồ sơ từ các nguồn khác nhau, từ đó

tổng hợp và đưa ra được hệ thống lý thuyết làm căn cứ phục vụ cho quá trình

nghiên cứu.

7. Kết cấu đề tài

Ngoài phần lời cảm ơn, lời cam đoan, lời nói đầu, phần nội dung bao

4

gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ.

Trong chương này, tôi sẽ khái quát những vấn đề cơ bản về quản lý hồ

sơ như khái niệm, nội dung, vai trò và trách nhiệm của các cá nhân trong

VKHCNXD đối với quản lý hồ sơ; khái quát các văn bản quy định về quản lý

hồ sơ của Nhà nước và của Viện được áp dụng tại cơ quan.

Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ của Viện Khoa học Công nghệ

Xây dựng

Chương 2, tôi sẽ tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của VKHCNXD và thực trạng quản lý hồ sơ tại đây; tìm hiểu về cơ sở

vật chất và nhân sự thực hiện quản lý hồ sơ, các nghiệp vụ của như: lập hồ

sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; bảo quản hồ sơ, tài liệu; khai thác và sử

dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu.

Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả

quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Căn cứ vào thực trạng quản lý hồ sơ tại chương 2, tôi sẽ đưa ra những

ưu điểm và hạn chế của cơ quan về quản lý hồ sơ, và đề xuất một số giải

pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây

dựng.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa và Nhà

trường đã giúp tôi có cơ hội hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đang theo học

và thấy được tầm quan trọng của quản lý hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức.

Hà Nội, ngày 06 tháng 5 năm 2022

5

Sinh viên

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ

HỒ SƠ

1.1. Cơ sở lý luận

1.1.1. Khái niệm

1.1.1.1. Tài liệu

Tại Khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011, tài liệu được định nghĩa

như sau: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết

kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản;

phim, ảnh, vi phim; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh

vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu

điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật”. [4]

1.1.1.2. Hồ sơ

Khái niệm “Hồ sơ” đã được đề cập đến trong rất nhiều văn bản, giáo

trình, sách chuyên khảo…

Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992

có giải thích thuật ngữ “Hồ sơ” như sau: “Hồ sơ là tập gồm tài liệu có liên quan

với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có cùng đặc điểm về thể

loại hoặc về tác giả, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm

vi nhiệm vụ, chức năng của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân”.

Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư, PGS. Vương

Đình Quyền giải thích: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên

quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết

vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức

như cùng loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành”. [6, tr. 333]

Khái niệm “Hồ sơ” trong Luật Lưu trữ 2011 định nghĩa như sau: “Hồ sơ

là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối

6

tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, tổ chức, cá

nhân”. [4, tr. 2]

Trong đề tài này thống nhất sử dụng khái niệm “Hồ sơ” được quy định

tại Điều 03, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/

3/2020 về công tác văn thư: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên

quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm

chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi

nhiệm vụ, chức năng, của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. [3, tr. 2-3]

1.1.1.3. Lập hồ sơ

Khoản 15, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/ 3/ 2020 quy

định: “Lập hồ sơ là tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình

theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo các nguyên

tắc và phương pháp nhất định”. [3]

1.1.1.4. Quản lý

Trong từ điển Bách khoa Việt Nam, “Quản lý” được hiểu là trông coi,

gìn giữ, tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định.

Trong cuốn “Khoa học Tổ chức và Quản lý”, tác giả Đặng Quốc Bảo

giải thích: “Quản lý là một quá trình lập kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức và kiểm

tra những nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức, sử dụng các nguồn lực

của tổ chức để đạt được những mục tiêu cụ thể”.

Các định nghĩa của các tác giả khác nhau được nhìn nhận từ nhiều góc

độ và mỗi một lĩnh vực lại có những cách hiểu khác nhau. Tuy nhiên tất cả đều

thống nhất về cốt lõi của khái niệm quản lý, đó là xác định chủ thể quản lý

(người quản lý); khách thể quản lý (đối tượng quản lý); phương thức quản lý;

công cụ quản lý; mục tiêu quản lý.

Từ đó có thể đưa ra định nghĩa: “Quản lý là sự tác động liên tục có tổ

chức, định hướng, mục đích, kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản

7

lý để điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh

thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp lý”.

1.1.1.5. Quản lý hồ sơ

Với những khái niệm về “Hồ sơ” và “Quản lý” đã được nêu ở trên, khái

niệm “Quản lý hồ sơ” có thể định nghĩa như sau: “Quản lý hồ sơ là sự tác

động, điều chỉnh của cơ quan, tổ chức đến hệ thống hồ sơ thuộc thẩm quyền

quản lý của cơ quan, tổ chức đó, nhằm bảo quản, khai thác và sử dụng hồ sơ

có hiệu quả, phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức”. Đối tượng

được quản lý là những hồ sơ được lập, bảo quản tại các phòng ban, đơn vị hình

thành nên hồ sơ.

1.1.2. Nội dung quản lý hồ sơ

1.1.2.1. Các loại hồ sơ

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành các loại

hồ sơ:

Hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ công việc

Hồ sơ nhân sự

- Hồ sơ nguyên tắc: Là một tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các

văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các vấn đề nghiệp vụ, các chế độ chính sách.

- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về

một vấn đề, sự việc, có cùng các đặc điểm chung được hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng của cơ

quan, tổ chức.

- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân

(hồ sơ Đảng viên, hồ sơ cán bộ, viên chức, hồ sơ học sinh).

Hồ sơ được lập tại các phòng ban trước khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

8

hay những hồ sơ chưa giải quyết xong cần được bảo quản, quản lý một cách

khoa học. Quản lý hồ sơ tại các phòng, ban là trách nhiệm của cán bộ chuyên

môn - người được phân công phụ trách những công việc được giao tại đơn vị,

bộ phận trong cơ quan.

1.1.2.2. Lập hồ sơ

Lập hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản

lý hồ sơ. Việc lập hồ sơ sẽ căn cứ vào Danh mục hồ sơ được xây dựng hàng

năm hoặc nhiệm vụ các cá nhân được phân công tại phòng ban, đơn vị.

* Hồ sơ công việc

Quy trình lập hồ sơ công việc theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-

CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 như sau:

Sơ đồ 1.1.2.1. Quy trình lập hồ sơ công việc

Mở hồ sơ

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Kết thúc hồ sơ

Mở hồ sơ:

Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ, ghi các thông tin cần thiết lên bìa. Các cá

nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo

theo kế hoạch công tác hoặc Danh mục hồ sơ, cập nhật thông tin ban đầu về hồ

sơ theo Danh mục hồ sơ. Trong trường hợp chưa có Danh mục hồ sơ, cá nhân

được giao trách nhiệm phải giải quyết công việc sẽ tự xác định các thông tin

như: Tiêu đề hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu, số ký hiệu hồ sơ.

9

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ:

Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài

liệu vào hồ sơ từ các nguồn: văn bản, tài liệu liên quan đến công việc; văn bản,

tài liệu có giá trị pháp lý; văn bản, tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ

của cơ quan, tổ chức; tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn,

đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Kết thúc hồ sơ:

Các cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu

có trong hồ sơ; loại bản trùng, bản nháp ra khỏi hồ sơ, giữ lại văn bản, tài liệu

có giá trị; chỉnh sửa tiêu đề và số, ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện và kết

thúc hồ sơ.

Đối với hồ sơ giấy: Cá nhân lập hồ sơ đánh số tờ đối với hồ sơ có thời

hạn bảo quản từ 5 năm trở lên; viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn

bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật các

thông tin còn thiếu vào Hệ thống.

* Hồ sơ nhân sự

Quy trình lập hồ sơ nhân sự được thực hiện theo các bước như sau:

Sơ đồ 1.1.2.2. Quy trình lập hồ sơ nhân sự

Mở hồ sơ

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

10

Biên mục hồ sơ

Mở hồ sơ:

Viên chức phụ trách mảng nhân sự tại cơ quan sẽ lập hồ sơ nhân sự bằng

cách lấy một tờ bìa và ghi những thông tin cơ bản lên bìa hồ sơ.

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ:

Viên chức lập hồ sơ nhân sự có trách nhiệm thu thập các văn bản, tài liệu

liên quan đến các cá nhân để đưa vào hồ sơ như: giấy khai sinh; sơ yếu lý lịch;

ảnh thẻ; các chứng chỉ (chứng chỉ tin học, chứng chỉ ngoại ngữ…); những văn

bản, tài liệu liên quan đến cá nhân trong quá trình làm việc…

Sắp xếp văn bản, tài liệu:

Viên chức phụ trách lập hồ sơ tiến hành sắp xếp các văn bản, tài liệu

trong hồ sơ theo thời gian để dễ dàng cho việc tìm kiếm, quản lý và khai thác

sử dụng.

Biên mục hồ sơ:

Viên chức phụ trách lập hồ sơ đánh số thứ tự ở góc phải của các tài liệu

trong hồ sơ và lập mục lục các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Việc đánh số tờ

giúp quản lý tài liệu trong hồ sơ, tránh thất lạc tài liệu.

* Hồ sơ nguyên tắc

Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc gồm các bước sau:

Sơ đồ 1.1.2.3. Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc

Mở hồ sơ

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

11

Biên mục hồ sơ

Mở hồ sơ:

Cá nhân phụ trách lập hồ sơ xác định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

đơn vị và nhiệm vụ cụ thể được giao để mở hồ sơ nguyên tắc. Những văn bản,

tài liệu trong hồ sơ là căn cứ giúp cán bộ, viên chức giải quyết công việc đúng

theo quy định.

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ:

Cá nhân lập hồ sơ nguyên tắc thu thập các văn bản quy phạm pháp luật,

các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến công việc được giao. Việc thu

thập các văn bản cần được tiến hành thường xuyên, các văn bản đã hết hiệu lực

thi hành phải loại bỏ.

Sắp xếp văn bản, tài liệu

Cá nhân lập hồ sơ căn cứ vào ngày, tháng, năm ban hành văn bản tiến

hành sắp xếp các văn bản ban hành trước xếp xuống dưới, các văn bản ban

hành sau lên trên.

Biên mục hồ sơ

Cá nhân phụ trách thực hiện đánh số tờ, ghi mục lục văn bản nhằm đảm

bảo thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn bản, tài liệu.

1.1.2.3. Quản lý hồ sơ

* Bảo quản hồ sơ

Hồ sơ, tài liệu được lưu giữ tại các phòng ban, đơn vị sẽ được bảo quản

bởi cán bộ chuyên môn. Cán bộ chuyên môn sẽ áp dụng những quy định của cơ

quan quản lý Nhà nước, phương pháp khoa học, biện pháp phòng chống tác

nhân gây hại giúp hồ sơ, tài liệu được sắp xếp hợp lý, khoa học và được bảo

quản trong điều kiện tốt nhất.

* Khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu

Khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu là việc các cá nhân

trong và ngoài cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu những thông tin có trong

12

văn bản, tài liệu trong hồ sơ nhằm phục vụ cho công việc. Tại mỗi phòng ban,

đơn vị cán bộ chuyên môn sẽ phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu và ghi

lại quá trình mượn và trả hồ sơ, tài liệu vào sổ mượn tài liệu. đc sự đồng ý của

cơ quan

1.1.3. Vai trò lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong hoạt động của cơ quan,

tổ chức

Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là nội dung quan trọng trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức nói chung và của VKHCNXD nói riêng.

- Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ khoa học sẽ gắn liền công tác lưu trữ với

công tác văn thư. Hồ sơ được lập càng hoàn chỉnh, văn bản, tài liệu trong hồ sơ

được thu thập đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được nâng cao.

- Lập hồ sơ tốt và đầy đủ theo quy định sẽ tạo thói quen khoa học trong

công tác văn thư; tránh tình trạng nộp lưu hồ sơ, tài liệu còn bó gói vào lưu trữ,

tạo thuận lợi cho cán bộ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ.

- Hồ sơ đầy đủ văn bản, tài liệu, nội dung văn bản chính xác và phản ánh

hoạt động của cơ quan sẽ là những bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt

động của cơ quan một cách chân thực nhất.

- Quản lý hồ sơ tốt giúp việc thanh tra, kiểm tra quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức được dễ dàng. Dựa vào hồ sơ cán bộ thanh tra sẽ xác định cơ

quan, tổ chức đã thực hiện đúng chức năng của mình hay chưa; lãnh đạo cơ

quan sẽ biết được tình trạng, mức độ hoàn thành công việc của cán bộ, viên

chức để có những điều chỉnh phù hợp trong công tác quản lý.

- Quản lý hồ sơ, tài liệu tốt sẽ tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu khi

các cá nhân có nhu cầu. Những văn bản, tài liệu trong hồ sơ là nguồn đáng tin

cậy giúp giải quyết nhanh chóng công việc kịp thời tại cơ quan, tổ chức.

- Quản lý hồ sơ khoa học, đầy đủ còn là căn cứ khi các cán bộ, viên chức

trong cơ quan đề xuất ý kiến, dựa vào những hồ sơ, tài liệu có liên quan để

13

nâng cao hiệu suất và chất lượng giải quyết công việc.

1.1.4. Trách nhiệm quản lý hồ sơ trong cơ quan, tổ chức

1.1.4.1. Trách nhiệm của Viện trưởng

Viện trưởng đối với công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan có trách nhiệm

chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu

trữ cơ quan; bảo quản hồ sơ tại các phòng ban; khai thác và sử dụng các thông

tin trong hồ sơ, tài liệu.

1.1.4.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính

Tại Điều 31, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày

05/3/2020 quy định trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính là tham mưu

cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn

việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp

dưới; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tại cơ quan, tổ chức.

1.1.4.3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị

Tại Điều 31, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/

3/2020 có quy định Trưởng các đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ

chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị

vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể: “Người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm trước

người đứng đầu cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.”

Bên cạnh đó, Trưởng đơn vị còn có trách nhiệm phân công nhiệm vụ sắp

xếp, bảo quản hồ sơ tại phòng ban trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan cho các cá

nhân. Hướng dẫn việc khai thác và sử dụng những thông tin trong văn bản, tài

liệu có trong hồ sơ nhằm phục vụ cho hoạt động của phòng ban, cơ quan.

1.1.4.4. Trách nhiệm của cán bộ, viên chức trong cơ quan

Điều 31, Nghị định 30/2020/NĐ -CP của Chính phủ ngày 05/3/2020

quy định trách nhiệm của các cá nhân về lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ

như sau:

14

“b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập

hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài

liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước

khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu

những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào

Lưu trữ cơ quan.

d) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã

đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan,

tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi

Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá

02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ

chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải

bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị,

Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.” [3]

Cán bộ chuyên môn có nhiệm vụ quản lý hồ sơ tại phòng ban, đơn vị cần

thực hiện tốt việc bảo quản hồ sơ, tài liệu. Thực hiện đầy đủ các thủ tục cần

thiết phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu có trong hồ sơ. Đảm bảo việc quản

lý hồ sơ được nghiêm túc, tránh tình trạng thất lạc văn bản, tài liệu. Đối với

những hồ sơ bị thất lạc tài liệu, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ phải thực hiện

việc thu thập và bổ sung tài liệu còn thiếu vào hồ sơ.

Cán bộ chuyên môn sẽ kiểm tra tình hình lập hồ sơ tại phòng ban, đơn vị

vào mỗi cuối năm; xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ

để nộp lưu.

1.1.4.5. Trách nhiệm của Văn thư đơn vị

Văn thư đơn vị có trách nhiệm quản lý tập lưu văn bản do đơn vị ban

15

hành. Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị.

1.1.4.6. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan

Văn thư cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cá nhân lập hồ

sơ công việc theo đúng quy định. Quản lý tập lưu văn bản do cơ quan ban

hành.

1.2. Cơ sở pháp lý

1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý Nhà nước về

quản lý hồ sơ

Hiện nay có rất nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định về quản lý

hồ sơ được các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành và áp dụng đối với mọi cơ

quan, tổ chức. Một số văn bản quy định như:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội ban

hành;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ Nội

vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

động của cơ quan, tổ chức;

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính

phủ về công tác văn thư.

Các văn bản quy định của cơ quan quản lý Nhà nước là cơ sở để

VKHCNXD căn cứ thực hiện việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu đúng quy

trình, phục vụ cho việc bảo quản và khai thác sử dụng dễ dàng.

1.2.2. Quy định của Bộ Xây dựng và Viện Khoa học Công nghệ Xây

dựng về quản lý hồ sơ

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng hiện nay đang thực hiện hoạt động

lập hồ sơ và quản lý hồ sơ theo quy định của Bộ Xây dựng. Một số văn bản quy

định như:

- Quyết định 16/2001/QĐ-BXD ngày 31/07/2001 của Bộ Xây dựng về

ban hành quy định công tác Lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ và công tác thu

16

thập, quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ tại cơ quan Bộ xây dựng.

- Thông tư số 10/2010/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 11/08/2010 quy

định hồ sơ của quy hoạch đô thị.

- Chỉ thị số 02/CT-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ngày 18/9/2012 về

việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng văn bản điện tử

trong các đơn vị trực thuộc Bộ Xây dựng.

- Thông tư số 12/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 29/6/2016 Quy

định về hồ sơ của nhiệm vụ, đồ án quy hoạch xây dựng vùng, quy hoạch đô thị

và quy hoạch khu chức năng đặc thù.

- Thông tư 26/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 26/10/2016 Quy

định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây

dựng.

Một số văn bản do Viện KHCNXD ban hành về lập hồ sơ và quản lý hồ

sơ tại cơ quan như:

- Quyết định số 26/QĐ-VKH ngày 07/01/2010 của Viện KHCNXD về

việc Ban hành quy chế Văn thư và Lưu trữ Viện KHCNXD;

- Quyết định số 1228/QĐ-VKH ngày 23/8/2011 của Viện KHCNXD về

việc Quy định lưu tài liệu tại Viện và lưu tại các Đơn vị;

- Quyết định số 1435/QĐ-VKH ngày 16/9/2019 của Viện KHCNXD về

việc Ban hành Quy định về thủ tục hành chính, trình tự xử lý các hồ sơ, tài liệu

tại Viện KHCNXD.

Các văn bản quy định, hướng dẫn của Bộ Xây dựng và của Viện

KHCNXD về lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu là cơ sở cho Viện nói chung

và các phòng ban, đơn vị thuộc Viện có căn cứ để thực hiện, áp dụng trong lập

hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu được thống nhất, hiệu quả.

VKHCNXD đang trong quá trình dự thảo văn bản quy định mới về công

tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ nói riêng, do quy

chế Văn thư và Lưu trữ của Viện ban hành từ năm 2010 đã không còn phù hợp

17

với tình hình hiện nay.

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1, tôi đã khái quát một số nội dung cơ bản về quản lý hồ

sơ như khái niệm, nội dung, vai trò và trách nhiệm của các cá nhân tại

VKHCNXD trong lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. Bên cạnh đó cũng đã hệ thống

những văn bản quy định của cơ quan quản lý Nhà nước, Bộ Xây dựng,

VKHCNXD về lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. Những nội dung của chương 1 sẽ

giúp tôi vận dụng lý luận vào thực tiễn để tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ tại

18

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng trong chương 2.

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA VIỆN KHOA HỌC

CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

2.1. Khái quát về Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

2.1.1. Lịch sử hình thành

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (Institute for Building Science and

Technology) được thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963, tiền thân là Viện Thí

nghiệm vật liệu xây dựng - trực thuộc Bộ Kiến trúc. Ngày 16/10/1974, Viện

Thí nghiệm vật liệu xây dựng được đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây

dựng - trực thuộc Bộ Xây dựng. Ngày 24/10/1996 Thủ tướng Chính phủ ra

quyết định số 782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng là một

trong 41 Viện Nhà nước. Ngày 11/12/1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng

đổi tên thành Viện Khoa học công nghệ xây dựng theo quyết định số

1056/BXD - TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.

Ngày 23/05/2007, Bộ Xây dựng ra Quyết định số 789/QĐ-BXD phê

duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng thành tổ chức

khoa học công nghệ tự trang trải kinh phí.

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng từ khi được thành lập đến nay đã

và đang làm tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Viện đã tham gia rất nhiều dự

án tư vấn, thiết kế, kiểm tra, giám định, thí nghiệm… của các công trình lớn

như: sửa chữa, tu bổ Phủ Chủ tịch Hồ Chí Minh; Thẩm tra Nhà Quốc hội Việt

Nam; Xử lý chống thấm thủy điện Sơn La…

2.1.2. Cơ cấu tổ chức

19

Cơ cấu tổ chức của VKHCNXD được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của VKHCNXD, có thể thấy cơ quan có Viện

trưởng, 03 Phó Viện trưởng, 03 phòng ban, 02 Phân viện, 03 Viện nghiên cứu,

11 Trung tâm, 01 Văn phòng đại diện tại Bình Dương và Công ty cổ phần

20

IBST – Cotec.

2.1.3. Chức năng nhiệm vụ

Theo Quyết định số 98/QĐ-BXD ngày 25/01/2018 của Bộ Xây dựng,

giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế tổ chức khoa học và công nghệ,

chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ số đăng ký A-735, Viện

Khoa học công nghệ xây dựng có các chức năng nhiệm vụ sau:

- Thực hiện ghiên cứu khoa học, biên soạn quy chuẩn và tiêu chuẩn;

- Phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước và các lĩnh vực thuộc ngành

Xây dựng, các công trình quan trọng, công trình trọng điểm;

- Thực hiện tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất, môi

trường, thi công, khai thác công trình; thiết kế, thẩm tra thiết kế và tổng dự toán

công trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng xây

lắp công trình; kiểm định chất lượng vật liệu, kết cấu, thiết bị; kiểm tra, giám

định chất lượng công trình xây dựng, khắc phục sự cố kỹ thuật, kiểm tra chất

lượng nước, môi trường, hệ thống cơ điện công trình, hạ tầng kỹ thuật đô thị;

- Ban hành chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy đối với sản phẩm,

hàng hóa vật liệu xây dựng;

- Ban hành chứng nhận hợp chuẩn, thử nghiệm trong lĩnh vực xây dựng,

sản xuất, kinh doanh vật liệu, hóa phẩm xây dựng;

- Thi công xây dựng công trình mới; sửa chữa, cải tạo công trình; trùng

tu, bảo tồn công trình di tích, công trình kiến trúc cổ;

- Đào tạo và cấp bằng tiến sĩ kỹ thuật, trưởng phòng thí nghiệm, thí

nghiệm viên, kiểm định viên, tư vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tư vấn

đấu thầu;

- Tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá dùng cho công trình

xây dựng;

- Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế theo các chức năng,

21

nhiệm vụ được giao.

2.2. Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

2.2.1. Cơ sở vật chất

Hiện nay, Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã chú trọng đầu tư cơ

sở vật chất và các trang thiết bị phục vụ cho quản lý hồ sơ. Mỗi phòng ban, đơn

vị đều được trang bị những vật dụng, trang thiết bị cho việc lập hồ sơ và quản

lý hồ sơ như: Túi đựng hồ sơ; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; tủ đựng hồ sơ.

2.2.1. Bảng thống kê trang thiết bị phục vụ quản lý hồ sơ tại

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

STT Tên trang thiết bị Số lượng Tình trạng

1 Tủ đựng hồ sơ, tài Đang sử dụng tốt 30

liệu

2 Tủ đựng tài liệu Đang sử dụng tốt 20

khổ lớn

3 Túi đựng tài liệu; Được trang bị tại các Đáp ứng đủ nhu cầu

hộp đựng hồ sơ; bìa phòng ban, đơn vị sử dụng của các

hồ sơ; hộp đựng hồ phòng ban, đơn vị

sơ

Qua bảng thống kê trên, có thể thấy lãnh đạo Viện đã nhận rõ được tầm

quan trọng của việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, có sự đầu tư cơ sở vật chất cho

các phòng ban, đơn vị. Tủ đựng hồ sơ được trang bị ở các ban, đơn vị, đáp ứng

nhu cầu lưu giữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu. Đối với những đơn vị bảo quản, quản

lý hồ sơ, tài liệu có kích thước lớn (bản vẽ thiết kế trên khổ giấy A0, A2) sẽ bố

trí thêm tủ chuyên dụng để bảo quản hồ sơ khổ lớn. Túi đựng hồ sơ và hộp

đựng tài liệu là những vật dụng lưu giữ văn bản, tài liệu được sử dụng phổ biến

22

tại cơ quan.

Ảnh 1. Hình ảnh văn bản, tài liệu được lưu giữ trong túi đựng tài liệu hoặc hộp

đựng tài liệu

2.2.2. Nhân sự quản lý hồ sơ

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là cơ quan có quy mô lớn, bao gồm

nhiều phòng ban, đơn vị như Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế hoạch –

Kỹ thuật, Phòng Tài chính – Kế toán; các Viện nghiên cứu, các Trung tâm; 02

Phân viện tại miền Trung và miền Nam; Văn phòng đại diện tại Bình Dương và

Công ty cổ phần IBST - Cotec. Trách nhiệm lập hồ sơ tại mỗi phòng ban, đơn

vị là của các cán bộ, viên chức được giao nhiệm vụ thực hiện công việc. Cán

bộ chuyên môn sẽ thực hiện việc quản lý hồ sơ, bảo quản hồ sơ, phục vụ khai

thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu. Các cán bộ chuyên môn sẽ cùng

Văn thư cơ quan và Văn thư đơn vị phối hợp để thực hiện tốt công tác quản lý

hồ sơ.

Viện có 01 cán bộ Văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc Viện sẽ có

Văn thư đơn vị riêng. Nhiệm vụ của cán bộ Văn thư cơ quan là lập và quản lý

tập lưu văn bản cơ quan ban hành, lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ đã được

quy định. Văn thư các đơn vị có trách nhiệm lập và quản lý tập lưu văn bản do

đơn vị hình thành, lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị.

23

Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ Văn thư cơ quan và Văn

thư đơn vị:

- Cán bộ Văn thư cơ quan tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội;

- Các cán bộ Văn thư tại đơn vị đa số là Văn thư kiêm nhiệm, tốt nghiệp

các chuyên ngành khác, tuy nhiên hầu hết các cán bộ đã tham gia các khóa bồi

dưỡng và được cấp chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ.

2.2.3. Quản lý hồ sơ

2.2.3.1. Các loại hồ sơ hình thành phổ biến trong cơ quan

Hiện nay, trong quá trình hoạt động của VKHCNXD có 03 loại hồ sơ

hình thành phổ biến là hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc.

* Hồ sơ công việc

Tại VKHCNXD, hồ sơ công việc là một tập tài liệu liên quan đến các

vấn đề, sự việc trong các lĩnh vực: thẩm tra dự án; giám sát thi công công trình;

quản lý dự án, chi phí đầu tư xây dựng; thiết kế công trình; khảo sát địa chất;

sửa chữa, trùng tu công trình; tuyển dụng viên chức, tuyển nghiên cứu sinh; hội

nghị tổng kết công tác năm; hồ sơ kỷ luật cán bộ, viên chức…

Ví dụ: Hồ sơ “Khảo sát địa chất công trình tổ hợp chung cư cao tầng và

dịch vụ thương mại Văn Phú – Hà Đông, Hà Nội” gồm một số văn bản, tài liệu

như:

- Thuyết minh, báo cáo khảo sát địa chất;

- Phương án thực hiện khảo sát;

- Kết quả trắc địa kỹ thuật, thí nghiệm mẫu, hình trụ hố khoan, hố đào

mô tả đất đá…;

- Kết luận tình hình địa chất của công trình.

* Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự tại VKHCNXD gồm có những loại hồ sơ như: hồ sơ Đảng

viên; hồ sơ cán bộ, viên chức; hồ sơ nghiên cứu sinh.

24

Ví dụ: Hồ sơ Đảng viên Trần Văn Bình gồm những văn bản, tài liệu sau:

- Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng nhận thức về Đảng;

- Đơn xin vào Đảng;

- Lý lịch của cán bộ Trần Văn Bình và các văn bản thẩm tra kèm theo;

- Giấy giới thiệu của đảng viên chính thức được phân công giúp đỡ;

- Nghị quyết giới thiệu đoàn viên ưu tú vào Đảng của Đoàn Thanh niên

Cộng sản Hồ Chí Minh hoặc của công đoàn cơ sở;

- Tổng hợp ý kiến nhận xét của đoàn thể chính trị - xã hội nơi làm việc

và chi ủy (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với cán bộ Trần Văn Bình;

- Quyết định kết nạp đảng viên của cấp ủy có thẩm quyền;

- Nghị quyết xét, đề nghị công nhận đảng viên chính thức của chi bộ, của

đảng ủy cơ sở;

- Quyết định công nhận đảng viên chính thức của cấp ủy có thẩm quyền;

- Các quyết định của cấp có thẩm quyền về điều động, bổ nhiệm, nghỉ

hưu, nghỉ mất sức, chuyển ngành, phục viên, xuất ngũ, kỷ luật, khen thưởng.

* Hồ sơ nguyên tắc

Gồm các văn bản, tài liệu quy định về những lĩnh vực thuộc chức năng,

nhiệm vụ của Viện và các đơn vị, phòng ban thuộc Viện như: thẩm định, kiểm

tra, tư vấn, giám sát, ban hành Quy chuẩn, Tiêu chuẩn…

Ví dụ: “Hồ sơ nguyên tắc về Quy chuẩn Quốc gia trong lĩnh vực xây

dựng” gồm một số các Quy chuẩn như:

- QCXDVN 05:2008/BXD về Nhà ở và công trình công cộng - An toàn

sinh mạng và sức khỏe;

- QCVN 02:2009/BXD về Số liệu - Điều kiện tự nhiên dùng trong xây

dựng;

- QCVN 08:2009/BXD về Công trình ngầm đô thị;

- QCVN 06:2010/BXD về An toàn cháy cho công trình và nhà;

- QCVN 12:2014/BXD về Hệ thống điện của nhà công cộng và nhà ở;

25

- QCVN 18:2014/BXD về An toàn trong xây dựng.

2.2.3.2. Lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ tại các phòng ban, đơn vị thuộc VKHCNXD được thực

hiện theo quy định của Nhà nước và của Viện. Viện đã căn cứ vào chức năng

nhiệm vụ của Viện và các phòng ban, đơn vị để xây dựng và ban hành Danh

mục hồ sơ cho toàn cơ quan. Trong quá trình hoạt động, nếu có phát sinh công

việc hoặc bổ sung chức năng, nhiệm vụ cho phòng ban, đơn vị thì sẽ được bổ

sung vào Danh mục đã có.

Qua khảo sát, các bước lập hồ sơ được thực hiện theo Nghị định

30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 tại hầu hết các phòng ban, đơn vị thuộc

VKHCNXD.

* Lập hồ sơ công việc

- Mở hồ sơ:

Qua khảo sát thực tế, hiện nay tại VKHCNXD việc lập hồ sơ theo Danh

mục hồ sơ được thực hiện khá tốt. Các cá nhân dựa vào trách nhiệm lập hồ sơ

đã nêu trong Danh mục hồ sơ của Viện ban hành để tiến hành mở hồ sơ. Cá

nhân phụ trách lập hồ sơ sẽ lấy một tờ bìa hoặc túi đựng tài liệu và ghi những

thông tin như: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian

bắt đầu bên ngoài bìa hoặc túi.

Đối với những công việc phát sinh trong quá trình hoạt động, cá nhân

phụ trách giải quyết công việc sẽ tiến hành mở hồ sơ ngay khi công việc bắt

đầu. Cá nhân lập hồ sơ phải tự xác định các thông tin như tiêu đề hồ sơ, số và

ký hiệu hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu, ghi bên ngoài bìa hoặc túi

đựng tài liệu.

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,

giải quyết công việc vào hồ sơ:

Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ là trách nhiệm của cá nhân được

phân công theo dõi giải quyết công việc. Khi công việc bắt đầu, cán bộ, viên

26

chức thực hiện thu thập những văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình

giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ. Trong quá trình thu thập sẽ không đưa

văn bản, tài liệu của hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản, tài liệu

không liên quan, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi giải quyết vào hồ

sơ. Những văn bản, tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo trình tự thời gian,

quá trình diễn biến công việc.

Ví dụ: Cá nhân phụ trách lập hồ sơ dự án “Tư vấn thiết kế bản vẽ thi

công và tổng dự toán Dự án Khu chung cư hỗn hợp dịch vụ và biệt thự, liền kề

cao cấp” tại VKHCNXD sẽ thực hiện việc thu thập văn bản, tài liệu từ khi công

việc bắt đầu đến khi kết thúc. Trong hồ sơ này bao gồm những văn bản, tài liệu

được hình thành trong quá trình giải quyết công việc như biên bản, hợp đồng,

tờ trình, kế hoạch, hồ sơ bản vẽ thiết kế…:

- Tờ trình đề nghị thẩm tra hồ sơ thiết kế - dự toán;

- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Hồ sơ thiết kế cơ sở đuợc phê duyệt cùng dự án đầu tư xây dựng;

- Thuyết minh dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Báo cáo năng lực của nhà thầu tư vấn thiết kế, khảo sát địa hình, khảo

sát địa chất được chủ đầu tư xác nhận;

- Nhiệm vụ, phương án kỹ thuật khảo sát địa hình được chủ đầu tư phê

duyệt, kèm theo quyết định phê duyệt của chủ đầu tư;

- Báo cáo kết quả khảo sát địa hình;

- Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát địa hình;

- Nhiệm vụ, phương án kỹ thuật khảo sát địa chất được chủ đầu tư phê

duyệt;

- Báo cáo kết quả khảo sát địa chất;

- Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát địa chất;

- Tập hồ sơ thuyết minh thiết kế xây dựng;

27

- Tập dự toán thiết kế xây dựng công trình.

Ảnh 2. Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công dự án “Khu chung cư hỗn hợp dịch vụ và

biệt thự, liền kề cao cấp”, được cán bộ phụ trách thu thập và đưa vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, cá nhân sẽ thu thập toàn bộ văn

bản, tài liệu vào hồ sơ, đảm bảo trong trường hợp công việc phát sinh vấn đề,

các văn bản, tài liệu trong hồ sơ sẽ là những căn cứ, tài liệu tham khảo phục vụ

cho công việc.

Do đặc thù của Viện là thực hiện công việc về các lĩnh vực: tư vấn xây

dựng; tư vấn thiết kế, thẩm tra thiết kế; giám sát chất lượng xây lắp công trình;

kiểm định chất lượng vật liệu, kết cấu, thiết bị; kiểm tra, giám định chất lượng

công trình xây dựng… nên có rất nhiều bản vẽ thiết kế trên nhiều khổ giấy

được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ đầy đủ các bản vẽ

thiết kế sẽ phục vụ tốt cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu khi công trình được

trùng tu, sửa chữa. Vì vậy cá nhân phụ trách công việc sẽ phải thu thập đầy đủ

tài liệu bản vẽ thiết kế vào hồ sơ.

Thực tế hiện nay tại một số phòng ban, đơn vị, cán bộ phụ trách lập hồ

sơ công việc chưa thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu dẫn đến việc hồ sơ bị thiếu,

thất lạc tài liệu. Tuy nhiên sau khi phát hiện sai sót, cán bộ, viên chức đã tiến

28

hành thu thập tài liệu còn thiếu, bị thất lạc vào hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ văn

bản, tài liệu.

Kết thúc hồ sơ:

Hồ sơ chỉ được kết thúc khi công việc đã được giải quyết xong. Cán bộ,

viên chức tại các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm: kiểm tra lại tình trạng hồ

sơ, nếu thiếu văn bản, tài liệu thì cán bộ phải bổ sung đầy đủ; loại bỏ các văn

bản trùng thừa, bản nháp, giữ lại bản có giá trị pháp lý.

Sau đó, cán bộ lập hồ sơ sẽ sắp xếp lại văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo

trình tự thời gian. Văn bản nào hình thành trước thì để lên trên, văn bản nào

hình thành sau thì xếp xuống dưới.

Ví dụ: Khi hoàn thành dự án “Tư vấn giám sát thi công và lắp đặt thiết bị

công trình Nhà ở MHDI-1 tại Mỹ Đình”, cán bộ lập hồ sơ sẽ tiến hành xác định

và loại bỏ các bản nháp, bản vẽ dự thảo, các văn bản, tài liệu trùng lặp hoặc

không còn giá trị ra khỏi hồ sơ. Sau đó sẽ tiến hành sắp xếp văn bản, tài liệu

trong hồ sơ theo thứ tự thời gian.

Qua khảo sát, cán bộ, viên chức được phân công theo dõi giải quyết công

việc đã thực hiện đánh số tờ ở góc phải của văn bản, tài liệu trong hồ sơ bằng

bút chì. Việc đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, giúp quản lý

tài liệu trong hồ sơ, tránh thất lạc tài liệu. Sau đó cán bộ, viên chức sẽ viết mục

lục các văn bản, tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.

Khối hồ sơ, tài liệu xây dựng của VKHCNXD mang những tính chất đặc

thù và có ý nghĩa rất lớn. Chúng không chỉ là những tài liệu phản ảnh tình hình,

quá trình giải quyết công việc mà còn là những bằng chứng, tài liệu có giá trị

lớn. Chúng ghi chép lại tất cả các sự kiện chính trong quá trình xây dựng; xác

định rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức và đối với hồ sơ của những công

trình lớn, công trình trọng điểm của quốc gia thì hồ sơ đó sẽ là hồ sơ lưu trữ có

giá trị lịch sử lớn.

* Lập hồ sơ nhân sự

29

Hồ sơ nhân sự tại VKHCNXD gồm có hồ sơ Đảng viên, hồ sơ cán bộ,

viên chức và hồ sơ nghiên cứu sinh.

Hồ sơ cán bộ, viên chức của các phòng ban, đơn vị đặt tại trụ sở chính và

cả hồ sơ cán bộ, viên chức của những đơn vị ở xa trụ sở như Văn phòng đại

diện tại Đà Nẵng, Phân viện KHCNXD miền Trung, Phân viện KHCNXD

miền Nam…; hồ sơ Đảng viên và hồ sơ nghiên cứu sinh đều được lưu giữ và

quản lý tại phòng Tổ chức - Hành chính để thuận tiện cho việc quản lý.

Việc lập hồ sơ cán bộ, viên chức là trách nhiệm của cán bộ chuyên môn

phụ trách mảng nhân sự tại Viện. Hồ sơ cán bộ, viên chức được hình thành khi

cá nhân được tuyển dụng vào cơ quan. Cán bộ phụ trách nhân sự sẽ kiểm tra,

thu thập văn bản, tài liệu còn thiếu của cá nhân vào hồ sơ. Trong quá trình công

tác tại cơ quan, những văn bản như Quyết định khen thưởng, Quyết định nâng

lương, Quyết định bổ nhiệm… của cán bộ, viên chức sẽ được bổ sung vào hồ sơ.

Văn bản, tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thời gian hình thành văn bản.

Cán bộ chuyên môn sẽ quản lý các hồ sơ được lưu giữ tại phòng Tổ chức – Hành

chính bằng sổ quản lý hồ sơ. Trong sổ ghi những thông tin của hồ sơ và tình

trạng hồ sơ, giúp cán bộ chuyên môn nắm rõ được tình hình hồ sơ, nếu hồ sơ

đang thiếu văn bản, tài liệu thì sẽ tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu vào hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ của bà Nguyễn Thị Nga gồm có một số văn bản, tài liệu

như sau:

- Lý lịch tự thuật;

- Các văn bằng, chứng chỉ (Bằng tốt nghiệp đại học, bằng thạc sỹ, chứng

chỉ tin học, chứng chỉ ngoại ngữ…)

- Các Quyết định về nâng lương, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển,

khen thưởng, kỷ luật;

- Các bản kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm hoặc bản tự

kiểm điểm.

Việc mở hồ sơ Đảng viên sẽ được thực hiện khi cán bộ, viên chức tham

30

gia lớp bồi dưỡng nhận thức về Đảng. Trong quá trình sinh hoạt Đảng tại cơ

quan, đơn vị, cán bộ chuyên môn sẽ thực hiện thu thập, bổ sung văn bản, tài

liệu như: các bản kiểm điểm hàng năm của cán bộ, viên chức; các Quyết định

Khen thưởng, kỷ luật… của các cá nhân vào hồ sơ. Văn bản, tài liệu trong hồ

sơ sẽ được sắp xếp theo thứ tự thời gian văn bản, tài liệu được hình thành.

Hồ sơ nghiên cứu sinh được mở khi cá nhân thực hiện các thủ tục đăng

ký dự tuyển nghiên cứu sinh. Cán bộ chuyên môn sẽ có trách nhiệm lập hồ sơ,

kiểm tra hồ sơ nếu thiếu văn bản, tài liệu thì bổ sung thêm.

Ví dụ: Theo Quy chế đào tạo tiến sĩ được ban hành tại Quyết định số

1795 ngày 11/11/2016 của Viện trưởng VKHCNXD, hồ sơ nghiên cứu sinh

Nguyễn Văn Khánh gồm những văn bản, tài liệu sau:

- Lý lịch khoa học gồm các thông tin: Lý lịch sơ lược; quá trình đào tạo;

quá trình công tác chuyên môn từ khi tốt nghiệp đại học; kết quả nghiên cứu

khoa học của nghiên cứu sinh Nguyễn Văn Khánh;

- Đơn xin dự tuyển nghiên cứu sinh;

- Thư giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi nghiên cứu sinh đang công tác;

- Bài luận về dự định nghiên cứu của Nguyễn Văn Khánh dự xét tuyển

nghiên cứu sinh;

- Bằng thạc sĩ chuyên ngành đúng hoặc phù hợp với chuyên ngành đào

tạo tiến sĩ của Viện;

- Chứng chỉ ngoại ngữ;

- Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình học tập của cá nhân tại cơ quan.

* Lập hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ nguyên tắc được hình thành ở tất cả các phòng ban, đơn vị của

VKHCNXD, có vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của cơ quan,

giúp cho mọi hoạt động được diễn ra đúng quy định và thống nhất trong quá

trình thực hiện công việc.

Lập hồ sơ nguyên tắc là trách nhiệm của cán bộ chuyên môn tại phòng

31

ban, đơn vị và phải xác định các hồ sơ nguyên tắc cần lập liên quan đến chức

năng, nhiệm vụ của phòng ban, đơn vị mình. Cán bộ chuyên môn chuẩn bị một

tờ bìa hoặc túi đựng hồ sơ, sau đó thu thập các văn bản liên quan vào hồ sơ.

Văn bản được thu thập là các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý

Nhà nước, Bộ Xây dựng và văn bản quy định của viện.

Cán bộ chuyên môn phải thường xuyên cập nhật những văn bản mới,

loại văn bản hết hiệu lực thi hành. Văn bản liên quan đến lĩnh vực nào để đúng

trong hồ sơ về lĩnh vực đó, điều này khiến việc tra tìm, giải quyết văn bản được

dễ dàng.

Ví dụ: “Hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư, lưu trữ” tại bộ phận văn

thư thuộc Phòng Tổ chức – Hành chính, cán bộ Văn thư cơ quan có trách

nhiệm thu thập các văn bản sau vào hồ sơ:

- Quyết định số 16/2001/QĐ-BXD ngày 31 tháng 07 năm 2001 của Bộ

Xây dựng quy định công tác lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ và công tác thu

thập, quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ tại cơ quan Bộ xây dựng;

- Quyết định số 26/QĐ-VKH ngày 07/01/2010 của VKHCNXD về việc

Ban hành quy chế Văn thư và Lưu trữ Viện KHCN Xây dựng;

- Luật Lưu trữ 2011;

- Quyết định số 1228/QĐ-VKH ngày 23/8/2011 của VKHCNXD về việc

Quy định lưu tài liệu tại Viện và lưu tại các Đơn vị;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ Nội

vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

động của cơ quan, tổ chức;

- Quyết định số 1435/QĐ-VKH ngày 16/9/2019 của VKHCNXD về việc

Ban hành Quy định về thủ tục hành chính, trình tự xử lý các hồ sơ, tài liệu tại

Viện KHCNXD;

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Qua khảo sát thực tế, bên cạnh quản lý hồ sơ, tài liệu giấy, VKHCNXD

32

cũng đã áp dụng Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử. Tuy nhiên Viện mới chỉ thực

hiện việc cập nhật các thông tin cơ bản của hồ sơ lên Hệ thống như: Tiêu đề hồ

sơ; số và ký hiệu hồ sơ; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hồ sơ.

2.3.3.3. Bảo quản hồ sơ

Qua khảo sát, hiện nay đa số các phòng ban, đơn vị đã chú trọng thực

hiện việc bảo quản hồ sơ. Các cán bộ, viên chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu ngăn

nắp, khoa học trên tủ đựng tài liệu, thực hiện tốt các biện pháp phòng, chữa

cháy, đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu.

- Hồ sơ công việc

Đối với việc bảo quản những hồ sơ công việc đang trong quá trình giải

quyết thì các cán bộ, viên chức sẽ dùng bìa hồ sơ, túi đựng tài liệu hoặc hộp

đựng hồ sơ để lưu giữ văn bản, tài liệu. Hồ sơ được để gọn trên bàn làm việc

của cán bộ phụ trách lập hồ sơ hoặc trên tủ đựng tài liệu chung, điều này giúp

cán bộ, viên chức thuận tiện trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu.

Tại một số phòng ban, đơn vị, cán bộ chuyên môn đã sắp xếp hồ sơ, tài

liệu trên tủ gọn gàng, khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ và tra tìm

hồ sơ, tài liệu dễ dàng.

Ảnh 3. Các hồ sơ, tài liệu được lưu giữ trong hộp đựng hồ sơ và sắp xếp gọn

33

gàng trên tủ

Tại các đơn vị thuộc Viện như: Trung tâm tư vấn thiết kế và xây dựng,

Trung tâm tư vấn thiết bị và xây dựng, Trung tâm kết cấu thép và xây dựng...

có các hồ sơ thiết kế công trình xây dựng, ví dụ: Hồ sơ Thiết kế xây dựng công

trình dự án đầu tư xây dựng trường tiểu học và trung học cơ sở tại khu đô thị

Văn Phú – Hà Nội; Hồ sơ Thiết kế quy hoạch dự án AIC Xuân Đỉnh, Hà Nội…

Trong những hồ sơ này có các tài liệu bản vẽ thiết kế có kích thước lớn

như khổ A3, A2, A1 hay A0. Nguyên tắc khi bảo quản tài liệu giấy khổ lớn tại

cơ quan là chỉ được gập đôi đối với tài liệu khổ A3 và cuộn tròn với tài liệu

khổ A2, A1, A0. Tài liệu khổ A3 khi gập đôi sẽ được bảo quản trong túi đựng

tài liệu hoặc hộp đựng hồ sơ.

Đối với những tài liệu bản vẽ thiết kế có khổ lớn hơn như khổ A2, A1,

A0, những đơn vị hình thành nên loại tài liệu này sẽ đầu tư thêm tủ đựng tài

liệu khổ lớn. Những tủ đựng tài liệu dạng này có ngăn tủ không sâu và chiều

ngang rộng để đựng được tài liệu khổ lớn. Các cán bộ sẽ cuộn những tài liệu

này thành ống và bọc trong bóng kính để tránh xước xát, bụi bẩn. Bên ngoài sẽ

đánh dấu và ghi những thông tin của tài liệu để phân biệt được tài liệu đó ở

trong hồ sơ nào.

Việc cuộn tròn tài liệu khổ lớn giúp tài liệu được bảo quản trong trạng

thái tốt nhất, hạn chế được tác động xấu lên tài liệu so với việc gấp tài liệu. Tuy

nhiên cách bảo quản này lại tách tài liệu ra khỏi hồ sơ, dù đã đánh dấu tài liệu

nhưng vẫn sẽ gây nên những khó khăn nhất định trong việc tra tìm tài liệu.

- Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự được lưu giữ tại phòng Tổ chức – Hành chính, cán bộ

chuyên môn sẽ phụ trách bảo quản hồ sơ nhân sự và không cho người không có

liên quan tiếp xúc hồ sơ.

Mỗi một hồ sơ nhân sự sẽ được để trong một bìa hồ sơ hoặc túi đựng tài

liệu, bên ngoài ghi những thông tin cơ bản như họ tên, chức vụ, ngày tháng

34

năm sinh của cán bộ, viên chức. Điều này sẽ tạo điều kiện cho hoạt động quản

lý như: tra tìm nhanh chóng, kịp thời phục vụ cho công việc cũng như giải

quyết vấn đề liên quan đến cá nhân đó.

Qua khảo sát, việc bảo quản hồ sơ nhân sự tại phòng Tổ chức – Hành

chính được thực hiện khá tốt. Bìa hoặc túi đựng hồ sơ đang trong tình trạng tốt,

đảm bảo hạn chế nhất có thể sự xâm nhập của các tác nhân gây hại như độ ẩm,

bụi bẩn, côn trùng gây hại… đến văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

- Hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ nguyên tắc tại các phòng ban, đơn vị thường được để trên tủ đựng

tài liệu. Tuy nhiên tại một số ban, đơn vị, tủ đựng tài liệu không đáp ứng đủ

nhu cầu lưu giữ hồ sơ, tài liệu nên có những hồ sơ nguyên tắc để ở trong thùng

giấy, không được bảo quản trong bìa hoặc túi đựng tài liệu, khiến một số hồ sơ

bị bám bụi, ố vàng, không đảm bảo đáp ứng được nhu cầu khai thác và sử dụng

thông tin trong hồ sơ nguyên tắc của các cán bộ, viên chức.

Ảnh 4. Một số hồ sơ nguyên tắc được để trong thùng giấy,

không được bảo quản trong bìa hay túi đựng hồ sơ vào hồ sơ nguyên tắc

35

tại bộ phận Văn thư cơ quan

Tình trạng hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ bám bụi vì không được vệ sinh

thường xuyên; nhiều tủ đựng tài liệu trong tình trạng hư hỏng, cánh tủ bị lung

lay, khó khăn khi đóng mở; hồ sơ, tài liệu chưa được sắp xếp khoa học, ngăn

nắp trên tủ đựng hồ sơ. Đây là một trong những hạn chế trong hoạt động bảo

quản hồ sơ, tài liệu tại các phòng ban, đơn vị tại VKHCNXD.

Ảnh 5. Tủ đựng hồ sơ, tài liệu có dấu hiệu cánh tủ bị kênh, rỉ sét

nên khó khăn khi đóng tại bộ phận Văn thư cơ quan

2.3.3.4. Khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ

Hàng ngày nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt

động quản lý và giải quyết công việc là tương đối lớn. Vì thế mỗi phòng ban,

đơn vị thuộc VKHCNXD đã chú trọng trong việc phục vụ khai thác và sử dụng

thông tin trong hồ sơ, tài liệu.

Qua khảo sát, hiện nay các phòng ban, đơn vị thuộc Viện đang tổ chức

một số hình thức khai thác và sử dụng tài liệu phổ biến như:

- Đọc tài liệu tại chỗ;

- Sao y văn bản, tài liệu;

- Photocopy tài liệu;

- In ra giấy, sao chép tập tin đối với tài liệu điện tử.

Đối với hình thức đọc tài liệu tại chỗ, các cá nhân sẽ nghiên cứu tài liệu

ngay tại phòng ban, đơn vị cung cấp tài liệu. Hình thức sử dụng tài liệu này

36

không cho phép đối tượng sử dụng mang tài liệu ra ngài phạm vi phòng ban,

đơn vị. Các cá nhân mượn tài liệu phải chủ động trong việc nghiên cứu kỹ càng

và đầy đủ các thông tin trong tài liệu. Tránh tình trạng mượn hồ sơ, tài liệu

nhiều lần trong nhiều khoảng thời gian khác nhau.

Với hình thức sử dụng tài liệu bằng cách sao y văn bản, tài liệu, có 03

hình thức chính là: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản

điện tử sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Hình thức Photocopy tài liệu cũng được sử dụng thường xuyên để đáp

ứng nhu cầu khai thác tài liệu tại cơ quan. Những cá nhân, đơn vị muốn có thời

gian dài để nghiên cứu tài liệu thì sẽ sử dụng hình thức này. Hình thức phục vụ

khai thác, sử dụng tài liệu này vừa đảm bảo việc thông tin trong văn bản, tài

liệu được giữ nguyên so với bản gốc, vừa giúp các cá nhân khai thác thông tin

trong tài liệu có thời gian nghiên cứu, đạt được hiệu quả cao trong công việc, bên

cạnh đó còn loại trừ được khả năng kẻ gian sử dụng tài liệu để thực hiện những

hành vi phạm pháp do những bản sao photocopy không có hiệu lực pháp lý.

Đối với những văn bản, tài liệu điện tử sẽ sử dụng hình thức in ra giấy

hay sao chép tập tin. Khi các cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu điện tử thì cán

bộ chuyên môn sẽ tiến hành in tài liệu ra giấy hoặc sao chép và gửi tập tin tài

liệu đến cá nhân có nhu cầu sử dụng.

VKHCNXD quy định các cá nhân làm việc trong cơ quan, đơn vị muốn

sử dụng tài liệu thì phải có sự đồng ý của Viện trưởng hoặc Trưởng đơn vị,

phòng ban bằng văn bản. Sau đó các cá nhân sẽ đến phòng ban, đơn vị đang

lưu giữ tài liệu, đưa giấy xác nhận và thực hiện các thủ tục mượn tài liệu hoặc

đọc tại chỗ. Cán bộ phụ trách tại các phòng ban, đơn vị xác nhận cá nhân đó đã

được sự đồng ý của cấp trên và tiến hành tra tìm văn bản, tài liệu trong hồ sơ

theo yêu cầu.

Đối với những cá nhân, đơn vị ngoài cơ quan muốn khai thác và sử dụng

tài liệu thì phải có giấy giới thiệu, ghi rõ thông tin cá nhân và mục đích của

việc nghiên cứu tài liệu. Sau khi có được sự đồng ý của Viện trưởng hoặc

37

Trưởng các đơn vị thì các cá nhân, cơ quan mới được phép khai thác và sử

dụng tài liệu. Cán bộ phụ trách quản lý hồ sơ không được tự ý cung cấp tài liệu

khi chưa có sự xác nhận của cấp trên.

Ví dụ: Cá nhân có nhu cầu nghiên cứu văn bản, tài liệu trong hồ sơ dự án

“Thiết kế xây dựng công trình dự án đầu tư xây dựng trường tiểu học và trung

học cơ sở tại khu đô thị Văn Phú – Hà Nội” sẽ trình đơn xin mượn tài liệu lên

Viện trưởng hoặc Giám đốc Trung tâm tư vấn thiết kế và xây dựng. Sau khi đã

có được sự đồng ý cho phép mượn tài liệu, cá nhân sẽ đến đơn vị nơi lưu giữ

hồ sơ để đưa đơn mượn tài liệu cho cán bộ chuyên môn.

Cán bộ chuyên môn sẽ kiểm tra giá trị pháp lý của đơn và thực hiện tra

tìm văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Sau đó cá nhân sẽ đăng ký vào sổ mượn tài

liệu và điền các thông tin: Tên hồ sơ, tài liệu; ngày mượn, ngày trả; ký xác

nhận đã mượn và ký xác nhận đã trả của cá nhân khi trả hồ sơ; tình trạng hồ sơ,

tài liệu. Dựa vào sổ theo dõi, cán bộ chuyên môn sẽ quản lý được quá trình

mượn hồ sơ, tài liệu và xác định được ai là người mượn tài liệu và tài liệu gì,

tình trạng tài liệu trước và sau khi mượn, thời gian mượn tài liệu và thời gian

trả, nếu quá hạn trả tài liệu thì sẽ tiến hành nhắc nhở và yêu cầu trả tài liệu.

38

Ảnh 6. Mẫu đơn xin mượn tài liệu do VKHCNXD ban hành

2.3.3.5. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của Viện được thực hiện

đúng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020. Những văn bản, tài liệu

có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên mới được đưa vào lưu trữ. Những văn

bản có thời hạn bảo quản ngắn dưới 05 năm như báo cáo ngày, lịch công tác

tuần, thông báo tuyển sinh, đào tạo… thì sẽ được bảo quản tại chính phòng

ban, đơn vị hình thành tài liệu. Sau khi hết thời hạn bảo quản thì sẽ tiến hành

xác định lại giá trị tài liệu và được đem đi tiêu hủy nếu hết giá trị.

Tại VKHCNXD hình thành nên hồ sơ hành chính và hồ sơ xây dựng. Vì

vậy thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu hành

chính là trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Đối với hồ sơ, tài

liệu xây dựng cơ bản thời hạn nộp lưu là trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày

công trình được quyết toán.

Hồ sơ nguyên tắc không cần thiết phải nộp vào lưu trữ và sẽ được bảo

quản, lưu giữ tại các phòng ban, đơn vị để luôn kịp thời phục vụ nhu cầu khai

thác thông tin trong hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ và bảo quản

tại Phòng Tổ chức – Hành chính.

Hồ sơ, tài liệu của các phòng ban và một số đơn vị thuộc Viện chưa có

kho lưu trữ riêng sẽ được nộp vào lưu trữ cơ quan. Một số đơn vị như: Phân

viện KHCNXD miền Trung, Phân viện KHCNXD miền Nam, Văn phòng đại

diện tại Đà Nẵng… đã có kho lưu trữ sẽ nộp hồ sơ vào kho lưu trữ riêng của

đơn vị. Khi cán bộ tiến hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ sẽ lập 02

bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài

liệu”; phòng ban, đơn vị nộp hồ sơ sẽ giữ mỗi loại một bản.

Qua khảo sát, tại một số phòng ban, đơn vị, cán bộ, viên chức đã thực

hiện đúng và đủ quy trình nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Chủ động trong việc

nộp hồ sơ đúng thời hạn. Trong trường hợp cán bộ, viên chức có nhu cầu giữ

39

lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ cho công việc thì sẽ xin phép

sự đồng ý của Viện trưởng và lập Danh mục những hồ sơ, tài liệu giữ lại để gửi

cho lưu trữ.

Ảnh 7. Hồ sơ lưu trữ được bảo quản tại bộ phận Văn thư

để phục vụ giải quyết công việc

Tiểu kết chương 2

Qua quá trình khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ tại VKHCNXD, tôi nhận

thấy về cơ bản, cơ quan đã và đang thực hiện khá tốt những nghiệp vụ của lập

hồ sơ và quản lý hồ sơ, bảo quản hồ sơ và tổ chức khai thác, sử dụng thông tin

trong hồ sơ, tài liệu. Các quy trình nghiệp vụ được thực hiện theo quy định của

Nhà nước.

Tuy nhiên tại cơ quan vẫn còn những hạn chế còn tồn tại, gây nên một số

ảnh hưởng nhất định đến chất lượng công việc. Vì vậy cần tìm ra những giải

pháp nhằm khắc phục những hạn chế để hoạt động lập hồ sơ quản lý hồ sơ tại

40

cơ quan được thực hiện có hiệu quả hơn.

CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG

CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG

NGHỆ XÂY DỰNG

3.1. Nhận xét

3.1.1. Ưu điểm

Qua khảo sát tình hình thực tế việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Viện

Khoa học Công nghệ Xây dựng, tôi nhận thấy về cơ bản, các phòng ban, đơn vị

tại cơ quan đã thực hiện lập hồ sơ và quản lý hồ sơ theo quy định trong Nghị

định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

Về cơ sở vật chất phục vụ cho quản lý hồ sơ, các phòng ban, đơn vị trực

thuộc Viện đã đầu tư các trang thiết bị bìa hồ sơ, túi đựng tài liệu, hộp đựng hồ

sơ, tủ đựng hồ sơ. Về nhân sự thực hiện quản lý hồ sơ, các cán bộ chuyên môn

cũng như cán bộ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị đã thực hiện khá tốt công tác

lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ quản lý

hồ sơ; chủ động trong công việc và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

Về lập hồ sơ, một số phòng ban, đơn vị đã xây dựng Danh mục hồ sơ.

Những phòng ban, đơn vị không lập Danh mục hồ sơ cũng đã thực hiện việc

mở hồ sơ khi công việc được hình thành. Các bước lập hồ sơ cũng được thực

hiện đúng theo quy định. Các cá nhân có trách nhiệm sẽ thực hiện việc mở hồ

sơ ngay khi có Danh mục hồ sơ. Đối với những công việc được hình thành

không trong kế hoạch dự kiến thì cũng sẽ mở hồ sơ ngay khi công việc bắt đầu.

Quá trình thu thập và cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ cũng được các cán bộ

phụ trách giải quyết công việc nhân chủ động thực hiện, đảm bảo mọi văn bản,

tài liệu liên quan đến công việc được thu thập đầy đủ vào hồ sơ. Tình trạng lẫn

lộn tài liệu ở hồ sơ này vào hồ sơ khác, hay thất lạc tài liệu cũng được hạn chế

nhất có thể.

Việc bảo quản hồ sơ tại đơn vị, bộ phận cũng được thực hiện khá tốt.

41

Các phòng ban, đơn vị hầu hết đều đã trang bị những tủ đựng hồ sơ, tài liệu. Đa

số tủ đựng hồ sơ trong tình trạng tốt. Cán bộ, viên chức lưu giữ hồ sơ, tài liệu

trong bìa hoặc túi đựng hồ sơ, để trên bàn làm việc hoặc sắp xếp gọn gàng,

ngăn nắp trên tủ.

Việc tổ chức khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu cũng

được thực hiện đúng quy định. Mỗi phòng ban, đơn vị đều có sổ ghi chép quy

trình mượn và trả hồ sơ, tài liệu. Điều này giúp cho việc quản lý hồ sơ được dễ

dàng và xác định trách nhiệm của các cá nhân trong việc mượn và bảo quản hồ

sơ. Cá nhân muốn sử dụng tài liệu thì phải có sự đồng ý của Viện trưởng hoặc

Trưởng đơn vị, phòng ban bằng văn bản. Đa số các cá nhân mượn tài liệu, hồ

sơ để khai thác thông tin phục vụ cho công việc đều có ý thức giữ gìn, bảo

quản tốt và chủ động trả hồ sơ, tài liệu khi đến hạn trả hồ sơ.

3.1.2. Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm, hiện nay tại các phòng ban, đơn vị vẫn tồn tại

một số hạn chế.

Một là đối với công tác lập hồ sơ, một số phòng ban, đơn vị chưa chủ

động trong việc mở hồ sơ khi Danh mục hồ sơ được lập. Quá trình thu thập và

cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ cũng chưa được thực hiện hiệu quả tại một

số đơn vị khi vẫn còn một số cán bộ chưa chủ động thu thập văn bản, tài liệu,

khi muốn đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ thì lại gặp khó khăn. Một số cán bộ

đôi lúc còn hay để văn bản, tài liệu không đúng chỗ gây thất lạc tài liệu.

Cơ quan đã có Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, tuy nhiên mới chỉ cập

nhật những thông tin cơ bản của hồ sơ lên Hệ thống.

Nguyên nhân là bởi:

- Hàng năm, các phòng ban, đơn vị thuộc Viện hình thành nên một khối

lượng hồ sơ, tài liệu rất lớn, cơ quan chưa có điều kiện về thời gian để số hóa

hồ sơ, tài liệu và cập nhật trên hệ thống;

- Nhân sự thực hiện số hóa chưa được đảm bảo về số lượng, kỹ năng

42

thực hiện nghiệp vụ số hóa;

- Cơ quan chưa có đủ kinh phí để đầu tư về máy móc, trang thiết bị phục

vụ số hóa;

- Số hóa khối tài liệu bản vẽ thiết kế cần được thực hiện bằng máy số hóa

tài liệu khổ lớn và cần sự thành thạo các nghiệp vụ số hóa hồ sơ, tài liệu của

cán bộ thực hiện.

Đây là một trong những hạn chế lớn còn tồn tại trong công tác lập hồ sơ,

quản lý hồ sơ tại cơ quan.

Hai là về công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu, vẫn còn những hạn chế trong

việc giữ gìn và bảo quản tài liệu, hồ sơ. Nhiều phòng ban, đơn vị không chú

trọng công tác bảo quản hồ sơ và để xảy ra tình trạng hồ sơ, tài liệu tiếp xúc với

các tác nhân gây hại như độ ẩm, bụi bẩn. Cán bộ phụ trách quản lý hồ sơ tại các

phòng ban, đơn vị không có nhiều kinh nghiệm trong việc bảo quản hồ sơ, tài

liệu. Một số tủ dựng hồ sơ, tài liệu xuất hiện tình trạng hư hỏng hoặc quá tải,

không đáp ứng đủ nhu cầu lưu giữ hồ sơ, tài liệu. Những nguyên nhân trên đã

khiến công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu tại một số phòng ban chưa hiệu quả.

Thứ ba là công tác tổ chức khai thác và sử dụng thông tin trong hồ

sơ, tài liệu, vẫn thường xuyên xảy ra tình trạng đến hạn trả hồ sơ nhưng các

cá nhân mượn hồ sơ chưa thực hiện đúng. Điều này gây khó khăn trong

việc quản lý hồ sơ.

3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ

3.2.1. Xây dựng và ban hành quy chế quản lý hồ sơ của Viện Khoa học

Công nghệ Xây dựng

Tuy VKHCNXD đã ban hành Quy chế Văn thư và Lưu trữ riêng nhưng

do văn bản này đã ban hành từ năm 2010 nên đã không còn phù hợp với tình

hình hiện nay. Để thực hiện tốt hoạt động lập hồ sơ và quản lý hồ sơ,

VKHCNXD cần phải xây dựng quy chế quản lý hồ sơ, tài liệu.

Mục đích của việc ban hành quy chế riêng là để có những quy định phù

43

hợp, thực tế hơn với tình hình hoạt động cơ quan và giúp các cán bộ thực hiện

tốt các nội dung nghiệp vụ của việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. Các cán bộ,

viên chức tại Viện sẽ căn cứ vào những quy định trong quy chế để thực hiện

đúng và nghiêm chỉnh, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ và quản

lý hồ sơ tại cơ quan. Quy chế quản lý hồ sơ sẽ được áp dụng đối với tất cả các

phòng ban, đơn vị thuộc Viện.

Theo quan điểm cá nhân của tác giả, trong quy chế quy định về lập hồ sơ

và quản lý hồ sơ của Viện, cần xác định rõ các thuật ngữ chuyên ngành để các

cán bộ, viên chức hiểu và nắm bắt được chính xác những nội dung cần thiết

trong việc quản lý hồ sơ, đồng thời xác định rõ trách nhiệm đối với hoạt động

lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các cá nhân trong cơ quan, cụ thể là Viện trưởng

VKHCNXD, Trưởng phòng Hành chính, các Trưởng đơn vị, các cán bộ Văn

thư cơ quan, Văn thư đơn vị, cũng như là toàn thể các cán bộ làm việc tại đây.

Tiếp đến sẽ căn cứ vào tình hình thực tế tại cơ quan để thống nhất những

quy định phù hợp và đảm bảo tính thực tiễn cao. VKHCNXD có thể tham khảo

những điều khoản trong các văn bản quy định của các cơ quan quản lý Nhà

nước như Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công

tác văn thư; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về

quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

động của cơ quan, tổ chức; Thông tư 04/2014/TTBNV ngày 16/4/2013 về

Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ

chức và một số văn bản quy định của Nhà nước.

Cụ thể trong văn bản quy định ban hành bởi Viện sẽ nêu những quy định

đối với những nghiệp vụ sau:

Lập hồ sơ

Văn bản sẽ quy định rõ trách nhiệm, quy trình lập hồ sơ, yêu cầu của

việc lập hồ sơ. Quy định việc lập Danh mục hồ sơ. Những lưu ý trong việc lập

44

hồ sơ hành chính thông thường và hồ sơ xây dựng cơ bản. Cụ thể như sau:

* Mở hồ sơ

Mỗi phòng ban, đơn vị hàng năm phải lập Danh mục hồ sơ dự kiến. Cán

bộ, viên chức sẽ căn cứ vào Danh mục hồ sơ đã lập, phòng ban, đơn vị thuộc

Viện và thực tế công việc được giao, chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên

bìa hồ sơ. Cán bộ, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ

tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

* Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập, cập nhật đầy

đủ các văn bản, tài liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ;

- Việc thu thập văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải

quyết công việc phải được thực hiện thường xuyên;

- Đối với hồ sơ xây dựng, cán bộ lập hồ sơ phải thu thập cả bản vẽ thiết

kế chính thức và dự thảo;

- Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thời

gian và diễn biến công việc.

* Kết thúc và biên mục hồ sơ

Sau khi công việc hoàn thành thì tiến hành kết thúc hồ sơ. Cán bộ, viên

chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản,

tài liệu còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tài liệu không liên

quan khỏi hồ sơ.

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức,

viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

* Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Viện

Khoa học Công nghệ Xây dựng;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ

với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết

45

công việc.

* Trách nhiệm lập hồ sơ

- Viện trưởng VKHCNXD trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quann; chỉ đạo, kiểm tra, hướng

dẫn việc lập hồ sơ tại cơ quan.

- Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm: Tham mưu cho Viện trưởng

trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với các phòng ban,

đơn vị thuộc Viện. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tại cơ quan.

- Trách nhiệm của Trưởng đơn vị: Trưởng phòng ban, đơn vị thuộc Viện

chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về việc lập hồ sơ.

- Trách nhiệm của các cán bộ, viên chức trong cơ quan: Trong quá trình

theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, viên chức phải lập hồ sơ về công

việc. Cán bộ, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển cong tác phải bàn

giao hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình làm việc cho đơn vị theo quy chế

của Viện.

- Trách nhiệm của cán bộ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị: Hướng dẫn

các cán bộ, viên chức lập hồ sơ công việc theo đúng quy định của Nhà nước.

Bảo quản hồ sơ

Quy chế sẽ đưa ra những quy định rõ ràng và thống nhất trong việc bảo

quản hồ sơ:

- Quy định các nghiệp vụ bảo quản hồ sơ tại giai đoạn Văn thư;

- Phương pháp bảo quản hồ sơ an toàn, hạn chế các tác nhân gây hại đến

hồ sơ, tài liệu;

- Kinh phí đầu tư cho cơ sở vật chất hàng năm.

Khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu

- Văn bản sẽ quy định những hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như:

đọc tại chỗ; sao y bản chính; in ra giấy, sao chép tập tin đối với tài liệu điện

tử…

46

- Thủ tục, quy trình phục vụ khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ,

tài liệu đối với cá nhân trong cơ quan và ngoài cơ quan.

- Đề ra trách nhiệm của Viện trưởng, Trưởng các đơn vị, cán bộ chuyên

môn và cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

Theo tác giả, xây dựng quy chế Văn thư và Lưu trữ nói chung, lập hồ sơ

và quản lý hồ sơ nói riêng là giải pháp quan trọng nhất trong việc nâng cao hiệu

quả, chất lượng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Viện. Bởi khi quy chế

được ban hành, các cán bộ, viên chức tại cơ quan sẽ căn cứ vào văn bản để thực

hiện lập hồ sơ, quản lý hồ sơ đúng theo quy định, tạo nên sự thống nhất các

khâu nghiệp vụ trong toàn cơ quan, từ đó nâng cao chất lượng công việc.

3.2.2. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ và quản lý hồ

sơ cho cán bộ, viên chức

Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ, viên

chức để nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ lập hồ sơ và quản lý hồ sơ,

từ đó hạn chế được những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình giải quyết công

việc; nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng của việc lập hồ sơ và quản lý

hồ sơ tại các phòng ban, đơn vị.

Việc tham gia các lớp tập huấn, đào tạo bồi dưỡng về công tác lập hồ sơ

và quản lý hồ sơ là quan trọng và cần thiết với tất cả các cán bộ, viên chức

trong cơ quan. Bởi lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là trách nhiệm của mọi cá nhân

trong cơ quan. Việc nắm rõ các quy định, quy chế và các nội dung trong quản

lý hồ sơ sẽ giúp cán bộ, viên chức hiểu được trách nhiệm quản lý hồ sơ.

Các phòng ban, đơn vị cần sắp xếp thời gian phù hợp để cử các cán bộ

tham gia các khóa bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quản lý hồ sơ do Viện hoặc

các cơ quan bên ngoài tổ chức.

3.2.3. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ sơ của các

phòng ban, đơn vị

Việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện quản lý hồ sơ của các phòng

47

ban, đơn vị thuộc cơ quan thường xuyên sẽ giúp lãnh đạo Viện cũng như

Trưởng các đơn vị nắm bắt được tình hình thực tế trong việc thực hiện lập hồ

sơ và quản lý hồ sơ. Từ đó có thể nắm bắt được những ưu điểm để phát huy và

những hạn chế còn tồn tại để tìm ra cách khắc phục.

Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện quản lý hồ sơ của

các phòng ban, đơn vị, cần kiểm tra đồng bộ các nghiệp vụ lập hồ sơ và quản lý

hồ sơ. Đồng thời xem xét kỹ kết quả thực hiện nghiệp vụ của từng cá nhân để

biết được cá nhân nào đã làm tốt, cá nhân nào chưa làm tốt để có những đánh

giá công bằng và khách quan nhất về tình hình thực hiện quản lý hồ sơ của các

phòng ban, đơn vị, cũng như có sự khen thưởng cho các cá nhân đã làm tốt và

phê bình, kỷ luật với những cá nhân còn sai phạm.

Tăng cường công tác thu đua khen thưởng và xử lý các vi phạm trong

hoạt động lập hồ sơ và quản lý hồ sơ để các cán bộ, viên chức có thêm động

lực và trách nhiệm hơn với công việc mình đảm nhiệm, từ đó nâng cao chất

lượng hoạt động lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các phòng ban, đơn vị cũng

như toàn cơ quan.

3.2.4. Bổ sung kinh phí để trang bị cơ sở vật chất phục vụ quản lý hồ sơ

Mặc dù cơ quan đã đầu tư các vật dụng phục vụ quản lý hồ sơ, tuy nhiên

tại một số phòng ban, đơn vị, tủ đựng hồ sơ không đáp ứng được nhu cầu lưu

giữ hồ sơ, tài liệu. Khối lượng văn bản, tài liệu được sản sinh ra hàng ngày tại

cơ quan là rất lớn, mỗi phòng ban, đơn vị chỉ có một hoặc hai tủ đựng tài liệu

thì không đáp ứng được nhu cầu.

Vì vậy Viện trưởng cần chú trọng đầu tư thêm kinh phí để các phòng

ban, đơn vị trang bị thêm tủ đựng hồ sơ cũng như các vật dụng như bìa và túi

đựng tài liêu, hộp đựng hồ sơ, đảm bảo phục vụ công tác quản lý hồ sơ của

phòng ban, đơn vị.

3.2.5. Triển khai số hóa tài liệu để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ,

tài liệu tại cơ quan

48

Có thể thấy nguyên nhân chính khiến việc số hóa hồ sơ, tài liệu của Viện

chưa được thực hiện là bởi vì kinh phí đầu tư các trang thiết bị số hóa là rất lớn,

hơn nữa nhân sự đảm nhiệm số hóa tài liệu tại cơ quan còn thiếu về số lượng và

kiến thức, kinh nghiệm cũng như việc số hóa khối tài liệu lớn của Viện cần

thực hiện trong thời gian dài.

Vì vậy, Viện trưởng cần có sự quan tâm và đầu tư về công tác số hóa hồ

sơ, tài liệu tại cơ quan. Trước hết là xác định quy mô nhân sự thực hiện số hóa

và đầu tư máy móc, trang thiết bị tại các phòng ban, đơn vị. Nhân sự thực hiện

số hóa là các viên chức trong cơ quan, được tham gia các khóa tập huấn nghiệp

vụ số hóa tài liệu để nắm bắt tốt nghiệp vụ.

Bên cạnh đó Viện cũng sẽ dựa vào đặc điểm tài liệu được hình thành của

Viện để trang bị các máy móc phục vụ số hóa cho phù hợp. Đối với những tài

liệu hành chính thông thường thì chỉ cần sử dụng máy in kết hợp scan tài liệu

để thực hiện số hóa. Tuy nhiên đối với những tài liệu bản vẽ thiết kế xây dựng

khổ lớn thì cần đến máy số hóa tài liệu khổ lớn chuyên dụng như máy quét OS

Q của Đức hoặc máy quét Flatbed FB0 của Zeutschel. Đây là máy quét chuyên

dụng dành cho những tài liệu khổ lớn.

Tiếp đến, các phòng ban, đơn vị phải có kế hoạch cụ thể về số lượng hồ

sơ, tài liệu cần được số hóa, có thể xác định những hồ sơ, tài liệu nào có giá trị

cao thì thực hiện số hóa trước, hồ sơ, tài liệu có giá trị thấp hơn thì số hóa sau.

Những hồ sơ, tài liệu vừa được hoàn thành hoặc những hồ sơ của những công

trình lớn, công trình trọng điểm sẽ được ưu tiên số hóa trước.

Theo Tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC27001:2013, sẽ có 07 bước

số hóa cơ bản được thực hiện:

Bước 1: Nhận bàn giao tài liệu giấy

Đơn vị, cá nhân thực hiện số hóa tài liệu sẽ tiếp nhận tài liệu từ các

phong ban, đơn vị hoặc từ kho lưu trữ. Cần lập biên bản giao nhận tài liệu để

49

xác định được số lượng, tên phông (khối) tài liệu sẽ được số hóa.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Cán bộ số hóa kiểm tra tài liệu thu thập đồng thời phân loại theo phông

(khối) tài liệu. Để chuẩn bị tốt cho bước này thì tài liệu cần được lấy ra khỏi

các bìa cứng, tháo bỏ ghim kẹp, và làm phẳng các trang tài liệu. Khâu phân loại

tài liệu cần phân loại riêng những tài liệu đã rách và hư hỏng để lên phương án

phục hồi (nếu có thể).

Bước 3: Quét tài liệu

- Thiết lập hệ thống: Scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định

dạng, đóng ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu, tạo dữ liệu metadata.

- Lựa chọn máy quyét tài liệu hợp lý để phù hợp với loại tài liệu, giúp rút

ngắn thời gian quét. Hồ sơ hành chính thông thường sẽ được số hóa bằng máy

scan tích hợp với máy in, với những tài liệu khổ lớn sẽ được scan bằng máy

chuyên dụng. Tùy thuộc vào đặc điểm của tài liệu để áp dụng kỹ thuật scan

từng tờ đối với hồ sơ lưu trữ thông thường, hay áp dụng kỹ thuật mới tiến bộ

hơn như Bookscan đối với dạng tài liệu đòng quyển. Tài liệu hồ sơ bản giấy

thông thường khổ A4 – A0 sẽ tiến hành trên máy quét tự động. Các tài liệu

mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét

phẳng. Các tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy được sẽ thực hiện

trên máy quét sách A4 – A0.

Bước 4: Kiểm tra file sau khi quét

Việc kiểm tra file đầu ra, file tài liệu sau khi quét có thể chia làm 2 lần để

đảm bảo chất lượng và không bị sai sót. Trường hợp tài liệu sau khi quét không

đáp ứng yêu cầu như bị mờ, mất góc… cần được tiến hành quét lại. Tiêu chí

kiểm tra bao gồm:

Bước 5: Nhập liệu dữ liệu

Quá trình nhập liệu có thể áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hỗn

hợp cả hai:

50

- Nhập liệu tự động: Áp dụng đối với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu

mới. với cách nhập liệu này nên sử dụng công nghệ OCR (nhận dang ký tự

quang học) để bóc tách thông tin và nhập liệu tự động vào các trường thông tin

yêu cầu.

- Nhập liệu thủ công: Áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu

cũ, không thể nhận dạng được. Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và

các trường thông tin yêu cầu.

Các trường thông tin của tài liệu sau khi được nhập liệu sẽ được lưu trữ

trong file cơ sở dữ liệu, được liên kết với các file ảnh đã quét. Vì vậy cơ sở dữ

liệu số hóa cơ bản sẽ bao gồm các file ảnh và các file chứa các trường thôn tin

đã nhập liệu.

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu sau khi nhập liệu

Tiêu chí kiểm tra: Kiểm tra nội dung các trường nhập liệu đối chiếu với

tài liệu gốc đã được quét. Nếu sai thì sửa lại và phần mềm có lưu vết các thông

tin đã sửa.

Bước 7: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu sau khi nhập liệu

Thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống hoặc phần mềm

quản lý của Viện: Máy chủ, thiết bị lưu trữ…

Những lợi ích của việc số hóa hồ sơ tài liệu đối với VKHCNXD đó là:

- Kéo dài tuổi thọ của tài liệu: Với những tài liệu vật lý, thời gian lưu trữ

càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Những tài liệu này có khả năng

bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt… Đặc biệt trong quá

trình sử dụng cũng có thể bị thất thoát do các cá nhân sơ ý. Thông tin được lưu

trữ dạng số giúp cơ quan có thể lưu trữ một khoảng thời gian dài mà không cần

lo lắng về tuổi thọ tài liệu. Ngoài ra, số hóa tài liệu lưu trữ cũng giúp các cán

bộ dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu dễ dàng hơn.

- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Tài liệu số hóa có thể tìm kiếm dễ dàng chỉ

với một vài thao tác trên máy tính. Đồng thời giúp cơ quan giảm thiểu số lượng

51

tài liệu giấy cần bảo quản nên tiết kiệm được tối đa chi phí và nhân lực.

Tiểu kết chương 3

Tại chương cuối, tôi đã nêu ra được những ưu điểm và những hạn chế

còn đang tồn tại trong quản lý hồ sơ của VKHCNXD. Từ đó tôi đã đưa ra

được những giải pháp nhằm phát huy những ưu điểm và cách khắc phục

những hạn chế. Những giải pháp trên sẽ góp phần nâng cao chất lượng

52

quản lý hồ sơ tại cơ quan.

KẾT LUẬN

Việc quản lý hồ sơ có khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong

cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công

việc kịp thời, hiệu quả, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức

hay doanh nghiệp đó. Quản lý hồ sơ tốt còn tránh được tình trạng tài liệu bị

bó gói hoặc bị thất lạc trước khi đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ

lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho khai thác,

nghiên cứu.

Qua quá trình tìm hiểu và khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ tại Viện

Khoa học Công nghệ Xây dựng, có thể thấy về cơ bản, các phòng ban, đơn

vị thuộc cơ quan đã thực hiện khá tốt công tác quản lý hồ sơ tại phòng ban,

đơn vị mình. Có những hoạt động nghiệp vụ được thực hiện đầy đủ, nghiêm

túc theo đúng quy định nhưng vẫn còn một số nghiệp vụ tại một số đơn vị

chưa được thực hiện nghiêm chỉnh. Những điều này phần nào làm giảm hiệu

quả công việc cũng như ảnh hưởng tới công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan.

Việc đưa ra những giải pháp trong đề tài này sẽ đóng góp một phần nhỏ

trong việc khắc phục những hạn chế và nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ

53

hiện hành tại cơ quan.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011

quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

động của cơ quan, tổ chức;

2. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 16/4/2013 về

Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ

chức;

3. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03

năm 2020 về công tác văn thư.

4. Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011.

5. Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (2016), Quyết định số 1795/QĐ-

VKH ngày 11/11/2016 của Viện trưởng VKHCNXD về ban

hành Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ của Viện KHCN Xây dựng;

6. Chu Ngát (2021), bài viết “Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công

việc đối với các cơ quan, tổ chức”, địa chỉ:

https://sonoivu.backan.gov.vn/Pages/thong-tin-chuyen-nganh-388/van-thuluu-

tru-439/tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so-3b0fc8ab335f86c8.aspx.

7. Kiều Thị Ngọc Mai (2000), bài viết “Vài ý kiến về công tác quản lý tài

liệu và lập hồ sơ ở Cơ quan quản lý hành chính nhà nước”, Tạp chí Lưu trữ

Việt Nam, số 6.

8. Nguyễn Doãn Phương Nam (2020), “Công tác quản lý hồ sơ cán bộ,

công chức tại Sở Xây dựng thành phố Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, trường

Đại học Nội vụ Hà Nội;

9. Nguyễn Thị Hồng Liên (2020), “Quản lý hồ sơ công việc tại Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

10. Phạm Thảo Lan (2020), “Quản lý hồ sơ công tác Đảng tại Trường

54

Đại học Nội vụ Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

11. PGS.TS. Triệu Văn Cường (2016), “Giáo trình Văn thư”, NXB Lao

Động;

12. TS. Chu Thị Hậu (2016), “Giáo trình Lý luận và phương pháp công

tác lưu trữ”, NXB Lao Động;

13. Tô Duy Nghĩa (2002), bài viết “Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ

vấn đề của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2.

14. Viện khoa học công nghệ xây dựng (2018), địa chỉ:

http://www.ibst.vn/tin-tuc/chuc-nang-nhiem-vu/chuc-nang-

55

nhiemvu714603.html.

PHỤ LỤC

Hình ảnh 1. Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

56

Hình ảnh 2. Tủ đựng hồ sơ, tài liệu đặt tại bộ phận Văn thư

Hình ảnh 3. Tập lưu văn bản về “Phiếu đề nghị giao việc” năm 2022 tại bộ

phận Văn thư, VKHCNXD

Hình ảnh 4. Máy in phục vụ cho công tác văn thư cũng như khai thác, sử dụng

57

hồ sơ, tài liệu