Bài 3: Kỹ năng giao tiếp căn bản

BÀI 3: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CĂN BẢN

Nội dung

Mục tiêu

Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ được trang bị, hướng dẫn về các nội dung:

lợi ích mà giao tiếp tốt mang lại;

 Hiểu rõ ý nghĩa của giao tiếp trong công việc,

giao tiếp của bản thân;

ứng xử;

 Khái quát chung về giao tiếp;  Tầm quan trọng của giao tiếp  Các kiểu giao tiếp phổ biến;  Kỹ năng giao tiếp hiệu quả;  Nhận ra và phát huy được các điểm mạnh trong  Một số vấn đề cần lưu ý trong giao tiếp

trong giao tiếp;

giao tiếp;

 Phát hiện và kiểm soát được các điểm yếu  Phương pháp kiểm soát cảm xúc trong

tốt hơn;

giao tiếp.

 Chuẩn bị tốt tâm lý cho bản thân để giao tiếp  Ứng xử trong một số tình huống

bản trong giao tiếp...

 Thực hành được các kỹ năng và kỹ thuật cơ

Hướng dẫn học

những ý tưởng chính;

 Đọc kỹ tài liệu và nghe bài giảng để nắm được

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Thực hành giao tiếp thường xuyên và vận dụng những kiến thức đã học vào quá trình giao tiếp.

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Một buổi trưa, trên đường xuống nhà ăn dùng bữa, nữ thư ký thấy Giám đốc đang cầm một tập tài liệu đứng trước chiếc máy hủy giấy, nét mặt băn khoăn ngơ ngác. Cô bèn bước lại gần và hỏi ông có cần giúp đỡ không. - Có! Giám đốc thở phào nhẹ nhõm. - Đây là việc rất quan trọng. Vui sướng vì được lấy lòng sếp, cô thư ký bật máy hủy giấy và nhét tập tài liệu vào đó. Khi máy đang chạy, ông giám đốc chợt quay lại nói thêm: Không cần copy nhiều đâu, một bản là đủ. Câu hỏi: Câu chuyện gì xảy ra?

PPH101_Bai3_v1.0018109225

Khái quát chung về giao tiếp

Giao tiếp là hoạt động trao đổi thông tin để tạo lập và duy trì các mối quan hệ giữa người với người nhằm đạt được những mục đích nhất định.

xã hội;

 Giao tiếp là cách thức con người tạo lập những mối liên hệ với những người khác trong

Mục đích chính của giao tiếp là truyền tải được những thông điệp. Thông điệp được truyền tải qua quá trình phát, nhận và phản hồi các thông tin của các bên giao tiếp với nhau. Quá trình truyền thông trong giao tiếp được thể hiện bằng sơ đồ:

Gửi thông điệp

Người nhận

Người gửi

Hỏi đáp

Theo sơ đồ này:  Người gửi muốn truyền ý nghĩa/ý tưởng của mình cho người khác thì phải mã hóa nó thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu hiện phi ngôn từ khác (Ký hiệu, ám hiệu…) gọi là thông điệp.

 Giao tiếp là cách thức con người đối nhân xử thế trong cuộc sống của mình.

thư, điện thoại.

 Thông điệp được gửi đến người nhận bằng nhiều kênh khác nhau như lời nói, thông báo,

là quá trình rất dễ mắc lỗi rất tới hiểu sai, hiểu lầm trong giao tiếp.

 Người nhận muốn hiểu được thông điệp của người nói thì phải giải mã thông điệp. Đây

Như vậy, quá trình giao tiếp chỉ thực sự thành công khi người nghe hiểu được đúng nội dung mà người nói muốn truyền đạt và có sự phản hồi. Một số trở ngại cơ bản đối với vấn đề giao tiếp:  Thông tin không rõ ràng, mạch lạc;  Lời nói hoặc hình ảnh không đúng trong giao tiếp;  Thông tin không được chuyển đến;  Người nhận hiểu không chính xác thông tin chuyển đến.

 Người nhận tiếp nhận thông tin và có sự phản hồi lại.

Giải quyết tình huống dẫn nhập

PPH101_Bai3_v1.0018109225

Bằng ngôn ngữ cơ thể và quan sát của mình, cô thư ký hiểu rằng: Ông giám đốc khi đứng trước cái máy hủy giấy, cô đọc ra thông điệp ông giám đốc cần hủy tài liệu. Nhưng về mặt bản chất, có thể ông giám đốc không phân biệt đâu là máy hủy giấy, đâu là máy photocopy. Chính vì vậy, chỉ cần qua một câu hỏi không cung cấp thông tin mạch lạc: “Ông có cần giúp đỡ gì không ạ?”, hai người tự mặc định với nhau là “Có” nghĩa là ông ta đang cần phải hủy giấy. Trong khi đó ông ta đang cần photo một tập tài liệu. Qua đó, có thể thấy việc cung cấp thông tin, truyền đi một thông điệp không rõ ràng, không mạch lạc sẽ dẫn đến hậu quả khôn lường.

Tầm quan trọng của việc giao tiếp

Giao tiếp giữ một vai trò quan trọng trong cuộc sống và công việc hàng ngày của bạn. Giao tiếp là một phương tiện giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe. Nếu bạn rèn luyện được kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ có thể:  Phát triển các mối quan hệ với mọi người trong và ngoài cơ quan;  Tạo ra được những con đường và cầu nối đến những cơ hội mới;  Giải thích và làm cho người xung quanh tin vào kết quả công việc;  Gây được niềm tin và khuyến khích được mọi người làm tốt công việc;  Phối hợp tốt với mọi người trong nhóm để nâng cao hiệu quả công việc;  Nhận được sự yêu mến, tin tưởng và kính trọng của đồng nghiệp;  Được mọi người lắng nghe.

Ví dụ

Một đoàn khách là đối tác của công ty X được đưa đi tham quan và ăn trưa tại một nhà hàng mà công ty đã có quan hệ từ lâu. Sau khi ăn xong, một số vị khách cảm thấy trong người khó chịu và họ nhận định đó là triệu chứng bị ngộ độc thức ăn ở mức độ nhẹ. Tuy nhiên điều này đã ít nhiều gây nên tình trạng hoang mang cho tất cả các vị khách trong đoàn. Một số ánh mắt nghi ngờ đổ dồn về phía nhân viên nhà hàng và cả người của công ty X. Trong trường hợp này, nếu người quản lý của nhà hàng và người có trách nhiệm của công ty X không ứng xử khéo léo thì nguy cơ đổ vỡ các mối quan hệ giữa đối tác và công ty rất dễ xảy ra. Người quản lý nhà hàng phải làm gì để giữ được uy tín với khách hàng? Người có trách nhiệm của công ty X phải làm gì để duy trì được mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và đối tác?

Các kiểu giao tiếp phổ biến

Trong quá trình giao tiếp, con người thường sử dụng những phương tiện giao tiếp khác nhau. Phương tiện giao tiếp những cách thức mà chúng ta sử dụng để truyền thông điệp đến các đối tượng giao tiếp.

Hình ảnh cử chỉ 55%

Giáo sư tâm lý học Albert Mehrabian của trường Đại học UCLA cho rằng, tỷ lệ 7% - 38% - 55% là tỷ lệ mà con người sử dụng trong khi giao tiếp. Theo ông:

 Chỉ có 7% liên quan đến ngôn từ;

Giọng nói 38%

Lời từ 7%

 38% liên quan đến ngữ điệu, chẳng hạn âm lượng, giọng nói, sự diễn cảm trong cách diễn đạt…

(Nguồn: Báo Doanh nhân Sài Gòn cuối cuần)

Con người thường sử dụng nhiều phương tiện khác nhau trong quá trình giao tiếp: giao tiếp bằng ngôn từ, giao tiếp phi ngôn từ, giao tiếp bằng văn bản,... Trong phạm vi bài học này, chúng ta sẽ đề cập đến 2 loại phương tiện giao tiếp ngôn từ và phương tiện giao tiếp phi ngôn từ.

 55% quá trình giao tiếp liên quan đến các yếu tố phi ngôn từ.

Phương tiện giao tiếp bằng ngôn từ

Tầm quan trọng của các yếu tố ngôn từ trong giao tiếp

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Phương tiện giao tiếp ngôn từ bao gồm các cách thức diễn đạt, truyền thông tin, thông điệp thông qua ngôn ngữ nói, viết và các kí hiệu, tín hiệu bằng chữ hoặc hình ảnh.

cho nhau nhằm đạt được các mục tiêu nhất định trong cuộc sống của mình.

 Bằng các ngôn từ được sử dụng, con người có thể truyền tải các thông tin và thông điệp

gây thiện cảm đối với người đối diện, tạo sự thành công trong giao tiếp.

 Hiểu biết và khéo léo trong việc sử dụng ngôn từ phù hợp là một trong yếu tố góp phần

Phương pháp sử dụng yếu tố ngôn từ trong giao tiếp

Để đảm bảo cho những thông điệp truyền đến người nghe đúng với mục đích ban đầu và người nghe hiểu đúng ý định của người nói, khi giao tiếp, người nói cần chú ý:

 Chuẩn bị trước nội dung: Trước hết, bạn cần nghĩ đến mục đích, ý chính mình định nói là gì và ai là người nghe. Bạn nên biết rõ chủ đề định nói và xử lý trước những câu hỏi mà bạn nghĩ người nghe có thể đặt ra.

 Lựa chọn ngôn từ đơn giản, phù hợp với người nghe và bối cảnh giao tiếp

 Bạn nên tránh sử dụng những từ ngữ thô tục, không dùng tiếng lóng, không dùng cách nói quá bóng bảy hoặc quá trừu tượng để đảm bảo rằng người nghe có thể dễ dàng hiểu được thông điệp mà bạn muốn truyền tải.

ngữ hoặc câu thừa và phải nêu bật những ý cần thiết.

 Bảo đảm nguyên tắc truyền đạt một thông điệp rõ ràng, rành mạch, không có những từ

 Nắm rõ ngữ pháp và cú pháp

 Cấu trúc câu rất quan trọng khi bạn sử dụng yếu tố ngôn từ trong giao tiếp. Thay vì nói một câu dài với nhiều thông tin, bạn nên ngắt ra thành nhiều câu ngắn truyền đạt từng thông tin một.

Phương tiện giao tiếp phi ngôn từ

Tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn từ

Các phương tiện giao tiếp phi ngôn từ có vai trò quan trọng trong việc truyền các thông tin và thông điệp cho đối tượng giao tiếp nhằm biểu lộ cảm xúc, tình cảm cũng như độ nhạy cảm của quá trình giao tiếp.

Bạn có thể truyền đi một thông điệp không lời, thậm chí không cần phải nghĩ về nó mà người nhận vẫn có thể hiểu được ý nghĩa của nó một cách vô thức. Đồng thời, khi bạn có một mục đích rõ ràng, bạn thường biểu đạt những điều đó thông qua những điệu bộ, cử chỉ. Một cái vẫy tay, một cái nháy mắt cũng có thể biểu đạt ý nghĩ một cách hợp lý. Đó là hình thức giao tiếp phi ngôn từ. Tuy nhiên, giao tiếp phi ngôn từ thường đi kèm với lời nói nhằm làm tăng ý nghĩa, củng cố và làm rõ thông điệp.

Các hình thức giao tiếp phi ngôn từ

Khuôn mặt là nơi diễn đạt cảm xúc của bạn; nó thể hiện cả hình thức cũng như mức độ cảm xúc của bạn. Nét mặt biểu lộ thái độ, cảm xúc như vui mừng, buồn bã, ngạc nhiên, sợ hãi, kinh hoàng, tức giận, yêu ghét… Ngoài tính biểu cảm, nét mặt cũng là bộ phận biểu lộ tính cách, cá tính của con người.

 Nét mặt

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Nụ cười

Nụ cười được xem là một thứ trang sức trong giao tiếp và cũng là phương tiện làm quen hay xin lỗi rất tinh tế, ý nhị.

Trong giao tiếp, nụ cười là phương tiện phi ngôn ngữ biểu lộ tình cảm, thái độ của đối tượng giao tiếp. Mỗi loại nụ cười thể hiện một cá tính nhất định: Nụ cười hồn nhiên, đôn hậu; nụ cười chua chát, miễn cưỡng; nụ cười hiểm độc, nanh ác; nụ cười đồng cảm, thân thiện; nụ cười chế diễu, khinh miệt... Biết sử dụng nụ cười đúng lúc, hợp lý là một nghệ thuật cần được rèn luyện thường xuyên để có thể biểu cảm thông qua các kiểu cười khác nhau. Luôn nở nụ trên môi sẽ tạo được kết quả giao tiếp tốt. Tác dụng của nụ cười: o Cải thiện giao tiếp; o Mâu thuẫn dễ được giải quyết; o Giúp chúng ta lạc quan hơn; o Giảm gánh nặng căng thẳng; o Tạo ra năng lượng; o Phá vỡ sự mệt mỏi, nhàm chán; o Đoàn kết mọi người.

Đôi mắt được ví là cửa sổ của tâm hồn, là yếu tố bộc lộ rõ nhất cảm xúc của con người. Trong khi giao tiếp, có thể hiểu được cảm xúc người khác thông qua ánh mắt để có cách ứng xử phù hợp. Trong khi trò chuyện, thỉnh thoảng hãy giao tiếp bằng mắt 1 đến 10 giây và hãy chú ý lắng nghe.

o Ánh mắt hỗ trợ ngôn ngữ nói: Ánh mắt đi kèm theo lời nói sẽ làm cho lời nói truyền

cảm hơn, tự tin hơn, thuyết phục hơn.

o Ánh mắt thay thế lời nói: Có những điều kiện, hoàn cảnh người ta không cần nói nhưng

vẫn có thể làm cho người ta hiểu được điều mình muốn nói thông qua ánh mắt.

Yêu cầu khi sử dụng ánh mắt: Phải thể hiện đúng ánh mắt mình muốn chuyển tải điều cần nói, đồng thời không nên sử dụng những ánh mắt khó chịu, soi mói, chằm chằm…

 Ánh mắt

Trong giao tiếp các cử chỉ chân tay, đầu, thân thể luôn có nghĩa nhất định. Các cử chỉ này thể hiện ý nguyện trong các hoàn cảnh cụ thể như: đồng ý, phản đối, đáng tiếc, tức giận…

Các cử chỉ khác như mũi, tai, lông mày, miệng… cũng là phương tiện biểu lộ các trạng thái tâm lý, tình cảm để truyền thông điệp trong quá trình giao tiếp.

 Các cử chỉ, hành động

Những cử chỉ cần biết khi giao tiếp với người Nhật

 Một ngón tay cái chỉ lên trời có nghĩa là “sếp tôi”.

 Một vòng tròn bởi ngón tay cái và ngón trỏ nghĩa là “đồng xu”, “tiền”, hay “số

không”.

 Đầu ngón tay trỏ xoa vào nhau có nghĩa giống như trận đấu kiếm người Nhật

thời xưa và biểu thị rằng “hai nhóm hay hay cá nhân đang có bất hòa”.

 Vòng ngón tay trỏ gần tai nghĩa là “ông ta đang điên tiết”, nhưng ở Nhật, người ta không lạm dụng những cử chỉ này trừ khi người đang được nói tới thật sự cuồng nộ.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

Những cử chỉ cần biết khi giao tiếp với người Nhật

 Bàn tay xòe ra úp dọc trên ngực, thường đi kèm với cúi đầu có nghĩa là “xin lỗi”. Cử chỉ này thường được bày tỏ khi ai đó muốn rời khỏi một cuộc gặp mặt.

 Bàn tay xoè ra úp dọc nhưng phe phẩy trước ngực nghĩa là “không, cảm ơn”,

“tôi không cần”, hay “khỏi cần”.

 Tay phải duỗi ra, bàn tay vẫy xuống có nghĩa là “mời đi lối này” – cũng có khi

người ta lầm tưởng cử chỉ này là chào tạm biệt.

 Giả bộ gảy bàn tính nghĩa là “tôi (hay anh) sẽ tính toán”.

 Giả bộ viết vào lòng bàn tay trong nhà hàng hay quán rượu nghĩa là “kêu

tính tiền”.

 Hai ngón tay khều vào lòng bàn tay, với người Nhật là bắt chước việc ăn Sushi,

nghĩa là “ta gác công việc lại đi đến tiệm Sushi nhé”.

“tôi sẽ làm”.

 Đưa ngón trỏ lên và chỉ vào (hay đụng vào chóp mũi ) nghĩa là “chính tôi” hay

Là một phương tiện thể hiện tác phong trong giao tiếp. Tư thế thể hiện mối quan hệ đối với vai trò, vị trí, vị thế xã hội của đối tượng giao tiếp. Tư thế có vai trò biểu cảm, có thể nhìn thấy qua tư thế trạng thái tinh thần thoải mái hay căng thẳng. Chẳng hạn như: Tư thế thoải mái, ngồi nói chuyện đầu hơi ngả về phía sau là tư thế của bề trên, của lãnh đạo; tư thế ngồi hơi cúi đầu, tựa hồ đang lắng nghe là tư thế của cấp dưới. Tính thân mật trong giao tiếp chỉ thật sự có kết quả khi bạn và người nghe đối mặt với nhau. Và tránh đừng bao giờ nói mà xoay lưng lại hoặc nhìn sàn nhà, trần nhà vì điều này khiến giao tiếp trở nên thờ ơ.

 Tư thế

Bao gồm sắc mặt, nét mặt, đặc điểm của khuôn mặt, râu tóc, trang phục, trang sức… là phương tiện có thể gây ấn tượng mạnh, đặc biệt là lần giao tiếp đầu tiên. Đối tượng giao tiếp cao ráo, khỏe mạnh, khuôn mặt hài hòa, nét mặt tươi sáng, ưa nhìn bao giờ cũng gây ấn tượng tốt hơn người gầy, bé, khuôn mặt không cân đối, nét mặt khó đăm đăm. Diện mạo sáng sủa là một lợi thế trong giao tiếp. Người có diện mạo sáng sủa thường dễ dàng thu hút được thiện cảm của những người xung quanh.

Cách ăn mặc, đồ trang sức… của một người cũng thể hiện cá tính, cấp độ và trình độ văn hóa, nghề nghiệp đẳng cấp của người đó. Thông qua cách ăn mặc, trạng thái tình cảm hoặc tâm lý của đối tượng cũng có thể được nhận biết.

 Diện mạo

Gồm các động tác ôm hôn, bắt tay, vỗ vai, xoa đầu, cọ mũi (ở một số khu vực nhất định), nâng ly trong bàn tiệc, gõ cửa… cũng là những phương tiên giao tiếp phi ngôn ngữ. Những hành vi giao tiếp này chỉ được sử dụng trong một số trường hợp với những hoàn cảnh cụ thể và với các nguyên tắc phù hợp với trình độ văn hóa của mỗi vùng, miền, quốc gia nhất định.

 Các hành vi giao tiếp đặc biệt

Không gian giao tiếp biểu lộ mối quan hệ, trạng thái tình cảm, văn hóa và thái độ ứng xử của các bên trong khi giao tiếp. Không gian giao tiếp bao gồm:

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Không gian giao tiếp

o Khoảng cách giao tiếp

Khoảng cách giao tiếp thể hiện mối quan hệ giữa các bên giao tiếp. Khoảng cách giao tiếp được chia làm các vùng giao tiếp xung quanh các bên giao tiếp. Có 4 vùng giao tiếp cơ bản, mỗi vùng thể hiện một mối quan hệ và tình cảm giao tiếp khác nhau:  Vùng mật thiết (0 - 0,5 mét): Vùng này chỉ tồn tại khi có mối quan hệ thân tình với người khác. Lúc này, xúc giác và khứu giác là phương tiện truyền thông quan trọng. Lời nói có thể chỉ thì thầm.

 Vùng riêng tư (0,5 - 1,5 mét): Hai người phải rất quen nhau đến mức cảm thấy

thoải mái mặc dù họ chưa đến mức mật thiết.

 Vùng xã giao (1,5 - 3,5 mét): Đây là vùng tiến hành phần lớn các hoạt động kinh doanh. Ví dụ: Giao tiếp giữa người bán hàng với khách hàng. Thông thường, các sếp cũng giữ khoảng cách này khi nói chuyện với nhân viên.

 Vùng công cộng (>3,5 mét): Là phạm vi tiếp xúc với người xa lạ vì mục đích

công việc, là phạm vi được các chính khách nhà nước yêu thích.

o Cách bố trí, bài trí không gian giao tiếp

Được thể hiện thông qua cách trang trí nơi làm việc, nơi diễn ra giao tiếp. Ở các cấp độ giao tiếp khác nhau, cách bố trí màu sắc, đồ vật… phải khác nhau cho phù hợp với đối tượng giao tiếp. o Vật dụng giao tiếp

Gồm những đồ vật đặc trưng cho quá trình giao tiếp như quà tặng, tranh ảnh, bưu thiếp, hoa, đồ lưu niệm… Tất cả các kỹ vật giao tiếp luôn có ý nghĩa trong việc thiết lập các mối quan hệ, tình cảm, thái độ giữa những người giao tiếp với nhau.

Chú ý Các phương tiện giao tiếp chịu ảnh hưởng của các yếu tố văn hóa, phong tục, tập quán, địa lý, dân tộc, nhân học. Chẳng hạn đối với người Bungary và Thổ Nhĩ Kỳ lắc đầu là tỏ vẻ đồng ý còn ở Việt Nam thì ngược lại.

Do đó, khi xem xét các thông điệp thông qua các phương tiện giao tiếp cần nghiên cứu kỹ lưỡng các nhân tố ảnh hưởng của chúng.

Giải mã một số biểu hiện của ngôn ngữ cơ thể Con người thường biểu lộ cảm xúc của mình trên khuôn mặt hoặc biểu lộ suy nghĩ, tâm trạng của mình thông qua các cử chỉ hành động. Vì vậy, qua việc quan sát nét mặt, những biểu cảm trên khuôn mặt hoặc các hành động cử chỉ của đối tượng giao tiếp, bạn có thể đoán biết được phần nào tâm trạng, cảm xúc của họ. Dưới đây là sự giải mã một số ngôn ngữ cơ thể, mang tính chất tham khảo:  Không giao tiếp mắt: Những người muốn che giấu điều gì thường không giao tiếp mắt khi nói chuyện (người nói dối thường không nhìn thẳng vào mắt người đối diện).

diện hoặc liếc nhìn xung quanh phòng.

 Nhìn lướt qua: Khi cảm thấy chán chường, người ta thường nhìn lướt qua người đối

nhìn chằm chằm vào mắt bạn.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Nhìn chằm chằm: Người nào tỏ ra bực tức với bạn hoặc có thái độ hợm hĩnh thường

là biểu hiện của sự trung thực và đáng tin cậy.

 Duy trì giao tiếp mắt: Liên tục duy trì giao tiếp mắt, ánh mắt trìu mến, thân thiện thường

đầu sang một bên như muốn nghe rõ hơn.

 Hơi nghiêng đầu: Khi chú ý đánh giá điều bạn đang nói, người đối diện sẽ hơi nghiêng

 Đứng chống tay vào hông: Thường biểu hiện sự hung hăng hoặc tư thế đã sẵn sàng.  Tay sờ mũi, xoa nhẹ lên mũi có thể là biểu hiện sự phản đối, sự nghi ngại hoặc nói dối.  Ngả đầu vào tay, ánh mắt nhìn xuống là biểu hiện của tâm trạng buồn rầu.  Khi một người xoa hai tay vào nhau chứng tỏ họ đã biết cách giải quyết vấn đề

tin tưởng và cảm thấy tốt đẹp.

 Người ngồi với đôi tay quàng sau đầu và bắt chéo chân, ngước mắt đó là anh ta đang

 Khi ai đó gõ tay vào cằm, đó có thể là họ đang suy nghĩ để ra quyết định.  Gật đầu: Khi đồng ý với bạn, người đối diện sẽ gật đầu trong khi bạn đang nói.  Cười: Khi cảm thấy tự tin và khi đồng ý, người ta sẽ cười với bạn một cách tự nhiên.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là khả năng nhận biết nhanh những biểu hiện bên ngoài và phán đoán diễn biến tâm lý bên trong của đối tượng giao tiếp. Đồng thời biết sử dụng phương tiện giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ để điều chỉnh, tiến hành hoạt động giao tiếp sao cho đạt được mục đích đã định. Dưới đây là một số chỉ dẫn để bạn có thể giao tiếp hiệu quả.

Khởi đầu giao tiếp

Giai đoạn trước khi giao tiếp Tạo ấn tượng ban đầu trong giao tiếp có ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình giao tiếp về sau. Ấn tượng ban đầu tốt đẹp chính là chìa khoá thành công trong giai đoạn tiếp theo. Vì vậy, để thành công trong giao tiếp, ngay từ đầu, mỗi chủ thể giao tiếp cần phải làm chủ bản thân, duy trì được trạng thái cân bằng tâm lý. Trước giao tiếp, cần:  Xác định mục đích, làm quen đối tượng và gây ấn tượng tốt;

hoàn cảnh về sở thích, thói quen, cá tính, thời gian, không gian cuộc gặp;

 Tìm hiểu thông tin: Tìm hiểu trước về địa điểm và thời gian gặp mặt. Đánh giá đối tượng,

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Lựa chọn phương án ứng xử phù hợp;  Tìm cớ làm quen cho hợp lý, tế nhị;  Ngôn ngữ, cử chỉ dễ cảm dễ mến;  Văn phong gần gũi, không quá trịnh trọng nhưng cũng không suồng sã;  Lường trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra để ứng xử nhanh;  Trang phục phù hợp, đảm bảo được sự hài hòa, tự nhiên, tạo cho chủ thể phong cách tự tin. Một số việc nên và không nên làm trong giai đoạn khởi đầu giao tiếp:

Không nên Nên

 Vội vã đi vào vấn đề chính.  Phá bầu không khí xa lạ bằng việc hỏi thăm, làm quen hoặc những câu nói đùa.  Đặt những câu hỏi liên quan nhiều đến cá nhân.  Tìm chủ đề chung, không chạm đến quan điểm cá nhân.

 Nói ít về mình, chú ý quan sát cử chỉ, điệu  Nói nhiều về mình, dốc bầu tâm sự, nói thẳng về mình khi đối phương đặt những câu hỏi thăm dò. bộ, nét mặt của đối phương.

 Chuyện lan man, kéo dài cuộc giao tiếp.  Giới hạn cuộc giao tiếp trong phạm vi vừa đủ, dừng đúng lúc.  Khích bác hoặc công kích nói xấu một ai đó.  Chủ động đưa ra những câu hỏi thăm dò,  Rụt rè, lảng tránh, ấp úng. chủ động gợi chuyện.

 Tự tin khi giao tiếp.

Duy trì giao tiếp

Giao tiếp tốt là điều rất khó nhưng việc duy trì giao tiếp còn khó hơn. Để duy trì giao tiếp, người tham gia giao tiếp cần phải:

o Trước khi tiếp xúc với một đối tác, bạn cần phải tìm hiểu xem cần phải sử dụng đề tài gì để nói chuyện. Nếu tư liệu nói chuyện của bạn không đủ thì sẽ khó có thể có bước khởi đầu tốt đẹp, mà chỉ có thể nói chuyện phiếm.

o Cần thường xuyên thu thập kiến thức mới và vận dụng làm đề tài nói chuyện. Làm như vậy, không những bản thân thu được những kinh nghiệm quý giá mà còn tạo nên sự linh hoạt, sáng tạo, thể hiện được cá tính trong khi giao tiếp.

 Luôn cố gắng tìm kiếm thông tin để tăng cường đề tài nói chuyện

Bằng cách đưa ra những câu hỏi mở, bạn sẽ khiến cho người nói chuyện cởi mở hơn và cũng có cơ hội bộc lộ bản thân nhiều hơn.

Ví dụ một số câu hỏi gợi mở:

o Hãy mô tả cho tôi…

o Hãy kể cho tôi nghe…

o Làm cách nào mà anh/chị…?

o Theo anh/chị thì chuyện đó như thế nào…?

o Điều gì đã khiến anh/chị…? Tại sao?

 Đưa ra những câu hỏi mở

Lời khen được ví như một loại “kem bôi trơn“ trong các mối quan hệ giao tiếp. Bạn không nên hà tiện lời khen đối với những người xung quanh mình bởi ai cũng có những điểm mạnh, những ưu điểm cần được khuyến khích. Biết dùng lời khen một cách thông minh sẽ tạo ra những hiệu quả tốt đẹp cho các mối quan hệ. Lời khen chân thành được sử dụng đúng lúc, đúng chỗ sẽ làm cho đối tác có thiện cảm với bạn. Nếu lời khen quá sáo rỗng, không có thực, nó sẽ gây phản cảm. Trong trường hợp này, bạn có thể bị đánh giá là kẻ xu nịnh hoặc giả dối.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Nên hào phóng những lời khen tặng chân thành

Mỗi người đều có tính cách, sở thích, năng lực khác nhau nên không ai có thể hợp nhau đến mức có đồng quan điểm với nhau về tất cả mọi vấn đề. Dù là bạn thân thiết đến mức độ nào thì sớm muộn cũng sẽ đến lúc bất đồng quan điểm, nảy sinh mâu thuẫn về một vấn đề gì đó. Vì vậy, đối với mọi mối quan hệ, bạn đều nên giữ những lễ nghĩa nhất định, tôn trọng đối tác của mình. Nếu bạn muốn duy trì lâu dài một mối quan hệ nào đó thì tuyệt đối không được suồng sã. Đó là một nguyên tắc cơ bản của quan hệ giao tiếp.

Với những mối quan hệ thân thiết, trong tiềm thức của cả hai bên đều cho rằng mình rất hiểu đối phương, tưởng tượng đối phương và mình có ý nghĩ, cảm nhận giống nhau - đó là một sai lầm. Thực tế đã chứng minh rằng, đa số những mối quan hệ mà người trong cuộc cho rằng họ đã hiểu nhau nhất, thân nhau nhất, có thể tha hồ suồng sã mà không cần phải giữ gìn lễ nghĩa,... lại là những mối quan hệ có nguy cơ tan vỡ cao nhất.

 Giữ các khoảng cách nhất định, không được suồng sã

Nghe và chiến lược lắng nghe

Epictetus: "Tạo hóa ban cho con người một cái lưỡi nhưng lại có đến hai cái tai. Nhờ vậy, chúng ta có thể nghe người khác nói nhiều gấp hai lần chúng ta nói”. Một cuộc đối thoại thành công dựa trên cả người nói và người nghe. Nghiên cứu khoa học cho thấy con người có khả năng nghe xấp xỉ 300 từ/phút và hầu hết chúng ta chỉ có thể nói từ 150 – 200 từ/phút.  Cách lắng nghe hiệu quả

o Tiếp nhận: Nghe thông điệp và cố gắng để hiểu được những ẩn ý của người nói, đồng thời quan sát các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ như cử chỉ, điệu bộ của người nói. Khi nghe nên ghi chép lại vì việc ghi chép lại sẽ giúp bạn lưu lại thông điệp và dễ nhớ hơn.

Nét mặt, cái gật đầu hay ngôn ngữ cơ thể là những cách rõ ràng để thể hiện sự quan tâm đến lời nói của người khác. Hãy thêm vào đó những cái gật đầu để khẳng định bạn đang lắng nghe. Điều này giúp người nói yên tâm rằng bạn đang theo sát cuộc trò chuyện.

Duy trì giao tiếp bằng mắt là điều then chốt trong khi lắng nghe người khác nói. Đừng ngó nghiêng xem người khác làm gì mà hãy tập trung vào cuộc trò chuyện đang diễn ra.

o Giải thích: Bạn hãy xác định xem ý của người nói thực sự là gì? Gắn ý nghĩa cho những

âm thanh dựa trên giá trị, niềm tin, mong đợi, vai trò, nhu cầu và lịch sử cá nhân.

o Ghi nhớ: Khi lắng nghe, bạn thu được điều mình nghe thấy bằng cách ghi chép hoặc vạch ra trong đầu những điểm chính người ta nói. Hãy ghi nhớ thông điệp cho việc sử dụng trong tương lai.

o Đánh giá: Nên chú trọng vào nội dung và áp dụng các kỹ năng suy nghĩ có phê phán để đánh giá những điểm chính của người nói. Hãy tác biệt sự kiện với quan điểm và đánh giá chất lượng bằng chứng.

o Phản hồi: Hãy đưa ra phản hồi mang tính xây dựng khi bạn đã đánh giá xong thông

điệp của người nói.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Thông tin phản hồi tập trung vào những thông tin cụ thể, hướng vào mục tiêu

giao tiếp, không nên chung chung;

 Đưa ra phản hồi đúng thời điểm. Phản hồi có ý nghĩa nhất khi khoảng thời gian giữa hành vi của người nhận phán hồi với việc đưa ra phản hồi là ngắn nhát;  Để việc phản hồi có hiệu quả, bạn cần phải đảm bảo rằng người nhận hiểu rõ về nó.

o Những cử chỉ tích cực đối với người nghe

 Vươn người về phía trước;  Giao tiếp bằng mắt;  Mở rộng tay và thẳng người;  Thả lỏng cơ thể;  Mặt hướng về phía người nói;  Gật đầu và mỉm cười.

 5 kỹ thuật lắng nghe

Loại Mục đích Ví dụ

 Nhằm biết thêm nhiều thông tin.  "Anh có thể nói rõ việc này không?"  Giúp mọi người phát hiện ra tất cả các mặt Làm sáng tỏ mọi việc "Ý anh là…?" của vấn đề. 

 Nhằm hiểu và giải thích để người khác  cùng hiểu. "Tôi đã hiểu anh nói gì. Kế hoạch của anh là…"

 Để người nói biết bạn đang chú ý lắng nghe  và bạn đã hiểu ý anh ta nói gì. "Đây là việc anh quyết định làm và lý do là…" Trình bày  thấy như "Tôi hiểu rồi. Vậy thì anh cảm thế nào về…"  Nhằm khuyến khích người nói phân tích các khía cạnh của vấn đề mà bạn quan tâm. Đồng thời muốn anh ta cùng thảo luận vấn đề đó với bạn.

"Tôi biết"  Cho người nói thấy rằng bạn đang quan  tâm đến những gì anh ta nói. "Đúng, đúng"   Nhằm khuyến khích người nói hãy tiếp Hưởng ứng "Vấn đề này thú vị đây"  tục nói. "Tôi đã hiểu rồi" 

"Anh có cảm thấy rằng…"  Cho người nói thấy rằng, mọi người đang  chú ý lắng nghe anh ta nói.  "Thật bất ngờ khi anh cảm thấy được vấn đề" Suy nghĩ  Giúp mọi người đánh giá vấn đề đồng thời giúp người nói kiềm chế cảm xúc khi nói.  "Anh có thấy rằng mình khá tự tin không"

  Nhằm tóm gọn tất cả vấn đề thành một. "Đây là những ý chính mà anh cần trình bày…"  Nhằm tạo ra một khởi đầu để giải quyết vấn Tóm tắt đề mới. 

"Nếu tôi hiểu mọi việc thì anh cảm thấy vấn đề này như thế nào…"

o Không tập trung tư tưởng, không chú ý lắng nghe; o Nghe qua loa, không suy nghĩ, không liên hệ; o Nghe buông trôi, sao lãng;

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Một số thói quen xấu trong khi nghe:

o Không kiên trì để nghe, nhất là khi mình mệt mỏi;

o Ngộ nhận, suy diễn ý của người nói theo định kiến không đúng của mình dẫn đến

hiểu sai ý người nói;

o Làm việc riêng hoặc bình luận về cách nói chuyện hoặc bề ngoài của người nói chuyện; o Bác bỏ các vấn đề mà mình không đồng tình hoặc không thích thú.

Khi bạn không biết lắng nghe bạn sẽ gặp phải một số việc không tốt như: o Bản thân không nắm được thông tin, lãng phí thời gian của mình và của người nói o Nắm bắt thông tin không đầy đủ, chính xác, dẫn đến hiểu sai vấn đề.

o Không tiếp thu được hoặc tiếp thu được rât ít những thông tin mới, khó có cơ hội để

đào tạo, bồi dưỡng, nâng trình độ của bản thân.

o Gây mất trật tự, ảnh hưởng đến người chung quanh, hạn chế sự hứng khởi của người nói.

 Những vấn đề gặp phải khi nghe kém:

o Chỉ trỏ; o Che miệng; o Gãi hoặc mơn trớn cơ thể; o Mân mê đồ trang sức; o Dùng bút chì hay bút máy chọc; o Khoanh tay; o Chống nạnh; o Nhìn ra chỗ khác, không nhìn vào người nói.

 Những cử chỉ phản cảm trong khi lắng nghe

Một số vấn đề cần lưu ý trong giao tiếp ứng xử

Những điều nên tránh trong giao tiếp ứng xử

 Nói nửa chừng rồi bỏ lửng làm người nghe không hiểu được những thông tin bạn đang nói.

chuyện của họ.

 Cướp lời, cắt ngang khi người khác đang nói, làm gián đoạn bài phát biểu hoặc câu

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Nói sai đề tài, không có trách nhiệm với những điều mình nói  Liên tiếp đặt ra các câu hỏi gây cảm giác ức chế cho người tiếp chuyện.  Làm ra vẻ hiểu biết sâu rộng. Tự cho rằng mình đã biết tất cả mọi điều.  Lan man, không tập trung vào chủ đề chính làm cho người tiếp chuyện cảm thấy nhàm chán.  Ép buộc người khác phải theo quan điểm của mình.  Chêm những câu tiếng nước ngoài một cách tùy tiện.  Đột ngột cao giọng.  Dùng những lời quá suồng sã so với mức độ quan hệ.  Dùng những từ đệm thiếu lịch sự, không cần thiết.

Giữ thái độ khách quan khi đánh giá con người

Khi đánh giá con người, chúng ta thường bị chi phối bởi những ý nghĩ chủ quan, những định kiến có sẵn dẫn đến kết quả là dễ mắc sai lầm trong giao tiếp. Do vậy, có một nguyên tắc trong nghệ thuật ứng xử là hãy giữ thái độ khách quan khi đánh giá con người. Để áp dụng nguyên tắc này, chúng ta cần thực hiện các bước sau:  Bước 1: Hãy thừa nhận, chấp nhận con người vốn có của đối tác;  Bước 2: Lắng nghe ý kiến, xác định điểm mạnh, điểm yếu của đối tác;  Bước 3: Tạo ra sự đồng cảm, niềm tin tưởng, sự hiểu biết lẫn nhau;

lai của sự cộng tác;

 Bước 4: Tìm điểm chung, mỗi bên đều thấy được cái lợi, cái vui, cách cộng tác, tương

 Bước 5: Tạo dư luận ủng hộ, xây dựng mối quan hệ thân tình.

Cách thu hút và thuyết phục sự hợp tác của đối tác

Hãy giả sử rằng bạn đang giao tiếp với một người nhưng người đó thờ ơ, không có nhu cầu nghe những điều bạn nói hoặc không muốn hợp tác với bạn. Bạn sẽ ứng xử như thế nào?

Hãy gợi trí tò mò của họ, cho họ thấy cái lợi, cái vui mà bạn đang có, còn đối tác đang thiếu, đang cần. Chỉ cho họ bằng cách nào đó, thấy tia hy vọng vào kết quả, gây thiện cảm, tạo sự tin tưởng.

Giao trách nhiệm một cách công khai, tạo ra tình huống chỉ có tiến chứ không có lùi, ràng buộc bằng các mối quan hệ Tạo ra niềm say mê, tìm ra ý nghĩa cuộc sống trong công việc đang tiến hành. Củng cố niềm tin, thuyết phục về một kết cục tốt đẹp. Phải tạo ra sự an toàn, biết cách chống đỡ dư luận, tạo dư luận mới ủng hộ.

Tuyệt chiêu xin việc của Đức

Trong cuộc sống hiện thực, những ví dụ về việc dựa vào tuyệt chiêu “đánh bất ngờ” để giành thắng lợi có thể nói là kể ra không hết. Cái mà Đức đã dựa vào lối đánh bất ngờ để giành lấy chính là lời mời của toà báo vốn đầy ắp nhân tài.

Đức sắp tốt nghiệp đại học, anh đang phải đối mặt với áp lực tìm việc làm. Tìm một công việc bình thường đã khó, anh ta lại muốn vào một toà báo đã rất đông nhân tài - điều này đâu có thể coi là dễ dàng?

Anh ta đã nghĩ rất nhiều và thấy rằng không thể đi xin việc như lệ thường được, không thể chỉ đưa sơ yếu lý lịch, nói vài câu, nếu người ta không cần thì thôi. Đức quyết tâm làm cho toà báo tiếp nhận mình và anh đã nghĩ ra một biện pháp tuyệt vời.

Hôm đó, Đức bước vào phòng làm việc của giám đốc toà báo, người mà anh ngưỡng mộ đã lâu. Anh ta cười tít mắt hỏi vị giám đốc: “Ngài giám đốc, ở đây các ông có cần một người biên dịch giỏi không? Tôi đã tốt nghiệp đại học, hơn nữa tôi đã từng làm biên dịch cho tờ học báo của trường đại học 3 năm rồi. Anh vừa nói vừa đưa ra tài liệu chứng minh, đồng thời còn rút ra một số tạp chí do anh chủ biên từ tập tài liệu đem theo mình.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

Giám đốc đưa mắt nhìn anh ta, sau đó chậm rãi nói: “Ở đây chúng tôi đã đủ nhân viên rồi, không cần biên dịch viên”. “Vậy thì phóng viên vậy? Khi học đại học, tôi đã từng có nhiều bài trên những tờ báo quan trọng”. Anh ta vội đưa ra một sấp báo đã được cắt. “Phóng viên chúng tôi cũng có quá nhiều rồi”. Vị giám đốc mỉm cười từ chối. “Vậy còn công nhân sắp chữ thì sao?” “Cũng không cần. Chúng tôi không thiếu người. Ngày nào cũng có người đến tìm tôi xin việc, thật bực mình quá”. Vẻ mặt vị giám đốc trở nên ngạo mạn.

Tuyệt chiêu xin việc của Đức

Bỗng nhiên, Đức bật cười. Vị giám đốc nhìn anh ta đầy thắc mắc, khi thấy Đức vẫn đang tiếp tục lấy ra cái gì đó “Thưa ngài giám đốc, nhất định các ngài sẽ cần cái này. “ Nói xong, Đức lôi một mảnh gỗ từ trong ba lô ra, trên mảnh gỗ có viết 6 chữ lớn: “Tạm thời không tuyển nhân viên”. Vị giám đốc bất giác ngỡ ngàng, trong lòng thầm nghĩ: “Anh chàng này đầu óc thật phong phú. Quả thực những người đến đây xin việc khiến mình mệt bù cả đầu, làm mình phải trả lời phát mệt ra, quả thật mình cần tấm gỗ này”. Thế là ông giám đốc vui vẻ nói với Đức: “Anh bạn trẻ, anh thật thông minh, xem ra toà báo còn thiếu một nhân tài như anh. Anh đã được chọn vào”.

Đức vui mừng nói: “Ngài giám đốc, ngày mai, tôi sẽ làm một tấm biển quảng cáo lớn như vậy, treo trên cửa toà báo. Như vậy thì chẳng bao giờ có người đến đây làm phiền ngài nữa”.

Giám đốc gật đầu tỏ ý khen.

Kỹ năng kiểm soát cảm xúc trong giao tiếp

o Rào cản giới tính; o Rào cản văn hóa; o Rào cản nhận thức; o Rào cản về vị trí trong giao tiếp...

 Nguyên nhân phổ biến tác động đến các loại cảm xúc trong giao tiếp:

o Tìm hiểu và làm chủ các rào cản trong giao tiếp; o Phân tích, tìm hiểu kỹ về các đối tượng giao tiếp; o Lập kế hoạch giao tiếp chi tiết;

o Xây dựng lối tư duy tích cực, làm chủ cảm xúc và sẵn sàng ứng phó với các tình

huống phát sinh khi thực hiện giao tiếp.

 Phương pháp để kiểm soát các cảm xúc tiêu cực trong giao tiếp:

Ứng xử trong một số tình huống giao tiếp

Đối với nhiều ý kiến phê bình, phản đối của đối phương, không nên đáp lại bằng những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng nhưng chứa đựng những ý nghĩa sâu xa.

 Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa

Trong cuộc sống đời thường nhiều khi ta bị đẩy vào tình huống bất lợi, có nguy cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi phải bình tĩnh, suy nghĩ ngay đến những hậu quả xấu nhất có thể xảy ra (chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận). Tìm xem có cách gì để hạn chế mức thấp nhất những tác hại (ví dụ: điều gì đã đẩy ta vào tình thế bất lợi, có cách nào tạo được kế hoãn binh có vẻ ít liên quan, nhưng nếu được "địch thủ" sẵn sàng chấp nhận thì chính điều có vẻ không liên quan đó có thể thay đổi tình thế...).

 Tình huống cần “chuyển bại thành thắng”

Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là "chiếc van an toàn" cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở "cánh cửa lòng". Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi thế, khi kể một câu chuyện cười hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Tình huống cần “hài hước”

nói hài hước thường làm cho không khí vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực mình. Bạn không nên lạm dụng việc này quá.

Trong cuộc sống có trường hợp không thể quanh co, bóng gió, tế nhị mà phải bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn, kiên quyết. Lúc đó, bạn cần phải diễn đạt vào thẳng nội dung chính của vấn đề để biểu hiện ý chí và lòng tin ở bản thân. Đối với những vấn đề then chốt không nên tỏ ra quá cân nhắc, đắn đo làm cho người nghe cảm thấy thiếu tin tưởng, do dự. Để nói bằng cách này, bạn cần phải suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ càng.

 Tình huống cần đi thẳng vào vấn đề khi cần thiết

Nếu khi bạn không đồng ý với ý kiến của đối phương mà người đó lại là cấp trên, người lớn tuổi, cha mẹ... thì bạn sẽ xử sự như thế nào? Việc thuyết phục để đối phương nghe theo mình, có nghĩa là chấp nhận ý kiến của mình cũng đòi hỏi phải có một nghệ thuật nhất định.

Bạn chớ phản đối và phê phán các ý kiến của đối phương mà hãy tiếp thu ý kiến của họ, biểu thị thái độ đồng cảm ở mức độ nào đó để có thể làm giảm được sự cứng nhắc của đối phương, khiến họ bằng lòng nghe ý kiến của bạn. Bạn cần phải nắm vững nguyên tắc không được tỏ thái độ của mình ngang bằng với đối phương để tiếp sau đó dùng lời mà chuyển hướng, thay đổi cách nhìn nhận của đối phương, làm họ bằng lòng tiếp thu ý kiến của bạn.

 Tình huống cần thừa nhận trước để chuyển hướng sau

Khi tranh luận trước nhiều người cần thể hiện quan điểm, bạn nên chú ý đầy đủ đến thái độ của những người xung quanh, cần động viên được nhiều người nghe và ủng hộ quan điểm của mình. Nếu người nghe ủng hộ ta, đồng tình với quan điểm của ta đang trình bày, sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép tinh thần làm đối phương không phản kích lại được.

Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra khỏi hàng là hợp lý nhất.  Tình huống cần phải không nhượng bộ khi mình có lý trong tranh luận

Trong quan hệ giữa người với người, tranh luận là một điều hết sức bình thường và không thể tránh được. Không có tranh luận, điều phải trái không được phân định nên không thể coi tranh luận là một thói xấu mà hạn chế nó.

Tranh luận có thể dẫn đến sự không thoải mái hoặc đôi khi xảy ra xung đột. Tranh luận sẽ đem lại kết quả tốt nếu khi tranh luận:

Bạn có thái độ thật công bằng, đừng làm tổn thương đến lòng tự ái của người kia. Sự phê phán, bình phẩm người khác không thể quá một giới hạn nhất định, nếu không có thể làm tăng thêm mâu thuẫn vốn có.

Giọng nói phải mền mỏng, thật lòng. Trong tranh luận phải tỏ ra tôn trọng nhau, làm sao cho người cùng tranh luận tin rằng tranh luận thật là có ích. Trong tranh luận nhiều khi người thắng không hẳn đã là nhiều lý lẽ biết hùng biện, mà có thể là người có thái độ đúng mực và chân thực nhất. Có mục đích rõ ràng và nên xoay quanh những điều cần giải quyết.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Tình huống cần bạn đồng minh

Trong giao tiếp, khi cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe ý kiến của mình bằng lời nói, bạn có thể dùng hành động để thuyết phục. Thuyết phục bằng hành động sẽ mang lại hiệu quả lớn nhất. Thông qua việc làm, hành động cụ thể, ta có thể làm cho đối phương thay đổi cách nghĩ, tình cảm, thái độ, chấp nhận ý kiến của ta. Khi vận dụng phương pháp này bạn cần lưu ý: o Tạo dư luận ủng hộ để gây sức ép hoặc quy tụ sức mạnh. o Làm thử để chứng minh, rút kinh nghiệm. o Tạo quan hệ gần gũi tin cẩn.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Tình huống cần thuyết phục bằng hành động

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Giao tiếp giữ một vai trò quan trọng trong cuộc sống và trong công việc hàng ngày của mỗi người. Để giúp học viên có thể nắm rõ và giao tiếp có hiệu quả, bài học đã đưa ra các khái niệm về giao tiếp cơ bản, tầm quan trọng cũng như cách sử dụng các phương tiện giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ.

Bên cạnh đó, để có thể giao tiếp thành công, cần chú ý các điều nên tránh trong giao tiếp; nắm chắc các kỹ năng giao tiếp hiệu quả: từ cách khởi đầu, duy trì trong giao tiếp; đến cách tiếp cận, quan tâm, nghe và chiến lược lắng nghe. Bài học cũng đưa ra các cách ứng xử trong một số tình huống giao tiếp cụ thể giúp học viên liên hệ trong thực tiễn.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

BÀI TẬP THỰC HÀNH

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Phân tích khái niệm giao tiếp. Hoạt động giao tiếp có vai trò như thế nào trong cuộc sống

của con người?

2. Con người cần rèn luyện kỹ năng nào để thành công trong hoạt động giao tiếp?

3. Để thành công trong giao tiếp, con người cần tránh những điều gì? Vì sao?

4. Hãy nêu tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn từ trong hoạt động giao tiếp của con người?

5. Nêu vai trò của kỹ năng lắng nghe?

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Trong quá trình giao tiếp với những người khác, nếu một người chỉ chú tâm đến lợi ích của

bản thân mình thì người đó sẽ:

A. tạo được nhiều thiện cảm với các đối tác. B. tạo uy tín lớn với các đối tác. C. tạo sự bất tín nhiệm của các đối tác. D. tạo dựng được mối quan hệ lâu dài với các đối tác.

2. Để giao tiếp thành công thì vấn đề xác định cự ly và phương pháp giao tiếp nên được tiến

hành như thế nào?

A. Với mọi người đều sử dụng phương pháp và cự li giao tiếp như nhau. B. Không cần xác định cự li hay phương pháp giao tiếp với từng người vì với bất kì ai

mình cũng nên tận tình chu đáo.

C. Nên xác định cự ly và phương pháp giao tiếp với từng đối tượng cụ thể để có cách ứng

xử phù hợp.

D. Việc giao tiếp với người khác như thế nào tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể nên không

cần xác định trước.

3. Cử chỉ đặt “lòng bàn tay lên ngực” nói lên cảm xúc gì?

A. Thể hiện sức mạnh. B. Thái độ chỉ trích, phê phán. C. Thật thà, chân thật. D. Tin tưởng.

4. Không gian giao tiếp giữa hai người được duy trì trong khoảng từ 0,5 – 1,5 mét được xếp

vào vùng nào?

A. Vùng mật thiết. B. Vùng xã giao. C. Vùng riêng tư. D. Vùng công cộng.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

5. Khi con người tiếp xúc với nhau, điểm được chú ý đầu tiên là nét mặt vì vậy con người

cần:

A. kiểm soát được tâm trạng và cảm xúc của mình. B. xác định đúng mặt mạnh mặt yếu của mình. C. chuẩn bị trang phục phù hợp cho mình. D. bộc lộ cảm xúc tự nhiên của mình.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

ĐÁP ÁN

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Phân tích khái niệm giao tiếp. Hoạt động giao tiếp có vai trò như thế nào trong cuộc sống

của con người?

người với người nhằm đạt được những mục đích nhất định.  Vai trò của hoạt động giao tiếp trong cuộc sống con người

Giao tiếp giữ một vai trò quan trọng trong cuộc sống và công việc hàng ngày của con người. Giao tiếp là một phương tiện giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe.

 Giao tiếp là hoạt động trao đổi thông tin để tạo lập và duy trì các mối quan hệ giữa

2. Con người cần rèn luyện kỹ năng nào để thành công trong hoạt động giao tiếp?

Để thành công trong hoạt động giao tiếp con người cần rèn luyện các kỹ năng giao tiếp bao gồm:

 Kỹ năng giao tiếp hội thoại (Kỹ năng nói);  Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản (Kỹ năng viết);  Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ.

3. Để thành công trong giao tiếp, con người cần tránh những điều gì? Vì sao?

Vì: Quá trình truyền thông trong giao tiếp giữa người gửi thông tin và người nhận thông tin rất quan trọng. Nếu thông tin mà người gửi truyền đi bị sai sẽ dẫn người nhận hiểu sai, ảnh hưởng xấu đến công việc.

 Thông tin không rõ ràng, mạch lạc;  Lời nói hoặc hình ảnh không đúng trong giao tiếp;  Thông tin không được chuyển đến;  Người nhận hiểu không chính xác thông tin chuyển đến.

4. Hãy nêu tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn từ trong hoạt động giao tiếp của con người?

5. Nêu vai trò của kỹ năng lắng nghe.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

 Giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn đối với những người xung quanh. Với quá trình lắng nghe, bạn có thể nắm bắt vấn đề, thu thập thông tin qua đó nâng cao khả năng tương tác qua lại giữa bạn và đối phương.

 Tạo ra sự liên kết về xúc cảm giữa bạn và đối phương. Từ đó tạo được thiện cảm với đối phương. Lắng nghe giúp bạn chia sẻ cảm thông với người khác, đồng thời còn có thể hiểu đối phương hơn.

mối quan hệ tốt đẹp, bước đệm để thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.

 Là biện pháp hạn chế cũng như là cách giải quyết xung đột hiệu quả. Tạo được những

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Đáp án đúng là: tạo sự bất tín nhiệm của các đối tác.

Vì: Xét về bản chất, con người ai cũng thích hưởng nhiều lợi ích. Tuy nhiên sống trong xã hội con người phải biết cân bằng lợi ích, phải biết đặt lợi ích của mình trong tương quan với lợi ích của những khác. Nếu một người chỉ chú tâm đến lợi ích của bản thân thì sẽ bị coi là người ích kỷ và không đạt được sự tín nhiệm của những người xung quanh.

2. Đáp án đúng là: Nên xác định cự ly và phương pháp giao tiếp với từng đối tượng cụ thể để

có cách ứng xử phù hợp.

Vì: Sống trong xã hội, con người bị chi phối bởi rất nhiều mối quan hệ từ thân đến sơ. Nếu như dàn trải thời gian và sức lực cho các mối quan hệ, con người sẽ không đủ khả năng để vẹn toàn, chu đáo. Vì vậy, nên xác định cự ly và phương pháp giao tiếp với từng đối tượng cụ thể để có cách ứng xử phù hợp.

3. Đáp án đúng là: Thật thà, chân thật.

Vì: Bàn tay đưa lên ngực là cử chỉ biểu hiện sự chân thật, chân thành.

4. Đáp án đúng là: Vùng riêng tư.

Vì: Vùng riêng tư được xác định là khoảng cách giao tiếp từ 0,5 đến 1,5 m. Khi đó hai người quen nhau ở mức độ vừa phải, chưa đến mức mật thiết.

5. Đáp án đúng là: kiểm soát được tâm trạng và cảm xúc của mình.

Vì: “Xem mặt mà bắt hình dong”. Mọi cảm xúc của con người thường được biểu lộ ở nét mặt, ánh mắt. Vì vậy khi tiếp xúc với nhau, con người nhìn vào ánh mắt, nét mặt của nhau để đoán biết tâm trạng. Những người có kinh nghiệm giao tiếp thường biết kiểm soát tâm trạng và cảm xúc để đối tượng giao tiếp không nhận thấy tâm trạng thực của mình.

PPH101_Bai3_v1.0018109225

Bài 3: Kỹ năng giao tiếp căn bản