Luận văn: Nghiên cứu Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Luận văn

Nghiên cứu Bộ máy tra cứu

tin của Thư viện và Mạng thông

tin Trường Đại Học Bách Khoa

Hà Nội

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp bách của đề tài

Tình hình thế giới vào thế kỷ XXI, công nghệ thông tin và việc sử dụng

thông tin vào mọi hoạt động kinh tế đã trở nên cấp thiết trong xã hội. Chính việc

ứng dụng này đã làm thay đổi tận gốc rễ mọi hoạt động kinh tế-xã hội của nhiều

quốc gia trên thế giới. Nó đã đưa nhân loại sang một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên

xã hội-thông tin, trong đó nền kinh tế tri thức giữ vai trò chủ đạo, thông tin trở

thành yếu tố rất cần thiết đối với mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội.

Thế giới đang đứng trước một thế kỷ mới, kỷ nguyên thông tin là chìa khoá

của mọi hoạt động sáng tạo, một kỷ nguyên với những thách thức và kỳ vọng.

Trong những tiềm lực để phát triển kinh tế xã hội, nguồn tài nguyên thông tin

khoa học công nghệ là nguồn tài nguyên đặc biệt, nó là yếu tố quan trọng giúp

cho kinh tế xã hội phát triển. Hầu hết trên thế giới hiện nay, những quốc gia kém

phát triển, nguyên nhân là do sự thiếu thông tin và sự nắm bắt thông tin không

nhanh chóng, kịp thời.

Để hoà nhập vào xu thế của thế giới hiện nay, Việt Nam đang có những

chính sách lớn đầu tư cho công cuộc phát triển thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu

ngày càng cao của mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội, mọi điều kiện cho xây

dựng chủ nghĩa xã hội và xây dựng nền kinh tế thị trường. Một trong những yếu

tố quan trọng hàng đầu để phục vụ thông tin cho xã hội đó là thư viện. Hiện nay

việc đầu tư cho thư viện cũng là ưu tiên hàng đầu trong chính sách của Nhà

nước ta. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội hiện

nay, nhu cầu thông tin về tri thức của con người ngày càng cao, và để phục vụ

cho nhu cầu của người dùng tin thì vấn đề đào tạo cán bộ nguồn nhân lực cho

đất nước đòi hỏi cấp bách. Trong đó các trường đại học góp phần đào tạo nhân

lực cho xã hội một cách có hiệu quả. Một trong các trường đại học lớn mạnh và

đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật khoa học hiệu quả cho đất nước đó là Đại Học

Bách Khoa Hà Nội. Để phục vụ cho việc nghiên cứu và đào tạo có hiệu quả đạt

được chất lượng cao thì các thư viện cần có nhiều điều kiện như : sách tham

khảo, giáo trình, giáo án, các luận văn, tài liệu tham khảo trong và ngoài nước...

Chính vì vậy nên “Thư viện và Mạng thông tin trường Đại Học Bách Khoa Hà

Nội” đã được xây dựng để phục vụ cho những người dùng tin trong Trường

cũng như người dùng tin trong và ngoài nước.

Trong những năm qua, Thư viện và Mạng thông tin (từ đây chúng tôi xin

dùng thuật ngữ Thư viện) Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội là Thư viện đa

ngành, phục vụ đào tạo những kỹ sư khoa học kỹ thuật và công nghệ. Thư viện

là một trong những yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng đào tạo cho

những sinh viên, học viên trong Trường. Nguồn lực thông tin của Thư viện rất

phong phú, như vậy việc xây dựng Bộ máy tra cứu thông tin của Thư viện cũng

phải phù hợp với nhu cầu của người dùng tin và nguồn lực thông tin của Thư

viện.

Việc xây dựng và hoàn thành Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng

thông tin trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội giúp ích rất nhiều cho việc tra cứu

tin, đảm bảo thông tin cho người dùng tin, tạo điều kiện cho việc khai thác, tra

tìm tài liệu của người dùng tin một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực, song bên cạnh những thành tựu đạt được

thì công tác xây dựng Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin

Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội cũng có những hạn chế nhất định và chưa

thể đáp ứng đầy đủ nhất nhu cầu của người dùng tin. Vì vậy tôi chọn đề tài

“Nghiên cứu Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại

Học Bách Khoa Hà Nội’’ làm đề tài nghiên cứu khoá luận của mình, nhằm

đánh giá lại thực trạng hiện nay của Bộ máy tra cứu tin của Thư viện, từ đó đưa

ra một số ý kiến, phương hướng phát triển và hoàn thiện Bộ máy tra cứu của

Thư viện tạo điều kiện cho bạn đọc và cán bộ thư viện khai thác thông tin có

hiệu quả và nâng cao công tác phuc vụ của Thư viện.

2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu : Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và

Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội từ năm 2000 cho đến nay.

3. Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài này, tôi sử dụng phương pháp luận chung và phương

pháp cụ thể:

- Phương pháp luận chung : phương pháp duy vật biện chứng và phương

pháp duy vật lịch sử, đường lối chính sách của Đảng và Nhà Nước. Tư tưởng Hồ

Chí Minh về phát triển nền kinh tế - xã hội, về khoa học công nghệ và văn hóa.

- Phương pháp cụ thể :

+ Xử lý phân tích - tổng hợp tài liệu, số liệu và các dữ kiện.

+ Phương pháp thống kê-so sánh.

+ Phương pháp hệ thống.

+ Phương pháp điều tra xã hội học.

+ Trao đổi trực tiếp với cán bộ thư viện.

4. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu

Đề tài "Nghiên cứu Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin

Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội" có những đóng góp cả về mặt lý luận và

thực tiễn:

- Về mặt lý luận : Nghiên cứu đề tài này, giúp tôi hiểu thêm về những gì

đã được học về mặt lý thuyết tại Trường. Bên cạnh đó, khi tôi nghiên cứu tại

Thư viện và Mạng thông tin, tôi đã học hỏi được rất nhiều về cách xây dựng Bộ

máy tra cứu tin truyền thống và nhất là Bộ máy tra cứu tin hiện đại mà hiện nay

Thư viện đang sử dụng trong việc khai thác thông tin cho người dùng tin rất

hiệu quả.

- Về mặt thực tiễn : Qua việc nghiên cứu đề tài, cùng với việc củng cố

thêm những lý thuyết về ngành học, tôi được trực tiếp thực hành và tiếp xúc với

bạn đọc, hiểu thêm được ngành học của mình. Việc nghiên cứu Bộ máy tra cứu

tin tại Thư viện đã giúp tôi vận dụng những kiến thức đã học tại trường vào thực

tế. Đây cũng là một kiến thức quan trọng giúp tôi khi tôi trở thành cán bộ ngành

Thông tin học và quản trị thông tin sau này. Là một sinh viên nghiên cứu khoá

luận, đề tài không thể thật hoàn chỉnh, giúp Thư viện hoàn thiện hệ thống Bộ

máy tra cứu tin, tuy nhiên đề tài này có thể coi là một tài liệu tham khảo cho cán

bộ quản lý tại Thư viện.

5. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu những đóng góp lớn, chủ yếu của Trường và Thư viện và

Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội vào việc đào tạo nguồn

nhân lực cho Đất nước.

- Phân tích nhu cầu tin của bạn đọc, người dùng tin tại Trường Đại Học

Bách Khoa Hà Nội và những đóng góp của Thư viện trong việc thoả mãn nhu

cầu tin của người dùng tin.

- Phân tích và đánh giá thực trạng quá trình xây dựng và khai thác Bộ máy

tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.

- Nêu một số giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra

cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin của Trường Đại Học Bách Khoa Hà

Nội.

6. Cơ cấu của khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, khoá luận bao

gồm 3 chương chính.

Chương 1: Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà

Nội góp phần đào tạo nguồn nhân lực khoa học kỹ thuật chất

lượng cao của Đất nước.

Chương 2: Thực trạng xây dựng và khai thác Bộ máy tra cứu tin của Thư

viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin

của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa

Hà Nội.

CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

BÁCH KHOA HÀ NỘI GÓP PHẦN ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC

KHOA HỌC KỸ THUẬT CHẤT LƯỢNG CAO CỦA ĐẤT NƯỚC

1.1 Giới thiệu khái quát về Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội . Qúa trình hình thành và phát triển của Trường Đại Học Bách Khoa

Hà Nội

Vào đầu năm 1959, Bộ Chính trị thông qua chủ chương đẩy mạnh công

tác đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật cho đất nước. Và thực hiện chủ

chương này, ngày 06/03/1956 Bộ Trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo Nguyễn

Văn Huyên đã ký Nghị định số 147NĐ về việc thành lập Trường Đại Học

Bách Khoa Hà Nội. Đây là trường đại học kĩ thuật công nghệ đầu tiên của đất

nước với nhiệm vụ đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kĩ thuật và tiến hành

những hoạt động nghiên cứu khoa học-công nghệ nhằm góp phần phát triển

sự nghiệp kinh tế của chủ nghĩa xã hội, làm hậu thuẫn vững chắc cho công

cuộc bảo vệ Đất nước.

. Những thành tựu chủ yếu của Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao trong các lĩnh vực khoa học-

công nghệ, quản lý kinh tế và các lĩnh vực khác.

- Nghiên cứu triển khai ứng dụng khoa học, chuyển giao công nghệ, tiếp

nhận khai thác, sử dụng công nghệ mới vào thực tiễn lao động sản xuất và nâng

cao chất lượng đào tạo, góp phần đưa những thành tựu công nghệ vào sản xuất

đời sống, đáp ứng nhu cầu của xã hội, mở rộng quan hệ quốc tế phục vụ sự

nghiệp phát triển kinh tế xã hội, quốc phòng và phát huy vai trò Nhà trường.

- Đổi mới mục tiêu theo chương trình theo hướng đào tạo ngành đa dạng

hoá và mở rộng quy mô, địa bàn đào tạo. Bên cạnh đào tạo chính quy, Trường

còn đào tạo thêm tại chức, cao đẳng, các lớp dự tuyển bồi dưỡng, đào tạo nhân

lực kỹ thuật, bồi dưỡng nhân tài theo tinh thần nghị quyết Đại hội Đảng VIII : "

Phát triển trí tuệ của người Việt Nam thể hiện trong những lĩnh vực khoa học

công nghệ, giáo dục, đào tạo nhằm nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài-đào tạo

nhân lực...”

- Ngoài ra Trường còn nâng cao chất lượng đào tạo với các hệ nhằm đáp

ứng nhu cầu nền kinh tế thị trường và theo định hướng xã hội chủ nghĩa.

- Ngành đào tạo sau đại học là một chỉ tiêu quan trọng đánh giá vị trí và sự

phát triển của Trường. Nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo, Trường đã áp dụng

nhiều hình thức, biện pháp như :

+ Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho

cán bộ.

+ Nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

+ Xây dựng chính sách nội bộ, khuyến khích giảng viên, sinh viên dạy

. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

tốt, học tốt.

Bộ máy tổ chức bao gồm :

- Đảng bộ Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.

- Chính quyền: Trường, Khoa, Viện, Bộ môn.

- Công đoàn, Đoàn thanh niên và Hội sinh viên.

( Xem phụ lục 1)

1.2 . Qúa trình hình thành và phát triển của Thư viện

1.2.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của Thư viện

Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội được thành lập cùng với sự

thành lập và năm thành lập Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội. Thư viện là

một đơn vị thuộc phòng giáo vụ. Ban đầu cơ sở vật chất còn nghèo nàn, vốn tài

liệu rất ít ỏi, chỉ có vài trăm cuốn sách do Trường Viễn Đông Bắc Cổ chuyển

sang.

Từ 1956-1965, Thư viện được sự giúp đỡ của Liên Xô, cơ sở vật chất

được nâng cấp, kho tài liệu được hoàn thiện cả về số lượng và chất lượng. Trong

thời gian này, Thư viện được bổ sung nhiều sách tiếng Nga.

Từ 1956-1972 trong thời kỳ chống Mỹ cứu nước, đế quốc Mỹ leo thang

bắn phá miền Bắc, đặc biệt là thủ đô Hà Nội, tuy không trực tiếp tham gia cầm

súng, song với kho tài liệu phong phú, Thư viện đã đóng vai trò hết sức quan

trọng trong đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và thực hiện các công trình

nghiên cứu khoa học phục vụ chiến đấu bảo vệ Tổ quốc.

Để bảo vệ nguồn tài liệu, Thư viện phải sơ tán nhiều lần từ Lạng Sơn đến

Hà Bắc (1970-1972). Thời kỳ này Thư viện gặp rất nhiều khó khăn về nhiều mặt

từ bảo quản kho tài liệu đến phục vụ bạn đọc. Phương thức phục vụ của Thư

viện lúc đó chủ yếu là mượn về nhà các sách giáo trình, sách tham khảo, sách

chuyên ngành khoa học kĩ thuật khác.

Trong thời gian này có một số khoa được tách ra thành các trường đại học

độc lập như : Đại học Xây dựng, Đại học Mỏ-Địa chất, Học viện Kĩ thuật quân

sự... Thư viện Trường cũng chia sẻ tài liệu cho các trường này và cử cán bộ sang

công tác tại các thư viện của các trường này.

Năm 1973, Thư viện được tách ra thành một đơn vị độc lập. Ban Thư viện

cũng liên tục được đầu tư và Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa ngày càng

phát triển không ngừng.

Sau đại thắng mùa xuân 1975 đến nay, Thư viện Trường Đại Học Bách

Khoa Hà Nội đã chuyển mình sang một giai đoạn mới với nhiều điều kiện rất

thuận lợi. Cùng với việc cải cách giáo dục, đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa

học phục vụ đời sống và quốc phòng, Thư viện đã có nhiều điều kiện hơn để

phát triển kho tài liệu ngày càng phong phú về nội dung và hình thức.

Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội với diện tích 2000m2 có vị

trí hết sức thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc. Từ những năm 90 của thế kỷ

trước, công nghệ thông tin đã được ứng dụng mạnh mẽ trong các hoạt động của

Thư viện. Thư viện được trang bị 20 máy tính, 4 máy đọc vi phim, 3 máy in, 2

máy photo, 1 máy quét ảnh và các đầu lọc, ghi CD.

Nhờ có sự quan tâm của Đảng, Chính phủ, từ ngày 10/04/2002 Trường

Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã khởi công xây dựng công trình Thư viện điện tử

10 tầng với diện tích 37000m2, kho chứa 2,5 triệu đầu sách, phòng đọc, phục vụ

4000 chỗ, 10000 tra cứu, đọc trên mạng.

Để quản lý khai thác Thư viện điện tử và hệ thống thông tin tại Trường

Đại Học Bách Khoa Hà Nội, ngày 2/11/2003 theo quy định của Trường Đại Học

Bách Khoa Hà Nội số 2306A/QĐ/ĐHBK/TCCP, Thư viện và Trung tâm Thông

tin Mạng đã sát nhập thành đơn vị mới là Thư viện và Mạng thông tin (Library

Information Net Center) với hai nhiệm vụ chính : vận hành và khai thác Thư

viện điện tử mới và quản lý điều hành mạng thông tin của Trường Đại Học Bách

Khoa Hà Nội.

Ngày 7/10/2006, lễ khánh thành toà nhà Thư viện điện tử Tạ Quang Bửu

được tiến hành. Thư viện và Mạng thông tin chính thức đi vào hoạt động.

1.2.2. Chức năng - nhiệm vụ của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại

Học Bách Khoa Hà Nội

Thư viện và Mạng thông tin có chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng như

xây dựng và điều hành hệ thống thư viện điện tử quản trị hệ thống mạng LAN,

INTERNET của Trường, nghiên cứu sự phát triển và ứng dụng công nghệ thông

tin, quản lý thư viện truyền thống, khai thác vận hành thư viện điện tử mới, tiến

hành thực thi các dự án và các giải pháp về công nghệ thông tin của Trường Đại

Học Bách Khoa Hà Nội.

. Chức năng :

Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội là một

đơn vị có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Nhà trường, chịu trách nhiệm về

công tác thư viện và thông tin khoa học phục cho đào tạo nghiên cứu khoa học

kỹ thuật, triển khai công nghệ của Nhà trường.

Thư viện và Mạng thông tin là một Thư viện đa ngành, phục vụ đào tạo

các cán bộ khoa học kỹ thuật công nghệ. Thư viện là một trong những yếu tố

quan trọng góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy của Nhà trường. Và chức

năng chính của Thư viện là : thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông

tin phục vụ cho việc đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong các lĩnh vực

khoa học, cônh nghệ, quản lý kinh tế ... cho đất nước. Ngoài ra, Thư viện còn là

nơi tổ chức xây dựng và quản lý vốn tài liệu khoa học, kỹ thuật nhằm phục vụ

bạn đọc trong công tác học tập và nghiên cứu.

Bên cạnh đó, Thư viện trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội cũng nằm trong

hệ thống thư viện của trường đại học nên cũng có 4 chức năng chính sau:

+ Chức năng thông tin.

+ Chức năng giáo dục.

+ Chức năng giải trí.

+ Chức năng văn hóa.

Tuy mới xây dựng, Thư viện và Mạng thông tin đã định hướng một số chức

năng cơ bản sau:

+ Quản lý Thư viện truyền thống và Thư viện điện tử.

+ Quản lý mạng Lan và mạng Internet của Trường.

+ Xây dựng và thiết lập các giải pháp E-learning.

. Nhiệm vụ:

Tuỳ theo kế hoạch đào tạo, tuyển sinh của Trường mà Thư viện phải tổ

chức, quản lý và xây dựng kế hoạch bổ sung giáo trình, tài liệu, sách tham

khảo... Việc tổ chức này phải được quản lý chặt chẽ nội quy, quy chế trong Thư

viện. Như vậy, nhiệm vụ đặt ra chủ yếu của Thư viện Trường Đại Học Bách

Khoa Hà Nội là :

+ Thu thập, bổ sung, trao đổi, phân tích, xử lý tài liệu và nguồn tin. Sắp

xếp, lưu trữ, bảo quản kho tài liệu của Thư viện.

+ Quản lý, tổ chức tốt các phòng đọc, phòng mượn, đảm bảo đáp ứng đầy

đủ nhu cầu thông tin của giảng viên và sinh viên trong Trường.

+ Xây dựng kế hoạch tổ chức khâu in ấn, xuất bản tư liệu phục vụ cho đào

tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ.

+ Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp nội dung, mục tiêu, sự nghiệp đào tạo

nghiên cứu khoa học trong Trường, từng bước hiện đại hoá Thư viện.

+ Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy

cập và tìm kiếm thông tin tự động hóa, tổ chức và hướng dẫn cho bạn đọc khai

thác, sử dụng thuận lợi có hiệu quả tài liệu của Thư viện.

+ Thường xuyên tổ chức triển lãm, giới thiệu sách báo, tạp chí và các tài

liệu khác cho cán bộ giảng viên và sinh viên trong Trường.

+ Tăng cường hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước.

+ Có kế hoạch từng bước hiện đại hoá Thư viện, đẩy mạnh ứng dụng công

nghệ thông tin, hệ thống mạng và truy cập Internet của Trường.

+ Góp phần đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao trong các lĩnh vực

khoa học, công nghệ,quản lý kinh tế và các lĩnh vực khác mà xã hội yêu cầu.

+ Tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán bộ Thư viện nhằm nâng cao trình độ

nghiệp vụ ngoại ngữ và tin học. Đáp ứng đầy đủ về trang thiết bị, kiến thức,

phương pháp tra cứu tin và sử dụng Thư viện cho bạn đọc.

+ Phát triển trao đổi hợp tác với các trung tâm thông tin thư viện, các tổ

chức khoa học, các trường đại học, cao đẳng trong và ngoài nước. Tham gia tổ

chức và hoạt động của liên hiệp Thư viện trong khu vực và trong cả nước.

Cơ cấu tổ chức của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách

1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Hà Nội được bố trí theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.

. Ban giám đốc:

- Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành chung mọi hoạt

động của Thư viện và Mạng thông tin.

- Một phó giám đốc chịu trách nhiệm về mạng thông tin

- Một phó giám đốc phụ trách Thư viện.

Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động của

Thư viện và là đại diện cho Thư viện trong mối quan hệ của Thư viện với các cơ

quan trong và ngoài nước.

. Phòng xử lý thông tin :

Bao gồm các bộ phận như : bộ phận phát triển nguồn tin, bộ phận biên

mục.

- Bộ phận phát triển nguồn tin : bổ sung tài liệu, tạp chí, sách báo, các

nguồn tài liệu trong và ngoài nước phục vụ cho giảng dạy và học tập của giảng

viên và sinh viên trong Trường.

- Bộ phận biên mục : xử lý kỹ thuật và nội dung cho tài liệu.

. Phòng dịch vụ thông tin tư liệu:

+ Phòng đọc tự chọn bao gồm:

. Phòng luận án,luận văn.

. Phòng báo.

. Phòng tạp chí.

. Phòng giáo trình các trường đại học khác.

. Phòng đọc chuyên ngành.

+ Phòng mượn trả.

. Phòng mượn sách giáo trình.

. Phòng mượn sách tham khảo.

+ Bộ phận quản lý kho.

+ Dịch vụ tham khảo, hướng dẫn bạn đọc.

. Phòng công nghệ thư viện điện tử

- Nhiệm vụ xây dựng và bảo quản cơ sở dữ liệu, phục vụ bạn đọc tìm tin

trên mạng, quản lý và khai thác mạng máy tính trong Thư viện.

- Phòng multilmedia : chịu trách nhiệm về hoạt động của các máy tính

trong Thư viện, phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin bằng máy tính.

- Bộ phận nghiên cứu phát triển.

- Bộ phận kỹ thuật.

- Xây dựng dự án hành chính tổng hợp.

Sơ đồ tổ chức ( Phụ lục 2)

1.2.4. Đội ngũ cán bộ

Hiện nay, tổng số cán bộ nhân viên của Thư viện và Mạng thông tin

Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội là 42 người.

Trình độ cán bộ Thư viện và Mạng thông tin:

- 9 thạc sĩ thông tin thư viện và công nghệ thông tin (chiếm 22%)

- 5 kĩ sư công nghệ thông tin và các ngành kĩ thuật (chiếm 12%)

- 23 cử nhân thông tin thư viện (chiếm 55%)

- 02 cử nhân ngoại ngữ (chiếm 4%)

- 03 cử nhân kinh tế (chiếm 7%)

1.2.5. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật

1.2.5.1. Nguồn lực thông tin

Việc bổ sung tài liệu và tạo nguồn tin được tiến hành thường xuyên, liên

tục, với lý do bổ sung tài liệu mới phù hợp nhu cầu bạn đọc. Các ngồn tài liệu bổ

sung bao gồm :

- Sách mua:

+Tiếng Việt: Giáo trình, sách tham khảo (chuyên khảo, sách tra cứu) , văn

học nghệ thuật, báo, tạp chí.

+ Nước ngoài : Sách tham khảo khoa học kỹ thuật bằng Tiếng Anh, tạp

chí chuyên ngành bằng tiếng Nga, tiếng Anh.

- Sách nộp lưu chiểu : Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, sách do giáo viên

viết in tại nhà xuất bản Bách Khoa.

- Sách được biếu tặng : Từ các quỹ Asian Fund, sách Mỹ do người nước

ngoài, cá nhân tặng.

- Tài liệu điện tử : Computer science-sciencedirect, tài liệu điện tử chia sẻ :

Consortsium được chia sẻ thành Blackwell, Ebco, Spinger. Tuy nhiên hiện nay

chỉ sử dụng Ebco.

Hàng năm, Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội bổ sung khoảng

2000 cuốn trong đó tài liệu chuyên ngành kỹ thuật chiếm khoảng 90%. Ngoài ra

còn có sách ngoại ngữ, sách tham khảo bằng Tiếng Việt, sách văn học.Vốn tài

liệu của Thư viện và Mạng thông tin chủ yếu là tài liệu dạng giấy và tài liệu

dạng phi giấy.

.Tài liệu dạng giấy :

Hiện nay Thư viện có khoảng 600000 bản tài liệu bao gồm :

+ Báo và tạp chí có khoảng 40 loại,các báo hàng ngày, hàng tuần, phụ

san... Trong đó 1/3 là tạp chí bao gồm cả nước ngoài, 90% còn lại là Việt

Nam.

+ Sách tham khảo có 185000 bản, phân thành sách tham khảo tiếng nước

ngoài và tiếng Việt nhưng sách tham khảo bằng tiếng nước ngoài chiếm một

lượng lớn . Ngôn ngữ chủ yếu bằng tiếng Nga, Anh, Pháp. Trong đó tiếng Nga

chiếm đa số. Nội dung của sách tham khảo phục vụ cho tất cả các ngành đào tạo

trong Trường.

+ Sách giáo trình : bao gồm những giáo trình do Trường Đại Học Bách

Khoa Hà Nội xuất bản và các giáo trình lưu chiểu các trường đại học khác.

+ Ngoài những tài liệu dạng giấy được công bố, Thư viện còn lưu trữ

bảo quản một số tài liệu lớn không công bố, các tài liệu này là kết quả tìm tòi,

nghiên cứu, sáng tạo của những người làm công tác khoa học như luận văn, luận

án tiến sĩ, luận văn cao học... Bên cạnh đó, Thư viện còn có lưu trữ “Bách khoa

toàn thư”, các “Bộ sách tra cứu chuyên ngành”.

. Tài liệu phi giấy: 4000 đĩa mềm,hơn 180 e-book.

+ Ngoài những tài liệu dạng giấy, hiện nay Thư viện còn có những tài

liệu phi giấy bao gồm đĩa mềm và các đĩa CD-ROM. Trong đó CD-ROM chiếm

2/3 tổng số.

Thư viện còn khai thác các nguồn tin trên mạng:

+ Mạng Lan: Là mạng cục bộ, nối các máy tính trong Thư viện với

nhau.

+ Mạng Internet : Là mạng máy tính toàn cầu.

Tài liệu phi giấy của Thư viện rất phong phú và phục vụ hầu như phần

lớn nhu cầu người dùng tin một cách hiệu quả.

1.5.2.2. Cơ sơ vật chất, thiết bị kĩ thuật

Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, toà

nhà 10 tầng với diện tích 37000m2 và có vị trí thuận lợi cho việc phục vụ bạn

đọc. Hiện nay trang thiết bị gồm có:

- 170 Máy tính trong đó có 2 máy chủ.

- Máy đọc vi phim.

- 10 Máy in laze.

- 05 Máy photo copy.

- Máy quét ảnh.

- Và các đầu lọc, đĩa CD, máy xén giấy...

1.2.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện và Mạng

thôngtin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Để nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc ở Thư viện và Mạng thông tin

trong giai đoạn hiện nay, đồng thời cũng đưa ra phương hướng và giải pháp

công tác phục vụ góp phần thúc đẩy chất lượng giáo dục đào tạo, cần phải

nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của họ.

1.2.6.1 Đặc điểm người dùng tin

Trong xã hội tri thức ngày nay, số lượng người dùng tin ngày càng

phong phú và đa dạng. Người dùng tin vào bất cứ thời gian nào cũng bị ảnh

hưởng bởi nền kinh tế xã hội. Với xu thế xã hội thông tin toàn cầu như ngày nay

thì số lượng người dùng tin ngày càng phong phú và đa dạng. Đối với Trường

Đại Học Bách Khoa Hà Nội, người dùng tin gồm 3 nhóm chính sau:

+ Người dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo.

+ Người dùng tin là cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu.

. Nhóm người dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo

Cán bộ quản lý Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội gồm có ban Giám

+ Người dùng tin là sinh viên.

hiệu, trưởng và phó các khoa, các phòng và các tổ bộ môn. Nhóm người dùng

tin này chiếm số lượng rất nhỏ chỉ khoảng 5% số người dùng tin. Tuy nhiên đây

là nhóm đặc biệt quan trọng đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển

của Trường. Họ vừa tham gia giảng dậy, vừa làm công tác quản lý, xây dựng các

chiến lược phát triển của Trường, của Khoa, của Bộ môn.

Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cường độ lao

động của nhóm rất cao nên thông tin dành cho nhóm người này mang tính tổng

kết, dự báo, lượng thông tin diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực khoa học. Khi

ra quyết định quản lý, họ chính là những người cung cấp tin có hiệu quả cao. Vì

vậy người cán bộ thư viện cần khai thác triệt để nguồn thông tin này bằng cách

trao đổi, xin ý kiến nhằm phát triển nguồn thông tin cho công tác thông tin thư

viện.

Ngoài mục đích quản lý lãnh đạo, cán bộ quản lý còn tham gia giảng dạy,

nghiên cứu khoa học. Vì vậy ngoài những thông tin mà họ cần, cung cấp thêm

thông tin có tính chất chuyên ngành cho từng cán bộ khác nhau. Và cũng cần

phải khai thác triệt để nguồn tin này để có kế hoạch phát triển nguồn tin phù hợp

với lĩnh vực đào tạo.

. Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu

Số lượng người dùng tin sẽ không ngừng gia tăng theo tỷ lệ thuận với nhu

cầu, quy mô và chất lượng đào tạo của Trường. Thư viện có nhóm người dung

tin là các cán bộ giảng dạy,cán bộ nghiên cứu tại Trường.

Đây là đội ngũ lòng cốt của Trường. Họ là những người chuyển giao tri

thức khoa học đến cho sinh viên, họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của

Trường, vừa là chủ thể thông tin, vừa là người dùng tin của Thư viện. Vì tham

gia giảng dạy nên họ phải thường xuyên cập nhật những kiến thức mới, công

nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy. Cán bộ

giảng dạy phải không ngừng nâng cao trình độ, trao dồi kiến thức cho bản thân,

phải thường xuyên cập nhật thông tin.

Thông tin cho nhóm người dùng tin này có tính chất chuyên sâu, có tính

lý luận và thực tiễn. Tính thời sự liên quan đến ngành khoa học cơ bản và khoa

học giáo dục. Và hình thức phục vụ thường là thông tin chuyên đề thư mục chủ

đề, tạp chí chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, thông tin chọn lọc về khoa học

và công nghệ, tài liệu chuyên ngành là sách cũng như tạp chí khoa học kỹ thuật

nước ngoài, cơ sở dữ liệu và tài liệu điện tử.

Trước yêu cầu về đổi mới giáo dục, người giáo viên phải tìm và giới thiệu

cho sinh viên những tài liệu cần thiết liên quan đến môn học để sinh viên có thể

tìm tòi và bổ sung kiến thức mới, kích thích quá trình sáng tạo, mang lại hiệu

quả cao trong học tập và nghiên cứu. Do đó Thư viện cần quan tâm tìm kiểu đối

tượng này không chỉ là phục vụ thông tin mà còn tranh thủ lấy ý kiến của họ về

các ngành thông tin-tài liệu chuyên môn hoặc các tài liệu như giáo trình, sách

giáo khoa, sách tham khảo…

. Nhóm người dùng tin là sinh viên

Trong tất cả những nhóm người dùng tin thì nhóm người dùng tin này

chiếm tỷ lệ cao nhất (80%) bao gồm sinh viên các khoá, các hệ đào tạo, nghiên

cứu sinh và sinh viên các trường khác.

Đây là nhóm người dùng tin đông đảo và biến động nhất của Trường, do

yêu cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập nên nhu cầu dùng tin của họ rất phong phú

và đa dạng. Ngoài thời gian trên lớp thì hầu hết sinh viên sử dụng Thư viện và

phòng thí nghiệm là nơi học tập và nghiên cứu. Các phòng học của Thư viện và

Mạng thông tin cũng được bố trí theo nhu cầu của người sử dụng. Sinh viên 2

năm đầu chủ yếu học giáo trình đại cương cơ bản tại phòng đọc giáo trình và

sách tham khảo tiếng Việt, sinh viên 3 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên

ngành, sách tham khảo ngoại văn.

Do nhiều giờ học trên lớp, thời gian tự nghiên cứu ít, tài liệu thiếu nên

ngoài thời gian lên giảng đường, họ đều dành thời gian đến Thư viện. Hình thức

phục vụ cho họ thường là cung cấp thông tin phổ biến về tri thức khoa học dưới

dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số luận án luận văn...

có tính chất cụ thể trực tiếp phục vụ cho môn học và chuyên ngành đào tạo.

Tóm lại, sự phân chia nhóm người dùng tin ở đây chỉ là tương đối, bởi

mỗi cán bộ, giảng viên đều được coi là người lãnh đạo quản lý hay nghiên cứu

khoa học khi tham gia vào các hoạt động cụ thể. Với học viên cao học hay

nghiên cứu sinh, ở giảng đường họ là học viên tuy nhiên trong thực tế họ có thể

là những đồng nghiệp, cộng sự với giảng viên. Từ những đặc điểm của từng

nhóm người dùng tin như đã nêu trên, để làm tốt công tác phục vụ người dùng

tin, thoả mãn tất cả đối tượng người dùng tin chúng ta phải tiến hành xem xét và

đánh giá nhu cầu tin của họ.

1.2.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin

Khoa học ngày càng phát triển, sự bùng nổ thông tin ngày càng diễn ra

mạnh mẽ và nhanh chóng thì dẫn đến nhu cầu tin ngày càng phong phú và đa

dạng hơn.

Trong thời kỳ đổi mới, đời sống vật chất và tinh thần của toàn xã hội

ngày càng tốt hơn, trong đó có cán bộ sinh viên Trường Đại Học Bách Khoa Hà

Nội. Mặt khác với yêu cầu của chương trình đào tạo tại Trường, đòi hỏi phải đổi

mới phương pháp dạy và học, nghiên cứu được chú trọng. Chính Thư viện với

chức năng thông tin, chức năng giáo dục, văn hóa, giải trí là nơi gặp gỡ của tất

cả mọi đối tượng người dùng tin trong tất cả Trường Đại Học Bách Khoa Hà

Nội. Hiện nay Tiếng Anh và Tiếng Pháp là 2 ngôn ngữ mà người dùng tin hay

dùng tại Thư viện ngoài Tiếng Việt. Có 90% cán bộ giảng dạy có nhu cầu dùng

tài liệu này. Do họ có trình độ ngoại ngữ cao, hơn nữa các tài liệu nước ngoài

khoa học hơn tài liệu Tiếng Việt, giúp cho việc giảng dạy, biên soạn giáo trình,

giáo án hay nghiên cứu khoa học.

Tài liệu Tiếng Việt chủ yếu là sinh viên sử dụng (98%), tài liệu Tiếng

Anh là 70%, tài liệu Tiếng Pháp là 25%. Tài liệu nước ngoài được sử dụng chủ

yếu trong các ngành học ngoại ngữ, tin học, bên cạnh đó nhu cầu sử dụng các

loại báo, tạp chí, tạp chí chuyên ngành khoa học của cán bộ giảng dạy là 96%.

Tài liệu được xuất bản dưới nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên tài

liệu truyền thống vẫn được người dùng tin sử dụng rất nhiều chiếm gần 100%.

Các tài liệu điện tử như đĩa mềm, CD-ROM, và cơ sở dữ liệu cũng được người

dùng tin quan tâm. Do vậy, nhu cầu cũng theo dạng tài liệu mà người dùng tin

thường sử dụng.

Do đặc thù là Trường Đại học đào tạo về kỹ thuật và công nghệ nên

người dùng tin chủ yều đọc tài liệu về khoa học kỹ thuật ngoài các tài liệu đại

cương. Muốn nắm bắt được những thông tin mới về khoa học và kỹ thuật thì

giảng viên luôn luôn phải cập nhật kiến thức mới và sinh viên thì phải tìm tài

liệu để bổ sung những kiến thức mà mình đã nhận được từ giảng viên. Do vậy

ngoài giáo trình thì sinh viên được tìm hiểu và nghiên cứu rất nhiều và những

thông tin tài liệu mới luôn được ưa chuộng và tìm kiếm nhiều. Vì vậy mà nhu

cầu của người dùng tin cũng theo thời gian xuất bản của tài liệu.

Như vậy, nhu cầu tin của người dùng tin tại Trường Đại Học Bách Khoa

Hà Nội rất phong phú về nội dung và hình thức, nên việc đáp ứng nhu cầu tin

của người dùng tin là vấn đề cấp thiết đòi hỏi sự cố gắng của tất cả cán bộ trong

Thư viện.

Tóm lại, các nhóm bạn đọc của Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa

Hà Nội không đa dạng như hệ thống Thư viện công cộng. Nhưng yêu cầu mà họ

đặt ra rất sâu rộng đòi hỏi Thư viện phải có những định hướng hoàn thiện vốn

tài liệu thường xuyên, kịp thời và hợp lý để đáp ứng được nhu cầu thông tin

khoa học công nghệ đang có xu hướng đi lên của cán bộ và sinh viên trong giai

đoạn hiện nay.

1.2.7 Cơ sở vật chất - kỹ thuật của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại

Thư viện và Mạng thông tin được xây dựng cao 10 tầng, diện tích sử dụng

Học Bách Khoa Hà Nội

của Thư viện hiện nay là 37000m2, với vốn đầu tư là 200 tỷ. Hệ thống máy tính

của Thư viện bao gồm 20 máy dành cho cán bộ, sử dụng các hãng máy tính hiện

đại và hiện nay đang tích hợp phần mềm VTLS. Các máy tính được kết nối

mạng Lan và mạng Internet.

Ngoài những máy tính, Thư viện còn có máy in, máy photo, máy Scaner,1

cổng từ và 1 cổng RFID. Các thiết bị này không chỉ phục vụ cho các công tác

của Thư viện mà còn phục vụ cho nhu cầu của các sinh viên trong Trường khi

muốn in hay sao chụp tài liệu cần thiết.

- Ghế ngồi cho bạn đọc : Phòng đọc nhỏ là 74 chỗ. Phòng đọc lớn là 150

chỗ.

- Gía đựng tài liệu : Phòng đọc nhỏ là 28 khoang, phòng đọc lớn là 66

khoang.

- Mỗi phòng đọc có 1-2 máy tính dùng cho bạn đọc tra cứu thông tin về

Thư viện hay những tài liệu mà bạn đọc muốn tìm.

- Hệ thống camera, chỉ từ, chíp PRID, mã vạch và máy quét mã vạch.

Để đảm bảo và thoả mãn mọi nhu cầu tin cho mọi đối tượng người đọc và

người dùng tin, Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà

Nội phải chú trọng đến công tác xây dựng và phát triển Thư viện. Và một trong

những công tác đó là xây dựng và hoàn thiện Bộ máy tra cứu thông tin trong

Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN CỦA

THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

BÁCH KHOA HÀ NỘI

2.1 Khái quát về Bộ máy tra cứu tin

Bộ máy tra cứu tin trong cơ quan thông tin Thư viện là tập hợp các công cụ,

2.1.1 Định nghĩa Bộ máy tra cứu tin

phương tiện cho phép truy cập đến tài liệu hoặc thông tin trong tài liệu của Thư

viện.

Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa người dùng tin và cán bộ thông tin với

vốn tài liệu. Bộ máy tra cứu tin giúp người dùng tin có thể tìm được tài liệu

mình cần một cách nhanh chóng thuận lợi, chính xác, thoả mãn được nhu cầu tin

của họ.

2.1.2 Vai trò, tác dụng và chức năng của Bộ máy tra cứu tin

Hiện nay trong hoàn cảnh thế giới đang bùng nổ thông tin, số lượng thông

tin ngày càng trở nên phong phú, kéo theo nó là số lượng tài liệu ngày càng tăng

nhanh chóng. Nếu Bộ máy tra cứu thông tin không hoàn chỉnh thì không thể

phát huy hết tác dụng của tài liệu và việc kiểm soát tài liệu của cán bộ cũng trở

nên khó khăn hơn.

Như chúng ta đã biết, tất cả những hoạt động của thư viện đều nhằm mục

đích phục vụ bạn đọc. Xây dựng Bộ máy tra cứu cũng trong mục đích đó. Và vai

trò chính của Bộ máy tra cứu tin được thể hiện:

- Là phương tiện tìm kiếm tài liệu của bạn đọc vì Bộ máy tra cứu với các

thành phần của nó là phản ánh tất cả tài liệu của thư viện cũng như ngoài thư

viện như: hệ thống mục lục truyền thống, cơ sở dữ liệu tích hợp... đều phục vụ

cho mục đích cuối cùng là phục vụ bạn đọc một cách có hiệu quả.

- Là chìa khoá hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ tiếp

cận kho tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất từ đó bạn đọc có thể tra cứu được

thông tin mà họ cần.

- Đảm bảo thông tin cho người dùng tin một cách có hiệu quả và chính xác.

Không chỉ có vai trò đối với bạn đọc mà đối với cán bộ thư viện, Bộ máy tra cứu

tin cũng có vai trò rất to lớn.

- Là cơ sở cho tất cả cho tất cả các hoạt động của thư viện: bổ sung tài liệu,

xử lý thông tin, phục vụ bạn đọc...

- Bộ máy tra cứu là cơ sở để khảo sát, học tập về phương pháp công tác thư

viện khoa học của cán bộ thư viện.

Như vậy, Bộ máy tra cứu có vai trò rất quan trọng và to lớn không những có

ảnh hưởng và vai trò đối với bạn đọc mà nó còn thể hiện vai trò đối với cả cán

bộ thư viện.

2.2. Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường

Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội nói riêng và các cơ quan

thông tin Thư viện nói chung đều tổ chức Bộ máy tra cứu truyền thống và hiện

đại.Đây là hai bộ máy tra cứu tin không thể thiếu trong các thư viện nói chung

và tại Thư viện và Mạng thông tin nói riêng.

2.2.1 Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin truyền thống

Bộ máy tra cứu tin truyền thống là một công cụ tìm kiếm thông tin đặc biệt

quan trọng không thể thiếu với thư viện ngày nay.Một Thư viện không thể thiếu

Bộ máy tra cứu này. Bộ máy tra cứu tin truyền thống tại Thư viện Trường Đại

Học Bách Khoa Hà Nội bao gồm:

- Hệ thống mục lục thư viện.

- Kho tài liệu tra cứu.

- Các tài liệu có tính chất tra cứu.

. Hệ thống mục lục thư viện

Hệ thống mục lục là tập hợp các phiếu mô tả được sắp xếp theo một trật tự

nhất định như : thứ tự chữ cái tên sách, thứ tự chữ cái tên tác giả, theo kí hiệu

phân loại hoặc theo chủ đề (subject heading) của tên tài liệu.

Hệ thống mục lục chia theo các ngôn ngữ sau:

- Tiếng Anh, Pháp, Đức.

- Tiếng Nga.

- Tiếng Việt.

Trong mỗi loại chia theo các loại mục lục:

- Mục lục chữ cái.

- Mục lục chủ đề.

- Mục lục phân loại.

- Mục lục công vụ.

. Kho tài liệu tra cứu

Kho tài liệu tra cứu là những tài liệu quý, có nội dung phong phú, bao gồm

các loại tài liệu :

- Các loại từ điển.

- Bách khoa toàn thư.

- Sổ tay tra cứu.

- Tài liệu thư mục.

Tài liệu có tính chất tra cứu như các tài liệu chính thức của Đảng.

2.2.2 Cấu trúc Bộ máy tra cứu hiện đại.

Trên thế giới, cách mạng khoa học kĩ thuật đang phát triển một cách

nhanh chóng và nó mang lại cho xã hội loài người những thành tựu to lớn. Máy

tính chính là biểu tượng của phát minh khoa học công nghệ và hiện nay máy

tính được áp dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Cùng với dòng chảy

của máy tính vào các ngành kĩ thuật, Thư viện cũng sử dụng máy tính trong hoạt

động của mình nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin một cách nhanh chóng

và tạo điều kiện thuận tiện cho việc quản lý nguồn tin của cán bộ thư viện.

Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội là một

Thư viện phục vụ cho các ngành kĩ thuật. Ngoài ứng dụng vào Bộ máy tra cứu,

tin học hoá còn ứng dụng rất nhiều vào các hoạt động của Thư viện như thu

thập, xử lý thông tin....

Những yếu tố cấu thành nên Bộ máy tra cứu hiện đại tại Thư viện và Mạng

thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.

+ Các cơ sở dữ liệu của Thư viện.

+ Hệ thống đĩa mềm CD-ROM.

+ Mạng thông tin của Thư viện.

2.3. Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin

Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

2.3.1 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin truyền thống

Hệ thống mục lục là bộ phận cấu thành quan trọng của Bộ máy tra cứu

truyền thống, hệ thống mục lục thực hiện chức năng là công cụ tra tìm tài liệu và

giới thiệu kho sách của Thư viện với người dùng tin sao cho kết quả tìm tin đạt

hiêu quả nhất.

Hệ thống mục lục giúp cán bộ thư viện biết được vị trí tài liệu trong kho, là

công cụ quản lý vốn tài liệu trong Thư viện và tổ chức phục vụ bạn đọc. Từ đó

cán bộ quản lý có cách đánh giá chính xác hiệu quả công tác cán bộ thư viện, xử

lý tài liệu. Mặt khác, hệ thống mục lục còn là công cụ hỗ trợ cán bộ trong công

tác xử lý tài liệu như : mô tả, định chủ đề và góp phần vạch kế hoạch bổ sung

thêm tài liệu.

Hệ thống mục lục là bộ phận quan trọng của Bộ máy tra cứu tin. Mục lục

Thư viện phản ánh tài liệu trong kho. Nhiệm vụ của nó là phản ánh tài liệu hiện

có về loại hình tài liệu, giới hạn ngôn ngữ và thời gian, thành phần tác giả và

mức độ bao quát của đề tài. Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là

giúp người dùng tin xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho.

Nói tới vai trò của hệ thống mục lục, G.E.Evans đã nói : “Mục lục-sản

phẩm chủ yếu của quá trình biên mục-là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhất

trong thư viện. Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng được một cơ quan

thông tin thư viện dù chỉ có những trữ lượng tài liệu ở mức trung bình, mà lại

thiếu hệ thống mục lục”.

Thư viện và Mạng thông tin đã tổ chức hệ thống mục lục theo các ngôn

ngữ:

- Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Đức.

- Tiếng Nga.

- Tiếng Việt.

Trong mỗi ngôn ngữ lại chia các loại mục lục: Mục lục chữ cái, mục lục

phân loại, mục lục công vụ, mục lục chủ đề.

a. Mục lục chữ cái

Mục lục chữ cái sẽ trả lời “có” hay “không” giúp cho người dùng tin tìm

thấy trong kho tài liệu của Thư viện khi biết tác giả, người hiệu đính hoặc nhan

đề của tài liệu. Mục lục chữ cái phản ánh bộ sách hay tuyển tập các công trình

nghiên cứu tài liệu, các bản báo cáo...

Tại Thư viện và Mạng thông tin, hệ thống mục lục chữ cái được chia thành

hai bộ phận: mục lục chữ cái, mục lục phân loại. Theo từ điển giải nghĩa thuật

ngữ Thư viện học : Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phiếu mô tả tài liệu

được sắp xếp theo vần chữ cái của họ tên tác giả, tác giả tập thể và theo tên tác

phẩm được gọi là mục lục chữ cái.

Qua mục lục chữ cái có thể nhanh chóng xác định được một cuốn sách cụ

thể, các cuốn sách cụ thể, các cuốn sách của một tác giả nhất định, các công

trình của một cơ quan nào đó có ở Thư viện hay không, loại mục lục này phản

ánh về hình thức và đặc trưng của nó, phán ánh theo thứ tự chữ cái và tiêu đề mô

tả.

Mục lục chữ cái có 2 phiếu mô tả : theo tên sách và theo tên tác giả. Số

phiếu trong mục lục chữ cái bao gồm : phích mô tả chính, phích mô tả bổ sung

cho nhan đề, các phích chỉ chỗ...Loại mục lục này dễ tổ chức và sử dụng, là

phương tiện tra cứu tin thông dụng nhất, phù hợp với tâm lý, giúp cán bộ bổ

sung trao đổi sách, những lời yêu cầu của người dùng tin. Mục lục chữ cái là bộ

phận không thể thiếu trong bất kì thư viện nào. Đối với người dùng tin, mục lục

chữ cái sử dụng đơn giản nhất, người dùng tin chỉ cần biết một số thông tin nào

đó như : tên sách, tên tác giả, tên người dịch có thể tìm tài liệu cần thiết.

Hình thức của phiếu mô tả có khổ thống nhất theo tiêu chuẩn quốc tế với

chiều dài 12,5cm , rộng là 7,5cm. Trên phiếu có hay vạch kẻ dọc, vạch kẻ dọc

thứ nhất cách mép trái phiếu 1cm, trên phiếu có kẻ từ 8-10 hàng ngang từ vạch

dọc thứ nhất ghi khoảng mô tả của tài liệu, góc trên ghi kí hiệu kho và kí hiệu

xếp giá, phía dưới ghi môn loại của tài liệu.

Hệ thống mục lục chữ cái của Thư viện được chia hai loại chính : mục lục

chữ cái tên sách và tên tác giả.

- Mục lục tên sách

Các phiếu được sắp xếp theo tiêu đề mô tả của nhan đề tài liệu. Nhan đề tài

liệu, nhan đề mô tả được in hoặc viết đậm hơn. Phía dưới là thông tin mô tả như

: tên tác giả, nơi xuất bản, số trang, nhà xuất bản, năm xuất bản... Góc bên trái

trên cùng của phiếu là số đăng kí cá biệt và số kí hiệu xếp giá của tài liệu cũng

được in đậm. Với mục lục chữ cái tên sách này khi mô tả thì viết từ gạch dọc thứ

hai dòng thứ nhất.

VD

517 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn

GV396 Đình Trí, Tạ Văn Đình, Nguyễn Hồ

Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000.

Tập 3: Phép tính giải tích nhiều biến

số .- 2000.- 499tr.

-Mục lục tên tác giả.

56368

Các phiếu mô tả sắp xếp theo tên tác giả. Họ tên tác giả được in đậm đưa

lên dòng đầu tiên của phiếu mô tả và khi mô tả sẽ viết tên tác giả bắt đầu từ vạch

thứ nhất.

Tại Thư viện và Mạng thông tin, việc mô tả tài liệu theo tên tác giả được

mô tả theo phương pháp đảo tên lên trước, họ đệm sau. Tên tác giả có hai từ thì

giữ nguyên không đảo. Đối với tác giả nước ngoài, tài liệu thường viết tên trước,

họ sau thì khi mô tả không cần phải đảo mà mô tả lần lượt theo tên một trang

sách.

VD : Với tên tác giả người Việt:

571 Trí(Nguyễn Đình)

GV396 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn

Đình Trí, Tại Văn Đình, Nguyễn

Hồ Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000.

Tập 3: phép tính giải tích nhiều biến

số.- 2000.- 499tr.

56369

VD: Với tên tác giả nước ngoài:

541 Cottrell(T.L.)

NV3889 Dynamic Aspect of Molecular

Energy States/ T.L. Conttrell.

London.: Oliver & Boyd, 1965.-

79tr.

Nguyên tắc sắp xếp các phiếu mô tả theo mục lục chữ cái : theo tên sách và

N5918

tên tác giả. Trong tủ mục lục thì chữ cái được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của

tiêu đề mô tả. Từng mục lục xếp theo vần chữ cái trong từ điển A-Z.

- Mục lục chữ cái tiếng Việt xếp theo trật tự chữ cái tiếng Việt.

- Mục lục chữ cái tiếng Nga xếp theo trật tự tiếng Xlavơ.

- Mục lục chữ cái tiếng Anh, Pháp, Đức xếp theo trật tự tiếng Latinh.

Vị trí của một phiếu trong mục lục chữ cái nằm ở đầu tuỳ thuộc vào chữ cái

đầu tiên của tiêu đề mô tả trên phiếu. Chữ cái đầu tiên giống nhau thì sắp xếp

theo vần chữ cái thứ hai, nếu chữ cái ở vần thứ hai giống nhau thì sắp xếp theo

vần chữ cái thứ ba và cứ như vậy.

VD: Phương An

Phương Anh

Phương Ân

Đối với Tiếng Việt trong trường hợp giống nhau ta phải căn cứ vào dấu để

sắp xếp : không dấu, dấu huyền, dấu sắc, dấu hỏi, dấu ngã, dấu nặng.

VD: Ban ruộng đất.

Bạn nhà nông.

Trong trường hợp sách của nhiều tác giả thì sắp xếp theo tên sách.

VD : Hồ Chí Minh có những tác phẩm:

Bản án chế độ Thực dân Pháp.

Nhật kí trong tù.

Tuyên Ngôn độc lập.

Các tác phẩm của tác giả kinh điển thì xếp theo:toàn tập, tuyển tập, số tập.

Nếu là tác phẩm riêng biệt thì xếp theo vần tên tác phẩm.

VD : Lênin toàn tập.

Lênin tuyển tập.

Nếu tiêu đề gồm cả chữ số thì phải được đánh vần thành chữ rồi mới được

sắp xếp theo thứ tự chữ cái.

VD : 32 Truyện ngắn chọn lọc.

300 câu hỏi ôn tập Tiếng Anh.

Nếu các lần xuất bản khác nhau của một tên sách giống nhau thì xếp phiếu

mô tả thứ tự ngược thời gian.

VD : Từ điển Tiếng Anh xuất bản năm 1999 xếp dưới từ điển Tiếng

Anh xuất bản năm 2000.

Nếu tên tác giả viết tắt thì được xếp trước tên tác giả viết đầy đủ.

VD : N.M.C

Nguyễn Công Hoan

Trong mỗi ngăn phiếu của tủ mục lục thường có các loại sau:

. Phiếu tiêu đề:

Khi sử dụng mục lục đều phải sử dụng các phiếu tiêu đề, để phân chia

giới hạn các phiếu tiêu đề với nhau theo các từ, cụm từ, mục lục càng lớn thì

càng nhiều phiếu tiêu đề. Phiếu tiêu đề giúp người dùng tin biết được các chỗ tài

liệu mình cần đang nằm ở khoang nào trong ô kéo, từ đó rút ngắn thời gian tìm

kiếm tài liệu và tăng cường tính chính xác trong quá trình tìm tin. Có nhiều cấp

phiếu tiêu đề:

- Phiếu tiêu đề cấp 1 : Có phần nhô lên ở giữa chiếm 2/3 chiều rộng của

phiếu với các chữ cái đầu : A,B,C...của tiêu đề mô tả.

P

- Phiếu tiêu đề cấp 2 : Có phần nhô lên ở phía bên phải, phần nhô lên chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu. PH

- Phiếu tiêu đề cấp 3 : Có phần nhô lên ở phía bên trái, phần nhô lên cũng chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu.

Pha Pho

Tại Thư viện và Mạng thông tin các phiếu tiêu đề thường được phân ở 2

cấp chính và các phiếu này có màu khác với màu phiếu chính và sau đó phiếu

mô tả của tài liệu trong mỗi cấp phiếu lại được xếp lần lượt theo thứ tự chữ cái.

. Phiếu mô tả chính

Là cơ sở để xây dựng hệ thống mục lục. Vị trí của phiếu căn cứ vào chữ

cái đầu tiên trên phiếu mô tả, tất cả các phiếu mô tả có chung một chữ cái đầu

được xếp trong cùng một hộp phiếu. Nếu vần chữ cái thứ nhất giống nhau thì

xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu vần chữ cái thứ hai giống nhau thì xếp theo

vần chữ cái thứ ba và cứ tiếp tục như thế.

Các phiếu được cố định bằng một thanh kim loại xuyên suốt từ đầu hộp

phiếu đến cuối hộp phiếu qua một lỗ tròn dưới các phiếu. Bên ngoài hộp phiếu

dán nhãn ghi các chữ cái của phiếu đầu tiên và chữ cái cuối cùng của phiếu

trong hộp. Trong mỗi tủ mục lục này có đánh số thứ tự các hộp phiếu và xếp lần

lượt theo các số đó.

Mục lục chữ cái cần được tiến hành chỉnh lý thường xuyên như : rút phiếu

cho những tài liệu đã thanh lý và lập phiếu cho những tài liệu mới bổ sung để

phục vụ kịp thời cho bạn đọc. Hệ thống mục lục chữ cái sử dụng khá đơn giản

và dễ sử dụng, điều này cũng tạo ra cho mục lục chữ cái có tính ưu việt hơn so

với một số loại mục lục khác. Bạn đọc chỉ cần biết một số chi tiết như : tên tác

giả, tên tài liệu hoặc ngôn ngữ của tài liệu đó là có thể tìm được tài liệu mình

cần. Hệ thống mục lục giúp bạn đọc có thể tìm được những tác phẩm của cùng

một tác giả trong cùng một lúc hoặc những tài liệu có tiêu đề giống nhau của

nhiều tác giả.

Tuy nhiên hệ thống mục lục cũng có những hạn chế là trong quá trình tìm

tin theo từng chuyên ngành cụ thể, bởi một chuyên ngành sẽ có nhiều tài liệu với

nhiều tiêu đề khác nhau. Vì vậy các tài liệu phản ánh về chuyên ngành đó sẽ bị

phân tán mọi nơi.

b. Mục lục phân loại

Chức năng đầu tiên của mục lục phân loại là tra cứu thông tin, nó giới

thiệu nội dung tài liệu và đảm bảo tìm được những tài liệu cần thiết. Nguyên tắc

của mục lục phân loại là đi từ cái chung đến cái riêng, từ đơn giản đến phức tạp.

Chức năng thứ hai là hướng dẫn bạn đọc, giúp người dùng tin nhanh chóng xác

định được những tài liệu mà họ cần, đồng thời cũng cho họ những thông tin đầy

đủ, chính xác, kịp thời nhất về hệ thống tài liệu theo từng ngành tri thức. Mục

lục phân loại góp phần hoàn thành nhiệm vụ của Thư viện và giúp cán bộ thông

tin trong lựa chọn những tài liệu phù hợp nhất cho bạn đọc để nâng cao, khẳng

định vai trò của mình đối với Thư viện, giúp cán bộ Thư viện trong công tác bổ

sung, hướng dẫn, tuyên truyền, xử lý kỹ thuật... Mục lục phân loại của Thư viện

hiện nay được xây dựng theo bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học

tổng hợp do Thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội biên soạn. Hiện nay bảng phân

loại được bổ sung thành 19 lớp. Bảng phân loại này được Thư viện và Mạng

thông tin sử dụng trong suốt thời gian hoạt động của mình. Cấu trúc của mục lục

phân loại bao gồm:

- Các phiếu tiêu đề phản ánh các cấp phân chia của bảng phân loại

- Các phiếu mô tả được sắp xếp theo quy định.

+ Phiếu tiêu đề:

Đây là những phiếu cụ thể hoá nội dung các đề mục trong bảng phân loại

mà Thư viện áp dụng. Hệ thống các phiếu tiêu đề được làm bằng bìa màu, có

phần nhô cao hơn phiếu mô tả thư mục, chiều rộng của phần nhô của phiếu có

kích thước khác nhau tương ứng với cấp phân chia trong bảng phân loại và tuỳ

theo nội dung kho tài liệu, mục đích và đối tương phục vụ mà các phiếu có thể

đơn giản hoặc chi tiết.

. Phiếu tiêu đề cấp1 : Phản ánh cấu tạo mục lục phân loại tương đương với

lớp chính của bảng phân loại, trên cùng ghi chỉ số phân loại của dãy chia cơ bản

và trên mục chia tương ứng, ở dưới ghi các tiểu mục phụ thuộc. Phiếu tiêu đề có

phần nhô lên ở giữa.

7 Nghệ thuật

71 nghệ thuật tạo hình

72 nghệ thuật kiến trúc

73 nghệ thuật điêu khắc

. Phiếu tiêu đề cấp 2 : Phản ánh cấp chia nhỏ phụ thuộc dưới mục chia

chính. Trên phiếu này ghi số và tên mục chia dưới tiêu đề cấp1, phía dưới liệt kê

đầy đủ các mục chia phụ thuộc.

72 NT kiến trúc

72(V)NT kiến trúc Việt Nam

72(V)NT kiến trúc các TP ở VN

. Phiếu tiêu đề cấp 3: Có phần nhô ở bên phải phiếu. Trên phần nhô của

phiếu ghi mục chia phụ thuộc tiếp theo của phiếu tiêu đề cấp 3.

7.2.1 Kiến trúc nhà ở

Trong trường hợp mở đến chi tiết tiêu đề cấp 3 mà vẫn còn quá nhiều thì

các phiếu tiêu đề sẽ sử dụng phiếu tiêu đề chữ cái.

+ Phiếu mô tả.

Các phiếu này được mô tả theo quy tắc ISBD. Phiếu mô tả có thể mô tả

theo tên tác giả cá nhân, tập thể, tên sách. Trên cơ sở của các phiếu phân loại,

các phiếu được sắp xếp theo đúng trật tự ký hiệu phân loại của bảng phân loại,

sau mỗi dãy cơ bản với các tiêu đề môn loại trí thức, được sắp xếp theo vần A,

B, C... của tiêu đề mô tả theo tên tác giả hoặc tên sách.

VD:

6T03 Nguyễn Bính

Điện tử công suất lớn: ƯD

Tristo.- H.: Nxb ĐHTHCN, 1985

.- 237tr.

Trong mỗi tủ mục phân loại, bên ngoài mỗi hộp phiếu đều dán nhãn ghi

tên các môn loại tri thức để bạn đọc dễ tìm được thông tin mình cần. Ngoài ra,

để giúp cho việc tìm thêm hiệu quả, mục lục phân loại còn được chia theo nhóm

ngôn ngữ : Tiếng Việt, Tiếng Nga, Tiếng Anh...

Mục lục phân loại trả lời những câu hỏi có hay không tài liệu gốc trong

kho theo một đề tài hoặc một vấn đề nào đó. Trong công tác xử lý thông tin, hệ

thống mục lục phân loại của thư viện sắp xếp theo khung phân loại 19 lớp do

Thư viện Quốc Gia biên soạn. Các phiếu mô tả được sắp xếp theo kí hiệu phân

loại ghi ở góc trái của phiếu.

Phương pháp tìm tin bằng hệ thống mục lục : khi người đọc có nhu cầu

tìm một loại tài liệu về ngành khoa học nào đó, họ chỉ cần xác định tài liệu hay

nội dung thuộc ngành nào, người đọc tự tìm đến ô phiếu ngành đó, tra tìm sẽ

biết được tài liệu mình đang tìm có nằm trong thư viện hay không.

Cũng như hệ thống mục lục chữ cái, hệ thống mục lục phân loại cho phép

bạn đọc, người dùng tin và cán bộ thư viện tìm tài liệu một cách nhanh chóng,

chính xác khi họ biết được chủ đề hay lĩnh vực mà mình quan tâm.

c. Mục lục công vụ

Tại Thư viện và Mạng thông tin, hệ thống mục lục công vụ nhằm phục vụ

cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ thư viện. Hệ thống này được

sắp xếp theo vần chữ cái của tiêu đề mô tả,tiêu đề mô tả chủ yếu là họ tên tác

giả.

Mục lục công vụ với chức năng và một công cụ làm việc của cán bộ thư

viện. Mục lục công vụ được tạo bởi phiếu mô tả chính và phiếu tiêu đề. Mỗi tên

sách có một phiếu mô tả chính, trong phiếu này còn cho biết thông tin về tổng số

bản giống nhau, tài liệu vào sổ đăng kí cá bịêt nào.

Asimae(isaae)

Thế giới các bon/ Isaae Asimae.-

H.: Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật,

1986.- 176tr.

Mặt sau ghi Q8856-57 nghĩa là tên sách có hai cuốn trong kho và được ghi

vào sổ cá biệt Q.

Phương pháp tra tìm hệ thống mục lục công vụ : khi bạn đọc muốn tra tìm

tài liệu nào đó, mà ở hệ thống mục lục dành cho người dùng tin không có hoặc

cán bộ thư viện muốn tra tìm xem loại tài liệu đó có nằm trong Thư viện hay

không, họ sử dụng tủ mục lục chữ cái công vụ và kiểm tra. Phương pháp tra tìm

cũng như hệ thống mục lục chữ cái : tìm tên và họ tác giả theo vần A-Z.

Nhìn chung mục lục công vụ Thư viện và Mạng thông tin được tổ chức khá

hoàn chỉnh với các tủ mục lục Tiếng Nga, Việt, Latinh, luận án, giáo trình. Phản

ánh khá đầy đủ vốn tài liệu của Thư viện, phù hợp với chức năng nhiệm vụ, góp

phần tích cực vào việc hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin của Thư viện.

- Kho tài liệu tra cứu : Đây là bộ phận cấu thành Bộ máy tra cứu tin, các tài

liệu thường là những tài liệu quý, có nội dung tri thức phong phú, những khái

niệm, nhiều hình thức giải thích nghĩa được coi là tiêu chuẩn và được công nhận

ở nhiều phạm vi khác nhau về nguồn tư liệu tham khảo, tác phẩm kinh điển. Bản

chất của kho này mang đến cho bạn đọc những chỉ dẫn, giải nghĩa, chỉ chỗ về

những từ hay một lĩnh vực nào đó. Kho tài liệu tra cứu bao gồm :

+ Từ điển : . Từ điển ngôn ngữ như : Từ điển tiếng Việt, từ điển Anh-Việt

hoặc từ điển Việt Anh, từ điển Pháp-Việt, từ điển Nhật-Việt, từ điển Hán nôm…

giúp bạn đọc đối chiếu và giải nghĩa các từ ngữ, khái niệm hay nhiều ngôn ngữ.

. Từ điển thuật ngữ (từ điển chuyên ngành) nội dung tổng hợp

chuyên ngành như: Từ điển khoa học kĩ thuật tổng hợp Anh-Việt ( hơn 20 cuốn)

, từ điển hoá học, từ điển tin học, từ điển chuyên ngành truyền thông, từ điển

kinh doanh trên thế giới ...

. Từ điển nhân vật : từ điển nhân vật lịch sử Việt Nam.

+ Bách khoa toàn thư : Là loại tài liệu bao trùm tất cả các ngành khoa học,

Bách khoa toàn thư giúp cung cấp những kiến thức chính xác, cụ thể có hệ thống

về bất cứ loại thông tin nào mà người dùng tin cần quan tâm, giúp bạn đọc tra

cứu thuận lợi và mang lại hiệu quả cao. Thư viện hiện nay đang lưu trữ các bộ

bách khoa toàn thư như : Bách khoa toàn thư Việt Nam, Larousse(8 tập), The

Groier student of science....

+ Các loại sổ tay tra cứu : Bao gồm sổ tay tra cứu về từng ngành khác nhau,

mang nội dung tổng hợp về chuyên đề như : sổ tay kỹ thuật, tài liệu thống kê, sổ

tay kỹ sư cơ khí... Bên cạnh đó còn có những tài liệu như : niên biểu, niên giám,

cẩm nang...

VD : Almanach – Những nền văn minh thế giới.

+ Các tài liệu thư mục : Thư viện thường xuyên biên soạn và xuất bản các

thư mục thông báo sách mới, các thư mục thông bao chuyên đề theo yêu cầu, đề

tài của Trường hoặc cá nhân yêu cầu. Ngoài ra Thư viện còn lưu trữ và phục vụ

các ấn phẩm thông tin trong và ngoài nước như thư mục giới thiệu sách mới của

Thư viện Quốc Gia, Thư viện Khoa học kĩ thuật TW... Các thư mục giới thiệu

sách giúp người dùng tin biết những tài liệu có trong Thư viện cũng như bên

ngoài Thư viện.

Ngoài ra Thư viện còn có các tài liệu như chuyên đề, sách tổng loại, sách

hội nghị,hội thảo, tạp chí tóm tắt nổi tiếng Thế giới như : Chemial Astract...

- Tài liệu có tính chất tài liệu tra cứu : Là các tài liệu chính thức của Đảng

và Nhà nước về chính sách như : chỉ thị,nghị quyết... dưới hình thức toàn tập,

tuyển tập. Có các tác phẩm lĩnh vực khoa học như : Hồ Chí Minh toàn tập,

Cacmac và Angghen toàn tập...

Đây là những tài liệu tra cứu thường được bạn đọc sử dụng vào ý nghĩa to

lớn, giúp bạn đọc nâng cao kiến thức. Số lượng của kho tài liệu tra cứu có ảnh

hưởng lớn đến hiệu quả phục vụ của Thư viện. Chính vì vậy, Thư viện có kho

sách, tủ sách lớn để lưu trữ tài liệu. Kho tài liệu tra cứu có quan hệ mật thiết với

Bộ máy tra cứu của cơ quan Thư viện và Mạng thông tin.

2.3.2 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu hiện đại

Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ trên thế giới ngày nay đang phát

triển một cách nhanh chóng và có những thành tựu to lớn. Máy tính là biểu

tượng của phát minh khoa học và công nghệ, đã được áp dụng trong nhiều lĩnh

vực của đời sống xã hội. Vấn đề đặt ra là phải đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế

xã hội của đất nước và hoạt động của cơ quan thông tin thư viện cũng phải được

tin học hoá. Chính vì vậy mà máy tính đã trở thành công cụ không thể thiếu

được và chính máy tính đã làm thay đổi đáng kể hoạt động của thư viện truyền

thống.

Trong điều kiện phát triển của mạng thông tin, đặc biệt là tại Thư viện và

Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, các hệ thống mục lục trong

Bộ máy tra cứu truyền thống đã dần thay thế bằng hệ thống mục lục truy cập

công cộng trực tuyến OPAC ( Online Public Access Catalog). Hiện nay Bộ máy

tra cứu truyền thống và hiện đại đang được sử dụng song song tại Thư viện, hỗ

trợ nhau,với mục tiêu duy nhất là phục vụ người dùng tin một cách thuận tiện,

hữu ích và sử dụng triệt để nhất chiến lược chia sẻ nguồn tài liệu của Thư viện.

Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội là một

Thư viện lớn, phục vụ chủ yếu là các ngành khoa học, kỹ thuật. Việc ứng dụng

tin học hoá vào công tác thư viện là rất cần thiết, đặc biệt là trong công tác xây

dựng Bộ máy tra cứu tin hiện đại trong việc thu thập tài liệu, xử lý thông tin, tổ

chức các dịch vụ tìm và phổ biến thông tin phục vụ người dùng tin ở các mức độ

khác nhau. Bộ máy tra cứu tin giúp người dùng tin rút ngắn thời gian tìm kiếm

tài liệu. Tài liệu được tìm trên máy tính được tóm tắt nội dung theo chủ đề, từ

khoá hoặc có thể tham khảo những tài liệu có nội dung liên quan đến tài liệu đó.

Không chỉ có tác dụng phục vụ bạn đọc, tin học hoá trong thư viện còn giúp cán

bộ thư viện quản lý những tài liệu có trong Thư viện theo một cơ chế

thống nhất. Bên cạnh đó, tin học hoá còn góp phần quan trọng trong việc tổ chức

hoạt động hiệu quả của Thư viện.

Để tìm hiểu chi tiết về Bộ máy tra cứu tin hiện đại của Thư viện, ta sẽ tìm

hiểu yếu tố cấu thành Bộ máy tra cứu hiện đại.

. Các cơ sở dữ liệu của Thư viện

“Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong máy tính, có thể truy

cập bằng nhiều cách khác nhau” - theo từ điển tiếng Anh Oxford.

Các khái niệm khác của cơ sở dữ liệu:

- Cơ sở dữ liệu là tập hợp có cấu trúc những dữ liệu về đối tượng được

quản lý theo một thể thống nhất nhằm cho việc truy cập và xử lý được dễ dàng

và nhanh chóng, các dữ liệu này được lưu trữ trên các vật mang tin mà máy tính

có thể đọc được.

- Cơ sở dữ liệu là tập hợp có tổ chức các dữ liệu đã được tiêu chuẩn hoá

về hình thức và nội dung, được lưu trữ bằng bất cứ phương tiện nào mà máy tính

điện tử có thể đọc như : đĩa từ, đĩa quang, đĩa mềm... Cơ sở dữ liệu được tổ chức

theo một cấu trúc nhất định.

Căn cứ vào đặc điểm tính chất có thể chia cơ sở dữ liệu thành 3 loại:

- Cơ sở dữ liệu thư mục.

- Cơ sở dữ liệu toàn văn.

- Cơ sở dữ liệu dữ kiện.

+ Cơ sở dữ liệu thư mục : dùng để tra cứu thông tin thư mục như :

SCTTEC. Cơ sở dữ liệu về lĩnh vực mũi nhọn, công nghệ sinh học, năng lượng,

tin học.

+ Cơ sở dữ liệu toàn văn : Cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan đến

đối tượng. Cơ sở dữ liệu này chứa tài liệu gốc, người dùng tin chỉ cần khai báo

trực tiếp những thông tin về đối tượng nào đó mà họ đang tìm kiếm sẽ tìm được

những thông tin ma mình cần.

+ Cơ sở dữ liệu dữ kiện: Cung cấp những thông tin hoặc tham số về một

lĩnh vực hoặc một đối tượng nào đó nhưng không đưa ra tài liệu.

Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã sớm

nghiên cứu và xây dựng cơ sở dữ liệu của mình. Ngay sau khi tạo lập xong

mạng cụ bộ(mạng Lan), các cơ sở dữ liệu của trường được tổ chức xây dựng

trên phần mềm CDS/ISIS (Computer documetation system intergreted Set of

infomation system). Phần mềm này do UNESCO tài trợ, nó chạy trên hệ điều

hành DOS. Chương trình này được thích hợp với tiếng Việt.

Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã xây

dựng một số biểu ghi của các Cơ sở dữ liệu sau đây:

* Cơ sở dữ liệu BKSH

Là cơ sở dữ liệu lớn nhất của Thư viện, bao gồm các loại sách sau:

+ Sách giáo trình (do cán bộ giảng dạy của Trường viết hoặc do Nhà

xuất bản Khoa học Kỹ thuật xuất bản).

+ Sách tham khảo.

+ Luận án, luận văn.

+ Sách văn nghệ, giải trí.

Xây dựng cơ sở dữ liệu này, Thư viện đã sử dụng tờ khai tiền máy dựa

trên khổ mẫu của Trung tâm Thông tin Khoa Học Công nghệ Quốc Gia. Tờ khai

có 44 yếu tố được lập trình sẵn và khi xử lý tài liệu cán bộ thư viện chỉ việc khai

thông tin về tài liệu vào tờ khai và tiến hành nhập văn bản vào máy. Khi nhập

văn bản vào máy, cán bộ thư viện nhập lần lượt các yếu tố vào các trường trong

biểu ghi cơ sở dữ liệu, sau đó tạo file đảo phục vụ quá trình tra cứu của bạn đọc.

File đảo chứa các thuật ngữ có thể làm điểm truy cập thông tin trong cơ sở dữ

liệu. Tập hợp tất cả các điểm truy cập là từ điển. Thư viện chọn file đảo các

trường tác giả, nơi xuất bản, từ khoá, kí hiệu, nhan đề bìa, nhan đề dịch Việt.

* Cơ sở dữ liệu RUSS

Là cơ sở dữ liệu thư mục sách tiếng Nga, quản lý sách tiếng Nga. Trong

Thư viện, cơ sở dữ liệu này cũng được chuyển đổi từ tiếng Nga sang tiếng

Latinh sau đó đánh từ khoá bằng tiếng Latinh và được cho vào cơ sở dữ liệu

BKSH, khi đó có thể tìm tài liệu bằng từ khoá tiếng Latinh. Nhập máy cho sách

tiếng Nga thì trường “tóm tắt” bỏ trống, khi nhập biểu ghi bằng tiếng Nga gốc

và đã tạo file đảo, bạn đọc có thể tìm theo tên sách, tác giả, kí hiệu phân loại.

* Cơ sở dữ liệu BKTC

Là cơ sở dữ liệu quản lý tạp chí của Thư viện. Mỗi tên tạp chí ứng với

một biểu ghi. Chủ yếu là tạp chí tiếng Việt và một số tạp chí nước ngoài. Khi

nhập máy cho tạp chí cũng tuân theo những nguyên tắc cơ bản như đối với sách.

Mỗi tên tạp chí được nhập vào sách tạo thành một biểu ghi, ở phần nhập năm và

số của tạp chí được tách thành từng trường riêng cho phép cập nhật nhanh

chóng, hoặc khi có tạp chí mới về thì cũng dễ dàng được nhập vào cơ sở dữ liệu

như một biểu ghi độc lập.

Sau khi kết thúc lập cơ sở dữ liệu là cập nhật file đảo nên đặc điểm tiếp

cận của thông tin để có thể tra cứu, Thư viện chọn trường làm file đảo là : tên

tạp chí, mã xếp giá, năm xuất bản và bạn đọc sẽ chọn các trường này làm điểm

truy cập tài liệu.

* Cơ sở dữ liệu nghiệp vụ

Là cơ sở dữ liệu được xây dựng từ năm 2003 phục vụ cho cán bộ Thư

viện.

* Cơ sở dữ liệu BKBĐ

Là cơ sở dữ liệu bạn đọc. Hình thức tìm tin trên cơ sở dữ liệu này đang

được người dùng tin sử dụng nhiều hơn do tính năng tra cứu tìm tin nhanh

chóng, có khả năng tìm được nhiều tài liệu khác nhau về một lĩnh vực mà họ cần

hay nhiều tác phẩm của cùng một tác giả.

* Từ cuối năm 2006

Với việc sử dụng phần mềm VTLS, Thư viện và Mạng thông tin Trường

Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã tập chung tất cả các cơ sở dữ liệu trên thành cơ

sở dữ liệu chung và không còn chia nhỏ như vậy nữa. Đó là cơ sở dữ liệu sách

và tạp chí.

. Cơ sở dữ liệu sách:

Có trên 5000 biểu ghi là cơ sở tích hợp các loại sách như từ điển, Bách

khoa toàn thư, luận án, luận văn, giáo trình. Hiện nay, sách trong Thư viện có rất

nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, Tiếng Đức,

Tiếng Việt. Đặc biệt cơ sở dữ liệu tiếng Nga đã được chuyển sang tiếng Latinh,

được đưa vào cơ sở dữ liệu sách giúp bạn đọc tìm tin theo ngôn ngữ từ khoá, sẽ

tập hợp được nhiều tài liệu mà họ cần trong quá trình nghiên cứu. Hàng năm, cơ

sở dữ liệu sách này thường xuyên được bổ sung, cập nhật giúp cho sinh viên,

cán bộ nghiên cứu nhanh chóng tìm được tài liệu mà mình muốn.

Cơ sở dữ liệu sách là cơ sở dữ liệu tích hợp lớn nhất Thư viện, bao gồm

nhiều loại sách.

. Cơ sở dữ liệu tạp chí :

Là cơ sở dữ liệu quản lý toàn bộ tạp chí của Thư viện, trong đó có các loại

tạp chí tiếng Anh, Pháp, Đức, Việt và một số tạp chí Nga được Latinh hoá. Tổng

số biểu ghi là khoảng 2500, trong đó biểu ghi này chủ yếu là tạp chí tiếng Việt.

Hiện nay Thư viện đang tập hợp và khai thác phần mềm VTLS (Virtual

Technology Library System), là phần mềm của Mĩ, có 5 modun cơ bản:

- OPAC : là hệ thống mục lục tra cứu trực tuyến, giúp bạn đọc tra cứu tìm

tin và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ tra cứu khác nhau, bạn đọc có thể truy cập từ xa tài

khoản của mình.

- Bổ sung : cho phép tạo lập các đơn đặt, thanh toán giao dịch, thống kê,

lập kế hoạch, phân chia kế hoạch cho việc bổ sung tài liệu.

- Liên thông : phần mền này hỗ trợ quản lý và lưu thông bạn đọc, xuất

nhập các biểu thi bạn đọc, tạo biểu ghi bạn đọc. Hỗ trợ áp dụng các công nghệ,

quản lý việc lưu thông tài liệu, tích hợp cả việc an ninh lưu và lưu thông thuận

lợi cho việc kiểm kê tài liệu.

- Quản lý ấn phẩm định kỳ : cho phép quản lí, dowload, tạo các biểu ghi ấn

phẩm định kì, hỗ trợ chuẩn quốc tế MARC21...

- Biên mục : hỗ trợ các chuẩn MARC21, dowload các biểu ghi trên mạng,

các tính năng trong biên mục : tạo nhãn, xuất nhập dữ liệu, hỗ trợ các ngôn ngữ,

tạo các workform (các trang làm việc/ khổ mẫu làm việc).

Nếu bạn muốn tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu này, bạn vào trang

web : http://library.hut.edu.vn. Sau đó chọn mục liên kết “Tra cứu” tại trang web

này. Trong hệ thống mục lục tra cứu trực tuyến OPAC có nhiều cách tìm khác

nhau : tìm nhanh, tìm lướt, tìm theo từ khoá, chủ đề, nâng cao... Tuỳ theo mục

đích tìm kiếm mà bạn đọc có thể chọn cách tìm phù hợp.

. Tìm nhanh : kết quả tìm kiếm rất rộng, tìm trong toàn bộ cơ sở dữ liệu

nên thích hợp với việc tìm kiếm những từ khoá chuyên ngành hẹp, tên riêng...

. Tìm lướt : kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị theo kiểu danh sách nên thích hợp

với việc tìm kiếm đã biết chính xác tên tài liệu, tác giả...

. Tìm theo từ khoá : đây là cách tìm kiếm khá dễ dàng và cho kết quả

tương đối chính xác do có thể kết hợp từ khoá bằng các toán tử khác nhau.

* Vào đầu tháng 4/2009.

Sau khi tham khảo ý kiến các Khoa, Viện trong Trường cũng như được

sự đồng ý của ban Giám Hiệu, Thư viện Tạ Quang Bửu đã tham gia mua cơ sở

dữ liệu (CSDL) ProQuest, năm 2009 từ Consortium Việt Nam. Đây là một

nguồn thông tin đồ sộ cho phép truy cập tới 6700 tạp chí về tất cả các lĩnh vực

khoa học, giáo dục, kinh tế, trong đó có 4370 tạp chí và 18000 luận văn tiến sĩ

toàn văn. Trong số 11 cơ sở dữ liệu thuộc Proquest có tối thiểu 7 CSDL rất hữu

ích cho các chuyên ngành hiện đang đào tạo ở Trường Đại học Bách Khoa Hà

Nội.

Để có thể tra cứu vào cơ sở dữ liệu trên, cán bộ và sinh viên trong

Trường cần phải truy cập từ máy tính nối mạng thông qua mạng Bknet của

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.

Có nhiều cách tìm kiếm trong Proquest như : cơ bản, nâng cao, chủ đề và

các thông tin xuất bản. Sau đây là một số hướng dẫn cơ bản nhất để có thể tìm

tài liệu trong Proquest.

- Truy cập vào Website: http://proquest.umi.com/login/ipauto

- Gõ một từ hoặc cụm từ có liên quan đến thông tin mà bạn cần tìm ấn

Search để tìm hoặc ấn clear để xoá.

- Lựa chọn các cơ sở dữ liệu trong mục Database(Multiple Databases,

Interdisciplinary-Proquest Central, News-Proquest Newpaper)

- Lựa chọn cách sắp xếp ngày tháng (all dates,Last 7 days...)

- Muốn chọn xem toàn văn : kích chuột vào “ ô trống” trong mục “Limit

results to”.

- Muốn lựa chọn thêm các thông tin cho tài liệu cần tìm như : nhà xuất

bản, tác giả, loại hình tài liệu, hình thức sắp xếp kết quả tìm... Kích chuột vào

mục “More search options”.

2.3.3 Mạng thông tin của Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

- Mạng Lan: là mạng máy tính nội bộ trong Thư viện, mạng được xây

dựng và đưa vào hoạt động năm 1995 với hệ điều hành Novell Netware và giao

thức Bus. Thông qua mạng Lan đã giúp cho những khâu công tác trong Thư

viện thực hiện hoạt động một cách liên tục và nhất là việc xử lý tài liệu và tra

cứu mục lục, các máy tính trong thư viện có thể trao đổi, chia sẻ thông tin cho

nhau. Như vậy vào mạng này bạn đọc có thể tra tìm bất cứ tài liệu nào trong thư

viện, mạng Lan chủ yếu phục vụ người dùng tin trong Thư viện.

- Mạng Internet : là mạng máy tính toàn cầu chứa đựng những thông tin

phong phú cả về nội dung và hình thức, với khả năng cập nhật thông tin cao về

mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội con người khắp nơi trên thế giới. Hệ

thống mạng này đã và đang phát triển mạnh mẽ, số lượng người dùng tin nhiều,

truy cập đến các CSDL bằng cách kích vào địa chỉ tên miền hay gõ vào địa chỉ

cần tìm.

2.4. Nhận xét và đánh giá về Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng

Qua tìm hiểu về Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin

thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, tôi thấy khá hoàn thiện

* Ưu điểm:

- Thư viện đã tổ chức được nguồn tài liệu tra cứu khá phong phú, đa dạng

về loại hình cũng như phong phú về nội dung. Có nhiều loại tài liệu như : từ

điển , bách khoa toàn thư, sổ tay tra cứu,luận án luận văn... Cùng với việc sắp

xếp tài liệu đã tạo điều kiện cho việc phục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng và

hiệu quả.

- Thư viện đã tổ chức, bố trí các tủ mục lục gần phòng mượn, tạo điều

kiện cho tra tìm tài liệu của bạn đọc. Các tủ mục lục tạo thuận lợi cho việc tra

tìm tài liệu. Sách ngoại trong Thư viện rất nhiều nên bạn đọc muốn sử dụng

ngôn ngữ nào thì tra tìm ở tủ mục lục đó. Như vậy tạo điều kiện cho bạn đọc khi

tiếp cận phương tiện tra cứu.

Mục lục chữ cái phản ánh đầy đủ kho tài liệu, dễ sử dụng, mục lục phân

loại thì tập hợp được nhiều tài liệu của nhiều tác giả khác nhau về một vấn đề

lĩnh vực. Giúp bạn đọc và cán bộ thư viện tra cứu một cách nhanh chóng hiệu

quả.

- Các cơ sở dữ liệu góp phần rất lớn trong sự nghiệp phát triển của

Thư viện tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp cận với kho tài liệu bằng phương pháp

điện tử một cách nhanh chóng, chính xác.

- Hệ thống máy tính của Thư viện được kết nối mạng, giúp bạn đọc tiếp

cận thông tin trong và ngoài Thư viện và cả mạng thông tin toàn cầu.Việc áp

dụng tin học hoá là một bước ngoặt lớn trong quá trình phát triển của Thư viện.

Tuy nhiên bên cạnh những ưu điển thì Bộ máy tra cứu có một số hạn chế

sau:

* Hạn chế:

- Tuy tài liệu phong phú về nội dung và hình thức nhưng chưa đáp ứng

hết nhu cầu của bạn đọc. Nhà trường đào tạo nhiều ngành kỹ thuật điện tử

nhưng sách ngoại ngữ còn ít chưa đáp ứng được nhu cầu bạn đọc.

- Thư viện chưa tổ chức được phiếu chỉ chỗ giúp bạn đọc mở rộng

phạm vi đề tài nghiên cứu. Trong mục lục phân loại, Thư viện chưa tổ chức

được ô tra chủ đề chữ cái. Khi tra cứu bằng mục lục phân loại, bạn đọc phải nhớ

bẳng phân loại, điều này gây khó khăn cho bạn đọc.

Nhiều đề mục trong bảng phân loại hiện dùng được phân chia đơn

giản, chưa sâu, đặc biệt là một số đề mục chuyên ngành, chưa được chi tiết hoá

đầy đủ gây khó khăn cho cán bộ Thư viện khi xử lý thông tin, mất nhiều thời

gian tìm kiếm.

- Thư viện xây dựng CSDL tương đối phức tạp, nên xảy ra tình trạng

có một từ khoá khác nhau biểu thị cho cùng một khái niệm gây khó khăn cho

việc tìm tin của bạn đọc bằng từ khoá và hạn chế kết quả tìm.

Tóm lại, Bộ máy tra cứu tin hiện đại đã hỗ trợ hoàn thiện hơn Bộ máy tra

cứu tin truyền thống. Với việc xây dựng cơ sở dữ liệu, đưa máy tính phục vụ bạn

đọc cùng với kết nối mạng. Từ những thành tựu đạt được Thư viện đang ngày

càng phát huy hơn nữa vai trò của mình trong công tác phục vụ nhu cầu kiến

thức của bạn đọc.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ

MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

3.1 Định hướng phát triển của Thư viện và Mạng thông tin

Nhằm cung cấp lực lượng cán bộ khoa học kĩ thuật cho đất nước, có năng

lực, phẩm chất và tri thức khoa học, trước nhu cầu mượn và đọc tài liệu ngày

càng lớn của sinh viên và cán bộ, Thư viện sắp xếp lại kho tài liệu, phòng đọc để

đáp ứng tối đa nhu cầu học tập và nghiên cứu của bạn đọc.

Để tin học hóa Thư viện và giúp cho bạn đọc tìm tin một cách nhanh

chóng, chính xác, đầy đủ. Cán bộ thư viện tích cực làm việc và xây dựng những

CSDL rất phong phú, đa dạng cả về nội dung và hình thức. Cùng với việc xây

dựng và đổi mới nội dung cũng như hình thức của CSDL ngày càng phù hợp thì

Thư viện đã tiến hành tinh lọc kho sách,bổ sung sách mới, làm cho kho sách của

Thư viện có chất lượng phục vụ kịp thời với nhu cầu của sinh viên, giảng viên

cũng như cán bộ trong Trường.

Thư viện đã và đang xây dựng và hoàn chỉnh trang thiết bị trong Trường

như tăng cường máy tính, máy in, máy photo... để phục vụ bạn đọc và cán bộ

Thư viện trong việc tra cứu tin trong và ngoài Thư viện. Thư viện cũng chú

trọng đến việc đào tạo cán bộ về những kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ

thông tin trong việc sử dụng máy tính và mạng máy tính.

Một số trong những yêu cầu được đặt ra như sau:

- Thuận tiện trong công tác tra cứu nhanh, chính xác mà bạn đọc không

mất thời gian tra cứu, tìm tin.

- Thuận tiện cho công tác mượn trả sách, các phòng ban mở rộng, cung

cấp cho bạn đọc những dạng tài liệu như : đĩa CD, tạp chí điện tử... và có thể

cho bạn đọc mượn về nhà những tài liệu này.

Như vậy, Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

được hoàn tất và đưa vào hoạt động góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất

lượng đào tạo của Trường. Bên cạnh đó còn hiện đại hoá cho ngành đào tạo

Nước nhà và từng bước hoà nhập với nền giáo dục trong và ngoài khu vực.

3.2. Một số ý kiến đề xuất về giải pháp hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin tại

Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

3.2.1. Những chính sách và chiến lược đối với công tác Thư viện

Để hiện đại hoá cơ sở vật chất và trang thiết bị, bổ sung nguồn tài liệu và

tăng cường có hiệu quả hoạt động của Thư viện và Mạng thông tin rất cần sự

quan tâm đầu tư kinh phí của Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội và của Nhà

nước. Sự chỉ đạo và đầu tư đúng lúc của Đảng và Nhà nước trên cơ sở áp dụng

khoa học công nghệ nhằm tăng cường hiệu quả của hoạt động thông tin thư viện,

góp phần quan trọng vào công tác đào tạo nguồn nhân lực cho Đất nước có chất

lượng cao, có trình độ khoa học công nghệ hiện đại trong giai đoạn công nghiệp

hoá hiện đại hoá đất nước. Như vậy ngành thông tin thư viện nói chung và công

tác xây dựng và hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin

nói riêng cần phải hoàn thiện và phát triển mạnh mẽ bằng những cách thức, biện

pháp cụ thể thiết thực.

3.2.2 Đào tạo cán bộ thông tin thư viện

Ngày nay, sự phát triển của xã hội kéo theo sự đổi mới căn bản chức năng

của thư viện. Trước đây, nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ thư viện đơn thuần

chỉ là sự thu thập, bảo quản, phân loại tài liệu theo trật tự phù hợp nhưng ngày

nay khoa học công nghệ phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin đã đi sâu

vào ngõ ngách trong đời sống xã hội đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin thư

viện, buộc những cán bộ phải có trình độ, nghiệp vụ nhất định để đáp ứng mọi

nhu cầu của người dùng tin.

Phải nâng cao thường xuyên kiến thức chuyên ngành thông tin thư viện,

đặc biệt là bổ sung thường xuyên kiến thức tin học và ngoại ngữ giúp việc hoàn

thiện và xây dựng Bộ máy tra cứu tin được hiệu quả. Để xây dựng và hoàn thiện

tốt Bộ máy tra cứu thì cần phải đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ để trau dồi

kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ.

Trong việc đào tạo cán bộ thư viện, các trường vẫn chủ yếu đi sâu vào lĩnh

vực truyền thống, chưa đi sâu vào lĩnh vực hiện đại. Vì vậy khi ra trường, các

cán bộ chỉ thích ứng với hoạt động truyền thống, còn hoạt động hiện đại thì còn

bỡ ngỡ.

Để đáp ứng nhu cầu tin học hoá thì cán bộ thông tin phải cập nhật, phát

triển năng lực thì mới có kiến thức về tin học. Để làm được việc này thì cán bộ

thư viện cần có kế hoạch đào tạo và huấn luyện đội ngũ cán bộ để họ có thể tiếp

thu và quản lý Thư viện hiện đại. Đồng thời, cán bộ thư viện phải thường xuyên

rèn luyện cho mình tính linh hoạt, thái độ tế nhị, vui vẻ, hoà nhã với bạn đọc,

hay nói cách khác là phải hội ngộ đầy đủ “tài” và “đức”. Có như vậy mới thực

sự thu hút được bạn đọc và trở thành một môi trường giáo dục hiệu quả.

3.2.3 Đào tạo người dùng tin

Người dùng tin là yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin, họ là đối tượng

phục vụ của công tác thư viện, họ vừa là khách hàng của dịch vụ thông tin, đồng

thời cũng là người sản sinh ra thông tin mới, người dùng tin là cơ sở định hướng

các hoạt động của Thư viện. Họ có khả năng xây dựng ngôn ngữ tìm tin, xác

định cấu trúc của các hộp phiếu, hình thành chiến lược tra cứu và đánh giá kết

quả tìm tin. Vì vậy, công tác đào tạo người dùng tin vô cùng cần thiết và quan

trọng.

Việc đào tạo người dùng tin có thể bằng nhiều hình thức :

- Thông qua các buổi hội nghị, hội thảo bạn đọc, tăng cường các chỉ dẫn

thông báo tại Thư viện, tổ chức các lớp riêng đào tạo.

- Tổ chức các lớp ngắn hạn để truy cập những kiến thức chung về công tác

thông tin tư liệu. Hướng dẫn hoặc làm trực tiếp các kỹ năng tìm, khai thác thông

tin bằng các Bộ máy tra cứu tin hiện đại và truyền thống.

3.2.4 Hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin truyền thống và hiện đại

. Hoàn thiện Bộ máy tra cứu truyền thống

Việc hoàn thiện Bộ máy tra cứu mục lục có vai trò rất quan trọng phản

ánh chính xác, đầy đủ về tài liệu. Hệ thống mục lục của Thư viện đã tổ chức cơ

bản hoàn thiện, đã phản ánh được vốn tài liệu của Thư viện. Tuy nhiên, phích

mô tả bổ sung, hướng dẫn chỉ chỗ chưa được phản ánh đầy đủ.

Trong mục lục chữ cái, sách có từ 1 đến 3 tác giả, ngoài phiếu mô tả tác

giả thứ nhất, Thư viện cần bổ sung phiếu cho tác giả thứ hai và thứ ba. Thư viện

cần có phích chỉ chỗ trực tiếp và chỉ chỗ liên quan.

Đối với tác giả có nhiều tên, bí danh, cần lập các phiếu chỉ chỗ hướng

dẫn độc giả tìm đến những tài liệu có nhiều tên khác nhau, các tác phẩm có nội

dung giống nhau nhưng nhan đề có thể khác. Cần bổ sung phiếu chỉ chỗ trực

tiếp và liên quan vì trong mục này của Thư viện cũng thiếu các phiếu hướng dẫn

này. Thư viện cũng cần xác định các ô tra cứu chủ đề cho mục lục phân loại,

mỗi chủ đề được mô tả trên một phích kèm theo ký hiệu phân loại tương ứng.

Các phích được sắp xếp theo thứ tự chữ các của chủ đề.

Muốn hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin nói chung và hệ thống mục lục nói

riêng,cần đòi hỏi có sự quan tâm của cán bộ Thư viện và bạn đọc nhằm kịp thời

chỉnh sửa nhưng nội dung không hợp lý như : kiểm tra sắp xếp phiếu đã đúng

thứ tự chưa, phát hiện những phiếu mất thay thế hay Thư viện bổ sung những

sách mới thì phải bổ sung phiếu cho những sách đó...

. Hoàn thiện Bộ máy tra cứu hiện đại

Thư viện đã sử dụng tin học trong quá trình hoạt động của mình. Thư viện

đã xây dựng được nhiều CSDL phục vụ bạn đọc. Để hoàn thiện hơn nữa, Thư

viện cần phải đa dang hoá CSDL và các sản phẩm thông tin. Tăng cường phát

hành sách, báo điện tử, nguồn lực thông tin, nâng cao chất lượng xử lý tài liệu.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản trị Thư viện, những phần mềm này

vừa có tính năng tích hợp, vừa có khả năng mở hay chuẩn hóa dễ dàng... Vì vậy

mà Thư viện đã sớm nghiên cứu và cải thiện cho mình những phần mềm ngày

càng phù hợp với yêu cầu của bạn đọc. Nhằm đảm bảo nhu cầu tin của người

dùng tin và đảm bảo quá trình hoạt động của Thư viện đạt kết quả tốt nhất.

Để ngày càng làm tốt hơn nhiệm vụ của mình, Thư viện cần tăng cường

thêm máy tính để phục vụ bạn đọc tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng, tiết

kiệm thời gian...Thư viện cần mở rộng khai thác sử dụng máy tính để khai thác

mạng cho người dùng tin, tạo điều kiện cho người dùng tin cập nhật thông tin

hiệu quả.

3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện và phát

triển Bộ máy tra cứu tin

Để phát triển hoạt động tin học hoá Thư viện, đặc biệt trong giai đoạn

hiện nay, vấn đề phục vụ bạn đọc trong học tập, giảng dạy và nghiên cứu, đòi

hỏi ngày càng phải tố hơn nên Thư viện rất cần đến sự quan tâm, giúp đỡ đầu tư

hơn nữa của Nhà trường và Nhà nước.

Thư viện cần nhập mới vào máy tính để tạo điều kiện cho Bộ máy tra cứu

hoàn thiện, giúp bạn đọc tra cứu thông tin đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu

và có thể tìm kiếm chuyên môn hẹp.

Cần đầu tư thêm trang thiết bị, cơ sở vật chất, đặc biệt là số lượng máy tính

để phục vụ bạn đọc để bạn đọc có thể khai thác thông tin một cách hiệu quả và

nhanh chóng. Đồng thời hướng dẫn, đào tạo bạn đọc tiếp xúc với Bộ máy tra

cứu hiện đại. Hướng dẫn bạn đọc tìm tên trên mạng máy tính, trên các CSDL

của Thư viện, giúp bạn đọc làm quen và dễ dàng sử dụng khai thác nguồn tin

trên máy tính một cách có hiệu quả.

Thường xuyên đào tạo và nâng cao tay nghề cho cán bộ thư viện, nhất là

về công nghệ thông tin và trình độ ngoại ngữ. Vì hiện nay Thư viện sử dụng hầu

như là máy tính trong công tác phục vụ bạn đọc và việc sử dụng tin học này thì

cần phải có trình độ ngoại ngữ tốt.

Tạo điều kiện cho bạn đọc có thể khai thác các tài liệu điện tử bằng cách:

- Số hoá các dạng tài liệu như luận án, luận văn, công trình nghiên cứu của

trường, các tài liệu quý hiếm, ít xuất bản...

- Bổ sung các tài liệu ở dạng điện tử.

- Mua và thuê quyền truy cập thông tin ở dạng thư mục, dữ kiện như, toàn

văn, của các cơ quan thông tin khác.

Đẩy mạnh việc giới thiệu sản phẩm và dịch vụ thông tin, giúp bạn đọc có

thể định hướng trong việc khai thác thông tin.

Tăng cường đối ngoại : Phát triển hợp tác với các cơ quan thông tin Thư

viện khác với tinh thần “hợp tác-hữu nghị-phát triển” về mọi mặt như : chuyển

giao công nghệ, xây dựng trang thiết bị, đào tạo bồi dưỡng nhân tài, tăng cường

phát triển nguồn tài liệu, tiếp thu những công nghệ tiên tiến và không ngừng

nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc nhằm hoà nhập với hệ thống thông tin

trong và ngoài nước.

KẾT LUẬN

Nhân loại bước vào thế kỉ XXI, kỉ nguyên của nền văn minh thông tin trí

tuệ, thời đại mà thông tin trở thành động lực thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hoá

hiện đại hóa đất nước. Thông tin cần cho mọi ngành, mọi nghề và hoạt động thư

viện cũng không nằm ngoài sự cần thiết ấy.

Hơn nữa, cuộc cách mạng thông tin đã dẫn tới hình thành một xã hội thông

tin toàn cầu, nguồn thông tin tri thức, xã hội phát triển theo xu hướng ngày càng

mạnh mẽ và không loại trừ một quốc gia nào. Do đó, việc sử dụng thông tin tri

thức, công nghệ thông tin đã tạo ra thế cạnh tranh giữa các quốc gia để khẳng

định chỗ đứng của mình trên Thế giới. Nhận thức được vai trò của thông tin,

trong những năm qua, Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa

Hà Nội gặp không ít những khó khăn nhưng vẫn không ngừng đi lên cùng

những bước tiến chung của toàn hệ thống Thư viện của các trường đại học trong

cả nước. Phục vụ đối tượng người dùng tin nhằm góp phần nâng cao trình độ

phục vụ tốt hơn phong trào học tập nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên

và giảng viên trong Trường.

Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã đạt

được những thành tích góp phần vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo chung toàn

xã hội, ngày càng đáp ứng được nhu cầu tin trong giai đoạn hiện nay. Việc ứng

dụng công nghệ khoa học đã nâng cao chất lượng nhu cầu tin tại Thư viện và

Mạng thông tin. Ngay khi mới thành lập, Thư viện đã và đang có những biến đổi

mới, tiến bộ trong những hoạt động của mình, Đặc biệt là Bộ máy tra cứu của

Thư viện luôn quan tâm tới việc xây dựng, củng cố và ngày càng hoàn thiện hai

Bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại. Nhờ vậy mà hoạt động của Bộ máy tra

cứu tin đã được người dùng tin đánh giá cao, nhất là những hoạt động tra cứu

qua máy tính. Cùng với sự kết hợp những thành tố trong Bộ máy tra cứu tin đã

tạo điều kiện cho người dùng tin có thể tìm tin, đầy đủ, chính xác và nhanh

chóng.

Qua tìm hiểu đánh giá và đưa ra một số phương hướng khắc phục nhằm

hoàn thiện Bộ máy tra cứu của Thư viện, tôi hy vọng rằng Thư viện tiếp tục giữ

được vị trí là Thư viện hàng đầu trong việc ứng dụng tin học hoá vào công tác

phục vụ bạn đọc trong và ngoài Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1

1. Tính cấp bách của đề tài ............................................................................... 2

2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 4

3. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 4

4. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu ......................................................... 4

5. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................... 5

6. Cơ cấu của khoá luận.................................................................................... 5

CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

BÁCH KHOA HÀ NỘI GÓP PHẦN ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN

LỰC KHOA HỌC KỸ THUẬT CHẤT LƯỢNG CAO CỦA ĐẤT

NƯỚC ..................................................................................................... 7

1.1 Giới thiệu khái quát về Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ...................... 7

1.2 . Qúa trình hình thành và phát triển của Thư viện ........................................ 9

1.2.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của Thư viện................................ 9

1.2.2. Chức năng - nhiệm vụ của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại

Học Bách Khoa Hà Nội.......................................................................... 11

1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ........ 13

1.2.4. Đội ngũ cán bộ ...................................................................................... 15

1.2.5. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật ........................................................... 15

1.2.5.1. Nguồn lực thông tin ............................................................................ 15

1.5.2.2. Cơ sơ vật chất, thiết bị kĩ thuật ........................................................... 17

1.2.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện và Mạng thôngtin

Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ...................................................... 18

1.2.6.1 Đặc điểm người dùng tin .................................................................. 18

1.2.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin ........................................................................ 21

1.2.7 Cơ sở vật chất - kỹ thuật của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại

Học Bách Khoa Hà Nội.......................................................................... 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN CỦA THƯ VIỆN

VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ

NỘI ....................................................................................................... 24

2.1 Khái quát về Bộ máy tra cứu tin ............................................................. 24

2.1.1 Định nghĩa Bộ máy tra cứu tin ............................................................... 24

2.1.2 Vai trò, tác dụng và chức năng của Bộ máy tra cứu tin ........................... 24

2.2. Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại

Học Bách Khoa Hà Nội.......................................................................... 25

2.2.1 Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin truyền thống .............................................. 25

2.2.2 Cấu trúc Bộ máy tra cứu hiện đại. .......................................................... 26

2.3. Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin

Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ...................................................... 27

2.3.1 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin truyền thống................................ 27

2.3.2 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu hiện đại ............................................ 43

2.3.3 Mạng thông tin của Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội ........ 50

2.4. Nhận xét và đánh giá về Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông

tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ................................................. 51

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ

MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ................................... 53

3.1 Định hướng phát triển của Thư viện và Mạng thông tin ............................ 53

3.2. Một số ý kiến đề xuất về giải pháp hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện

và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ............................. 54

3.2.1. Những chính sách và chiến lược đối với công tác Thư viện ................... 54

3.2.2 Đào tạo cán bộ thông tin thư viện ........................................................... 55

3.2.3 Đào tạo người dùng tin ......................................................................... 55

3.2.4 Hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin truyền thống và hiện đại .... 56

3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện và phát triển

Bộ máy tra cứu tin.................................................................................. 58

KẾT LUẬN .................................................................................................... 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC